Tham khảo cách soạn văn bản

Tham khảo cách soạn văn Khái niệm soạn thảo văn http://kynangsong.xitrum.net/hocduong/197.html Soạn thảo văn chức người thư ký Để soạn thảo văn tốt, người thư ký cần phả Khái niệm hệ thống văn Nhà nước: Văn pháp quy văn chứa quy tắc chung để thực văn luật, quan quản lý hành ban hành Văn hành loại văn mang tính thơng tin quy phạm Nhà nước Nó cụ thể hóa việc thi hành văn pháp quy, giải qu Hình thức văn pháp quy: Nghị định: Chính phủ ban hành để quy định quyền lợi nghĩa vụ người dân theo Hiến pháp Luật Quốc hội ba Nghị quyết: Chính phủ Hội đồng nhân dân cấp ban hành nhiệm vụ kế hoạch, chủ trương sách c Quyết định: Thủ trưởng quan thuộc Nhà nước Hội Đồng nhân dân cấp ban hành Quyết định để điều hành c bãi bỏ định cấp Chỉ thị: Thủ trưởng quan thuộc Nhà nước ban hành Hội đồng nhân dân cấp ban hành Chỉ thị dùng để đề chủ phận quyền Thơng tư: để hướng dẫn giải thích chủ trương sách đưa biện pháp thực chủ trương Thơng cáo: thơng báo phủ đến tầng lớp nhân dân định phải thi hành kiện quan trọng khác Hình thức văn hành Công văn: giấy tờ giao dịch công việc quan đồn thể, ví dụ như: cơng văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp Báo cáo: dùng để trình bày cho rõ tình hình hay việc, ví dụ như: báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo Thơng báo: báo cho người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn vị văn Biên bản: ghi chép lại xảy tình trạng việc để làm chứng sau Ví dụ: biên hội nghị , biên Kỹ thuật soạn thảo công văn Trong nội dung cơng văn thường có phần là: - Viện dẫn vấn đề - Giải vấn đề - Kết luận vấn đề Dưới cách thức soạn thảo phần Cách viết phần viện dẫn vấn đề: Phần phải nêu rõ lý viết công văn hay sở để viết cơng văn: giới thiệu tổng qt nội dung vấn đề đưa làm Ví dụ: "… Năm học …… kết thúc Trường xin hướng dẫn để khoa, phòng làm tổng kết theo nội dung sau …" Các viết phần nội dung nhằm giải vấn đề nêu: Tùy theo loại chủ đề công văn mà lựa chọn cách viết, cần phải: - Xin ý kiến lãnh đạo quan hướng giải - Sắp xếp ý cần viết trường, ý cần viết sau, để làm bật chủ đề cần giải Phải sử dụng văn phong phù hợp với thể loại cơng văn, có lập luận chặt chẽ cho quan điểm đưa Cần qn triệt ngun + Cơng văn đề xuất phải nêu rõ lý xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị + Công văn tiếp thu ý kiến phê bình dù hay sai phải mềm dẻo, khiêm tốn, cần minh phải có dẫn chứng k + Cơng văn từ chối phải dùng từ ngữ lịch có động viên, an ủi + Cơng văn đơn đốc phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý kích thích nhiệt tình, nêu khả xảy hậu nế + Cơng văn thăm hỏi ngơn ngữ phải thể quan tâm chân tình, không chiếu lệ, sáo rỗng Cách viết phần kết thúc công văn: Phần cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề xác định trách nhiệm thực yêu cầu (nếu có) lưu ý: Viết lời chào họ việc gì) Cơng văn sử dụng vào công cụ quan tổ chức doanh nghiệp Cơng văn khơng tiếng nói riêng cá nhân, cơng văn nói đến công cụ, không nên dùng ngôn từ mang màu sắc tình cảm cá nhân dùng cơng văn để trao đổi việc riêng Phương pháp soạn thảo số loại công văn thông dụng Phương pháp soạn thảo số loại công văn thông dụng: Công văn phúc đáp: - Mở đầu: trả lời công văn số … ngày … / … / … ……… vấn đề… - Nội dung: + Nêu nội dung trả lời vấn đề mà quan, đơn vị khác thư riêng, đơn khiếu nại cá nhân, yêu cầu quan giải + Nếu không trả lời chưa thể trả lời nêu lý hợp lý (có thể khơng đủ kiện để giải đáp thắc mắc yêu cầu đ - Kết thúc: nhận cơng văn này, điểm chưa rõ đề nghị quý… cho ý kiến Chúng sẵn sàng trả lời thêm Công văn đề nghị (gồm yêu cầu chất vấn): - Mở đầu: nêu mục đích vấn đề đặt (theo chức năng, nhiệm vụ, theo thơng b, theo quảng cáo …… q quan …… hoặ - Nội dung: + Cần nêu rõ nội dung kiến nghị vấn đề + Đề nghị thời hạn trả lời (phúc đáp) - Kết thúc: mong quý quan …; ông, bà …… sớm trả lời cho biết Xin chân thành cám ơn! Công văn đôn đốc, chấn chỉnh, nhắc nhở: - Mở đầu: nhắc lại tên văn pháp quy chủ trương kế hoạch triển khai - Nội dung: + Tóm tắt tình hình thực hiện, thuận lợi, khó khăn, ưu điểm, khuyết điểm, lệch lạc cần chấn chỉnh + Những phương hướng yêu cầu + Biện pháp áp dụng - Kết thúc: yêu cầu đơn vị, sở …… thực (sữa chữa) đến …… Công văn mời họp, mời dự đại hội: - Mở đầu: nêu mục đích đại hội, hội nghị, họp - Nội dung: + Nêu tóm tắt nội dung nghị (nếu hội nghị đề cập số nội dung trình bày tóm tắt) + Thành phần tham dự + Thời gian đại hội, hội nghị khai mạc + Địa điểm Chú ý: yêu cầu người sử dụng mang theo tài liệu, báo cáo giấy tờ có liên quan khác điều kiện vật chất khác th - Kết thúc: + Yêu cầu đại biểu có mặt thành phần (nếu yêu cầu đại biểu có chức vụ định, không chấp nhận người thay) + Nếu khơng giới hạn thành phần kết thúc cần: Mong có mặt đại biểu Cơng văn giải thích: - Mở đầu: nêu tên văn pháp quy tên văn cấp Ủy Đảng - Nội dung: + Nêu chủ trương văn + Giải thích yêu cầu đặt văn + Các biện pháp tổ chức thực hiện, chủ thể có trách nhiệm quán triệt thi hành, chủ thể có trách nhiệm phối hợp - Kết thúc: phân tích ý nghĩa, tác dụng văn kinh tế, trị, xã hội Nêu mục đích chủ trương, sách (d Kỹ viết tờ trình u cầu soạn thảo tờ trình: a) Phân tích thực tế làm bật nhu cầu thiết vấn đề cần trình duyệt b) Nêu chủ đề xin phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể c) Các kiến nghị phải hợp lý d) Phân tích khả trình bày khái qt phương án phát triển mạnh, khắc phục khó khăn Bố cục tờ trình: Thiết kế bố cục thành phần: Phần 1: Nêu lý đưa nội dung trình duyệt Phần 2: Nội dung vấn đề cần đề xuất (trong có tờ trình phương án, phân tích chứng minh phương án khả thi) Phần 3: Kiến nghị cấp (hỗ trợ, bảo đảm điều kiện vật chất, tinh thần) Yêu cầu phê chuẩn, chẳng hạn xin lựa chọn c đổi chuyển phương án từ thức sang dự phòng Kỹ thuật viết tờ trình: - Trong phần nêu lý do, cứ: cần dùng cách hành văn để thể đươc nhu cầu khách quan, hoàn cảnh thực tế đòi hỏi - Phần đề xuất: Cần dùng ngơn ngữ cách hành văn có tính thuyết phục cao cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, cần phải xác minh để bảo đảm kiện số liệu trung thực Nêu rõ ích lợi, khó khăn phương án, tránh nhận xét chủ quan thiên vị - Các kiến nghị: phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, luận chứng phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả th phụ lục để minh họa thêm cho phương án đề xuất kiến nghị tờ trình Cách viết thơng báo Xây dựng bố cục thơng báo: Bản thơng báo cần có yếu tố: - Quốc hiệu tiêu ngữ - Địa danh ngày tháng năm thông báo - Tên quan thông báo - Tên văn (thông báo) trích yếu nội dung - Nội dung thơng báo - Ký đóng dấu quan - Nơi nhận Cách viết nội dung thơng báo: - Có thể chia thơng báo có nhiều nội dung thành mục, điều cho dễ nhớ Trong thông báo cần đề cập vào nội dung cần thông tin mà không cần nêu lý do, cứ, nêu tình hình chung văn b nêu rõ tên, số ngày tháng ban hành văn trước nêu nội dung khái quát - Thông báo cho thí sinh trúng tuyển biết để tập trung dự khóa học thời gian, địa điểm Ngoài phần kết thúc không yêu cầ quy - Phần đại diện ký thông báo: không bắt buộc phải thủ trưởng quan, mà trưởng phó phòng ban có trách nhiệm lĩnh vự phòng hành quan quyền ký trực tiếp thông báo danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng quan Cách viết biên Vai trò biên bản: Biên loại văn ghi chép lại việc xảy xảy Biên khơng có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu dùng làm chứng minh chứng kiện thực tế xảy Vì vậ tình tiết khách quan, khơng bình luận thêm bớt bảo đảm vai trò cung cấp thơng tin để làm sở cho định Yêu cầu biên bản: - Số liệu, kiện phải xác, cụ thể - Ghi chép trung thực, đầy đủ không suy diễn chủ quan - Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm - Thủ tục chặt chẽ, thơng tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, phụ lục diễn giải phải giữ kèm biên bản) Đòi hỏi trách Thơng tin muốn xác có độ tin cậy cao phải đọc cho người có mặt nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đắn v Cách xây dựng bố cục: Trong biên phải có yếu tố sau: - Quốc hiệu tiêu ngữ - Tên văn trích yếu nội dung - Ngày… tháng… năm… giờ… (ghi cụ thể thời gian phút lập biên bản) - Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận kiện thực tế dự hội họp…) - Diễn biến kiện thực tế (phần nội dung) - Phần kết thức (ghi thời gian lý do) - Thủ tục ký xác nhận Phương pháp ghi chép biên bản: Các kiện thực tế có tầm quan trọng xảy như: đại hội, việc xác nhận kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, tài sản… phải ghi đầy đủ, xác chi tiết nội dung tình tiết phải ý vào vấn đề trọng tâm ki nguyên văn, đầy đủ yêu cầu người nói nghe lại xác nhận trang Trong kiện thông thường khác: biên họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổn nội dung quan trọng cách đầy đủ nguyên văn, nội dung thơng thường khác ghi tóm tắt ý chính, nh Phần kết thúc văn bản: phải ghi thời gian chấm dứt kiện thực tế như: bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết t sung sửa chữa có yêu cầu) xác nhận biên phản ánh kiện ký xác nhận Trong biên muốn có thủ tục c biên có độ tin cậy cao Thông thường họp, hội nghị biên phải có thư ký chủ tọa ký xác nhận Dự thảo đề cương biên hội nghị: a) Quốc hiệu tiêu ngữ b) Tên văn trích yếu nội dung hội nghị c) Thời gian địa điểm khai mạc hội nghị d) Chương trình làm việc hội nghị (tóm tắt nội dung hội nghị) e) Khai mạc ghi rõ hội nghị khai mạc g) Phần báo cáo: + Ghi tên chức vụ người trình bày báo cáo + Tóm tắt nội dung báo cáo + Xem báo cáo kèm theo (nếu báo cáo thành văn) h) Thảo luận: tùy theo tính chất hội nghị mà chọn phương pháp ghi thích hợp, tức ghi chi tiết hay ghi tóm tắt ý (ghi tổng - Ghi vấn đề mà Chủ tịch hội nghị đưa ra, thảo luận trước hội nghị i) Phần nghị: Phần quan trọng nên ghi chi tiết vấn đề nghị tỉ lệ đại biểu tán thành (giơ tay bỏ phiếu kín) - Nội dung nghị thứ là: …… có …… % tán thành - Nội dung thứ hai là: … j) Phần bầu cử nhân cho nhiệm kỳ tới: - Danh sách nhân đề cử (ghi họ tên) - Danh sách trúng cử qua cầu cử (giơ tay tán thành phiếu kín) - Danh sách bầu cử bổ sung lần hai, ba… (nếu lần đầu chưa đủ số phiếu cần thiết) k) Phần kết luận: - Tóm tắt báo cáo lời phát biểu khách mời dự - Tóm tắt báo cáo lời bế mạc chủ tọa - Ghi ngày, bế mạc hội nghị l) Chủ tịch thư ký hội nghị ký tên (sau xét duyệt, bổ sung, sửa chữa cần đọc lại trước hội nghị để xác nhận) Một số quy tắc soạn thảo văn Soạn thảo văn bản: khó hay dễ? Các bạn có ngạc nhiên khơng? Tơi dám chí số bạn trẻ cáu Bây cơng cụ khơng thể thiếu văn phòng, cơng sở với chức soạn thảo văn Ngày khơng thể tìm thấy văn thức nhà nước mà khơng thực máy tính Cơng việc s khơng phải nắm vững nguyên tắc gõ văn mà chúng tơi trình bày hơm Bản thân tơi quan sát chí chưa biết) qui tắc này! Vì bạn cần bình tĩnh đọc cẩn thận viết Đối với bạn biết dịp kiểm tra lại thói quen mìn dễ hiểu, biết nhớ bạn không lặp lại lỗi soạn thảo văn Một điều quan trọng muốn nói với bạn: qui tắc soạn thảo văn không phụ thuộc vào phần mềm so Khái niệm ký tự, từ, câu, dòng, đoạn Khi làm việc với văn bản, đối tượng chủ yếu ta thường xuyên phải tiếp xúc ký tự (Character) Các ký tự phần lớn gõ vào thành từ (Word) Tập hợp từ kết thúc dấu ngắt câu, ví dụ dấu chấm (.) gọi câu (Sentence) Nhiều câu có liên quan với Trong phần mềm soạn thảo, đoạn văn kết thúc cách nhấn phím Enter Như phím Enter dùng cần tạo dạng áp đặt cho đoạn lề, kiểu dáng,… Nếu đoạn văn bản, ta cần ngắt xuống dòng, lúc dùng tổ hợp Shif đoạn Đoạn văn hiển thị hình chia thành nhiều dòng tùy thuộc vào kích thước trang giấy in, kích thước chữ Có thể tạ (Baseline) từ bên trái sang bên phải hình soạn thảo Như định nghĩa khái niệm ban đầu soạn thảo trình bày văn Ký tự, Từ, Câu, Dòng, Đoạn Nguyên tắc tự xuống dòng từ: Trong trình soạn thảo văn bản, gõ đến cuối dòng, phần mềm thực động tác tự xuống dòng Nguyên tắc việc tự độn thị từ hàng, máy tính ngắt từ xuống hàng Vị trí từ bị ngắt dòng phụ thuộc vào nhiều yếu tố kh đó, khơng có lý để ngắt dòng, ta tiếp tục gõ dù trỏ nằm cuối dòng Việc định ngắt dòng đâu máy tính Cách ngắt dòng tự động phần mềm hoàn toàn khác với việc ta sử dụng phím tạo ngắt dòng "nhân tạo" phím En ngắt dòng vị trí Nguyên tắc tự xuống dòng từ nguyên tắc quan trọng soạn thảo văn máy tính Đây đặc thù chữ hay viết tay Chính điều mà nảy sinh số qui tắc đặc thù cho công việc soạn thảo máy tính Một số quy tắc gõ văn Bây bạn xem xét kỹ "qui tắc" soạn thảo văn máy tính Xin nhắc lại lần n hành máy tính khác Các qui tắc dễ hiểu dễ nhớ Khi gõ văn khơng dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng Thật soạn thảo văn máy tính phần mềm tự động thực việc xuống dòng Phím Enter dùng để kết thói quen máy chữ Với máy chữ phải chủ động việc xuống dòng văn Giữa từ dùng dấu trắng để phân cách Không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc chỉnh lề Một dấu trắng đủ để phần mềm phân biệt từ Khoảng cách thể từ phần mềm tự động tính tốn th tốn xác khoảng cách từ văn thể xấu Ví dụ: Sai: Trong sống, tất phải trải qua việc tặng quà nhận quà tặng từ người khác Đúng: Trong sống, tất phải trải qua việc tặng quà nhận quà tặng từ người khác Các dấu ngắt câu chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phảy (;), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải gõ sát vào từ đứ Lý đơn giản qui tắc dấu ngắt câu không gõ sát vào ký tự từ cuối cùng, phần mềm hiểu với câu thời điều không với ý nghĩa dấu Ví dụ: Sai: Hơm , trời nóng q chừng! Hơm nay,trời nóng q chừng! Hơm ,trời nóng q chừng! Đúng: Hơm nay, trời nóng q chừng! Các dấu mở ngoặc mở nháy phải hiểu ký tự đầu từ, ký tự phải viết sát vào bên phải d viết sát vào bên phải ký tự cuối từ bên trái Ví dụ: Sai: Thư điện tử ( Email ) phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng hữu ích Thư điện tử (Email ) phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng hữu ích Thư điện tử ( Email) phương tiện thơng tin liên lạc nhanh chóng hữu ích Thư điện tử(Email) phương tiện thơng tin liên lạc nhanh chóng hữu ích Thư điện tử(Email ) phương tiện thơng tin liên lạc nhanh chóng hữu ích Đúng: Thư điện tử (Email) phương tiện thơng tin liên lạc nhanh chóng hữu ích Chú ý Các qui tắc gõ văn áp dụng văn hành bình thường Chúng áp dụng cho hầu hết loại có số lĩnh vực chun mơn hẹp ví dụ soạn thảo cơng thức tốn học, lập trình máy tính khơng thiết áp dụng qui tắc Các qui tắc vừa nêu không bao quát hết trường hợp cần ý soạn thảo văn thực tế Nếu gặp trường xuống dòng máy tính để suy luận cho trường hợp riêng Tơi nghĩ bạn tìm phương án xác Gõ văn bản: dễ mà khó Các bạn vừa thấy số nguyên tắc gõ văn thật đơn giản máy tính Các ngun tắc chưa ghi lại tron thảo văn máy tính thường hiểu việc đơn giản, làm Đúng đơn giản, để gõ xác hồn quen gõ khơng lặp lại lỗi Nhưng bạn chưa biết chúng việc gõ văn có Tơi mong viết ngắn giúp bạn nhiều công việc soạn thảo Soạn thảo văn máy tính cơng v với máy tính bắt buộc phải trải qua học vỡ lòng Bài viết tơi khơng ý nghĩa 90% học Kỹ thuật trình bày văn Một số yêu cầu kỹ thuật trình bày văn hành sau: - Văn đánh máy in giấy trắng có kích thước 210 x 297 mm (khổ A4), sai số cho phép mm + Một mặt: Cách mép trang giấy: 25 mm Cách mép trang giấy: 25 mm Cách mép trái trang giấy: 35 mm Cách mép phải trang giấy: 15 mm + Hai mặt: Cách mép trang giấy: 25 mm Cách mép trang giấy: 25 mm Cách mép trái trang giấy: 15 mm Cách mép phải trang giấy: 35 mm - Văn có nhiều trang từ trang thứ hai phải đánh số trang chữ số La Mã cách mép trang giấy 10mm cách hai m - Những văn có hai phụ lục trở lên phải ghi số thứ tự phụ lục chữ số La Mã - Khi dùng máy vi tính để chế văn nên vận dụng kiểu chữ cỡ chữ theo mẫu số Bảo vệ nội dung file văn Sau soạn thảo xong file Word, bạn bảo vệ file không cho người khác sửa đổi hay mở xem cách sau Chống sửa đổi: Mở văn cần thực hiện, bấm menu Tools > Protect document Ở cửa sổ ra, có ba lựa chọn ứng với ba cấp bảo vệ từ thấp đến c - Chọn Tracked Changes muốn lưu lại chỉnh sửa Trong cấp bảo vệ này, Word đánh dấu đoạn chỉnh sửa bằ - Chọn Comments khơng muốn người xem xóa, sửa nội dung Ở cấp bảo vệ này, người xem chép nội dung vă - Muốn bảo vệ tuyệt đối nội dung văn bản, bạn bấm chọn Form, Word khóa tất chức sửa đổi chép, lúc đ Sau chọn xong cấp độ bảo vệ, nhập password vào ô trống bên dưới, bấm OK Để gỡ bỏ bảo vệ, bấm menu Tools > Unprotect docu Ngoài ra, bạn đặt thuộc tính Read Only cho file văn nhằm chống lại việc lưu hay cập nhật nội dung file Bạn thực hiệ chọn properties, bấm thẻ General cửa sổ ra, đánh dấu chọn mục Read-only Khơng cho mở file: Ở hình thức bảo vệ trên, người xem mở file khơng chỉnh sửa file Còn hình thức đặt pa Mở văn cần thực hiện, bấm menu Tool > Options, bấm thẻ Security, nhập password vào ô Password to Open, bấm OK thực hi bấm phím F12), bấm nút Tools, chọn Security Options, nhập password vào ô Password to Open, bấm OK Một file bảo vệ cách này, cần phải nhập password thông báo mở file Để gỡ bỏ passwor Password to Open Những yêu cầu soạn thảo báo cáo Phải bảo đảm trung thực, xác: - Phản ánh thật khách quan, nêu ưu điểm, khuyết điểm, thuận lợi, khó khăn, việc giải quyết, việc tồn đọng, khơn - Người trực tiếp soạn thảo không thiên vị, không thêm bớt tượng nhằm bóp méo thật, phải trung thực khách quan tồ sâu sát q trình diễn biến việc, tượng để tìm nguyên nhân phản ánh báo cáo Nếu thật bị cắt xén, xác định sai nguyên n giải pháp không đúng, xử lý thiếu kịp thời không triệt để Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm: - Người soạn thảo phải đầu tư thời gian, chọn lọc số liệu kiện vấn đề thuộc chức nhiệm vụ yếu tổ Tập hợp số liệu xác, ăn khớp với việc làm cần thiết, song đòi hỏi phải biết lập luận để thấy ưu khuyết điể chung chung khơng chứng minh, lý giải điều Trường hợp cần giải thích kỹ đính kèm theo báo cáo phụ - Một báo cáo túy thống kê việc mà không rút kinh nghiệm, học báo cáo chất lượn đối tượng đọc báo cáo mà có phương pháp viết báo cáo cho cụ thể, mạch lạc, hợp với người nghiên cứu Tránh báo cáo tràn lan, vụn v trọng điểm Báo cáo phải kịp thời: - Báo cáo kịp thời thể ý thức, kỷ luật, ý thức tôn trọng tổ chức, tơn trọng cấp trên, có trách nhiệm với cơng việc Báo cáo chậm tr thể ứng phó kịp thời, nhanh nhạy với tình hình để có định mệnh lệnh xác, nhiều trường hợp gây hậu lớn Công tác chuẩn bị: - Phải xác định đựơc mục đích yêu cầu báo cáo, báo cáo thường kỳ hay báo cáo chuyên đề, từ có sở để xây dựng đ - Xây dựng đề cương khái quát - Tùy theo loại báo cáo mà người soạn thảo lựa chọn bố cục cho thích hợp, ngồi phần tiêu đề, tên quan, tên báo cá Phần 1: - Đánh giá tình hình mơ tả việc, tượng xảy Phần 2: - Phân tích nguyên nhân, điều kiện việc, tượng, đánh giá tình hình, xác định cơng việc cần tiếp tục giải Phần 3: - Nêu phương hướng, nhiệm vụ để tiếp tục giải biện pháp tổ chức thực hiện, tồn cần giải - Thu thập tài liệu, số liệu để đưa vào báo cáo - Chọn lọc tài liệu, tổng hợp kiện số liệu phục vụ yêu cầu trọng tâm báo cáo - Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu cách khái quát - Dự kiến đề xuất kiến nghị với cấp Xây dựng dàn bài: - Mở đầu: Có thể nêu điểm nhiệm vụ, chức tổ chức chủ trương, công tác cấp định hướng xuống Đồng thời n nhiệm vụ - Nội dung chính: + Kiểm điểm việc làm, việc chưa hoàn thành + Những ưu khuyết điểm trình thực + Đánh giá kết quả, rút học kinh nghiệm Lưu ý: Có thể đánh giá công việc chủ yếu đơn vị theo nội dung công việc Nếu báo cáo tổng hợp, kiểm điểm đựơc, đánh giá ưu khuyết điểm tìm nguyên nhân tồn riêng lĩnh vực công tác, nhiệm vụ giao - Kết luận báo cáo: + Phương hướng, mục tiêu phấn đấu tiếp tục + Nhiệm vụ cụ thể khắc phục tồn tại, khuyết điểm - Các biện pháp tổ chức thực hiện: + Những kiến nghị với cấp + Nhận định triển vọng Viết dự thảo báo cáo: - Báo cáo nên viết ngôn ngữ phổ thông, nêu kiện, nhận định, đánh giá, dùng chữ số để minh họa, trình bày theo lối - Nên dùng cách hành văn rõ ràng, mạch lạc, thiết thực, không nên dùng lối hành văn cầu kỳ Khi đánh giá tình hình, cần dùng quan chiều họăc khoa trương mà làm cho người đọc thiếu tin tưởng Đối với báo cáo chuyên đề, có th lập bảng thống kê biểu mẫu so sánh, tài liệu tham khảo phần phụ lục Đối với báo cáo quan trọng: - Cần tổ chức họp hội nghị để lấy ý kiến đóng góp, bổ sung, sửa đổi dự thảo báo cáo cho thống khách quan Trình lãnh đạo thơng qua: - Đối với báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trước hội nghị, báo cáo chuyên đề… cần phải có xét duyệt lãnh đạo trước g đạo chủ chốt cung cấp cho cấp hội nghị - Cuối việc ký, đóng dấu gửi báo cáo đi, báo cáo khoa học tên tác giả phải ghi đầu sau tên báo cáo khơng điề trình cấp chuyển cho quan khác phải có công văn hay thư riêng gửi kèm theo Công văn gì? Vai trò cơng văn: - Cơng văn hình thức văn hành dùng phổ biến quan, tổ chức, doanh nghiệp Công văn phương tiện giao ti chí tổ chức xã hội doanh nghiệp hoạt động hàng ngày phải soạn thảo sử dụng công văn để thực cá Những yêu cầu soạn thảo công văn: - Mỗi công văn chứa đựng chủ đề, nêu rõ ràng vụ - Viết ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, ý tưởng phải sát với chủ đề - Dùng ngơn ngữ lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao - Có thể thức quy định pháp luật Nhà nước đặc biệt phải có trích yếu cơng văn dù công văn khẩn (theo điều lệ côn Xây dựng bố cục công văn: Thơng thường bố cục cơng văn phải có yếu tố sau: + Quốc hiệu tiêu ngữ + Địa danh thời gian gửi công văn + Tên quan chủ quản quan ban hành công văn + Chủ đề nhận công văn (cơ quan cá nhân) + Số ký hiệu công văn + Trích yếu nội dung + Nội dung cơng văn + Chữ ký, đóng dấu + Nơi gửi  ... Một số quy tắc soạn thảo văn Soạn thảo văn bản: khó hay dễ? Các bạn có ngạc nhiên khơng? Tơi dám chí số bạn trẻ cáu Bây cơng cụ khơng thể thiếu văn phòng, cơng sở với chức soạn thảo văn Ngày khơng... mặt: Cách mép trang giấy: 25 mm Cách mép trang giấy: 25 mm Cách mép trái trang giấy: 35 mm Cách mép phải trang giấy: 15 mm + Hai mặt: Cách mép trang giấy: 25 mm Cách mép trang giấy: 25 mm Cách. .. mềm soạn thảo, đoạn văn kết thúc cách nhấn phím Enter Như phím Enter dùng cần tạo dạng áp đặt cho đoạn lề, kiểu dáng,… Nếu đoạn văn bản, ta cần ngắt xuống dòng, lúc dùng tổ hợp Shif đoạn Đoạn văn