Các quyết định cơ bản trong quản lý dự trữ liên hệ thực tế quản lý dự trữ tại các DNTM hiện nay

Đề tài thảo luận: Các định quản lý dự trữ Liên hệ thực tế quản lý dự trữ DNTM II Liên hệ thực tế Công ty TNHH MTV thực phẩm đầu tư FOCOCEV 2.1 Giới thiệu công ty 2.1.1 Quá trình hình thành Trung tâm KD-XNK dịch vụ tổng hợp Đà Nẵng thành lập vào ngày 18/10/1996 sở hợp cửa hàng có từ trước thuộc công ty TNHH MTV thực phẩm đầu tư FOCOCEV miền Trung khu vực Đà Nẵng Tên giao dịch đối ngoại: Foodstuff Company of Control Vietnam Trụ sở chính: 93 Phan Châu Trinh-TP.Đà Nẵng Tài khoản 004100000176 Ngân hàng Ngoại Thương Đà Nẵng Điện thoại: 0511.382115- 3816703 Trung có tài khoản ngân hàng : Ngân hàng Công Thương Ngân hàng Ngoại Thương Ngân hàng Hàng Hải Trung tâm đơn vị thuộc doanh nghiệp nhà nước, hoạt động thương mại hàng hóa dịch vụ tổng hợp, phép kinh doanh Xuất Nhập trực tiếp, phận công ty thực phẩm đầu tư cơng nghệ miền Trung Có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng để giao dịch theo quy định nhà nước 2.1.3 Sơ đồ cấu tổ chức Bộ máy tổ chức Trung tâm xây dựng theo mơ hình trực tuyến, chức dựa yêu cầu gọn nhẹ hiệu quả, phù hợp với đặc tính kinh doanh Trung tâm, phát huy tinh thần sáng tạo nhân viên khả tham mưu phòng ban SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM Giám đốc Phịng kinh doanh phịng kế tốn Kho Các cửa hàng Tổ bán hàng Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức Quan hệ phối hợp Nhận xét: Trung Tâm xây dựng cấu tổ chức theo chức năng, phù hợp với đặc thù kinh doanh Với cấu tổ chức này, nhân viên phát huy lực chuyên môn công việc, cho phép chia kinh nghiệm cấp cấp Tránh tình trạng lãng phí nguồn lực đồng thời tiết kiệm chi phí tính đơn giản, gọn nhẹ cấu Tuy nhiên, với cấu tổ chức làm giảm truyền thơng phận phịng ban với nhau, dẫn đến xung đột thứ tự ưu tiên phận\ 2.4 Phân tích đánh giá hoạt động quản trị dự trữ Trung tâm KD-XNK dịch vụ tổng hợp Đà Nẵng: 2.4.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị dự trữ trung tâm a) Vốn kinh doanh: Vốn xem yếu tố quan tiên vấn đề kinh doanh doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp thương mại chuyên kinh doanh bán buôn loại hàng hóa, mặt hàng tiêu dùng nguồn vốn thứ phản ánh quy mô doanh nghiệp Đối với Trung tâm KD- XNK dịch vụ tổng hợp Đà Nẵng nguồn vốn điều giúp cho trung tâm hoạt động ổn định công việc kinh doanh mình; vấn đề đặt hàng, bổ sung hàng hóa kho phục vụ cho nhu cầu dự trữ diễn suôn sẻ, không bị gián đoạn thời điểm năm (dịp lễ tết, lễ hội ) hay cầu từ thị trường biến đổi cách đột ngột.Dưới bảng cấu vốn Trung Tâm : Khoản mục Vốn lưu động Vốn cố định Tổng vốn KD Năm 2009 Năm 2010 6.598.712 151.833 6.750.545 Năm 2011 8.960.973 14.716.854 115.017 498.907 9.075.990 15.215.761 b) Mối quan hệ với nhà cung ứng: Như biết trình Logistics chuỗi cung ứng doanh nghiệp mối quan hệ với nhà cung ứng quan trọng Mỗi doanh nghiệp kinh doanh cần phải nhiều nhà cung ứng nhằm phần bổ rủi ro doanh nghiệp gặp phải vấn đề mua hàng từ họ, cần phải có lựa chọn mặt hàng từ nhà cung ứng như: mặt hàng doanh nghiệp ưu chuộng cả? Mặt hàng mang lại lợi nhuận chủ đạo cho công ty doanh nghiệp (quy tắc pareto)? Mặt hàng doanh nghiệp chất lượng tốt, giá phải Và đặc biệt cần xác định mức độ ảnh hưởng tới nhà cung cấp Có thể nói Trung tâm KDXNK dịch vụ tổng hợp Đà Nẵng xây dựng tốt mối quan hệ nhà cung ứng với đối tác - Cơng ty dầu ăn thực vật Cái Lân: Dầu ăn Neptune, Symply, Meizan - Công ty Tân Hưng Thịnh: Đồ hộp nhập - Công ty sản xuất dịch vụ Tân Thịnh: Rượu liên doanh c) Điều kiên tự nhiên đặc điểm hàng hóa Có thể nói Đà Nẵng coi nơi thiên nhiên ưu đãi nước ta; nơi có hai mùa khơ mùa mưa rõ rệt nói khơng thành phố thiên tai, bão lũ mà ngược lại thiên nhiên ưu đãi với nhiều sản phẩm tiếng rượu trình trạng ẩm ướt, khơ nóng Tuy nhiên ngồi rượu sản phẩm đồ đóng hộp tương ớt, dầu ăn lại sản phẩm doanh nghiệp với thời hạn sử dụng tương đôi ngắn nên Trung Tâm cần lưu ý đến vấn đề kho bãi bảo quản hàng hóa cơng ty d) Phương tiện vận tải sở hạ tầng kho bãi Với quy mô kinh doanh không lớn, nguồn vốn cịn hạn chế, dù có đầu tư để nâng cấp, mở rông, sở hạ tầng phục vụ cho công tác mua- bán- DT Trung Tâm gặp khơng khó khăn Phương tiện vận chuyển cịn thiếu (4xe ô tô, xe ba gác), hệ thống kho bãi nhỏ, Trung Tâm kho để DT hàng hóa (31- Nguyễn Thạch, 109- Trưng Nữ Vương) Để đảm bảo cho q trình DT, bảo quản hàng hóa, giảm chi phí th kho bãi, Trung Tâm có kế hoạch mở rộng kho bãi 2.4.2 Thực trạng cơng tác QTDT hàng hóa Trung Tâm (a) Cơng tác QTDT hàng hóa mặt vật trung tâm  Quy trình nhận hàng Trung Tâm Từ danh mục mặt hàng mà kinh doanh, dựa nhà cung cấp lâu năm trung tâm Trung tâm phần bớt chi phí tìm kiếm nhà cung cấp, đảm bảo số lượng chất lượng hàng hóa Dựa tình hình kinh doanh kỳ trước, Trung Tâm lên kế hoạch để đặt mua hàng lượng hàng cần thiết đảm bảo cho việc kinh doanh kỳ Hiện Trung Tâm chủ yếu thực hình thức mua hàng theo hợp đồng, sau hai bên chấp nhận yêu cầu, Trung Tâm lập đơn đặt hàng, theo nhà cung ưng giao hàng cho Trung Tâm Có hai hình thức tiếp nhận hàng -Tiếp nhận kho: Nhà cung ứng đưa hàng hóa đến kho Trung Tâm, nhân viên thuộc phận có nhiệm vụ kiểm tra giấy tờ có liên quan đến lơ hàng, dỡ hàng khỏi phương tiện, kiểm tra hàng mặt số lượng nhu chất lượng Nếu khớp với đơn đặt hàng lập chứng từ nhập hàng vào kho, giai đoạn cuối lập biên nhập hàng -Tiếp nhận cảng: áp dụng cho mặt hàng rượu nhập khẩu, hàng hóa giao cảng, thủ tục tiếp nhận có giám sát nhân viên hải quan, sau hàng đưa vào tơ Trung Tâm, sau kiểm tra, thông tin khớp với tờ khai cho đưa hàng kho Ngồi ra, Trung Tâm tiến hàng kiểm tra lơ hàng địa điểm tiếp nhận với đại diện hai bên, trường hợp sai xót xử lý dựa thỏa thuận, thương lượng điều khoản ghi hợp đồng  Quy trình bảo quản hàng hóa DT Trung Tâm Bảo quản khâu quan trọng nội dung QTDT hàng hóa mặt vật, nên Trung Tâm trọng đến khâu Cụ thể, tới Trung Tâm mở rộng diện tích kho 95A Nguyễn Hữu Thọ phục vụ cho việc lưu kho Đối với mặt hàng, Trung Tâm có phương pháp bảo quản khác Cụ thể: - Phân bổ hàng hóa: + Sau tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung ứng đưa hàng kho, nhân viên kho chịu trách nhiệm bốc dở hàng khỏi phương tiện, phân bổ chúng theo vị trí mặt hàng + Hàng hóa chia làm hai kho (kho hàng thực phẩm, kho rượu) - Chất xếp hàng hóa: + Kho Trung Tâm kho tĩnh, hàng hóa n vị trí suốt thời gian lưu kho + Đối với mặt hàng thực phẩm, việc chất xếp kho cửa hàng xếp chồng lên nhau, từ – thùng/chồng theo loại sản phẩm: Dầu ăn Meizan, Symly, Neptune 1:1:1… Tránh biến dạng sản phẩm, dễ dàng việc kiểm tra, xuất hàng + Đối với mặt hàng rượu loại: cất giữ kệ, tủ, thùng hàng không xếp chồng lên nhau, tránh va chạm trình lưu kho Kho vệ sinh sẽ, lắp đặt máy chống trộm, hút ẩm Tránh tiếp xúc trực tiếp với ánh nắng mặt trời trình lưu kho  Quy trình xuất kho Trung Tâm Mọi hoạt động xuất kho tuân thủ theo phương pháp F.I.F.O Trường hợp xuất hàng nội bộ, Trung Tâm tiến hàng xuất hàng đến cửa hàng trực thuộc Trung Tâm sau nhận phiếu xuất kho, kiêm vận chuyển nội hợp lý Các trường hợp xuất hàng bán theo đơn đặt hàng khách hàng, Trung Tâm tiến hành theo quy trình sau: kiểm tra tính hợp lệ đơn hàng Kiểm tra hàng hóa (số lượng, chất lượng) Hoàn tất thủ tục xuất kho Xuất kho theo đơn hàng Lập chứng từ liên quan  Công tác báo cáo nhập xuất tồn Trung Tâm Để đảm bảo cho công tác DT, xây dựng định mức DT hợp lý, Trung Tâm thường xuyên kiểm tra lượng hàng tồn kho thơng qua thẻ kho, hóa đơn bán hàng, phiếu nhập xuất kho, từ lên danh sách mặt hàng tồn để có biện pháp điều chỉnh kịp thời Kết thúc tháng, kế toán Trung Tâm có nhiệm vụ báo cáo tình hình nhập – xuất– tồn hàng hóa mặt hàng, với hổ trợ phần mền tin học Sau đó, kế tốn tiến hành ghi sổ sách, đối chiếu lập báo cáo nhập– xuất– tồn thàng tổng kết vào cuối kỳ kinh doanh Đối với mặt hàng dầu ăn công ty dầu thực vật Cái Lân, Trung Tâm có báo cáo tuần hàng tồn kho đại lý, từ dễ dàng theo dõi lượng hàng tồn mặt hàng này, mặt hàng kinh doanh trọng điểm Trung Tâm ( b ) Các định trữ trung tâm Cũng doanh nghiệp thương mại khác, công tác QTDT mặt kinh tế Trung Tâm nhằm đảm bảo mục tiêu chính: - Mục tiêu an tồn: Có lượng hàng DT hợp lý, tránh gián đoạn - Mục tiêu tài chính: Giảm đến mức thấp chi phí liên quan đến hoạt động DT Với đặc thù sản phẩm kinh doanh, mang tính thời vụ, dễ biến động ngày lễ, tết, kiện…nên Trung Tâm tiến hành DT thường xuyên (Dtx) để có đủ hàng cung ứng kịp thời, không bị gián đoạn Để đảm bảo mục tiêu an toàn, Trung Tâm tiến hành xây dựng định mức hàng DT thường xuyên, cụ thể: - Xác định lượng hàng DT tối thiểu, đảm bảo trình bán không bị gián đoạn - Xây dựng lượng hàng DT dựa nhân tố ảnh hưởng Dtx = P * t + Dtx: mức DT thường xuyên tình theo đơn vị vật + P: mức tiêu thụ bình quân ngày đêm P = N (năm)/360 = N(quý)/90 = N(tháng)/30 + t: chu kỳ cung ứng hàng hóa theo kế hoạch tính theo ngày Cùng với việc xây dựng lượng hàng DT, Trung Tâm áp dụng phương pháp ABC để xác định tỷ trọng hàng DT hợp lý, từ phương pháp Trung Tâm nhận thấy rằng:  Mặt hàng dầu ăn chiếm tỷ trọng 85% tổng doanh số bán ra, song lượng hàng DT mặt hàng phải thấp nhất, nhằm giảm chi phí lưu kho, DT Ngồi ra, mặt hàng có thời gian sử dụng hạn chế, nguồn cung ứng ổn định  Mặt hàng rượu loại, chiếm 10% tổng doanh số, với đặc thù sản phẩm có giá trị lớn, chi phí cho lần đặt hàng cao, nên cần DT với số lượng tương đối lớn, mặc khác, thời gian sử dụng dài, bị hư hỏng chất lượng Tuy nhiên, Trung Tâm tiến hành kiểm tra thường xuyên tình trạng lưu kho mặt hàng này, tránh đến mức thấp va chạm, đổ vỡ…  Đối với mặt hàng thực phẩm khác, chiếm tỷ trọng nhỏ tổng doanh số bán ra, giá trị mua vào không lớn, song mặt hàng thiết yếu, việc bán diễn thường xuyên, nên cần DT với số lượng lớn Từ tỉ trọng mặt hàng mà Trung Tâm kinh doanh ta có định vấn đề dự trữ doanh nghiệp  Quyết định mơ hình kiểm tra dự trữ: Dựa theo tỉ trọng loại hàng hóa mà doanh nghiệp kinh doanh, Trung Tam đưa mơ hình kiểm tra theo mặt hàng:  Mặt hàng dầu ăn chiếm tỉ trọng doanh số tới 85% mặt hàng thực phẩm thiết yếu khác lợi nhuận đem lại mức độ trung bình dự trữ kho cho phép mức ít( trung tâm có khả lưu trữ kho kho) thường Trung Tâm kiểm tra dự trữ theo mơ hình kiểm tra định kì thơng thường mơ hình Hệ thống mức dự trữ Trong mơ hình mức dự trữ (hệ thống min- Max) việc kiểm tra phụ thuộc vào lượng dự trữ lớn cao với mặt hàng dầu ăn dầu ăn loại sản phẩm có chu kì biến động cầu  Còn 10% lại sản phẩm rượu thường áp dụng mơ hình kiểm tra thường xuyên dự trữ  Quyết định quy mô lơ hàng nhập: Đánh giá theo tính chất mặt hàng, tính chất hàng hóa, mức độ phổ biến tiêu thụ; số mặt hàng với tính chất bảo quản thời gian lâu dài rượu có hia định quy mơ lơ hàng nhập là: nhập theo lần quy mô lô hàng tái cung ứng.Ví dụ mặt hàng dầu ăn thực phẩm đồ hộp nhu cầu người tiêu dùng ổn định lượng tồn kho hạn chế nên áp dụng quy mơ lơ hàng tái cung ứng mà dự trữ giảm tới mức thấp Hiện nay, Trung Tâm áp dụng phương pháp xuất hết lơ, lơ hàng nhập trước xuất trước (F.I.F.O) Phương pháp phù hợp với đặc thù sản phẩm kinh doanh có thời gian sử dụng hạn chế hàng thực phẩm, dễ hàng kiểm tra số lượng lơ hàng cịn lại, việc định giá sản phẩm xuất kho phù hợp QTDT hàng hóa mặt kinh tế Trung Tâm với mục tiêu tài đảm bảo cho giảm thiểu đến mức tối đa chi phí liên quan, để Trung Tâm chủ động việc lưu chuyển vốn, gia tăng lợi nhuận Do đó, Trung Tâm có biện pháp để quản lý loại chi phí liên quan Một số chi phí có ảnh hưởng gồm:  Chi phí sản phẩm mua (Fm) Đây loại chi phí chiếm tỷ trọng khơng nhỏ tổng chi phí DT, Trung Tâm kiểm sốt chặt chẽ chi phí này, bao gồm chi phí mua hàng, chi phí nhập kho, lưu kho, kiểm tra hàng hóa, ký kết hợp đồng Các chi phí xem khoản khơng đổi, có biến động ít, ngun nhân Trung Tâm tạo dựng mối quan hệ bền vững uy tín với nhà cung ứng Điều thể rõ qua kết mua hàng Trung Tâm năm gần Kết mua vào mặt hàng dầu ăn ĐVT:1000 đồng Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Neptune 1:1:1 38.301.337 51.598.344 79.523.242 Cái Lân 19.411.873 33.307.200 35.564.489 Meizan 29.463.278 38.244.762 58.627.595 Simply 4.684.098 6.690.362 14.248.513  Chi phí kho bãi (Fk) Để giảm thiểu chi phí này, Trung Tâm có biện pháp để tận dụng tối đa không gian kho bãi: bố trí hàng hợp lý, xếp gọn gàng…phù hợp với đặc điểm loại hàng kinh doanh Chi phí phát sinh Trung Tâm định mở rộng diện tích, quy mơ kho, đầu tư cơng nghệ, máy móc cải tiến hệ thống kho Tuy nhiên, chi phí Trung Tâm khấu hao hợp lý qua năm hoạt động kinh doanh Ngoài ra, Trung Tâm cịn trọng quản lý sơ loại chi phí khác, để đảm bảo tốn tổng chi phí có hiệu quả: Chi phí vận chuyển, chi phí quản lý, chi phí di gián đoạn… 2.5 Kết luận chung thực trạng QTDT hàng hóa Trung Tâm 2.5.1 Những thành công công tác QTDT hàng hóa Trung Tâm Với thực trạng cơng tác QTDT Trung Tâm, dễ dàng nhận thấy thành công mà Trung Tâm đạt công tác mặt vật, kế toán kinh tế Quy trình tiếp nhận hàng Trung Tâm diễn cách trình tự, có logic, phù hợp với lý thuyết Song, dựa mối quan hệ mua hàng lâu năm, uy tín Trung Tâm với nhà cung ứng, nên quy trình diễn nhanh chóng hơn, xảy mâu thuẫn, giúp Trung Tâm có nguồn hàng ổn đình, đảm bảo cho cơng tác mua hàng DT Việc bảo quản Trung Tâm tiến hành cẩn thận, đảm bảo yêu cầu bảo quản “dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra” Nhằm đáp ứng nhu cầu DT, Trung Tâm đầu tư mở rộng kho bãi, mua trang thiết bị phục vụ nghiệp vụ kho Có phương pháp phân bổ, chất xếp hàng hóa lưu kho hợp lý với đặc thù mặt hàng, tạo điều kiện thuận lơi cho việc xuất kho Tổng chi phí đầu tư hệ thống kho bãi ĐVT: 1000 đồng Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Trang thiết bị 11.587 4.712 9.225 Nhà xưởng – kho 240.658 258.157 347.650 Công tác báo cáo nhập xuất tồn diễn đơn giản nhờ hổ trợ hệ thống tin học, với việc trọng xây dựng định mức hàng DT, Trung Tâm phần đảm bảo lượng hàng bán ra, dễ dàng kiểm soát lượng hàng tồn Báo cáo nhập – xuất – tồn mặc hàng dầu ăn năm 2011 ĐVT:1000 đồng Chỉ tiêu Neptune Cái lân Meizan Simply Tồn ĐK Nhập mua khác Xuất Nhập mua bán khác Xuất bán Tồn CK 79.523.242 79.484.58 271.460 2.532.974 35.564.489 34.666.21 59.781 1.311.670 3.185.933 56.596.70 1.556.999 58.627.595 1.343.864 5.429.956 478.268 13.351.77 598.627 1.414.811 2.696.713 425.389 69.067 47.789 638.432 14.248.513 Qua ta nhận thấy rằng, xét riêng mặt hàng dầu ăn, năm 2011, Trung Tâm có kế hoạch mua DT hàng hợp lý, kịp thời cho hoạt động bán ra, khơng gây tình trạng thiếu hụt hàng Điều giúp cho Trung Tâm khẳng định uy tín với khách hàng trung thành, nâng cao hình ảnh tâm trí khách hàng địa bàn Đà Nẵng thị trường lân cận Bảng báo cáo nhập xuất tồn cho thấy, Trung Tâm không tồn đọng hàng 2011 mặt hàng dầu ăn, mặt hàng kinh doanh chủ lực Điều thể kinh doanh hợp lý có hiệu Trung Tâm, tránh tình trang ứ đọng vốn khả tăng nợ, thành công đáng ghi nhận doanh nghiệp thương mại năm qua 2.5.2 Những hạn chế công tác QTDT hàng hóa Trung Tâm Mặc dù trọng đến cơng tác QTDT hàng hóa, nhiên Trung Tâm cịn số hạn chế, khó khăn định cần phải khắc phục, để hồn thiện công tác này, kinh doanh hiệu - Nguồn vốn cịn ít, chủ động việc đặt hàng thời gian cao điểm, khơng hội kinh doanh - Khả dự báo nhu cầu tiêu dùng nhà quản lý cịn thiếu tính xác, dẫn đến việc xây dựng định mức hàng DT không xác, ảnh hưởng đến cơng tác bán - Phương tiện vận chuyển cịn ít, làm tăng chi phí th ngồi gặp lơ hàng số lượng lớn - Đặc thù sản phẩm kinh doanh có thời gian sử dụng ngắn ngày, với ảnh hưởng điều kiện tự nhiên, dù yếu tố khách quan, có ảnh hưởng lớn cơng tác bảo quản, lưu kho - Công tác quản lý hàng DT mặt giá trị gặp khơng khó khăn, biến động giá thị trường, kinh doanh nhiều mặt hàng giá mua vào khác nhau, việc định giá trước xuất kho phải có cân nhắc kỹ lưỡng - Trong năm 2011, đạt hiệu hoạt động kinh doanh hoàn thành mục tiêu đề ra, song trọng mặt hàng chủ lực dầu ăn, nên Trung Tâm bỏ lỡ khơng hội cho mặt hàng khác: gạo, đồ hộp, đường… III Một số đề suất công tác quản trị dự trữ Trung Tâm QTDT mặt kinh tế doanh nghiệp thương mại điều đảm bảo hai mục tiêu: - Mục tiêu an tồn - Mục tiêu tài Về mặt kinh tế, DT cần phải đảm bảo đủ số lượng hàng hóa, khơng gây gián đoạn qua trình kinh doanh, phải giảm đến mức tối thiểu chi phí liên quan nhằm thực mục tiêu lợi nhuận Do đó, Trung Tâm phải xác định lượng hàng DT hợp lý, mặt hàng cần DT, DT với số lượng Mối liên hệ QTDT công tác Quản trị tác nghiệp khác (mua hàng, bán hàng…) để thực tốn tổng chi phí Trên sở yêu cầu đó, số giải pháp sau giúp Trung Tâm cơng tác QTDT hàng hóa mặt kinh tế 3.1 Dự báo nhu cầu tiêu thụ hàng hóa khách hàng Để giúp cho cơng tác tiêu thụ hàng hóa có hiệu quả, Trung Tâm cần đo lường nhu cầu thị trường, để biết dung lượng thị trường, thuận lợi, khó khăn để từ có sách, biện pháp, chiến lược thích ứng kịp thời nhằm nắm bắt hội kinh doanh, đẩy mạnh doanh số bán ra, biết nên DT mặt hàng nào, với số lượng hợp lý Các mặt hàng kinh doanh Trung Tâm tương đối đa dạng, nhiên, việc đo lường, dự báo nhu cầu áp dụng chủ yếu cho mặt hàng chủ lực: trước tiên dầu ăn, sau đến mặt hàng rượu loại Có nhiều phương pháp để dự báo nhu cầu tiêu thụ, Trung Tâm sử dụng phương pháp san số mũ giản đơn Đây phương pháp dễ sử dụng, cần số liệu khứ Ft = α * Dt-1 + ( 1- α) * Ft-1 0.1 ≤ α ≤ Ft : Dự báo nhu cầu cho thời kỳ t Dt-1 : Nhu cầu thực tế thời kỳ trước Ft -1 : Dự báo thời kỳ trước α : Hệ số san mũ Trên thực tế, dự báo dự báo cũ cộng với khoản chênh lệch nhu cầu thực tế dự báo giai đoạn qua, có điều chỉnh cho phù hợp Vì mơ hình đơn giản nên sử dụng rộng rãi doanh nghiệp, nhiên, việc chọn hệ số san mũ α cho thích hợp để đánh giá mức độ xác dự báo, ta so sánh kết dự báo nhu cầu thực tế kỳ Sai số dự báo tính sau: Sai số dự báo (AD) = Nhu cầu thực tế (Dt) – Dự báo (Ft) Để đánh giá mức sai lệch tổng thể dự báo người ta cịn dùng độ lệch tuyệt đối trung bình MAD n MAD=∑ i=1 Di Fi MAD nhỏ trị số α hợp lý, cho biết kết dự báo sai 3.2 Xây dựng kế hoạch DT phù hợp cho mặt hàng Trung Tâm nên tiến hành DT thường xuyên với mặt hàng thực phẩm, với mức DT an tồn thích hợp Mức DT an tồn xác định cơng thức sau: Mức DT an toàn = Điểm tái đặt hàng khả tối đa - điểm tái đặt hàng khả bình thường Thời giá chờ đợi: Là số ngày tính từ ngày đặt hàng đến ngày nhận hàng Với thời gian chờ đợi bình thường 13 ngày, thời gian chờ đợi tối đa 20 ngày Mô hình DT thường xun với mức DT an tồn xác định có nhiều ưu điểm cho Trung Tâm: - Ln có sẵn lượng hàng hóa đảm bảo đáp ứng nhu cầu Thường sử dụng hàng hóa có qui mơ nhu cầu lớn, tương đối ổn định nguồn hàng - Có lượng hàng hóa đủ để cung cấp cho khách hàng thời gian chờ hàng - Giảm lượng hàng hóa tồn kho mức thấp nhất, mà đảm bảo trình bán diễn thuận lợi - Giảm chi phí lưu kho, chi phí hao hụt số chi phí liên quan đến tổng chi phí DT Ngồi ra, để giảm thiểu khoản chi phí liên quan đến DT, Trung Tâm cần đảm bảo cấu tỷ lệ chi phí sau: - Chi phí vốn: chi phí tiền, đầu tư vốn cho DT thuộc vào chi phí hội Chi phí vốn phụ thuộc vào giá trị trung bình, thời gian hạch tốn suất thu hồi vốn đầu tư Thơng thường, thị trường tiền tệ, tỷ lệ chi phí vốn tính theo lãi suất tiền vay ngân hàng Tỷ lệ chi phí vốn trung bình 15%, dao động từ 8% - 40% - Chi phí cơng nghệ kho: thường gọi chi phí bảo quản sản phẩm DT kho Trung bình, chi phí 2%, dao động – 4% - Hao mịn vơ hình: Giá trị sản phẩm DT giảm xuống không phù hợp với thị trường Thể chi phí % giảm giá bán Chi phí trung bình 1.2%, dao động từ 0.5 – 2% - Chi phí bảo hiểm: Là chi phí đề phịng rủi ro theo thời gian Chi phí bảo hiểm tùy thuộc vào giá trị sản phẩm tình trạng sở vật chất kỹ thuật Chi phí trung bình 0.05%, dao động từ – 2% 3.3 Mối quan hệ với nhà cung cấp Công ty cần lựa chọn đơn vị sản xuất cung ứng hàng hóa có uy tín, tạo lập mối quan hệ làm ăn bền vững, lâu dài với họ để cần thực hợp đồng đó, cơng ty mua hay huy động số lượng hàng theo yêu cầu khoảng thời gian ngắn sau kí hợp đồng Ngồi cơng ty nên chủ động việc tìm nguồn cung cấp tìm nguồn tiêu thụ, mặt khác tổ chức tốt công tác vận chuyển tiêu thụ hàng hóa nhằm tăng vịng quay dự trữ số lượng hàng tồn kho Chẳng hạn mua hàng trung tâm có thời gian để tham khảo tồn diện điều kiện mua hàng từ nhiều nhà cung cấp khác để lựa chọn nhà cung cấp nhiều ưu đãi nhất, đồng thời giảm thiểu rủi ro Xây dựng mối quan hệ tốt với bên liên quan, ngân hàng, tổ chức tín dụng hay sở logistics khác  ... thời kỳ t Dt-1 : Nhu cầu thực tế thời kỳ trước Ft -1 : Dự báo thời kỳ trước α : Hệ số san mũ Trên thực tế, dự báo dự báo cũ cộng với khoản chênh lệch nhu cầu thực tế dự báo giai đoạn qua, có... nhiên, việc chọn hệ số san mũ α cho thích hợp để đánh giá mức độ xác dự báo, ta so sánh kết dự báo nhu cầu thực tế kỳ Sai số dự báo tính sau: Sai số dự báo (AD) = Nhu cầu thực tế (Dt) – Dự báo (Ft)... mơ hình kiểm tra định kì thơng thường mơ hình Hệ thống mức dự trữ Trong mơ hình mức dự trữ (hệ thống min- Max) việc kiểm tra phụ thuộc vào lượng dự trữ lớn cao với mặt hàng dầu ăn dầu ăn loại sản