Phuong phap 5s

Áp dụng Phương Pháp 5S tại nơi làm việc để nâng cao hiệu quả, năng suất lao động.

Trang 1

Được soạn bởi Phượng Vương Được soạn bởi Phượng Vương 1111

PHƯƠNG PHÁP 5S

Trang 2

Được soạn bởi Phượïng Vương Được soạn bởi Phượïng Vương 222

Mục tiêu chuyên đề

Sau khi học xong, học viên có

thể:

Nhận thức được lợi ích của 5S

Xác định được những bất hợp

lý tại nơi làm việc

Vận dụng hiệu quả chương

trình 5S trong hoạt động nhân

sự, tăng cường hiệu quả làm

việc

Trang 3

5S Principle 5S Principle

S1 Seiri Sort Organization Throw Away

Trang 4

Trang 5

CHU KỲ LẶP LẠI CỦA 5S

Săn sóc

Sắp xếp Sẵn sàng

Sạch sẽ Sàng lọc

Trang 6

5S

MỤC ĐÍCH & TÁC DỤNG

Trang 7

Trang 8

Định nghĩa

Phân loại & bỏ đi những vật

dụng, những công việc không

cần thiết

Tìm nguyên nhân có kế

hoạch & biện pháp ngăn ngừa

tái diễn

Trang 9

Mục đích sàng lọc

Tạo không gian hữu dụng, hiệu quả

Phòng trường hợp sử dụng lầm

Phòng ngừa biến chất & nguồn vốn bị

ứ đọng

Tạo nơi làm việc thoải mái

Trang 10

Đối tượng sàng lọc:

Máy móc, trang thiết bị không sử

dụng/hư hỏng

Tài liệu, sách báo, bảng treo, áp

phích không có giá trị sử dụng

Vật dụng không cần thiết

Công việc không cần thiết

Trang 11

Phương thức sàng lọc:

Xây dựng nhận thức chung

Kiểm tra toàn diện nơi công tác

Thực hiện sàng lọc

Lập tiêu chuẩn sàng lọc

Gắn thẻ đỏ vào vật không cần thiết

Quyết định phương thức thải hồi

Điều tra mật độ sử dụng, quyết định

số lượng & phương pháp bảo quản

Trang 12

Thỉnh thoảng

dùng Thường dùng

Không có giá trị nhưng bỏ thì phí Có thể bán

Không có giá trị, dễ hủy

Phân tầng Hành động yêu cầu

Hủy ngay Tìm người mua

Tìm cách tận dụng hoặc hủy tốt nhất

Để gần Có thể đặt khá xa Bố trí kho riêng với nhãn mác rõ ràng

Trang 13

Định nghĩa

Sắp đặt những thứ cần thiết

theo đúng vị trí để thuận tiện

cho việc sử dụng

Trang 14

Mục đích

Rút ngắn thời gian chuẩn bị

Giảm bớt lượng tồn kho

Phòng ngừa việc dùng lầm

Xây dựng nơi làm việc thuận tiện

Đối tượng: thời gian lãng phí

Trang 15

Seiton - Vị trí sắp xếp

Lập bản đồ bố trí vật dụng

Lưu ý tính chất linh hoạt vận chuyển

Những chất nguy hiểm, chất hữu cơ

phải được bảo quản ở nơi đặc biệt

Trường hợp bất đắc dĩ để vật phẩm ở

ngoài khu vực định vị thì phải để bảng

“để tạm”, nêu rõ lý do & thời gian

Trang 16

Bảy nguyên tắc của Seiton

Tuân thủ nguyên tắc FIFO

Mỗi đồ vật được bố trí 1 chỗ riêng

Ghi nhãn hệ thống

Dễ thấy

Dễ lấy, dễ vận chuyển, dễ sử dụng

Tách công cụ chuyên dùng & đa năng

Bố trí công cụ thường dùng gần người sử dụng

Seiton – Phương pháp sắp xếp

Trang 17

FIFO - đẩy ra

Lưu kho theo hàng sản phẩm Vận chuyển bằng cách trượt

Trước khi tiến hành 5S

Trang 18

Các vị trí dành riêng

Nhãn tên phù hợp

Trang 19

Ghi nhãn các vị trí

dành riêng Nhận diện theo màu sắc

Trang 21

Đặt đúng nhãn ghi

Nhận diện theo

màu sắc

Trang 22

Đường ống treo lên các móc Nhận dạng bằng màu sắc Bề mặt sàn sạch sẽ

Trang 23

Sàng lọc phế thải Không chất đống theo

hàng ngang Không để trên sàn nhà

Trang 24

Trang 25

Phân chia màu định vị

Đường đi, đường nhánh,

đường định vị chi tiết

Nguyên liệu chờ gia công

Thành phẩm đã gia công

Hàng không tốt

Hàng chờ thu hồi, để tạm

Không được để hàng,

không được đi vào…

Seiton – Vẽ đường định vị

Trang 26

Hoạt động 5S trong văn phòng

Giảm bớt sổ sách, biểu mẫu, giấy

tờ, hồ sơ và những thứ linh tinh

không cần thiết khác

Cải thiện dụng cụ văn phòng

Lưu giữ văn phòng trong trạng

thái ngăn nắp, sạch sẽ

Trang 27

Hoạt động 5S trong văn phòng

Áp dụng quản lý hiển thị

Áp dụng phương châm “một là tốt”:

Tài liệu/ hồ sơ thống nhất hình thức,

lưu trữ một nơi

Thông báo một trang

Hội họp trong một giơ

Điện thoại trong một phút

Một ngày để xử lý

Trang 28

Phân loại tài liệu/ hồ sơ

Nên phân loại & hệ thống hoá

các tài liệu/ hồ sơ

Hợp nhất các tài liệu/ hồ sơ có

liên quan vào 1 tập bìa cứng

Trang 29

Lưu giữ tài liệu/ hồ sơ

Ký mã hiệu thống nhất: XX-YY-ZZ

Chuẩn hóa khung dạng, kích thước

Quản lý bằng nhãn mác, màu sắc để nhận dạng nhanh

Ghi rõ tên, mã số ở sau gáy các tập hồ sơ

Nên dùng các tập bìa cứng loại mỏng

Trang 30

Chỉ giữ một hồ sơ gốc cho mỗi bộ

tài liệu

Hạn chế việc phân phối

Lưu giữ đúng nơi qui định

Các tập bìa cứng nên để dựng

đứng

Trang 31

Lưu giữ hồ sơ sao cho có thể truy cập được ngay

Tạo điều kiện để mọi người tiếp cận và sử dụng thông tin Tổ chức hồ sơ theo đơn vị quản lý

Thường xuyên loại bỏ các tài liệu/ hồ

sơ không cần thiết Cần lập tiêu chuẩn hoặc chỉ tiêu lưu giữ và thanh lý

Trang 32

Hồ sơ điện tử:

Thường xuyên loại bỏ file rác

Đặt tên file và thư mục thống nhất

Lưu các file vào đúng thư mục

Khi cần thêm header/ footer có

đường dẫn ở các hồ sơ

Quản lý email: lưu trữ hay

xóa

Trang 33

Danh mục kiểm tra TL/HS

TL/ HS này đã được đánh số lưu giữ?

Có đầy đủ các trang và phụ lục kèm theo?

Có tờ nào thừa không liên quan đến TL này?

Trên tài liệu có ghi ngày nhận & ngày xử lý?

Các ghi chú và tựa đề có rõ ràng, dễ hiểu?

Hồ sơ có được đánh số & ghi thời hạn lưu giữ?

Trang 34

Văn phòng

Ngăân chia & bảng tên các đơn vị

Lối đi phải đi từ 80cm trở lên

Bàn làm việc:

Điện thoại, khay công văn

Các hộc tủ phải để riêng biệt các vật phẩm theo qui định thống nhất và ghi rõ bên ngoài hộc

Trang thiết bị văn phòng: chữ U, O

Trang 35

Ngăn kéo bàn viết

Nên hạn chế mỗi loại bút một cây

– một bút chì, một bút đen, một

bút đỏ

Những dụng cụ ít khi dùng như

đột lỗ, dập kim, hồ dán không

nhất thiết giữ trong ngăn kéo

Trang 36

Định nghĩa

Vứt bỏ những vật dụng không

cần thiết, giữ gìn sạch sẽ nơi

làm việc

Trang 37

Mục đích

Giảm bớt tai nạn lao động

Tạo nơi công tác có hiệu suất tác nghiệp cao

Bảo đảm chất lượng sản phẩm

Trang 38

Phương pháp triển khai

Xác định đối tượng cần vệ sinh

Phân định trách nhiệm thực hiện

Quy định rõ tiến độ làm vệ sinh

Thiết lập tiêu chuẩn làm sạch

Thực hiện làm sạch

Qui hoạch nơi để đồ phế thải

Kiểm tra & loại trừ nguồn gốc gây

dơ bẩn

Trang 39

Định nghĩa

Duy trì sự ngăn nắp, sạch sẽ,

mỹ quan của khu vực làm việc

Trang 40

Trang 41

Phương pháp thực hiện

Duy trì điều kiện tốt: 3 không

Thiết lập hệ thống thanh tra, đánh giá

Tổ chức thi đua giữa các phòng ban, các công ty

Trang 42

Định nghĩa

Tạo thói quen tuân thủ các qui định,

và thực hiện 4S trên một cách tự

giác

Mục đích

Tạo thói quen tốt

Xây dựng kỷ luật công nghiệp

Trang 43

Phương thức triển khai:

Bước 1: Tiếp tục thực hiện 4S trên

Bước 2: Xây dựng các qui tắc hay ràng buộc chung

Bước 3: Giáo dục huấn luyện mọi người thực hiện các qui tắc, ràng buộc

Trang 44

TỔ CHỨC THỰC HIỆN 5S

Trang 45

1 Định kỳ thực hiện tổng vệ

sinh và cho người đến thu thập rác thải

2 Phân công người chịu trách

nhiệm hủy bỏ

3 Xem xét và đánh dấu những

khu vực cần xử lý xung quanh nhà máy

THỰC HIỆN 5S ĐỊNH KỲ

Trang 46

THỰC HIỆN 5S ĐỊNH KỲ

4 Sử dụng phương pháp

kiểm soát trực quan, dùng màu sắc để nhận dạng

5 Bảo dưỡng định kỳ máy

móc, nhà xưởng

6 Tiến hành 5S ở mọi nơi

Bắt đầu từ nơi xa, khó nhìn thấy, khó thực hiện

Trang 47

Hoạt động 5S giai đoạn 2

Xác định mục tiêu và kế hoạch hoạt động 5S mới

Dùng hoạt động 5S có trọng điểm, có chủ đề để thay thế cho hoạt động 5S toàn diện trước đây

Quy định các biện pháp thi đua hoạt động 5S mới

Trang 48

BẢNG KIỂM TRA 5S CHO VĂN PHÒNG

Hạng mục Nội dung kiểm tra 1 2 3

1 Trong

văn

phòng

1 Văn phòng sạch sẽ (không rác vụn, dơ bẩn)

2 Bàn, tủ để thẳng hàng, song song, vuông góc?

3 Có qui định người bảo quản kho giấy, văn phòng phẩm

4 Không chất giấy tờ trên bàn

5 Không để lại giấy tờ trên bàn khi ra về

6 Ngăn kéo được sàng lọc, sắp xếp ngăn nắp

7 Không có các tập hồ sơ bên cạnh bàn hay dưới chân bàn

8 Các dụng cụ thường dùng như bấm lỗ, bấm giấy được dùng chung

9 Các văn thư được sắp xếp trong tập hồ sơ trước khi bấm lỗ

10 Không chất đống các đồ vật, giấy tờ đầy trên kệ,

trên đầu tủ

11 Có làm vệ sinh phòng toilet mỗi ngày

Cộng:

Trang 49

1 Trong

văn

phòng

12 Văn bản thông báo có sắp xếp hợp lý, ngay ngắn,

dễ đọc thông tin và sạch sẽ

13 Máy fax sạch sẽ, có khay để nhận & gửi fax, có mực

& giấy, bảo dưỡng & hoạt động tốt

14 Máy photo tắt máy khi không có người sử dụng,

được bảo dưỡng, không có tài liệu photo hỏng để trên máy,

15 Các dấu mộc sắp xếp ngay ngắn, quản lý tốt

16 Ổ cắm điện sạch sẽ, tiếp xúc tốt

17 Ghế ngồi của nhân viên được xếp ngay ngắn (sau giờ làm việc, sau khi rời chỗ ngồi)?

18 Trang phục của nhân viên đúng quy định

19 Dụng cụ, văn phòng phẩm cá nhân sắp xếp ngay

ngắn, gọn gàng tại bàn làm việc

20 Dây điện được cuộn gọn, an toàn

Cộng:

Trang 50

5 Các văn thư, tài liệu, giấy tờ có được định kỳ xem xét lại, rồi loại bớt ra

6 Có qui định nơi lưu giữ các phiếu liên lạc chung như giấy báo cáo, giấy biên bản hội nghị, giấy xin nghỉ phép

Cộng:

Trang 51

Hạng mục Nội dung kiểm tra 1 2 3 TB

2 Lúc nghỉ trưa, phòng không có người có tắt quạt, đèn

3 Các giấy tờ không cần thiết có tập trung lại rồi phân loại và bán để tái sử dụng

4 Có tận dụng giấy photo để dùng hai mặt

Cộng:

Trang 52

MỘT SỐ THÓI QUEN TRONG SỬ

DỤNG THỜI GIAN

Làm việc thích trước

Làm việc biết cách làm trước

Làm việc tốn nhiều thời gian trước

Làm việc có sẵn nguồn lực trước

Phản ứng lại yêu cầu của người khác trước

Làm việc gấp trước rồi mới đến việc quan trọng Chờ đến hạn cuối cùng mới làm

Cái gì đến trước làm trước

Làm việc nhỏ trước, việc lớn sau

Trang 53

15 cách lãng phí thời gian

1 Làm việc không có kế hoạch

2 Mục tiêu không rõ ràng

3 Quá nhiều mục tiêu

4 Giám sát quá chặt chẽ

5 Lo lắng

6 Quá nhiều giao tiếp xã hội

7 Chủ nghĩa hoàn hảo

8 Trì hoãn

Trang 54

15 cách lãng phí thời gian

9 Vòng vo

10 Sửa sai

11 Quá nhiều công việc giấy tờ

12 Mất thời gian chờ đợi

13 Các cuộc họp vô bổ

14 Nghỉ sớm

15 Tức giận

Trang 55

LOẠI BỎ CÔNG VIỆC KHÔNG CẦN THIẾT

Làm việc hiệu quả với công cụ TO-DO LIST

TO DO LIST: danh sách các công việc, hoạt động, dự án cần hoàn thành vào một thời điểm nhất định theo thứ tự ưu tiên

Ghi tất cả công việc cần làm vào TO DO LIST

Khi công việc trong TO DO LIST trở nên quan trọng chuyển vào Daily Plan & xoá trong TO DO LIST

Trang 56

Khác biệt giữa TO DO LIST &

DAILY PLAN

TO DO LIST tập trung vào

mục tiêu cần đạt được

trong một khoảng thời

gian

Daily Plan tập trung vào

kết quả của mục tiêu &

được lên hàng ngày

Trang 57

TO DO LIST

TO DO LIST bao gồm:

Mô tả công việc

Mức độ ưu tiên

Thời gian tối thiểu cần có

Trang 58

TO DO LIST – Mô tả công việc

Nguồn công việc:

Sếp giao Hệ thống Nhân viên mang đến Tự đặt ra

Trang 59

TO DO LIST - Ma trận ưu tiên

Trang 60

Trang 61

III

Trang 62

IV III

Kết quả:

Trang 63

I II

Kết quả:

Trang 64

TO DO LIST – Thời gian tối thiểu

Thiết kế công việc

Phương pháp truyền thống

Phương pháp nghiên cứu hao phí thời gian & chuyển động

Định dạng
Số trang	68
Dung lượng	9,59 MB