BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG NHÀ SÁCH

PHỎNG VẤN XÁC ĐỊNH YÊU CẦU  Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống: Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống Hệ thống: Quản lý nhà sách Nhân Văn Người lập: Nhóm 10 Ngày lập: 20/09/2

1

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÍ TỰ TRỌNG

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG NHÀ SÁCH

Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Văn Danh

Nhóm 10: Lớp 13CDTP2

Thành viên nhóm:

 Trần Văn Dũng

 Trần Bửu Lộc

 Trần Minh Thiện

 Hoàng Quốc Việt

2

I PHỎNG VẤN XÁC ĐỊNH YÊU CẦU

 Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống:

Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống

Hệ thống: Quản lý nhà sách Nhân Văn

Người lập: Nhóm 10 Ngày lập: 20/09/2014

đầu

Ngày kết thúc

1 Quy trình nhập,

quản lí và phân

loại sách

Biết rõ quy trình nhập sách, cần lưu trữ những thông tin nào của sách Nắm được nguyên tắc phân loại và quản lý sách theo từng loại, mã sách v.v

20/09/2014 20/09/2014

2 Quy trình bán

sách và lập

thống kê báo cáo

doanh thu

Cần thu thập những thông tin liên quan đến quá trình lập hóa đơn bán sách, báo cáo hoạt động của cửa hàng với giám đốc như thế nào?

21/09/2014 21/09/2014

3 Quản lý nhân

viên

Tình hình và trình độ chung của nhân viên cũng như trình

độ tin học riêng của mỗi người

Nhà sách quản lí nhân viên như

thế nào?

23/09/2014 23/09/2014

4 Hệ thống máy

móc, thiết bị,

phần mềm

Nắm rõ tài nguyên về phần cứng và phần mềm Đây là những thông tin cần thiết cho việc xây dựng phần mềm quản

lí

24/09/2014 24/09/2014

3

 Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể:

Chủ đề 1: Quá trình nhập thêm sách vào cửa hàng

Kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi: Nguyễn Minh Đức Người phỏng vấn: Trần Văn Dũng Địa chỉ: tại nhà sách Nhân Văn Thời gian hẹn:

20/09/2014 Thời điểm bắt đầu:7h50 Thời điểm kết thúc:8h50

Đối tượng được hỏi là: phòng quản lý

Cần thu thập dữ liệu: thông tin về cách

thức nhập thêm hàng mới và cách nhập

hàng, cách thức quản lý và phân loại sách

Lưu trữ những thông tin gì của sách

Cần thỏa thuận: xem qua trình nhập

sách mới và các hình thức khi nhập

sách

Các yêu cầu:

Vai trò, vị trí, trình độ, kinh nghiệm của người phỏng vấn

Chương trình:

1 Giới thiệu

2 Tổng quan về dự án

3 Tổng quan về phỏng vấn

4 Chủ đề được đề cập

5 Chủ đề 1:Câu hỏi và trả lời

6 Chủ đề 2:Câu hỏi và trả lời

7 Tổng hợp các nội dung

8 Ý kiến của người được phỏng

vấn

9 Kết thúc

Ước lượng thời gian: 1 phút

2 phút

1 phút

10 phút

20 phút

3 phút

2 phút

1 phút

(Dự kiến tổng cộng: 40 phút)

4

*Đánh giá chung: nhân viên trả lời nhiệt tình, thông tin có độ chính xác cao, đáp

ứng được yêu cầu đặt ra

Bảng phỏng vấn chủ đề 1

Dự án: Quản lý nhà sách

Nhân Văn

Tiểu dự án: Quá trình nhập, quản lí và phân loại sách

Người được hỏi: Nguyễn Minh

Đức Người hỏi: Trần Văn DũngNgày: 20/09/2014

1 Nhà sách có thường

xuyên nhập các loại sách mới

không?

Nhà sách chúng tôi sẽ thường xuyên nhập thêm các loại sách mới trên thị trường nếu các loại sách đó phù hợp, có ích và được mọi người yêu thích

2.Khi nhập sách mới nhà sách

có cần tính đến số lượng sách

và kiểm tra nguồn gốc các

loại sách không?

Mỗi lần đặt hàng với nhà xuất bản, chúng tôi đều có danh sách do phòng kiểm kê sách chuyển qua, nhờ đó biết được sách nào đã hết cần nhập và sách nào tồn không cần nhập nữa,

số lượng nhập mới là bao nhiêu … 3.Những thông tin gì của

sách được lưu trữ lại để tiện

cho việc quản lí ?

Mỗi cuốn sách sẽ được lưu lại với các thông tin: mã sách, tên sách, tác giả, thể loại,nhà xuất bản, năm xuất bản, số trang, số tái bản, giá bìa

4.Sách sau khi nhập về có phải

phân loại và nhập mã lại không?

Có, Chúng tôi phân loại sách theo thể loại và nhập lại mã sách, nếu đó là mới nhập về lần đầu thì chúng tôi sẽ cho mã mới

5.Nhà sách có lưu trữ thông tin

của nhà cung cấp không? Nếu

có đó là những thông tin gì?

Tất nhiên là có rồi! Nhà cung cấp hay chính là nhà xuất bản sẽ có một mã nhà xuất bản, tên nhà xuất bản, địa chỉ, số điện thoại

6.Mỗi cuốn sách đều có thể loại,

vậy thể loại sách được có những

thông tin gì?

Thể loại sách được lưu với hai thông tin là Mã thể loại và tên thể loại

5

Chủ đề 2: Quy trình bán sách và lập thống kê báo cáo doanh thu

Người được hỏi: Nguyễn Ngọc Bích Người phỏng vấn: Trần Bửu Lộc

Địa chỉ: Nhà sách Nhân Văn Thời gian hẹn:25/9/2014

Thời điểm bắt đầu: 13h30 Thời điểm kết thúc: 14h15 Đối tượng được hỏi: Nhân viên giám

sát bán hàng

Cần thu thập dữ liệu: Thông tin về cách

thức bán sách, quản lý thực tế nhà sách

Cần thỏa thuận: Xem quá trình quản lý,

bán sách cho khách hàng

Các yêu cầu : Vai trò, vị trí, trình độ và kinh nghiêm của người phỏng vấn

Chương trình:

1.Giới thiêu

2.Tổng quan về dự án

3.Tổng quan về phỏng vấn

4.Chủ đề được đề cập

5.Chủ đề 1 và Trả lời

6.Chủ đề 2 và Trả lời

7.Tổng hợp các nội dung

8.Ý kiến của người được phỏng

vấn

9.Kết thúc

Ước lượng thời gian:

2 phút

2 phút

2 phút

2 phút

20 phút

15 phút

3 phút

3 phút

1 phút (Dự kiến tổng cộng: 45 phút)

6

Bảng phỏng vấn chủ đề 2

Dự án: Quản lý nhà sách Nhân

Văn

Tiểu dự án: Quản lý bán sách

Người được hỏi: Nguyễn Ngọc

Bích

Ngày: 25/9/2014 Người phỏng vấn: Trần Bửu Lộc

1.Xin hãy cho biết cách thức bán

sách?

Sách được bán trực tiếp tại nhà sách cho khách hàng.Sách bán ra có chiết khấu thanh toán đối với từng đối tượng khách hàng Với khách buôn lấy sỉ sẽ có chiết khấu một số phần trăm theo quy định

2.Nhà sách có thường xuyên cập

nhật giá của mỗi loại sách không

Giá của mỗi loại sách thay đổi theo thời gian,

vì vậy để đảm bảo quyền lợi của khách hàng,

cứ 3 tháng 1 lần chúng tôi sẽ cập nhật lại giá sách mới

3 Trên hóa đơn bán sách có

những thông tin gì?

Trên hóa dơn có: Mã hóa đơn, ngày lập, mã sách, tên sách, số lượng, đơn giá

4.Nhà sách có hay áp dụng các

chính sách ưu đãi không? Các ưu đãi của nhà sách thường nhắm vào các

đối tượng học sinh ,sinh viên Các ngày lễ Nhà giáo Việt Nam 20/11, Ngày khai trường 9/5 đều có những chính sách ưu đãi khi khách hàng mua sách Thường thì chúng tôi giảm 10% giá trị của sách và tặng phiếu ưu đãi khi khách hàng mua sách

5.Có mấy hình thức thanh toán

khi khách hàng mua sách?

Hiện nay nhà sách chỉ có một hình thức thanh toán Khách hàng mua sách phải thanh toán bằng tiền mặt và sẽ có hóa đơn đi kèm

6.Thường thì nhà sách tổng kêt

các hóa đơn bán hàng như thế

nào?

Cuối ngày nhân viên sẽ lập sổ chi tiết bán sách

để tổng kết các hóa đơn mua sách trong ngày Điều này để tiện việc báo cáo tổng kết theo tháng, theo quí lên cấp trên

7

Chủ đề 3: Quản lý nhân viên

Kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi: Hoàng Trung Người phỏng vấn: Trần Minh Thiện Địa chỉ: tại nhà sách Nhân Văn Thời gian hẹn: 21/9/2014

Thời gian bắt đầu:7h Thời gian kết thúc:7h45 Đối tượng được hỏi là : Các yêu cầu: Vai trò, vị trí, trình độ,

kinh nghiệm của người phỏng vấn Chương trình :

Sơ lược phỏng vấn :

Nội dung phỏng vấn:

Ý kiến của người được hỏi:

Ước lượng thời gian:

3 phút

10 phút

30 phút

5 phút

Dự kiến tổng cộng : 45 phút

Phiếu phỏng vấn: quản lý nhân viên nhà sách

Dự án: Quản lý nhà sách Nhân Văn Tiểu dự án: Quản lý nhân viên

Cầu hỏi:

1 Cần lưu giữ những thông tin gì

của nhân viên ?

2 Hệ thống nhân viên của bạn được

chia làm bao nhiêu phần ?

3 Hình thức làm việc của nhân viên

là như thế nào?

4 Vậy có bao nhiêu ca làm việc và

thời gian của mỗi ca là là bao

nhiêu?

5 Nhân viên của anh có được tăng

ca hay không ?

6 Nhân viên của anh có được nghỉ

phép không và việc nghỉ phép có

được ghi chép lại không?

Trả lời:

1 Họ tên, CMNN, địa chỉ thường trú, số điện thoại liên lạc, sổ hộ khẩu

2 Nhân viên của chúng tôi được chia làm: Bảo vệ, giữ xe,bán hàng, thu ngân, tạp vụ

3 Nhân viên làm việc theo ca

4 Một ngày có 2 ca làm việc sáng

và chiều mỗi ca làm 8 tiếng

5 Có chứ vào các ngày nghỉ lễ

6 Nhân viên tôi được nghỉ phép 3 ngày 1 tháng Số ngày nghỉ được ghi lại để được tính lương sao này

8

Chủ đề 4: Hệ thống máy móc, thiết bị, phần mềm

Kế hoạch phỏng vấn Người được hỏi: Nguyễn Thị Trang Người phỏng vấn: Hoàng Quốc Việt Địa chỉ: Tại nhà sách Nhân văn Thời gian hẹn: 22/09/2014

Thời điểm bắt đầu: 8h00 Thời điểm kết thúc: 9h00

Đối tượng:

- Nhân viên kỹ thuật

- Dữ liệu thu thập thông tin về cách

quản lí trang thiết bị, hệ thống

quản lí Nhà sách và nhân viên

Các yêu cầu:

- Nắm rõ được cách quản lí nhân viên của Nhà sách

Chương trình:

1 Giới thiệu

2 Tổng quan về dự án

3 Phỏng vấn các vấn đề liên quan

- Câu 1

- Câu 2

- Câu 3

- Câu 4

- Câu 5

4 Tổng hợp các nội dung

5 Ý kiến của người phỏng vấn

6 Kết thúc

Ước lượng thời gian:

- 3 phút

- 5 phút

- 5 phút

- 5 phút

- 5 phút

- 4 phút

- 2 phút

- 10 phút

- 5 phút

- 1 phút

Dự kiến tổng cộng: 45 phút

9

Bảng phỏng vấn chủ đề 4

Dự án: Quản lí Nhà sách Nhân văn Tiểu dự án: Hệ thống máy móc, thiết bị, phần

mềm

Người được hỏi: Nguyễn Thị Trang Người phỏng vấn: Hoàng Quốc Việt

Câu 1:

- Hiện tại nhà sách của chị sử

dụng phần mềm nào để quản

lí việc nhập và bán sách?

- Nó đáp ứng đủ yêu cầu của

nhà sách chứ?

Trả lời:

- Hiện tại chúng tôi đang sử dụng phần mềm quản lí VsoftBMS.BookStore, được cung cấp miễn phí trên mạng

- Nó đáp ứng được hầu hết yêu cầu chúng tôi đặt ra, chỉ một phần nhỏ phải quản lí bằng sổ sách

Câu 2:

- Hiện tại thì hệ thống máy

móc trong nhà sách có hoạt

động ổn định không?

- Chúng còn có thể giúp gì

không ngoài việc quản lí

mua bán sách?

Trả lời:

- Hệ thống vẫn hoạt động ổn định

- Chúng còn giúp quản lí hệ thống Camera, máy điều hòa, đèn

Câu 3:

- Nhà sách có thường xuyên

cập nhật nâng cấp và bảo trì

hệ thống máy móc của mình

không?

Trả lời:

- Nhà sách vừa mở cách đây không lâu nên cũng có được trang thiết bị khá tiên tiến nên việc nâng cấp chưa thực sự cần thiết

- Về việc bảo trì thì chúng tôi thực hiện khoảng 1 hoặc 2 lần trong tháng

Câu 4:

- Hiện tại hệ thống máy tính

của Nhà sách đang sử dụng

hệ điều hành nào?

- Chúng được cài những phần

mềm tiện ích gì?

Trả lời:

- Hiện tại chúng tôi đang sử dụng hệ diều hành Windows 7

- Phần mềm cài sẵn ngoài phần mềm quản lí nói trên còn có bộ Microsoft Office 2010, một số phần mềm thông dụng như: Unikey, Winrar

Câu 5:

- Chị có thể cho biết cấu hình

máy mà Nhà sách mình đang

sử dụng không?

Trả lời:

- Ồ được thôi Cấu hình máy là: CPU Intel Core 2 Duo E8400 3.0GHz, RAM 2GB, Ổ cứng 80GB và Card màn hình Orboard 256MB

10

II MÔ TẢ HỆ THỐNG

 Nhà sách mở cửa từ 7h30 đến 20h30 tất cả các ngày trong tuần Với các ngày lễ, nhà sách vẫn hoạt động bình thường đáp ứng nhu cầu của khách hàng Nhân viên được hưởng đúng chế độ theo luật lao động

 Quy trình nhập sách, phân loại quản lí: Khi có nhu cầu mua thêm hàng thì bộ

phận khinh doanh của cửa hàng sẽ có hợp đônhg với phía nhà cng cấp để nhập sách về nhà sách, sau đó nhà cung cấp đưa thông tin( bảng báo giá) các loại sách cho cửa hàng.Nếu đồng ý bộ phận kinh doanh sẽ gửi đơn đặt hàng đến các nhà cung cấp sách Sau đó nhà cung cấp sẽ chuyển sách về kho của nhà sách và kèm theo hóa đơn Lúc bắt đầu lập phiếu nhập kho, nhân viên nghiệp vụ sẽ thống kê và kiểm tra các loại sách rồi cập nhật các thông tin về thể loại(Mã thể loại, tên thể loại), nhà xuất bản (mã NXB,tên NXB, địa chỉ, số điện thoại, email liên hệ) để tiện quản lí sau này Khi thỏa mãn các điều kiện trên, nhân viên nghiệp vụ sẽ tính tổng tiền, kiểm tra tiền chiết khấu và đối chiếu lại bằng cách kiểm tra thông tin giá bìa và

tỉ lệ chiết khấu Bước tiếp theo nhân viên nghiệp vụ sẽ lập phiếu nhập bao gồm các thông tin: Số phiếu nhập và ngày nhập Những thông tin trên chi tiết phiếu nhập gồm: Số chi tiết phiếu nhập, số lượng nhập, giá nhập Bước cuối cùng nhân viên nghiệp vụ sẽ in phiếu nhập và lưu lại, nếu trong quá trình kiểm tra phát hiện sách không đạt yêu cầu thì nhà sách sẽ gửi trả hàng lại cho phía nhà cung cấp Còn mọi việc bình thường sách sẽ được chuyển vào kho, và được lấy ra khi có yêu cầu Mỗi đầu sách đều có các thông tin là: mã sách, tên sách, tác giả, mã thể loại, mã NXB, giá bìa, tỉ lệ chiết khấu Với các thông tin trên nhà sách dễ dàng phân loại và quản

lí được các đầu sách

Quy trình bán sách: Khách hàng vào nhà sách để tham khảo, chọn mua sách

Sách được bày bán trên quầy và phân theo từng khu tương ứng với các thể loại Sauk

11

hi chọn được sách, khách hàng sẽ ra quầy thu ngân để thanh toán Khách sẽ nhận được hàng kèm theo hóa đơn tính tiền, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt Hoá đơn lưu trữ thông tin: Mã hóa đơn, ngày lập, mã sách, tên sách, số lượng, đơn giá Đối với khách hàng mua sỉ, trước hết họ phải viết vào một đơn đặt hàng do nhà sách cung cấp Sau khi đối chiếu với lượng hàng còn trong kho nếu đủ thì sẽ tiến hành lập hóa đơn bán hàng cho khách

Thống kê báo cáo: mỗi ngày nhân viên nghiệp vụ đều thống kê số lượng sách bán

được và doanh thu Cuối tháng, bộ phận kinh doanh sẽ tổng hợp doanh thu trong tháng, các đầu sách bán chạy, đầu sách tồn kho nhiều, khách hàng chính cho chủ cửa hàng

Quản lí nhân sự:

12

III BIỂU MẪU LIÊN QUAN

 Phiếu nhập kho

13

 Hóa đơn bán hàng

14

15

QUẢN LÍ NHÀ SÁCH

Quản lí nhập

sách

Phân loại sách

Nhập kho

Kiểm tra hàng

tồn kho

Lập hợp đồng

nhập sách

Quản lí bán sách

Lập hóa đơn tính tiền

Lập sổ chi tiết bán sách

Cập nhật số lượng sách

Quản lí nhân

sự

Thêm mới

Cập nhật

Bảng lương

Lưu trữ thông tin

Thống kê

Thống kê đầu sách

Doanh số bán