CÂU hỏi ôn tập DỊCH hợp ĐỒNG FTU

Đi u kho n hi u l cều khoản hiệu lực ản hiệu lực ệu lực ực Th a thu n này sẽ có hi u l c sau khi đệu lực ực ược thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc th c hi n b i c hai bên vào ngàyực ệu l

CÂU H I ÔN T P D CH H P Đ NG ỎI ÔN TẬP DỊCH HỢP ĐỒNG ẬP DỊCH HỢP ĐỒNG ỊCH HỢP ĐỒNG ỢP ĐỒNG ỒNG Chapter 1: Negotiating Delivery

1 The five steps in Negotiating Delivery.

To deal with problems arising if there is a delay or if delivery is not asplanned the Buyer and the Seller should negotiate delivery systematically.That means making sure all foreseeable problems are discussed andapproaches to solving such problems are agreed An overview of the fivenegotiating steps is suggested to simplify discussion of the ideas and toavoid problems: Timing, Location, Transport, Risk Title and Insurance,Terms of Trade

2 Timing: When must Delivery take place?

- Good negotiators should mention a delivery date in negotiating the timing

of an export deal and then other issues relating to coming into force, delayand compensation for delay Delay might be classified into two categories,excusable and non-excusable Excusable one involves a ‘grace period’ and

is mostly subject to a force majeure provision Any losses to the buyercaused by non-excusable delay must be compensated The amount ofcompensation is usually set in advance and called ‘liquidated damages’

- Use a straightforward calendar date to name the delivery date: 15th

September 2010, for example The parties often plan for the contract tocome into existence in two steps: the signature date and the date of cominginto force The date of coming into force is not usually a calendar date, butthe date on which the last precondition is met Common preconditions are:+ Receipt of import and/ or export approval

+ Receipt of foreign exchange approval from a central bank

+ Issuance of a letter of credit or bank guarantee

+ Making of a down-payment by the buyer

+ Issuance of an insurance policy

+ Issuance of a certificate of origin

+ Delivery by the buyer of plans, drawings or other documentation

- Negotiators may agree on a cut-off date: if the contract has not come into force within a certain time, then it becomes null and void

Coming Into Force

This agreement shall come into force after execution by both parties on the date of the last necessary approval by the competent authorities in the

country of the Seller and the Buyer

If the contract has not come into force within ninety days of execution, it shall become null and void

Đi u kho n hi u l cều khoản hiệu lực ản hiệu lực ệu lực ực

Th a thu n này sẽ có hi u l c sau khi đệu lực ực ược thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc th c hi n b i c hai bên vào ngàyực ệu lực ởi cả hai bên vào ngày ản hiệu lựcphê duy t c n thi t cu i cùng c a c quan có th m quy n t i nệu lực ần thiết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ủa cơ quan có thẩm quyền tại nước người ơ quan có thẩm quyền tại nước người ẩm quyền tại nước người ều khoản hiệu lực ại nước người ước người c người i bán và người i mua

N u h p đ ng không có hi u l c trong vòng chín mết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày ệu lực ực ươ quan có thẩm quyền tại nước người i ngày k t ngày th c ể từ ngày thực ừ ngày thực ực

hi n, nó sẽ tr nên vô hi u.ệu lực ởi cả hai bên vào ngày ệu lực

- The delivery date is normally fixed for a certain number of days after the contract has come into force

The date of delivery shall be twenty-eight days after the date of coming to force of the contract

Ngày giao hàng sẽ là 28 ngày sau ngày h p đ ng có hi u l c ợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày ệu lực ực

- Time is of the essence of the contract If the time is not kept, the buyer has the right to return the goods and refuse payment

Time is and shall be of the essence of the contract

Th i gian là và sẽ là v n đ c t lõi c a h p đ ng.ời ấn đề cốt lõi của hợp đồng ều khoản hiệu lực ối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ủa cơ quan có thẩm quyền tại nước người ợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày

- Excused Delay and Grace Period:

For each week of late delivery the Seller shall pay the Buyer 0.1 % of the

contract price

Đ i v i m i tu n giao hàng ch m ch ngối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ớc người ần thiết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ễ người bán sẽ phải trả người mua 0.1 % ười i bán sẽ ph i tr ngản hiệu lực ản hiệu lực ười i mua 0.1 %

tr giá h p đ ng.ị giá hợp đồng ợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày

A grace period is the time exceeding the deadline for an obligation during which a late penalty that would have been imposed is waived

If delivery is not effected within one month of the agreed delivery date, then the Seller shall pay the Buyer 0.1 % of the contract price

N u giao hàng không đết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ược thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc th c hi n trong vòng 1 tháng k t ngày giao hàngực ệu lực ể từ ngày thực ừ ngày thực

đã được thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc th a thu n thì người i bán sẽ ph i tr cho ngản hiệu lực ản hiệu lực ười i mua 0.1% tr giá h p ị giá hợp đồng ợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày

đ ng

Sometimes the exporter can’t deliver the goods on time because of naturaldisasters called ‘acts of God’, which is unavoidable It is the force majeure,which is negotiable The parties can decide what excuses and what does notexcuse the performance in the contract

If either party is prevented from, or delayed in, performing any duty underthis Contract by an event beyond his reasonable control, then this event shall

be deemed force majeure, and this party shall not be considered in default and

no remedy, be it under this Contract or otherwise, shall be available to theother party Force majeure events includes, but are not limited to: war(whether war is declared or not), riots, insurrections, acts of sabotage, orsimilar occurrences, or Government regulations, delay due to Governmentaction or inaction, fire, explosion, or other unavoidable accident, flood, storm,earthquake, or other abnormal natural event

N u m t trong hai bên b ngăn c n, ho c ch m tr trong th c hi n b t kỳết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ị giá hợp đồng ản hiệu lực ặc chậm trễ trong thực hiện bất kỳ ễ người bán sẽ phải trả người mua 0.1 % ực ệu lực ấn đề cốt lõi của hợp đồng.nghĩa v theo H p đ ng này vì m t s ki n ngoài t m ki m soát h p lý c aợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày ực ệu lực ần thiết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ể từ ngày thực ợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày ủa cơ quan có thẩm quyền tại nước người mình, thì s ki n này đực ệu lực ược thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc coi là b t kh kháng, và m c đ nh là bên này sẽấn đề cốt lõi của hợp đồng ản hiệu lực ặc chậm trễ trong thực hiện bất kỳ ị giá hợp đồng.không được thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc xem xét và không có bi n pháp kh c ph c, có th là theoệu lực ắc phục, có thể là theo ể từ ngày thực H pợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày

đ ng này ho c cách khác, sẽ có s n cho các bên khác.ặc chậm trễ trong thực hiện bất kỳ ẵn cho các bên khác S ực ki n b t kh khángệu lực ấn đề cốt lõi của hợp đồng ản hiệu lựcbao g m, nh ng không gi i h n: chi n tranh (cho dù là tuyên b chi n tranhư ớc người ại nước người ết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người hay không), b o lo n, n i d y, hành vi phá ho i, ho c các s c tại nước người ại nước người ổi dậy, hành vi phá hoại, hoặc các sự cố tương tự, ại nước người ặc chậm trễ trong thực hiện bất kỳ ực ối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ươ quan có thẩm quyền tại nước người ng t ,ực

ho c quy đ nh c a Chính ph , ch m tr do hành đ ng hay không hành đ ngặc chậm trễ trong thực hiện bất kỳ ị giá hợp đồng ủa cơ quan có thẩm quyền tại nước người ủa cơ quan có thẩm quyền tại nước người ễ người bán sẽ phải trả người mua 0.1 %

c a Chính ph , cháy, n , ho của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ủa cơ quan có thẩm quyền tại nước người ổi dậy, hành vi phá hoại, hoặc các sự cố tương tự, ặc chậm trễ trong thực hiện bất kỳ khác không th tránh kh i: tai n n, lũ l t, bão,ể từ ngày thực ại nước người

đ ng đ t, ho c s ki n t nhiên b t thấn đề cốt lõi của hợp đồng ặc chậm trễ trong thực hiện bất kỳ ực ệu lực ực ấn đề cốt lõi của hợp đồng ười ng khác

Force majeure events do not include monsoon rains

S ki n b t kh kháng không bao g m m a gió mùa ực ệu lực ấn đề cốt lõi của hợp đồng ản hiệu lực ư

If a force majeure condition continues for long time, contracts may regulatethe force majeure period, in particular the right of one or both parties toterminate the contract

If either party is prevented from or delayed in, performing any duty under thisContract, then this party shall immediately notify the other party of the event,

of the duty affected, and of the expected duration of the event

If any force majeure event prevents or delays performance of any duty underthis Contract for more than sixty days, then either party may on duenotification to the other party terminate this Contract

N u m t trong hai bên b ngăn c n hay ch m tr trong th c hi n b t kỳết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ị giá hợp đồng ản hiệu lực ễ người bán sẽ phải trả người mua 0.1 % ực ệu lực ấn đề cốt lõi của hợp đồng.nghĩa v theo H p đ ng này, thì bên này sẽ ngay l p t c thông báo cho bênợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày ức thông báo cho bênkia v s ki n, các nghĩa v b nh hều khoản hiệu lực ực ệu lực ị giá hợp đồng ản hiệu lực ưởi cả hai bên vào ngàyng, và th i gian kéo dài d ki n c a sời ực ết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ủa cơ quan có thẩm quyền tại nước người ực

ki nệu lực

N u b t kỳ s ki n b t kh kháng nào ngăn c n ho c trì hoãn vi c th c hi nết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ấn đề cốt lõi của hợp đồng ực ệu lực ấn đề cốt lõi của hợp đồng ản hiệu lực ản hiệu lực ặc chậm trễ trong thực hiện bất kỳ ệu lực ực ệu lựccác nghĩa v nào theo H p đ ng này trong h n sáu mợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày ơ quan có thẩm quyền tại nước người ươ quan có thẩm quyền tại nước người i ngày, thì m t tronghai bên sau khi thông báo cho bên khác có th ch m d t H p đ ng này.ể từ ngày thực ấn đề cốt lõi của hợp đồng ức thông báo cho bên ợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày

Three outcomes of force majeure: resumption of delivery, termination of theContract, unclear and dangerous situation.

- Unexcused delay and Buyer’s Remedies: when delivery cannot take place asplanned, this causes some loss or damage to the Buyer There are tworemedies: a decree of specific performance orders the exporter to deliver or

an award of damages makes the exporter pay compensation to the Buyer Inaddition, the court may allow the Buyer to cancel the Contract

- Liquidated Damages: is a lump sum to be paid per day, week or month of latedelivery for compensation Payment of liquidated damages avoids expensivediscussion Even if the Buyer’s losses are lower or higher than anticipated,nothing changes The exporter pays the agreed sum, and the matter is settled.Liquidated damages are enforceable everywhere but subject to increase ordecrease in some legal systems

- Penalties: is the amount to be paid for late delivery It is used as a threat ofpunishment to achieve acceptable performance and is not enforceable inEnglish law or other common law systems

- Quasi-indemnity: is to relieve the exporter of liability for delay in delivery It

is enforceable everywhere but open to challenge as ‘unconsionable’

Liquidated Damages

If the Seller fails to supply any of the Goods within the time period specified inthe Contract, the Buyer shall notify the Seller that a breach of contract hasoccurred and shall deduct from the Contract price per week of delay, asliquidated damages, a sum equivalent to one half percent of the deliveredprice of the delayed Goods until actual delivery up to a maximum deduction of

10% of the delivered price of the delayed Goods

Thanh kho n thi t h iản hiệu lực ệu lực ại nước người

N u ngết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ười i bán không cung c p b t kỳ hàng hóa trong kho ng th i gian quyấn đề cốt lõi của hợp đồng ấn đề cốt lõi của hợp đồng ản hiệu lực ời

đ nh trong h p đ ng, ngị giá hợp đồng ợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày ười i mua ph i thông báo cho ngản hiệu lực ười i bán là m t s viực

ph m h p đ ng đã x y ra và sẽ kh u tr giá h p đ ng trên m i tu n trìại nước người ợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày ản hiệu lực ấn đề cốt lõi của hợp đồng ừ ngày thực ợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày ần thiết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người hoãn, làm thi t h i thanh kho n, m t kho n ti nệu lực ại nước người ản hiệu lực ản hiệu lực ều khoản hiệu lực tươ quan có thẩm quyền tại nước người ng đươ quan có thẩm quyền tại nước người ng v i m t n aớc người ửa

m t ph n trăm giá đần thiết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ược thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc giao c a hàng hóa b ch m ch cho đ n khi hàngủa cơ quan có thẩm quyền tại nước người ị giá hợp đồng ễ người bán sẽ phải trả người mua 0.1 % ết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người

th c t lên đ n m t m c kh u tr t i đa là 10% giá đực ết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ức thông báo cho bên ấn đề cốt lõi của hợp đồng ừ ngày thực ối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ược thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc giao c a hàng hóaủa cơ quan có thẩm quyền tại nước người

b ch m ch ị giá hợp đồng ễ người bán sẽ phải trả người mua 0.1 %

3 Place of delivery: is the point at which the exporter passes responsibility for

the Goods to the Buyer Delivery can take place at a number of places betweenmanufacturer’s factory and the Buyer’s warehouse A contract for the sale ofGoods abroad (transportation by ship) is normally considered as an FOB (Free

on board) contract: delivery takes place when the Goods cross the rail of theship nominated by the Buyer Another is CIF, the exporter pays the full costsplus the freight charges plus insurance up to the named place of destination,usually a port

Delivery of the Goods shall be made FOB (Mombasa)

Giao hàng sẽ được thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc th c hi n theo giá FOB Mombasa.ực ệu lực

Delivery of the Goods shall be made CIF Durban

Giao hàng sẽ được thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc th c hi n theo giá CIF Durbanực ệu lực

Delivery of the Goods shall be made (Incoterm) The schedule date of Delivery shall be (date of delivery) Risk and title to the Goods shall pass from the Seller

to the Buyer on Delivery

The place of Delivery under this Contract is (port of shipment)

Giao hàng được thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc th c hi n (Incoterm).ực ệu lực Ngày giao hàng theo l ch trình ị giá hợp đồng sẽ là (ngày giao hàng) R i ro và ủa cơ quan có thẩm quyền tại nước người quy n s h u ều khoản hiệu lực ởi cả hai bên vào ngày ữu các hàng hóa được thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc chuy n t ngể từ ngày thực ừ ngày thực ười ibán đ nết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người

người i mua khi giao hàng

Đ a đi m giao hàng theo H p đ ng này đị giá hợp đồng ể từ ngày thực ợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày ược thực hiện bởi cả hai bên vào ngày c ng giaoc ( ản hiệu lực hàng)

If the vessel named by the Buyer fails to arrive on or before the agreeddelivery date, then the seller may at his discretion deliver the Goods to abonded warehouse in the port of Mombasa, and shall be deemed to havefulfilled his delivery obligations under this Contract

N u tàu đết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ược thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc ch đ nh b i ngỉ định bởi người mua không đến vào hoặc trước ngày giao ị giá hợp đồng ởi cả hai bên vào ngày ười i mua không đ n vào ho c trết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ặc chậm trễ trong thực hiện bất kỳ ước người c ngày giaohàng được thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc th a thu n, thì bên bán theo s suy xét c a mình có th giao hàngực ủa cơ quan có thẩm quyền tại nước người ể từ ngày thực hàng hóa đ n kho ngo i quan t i c ng Mombasa, và đết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ại nước người ại nước người ản hiệu lực ược thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc coi là đã hoànthành nghĩa v giao hàng c a mình theo ủa cơ quan có thẩm quyền tại nước người h p đ ng nàyợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày

4 Transport.

- Negotiators should mention the type of packaging and the shipping marks in the Contract

Goods are to be packed in new, strong, wooden cases suitable for

long-distance ocean transport and are to be well protected against dampness,

shock, rust or rough handling The Seller shall be liable for any damage to or loss of the Goods attributable to improper or defective packaging

Hàng hóa sẽ được thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc đóng gói trong thùng g ch c và m i ắc phục, có thể là theo ớc người thích h p cho v n t i ợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày ản hiệu lực

bi n ể từ ngày thực đười ng dài và ph i ản hiệu lực được thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc b o v ch ng l i đ m, ản hiệu lực ệu lực ối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ại nước người ẩm quyền tại nước người va đ p, g ho c x lý ỉ định bởi người mua không đến vào hoặc trước ngày giao ặc chậm trễ trong thực hiện bất kỳ ửathô Người i bán ph i ch u trách nhi m cho b t kỳ h h ng, m t mát c a các ản hiệu lực ị giá hợp đồng ệu lực ấn đề cốt lõi của hợp đồng ư ấn đề cốt lõi của hợp đồng ủa cơ quan có thẩm quyền tại nước người hàng hóa do bao bì không đúng ho c b l i.ặc chậm trễ trong thực hiện bất kỳ ị giá hợp đồng

On the surface of each package delivered under this Contract shall be marked: the package number, the measurements of the package, gross weight, net weight, the lifting position, the letter of credit number, the words RIGHT SIDE

UP, HANDLE WITH CARE, KEEP DRY, and the mark: DNP/36/Q

Trên b m t c a m i ki n hang đều khoản hiệu lực ặc chậm trễ trong thực hiện bất kỳ ủa cơ quan có thẩm quyền tại nước người ệu lực ược thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc giao theo H p đ ng này sẽ đợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày ược thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc đánh

d u: s gói, các kích thấn đề cốt lõi của hợp đồng ối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ước người ủa cơ quan có thẩm quyền tại nước người c c a gói, tr ng lọng lượng, trọng lượng tịnh, vị trí móc ược thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyng, tr ng lọng lượng, trọng lượng tịnh, vị trí móc ược thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyng t nh, v trí móc ị giá hợp đồng ị giá hợp đồng

c u, s th tín d ng, các t x p theo chi u này, x p d nh tay, gi hang khôẩm quyền tại nước người ối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ư ừ ngày thực ết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ều khoản hiệu lực ết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ỡ nhẹ tay, giữ hang khô ẹ tay, giữ hang khô ữu ,

và đánh d u: DNP/36/Qấn đề cốt lõi của hợp đồng

- On delivery, the exporter receives from the carrier the most important ofall the shipping documents, the bill of lading (consignment note) Eachmode of transport has a characteristic shipping of document: the marinebill of lading, the airway bill, the rail consignment note, the roadconsignment note Combined transport uses a combined transport bill oflading

- The Marine bill of lading is the special document used for shipment bysea It can be made negotiable, which means it can be bought or sold Theword ‘Order’ makes the bill of lading negotiable That means the shippermust endorse the bill by signing it on the back To be acceptable as ashipping document under a letter of credit, it must bear the notation thatthe goods have been shipped on board a named vessel.

- Payment under a letter of credit depends largely on the correctness of theshipping documents To be acceptable under a letter of credit, all shippingdocuments must be ‘clean’, free notes about defects It is the carrier whonotes any defects in packaging, weight, or general appearance of the goods

on accepting them from the Exporter

5 Risk, Title and Insurance

Risk passes on delivery Two risks are involved in the sale of goods: therisk of the goods injuring a third party and the risk of loss or damage.These risks are covered by insurance In international trade, ownership(title) is of doubtful value and passes from exporter to buyer

Title to the goods passes with risk

Quy n s h u hàng hóa g n li n v i r i ro.ều khoản hiệu lực ởi cả hai bên vào ngày ữu ắc phục, có thể là theo ều khoản hiệu lực ớc người ủa cơ quan có thẩm quyền tại nước người

- Since merchandise is at risk at all times during its journey, it is advisable toinsure the goods It is easier for the exporter to arrange insurance Minimumcoverage is Cargo clause C In CIF and CIP contracts, the exporter normallyassigns the insurance agreement to the buyer Exporters have an agreementwith an insurance company covering the shipments over a period of time

Each is covered by a certificate of insurance, which states in outline the coveroffered and gives the details of the individual shipment There is a so-calledletter of insurance This is a letter from the exporter to the buyer stating thatthe goods are insured and it has no legal force but as evidence in a law suitagainst the exporter

- In some situation the exporter negotiates special insurance policies: floatingpolicy and open policy Both offer the exporter insurance cover on allshipment over a period of time Open cover is not a policy, the insurer willwrite a policy if required The normal insurance document under an opencover is the Certificate of Insurance, which is, in principle, the equivalent of apolicy

- If the exporter insures the Goods and states on the insurance document(valued policy), he has some decisive advantages: the pre—stated figure caninclude not only the cost of the goods but also the profit the exporter hoped tomake on them If the value is not stated (unvalued policy), then the value can

be established after a loss, the exporter must prove his figures precisely

- A marine insurance policy has three variant clauses: Cargo Clause A, B and C.Clause A covers anything not excluded, Clause B and C exclude anything notexpressly covered Even an ‘all risks’ policy (Clause A) excludes many risks

- Goods must be correctly and fully describe on the insurance document orcover may be withdrawn and a ‘held cover’ clause offers some protectionagainst innocent misdescription: under given conditions the goods are held to

be covered The main principle of insurance is ‘utmost good faith’

6 Terms of Trade

- The ICC publication, Incoterms 1990, gives full and clear informationabout the rights and duties of buyer and exporter in Incoterm contract The

13 terms are classified in 4 groups: E-terms, F-terms, C-terms, and D-terms.The E-terms deals with deliveries at the exporter’s factory The F-terms allconcern delivery within the exporter’s country The C-terms involvedelivery in the exporter’s country, with extra costs for exporter afterdelivery D-terms take care of delivery outside the exporter’s country

The equipment listed in Annex 1 shall be delivered FOB (Beira) (Incoterms1990)

Các thi t b li t kê trong Ph l c 1 đết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ị giá hợp đồng ệu lực ược thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc giao theo đi u ki n FOB (Beira)ều khoản hiệu lực ệu lực(Incoterms 1990)

For the equipment listed in Annex 1 the price is for delivery free on boardcarrying vessel designated by the Buyer at the port of Beira including the cost

of packing, as well as expenses incurred before loading the equipment onboard the carrying vessel

Đ i v i các thi t b đối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ớc người ết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ị giá hợp đồng ược thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc li t kê trong Ph l c 1 giá là giá giao hàng mi n phíệu lực ễ người bán sẽ phải trả người mua 0.1 %trên boong tàu ch theo ch đ nh c a ngởi cả hai bên vào ngày ỉ định bởi người mua không đến vào hoặc trước ngày giao ị giá hợp đồng ủa cơ quan có thẩm quyền tại nước người ười i mua t i c ng Beira bao g m chiại nước người ản hiệu lựcphí đóng gói, cũng nh các chi phí phát sinh trư ước người c khi t i các trang thi t b lênản hiệu lực ết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ị giá hợp đồng.boong tàu ch ởi cả hai bên vào ngày

The contract should always specify that terms such as FOB, CIF and so onare Incoterms under the rules set out in Incoterms 1990 The contractshould regulate what happens if Incoterms 1990 and the terms of the

contract conflict Normally, the contract prevails Incoterms apply only tointernational trade, for trade within a country, Incoterms are notappropriate.

Incoterms 1990 as used in this contract means the publication Incoterms

1990, being the international rules for the interpretation of their termspublished by the International Chamber of Commerce When a term from

‘Incoterms 1990’ is used in this Contract, the rules and definitions applicable

to that term in Incoterms 1990 shall be deemed to have been incorporated inthe Contract except insofar as they may conflict with any other provision ofthe Contract, in which case the Contract provisions shall prevail

Incoterms 1990 nh đư ược thực hiện bởi cả hai bên vào ngày ửac s d ng trong h p đ ng này là n b n Incotermsợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày ấn đề cốt lõi của hợp đồng ản hiệu lựcnăm 1990, là các quy t c qu c t cho vi c di n gi i các đi u kho n c a chúngắc phục, có thể là theo ối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ệu lực ễ người bán sẽ phải trả người mua 0.1 % ản hiệu lực ều khoản hiệu lực ản hiệu lực ủa cơ quan có thẩm quyền tại nước người

do Phòng Thươ quan có thẩm quyền tại nước người ng m i qu c t xu t b n.ại nước người ối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ấn đề cốt lõi của hợp đồng ản hiệu lực Khi m t đi u kho n t "Incotermsều khoản hiệu lực ản hiệu lực ừ ngày thực 1990" được thực hiện bởi cả hai bên vào ngày ửac s d ng trong H p đ ng này, các quy t c và đ nh nghĩa áp d ngợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày ắc phục, có thể là theo ị giá hợp đồng.cho thu t ng đó trong Incoterms 1990 sẽ đữu ược thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc coi là đã được thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc k t h p trongết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày

h p đ ng ngo i tr trợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày ại nước người ừ ngày thực ười ng h p chúng có th xung đ t v i b t kỳ đi u kho nợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày ể từ ngày thực ớc người ấn đề cốt lõi của hợp đồng ều khoản hiệu lực ản hiệu lựckhác c a H p đ ng, trongủa cơ quan có thẩm quyền tại nước người ợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày trười ng h p đó quy đ nh c a h p đ ng sẽ đợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày ị giá hợp đồng ủa cơ quan có thẩm quyền tại nước người ợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày ược thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc áp

d ng

CHAPTER 2: NEGOTIATING PRICE AND PAYMENT

1 EXPORT PRICING STRATEGIES

 THE PROBLEM

How can the exporter avoid the “price trap” occured in many negotiationswhen the buyer demands concessions about delivery time, method ofpayment,etc?

 THE PRINCIPLE

The exporter should guarantee that the contract price reflects any change

in a set of assumptions about delivery, payment and warranty terms

 IN MORE DEPTH

Any terms of a contract relate to each other Therefore, as items in thecontract are negotiated, the exporter should assess the influence of eachfactor on price, and adjust the price accordingly For example, a longerwarranty period creates higher costs, it should be reflected in the contractprice In fact, the most common term negotiated with the two sides is onprice

Scenario: Verbena Electric hopes to export its best-selling product, small

domestic electric fans, from Verbena to Esperanza Royalstone, themanager of Verbena Electric, begins discussions with the purchasingmanager of Esperanza Electrical Importing, Alice Smart Negotiations

begins Royalstone offers a unit price of $22 based on some main followingassumptions:

- The size of the order is 3000 items

- Delivery is FOB

- The warranty period on the fans is three months from the date ofdelivery

Order Size: 3000 units is one container load, the unit price will increase on

a smaller order An order of 1000 fans, for example, would cost $25 each –not $22

Incoterm: the cost of insurance and freight between Port Verbena and

Esperanza City is $520 on an order of 3000 items

Warranty Period: Royalstone knows that a three-month warranty on an

FOB delivery produces very few claims for defects If Smart asks for a month warranty, it will add 30 cents per fan to Royalstone’s costs

six-This example shows that the negotiating decisions bear directly on theprice of the product And a good manager knows that almost every decisionmade during a negotiation incluences price

2 THE FIVE STPES IN NEGOTIATING PAYMENT

In negotiating payment, the exporter should follow these five steps:

Step 1: Mode of Payment

This determines how payment will be made There are four common mode ofpayment:

 payment on open account with no security: this type is seriously risky tothe exporter

 payment on open account secured by export credit insurance: theexporter pays money to an insurance company to buy an export creditinsurance

 payment on open account secured by a paymenr guarantee: the buyerpays money to a bank to receive a bank guarantee

 payment by letter of credit.: the buyer must position the money with abank in the coutry of the exporter and the exporter can collect thatmoney when the goods are delivered

The date of payment may be regulated date or a chain of dates It is alsocalendar dates or interval times

Step 3: Place of payment

This step determines where the money must be before payment is to becompleted

Step 4: Delay - what delay in payment is excusable?

Delay in payment may be excused during a grace period (not common) or aforce majeure event (more common) But most exporters do not want toexcuse these delays and any payment made after the agreed date of payment

is in delay

Step 5: Results of delay

When delay in payment happens the exporter is usually compensated forlosses due to late payment The exporter may ask for a payment guaranteewhich makes sure payment be made on time

The best solution to get risk of delay is to create a payment article in the salecontract which makes late payment is impossible

Câu trong sách - trang79 Câu d chị giá hợp đồng

Payment shall be deemed to have

been made only when the contract

sum is paid into the Seller’s bank

account and is at the Seller’s full

Vi c thanh toán đệu lực ược thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc cho là đãhoàn thành ch khi s ti n h pỉ định bởi người mua không đến vào hoặc trước ngày giao ối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ều khoản hiệu lực ợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày

đ ng đã được thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc chuy n đ n tàiể từ ngày thực ết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người kho n ngân hàng c a ngản hiệu lực ủa cơ quan có thẩm quyền tại nước người ười i Bán

disposal và do người i Bán toàn quy n đ nhều khoản hiệu lực ị giá hợp đồng.

đo tại nước người Câu trong sách -trang 80 Câu d chị giá hợp đồng

If payment of any sum payable is

delayed, the Buyer shall be entitled

to receive interest on the amount

unpaid during the period of delay

The interest shall be at an annual

rate three percentage points above

the discount rate of the central

bank in the Seller’country

Thanh toán ch m

N u ch m thanh toán b t cết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ấn đề cốt lõi của hợp đồng ức thông báo cho bênkho n ti n nào theo h p đ ng,ản hiệu lực ều khoản hiệu lực ợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngàybên Mua sẽ ph i ch u trách nhi mản hiệu lực ị giá hợp đồng ệu lực

v i kho n ti n lãi tính trên kho nớc người ản hiệu lực ều khoản hiệu lực ản hiệu lực

ti n ch a thanh toán trong su tều khoản hiệu lực ư ối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người kho ng th i gian trì hoãn đó Lãiản hiệu lực ời

su t sẽ đấn đề cốt lõi của hợp đồng ược thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc tính cao h n 3 % soơ quan có thẩm quyền tại nước người

v i lãi su t chi t kh u do Ngânớc người ấn đề cốt lõi của hợp đồng ết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ấn đề cốt lõi của hợp đồng

hàng Trung ươ quan có thẩm quyền tại nước người ng nước người c người i bánquy đ nhị giá hợp đồng

3 THIRD-PARTY SECURITY FOR PAYMENT

In the international trade, the exporter may face a lot of risks and one ofthe significant ones is non-payment There are two main way that theexporter can use to reduce this risk One is export credit insurance and theother is bank guarantee

 Export credit insurance

Export credit insurance allows exporter to recover the major part of thecontract price if the buyer fails to pay after six months To buy suchinsurance, the exporter must explain the detail of the busineess to aninsurance company and receive a quotation If the insurer refuses to pay,

its may mean that there are some problems in the exporter or importer.The exporter has to pay export insurance premiums which depends onmany factors, such as: the type of goods exported, the creditworthiness ofthe buyer, the political stability of the importer country.

Although this way is attractive, it has some limitations: the exporter has towait for a long time to be compensated and the compensation is unlikely tocover 100% of the invoce price

 Payment guarantee

In this method, the buyer may ask for a bank guarantee which means thatthe bank will pay the contract price if the buyer fails to do so

Guarantees are comonly used in four business situations, as the following:

Risk 1: Non-payment =>Payment guarantee

A payment guarantee makes sure that the exporter will receive payment Itcommits the bank which issuses the payment guarantee to pay if the buyerdefaults The payment guarantee is ussually for 100% of the contract price

Risk 2: Revocation => Tender guarantee

This type of guarantee is used in case that the exporter who bids on acontract to supply goods or materials to a goverment department oragency is withdrawn A normal figure for tender guarantee is usualllybetween 1.5% to 5% of the contract price

Risk 3: Non-performance=>Performance guarantee

Performance guarantee makes sure that if the exporter works badly or not

at all, the guarantor will pay, within stated limits, the costs of the exporter’sfailure to perform A figure for performance guarantee is between 5% to10% of the contract price

Risk 4: Losing Prepayment=>Prepayment guarantee

This guarantee promises the buyer that the bank will return advancepayments if the exporter fails to deliver The guarantee is often for 100% ofthe prepayment

4 THE LETTER OF CREDIT

Letters of credit are issued in many forms for many purposes Some letters

of credit offer first class security for the exporters, some are little betterthan a personal check

The most ideal type of letter of credit from the exporter’s point of view isirrevocable, comfirmed, at sight letter of credit

The Uniform Customs and Practice for Documentary Credits (UCP) by theInternational Chamber of Commerce is the most universal set of practicesrulling over payment by letter of credit Besides, parties to a contract canalso use the rules of the United States

Letter of credit: The Ground Rules

Documents are exchanged for money.

Firstly, the letter of credit is issued by an issuing bank at the request

of the buyer The issuing bank, then, istructs the advising bank toadvise the exporter that the letter of credit has been opened.Normally, the issuing bank is in the buyer’s country and the advisingbank is in the country of the exporter

Next, the exporter ships the goods, passes them to the carrier andreceives shipping documents from the carrier

Then, presents these documents to the bank as evidence that thegoods have been shipped The bank checks the correctness of thedocuments and sets the payment procedure in motion

Two principles that make a letter of credit watertight:

Principle 1: Autonomy

The letter of credit is an agreement by a bank to pay money againstdocuments; It is a separate agreement from the sale contract and isunconnected with it This means the bank is obliged to pay whatever thedisputes between the buyer and the exporter are

Princile 2: Strict compliance

The bank will pay only if the shipping documents are exactly in line with thebuyer’s instructions In case of discrepancies in one or some aspects of thedocuments presented, the bank will refuse to pay.

In this situation, to proceed payment, the exporter can:

- Provide missing payper or correct errors

- Ask the buyer to instruct the bank to change the terms of the letter ofcredit

- Ask the bank to process the letter of credit with the discrepancies but topay only when and if the issuing bank permits payment

If the letter of credit is near its expiry date and there may be no time for theexporter to provide the missing pieces, he (or the advising bank) must contactthe buyer asking the buyer to instruct the issuing bank to extend the date ofcredit

→The exporter should provide scrupulous care in providing the documentation called for by the letter of credit.

Page 87: The Buyer, on receipt of the

Confirmation of Order from the

Seller, shall at least 20 days prior to

the date of delivery open a

confirmed, irrevocable letter of

credit This credit shall be subject to

Uniform Customs and Practice for

Documentary Credits, 1993 Revision,

ICC Publication No 500 20% of the

Người i mua, khi nh n được thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc Ch pấn đề cốt lõi của hợp đồng

nh n Đ n hàng t phía ngơ quan có thẩm quyền tại nước người ừ ngày thực ười i bán,

ph i m m t th tín d ng đã xácản hiệu lực ởi cả hai bên vào ngày ưnhân, không th h y ngang mu nể từ ngày thực ủa cơ quan có thẩm quyền tại nước người

nh t là 20 ngày trấn đề cốt lõi của hợp đồng ước người c ngày giaohàng Th tín d ng này đư ược thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc đi uều khoản hiệu lực

ch nh b i Các Qui t c và Th c hànhỉ định bởi người mua không đến vào hoặc trước ngày giao ởi cả hai bên vào ngày ắc phục, có thể là theo ực

th ng nh t v Tín d ng Ch ng tối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ấn đề cốt lõi của hợp đồng ều khoản hiệu lực ức thông báo cho bên ừ ngày thực

S 500 c a ICC, b n s a đ i nămối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ủa cơ quan có thẩm quyền tại nước người ản hiệu lực ửa ổi dậy, hành vi phá hoại, hoặc các sự cố tương tự,

credit shall be available against the

Seller’s draft accompanied by

invoice; the remaining 80% shall be

available against the Seller’s draft

accompanied by the shipping

documents

1993 20% giá tr th tín d ng nàyị giá hợp đồng ư

ph i đản hiệu lực ược thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc thanh toán khi người i bán

xu t trình h i phi u và hóa đ n;ấn đề cốt lõi của hợp đồng ối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ơ quan có thẩm quyền tại nước người 80% còn l i ph i đại nước người ản hiệu lực ược thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc thanh toánkhi người i bán xu t trình h i phi uấn đề cốt lõi của hợp đồng ối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người

và các ch ng t v n t i.ức thông báo cho bên ừ ngày thực ản hiệu lựcPage 90: Credits, by their nature, are

separate transactions from the sales

or other contracts on which they

may be based and banks are in no

way concerned with or bound by

such contracts, even if any reference

whatsoever to such contracts is

included in the credit…In credit

operation all parties concerned deal

in documents and not in goods,

services and/or other performances

to which the documents may relate

V b n ch t, tín d ng là m t giaoều khoản hiệu lực ản hiệu lực ấn đề cốt lõi của hợp đồng

d ch riêng bi t v i các h p đ ngị giá hợp đồng ệu lực ớc người ợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngàymua bán ho c các h p đ ng khác màặc chậm trễ trong thực hiện bất kỳ ợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngàycác h p đ ng này có th là c s c aợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày ể từ ngày thực ơ quan có thẩm quyền tại nước người ởi cả hai bên vào ngày ủa cơ quan có thẩm quyền tại nước người tín d ng Các ngân hàng không liênquan t i ho c b ràng bu c b i cácớc người ặc chậm trễ trong thực hiện bất kỳ ị giá hợp đồng ởi cả hai bên vào ngày

h p đ ng nh th , th m chí ngay cợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày ư ết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ản hiệu lực

c trong tín d ng có b t c s d nản hiệu lực ấn đề cốt lõi của hợp đồng ức thông báo cho bên ực ẫnchi u nào đ n các h p đ ng nhết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ợc thực hiện bởi cả hai bên vào ngày ư

th ….Trong thanh toán b ng tínết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ằng tín

d ng, các bên ch ch p nh n ch ngỉ định bởi người mua không đến vào hoặc trước ngày giao ấn đề cốt lõi của hợp đồng ức thông báo cho bên

t ch không ph i là hàng hóa, d chừ ngày thực ức thông báo cho bên ản hiệu lực ị giá hợp đồng

v hay b t kì nghi p v nào khác cóấn đề cốt lõi của hợp đồng ệu lựcliên quan đ n các ch ng t này.ết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ức thông báo cho bên ừ ngày thực Page 90: A letter of credit is like a bill

of exchange given for the price of

goods It ranks as cash and must be

honored No set off or counterclaim

is allowed to detract from it

M t th tín d ng cũng gi ng như ối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ư

m t t h i phi u đời ối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ược thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc kí phát để từ ngày thực

tr ti n hàng Nó cũng là ti n vàản hiệu lực ều khoản hiệu lực ều khoản hiệu lực

ph i đản hiệu lực ược thực hiện bởi cả hai bên vào ngàyc thanh toán Nó không thể từ ngày thực

b làm gi m giá tr b i b t kì yêu c uị giá hợp đồng ản hiệu lực ị giá hợp đồng ởi cả hai bên vào ngày ấn đề cốt lõi của hợp đồng ần thiết cuối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người

tr ti n hay vi c ph n đ i tr ti nản hiệu lực ều khoản hiệu lực ệu lực ản hiệu lực ối cùng của cơ quan có thẩm quyền tại nước người ản hiệu lực ều khoản hiệu lực

c a b t kì bên nào.ủa cơ quan có thẩm quyền tại nước người ấn đề cốt lõi của hợp đồng.

Letter of Credit: Revocable and Irrevocable

A revocable letter of credit can be canceled at any time by the buyer or bythe issuing bank Few exporters will accept such an arrangement, so theplain expression “letter of credit” generally means the irrevocable kind.UCP600 says that the letter of credit will be taken as irrevocable if nothing

is mentioned in the credit

Letter of credit: Confirmed and Unconfirmed

A confirmed Letter of Credit is understood as the letter of credit to which aconfirmation is added by a nominated confirming bank Confirming bankmeans the bank that is asked to confirm the credit by an issuing bank Byadding its confirmation to an L/C, it has an absolute obligation to pay theexporter according to the terms of credit The payment are made withoutrecourse, which means that if the issuing bank finds a problem with thedocuments and refuses to send funds to cover the payment, the confirmingbank has no way of recovering the money it has paid to the exporter It isdifferent from an advising bank which always makes payment with recourse if

it agrees to pay the value of the credit over the counter This helps theadvising bank get its money back from the exporter if the problems occur Sometimes, problems can arise when very small banks or banks in countrieswith severe foreign currency shortages try to instruct a bank in exporter’s

country to confirm a letter of credit The issuing banks may delay in sendingfunds to cover the payment

The sign of a confirmed letter of credit is usually the cross in the “confirmationbox”

The At-sight Letter of Credit and the Alternatives

Settlement by sight Payment

Under this method of payment, if the documents the exporter presents are inorder, the paying bank immediately pays the full face value of the letter ofcredit

Settlement by Deferred Payment

In settlement by deferred payment, the letter of credit is not payable until anumber of days after delivery The seller presents the documents to thepaying bank, and the paying bank agrees to pay the seller the face value of thecredit when it matures If the exporter needs ready money, he can exchangethe letter of credit for cash (at a discount) with any agreeable bank

Settlement by Acceptance

The seller presents to the accepting bank the documents and a bill of exchange(time draft) drawn usually on the buyer, and the bank will accept the bill of

exchange and agree to pay it at full face value when falls due This is obviously

a danger for the seller

A bill of exchange that is accepted can be sold at a discount to an agreeablebank if the seller needs money immediately

Settlement by Negotiation

Negotiation means the selling of a financial instrument to a bank for (usually)less than its face value In this method of settlement, the seller presents to thenegotiating bank the documents and a bill of exchange drawn usually on thebuyer, and the negotiating bank negotiates the bill

The Letter of Credit and its Associated Documentation

I The letter of credit contains a list of the documents which must be presentedand is also the basis for bank checking that the documents are in perfect orderand correct or not

II Associated Documentation

1 Commercial invoice must be made out to the applicant for the L/C aboutthe description and the amount of the goods, and specific demands

2 Transport documentation is the document issued by the carrier to the exporter, and includes five types: sea transport, air transport, rail

transport, road transport and combined transport The type required is stated in the L/C

Special problems related to transport document.

There are some problems arising in specific circumstances when transport document is used as follows:

Shipment by sea: The carrier could issued a marine bill of lading, or a sea

waybill to the exporter And in some case some types of sea transport are not allowable without the agreement by the paties and being worded in the L/C when the parties use this method of transportation, a sea waybill can be the alternative of a marine bill of lading

Shipment by air: The carrier could issued an Air waybill, which must be issued

in 3 originals and 9 copies That the L/C calls for “a full set of original air

waybill” is a mistake because it is an impossible demand Also, a correctly completed waybill can not show the date of the flight

Shipment by rail: The carrier could issued a Rail consignment note L/C, in this

method of transportation, must not demand the original of a rail consignment note, otherwise it can delay the payment

3 The Insurance Document: is usually required when the shipment is made on CIF or CIP terms If the L/C does not stated otherwise,

insurance coverage must be for 110% of the CIF or CIP value of the goods.

4 Other Documents includes Certificate of Origin, Certificate of Inspection and Special Requirements

Certificate of Origin(C/O) is required for import to the buyer’s country under a

preferential tariff or other agreement

Certificate of Inspection can make importing easier The parties should make a

note in their contract if this document is required The parties must clear that details in inspection certificate must correspond exactly with the details in thetransport document and the commercial invoice

Special Requirements should be agreed exactly about what and who should issue and shown clearly in the L/C When wording in the L/C, the parties

should not use unspecific words such as “appropriate”, it could make difficulty

in satisfying the bank for the payment

Negotiating the Terms of a Letter of Credit

- Agreement: the exporter and the buyer discuss and list all required

documentation The two parties may have to talk to their Chambers of

Commerce, to their bank or to the carrier to establish the complete list

- Incorporation: the list is incorporated into the contract.

- Specification: the buyer applies for the letter of credit specifying the agreed

documentation ICC form can be used to apply for a letter of credit The

exporter and the buyer can complete this application form during their

negotiations and append a copy of the form to their contract, then passsing it

to the bank This is to make sure that the credit once issued should be exactly

as agreed by the parties with no nasty surprise for the exporter

- Verification: the exporters checks the credit as soon as he receives the advice

of the L/C being opened to make sure it complies with the agreement

negotiated with the buyer Immediate discussion with the

advising/confirming bank is essential since amendments are always time consuming, which can lead to the delay in payment

- Compliance: the exporter rigorously checks documentation and submits it to

the bank Remember that timely payment depends on the compliance by the exporter with the terms of credit

Documentary Credit Application Form

Segment 1: Applicant: full name, address, account number with issuing bank

of the buyer

Segment 2: Issuing bank: name (can be left blank)

Segment 3: Application date: the date on which the application form is

submitted to the bank (can be left blank)

Segment 4: Date and place of expiry:

+ The last date for presentation of documents to the bank

+ The place of expiry: often “at the counter of the confirming bank”

Segment 5: Beneficiary: full name, address (the exporter in most cases)

Segment 6: Method of issue:

+Issue by mail: slower

+Issue by teletransmission (normally telex)

+ Issue by mail and brief advice by teletransmission

Segment 7: Transfer of the Credit

- In case the exporter wants to hide the actual supplier

- In principle, a L/C is not transferable unless it is permitted

Segment 8: Confirmation: Exporters prefer confirmation.

Segment 9: Amount

+the amount of the credit is expressed both in figures and in words

+The currency of the credit: using the ISO currency code Eg: USD, DEM, GBP+ “About”, “Approximately”: the actual payment can be +/- 10% the statedamount

+Mixed payment: must state what percentage of the invoice price is covered

by the credit

Segment 10: Partial Shipment

In principle, partial shipments are allowed unless the “not allowed” box iscrossed

Distinguish carefully between “partial shipments” and “shipment ininstallments”

Segment 11: Transshipment

Transshipment means moving the goods from one conveyance to another.Normally transshipment is allowed except for goods travel by sea under a seawaybill or marine B/L or some other special reasons for prohibition

Segment 12: Availability

“Credit available with…” – this is sometimes followed by the name of theadvising bank chosen by the exporter or left blank, and the issuing bank is free

to decide a bank will act for it in the exporter’s country

The various types of payment are “by sight payment”, “by acceptance”,etc

Segment 13: Insurance covered by the Buyer

The box is normally checked when the delivery term is FOB, CFR

Segment 14: Transport Information

Shipment from (precise places – habors, airports…)

To (precise places – habors, airports…)

CHAPTER 3 Negotiating Inspection and Defects Liability

1 EXPORTING AND THE PROBLEM OF QUALITY

- The Problem:

When things go wrong with the exported products, repair andreplacement can be ruinously expensive There are some special steps that theexporters can take to minimize the risk of the goods being rejected or of heavydefects liability claims

in another country, and distance makes communication, transport, inspection,payment and verification of claims expensive and time-consuming

+ Specification.

Negotiation of specifications can be a difficult process

A well-designed set a specifications offers vital protection the both sides The importer is protected against inferior products- it can reject any

equipment that fails to meet specification Moreover, the seller is protectedalso-through more subtly If the products are fully specified and theconsignment meets the specifications, the buyer will be unable to find anyexcused for rejection or for exaggerated defects liability

+ Pre-delivery Inspection

Many importers require inspection of their goods in the manufacture’sfactory before delivery With sophisticated items or capital equipment, thebuyer may also want to inspect the goods at pre-agreed times duringmanufacture

Some countries, Indonesia for example, require that all imported goodsare inspected by an inspections service immediately before shipment Thisinspection prevents exporter and buyer agreeing an unrealistically lowinvoice price in order to avoid customs duties in the buyer’s country This alsoprevents shipments of patently defective goods

The next step, assuming FOB delivery, is examination of the goods bythe carrier The carrier does not unpack the goods or check their quality,although leaks and obvious damage – as well as incorrect shipping marks,defective packaging or discrepancies in weight and size – are noted on theshipping documents

+ Inspection and Acceptance

The principle is clear- the buyer has the right to inspect the goods when

they arrive and to reject them if they are incorrect At this point, exact

specification is of great value to exporter if the goods conform to specifications, the buyer is obligated to accept them.

+ Defects Liability Period

Once the goods are accepted by the buyers as apparently correct, theymust jump to the final hurdle – the defect liability period The manufactureraccepts liability for defects the come to light after acceptance: if anything iswrong with any item, they will repair or replace it Such defects are called

 Step 2 Terms : Warranty or guarantee?

 Step 3 Definitions : What is, and what is not, a defect?

 Step 4 Timing : How long is the defects liability period? When does itbegin? What about other timings?

 Step 5 Corrective action : What must the seller do to cure defects?

2 INSPECTION, ACCEPTANCE AND REJECTION

n a contract, both the parties, the buyer and the exporter run risks.Obviously, the goods delivered are not always perfect Thus, the buyerstands the risk of receiving inferior goods when inspecting the goods onarrival The exporter may have a disaster when the buyer decides to cancelthe contract if the deviation amounts to a fundamental breach of contract Thedefects liability provision gives double protection This warranty protects thebuyer from receiving inferior goods and the exporter from losing the contractright away Delivery can be rejected from two kinds of defects: the patent one( which can be found when being inspected), the latent one (which only comes

to light during usage)

I

Under most laws, a buyer can make certain assumptions about goodseven if the exporter gives no express warranty These assumptions are legallycalled implied warranties, which come in three types:

+ Implied warranty of Conformity with Contract:

Most laws provide a way to grade non-conformity: while majordiscrepancies allow the buyer the right to reject the goods and cancel thecontract, minor discrepancies do not The Vienna Sales Convention (Article49) says:

“The buyer may declare the contract advoided (=canceled)… if the failure

by the seller to perform any of his obligations under the contract…amounts to a fundamental breach of contract.”

+ Implied warranty of Merchantable Quality:

Goods can well conform with the contract but they can be of seriousinferior quality which make them inappropriate for sale Most laws have aprovision on this “warranty of merchantability” which allows the buyer toreiect goods and cancel the contract

+ Implied warranty of Fitness for Intended Purpose:

Goods can conform with the contract, be merchantable but useless tothe buyer In the case when the exporter knew the buyer’s intented purposeand the buyer trusted the seller with the correct goods then the buyer has thelegal right to reject unusual items

+ Rejection: Total or Partial:

The buyer can reject the consignment wholly or partially National lawstake one of three choices While English law requires rejection of all contractgoods, German law and Vienna Sales Convention (Article 51) both allow totaland partial rejection When goods are rejected, the buyer most notify theseller within a reasonable period Then, on assuming that the rejection isjustified, the exporter has the additional cost to dispose the unwanted goods

+ The Exporter’s Right to cure:

Does the exporter have the right to cure? Or it is simply a dutyrequested by the buyer? The Vienna Sales Convention says the following:

“…the seller may, even after the date for delivery, remedy at his own expense any failure to perform his obligations, if he can do so without unreasonable delay and without causing the buyer unreasonable inconvenience

or uncertainty of reimbursement by the seller of expenses advanced by the buyer.”

If the seller wants the right to cure, the contract should contain thenecessary provision

3 WARRANTY AND GUARANTEE: TERMINOLOGY

re a warranty and a guarantee the same thing? Why do some contracts

replace a warranty with a “defects liability provision”?.

A

A warranty is a promise you make about your own perfomance A product warranty is a promise by the exporter to cure defects in his products There are two parties to a warranty: buyer and seller A guarrantee is a promise about somebody else’s performance It involves three parties: principal, beneficiary and guarantor The guarantor makes a promise to one party at the

request of another

In strict legal usage, a warranty is an absolute undertaking on the part

of the warrantor, and the contract is void unless it is strictly and literallyperfomed, while a guarantee is a promise (…) not imposing any primary

liability on the guarantor, but binding him to be answerable for the failure or default of another.

Internationally, the distinction between warranty and guarantee is often

blurred Many contracts avoid the problem by speaking of defects liability

rather than warranty; this is the right concept

4 THE DEFECTS LIABILITY PERIOD: A CHANCE TO PUT THINGS RIGHT

he exporter is liable for defects in his products What is a defect? Andwhat liability for defects must the exporter accept?

T

There is one thing that everyone knows: not all products are perfect on

delivery So the warranty covers defects that are present at the moment of delivery The defects that give rise to the most serious problems between exporter and buyer are hidden or latent defects There are three kinds of

defects: workmanship, materials and design

+ Three types of Defect:

A product with defective workmanship is incorrectly built Faults are

often “hidden” and do not “come to light” until the product is used

Defective materials are materials or parts of a product that are inferior

or somehow incorrect Many such hidden defects take time to come to light.

Defective design means that a product does not meet specifications The

design is defective, again, is not apparent until the product is used

+ What is Not a Defect:

A defects liability provision does not cover: two common exclusions arefair wear and tear and misuse by the buyer Fair wear and tear is the result of