Phân tích đánh giá thực hiện công việc – hiệu quả công việc tại nhà máy bia đông nam á

Xác định mục tiêu thực hiện công việc: Nhà quản trị cần xác định được các công việc, kỹ năng, kết quả nào cần đánh giá, các yếu tố này liên hệ với việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệ

PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC – HIỆU QUẢ

CÔNG VIỆC TẠI NHÀ MÁY BIA ĐÔNG NAM Á

Phần 1- Mở đầu.

Phần 2- Phân tích nội dung của đánh giá thực hiện công việc:

Phần 3- So sánh và phân tích thực trạng của đánh giá và thực hiện công

việc của công ty.

Mục đích của việc đánh giá năng lực thực hiện của nhân viên nhằm nâng cao khả năng thực hiện công việc và cung cấp những thông tin phản hồi cho nhân viên biết được mức độ thực hiện công việc Ngoài ra, đánh giá năng lực thực hiện công việc còn giúp công ty có những dữ liệu cho biết khả năng hoàn thành công việc cũng như khả năng thăng tiến của công ty Giúp cho nhân viên sửa chữa, điều chỉnh các sai lầm trong quá trình làm việc, đồng thời làm cơ sở

để khuyến khích động viên họ Nếu việc đánh giá sơ sài, theo cảm tính, theo chủ quan sẽ dẫn tới những điều tệ hại trong môi trường quản trị nhân sự của công ty

Quá trình đánh giá công việc thường qua những bước như sau:

1 Xác định mục tiêu thực hiện công việc: Nhà quản trị cần xác định

được các công việc, kỹ năng, kết quả nào cần đánh giá, các yếu tố này liên hệ với việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp như thế nào hay có thể nói doanh nghiệp mong đợi ở nhân viên thực hiện điều gì?

2 Trách nhiệm những người thực hiện đánh giá: Hiệu quả của công

tác đánh giá phụ thuộc nhiều vào người làm công tác đánh giá, do đó những người này cần được huấn luyện kỹ năng đánh giá Những người đánh giá có thể bao gồm:

- Người giám sát trực tiếp: Đây thường là những người ở vị trí rất

thích hợp để quan sát hiệu quả của nhân viên

- Đánh giá của cấp dưới: Do cấp dưới ở một vị trí nhìn cấp trên rõ

ràng hơn và điều này sẽ làm cho công việc quản lý sẽ tốt hơn

- Đánh giá của đồng nghiệp và các thành viên trong nhóm: Là

những người có quan hệ mật thiết với người được đánh giá và có quan điểm không bị thiên lệch về hiệu quả công việc của nhân viên đó

- Tự đánh giá: Nếu như nhân viên đó hiểu rõ được các mục tiêu và

các tiêu chí được sử dụng cho việc đánh giá thì họ là những người thích hợp để tự đánh giá hiệu quả của mình

- Đánh giá của khách hàng: Các tổ chức sử dụng phương pháp

này bởi vì nó thể hiện được mức độ cam kết với khách hàng, khiến nhân viên phải có trách nhiệm giải trình và tạo điều kiện cho sự thay đổi

3 Lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp: Trong thực tế có rất

nhiều phương pháp đánh giá và có thể nói là chưa có một phương pháp nào là tối ưu cho mọi hoàn cảnh Do đó cần phải lựa chọn những phương pháp khác nhau để đánh giá cho phù hợp

Có một số phương pháp đánh giá như sau:

a) Đánh giá 360 0 : Được đánh giá bởi nhiều người đánh giá từ

những thông tin đầu vào từ nhiều cấp trong nội bộ của công ty và

từ bên ngoài Đây cũng là thước đo hiệu quả công việc và khách quan hơn

b) Thang điểm đánh giá: Các ý kiến đánh giá được ghi vào một

thang điểm và đánh giá theo các nhân tố đã định trước

c) Ghi chép các sự kiện quan trọng: Là những ghi chép các sự kiện

tiêu cực hay tích cực

d) Bài luận: Là bài viết ngắn gọn mô tả kết quả công việc Tuy

nhiên phương pháp này phụ thuộc nhiều vào khả năng viết của người đánh giá

e) Các tiêu chuẩn công việc: Là phương pháp so sánh hiểu quả

công việc với tiêu chuẩn đã định trước

f) Xếp hạng: Tất cả các nhân viên trong một nhóm được xếp hạng

theo thứ tự hiệu quả công việc

g) So sánh theo cặp: Là phương pháp so sánh hiệu quả công việc

của mỗi nhân viên với từng nhân viên khác trong nhóm

h) Tỷ lệ phân bố bắt buộc: Phương pháp này giả định rằng tất cả

các nhóm nhân viên đều có một hình thái phân bố giống nhau (ví

dụ như: những người làm việc hiệu quả cao chiếm 20%, trung bình chiếm 70%, kém chiếm 10% Tuy nhiên phương pháp này

có các vấn đề về pháp lý

i) Các thang đánh giá dựa trên hành vi: Các hành vi công việc

xuất phát từ các sự kiện quan trọng được mô tả một cách khách quan hơn

j) Các hệ thống đánh giá dựa trên kết quả: Là phương pháp đánh

giá dựa trên mức độ hoàn thành các mục tiêu đó Nhà quản lý và cấp dưới phải thông nhất về các mục tiêu cho lần đánh giá tiếp theo

k) Các trung tâm đánh giá: Sử dụng các trung tâm đánh giá để hỗ

trợ cho hệ thống đánh giá của công ty

4 Đánh giá theo tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc: Đánh giá

việc thực hiện công việc có nghĩa là so sánh việc thực hiện công việc của nhân viên với tiêu chuẩn mẫu Điều này sẽ khách quan hơn và tránh được tình trạng cả nể, cảm tình mà mất đi tính khách quan trong quá trình đánh giá

Để thực hiện tốt được công việc trên nhà quản trị cần xác lập được các tiêu chí đánh giá:

- Các tố chất: Một số các tố chất của nhân viên như là tính sáng tạo, chủ động trong công việc

- Các hành vi: Nếu như một số hành vi mang lại kết quả mong muốn thì việc sử dụng chúng trong quá trinh đánh giá là xác đáng Ví dụ: Phong cách lãnh đạo, khả năng làm việc theo nhóm, tinh thần hợp tác…

- Năng lực: Là phạm vi rộng kiến thức, các kỹ năng, tố chất và hành vi mang tính nghiệp vụ Năng lực được lựa chọn nên là

những năng lực có liên quan mật thiết tới việc hoàn thành công việc Trong công việc về lãnh đạo, các năng lực liên quan có thể

là bao gồm việc phát triển tài năng, ủy quyền và các kỹ năng quản lý con người

- Mức độ đạt mục tiêu: Các kết quả được xác định cần phải nằm trong tầm kiểm soát của cá nhân hoặc là nhóm làm việc đó Các kết quả đó cần phải mang lại thành công cho cả tổ chức

- Tiềm năng phát triển: Nhà quản trị nên chú trọng vào tương lai, bao gồm các hành vi và kết quả cần thiết để bồi dưỡng và phát triển nhân viên

5 Trao đổi với nhân viên về nội dung, phạm vi và kết quả đánh giá:

Việc trao đổi với nhân viên về nội dung, phạm vi và kết quả đánh giá

là cần thiết vì mục đích của đánh giá là giúp tìm ra được những điểm còn tồn tại, điểm chưa thống nhất và phát hiện được những tiềm năng của nhân viên

Qua một số lý thuyết về đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên được phân tích ở trên tôi xin được phân tích về thực trạng đánh giá hiệu quả công việc của công ty nơi tôi đang làm việc như sau:

Giới thiệu chung về công ty

Nhà máy bia Đông Nam Á có trụ sở chính tại 167B Minh Khai, Hà Nội và văn phòng chi nhánh tại hầu khắp các tỉnh thành trên cả nước như Hải phòng, Quảng Ninh, Nam Định, Nghệ An, Thanh Hóa & TP Hồ chí Minh với

hệ thống các nhà phân phối rộng khắp trên các vùng miền, nhà máy luôn sẵn sàng đưa sản phẩm tới tay người tiêu dùng ở khắp mọi nơi trong toàn lãnh thổ Việt Nam

A Hiện tại công ty đang áp dụng một số hình thức đánh giá năng lực nhân viên như sau:

- Xác định mục tiêu thực hiện công việc: Dựa trên bản Mô tả công việc

nhằm giúp nhân viên có định hướng cơ bản trong lĩnh vực mình đảm trách cũng như mong đợi và yêu cầu cơ bản

- Người giám sát trực tiếp: Công ty xây dựng đội ngũ giám sát viên trực

tiếp cho tất cả các bộ phận Đây thường là những người ở vị trí rất thích hợp để quan sát hiệu quả của nhân viên

- Tự đánh giá: Áp dụng cho trưởng các bộ phận (Manager).

- Thang điểm đánh giá: Công ty có áp dụng thang điểm đánh giá để đánh

giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên trong tháng, để từ đó xét thưởng hàng tháng cho nhân viên

Cập nhật Hiệu quả công việc cho giám sát

viên

Tên người đánh giá: Xem xét khoảng thời gian

(tháng/năm):

Số báo cáo trực tiếp:

Các kỹ năng giám sát: Nổi bật = 5

Vượt mức mong đợi = 4 Đạt yêu cầu = 3

Cần cải thiện = 2

Không thỏa mãn yêu cầu = 1

Các kỹ năng giám

sát

Các kỹ năng tổ

chức

Đào tạo

Truyền đạt/giao

tiếp

Quy trình và chính

sách

TỔNG (trên 25) :

Tóm tắt các nhân tố

Hiệu quả của Phòng ban/Bộ phận so với

mục tiêu

% mục tiêu đạt được Hiệu quả chất lượng của Phòng ban/ Bộ

phận so với mục tiêu

Mức % sửa

Các điểm khác Ý kiến

Tổng số điểm thưởng đạt được:

Chữ ký:

Tiêu chí đánh giá thưởng hiệu quả công việc

Mục đích của thưởng hiệu quả công việc là để tặng thưởng các nhân viên

có đủ điều kiện cho hiệu quả công việc được ghi nhận trong các phạm vi nhất định trong công việc của mình Các tiêu chí đa dạng mà các nhân viên cần đạt được và với các lợi ích kèm theo cho việc đạt được các tiêu chí này được nêu

ra trong tài liệu này

Cần chú ý rằng chính sách thưởng hiệu quả công việc không thể bao hàm hết toàn bộ các khía cạnh thực hiện công việc của nhân viên và nó không có nghĩa là các khía cạnh thực hiện công việc không được đề cập cụ thể trong tài liệu này là không quan trọng đối với việc đánh giá tổng thể hiệu quả công việc của nhân viên Không thực hiện tốt trong các phạm vi công việc mà không được đề cập cụ thể trong tài liệu này thì cũng sẽ bị coi là kém hiệu quả của nhân viên

Để đánh giá hiệu quả công việc cho mục đích thanh toán Thưởng hiệu quả công việc thì các phạm vi sau đây sẽ được xem

xét:- Hiệu quả của Phòng ban/ Bộ phận so với mục tiêu được đề ra

 Hiệu quả về mặt chất lượng của Phòng ban/ Bộ phận

 Các kỹ năng giám sát Bao gồm

-o Việc tuân thủ của phòng ban đối với chính sách/ quy trình

o Hiệu quả công việc cá nhân so với các mục tiêu được chỉ rõ

o Các kỹ năng quản lý

 Các phạm vi được xác định khác

Hiệu quả công việc của cá nhân giám sát viên và/hoặc của phòng ban của mình trong mỗi một phạm vi này sẽ được đánh giá và ghi điểm Các điểm được tính sau đó sẽ được sử dụng để tính hiệu quả công việc tổng thể của giám sát

viên trong các phạm vi được đánh giá Hiệu quả của giám sát viên trong mỗi

phạm vi liên quan sẽ được ghi trên Tờ cập nhật hiệu quả công việc

B Những ưu nhược điểm của công tác “Đánh giá thực hiện công việc” tại công ty tôi:

Ưu điểm:

- Cơ bản đã áp dụng được một số phương pháp để đánh giá năng lực nhân viên như: đã có bảng miêu tả công việc cho từng vị trí, phân cấp các giám sát viên trực tiếp Có chính sách và các tiêu chí để đánh giá hiệu quả công việc

- Các tiêu chí đánh giá cơ bản đã tập trung vào một số nội dung cơ bản như:

+ Hành vi

+ Năng lực

+ Mức độ đạt mục tiêu

Hạn chế:

- Các tiêu chí trên chưa tập trung đánh giá vào tố chất và khả năng tiềm ẩn của nhân viên

- Có nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc, tuy nhiên công ty mới áp dụng một số phương pháp đánh giá

- Chưa trao đổi sâu với nhân viên về nội dung và kết quả đánh giá để thống nhất và phát hiện những tiềm năng, điểm tốt để phát huy mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp

Một số đề xuất khắc phục:

Chính sách đánh giá cần phân định rõ yêu cầu, sự khác biệt ở các mức khác nhau như: đạt yêu câu, trên mức mong đợi… thông qua số điểm chẳng hạn:

Tiêu chí sẽ được sử dụng để xác định số điểm cho yếu tố này của thưởng hiệu quả công việc:

Số điểm

-2

Các quyết định kiểm tra chất lượng thường xuyên sai Mức độ lỗi được phát hiện nhiều hơn mong đợi.

Đặt nhầm nghiêm trọng giữa các ô phân loại tiêu chuẩn l thường xuyên

-1

Các quyết định kiểm tra chất lượng thỉnh thoảng sai, với số lỗi được phát hiện ra nhiều hơn mong đơi.

Việc xuất hiện đặt nhầm nghiêm trọng giữa các ô phân loại tiêu chuẩn nhiều hơn mong đợi

0

Các quyết định kiểm tra chất lượng thường xuyên được thực hiện tốt tuy nhiên cần phải có một vài lần đặt lại cho kim cương cho đúng.

Một vài lần đặt có thể giữa các ô phân loại tiêu chuẩn và ít trong số này là nhầm nghiêm trọng.

1

Các quyết định kiểm tra chất lượng được thực hiện theo tiêu chuẩn cao Chỉ

có ít lần đặt phải thực hiện.

Bất kỳ việc đặt trên ranh giới các viên kim cương với rất ít lần đặt nhầm nghiêm trọng

2

Các quyết định kiểm tra chất lượng được thực hiện theo tiêu rất chuẩn cao Chỉ có rất ít lần đặt phải thực hiện.

Bất kỳ lần đặt theo ranh giới kim cương mà không có lần đặt nhầm nghiêm trọng nào

Và từ đó có bảng so sánh:

Các điểm

% mục tiêu đạt

thưởng được

2

80-100%

Qua đó sẽ giúp cho người đánh giá và người được đánh giá hiểu rõ được các tiêu chí và mục tiêu cần đạt Tránh cho người đánh giá có xu hướng thiên kiến, cả nể, nhân viên ở bộ phận này thì được đánh giá là vượt mức mong đợi trong khi nhân viên ở phòng khác lại bị đánh giá là đạt yêu cầu

Kết luận:

Đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên là một trong những hoạt động quan trọng của quản trị nguồn nhân lực, bởi nó giúp cho công ty có

cơ sở để hoạch định, tuyển chọn, đào tạo và phát triển nhân viên Đây cũng là

cơ sở để khen thưởng, động viên, khích lệ hoặc kỷ luật nhân viên… giúp cho ban lãnh đạo công ty trả lương, thưởng một cách công bằng

Tuy nhiên, để việc đánh giá năng lực của nhân viên được thực hiện tốt mang lại kết quả cao cho cả nhân viên và công ty thì công ty cần xây dựng các chính sánh đánh giá, chính sách khen thưởng, phạt một cách công minh, rõ ràng và ngoài ra công ty cần phải có bảng phân tích, miêu tả công việc cụ thể

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Tài liệu môn học Quản trị nguồn nhân lực - Chương trình Global Advanced MBA - ĐH Griggs

2 Quản trị nhân sự- TS Nguyễn Thanh Hội- NXB Thống kê

3 TS.Trần Kim Dung, Quản trị nguồn nhân lực – Nhà xuất bản Thống

kê 2006