PHƯƠNG PHÁP PHỎNG VẤN DỰA VÀO KHUNG NĂNG LỰC VÀ HÀNH VI

Mục tiêu hội thảoKết thúc hội thảo, chúng ta có thể có được các: Nhận biết được giá trị của phỏng vấn theo khung năng lực và phương pháp đánh giá Phát triển được kỹ năng đặt các câu

Ngày 24 tháng 7 năm 2015

PHƯƠNG PHÁP PHỎNG VẤN

Chương trình

Thời gian Chương trình

1:30pm – 1:45pm Giới thiệu: Bối cảnh và mục tiêu của hội thảo

1:45pm – 2:15pm Nội dung 1: Tầm quan trọng của phỏng vấn dựa trên khung năng lực:

Phỏng vấn dựa trên khung năng lực là gì?

Tại sao phải sử dụng phỏng vấn dựa trên khung năng lực?

3:45pm – 4:15pm Nhóm hoạt động nhóm 2:

Đóng vai- phỏng vấn theo khung năng lực với cac công cụ được cung cấp

4:15pm – 4:30pm Thảo luận về hiệu quả của phỏng vấn và sự khác biệt giữa 2 phương pháp

Hỏi và trả lời

Mục tiêu hội thảo

Kết thúc hội thảo, chúng ta có thể có được các:

Nhận biết được giá trị của phỏng vấn theo khung năng lực

và phương pháp đánh giá

Phát triển được kỹ năng đặt các câu hỏi để đi sâu đánh

giá câu trả lời của ứng viên

Hiểu được nền tảng cơ bản để thực hiện quá trình sử

dụng phương pháp phỏng vấn dựa trên khung năng lực để

áp dụng cho doanh nghiệp

Thu nhận và đánh giá trả lời của ứng viên

Phỏng vấn dựa trên

khung năng lực?

Phòng vấn dựa trên những câu chuyện trải nghiệm thực tế

Phỏng vấn dựa trên khung năng lực là gì?

“Là kiểu phỏng vấn trong đó người phỏng vấn đặt

câu hỏi để có được những câu chuyện/ví dụ cụ

thể và mới nhất về kết quả công việc đã qua của ứng viên, qua đó có được các ví dụ gần đây về

hành vi của họ liên quan đến kỹ năng và năng

lực theo yêu cầu của vi trí cần tuyển”

Phỏng vấn dựa trên khung năng lực là gì?

Thành công trong công việc

Tại sao Phỏng vấn dựa trên khung năng lực

quan trọng?

Ba mục tiêu lớn cho kết quả tuyển dụng tốt nhất

• Chính xác

• Công bằng

• Kết nối / Gắn kết (Buy-in)

– Máy tính lỗi, tính ra kết quả sai

– Hướng dẫn viên du lịch không quen địa bàn

– Quá trình tuyển chọn không thể dự đoán được hiệu suất công việc của ứng viên

Công bằng

• Là sự đảm bảo rằng hệ thống tuyển chọn của

bạn trao cơ hội được lựa chọn công bằng và

bình đẳng tới tất cả các ứng viên có năng lực

Một hệ thống lựa chọn công bằng:

– Được thiết lập dựa trên các tiêu chí lựa chọn hợp

lý và luôn được áp dụng một cách nhất quán

– Sử dụng cùng bộ tiêu chí tuyển dụng dựa trên

yêu cầu công việc cho tất cả các ứng viên

– Lọc ứng viên dựa trên yêu cầu công việc, không

Kết nối / Gắn kết

• Là mức độ mà những người tham dự quá trình

tuyển chọn đánh giá là xứng đáng Người phỏng vấn và ứng viên “gắn kết” trong quá trình tuyển

chọn nếu:

– Thời gian của họ dành cho quá trình tuyển chọn

được sử dụng hiệu quả

– Mọi người đều được lợi khi tham gia quá trình lựa chọn, dù kết quả tuyển dụng như thế nào

– Hình ảnh của tổ chức và phẩm chất của tất cả các ứng viên được bảo toàn

‘Sự phù hợp’

‘Sự gắn kết’

Các rủi ro khi tuyển dụng sai

Giá đắt của tuyển dụng tồi:

- 69% các công ty đã từng hứng chịu hậu

quả của việc tuyển dụng sai

05 hậu quả nghiêm trọng nhất

- Năng suất sụt giảm: 39%

- Tốn thời gian tuyển dụng và đào tạo

Bài tập nhóm Thực hành phỏng vấn

Thực tế hiện nay

Giải lao

15 phút

Phần 2 Các công cụ trong phỏng vấn tuyển dụng trên cơ sở

Phẩm chất ‘Phải có’ và phẩm chất ‘Nên có’

(Tình huống) Các cạm bẫy/lỗi thường gặp

• Người phỏng vấn bỏ qua các thông tin quan trọng

• Người phỏng vấn bỏ qua yếu tố phù hợp với công việc và phù hợp với tổ

chức

• Người phỏng vấn hỏi những câu hỏi không liên quan đến công việc

• Người phỏng vấn không xắp xếp các tiêu chí tuyển dụng theo một quá trình

• Ứng viên bị “khớp” vì quá trình tuyển dụng và không thể hiện được bản thân

• Sự cảm tính, thiên vị, khuôn mẫu làm ảnh hưởng đến việc xét đoán

• Người phỏng vấn không ghi chú đủ ý

• Người phỏng vấn hiểu sai thông tin ứng tuyển

• Người phỏng vấn đưa ra các quyết định có tính chụp mũ về ứng viên

• Nội dung phỏng vấn tuyển dụng thiếu tính hệ thống

• Người phỏng vấn để một đặc điểm nào đó ảnh hưởng đến đánh giá của

mình

Yếu tố quyết định sự thành công

Năng lực

Skills, traits and characteristics managers identify in the best performers, what all employees do that can

be seen, heard or documented

Những kỹ năng, cá tính và đặc điểm do các nhà quản

lý nhận dạng đối với những nhân viên có thành tích tốt, những điều tất cả nhân viên thực hiện có thể được nhìn, được nghe hoặc lưu lại

Corporate Team Player

Vai trò thành viên trong đội

Job specific

Công việc cụ thể

Ethical and reliable

Đạo đức và độ tin cậy

Personalised customer service

Dịch vụ khách hàng cá nhân

Communication

Giao tiếp

Adaptable and flexible

Tính thích nghi và linh hoạt

For Managers, Supervisors and Team Leaders

Dành cho các nhà quản lý, giám sát và trưởng nhóm Chủ động trong việc tạo ra Initiative to drive change

Respect & value all individuals

Tôn trọng & đề cao giá trị của mỗi cá nhân

Work efficiently

Làm việc hiệu quả positive attitudeProactive &

CÁC NĂNG LỰC CƠ BẢN

• Giao tiếp bằng miệng

• Giao tiếp bằng văn bản

Những năng lực mức cao hơn:

•Suy nghĩ chiến lược

NHỮNG NĂNG LỰC MỨC CƠ BẢN

NHỮNG NĂNG LỰC MỨC TRUNG

Yêu cầu Bằng chứng Tầm quan trọng (Rất quan trọng –

Quan trọng – Không thật quan trọng) Phần I – Trình độ và kinh nghiệm

(bằng cấp, chứng chỉ, số năm kinh

nghiệm, kiến thức chuyên môn, kỹ

năng); năng lực chuyên môn

Tốt nghiệp ngành kinh tế - marketing

hoặc Quản trị kinh doanh

Chứng chỉ về quản trị họat động

Tối thiểu 10 năm quản lý bán hàng Cần tìm người có kinh nghiệm quản lý

bán hàng trong ngành bán lẻ, hàng hóa tiêu dùng, dược phẩm, chuỗi cung ứng

Kiến thức về thị trường bán lẻ Việt

Nam

Chứng minh kinh nghiệm trong thị trường Việt Nam

Thành thạo tiếng Anh Kinh nghiệm giải trình cho những

người có quyền lợi liên quan bằng

Giám đốc bán hàng khu vực

Phần II: Kỹ năng lãnh đạo và Quản trị

hành vi

Khả năng ảnh hưởng Ví dụ thực tế về khả năng lãnh đạo

nhóm hoặc tạo thay đổi bằng việc tạo ảnh hưởng

Khả năng giải quyết vấn đề và ra quyết

định

Ví dụ thực tế về các tình huống phải ra quyết định

Giao tiếp hiệu quả Ví dụ thực tế về việc truyền thông đến

đối tượng ở phạm vi toàn khu vực

Phần III – Tính cách cá nhân (giá trị,

động lực, đặc điểm, phong cách)

Xây dựng quan hệ Ví dụ thực tế về việc xây dựng quan hệ

tốt với khách hàng và cấp dưới

Liêm khiết Chứng minh tính liêm khiết qua các

mối giao dịch với cơ quan chính phủ hoặc nhà cung ứng

Yêu cầu Bằng chứng Tầm quan trọng (Rất quan trọng –

Quan trọng – Không thật quan trọng) Criticalness (H-M-L)

Phần I – Trình độ và kinh nghiệm

(bằng cấp, chứng chỉ, số năm kinh

nghiệm, kiến thức chuyên môn, kỹ

năng); năng lực chuyên môn

Tốt nghiệp ngành kinh tế - marketing

hoặc Quản trị kinh doanh

Rất quan trọng

Chứng chỉ về quản trị họat động Không thật quan trọng

Tối thiểu 10 năm quản lý bán hàng Cần tìm người có kinh nghiệm quản lý

bán hàng trong ngành bán lẻ, hàng hóa tiêu dùng, dược phẩm, chuỗi cung ứng

Thành thạo tiếng Anh Kinh nghiệm giải trình cho những

người có quyền lợi liên quan bằng

Không thật quan trọng – Quan trọng Giám đốc bán hàng khu vực

Phần II: Kỹ năng lãnh đạo và Quản trị

hành vi

Khả năng ảnh hưởng Ví dụ thực tế về khả năng lãnh đạo

nhóm hoặc tạo thay đổi bằng việc tạo ảnh hưởng

Rất quan trọng

Khả năng giải quyết vấn đề và ra quyết

định

Ví dụ thực tế về các tình huống phải ra quyết định

Rất quan trọng

Giao tiếp hiệu quả Ví dụ thực tế về việc truyền thông đến

đối tượng ở phạm vi toàn khu vực

Không thật quan trọng – Quan trọng

Tính liêm khiết Chứng minh tính liêm khiết qua các

mối giao dịch với cơ quan chính phủ hoặc nhà cung ứng

Rất quan trọng

Bài tập nhóm Các yếu tố thành công thiết yếu cho

vị trí Trưởng phòng đào tạo tại H&M

So sánh phỏng vấn truyền thống và phỏng vấn tình

huống với phỏng vấn dựa trên năng lực

so với

Hãy kể 1 dịp khi …

- Hãy kể cho tôi nghe về một lần, khi…

-Hãy cho một

ví dụ anh/chị làm thế nào…

- Anh/chị giải quyết thế nào với…

Tôi yêu các câu hỏi tình

Câu hỏi phỏng vấn dựa trên năng lực – Vị trí Giám đốc kinh doanh khu vực

– Mô tả về thời gian bạn cải thiện hiệu suất làm việc của một nhóm Điều gì là thách thức với bạn và

bạn đã làm thế nào để giải quyết chúng?

– Đưa ra 1 ví dụ về rủi ro mà bạn gặp phải Tại sao bạn lại quyết định chấp nhận rủi ro đó?

•Về Ra Quyết Định

– Đưa 1 tình huống mà bạn phải ra quyết định khi bạn không có tất cả các thông tin thực tế?

– Bạn có thể đưa ra một tình huống mà bạn phải ra quyết định ngay lập tức?

•Về Quản Lý Thời Gian

– Bạn có thể kể về 1 tình huống bạn phải thay đổi quyết định và phút cuối cùng cho kế hoạch kinh

doanh của bạn và bạn đã xử lý tình huống đó như thế nào Kết quả là gì?

– Kể cho tôi nghe tình huống khi bạn phải đánh đổi điều gì đó để hoàn thành đúng thời hạn công việc Điều gì được bạn lựa chọn và quyết định cũng như tác động đến quyết định của bạn?

•Về tạo ảnh hưởng

– Mô tả tình huống mà bạn có thể tạo ảnh hưởng tới người khác trong 1 vấn đề quan trọng Bạn đã

sử dụng phương pháp hay chiến thuật nào trong tình huống đó?

– Mô tả tình huống bạn cần phải tạo ảnh hưởng tới các đối tác khác nhau – những người có các

chương trình khác nhau

•Toàn vẹn

– Khi bạn phải nói dối để đạt được mục tiêu, tại sao bạn làm điều đó? Bạn cảm thấy thế nào nếu bạn

NHIỆM VỤ - Bạn được mong đợi sẽ thể hiện như thế nào ?

- Kết quả như thế nào ?

- Phản hồi từ những người khác trong tình huống ấy như thế nào ?

- Bạn rút ra bài học gì từ tình huống ấy ?

ST – SITUATION OR TASK (TÌNH HUỐNG HAY NHIỆM VỤ)

A – ACTION (HÀNH ĐỘNG)

R- RESULT (KẾT QUẢ)

CÂU HỎI MẪU KIỂM TRA NĂNG LỰC

Khả năng thích ứng

•Hãy cho chúng tôi biết về sự thay đổi lớn nhất mà bạn đã trải qua trong công việc trước đây của bạn Bạn đã giải quyết nó như thế nào?

Khả năng giao tiếp

•Bạn có thể kể cho chúng tôi một trường hợp nào đó bạn đã không thể giao tiếp hay ứng xử hợp lý được không? Nếu được làm lại, bạn nghĩ mình sẽ làm gì để thay đổi điều đó?

•Hãy mô tả 1 tình huống khi bạn phải giải thích một việc rất phức tạp với đồng nghiệp của mình Vấn đề gì đã xảy

ra và bạn đối phó với nó như thế nào?

Khả năng sáng tạo

•Đã có khi nào bạn xử lí một tình huống với một cách tiếp cận độc đáo của riêng bạn khác với những gì mọi người vẫn hay làm chưa? Có thử thách nào không? Bạn đã đối mặt và xử lí nó như thế nào?

Tính quyết đoán

•Hãy nói cho chúng tôi biết về 1 quyết định của bạn dù biết rằng nó không đi theo lối suy nghĩ của đa số mọi

người Bạn đã giải quyết quá trình ra quyết định đó như thế nào? Bạn xử lí ra sao với những phản hồi không tích cực từ những người khác?

CÂU HỎI MẪU KIỂM TRA NĂNG LỰC

• Khả năng lãnh đạo

Hãy mô tả tình huống khi bạn được giao nhiệm vụ lãnh đạo và cải thiện khả năng làm việc của một nhóm nào đó Bạn có gặp thử thách nào không? Nếu có, bạn đã giải quyết chúng như thế nào?

• Sự bền bỉ

Bạn đối mặt với áp lực như thế nào?

Hãy mô tả tình huống khi bạn nhận được phản hồi không tích cực từ phía cấp trên, đồng nghiệp hoặc khách hàng Bạn đã đối mặt với nó như thế nào? Và kết quả ra sao?

Bài tập nhóm

Vị trí phỏng vấn

BÀI HỌC RÚT RA

• Thế nào là phỏng vấn năng lực hành vi?

• Tại sao nó lại quan trọng?

• Những yếu tố tư duy phê phán làm nên thành công

• Những điều “Phải có” và những điều “Muốn có”

• Cách xây dựng cấu trúc câu hỏi phỏng vấn năng lực

hành vi

• Phương pháp STAR

• Cách áp dụng những bài học này vào tổ chức của

mình