Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp Hoà Khánh.

MỤC LỤC Lời cam đoan Mục lục Danh mục chữ viết tắt Danh mục bảng Danh mục hình DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (BẢN SAO) PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Ở Việt Nam, nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với việc xác định gian lận tối thiểu hóa rủi ro hoạt động quản lý kinh doanh Thơng thường doanh nghiệp lớn mạnh người quản lý phải đối mặt với nhiều khó khăn vấn đề quản lý nội dựa vào kinh nghiệm quan sát thực tế thân Vậy, làm để kiểm sốt rủi ro gian lận? Làm để doanh nghiệp Việt Nam thực mục tiêu lợi nhuận, từ tạo cho vị vững cạnh tranh khốc liệt nay? Thiết nghĩ, để làm điều đó, nhà quản lý phải trọng đến việc xây dựng cho doanh nghiệp hệ thống kiểm sốt nội hữu hiệu, tảng cho việc ngăn chặn rủi ro, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng tảng quản lý vững phục vụ cho trình mở rộng phát triển lên doanh nghiệp Chu trình bán hàng – thu tiền xem giai đoạn cuối trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, đánh giá hiệu tồn q trình hoạt động doanh nghiệp Chu trình bán hàng – thu tiền doanh nghiệp thương mại hay dịch vụ mang chất chung trình trao đổi hàng hóa, dịch vụ hồn thành; hàng hóa hay dịch vụ tài sản chứa đựng giá trị bán theo nhiều hình thức khác Chính vậy, việc kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền cách hữu hiệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, hạn chế sai phạm, cung cấp thơng tin kịp thời, xác, trung thực nhằm đạt mục tiêu mà nhà quản lý đề Là doanh nghiệp tư nhân với mạng lưới phân phối xăng, dầu, nhớt rộng khắp miền Trung Việt Nam, công ty thương mại dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh có 11 cửa hàng xăng dầu nằm rải rác quốc lộ 1A thuộc địa bàn thành phố Đà Nẵng mạng lưới khách hàng tiêu thụ xăng dầu từ khu vực Quảng Bình đến Bình Định Với thị phần rộng lớn ngày chiếm ưu thị trường, việc kinh doanh công ty ngày phát triển Bán hàng thu tiền giai đoạn quan trọng nhất, định đến tồn công ty Tuy nhiên, cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền tồn nhiều bất cập Việc hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền vừa đảm bảo tuân thủ quy định Nhà nước, vừa phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam, vừa đáp ứng yêu cầu quản lý yêu cầu mang tính cấp thiết Nhận thức tầm quan trọng đó, tác giả nghiên cứu chọn đề tài luận văn thạc sĩ với tiêu đề "Hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty thương mại & dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh" Mục tiêu nghiên cứu Về mặt lý luận: Luận văn tổng hợp vấn đề lý luận kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền đặc điểm doanh nghiệp thương mại, dịch vụ công tác kiểm soát nội bán hàng – thu tiền Về mặt thực tiễn: Luận văn nghiên cứu công tác kiểm soát nội bán hàng – thu tiền Công ty thương mại & dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh điều kiện kinh doanh cơng ty, qua tăng cường hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền cho công ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Kiểm soát mặt kế tốn: Kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền công ty, bao gồm việc tiêu thụ xăng, dầu, nhớt bán buôn bán lẻ Phạm vi nghiên cứu: Tìm hiểu thực trạng cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty thương mại dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh; tập trung chủ yếu vào hoạt động bán buôn phần hoạt động bán lẻ công ty Phương pháp nghiên cứu Trong trình nghiên cứu tác giả dựa sở phương pháp luận vật biện chứng sử dụng phương pháp: phương pháp thống kê, tổng hợp, phân tích, đối chiếu, chứng minh, so sánh lý luận thực tiễn cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty thương mại dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh Những đóng góp luận văn Luận văn góp phần hệ thống hóa làm rõ lý luận kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền, đặc biệt kiểm sốt nội đối chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp kinh doanh xăng, dầu, nhớt Luận văn phân tích, đánh giá thực trạng kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty thương mại dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh, tồn tại, hạn chế kiểm soát nội bán hàng thu tiền cơng ty, từ đề biện pháp tương đối đồng để hoàn thiện chu trình cơng ty Thực biện pháp giúp cho công ty tăng cường hiệu hoạt động hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung luận văn kết cấu thành chương: Chương 1: Tổng quan kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Chương 2: Thực trạng kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty thương mại dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh Chương 3: Hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty thương mại dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh Chương TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 1.1 Tổng quan hệ thống kiểm soát nội 1.1.1 Sự cần thiết lợi ích hệ thống kiểm sốt nội (KSNB) Sau hàng loạt vụ bê bối lớn xảy giới ngành viễn thông, kéo theo sụp đổ công ty kiểm toán quốc tế tầm cỡ, với yếu tố bất ổn mơi trường kinh doanh có tác động đến hoạt động doanh nghiệp, nhận thức điều nhà quản lý ngày quan tâm ngày nhiều đến vấn đề thể chế doanh nghiệp, quản lý rủi ro kiểm soát nội trình thiết kế thực thi chiến lược cho doanh nghiệp Xét góc độ quản lý, đến lúc cần đặt câu hỏi lớn vấn đề đạo đức nghề nghiệp doanh nghiệp, tổ chức khả vận hành thiết kế hệ thống có liên quan đến thể chế doanh nghiệp, kiểm soát nội quản lý rủi ro với tác dụng thiết chế giám sát từ bên Những học đắt giá không đơn giản vấn đề cải vật chất mà quan trọng vấn đề niềm tin Ở Việt Nam theo đánh giá chuyên gia, trừ doanh nghiệp liên doanh với nước doanh nghiệp xây dựng hệ thống chứng ISO, phần lớn doanh nghiệp Việt Nam chưa hiểu rõ cần thiết, lợi ích cách xây dựng, tổ chức vận hành hệ thống kiểm soát nội Cơng tác kiểm tra, kiểm sốt chồng chéo kết cuối với thói quen tìm lỗi đổ trách nhiệm trọng kiểm tra, kiểm sốt tồn hoạt động tổ chức, lấy ngăn chặn phòng ngừa Một thực trạng phổ biến phương pháp quản lý nhiều cơng ty lỏng lẻo, cơng ty nhỏ quản lý theo kiểu gia đình, công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp mà thiểu kiểm tra đầy đủ Cả hai mơ hình dựa tin tưởng cá nhân thiếu quy chế thông tin, kiểm tra chéo phận để phòng ngừa gian lận Mặt khác, thống xung đột quyền lợi chung – quyền lợi riêng người sử dụng lao động người lao động luôn tồn song hành Nếu khơng có hệ thống kiểm sốt nội bộ, làm để người lao động khơng quyền lợi riêng mà làm điều thiệt hại đến lợi ích chung tồn tổ chức, người sử dụng lao động? Làm để quản lý rủi ro? Làm phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp cách xác, khoa học dựa tin tưởng cảm tính? Chính vậy, việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội phần thiết yếu cơng tác quản lý doanh nghiệp, chế giám sát Hệ thống giúp Ban giám đốc đạt mục tiêu kinh doanh doanh nghiệp ngăn chặn hoạt động bất hợp lệ Hệ thống kiểm sốt nội khơng tài liệu hướng dẫn mà nhân cấp tổ chức phải tham gia thực Đó trình thiết kế chặt chẽ, phương tiện để đạt mục đích, tự khơng dừng lại mà phải đưa đảm bảo hợp lý việc cần phải đạt mục tiêu kinh doanh doanh nghiệp Một hệ thống kiểm soát nội vững mạnh đem lại lợi ích sau cho đơn vị:  Giảm bớt rủi ro tiềm ẩn kinh doanh (sai sót vơ tình gây thiệt hại, rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm…)  Đảm bảo tính xác số liệu kế tốn báo cáo tài doanh nghiệp  Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mát hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp  Đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy, quy chế quy trình hoạt động tổ chức quy định doanh nghiệp  Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đề Như cơng ty phát triển lên lợi ích hệ thống kiểm soát nội trở nên to lớn Người chủ đơn vị gặp nhiều khó khăn việc giám sát kiểm tra rủi ro dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp thân Đối với đơn vị mà có tách biệt lớn người quản lý cổ đơng, hệ thống kiểm sốt nội vững mạnh góp phần tạo nên tin tưởng cao cổ đông Xét điều này, hệ thống kiểm soát nội vững mạnh nhân tố hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, điều quan trọng công ty có nhà đầu tư bên ngồi Các nhà đầu tư thường trả giá cao cho công ty có rủi ro thấp 1.1.2 Khái niệm hệ thống kiểm sốt nội Kiểm tra, kiểm sốt ln khâu quan trọng quy trình quản trị, nhà quản lý thường tâm đến việc hình thành trì hoạt động kiểm soát để đạt mục tiêu tổ chức Khái niệm kiểm sốt nội hình thành phát triển, trở thành hệ thống lý luận vấn đề kiểm sốt tổ chức, khơng phục vụ cho cơng việc kiểm tốn viên mà liên quan mật thiết đến vấn đề quản trị doanh nghiệp Theo Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ việc chống gian lận báo cáo tài (COSO): Kiểm sốt nội trình người quản lý, hội đồng quản trị nhân viên doanh nghiệp chi phối, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm thực ba mục tiêu đây: - Đối với báo cáo tài chính, kiểm sốt nội phải đảm bảo tính trung thực đáng tin cậy, người quản lý doanh nghiệp phải có trách nhiệm lập báo cáo tài phù hợp với chuẩn mực chế độ kế toán hành - Đối với tính tn thủ, kiểm sốt nội trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành luật pháp qui định Bên cạnh đó, kiểm sốt nội phải hướng thành viên doanh nghiệp vào việc tuân thủ sách, qui định nội bộ, qua đảm bảo đạt mục tiêu doanh nghiệp - Đối với hữu hiệu hiệu hoạt động, kiểm soát nội giúp doanh nghiệp bảo vệ sử dụng hiệu nguồn lực, bảo mật thơng tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực chiến lược kinh doanh doanh nghiệp Theo liên đồn kế tốn quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội hệ thống bao gồm sách, tiêu chuẩn, thủ tục thiết lập đơn vị nhằm cung cấp đảm bảo hợp lý việc thực mục tiêu sau: + Bảo vệ tài sản đơn vị, + Đảm bảo tin cậy trung thực thông tin, + Đảm bảo việc thực chế độ pháp lý + Đảm bảo hiệu hoạt động hiệu quản lý Có thể đúc kết lại: Kiểm sốt nội hệ thống sách, thủ tục, biện pháp kiểm soát đặc thù ban lãnh đạo đơn vị thiết lập nên nhằm kiểm tra, theo dõi hoạt động đơn vị phục vụ cho nhu cầu quản lý, đảm bảo việc thực mục tiêu: bảo vệ tài sản đơn vị, đảm bảo độ tin cậy thông tin, đảm bảo việc thực chế độ pháp lý, đảm bảo hiệu hoạt động hiệu quản lý, phát kịp thời rắc rối kinh doanh…một cách hiệu Như kiểm soát nội phải đạt mục tiêu sau: Mục tiêu bảo vệ tài sản đơn vị Tài sản đơn vị bao gồm tài sản vơ hình, tài sản hữu hình, chúng bị đánh cắp, lạm dụng vào mục đích khác bị hư hại khơng bảo vệ hệ thống kiểm sốt thích hợp Ngồi tài sản hữu, đơn vị có tài sản phi vật chất sổ sách kế toán, tài liệu quan trọng khác…cũng cần bảo vệ bảo mật, không gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị Vì việc bảo vệ tài sản ln yêu cầu đặt nhà quản lý Mục tiêu bảo đảm độ tin cậy thông tin Thơng tin kinh tế, tài máy kế toán xử lý tổng hợp quan trọng cho việc hình thành định nhà quản lý Các báo cáo tài lập trình bày theo quy định pháp luật Đây vấn đề thuộc trách nhiệm người quản lý Nếu thơng tin tài khơng trung thực, người quản lý chịu trách nhiệm trước pháp luật bên tổn thất gây cho họ Bảo đảm việc thực chế độ pháp lý Kiểm soát nội thực doanh nghiệp nhà quản lý xây dựng dựa vào điều kiện thực tế khả thực đơn vị Tuy nhiên, kiểm sốt nội phải đảm bảo tuân thủ tuyệt đối định chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Cụ thể, công tác kiểm soát cần: - Ngăn chặn phát kịp thời xử lý sai phạm gian lận hoạt động doanh nghiệp - Đảm bảo việc ghi chép kế tốn đầy đủ, xác việc lập báo cáo tài trung thực khách quan - Duy trì kiểm tra tn thủ sách có liên quan đến hoạt động doanh nghiệp Sự tuân thủ gắn liền với trách nhiệm người quản lý Những hành vi sai phạm dù gây trách nhiệm liên đới đến nhà quản lý đơn vị Mục tiêu bảo đảm hiệu hoạt động hiệu quản lý Các q trình kiểm sốt đơn vị thiết kế nhằm ngăn ngừa trùng lặp không cần thiết tác nghiệp gây lãng phí hoạt động sử dụng hiệu nguồn lực doanh nghiệp Ngồi tính hiệu thể qua việc sử dụng nguồn lực đơn vị, kể nguồn nhân lực cách tối ưu Nếu phương tiện sử dụng lãng phí , suất làm việc thấp công việc không cân nhắc cẩn thận chi phí – lợi ích cuối cùng, đơn vị bị ảnh hưởng Do để đảm bảo hiệu lực hiệu hoạt động, cần có tiêu chuẩn, định mức hoạt động Như vậy, mục tiêu kiểm soát nội rộng, chúng bao trùm lên hoạt động có ý nghĩa quan trọng tồn phát triển đơn vị Tuy nằm thể thống song bốn mục tiêu đơi có mâu thuẫn với tính hiệu hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách cung cấp thông tin đầy đủ tin cậy Nhiệm vụ nhà quản lý xây dựng hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu kết hợp hài hòa bốn mục tiêu 1.1.3 Vai trò kiểm soát nội quản lý Để quản lý hoạt động doanh nghiệp, nhà quản lý phải có cơng cụ đưa trình tự, bước kiểm soát hoạt động doanh nghiệp Tồn sách, nội quy quy chế thủ tục kiểm soát thiết lập để điều hành hoạt động doanh nghiệp kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội bộ: - Tạo điều kiện cho đơn vị điều hành quản lý kinh doanh cách có hiệu nhờ thủ tục kiểm sốt nhằm tránh lãng phí nguồn lực trình hoạt động sản xuất kinh doanh - Kiểm sốt nội có đảm bảo giám sát mức độ hiệu quả, hiệu định trình thực thi, bảo đảm qui trình, thể thức qui định - Kịp thời phát vấn đề nảy sinh kinh doanh để hoạch định thực biện pháp đối phó - Ngăn chặn phát gian lận xảy trình kinh doanh nhờ thủ tục kiểm soát hữu hiệu - Đảm bảo ghi chép kế toán đầy đủ, thể thức nghiệp vụ xảy - Bảo vệ tài sản doanh nghiệp, hạn chế thông tin bị lạm dụng sử dụng sai mục đích, chế thị trường cạnh tranh gay gắt bí mật thơng tin điều kiện dẫn đến thành công đơn vị 1.1.4 Các phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội Bao gồm yếu tố: Mơi trường kiểm sốt; Hệ thống kế tốn Các thủ tục kiểm soát 81 Đối với hệ thống chứng từ như: Phiếu thu, hóa đơn GTGT cơng ty nên thực việc đánh số thứ tự đầy đủ trước sử dụng Làm vừa tránh nhầm lẫn vừa dễ kiểm tra kiểm soát lại cần thiết Để tránh trường hợp đơn đặt hàng chấp nhận mà có điều khoản điều kiện khơng xác, khơng đảm bảo tốn từ phía khách hàng Một giải pháp thực là: Cơng ty nên có mẫu đơn đặt hàng chuẩn mẫu nên đánh số thứ tự trước phải người có thẩm quyền kí duyệt chấp nhận đơn đặt hàng Đối với khách hàng quen thuộc phòng kinh doanh nên sử dụng đơn đặt hàng chuẩn Bảng 3.3: Đơn đặt hàng Cơng ty TM & DVTH Hòa Khánh 14 Nguyễn Tri Phương – Đà Nẵng ĐƠN ĐẶT HÀNG Số: … Họ tên khách hàng:…………………………………………………………………… Tên đơn vị:…………………………………………………………………………… Địa chỉ: ………………………… Điện thoại: ……………… Fax:………………… Ngày đặt hàng:………………………………………………………………………… Ngày giao hàng:………………………………………………………………………… Địa điểm giao hàng:…………………………………………………………………… Phương thức giao hàng:………………………………………………………………… STT Tên hàng ĐVT Số lượng Quy cách Kích cỡ … … … … … … … … … … … … Ngày … tháng … năm … Người lập 82 Thông thường tiến hành bán chịu cho khách hàng, đơn vị muốn thu hồi nợ khoảng thời gian ngắn Do đó, định kì doanh nghiệp cần phải lập bảng phân tích tuổi nợ để xem xét khoản phải thu khách hàng theo tuổi nợ Bảng phân tích tuổi nợ kế tốn cơng nợ phải thu lập lập cho đối tượng khách hàng 3.2.2.2 Tổ chức sổ theo dõi nợ phải thu Tổ chức Sổ theo dõi nợ phải thu: từ sổ đưa số liệu vào Bảng phân tích tuổi nợ Bảng 3.4: Bảng phân tích tuổi nợ Hơm nay: Số hóa đơn BẢNG PHÂN TÍCH TUỔI NỢ (ĐVT: 1.000 đ) 1/5/2010 Ngày hóa đơn Khách hàng Ngày toán Số tiền 1001 9/12/2009 Cty Thiên Nga 10/27/2009 10 1002 10/14/2009 Cty Minh Trang 10/30/2009 43 1003 11/1/2009 11/8/2009 540 Cty Hồng Vân Tình trạng nợ Số ngày hạn Số tiền hạn 1- 30 ngày 31- 60 ngày 61- 90 ngày Trên 90 ngày … Tổng: Việc lập bảng phân tích tuổi nợ giúp cho công ty nắm rõ tình hình cơng nợ khách hàng mình, xem xét uy tín khách hàng để có biện pháp đòi nợ thích hợp Mặt khác, bảng phân tích tuổi nợ để phân tích nợ phải thu khó đòi để kế tốn lập dự phòng Đồng thời dùng để xem xét nghiệp vụ nợ q hạn có thật hay khơng 3.2.3 Hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền 3.2.3.1 Xác định mục tiêu kiểm sốt Cơng ty xác định mục tiêu kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền sau: Doanh thu bán hàng có thật đạt mức mong muốn theo dự toán tiêu thụ lập Tiền thu từ bán hàng đảm bảo thu đủ, lịch dự kiến thu tiền lập kèm theo dự toán tiêu thụ 83 Như việc xác định rõ ràng mục tiêu giúp cho cơng tác kiểm sốt cơng ty trở nên hữu hiệu nhằm đạt mục tiêu đề 3.2.3.2 Kiểm tra đối chiếu Việc kiểm tra, đối chiếu kết thực với kế hoạch đặt bước công việc thiếu q trình kiểm sốt, giúp cho cơng ty so sánh kết thực thực tế với kế hoạch đặt Đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền, để kiểm tra, đối chiếu kết thực doanh thu việc thu tiền, phận liên quan phải thực tốt nhiệm vụ Nếu dự tốn lập cho tháng đến cuối tháng, kế tốn liên quan phải báo cáo số liệu cho cấp có thẩm quyền Cụ thể: Kế tốn tiêu thụ cơng nợ phải thu phải thống kê doanh thu nghiệp vụ bán hàng xảy kì, thể báo cáo doanh thu tiêu thụ Thống kê tình hình tốn tiền khách hàng, thể báo cáo tình hình thu tiền hàng Từ số liệu báo cáo lên, công ty cử người có đủ trình độ lực để tiến hành kiểm tra, đối chiếu tình hình thực so với dự tốn lập Ví dụ 2: từ số liệu phần ví dụ 1, mặt hàng dầu, ta có tình hình doanh thu thu tiền thực tế thể qua báo cáo sau: Bảng 3.5: Báo cáo doanh thu tiêu thụ STT BÁO CÁO DOANH THU TIÊU THỤ Tháng 12 năm 2010 Mặt hàng: Dầu nhờn INDO Chỉ tiêu Số liệu Số lượng tiêu thụ (lít) 42.000 Đơn giá bán (1000 đ) 16.1 Doanh thu (1000 đ) Thuế GTGT Tổng toán 678.300 67.830 746.130 84 Bảng 3.6: Báo cáo tình hình thu tiền STT BÁO CÁO TÌNH HÌNH THU TIỀN Tháng 12 năm 2010 Mặt hàng: Dầu nhờn INDO Chỉ tiêu Số liệu Thu nợ tháng 11/2010 184.800 Tiền hàng tháng 12/2010 522.291 Tổng cộng 707.091 3.2.3.3 So sánh kết thực tế với kế hoạch Sau đo lường kết thực hiện, phải tiến hành so sánh kết với dự tốn lập, tìm chênh lệch thực tế dự tốn Đây cơng việc quan trọng cơng tác kiểm sốt, giúp cho nhà quản lý đánh giá tình hình hoạt động cơng ty thời gian qua có điều chỉnh hợp lý nhằm nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh Để so sánh kết thực doanh thu bán hàng thu tiền so với dự toán lập, cần sử dụng phương pháp so sánh để phân tích chênh lệch Ta phân tích chênh lệch thể ví dụ thơng qua bảng sau: Bảng 3.7: Bảng so sánh tình hình thực doanh thu SO SÁNH TÌNH HÌNH THỰC HIỆN DOANH THU Tháng 12/2010 Mặt hàng: Dầu nhờn INDO ĐVT: 1000đ Kế hoạchThực tếBiến độngSLĐGDTSLĐGDTSLĐGDT(1)(2)(3)=(1)*(2)(4)(5)(6)=(4)*(5) (7)=(4-1)*(5)(8)=(5-2)*(4)(9)=(7)+(8)40.00016640.00042.00016.1678.30032.2004.20036.400 85 Bảng 3.8: Bảng so sánh tình hình thu tiền SO SÁNH TÌNH HÌNH THU TIỀN Kế hoạch 640.000 Tháng 12/2010 Mặt hàng: Dầu nhờn INDO Thực tế 678.300 Biến động 38.300 Qua bảng số liệu trên, ta thấy biến động số lượng đơn giá ảnh hưởng rõ rệt đến biến động doanh thu tình hình thu tiền cơng ty Sự biến động đơn giá giá thị trường nhiên liệu tăng nguyên nhân khách quan tình hình lạm phát cao diễn mà khơng kiểm soát Sự biến động số lượng hàng bán cách thức phục vụ nhân viên bán hàng nhu cầu theo mùa người tiêu dùng Do đó, tăng doanh thu kiếm nhiều lợi nhuận cho cơng ty cơng ty cần ý đến tác phong làm việc thái độ làm việc nhân viên khách hàng Đây yếu tố định đến tồn lâu dài phát triển công ty tương lai 3.2.3.4 Hồn thiện kiểm sốt nội nghiệp vụ bán hàng a Đối với hình thức bán bn: Để tăng cường kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền, công tác cần hồn thiện sau: • Khách hàng có nhu cầu mua hàng dù khách hàng cũ hay khách hàng cơng ty nên sử dụng đơn đặt hàng Đơn đặt hàng công ty thiết kế sẵn, khách hàng cần điền theo mẫu Sau xem xét yêu cầu khách hàng khả cung ứng cơng ty, phòng kinh doanh chuyển lên cho giám đốc để thực việc phê duyệt bán chịu (1) 86 • Việc ký kết hợp đồng mua bán phải giám đốc ký duyệt, đặc biệt hợp đồng có giá trị lớn Chỉ trường hợp vắng giám đốc ủy quyền cho phó giám đốc trưởng phòng kinh doanh ký duyệt (2) • Phải xem xét kỹ điều khoản bán chịu trước xét duyệt Hợp đồng mua bán, như: khả tốn, tình hình kinh doanh đối tác • Phòng kinh doanh sau lập chứng từ lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho Hóa đơn GTGT, biên giao nhận hàng hóa phải có phận độc lập kiểm tra lại trước lưu hành (3) • Phòng kinh doanh chuyển lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho cho thủ kho làm xuất hàng Thủ kho vào lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho xuất số lượng, chủng loại ghi phiếu xuất Nhân viên vận chuyển vào Hóa đơn để nhận hàng từ thủ kho Khi xuất hàng xong, vào phiếu xuất kho này, thủ kho ghi vào thẻ kho chuyển lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho cho kế tốn hàng hóa làm ghi sổ Cuối tháng, thủ kho kế tốn hàng hóa tiến hành đối chiếu thẻ kho sổ sách in (4) • Nếu bán hàng với số lượng lớn thay cuối tháng, thủ kho kế tốn hàng hóa tiến hành đối chiếu thẻ kho sổ sách in ra; động tác tiến hành thường xun • Việc đối chiếu cơng nợ khách hàng và công ty cần tiến hành thường xuyên công tác đôn đốc trả nợ phải thực theo kế hoạch để đảm bảo khoản doanh thu • Kế tốn phần hành vào Hóa đơn, phiếu xuất kho để tiến hành nhập vào máy tính Tại phòng kế tốn, kế tốn hàng hóa đối chiếu số lượng thực xuất phiếu xuất số lượng lệnh xuất xem thử có trùng khớp với khơng Sau đó, vào phiếu xuất kho kế tốn nhập vào máy, phần mềm tự động cập nhật vào sổ chi tiết hàng hóa, bảng tổng hợp chi tiết, kế tốn tiêu thụ, cơng nợ phải vào Hóa đơn cập nhật vào sổ chi tiết doanh thu, phải thu khách hàng bảng tổng 87 hợp chi tiết Kế toán tổng hợp cập nhật vào chứng từ ghi sổ sổ Cái TK 156, TK511 Đến cuối tháng, kế toán thực thao tác đơn giản phần mềm phần mềm cho số liệu xác giá vốn (5) Để hình dung rõ việc hồn thiện hình thức bán bn, ta có lưu đồ sau: 88 89 b Đối với hình thức bán lẻ Khách hàng Nhân viên bán hàng (1) Có nhu cầu hàng Kế toán cửa hàng Cửa hàng trưởng Xuất hàng (2) Lập Hóa đơn GTGT (3) Hóa đơn GTGT Nhận hàng Hóa đơn GTGT Ký xác nhận Hóa đơn GTGT Lập Bảng đơi cân đối hàng hóa, bảng tổng hợp Doanh thu (4) Thanh tốn Bảng cân đối hàng hóa, tổng hợp doanh thu Hình 3.2: Lưu đồ hồn thiện KSNB hình thức bán lẻ trực tiếp • Khi khách hàng cần lấy Hóa đơn, kế tốn cửa hàng phải tiến hành lập Hóa đơn GTGT cho khách (2) • Hóa đơn có đầy đủ chữ ký khách hàng, cửa hàng trưởng người lập Liên hóa đơn giao cho khách hàng, liên lại kế tốn cửa hàng giữ làm lập bảng cân đối hàng hóa bảng tổng hợp doanh thu (3) • Hằng ngày, kế toán cửa hàng lập bảng kê bán hàng, thu tiền theo buổi lưu trữ cẩn thận • Định kỳ thường xuyên hơn, kế toán cửa hàng phải gửi báo cáo, bảng tổng hợp phòng kế tốn cơng ty Kế tốn hàng hóa cơng ty tiến hành kiểm tra nhập liệu vào máy (4) 90 3.2.3.5 Hồn thiện kiểm sốt nội nghiệp vụ thu tiền a Thu tiền từ bán bn: + Trường hợp khách hàng tốn trực tiếp tiền mặt, hoàn thiện qua lưu đồ: Người nộp tiền Kế toán tiền mặt Kế toán trưởng Giám đốc Thủ quỹ KTCN Đề nghị nộp tiền S Nộp tiền Chứng từ liên quan: HĐ GTGT Kiể m tra chứn g từ (1) Đ (2) Lập phiếu thu Phiếu thu Ký duyệ t phiế u thu Ký duyệ t phiế u thu (3) (4) Phiếu thu Thu tiền xác nhận PT Phiếu thu (5) Phiếu thu Phiếu thu Sổ quỹ, báo cáo thu chi Sổ chi tiết tiền mặt Hình 3.3: Lưu đồ hồn thiện KSNB nghiệp vụ thu tiền mặt Phiếu thu Sổ chi tiết cơng nợ 91 • Kế toán tiền mặt kiểm tra chứng từ người nộp tiền mang đến Nếu chứng từ hợp lệ tiến hành lập phiếu thu Nếu không hợp lệ trả lại cho người nộp tiền (1) • Kế tốn trưởng ký duyệt phiếu thu.(2) • Giám đốc ký duyệt phiếu thu (3) • Thủ quỹ thu tiền ghi vào sổ quỹ, báo cáo thu chi Kế toán tiền mặt ghi vào sổ chi tiết tiền mặt, kế tốn cơng nợ ghi giảm nợ phải thu khách hàng sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng (4) • Cuối ngày thủ quỹ kế toán tiền mặt phải tiến hành kiểm tra đối chiếu với kế toán công nợ phải đối chiếu sổ chi tiết tiền mặt sổ chi tiết công nợ (5) +Trường hợp khách hàng tốn qua ngân hàng, hồn thiện qua lưu đồ: Ngân hàng cơng ty Kế tốn ngân hàng Kế tốn cơng nợ Nhận tiền khách hàng chuyển trả Nhận giấy báo Có Lập giấy báo Có Giấy báo Có (GBC) S Kiểm tra GBC Đ Sổ phụ ngân hàng GBC, chứng từ liên quan Sổ chi tiết TGNH Sổ chi tiết cơng nợ Hình 3.4: Lưu đồ hoàn thiện KSNB nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng 92 • Kế tốn ngân hàng nhận giấy báo Có ngân hàng gửi đến (1) • Kế tốn ngân hàng tiến hành kiểm tra giấy báo Có đối chiếu với chứng từ có liên quan Đúng vào sổ chi tiết tiền gửi, sai kế tốn ngân hàng chuyển trả lại cho ngân hàng Đồng thời kế tốn cơng nợ phải thu vào sổ chi tiết công nợ để ghi giảm nợ cho khách hàng (2) • Do lượng tiền thu ngày nhiều nên cuối ngày kế toán ngân hàng phải đối chiếu với sổ phụ ngân hàng đối chiếu với sổ chi tiết công nợ để đề phòng sai sót xảy (3) b Thu tiền từ bán lẻ: Việc thu tiền từ bán lẻ cửa hàng diễn với số lượng không lớn, tổng lượng tiền thu ngày không nhỏ nên yêu cầu kiểm soát với việc thu tiền từ cửa hàng bán lẻ phải thực chặt chẽ hơn: • Kế tốn cửa hàng cần thể vai trò kiểm soát chặt chẽ theo dõi sát lượng tiền từ nhân viên bán hàng thu Yêu cầu nhân viên bán hàng bấm trở máy vị trí số có khách hàng đổ tiếp để thể tính trung thực nhân viên tác phong làm việc cẩn thận, có trách nhiệm với khách hàng • Cuối buổi sáng, buổi chiều, buổi tối kế tốn cửa hàng phải có báo cáo số lượng, lượng tiền thu để tổng hợp vào cuối ngày, tránh tình trạng số liệu thống kê dồn vào cuối ngày, cuối tháng nhiều dễ dẫn đến sai sót khả chiếm dụng tiền thời gian ngắn Điều làm cho cơng tác quản lý kiểm tra tốt • Nếu lượng tiền thu từ đến ngày lớn địa điểm cửa hàng xa công ty, kế toán cửa hàng phải gửi tiền ngân hàng cơng ty để đảm bảo an tồn • Nên cần thiết thiết lập nhân viên bảo vệ cửa hàng có đơng khách, đảm bảo an tồn cho cửa hàng bảo vệ tài sản cửa hàng tốt 93 KẾT LUẬN CHƯƠNG Với thực tế nghiên cứu kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền công thương mại dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh, đề tài kết đạt vấn đề tồn cần khắc phục chu trình Từ có biện pháp giải nhằm tăng cường cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Với việc xây dựng áp dụng thủ tục kiểm soát nội thích hợp chu trình bán hàng – thu tiền, cơng ty ngăn ngừa sai sót, gian lận xảy ra, tiến tới thực mục tiêu đề 94 KẾT LUẬN Trước xu hội nhập phát triển kinh tế nay, cạnh tranh diễn khốc liệt, điều đòi hỏi doanh nghiệp ngày trọng hồn thiện cơng tác quản lý, tự đổi mới, nâng cao chất lượng sản phẩm, hàng hóa nhằm nâng cao sức cạnh tranh, giữ vững thị phần khẳng định vị Để thực điều đó, việc hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội nói chung kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền nói riêng yêu cầu cần thiết Cơng tác kiểm sốt nội tốt giảm thiếu gian lận xảy ra, đáp ứng yêu cầu quản lý, nâng cao độ tin cậy thơng tin tài chính, đem lại hiệu kinh doanh cách tốt Trên sở nghiên cứu lý luận thực tiễn kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền, đề tài đưa số giải pháp có sở, thiết thực, hợp lý, góp phần hồn thiện chu trình bán hàng – thu tiền công ty thương mại dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh Về bản, luận văn giải số vấn đề vận dụng hiệu cơng ty nói riêng doanh nghiệp hoạt động thương mại dịch vụ nói chung là: Trước nhất, đưa hệ thống vấn đề lý luận kiểm sốt nội nói chung kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền nói riêng doanh nghiệp thương mại dịch vụ Tiếp theo, đề tài phản ánh thiết thực đánh giá thực trạng cơng tác kiểm sốt nội bán hàng – thu tiền công ty thương mại dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh cách tồn diện, qua đưa đánh giá cụ thể thực trạng công tác đơn vị Cuối cùng, cần thiết phải hoàn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền công ty thương mại dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh, 95 đưa số giải pháp nhằm quản lý chặt chẽ nghiệp vụ thu chi, giảm thiểu gian lận, sai sót tăng sức cạnh tranh đơn vị giai đoạn phát triển ... Thực trạng kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty thương mại dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh Chương 3: Hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty thương mại dịch vụ tổng... soát nội chu trình bán hàng – thu tiền doanh nghiệp 1.2.1 Bản chất, chức chu trình bán hàng – thu tiền 1.2.1.1 Bản chất chu trình bán hàng – thu tiền Chu trình kinh doanh nói chung chu i kiện... sốt, nghiệp vụ kinh tế phải phê chu n đắn Sự phê chu n thực qua hai loại: Phê chu n chung phê chu n cụ thể Sự phê chu n chung thực thơng qua việc xây dựng sách chung mặt hoạt động cụ thể cho cán