Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Cho Thư Viện Trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hà Tây

Theo khảo sát thì số lượt sinh viên, học sinh, giảng viên lên thư viện trường còn rất ít vì thư viện còn rấtnhiều hạn chế như: số lượng đầu sách chưa nhiều, việc quản lý độc giả, tra cứu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI

KHOA: CÔNG NGHỆ THÔN TIN

Mục Lục

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tổng quan tình hình nghiên cứu thuộc lĩnh vực của đề tài 3

2 Lý do chọn đề tài 4

3 Mục tiêu của đề tài 5

4 Phương pháp nghiên cứu 5

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

CHƯƠNG I 6

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ THƯ VIỆN VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 6

1.1 Giới thiệu chung về công tác quản lý thư viện 6

1.1.1 Giới thiệu về thư viện 6

1.1.2 Công tác quản lý nghiệp vụ trong thư viện 6

1.2 Tổng quan tình hình ứng dụng CNTT trong quản lý thư viện 7

1.2.1 Ứng dụng CNTT trong thư viện truyền thống 8

1.2.2 Thư viện điện tử 8

1.3 Những khái niệm cơ bản trong phân tích thiết kế hệ thống thông tin 10

1.3.1 Dữ liệu (data) 10

1.3.2 Thông tin (Information) 10

1.3.3 Hoạt động thông tin 10

1.4 Hệ thống thông tin 10

1.4.1 Khái niệm 10

1.4.2 Thành phần cấu thành 11

1.4.3 Phân loại Hệ thống thông tin trong tổ chức 11

1.4.4 Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin hoạt động tốt 14

CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG HỆ THỐNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG HÀ NỘI 2.1 Hệ thống thư viện trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hà Đông 15

2.1.1 Giới thiệu chung hệ thống thư viện trường 15

2.1.2 Nhiệm vụ của thư viện trường 17

2.1.3 Mục tiêu hoạt động trong giai đoạn 2015 đến 2020 19

2.2 Thực trạng hệ thống quảnlý thư viện trường CĐCĐ Hà Đông 19

2.2.1 Khảo sát hiện trạng 19

2.2.2 Những vấn đề cần giải quyết 24

CHƯƠNG 3 26

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG HÀ 26

3.1 Bài toán cần giải quyết 26

3.1.1 Mô tả bài toán cần giải quyết 26

3.1.2 Các hồ sơ dữ liệu cần thiết (Liệt kê các động từ + bổ ngữ) 27

3.2 Phân tích hệ thống 27

3.2.1 Phân tích chức năng hệ thống 27

3.2.2 Phân tích dữ liệu hệ thống 30

3.3 Thiết kế hệ thống 31

3.3.1 Sơ đồ chức năng BFD 31

3.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD 32

3.3.3 Một số dạng chuẩn trong CSDL……….31

3.3.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu 42

3.4 Cài đặt mô phỏng một số chức năng chính 49

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tổng quan tình hình nghiên cứu thuộc lĩnh vực của đề tài

Phương pháp giảng dạy mới “Lấy người học làm trung tâm” là vấn đề được các

trường cao đẳng, đại học quan tâm nhằm nâng cao chất lượng đào tạo, đáp ứng đòihỏi ngày một cao của xã hội Nói về chất lượng đào tạo, chúng ta thấy một trong

những yếu tố ảnh hưởng mạnh đến nó chính là điều kiện học tập Điều kiện học tập,

vừa là điều kiện cần vừa là điều kiện đủ để có chất lượng đào tạo tốt

Trước đây, trong quan niệm của nhiều người, thư viện là nơi yên tĩnh đến ảm đạm,

là kho chứa những cuốn sách cũ kỹ không chỉ hình thức sờn gáy, mờ chữ mà còn cổ hủ

cả về nội dung Hình ảnh một thư viện với rất nhiều, rất nhiều các cuốn sách được xếptheo cỡ và cất kỹ trong kho vẫn còn khá phổ biến, độc giả phải qua nhiều thủ tục mớiđược tiếp cận với sách, trong đó thủ tục mang tính nghiệp vụ nhất là hệ thống tra cứuthường được tổ chức thiếu chính xác, mang tính chủ quan, thái độ phục vụ thiếu nhiệttình, cau có Chính những điều đó tạo nên khoảng cách rất lớn giữa độc giả và sách,giữa độc giả và cán bộ thư viện Nay, vai trò của thư viện đã thay đổi, thư viện khôngchỉ là nơi giữ sách, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ công tác học tập

và giảng dạy Thư viện là nơi giữ gìn quá khứ và ngày mỗi ngày trở thành đường dẫntới tương lai Thư viện luôn được xem là trái tim tri thức của trường Cao đẳng, Đạihọc Nó được coi là nơi cung cấp nền tảng kiến thức cho công tác đào tạo, nghiên cứu

và các hoạt động phát triển khoa học công nghệ Đến thăm một trường học, tìm hiểu

về quy mô, chất lượng đào tạo không thể không đến thăm quan thư viện Nhìn vào hệthống thư viện có thể có những đánh giá ban đầu về qui mô, chất lượng đào tạo thôngqua các tiêu chí: tính đa ngành đa nghề, tính cập nhật kiến thức và thông tin KHCN,tính hiệu quả của công tác đào tạo nghiên cứu, tính hiện đại

Để nâng cao chất lượng đào tạo, Ban lãnh đạo các trường đã phát động cuộc thigiáo viên dạy giỏi, mở các các lớp học nghiệp vụ cho các thầy các cô và do đó đã có

sự đổi mới về chất lượng thông qua các bài giảng Song song với điều đó cần đẩymạnh việc giáo dục ý thức, thái độ và cách học đúng, học hiệu quả cho sinh viên Phảigiáo dục, phải tuyên truyền cho sinh viên thay đổi phương pháp tiếp thu kiến thức mộtcách thụ động, đối phó Phải tự học nhiều hơn, phải nghiên cứu sâu và rộng kiến thứcđược nghe giảng từ thầy Thư viện là điểm đến của sinh viên có thái độ học tập đúngđắn Muốn thực hiện tốt vấn đề cần nghiên cứu, sinh viên sẽ phải vào thư viện tìm tòisách báo, thông tin điện tử, nghiên cứu các báo cáo, luận văn các công trình khoa họcliên quan đến luận văn ấn định sau đó thực hiện phân tích, so sánh, phê bình đánh giácác dữ liệu tổng hợp kiến thức đưa đến nhận định chung Để đáp ứng được nhu cầu đó

đòi hỏi thư viện phải được nâng cao trong công tác quản lý để phục vụ độc giả Quakhảo sát tại các trường cao đẳng đại học như FPT, Đại học Hà Đông , Đại học QuốcGia, Cao đẳng Sư Phạm,…là các trường cao đẳng đại học lớn có uy tín trong lĩnh vựcđào tạo, đều có mô hình quản lý thư viện hiệu quả, phục vụ tốt nhu cầu của bạn đọc.

Để có được kết quả đó các trường Cao Đẳng Đại Học này đã ứng dụng CNTT trongviệc quản lý thư viện Nhờ đó mà quá trình tìm kiếm tài liệu và các hoạt động nghiệp

vụ của thư viện trở lên nhanh chóng, chính xác Hiện nay thư viện trường CĐCĐ HàĐông nhận trách nhiệm quản lý các đầu sách và các tài liệu phục vụ cho nhu cầu họctập, nghiên cứu của sinh viên, học sinh và giảng viên trong trường Theo khảo sát thì

số lượt sinh viên, học sinh, giảng viên lên thư viện trường còn rất ít vì thư viện còn rấtnhiều hạn chế như: số lượng đầu sách chưa nhiều, việc quản lý độc giả, tra cứu sách,tạo phiếu mượn … còn làm bằng thủ công, chưa áp dụng công nghệ thông tin nên quátrình cho mượn, quản lý độc giả, tra cứu sách gặp nhiều khó khăn và rất mất thời gian

và đôi khi còn không chính xác…

Với mong muốn thư viện trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hà Đông ứng dụngCNTT vào quản lý để đáp ứng tốt nhu cầu mượn trả sách của sinh viên, học sinh trongtrường và thư viện Trường trở thành một thư viện xứng tầm với một thư viện cuả mộttrường Đại Học trong tương lai Nhóm sinh viên chúng em đã chọn đề tài “ Phân tích

và thiết kế hệ thống quản lý Thư viện ” làm luận văn tốt nghiệp

2 Lý do chọn đề tài

Ứng dụng tin học trong công tác quản lý ở tất cả các lĩnh vực đã phát triển mạnh

mẽ và nó đã giúp cho công tác quản lý ngày càng trở lên hiệu quả, chính xác hơn Hơnnữa, nhờ ứng dụng CNTT tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức của con người

và làm giảm nhẹ bộ máy quản lý

Mô hình quản lý thư viện của trường CĐ Cộng Đồng Hà Đông hiện nay còn rấtnhiều hạn chế:

- Việc quản lý sách, quản lý độc giả chủ yếu được làm thủ công

- Việc tra cứu tài liệu bằng thủ công

- Báo cáo thống kê định kỳ về danh mục các loại sách có trong thư viện, tìnhhình bạn đọc, … mất rất nhiều thời gian và chưa hiệu quả

Xuất phát từ mong muốn ứng dụng được các kiến thức đã học vào thực tế, kết hợpvới vấn đề khó khăn hiện tại của thư viện trường Em đã chọn đề tài “ Phân tích vàthiết kế hệ thống quản lý Thư viện trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hà Đông ” với hyvọng góp phần phục vụ cho công tác quản lý Thư viện Trường Cao đẳng Cộng Đồngđược tốt hơn Đồng thời, đây còn là cơ hội để cho sinh viên áp dụng các kiến thức đãhọc chủ yếu từ các môn phân tích thiết kế hệ thống và phát triển hệ thống thông tinngành Hệ thống thông tin vào thiết kế sản phẩm có tính thực tế

3 Mục tiêu

Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hà Đôngtheo hướng ứng dụng CNTT nhằm hiện đại hoá các quá trình quản lý hệ thống thưviện của trường

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp khảo sát hệ thống

- Phương pháp phỏng vấn

- Phương pháp điều tra bằng bẳng hỏi

- Phương pháp quan sát tại chỗ

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp phân tích hệ thống

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống quản lý thư viện trường Cao đẳng Cộng Đồng Hà Đông

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ THƯ VIỆN VÀ PHÂN

TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

1.1 Giới thiệu chung về công tác quản lý thư viện

1.1.1 Giới thiệu về thư viện

Trong thời đại tri thức ngày nay, việc nâng cao chất lượng giáo dục là nhiệm vụquan trọng và hàng đầu của nước ta Song song với việc đào tạo, việc quản lý cũngkhông kém phần quan trọng đặc biệt là việc quản lý sách trong các thư viện Hằngngày một số lượng lớn sách trong các thư viện được sử dụng Việc quản lý sách trongthư viện vốn đã rất khó khăn, nay thư viện còn có nhu cầu quản lý sách sao cho hiệuquả cao, sao cho người đọc tận dụng được hết các đầu sách, quá trình mượn trả thuậntiện … Hơn nữa số lượng độc giả ngày càng tăng về số lượng cũng như về nhu cầu nênviệc quản lý sách trong các thư viện càng khó khăn hơn

1.1.2 Công tác quản lý nghiệp vụ trong thư viện

- Lập danh sách thông tin độc giả: Khi đã cấp thẻ cho độc giả Quản lí thư viện

sẽ lưu những thông tin của độc giả ở phiếu đăng kí vào danh sách độc giả…

b Quản lý mượn - trả

- Phân hệ này tin học hóa quá trình lưu thông tin ấn phẩm giữa thư viện và độcgiả đồng thời nó cũng giúp cho thư viện sử dụng hiệu quả các thông tin được ghi nhậntrong quá trình mượn trả để tiến hành các thống kê đa dạng

- Hoạt động mượn trả được tự động hóa tối đa nhằm giảm bớt số thao tác thủcông của cán bộ thư viện và vẫn đảm bảo chính sách với độc giả của thư viện đượctiến hành chặt chẽ

c Quản lý sách

- Cập nhật sách: Khi sách được nhập vào thư viện, quản lí sẽ xem thông tin sách

và đồng thời lên 1 bảng phân loại sách

- Lập danh mục sách: Sau mỗi lần mượn,trả sách thì quản lí nhập tình trạngmượn sách của độc giả và tình trạng sách vào bảng danh mục sách.

- Thống kê số lượng sách: Cuối ngày, người quản lý thống kê những sách còn lạitrong kho để phục vụ cho việc tra cứu sách được dễ dàng hơn

- Kiểm tra sách yêu cầu: Khi độc giả đến mượn sách, người quản lý sẽ kiểm trasách được độc giả yêu cầu.Nếu sách chưa có hoặc đã được mượn hết, thì báo lại vớiđộc giả

- Lập phiếu mượn: Sau khi kiểm tra sách được yêu cầu xong, nếu sách còn thì sẽcấp cho độc giả phiếu mượn sách Trong phiếu mượn sách gồm những thông tin nhưThẻ thư viện số, Họ tên, Giới tính, Ngày sinh …

- Kiểm tra tình trạng sách trả: Khi trả sách , người quản lí sẽ kiểm tra tình trạngsách xem có mất trang hay nát hỏng hay không

- Lập phiếu trả: Sau khi kiểm tra tình trạng sách trả, nếu sách không bị hỏng thìngười quản lý sẽ cấp cho độc giả phiếu trả sách

- Lên danh sách mượn quá hạn: Cuối ngày, người quản lý sẽ thống kê số sách màđộc giả mượn quá hạn , sau đó lên 1 danh sách mượn quá hạn để thông báo cho nhữngđộc giả mượn sách

- Lập biên bản vi phạm: Nếu độc giả không trả sách đúng thời hạn , độc giả làmmất sách hoặc sách bị hỏng thì người quản lý sẽ lập biên bản xử phạt để thông báo yêucầu độc giả chấp hành

- Viết phiếu thu: Sau khi độc giả chấp hành đúng theo yêu cầu của biên bản xửphạt, người quản lý sẽ cấp cho độc giả một phiếu thu

e Báo cáo thống kê

- Báo cáo: Cuối tháng, người quản lý thống kê thông tin và lập bản báo cáo

1.2 Tổng quan tình hình ứng dụng CNTT trong quản lý thư viện

Ngày nay công nghệ thông tin (CNTT) đã được ứng dụng rộng rãi trong tất cảcác ngành kinh tế Việc ứng dụng CNTT vào quản lý đã tạo bước chuyển biến mạnh

mẽ về năng suất, chất lượng, hiệu quả trong tất cả các lĩnh vực, thúc đẩy nhanh quatrình phát triển kinh tế Việc ựng dụng CNTT vào quản lý thư viện không chỉ giúp chocác cán bộ trong thư viện làm việc hiệu quả mà còn làm cho thư viện thực sự trở thànhmột trung tâm thông tin khoa học phục vụ phát triển sự nghiệp CNH-HĐH đất nước.

1.2.1 Ứng dụng CNTT trong thư viện truyền thống

Trước đây, trong quan niệm của nhiều người, thư viện là nơi yên tĩnh đến ảmđạm, là kho chứa những cuốn sách cũ kỹ không chỉ hình thức sờn gáy, mờ chữ mà còn

cổ hủ cả về nội dung Hình ảnh một thư viện với rất nhiều, rất nhiều các cuốn sáchđược xếp theo cỡ và cất kỹ trong kho vẫn còn khá phổ biến, độc giả phải qua nhiều thủtục mới được tiếp cận với sách, trong đó thủ tục mang tính nghiệp vụ nhất là hệ thốngtra cứu thường được tổ chức thiếu chính xác, mang tính chủ quan, thái độ phục vụthiếu nhiệt tình, cau có Chính những điều đó tạo nên khoảng cách rất lớn giữa độcgiả và sách, giữa độc giả và cán bộ thư viện

Nay, vai trò của thư viện đã thay đổi Thư viện không chỉ là nơi giữ sách, màcòn đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ công tác học tập và giảng dạy Thư việnluôn được xem là trái tim tri thức của trường Cao đẳng, Đại học Nó được coi là nơicung cấp nền tảng kiến thức cho công tác đào tạo, nghiên cứu và các hoạt động pháttriển khoa học công nghệ

Để đáp ứng được nhu cầu trong thời đại mới đòi hỏi thư viện phải được thay đổicách thức quản lý và nâng cao chất lượng phục vụ độc giả Để thực hiện được điều đócác thư viện đã ứng dụng CNTT trong việc quản lý Nhờ có ứng dụng CNTT mà quátrình tìm kiếm tài liệu và các hoạt động nghiệp vụ của thư viện trở lên nhanh chóng,chính xác

Qua khảo sát tại thư viện một số trường cao đẳng đại học như FPT, Đại học HàNội, Đại học Quốc Gia, Cao đẳng Sư Phạm, thư viện Quốc gia, Đại học Kinh Doanh

và Công Nghệ, Đại học Kinh tế Quốc Dân…các trường này đều ứng dụng CNTT vàoquản lý thư viện, họ đều có phần mềm quản lý thư viện do đó mỗi ngày họ có thể phuc

vụ hàng nghìn độc giả mà không gây ra sai sót nhầm lẫn

Tóm lại, việc ứng dụng CNTT vào quản lý thư viện đã diễn ra trên hầu hết cácthư viện trong các trường cao đẳng, đại học ở Việt Nam và kết quả cho thấy ứng dụngCNTT vào quản lý thư viện là một việc cần làm ngay đối với các thư viện còn gặpnhiều hạn chế trong quá trình quản lý và phục vụ độc giả

1.2.2 Thư viện điện tử

Thư viện điện tử là một khái niệm chưa được định nghĩa thống nhất và còn nhiềutranh luận, đôi khi dùng lẫn lộn và đồng nghĩa với các khái niệm "Thư viện không biên

giới ", " Thư viện được nối mạng", " Thư viện số", " Thư viện ảo", " Thư viện tin họchoá", " Thư viện đa phương tiện", " Thư viện lôgic","Thư viện văn phòng",

Nhìn chung, khái niệm về thư viện điện tử có thể được định nghĩa : “ Thư việnđiện tử là một hệ thống thông tin trong đó các nguồn thông tin đều có sẵn dưới dạng cóthể xử lý được bằng máy tính và trong đó tất cả các chức năng bổ sung, lưu trữ, bảoquản, tìm kiếm, truy cập và hiển thị đều sử dụng kỹ thuật số” Hoặc cũng có thể hiểutheo nghĩa tổng quát là một loại hình thư viện đã tin học hóa toàn bộ hoặc một số dịch

vụ thư viện Là nơi người sử dụng có thể tới để tra cứu, sử dụng các dịch vụ thườnglàm như với một thư viện truyền thống nhưng đã được tin học hóa Nguồn lực của Thưviện điện tử bao gồm cả tài liệu in giấy và tài liệu đã được số hóa.Tuy ý kiến chưahoàn toàn thống nhất, nhưng nói chung lại ta có thể nhận dạng một số đặc điểm củathư viện điện tử như sau:

- Thư viện phải có vốn tư liệu điện tử (là những tư liệu được lưu trữ dưới dạng

số, sao cho có thể truy nhập được bằng các thiết bị xử lý dữ liệu)

- Phải được tin học hoá, phải có một hệ quản trị thư viện tích hợp ( bổ sung, biênmục, quản trị xuất bản phẩm định kỳ, kiểm soát lưu thông tư liệu, tổ chức mục lục truynhập công cộng trực tuyến, ); phải nối mạng ( ít nhất là mạng cục bộ)

- Phải cung cấp và tạo điều kiện cho người dùng sử dụng các dịch vụ điện tử( yêu cầu và gia hạn mượn qua mạng, tìm tin trong các cơ sở dữ liệu, truy nhập và khaithác các nguồn tin tại chỗ và với tới các nguồn tin ở nơi khác, )

Nói tóm lại, thư viện điện tử phải sử dụng các phương tiện điện tử trong thu thập,lưu trữ, xử lý, tìm kiếm và phổ biến thông tin Thư viện số là một bước tiến xa hơn củathư viện điện tử hay nói cách khác là một thư viện điện tử cao cấp trong đó toàn bộ cáctài liệu của thư viện đã được số hóa và được quản lý bằng một phần mềm chuyênnghiệp có tổ chức giúp người dùng dễ dàng truy cập, tìm kiếm và xem được nội dungtoàn văn của chúng từ xa thông qua hệ thống mạng thông tin và các phương tiệntruyền thông Một Thư viện số hoàn chỉnh phải thực hiện được tất cả các dịch vụ cơbản của thư viện truyền thống kết hợp với việc ứng dụng các lợi thế của công nghệthông tin trong việc lưu trữ, tìm kiếm và phổ biến nội dung thông tin Thư viện số là

cơ hội đặc biệt cho thư viện truyền thống đổi mới phương thức phục vụ cho ngườidùng tin, đảm bảo hiệu quả, chất lượng cho đối tượng phục vụ Quá trình tin học hoánày được thực hiện hầu như không tách rời với các truyền thống và các chuẩn đã định

về mô tả và các công cụ thư mục, được thực hiện nhờ các mô tả theo chuẩn quốc tế(ISBD, AACR2) đã tiêu chuẩn hoá việc phân vùng, các phiếu mục lục chuẩn bịchuyển thành khuôn khổ trao đổi các biểu ghi dạng số

Vấn đề đặt ra các công cụ tin học phải đáp ứng được các nhu cầu xử lý đặc biệt

có liên quan đến vấn đề đa ngôn ngữ và đa chữ viết của các loại hình tài liệu

1.3 Những khái niệm cơ bản trong phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Dữ liệu được lưu trữ ở nhiều dạng khác nhau như: số, chữ viết, ấm thanh, hình ảnh…

1.3.2 Thông tin (Information)

Là dữ liệu được đặt vào một ngữ cảnh với một hình thức thích hợp và có lợi chongười sử dụng cuối cùng

1.3.3 Hoạt động thông tin

Các hoạt động thông tin (information activities) là các hoạt động xảy ra trong một

HTTT, bao gồm việc nắm bắt, xử lý, phân phối, lưu trữ, trình diễn dữ liệu và kiểm tracác hoạt động trong HTTT

1.4 Hệ thống thông tin

1.4.1 Khái niệm

Hệ thống là tập hợp các phần tử tương tác được tổ chức nhằm thực hiện một mụ

c đích xác định, cụ thể:

−Các phần tử ở đây tập hợp các phương tiện vật chất và nhân lực

−Tổ chức tạo thành một hệ thống mở, nghĩa là liên hệ với một môi trường Một số phần

tử của hệ thống có sự tương tác với bên ngoài (cung ứng, thương mại, v.v…)

−Các tổ chức đều là những hệ thống sống và phát triển, vì vậy mặt động là cơ bản

Hệ thống thông tin quản lý:

Một hệ thống tích hợp "Người Máy" tạo ra các thông tin giúp con người người t

rong sản xuất, quản lý và ra quyết định là hệ thông tin quản lý Hệ thông tin quản lý

sử dụng cácthiết bị tin học, các phần mềm, CSDL, các thủ tục thủ công, các mô hình

để phân tích, lập kế hoạch quản lý và ra quyết định

1.4.2 Thành phần cấu thành

Trong các HTTT, HTTT quản lý (management information system - MIS) được biết

đến sớm và phổ biến nhất HTTT quản lý là sự phát triển và sử dụng HTTT có hiệu quả

trong một tổ chức Đối tượng phục vụ của HTTT quản lý thực sự rộng hơn rất nhiều so với

ý nghĩa bản thân tên gọi của nó

Năm yếu tố cấu thành của HTTT quản lý xét ở trạng thái tĩnh là: Thiết bị tin học (máy tính, các thiết bị, các đường truyền, - phần cứng), các chương trình (phần mềm), dữ

liệu, thủ tục-quy trình và con người (hình 1.1.) Các định nghĩa về HTTT trên đây giúp cho

việc định hướng quá trình phân tích, thiết kế hệ thống Tuy vậy, sự mô tả này là chưa đủ,cần đi sâu phân tích hệ thống cụ thể mới có được sự hiểu biết đầy đủ về một hệ thống thực

và cho phép ta xây dựng cơ sở dữ liệu, các chương trình và việc bố trí các thành phần bêntrong nó

1.4.3 Phân loại Hệ thống thông tin trong tổ chức

Do có những mục đích khác nhau, các đặc tính và các cấp quản lý khác nhau, nên

có rất nhiều loại hệ thống thông tin tồn tại trong tổ chức Các hệ thống thông tin trong

tổ chức có thể phân loại theo các phương thức khác nhau

a Phân loại theo cấp ứng dụng

Theo cách phân loại này có bốn loại hệ thống thông tin:

 Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp: trợ giúp các cấp quản lý bậc thấp như trưởng

nhóm, quản đốc …trong việc theo dõi các hoạt động và giao dịch cơ bản của doanhnghiệp như bán hàng, hóa đơn, tiền mặt, tiền lương, phê duyệt vay nợ và lưu thôngnguyên vật liệu trong nhà máy Mục đích chính của hệ thống ở cấp này là để trả lờicho các câu hỏi thông thường và giám sát lưu lượng giao dịch trong doanh nghiệp.Bao nhiêu sản phẩm không đạt tiêu chuẩn ? Chị Y đã tạm ứng chưa, tạm ứng baonhiêu? Để trả lời những câu hỏi dạng này, thông tin thường phải chính xác, cậpnhật thường xuyên, và dễ sử dụng Hệ thống thông tin thuộc loại này bao gồm: Hệ

thống rút tự động (ATM), hoặc hệ thống theo dõi giờ làm việc của công nhân tạinhà máy…

 Hệ thống thông tin cấp chuyên gia: cung cấp kiến thức và dữ liệu cho những

người nghiên cứu trong một tổ chức Mục đích của hệ thống này là giúp đỡ cácdoanh nghiệp phát triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin,

và xử lý các công việc hàng ngày trong doanh nghiệp

 Hệ thống thông tin cấp chiến thuật: được thiết kế nhằm hỗ trợ điều khiển quản

lý, tạo quyết định và tiến hành các hoạt động của các nhà quản lý cấp trung gian.Quan trọng là hệ thống cần giúp các nhà quản lý đánh giá được tình trạng làm việcxem có đang trong tình trạng tốt hay không Ở cấp này các thông tin cung cấp chủyếu thông qua báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm … Các hệ thống cấp chiếnthuật thường cung cấp báo cáo định kỳ hơn là thông tin về các hoạt động Ví dụ hệthống thông tin quản lý công tác phí báo cáo về toàn bộ chi phí đi lại, ăn ở, tiếpkhách của nhân viên các phòng ban của công ty, đánh dấu những trường hợp màchi phí thực vượt quá ngân quỹ Một số cấp chiến thuật hỗ trợ cho các quyết địnhbất thường Chúng thường giải quyết các vấn đề ít có cấu trúc hơn, những yêu cầu

về thông tin cũng ít rõ ràng hơn

 Hệ thống thông tin cấp chiến lược: giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý và đưa ra

các hướng chiến lược cũng như các xu hướng phát triển lâu dài của doanh nghiệp.Mục tiêu của hệ thống thông tin là giúp cho doanh nghiệp có khả năng thích ứngtốt nhất với những thay đổi trong môi trường Những câu hỏi họ đặt ra thường là:Doanh nghiệp cần tuyển thêm bao nhiêu nhân công trong năm tới? Xu hướng giáthành nguyên liệu đầu vào về lâu dài sẽ là bao nhiêu, và doanh nghiệp sẽ chịu thêmchi phí nào? Nên sản xuất sản phẩm nào sau 5 năm tới?

b Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Hệ thống thông tin xử lý giao dịch

Hệ thống thông tin xử lý giao dịch( Transaction Processing System – TPS ) là hệthống thông tin giúp thi hành và lưu lại những giao dịch thông thường hàng ngày cầnthiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh Ví dụ: nhập đơn đặt hàng, đặt phòng kháchsạn, bảng lương, lưu hồ sơ nhân viên Chúng trợ giúp chủ yếu cho các hoạt động ởmức tác nghiệp Những hệ thống thuộc loại này bao gồm: hệ thống trả lương, hệthống lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, cậpnhật tài khoản ngân hàng, hệ thống tính thuế phải trả của người nộp thuế …

Hệ thống xử lý giao dịch thường đóng vai trò chủ chốt trong hoạt động sản xuấtkinh doanh Nếu có sự cố của TPS trong vòng ít giờ đồng hồ có thể gây thiệt hại nặng

nề cho công ty và còn có thể ảnh hưởng đến các công ty khác

Hệ thống thông tin phục vụ quản lý

Hệ thống thông tin quản lý (Managemant Information System-MIS) trợ giúp cáchoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làmcác báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các quy trình thủ tục cho trước.Nhìn chung, nó sử dụng dữ liệu từ các hệ xử lý giao dịch và tạo ra các báo cáo định kỳhay theo yêu cầu Hệ này không mềm dẻo và ít có khả năng phân tích

Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định

Hệ trợ giúp quyết định (Decision Support System-DSS) là hệ máy tính được sửdụng ở mức quản lý của tổ chức Nó có nhiệm vụ tổng hợp các dữ liệu và tiến hànhcác phân tích bằng các mô hình để trợ giúp cho các nhà quản lý ra những quyết định

có quy trình (bán cấu trúc) hay hoàn toàn không có quy trình biết trước (không có cấutrúc) Nó phải sử dụng nhiều loại dữ liệu khác nhau nên các cơ sở dữ liệu phải được tổchức và liên kết tốt Hệ còn có nhiều phương pháp xử lý (các mô hình khác nhau)được tổ chức để có thể sử dụng linh hoạt Các hệ này thường được xây dựng chuyêndụng cho mỗi tổ chức cụ thể mới đạt hiệu quả cao

Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành

Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành (Executive support System – ESS) đựợc sửdụng ở mức quản lý chiến lược của tổ chức Nó đựợc thiết kế hướng sự trợ giúp chocác quyết định không cấu trúc bằng việc làm ra các đồ thị phân tích trực quan và cácgiao dịch rất thuận tiện với môi trường Hệ được thiết kế để cung cấp hay chắt lọc cácthông tin đa dạng lấy từ môi trường hay từ các hệ thông tin quản lý, hệ trợ giúp quyếtđịnh…

Hệ thống chuyên gia

Hệ chuyên gia (Expert System-ES) là một hệ trợ giúp quyết định ở mức chuyên

sâu Ngoài những kiến thức, kinh nghiệm của các chuyên gia và các luật suy diễn, nócòn có thể trang bị các thiết bị cảm nhận để thu các thông tin từ những nguồn khácnhau Hệ có thể xử lý, và dựa vào các luật suy diễn để đưa ra những quyết định rất hữuích và thiết thực Sự khác biệt cơ bản của hệ chuyên gia với hệ hỗ trợ quyết định là ởchỗ: Hệ chuyên gia yêu cầu những thông tin xác định đưa vào để đưa ra quyết định cóchất lượng cao trong một lĩnh vực hẹp, dùng ngay được

Hệ thống thông tin tích hợp

Một HTTT của tổ chức thường gồm một vài loại HTTT cùng được khai thác Cónhư vậy mới đáp ứng được mục tiêu của tổ chức Điều này cho thấy, cần phải tích hợpnhiều HTTT khác loại để đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của tổ chức Việc tích hợp

các HTTT trong một tổ chức có thể tiến hành theo hai cách: xây dựng một hệ thông tin

tích hợp (Integrated Information System-IIS) tổng thể hoặc tích hợp các hệ đã có bằng

việc ghép nối chúng nhờ các "cầu nối" Việc sử dụng các hệ tích hợp tổng thể thường

đưa tổ chức đến một hệ thống tập trung, một sự phối hợp và kiểm soát chặt chẽ.Nhưng chúng cũng tạo ra sức ỳ về quản lý, và sự quan liêu trong hoạt động và khóthay đổi Khi sự tập trung của một HTTT đã đạt đến một điểm bão hoà, nhiều tổ chứcbắt đầu cho các bộ phận của mình tiếp tục phát triển những hệ con với các đặc thùriêng

Ngày nay trong môi trường web, nhiều hệ thống phát triển trên môi trường này

có thể tích hợp bằng cách ghép nối với nhau một cách dễ dàng nhờ công cụ portal

1.4.4 Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin hoạt động tốt

Một hệ thống thông tin hoạt động tốt không những giúp tổ chức, doanh nghiệpnâng cao được năng suất cũng như hiệu qủa công việc mà bên cạnh đó nó còn đem lạirất nhiều lợi ích khác như:

- Nâng tầm doanh nghiệp

- Có nhiều cơ hội để giao tiếp với đối tác

- …

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG

ĐỒNG HÀ NỘI

2.1 Hệ thống thư viện trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hà Đông

2.1.1 Giới thiệu chung hệ thống thư viện trường

Thư viện trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hà Đông nằm ở tầng 2 dãy nhà A2 Thư

viện rộng khoảng 90 m2, trong thư viện có 40 đầu sách Trong kho sách của thư viện,

có rất nhiều kệ đựng sách, mỗi kệ sách được tạo một mã và tùy theo mã kệ thì đặt một

số loại sách trên kệ đó Sách trong thư viện cũng được phân loại, có khoảng 9 loại đầusách và xếp theo từng tiêu chí như: Sách văn học, sách khoa học, sách pháp luật, sáchngoại ngữ, sách theo từng chuyên ngành học

Ở phòng đọc của thư viện trường, có một kệ sách đựng báo và tạp chí để giáoviên, học sinh , sinh viên có thể đọc và nắm bắt tin tức , cập nhật thông tin trong nước

và toàn thế giới

Hình 2.1: Kệ đựng báo và tạp chíThư viện trường có 2 phương thức hoạt động là kệ đóng và kệ mở

- Kệ mở là hình thức cho phép giáo viện và sinh viên tự vào kho sách, chọnsách cần và đọc tại phòng đọc sách của thư viện không được mang sách rakhỏi phòng Độc giả chỉ được lấy ra để đọc tại phòng đọc tối đa là 2 cuốnsau đó trả lại văn phòng thư viện trước giờ đóng cửa

- Kệ đóng là hình thức cho sinh viên mượn sách mang về nhà Khi đó độc giảphải ghi tên sách cần mượn cho người thủ thư và thủ thư tìm sách cho độcgiả và lập phiếu mượn…

Hình 2.2: Kệ đựng sách trong thư việnHàng ngày thư viện trường có khoảng 30 độc giả lên đọc sách và mượn sáchmang về nghiên cứu Nhìn chung thư viện trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hà Đông vẫnchưa phát huy được hết tiềm năng của mình Số lượng độc giả chưa đông và chưa thực

sự là nơi để sinh viên tìm đến khi cần tài nguyên học tập và nghiên cứu khoa học

Hình 2.3: Sinh viên lên thư viện đọc và mượn sách

2.1.2 Nhiệm vụ của thư viện trường

a Chức năng

Thư viện trường có chức năng phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, đào tạo,nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và quản lý củanhà trường thông qua việc sử dụng, khai thác các loại tài liệu có trong Thư viện

Cung cấp tài liệu, dịch vụ và phương tiện thông tin chất lượng phục vụ cho nhucầu dạy học, nghiên cứu khoa học và nhu cầu tìm hiểu thông tin tổng quát

- Cung cấp cho sinh viên tài liệu học tập theo chương trình giảng dạy của

trường

- Ngoài ra, Thư viện còn tìm hiểu nhu cầu của giáo viên và học sinh, sinh

viên để có thể giúp mọi người lựa chọn sách và đọc sách một cách có hệthống , nhằm ngày càng nâng cao hiệu quả của việc đọc và tự tìm hiểu củatừng người đọc

- Hướng kiến thức thông tin, trang bị kỹ năng sử dụng tài liệu hiệu quả

trong nghiên cứu khoa học, phương pháp tư duy độc lập và tinh thần tựhọc tự nghiên cứu

- Quản lý và tổ chức các hoạt động của thư viện như: Giới thiệu sách mới,

mở các phòng đọc phục vụ cho cán bộ và sinh viên đọc tại chỗ và chomượn tài liệu giáo trình…

b Nhiệm vụ

1 Xây dựng kế hoạch phát triển thư viện theo hướng hiện đại Từng bước pháttriển thư viện thành trung tâm thông tin kinh tế của trường cao đẳng, đại học trọngđiểm quốc gia

2 Tổ chức các loại hình hoạt động, quầy giới thiệu sách, báo tạp chí, giáo trìnhkinh tế, tư liệu thông tin kinh tế, phục vụ cho các đối tượng bạn đọc trong và ngoàitrường Cải tiến công tác phục vụ bạn đọc theo hướng văn minh lịch sự

3 Lập kế hoạch tổ chức thực hiện việc: Mua, tiếp nhận, trao đổi, bổ sung cácloại tài liệu, sách báo mới, tài liệu điện tử trên internet…nhằm phục vụ đào tạo, nghiêncứu khoa học

4 Tổ chức quản lý theo hướng sử dụng các thiết bị hiện đại, nâng cao chấtlượng và hiệu quả dịch vụ phục vụ

5 Cập nhật thông tin thường xuyên, tổ chức giới thiệu thông tin mới hoặc thôngtin chuyên đề về khoa học kinh tế

6 Tổ chức quản lý lưu trữ và bảo quản các kho sách báo tư liệu thông tin theođúng qui định

7 Mở rộng quan hệ hợp tác, trao đổi kinh nghiệm với cơ quan thông tin thưviện trong và ngoài nước, từng bước hiện đại hóa công tác thông tin tư liệu

8 Lập và thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyênmôn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viêm thư viện

9 Thực hiện công tác tổng hợp về hoạt động của thư viện, thống kê, báo cáokịp thời theo yêu cầu của cấp trên và của trường

10 Tổ chức triển khai và phối hợp với các đơn vị thực hiện các công tác phátsinh trong quá trình xây dựng và phát triển nhà trường

11 Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, cơ sở vật chất và các phương tiệnthiết bị được nhà trường giao…

2.1.3 Mục tiêu hoạt động trong giai đoạn 2015 đến 2020

Thư viện trường học có vai trò vô cùng quan trọng, vì vậy việc phát triển thư viện trường học tương xứng với vai trò của nó là việc làm cần thiết và cấp bách

Trường Cao Đẳng Cộng Đồng hiện rất quan tâm đến hoạt động của thư việntrường nên những năm tới sẽ tích cực đầu tư kinh phí để có thể đáp ứng những yêucầu hoạt động hiện nay của thư viện, tạo điều kiện cho việc bổ sung tài liệu mới, ngàycàng phong phú và đa dạng về nhiều chủng loại Thư viện có thể thường xuyên bổsung tài liệu cho hệ thống thư viện trường học bao gồm sách và cả băng hình, đĩa hình,đĩa CD-ROM, tranh ảnh và bản đồ giáo dục…

Trường đang đầu tư các điều kiện thiết yếu cho thư viện của trường như thay đổibàn đọc sách, tăng cường ánh sáng ,…Từng bước trang bị máy tính và ứng dụng côngnghệ thông tin vào hoạt động thư viện trường học, dần dần kết nối Internet theochương trình phát triển công nghệ thông tin của toàn ngành giáo dục để phục vụ giáoviên và học sinh, sinh viên

Ngoài ra, trường sẽ tạo điều kiện cho các cán bộ thường xuyên được bồi dưỡng

về chuyên môn nghiệp vụ

2.2 Thực trạng hệ thống quảnlý thư viện trường CĐCĐ Hà Đông

2.2.1 Khảo sát hiện trạng

a Mô tả hệ thống

Thư viện trường CĐCĐ Hà Đông có 9 kệ sách dành để 9 thể loại sách khácnhau: triết học và tâm lý học, văn hóa, khoa học xã hội, ngôn ngữ, khoa học tự nhiên,khoa học ứng dụng(công nghệ ), nghệ thuật, khoa học và tu từ học, địa lý và lịch sử.Thư viện cần quản lý việc đăng ký, mượn và trả sách của các độc giả( giảng viên, giáoviên, nhân viên, học sinh và sinh viên trong trường) Mỗi cuốn sách khi nhập về đượcđặt một mã để phân biệt với các cuốn khác Theo qui định của thư viện thì mỗi sinhviên được mượn tối đa 3 cuốn sách/1 lượt với tổng giá trị, 3 cuốn không quá 150.000đ,thời gian được mượn tối đa là 2 tháng và có thể gia hạn thêm 1 lần Độc giả phải trảhết sách cũ trước khi mượn sách mới

Để trở thành độc giả của thư viện, độc giả phải xuất trình thẻ sinh viên, thẻ giảngviên để đăng ký làm thẻ thư viện Khi nhận được phiếu đăng kí làm thẻ thư viện,người quản lý thư viện sẽ kiểm tra thông tin trong phiếu đăng kí làm thẻ theo danhsách sinh viên các khoa do phòng quản lý công tác học sinh, sinh viên cung cấp hoặcdah sách giảng viên, nhân viên nhà trường Nếu độc giả đó có đủ điều kiện thì ngườiquản lý thư viện sẽ làm thủ tục cấp thẻ thư viện cho độc giả đó Thẻ thư viện có giá trịtrong suốt những năm là sinh viên hoặc giảng viên, nhân viên dang công tác tại trường

Nếu độc giả làm mất thẻ phải thông báo lại cho người quản lý thư viện và nộp lệ phílàm lại thẻ là 5.000đ/ để được cấp lại thẻ thư viện.

Khi có nhu cầu mượn sách, độc giả lập một danh sách những sách cần mượn rồi gửi cho người quản lý thư viện, người quản lý thư viện kiểm tra thông tin của độc giả xem có đủ điều kiện mược sách nữa không Nếu không đủ điều kiện thì từ chối, còn nếu đủ điều kiện được mượn sách thì người quản lý thư viện nhận dạng sách theo danhmục sách Sau đó kiểm tra sách có còn hay không Nếu sách đó đã cho mượn hết thì người quản lý thông báo cho sinh viên đã hết sách để sinh viên có thể tìm cuốn sách khác tham khảo Ngược lại thì ghi tên sách được mượn vào phiếu mượn của sinh viên đồng thời ghi thông tin vào sổ quản lý mượn- trả sách độc giả

Khi độc giả đến trả sách, người quản lý thư viện kiểm tra hiện trạng sách và đối chiếu với sổ quản lý mượn – trả sách độc giả Nếu việc mượn sách không trả đúng thờihạn quy định của thư viện sẽ bị phạt 500đ/ ngày và sinh viên sẽ bị lập biên bản xử phạttheo mức quy định là 5.000đ/ trang trong trường hợp sách bị nát, hỏng Nếu mất sách

sẽ phải đền sách nguyên bản ( hoặc gấp 2 lần giá bìa) và bị phạt 10.000đ phí xử lý sách Còn nếu không thuộc những trường hợp trên thì người quản lý sẽ xóa thông tin trong sổ quản lý mượn – trả sách độc giả Những sinh viên cuối khóa còn nợ sách sẽ không đủ điều kiện xét tốt nghiệp

Cuối mỗi tháng, người quản lý thư viện phải thống kê các sách đã mượn, các sách bị hỏng, số người mượn cũng như số lượng người làm thẻ…để từ đó đưa ra các yêu cầu về nhập sách mới hoặc bổ sung sách…

Ngôn ngữ

NXB Thể

loại

Tác giả

Năm xuất bản

Vị trí

Giá Ngày nhập

Danh mục sách

Mã số

sách Tên sách Tác giả Thểloại NXB xuất bảnNăm Số lượtmượn trạngTình

Lớp_khoa Nơi công

tác

Số thẻ thưviện

Ngày đăngký

Danh sách độc giả mượn quá hạn

Người thu tiền………

Thư viện Trường…

C Những kết quả đã đạt được

Qua quá trình khảo sát cho thấy thư viện trường cao đẳng Cộng đồng Hà Đông

đã hầu như ứng dụng được CNTT vào hệ thống quản lý thư viện

- Cách cấp thẻ thư viện

- Cách quản lý độc giả

- Cách quản lý mượn trả sách

- Cách cho mượn sách tại chỗ …v.v.v

Đã sử dụng bằng phần mềm quản lý, giúp cho việc quản lý dễ dàng hơn, thuận tiện hơn trong việc tra cứu, tìm kiếm cũng như là báo cáo thống kê Tiết kiệm được thời gian công sức nhanh chóng

Ngoài ra đã trang bị được thêm máy tính và ứng dụng công nghệ thông tin vàohoạt động thư viện trường học, kết nối Internet theo chương trình phát triển công nghệthông tin của toàn ngành giáo dục để phục vụ giáo viên và học sinh, sinh viên

- Cách sắp đặt tài liệu theo một tiêu chí nhất định đó là: Sắp xếp theo thể loại

2.2.2 Những vấn đề cần giải quyết

Bên cạnh những kết quả đã đạt được, thư viện trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hà Đông vẫn còn nhiều vấn đề bất cập và cần giải quyết cấp bách:

- Tài liệu còn chưa được phong phú và đa dạng về nhiều chủng loại

- Chất lượng quản lý vẫn còn thấp, cán bộ tuy được đào tạo nghiệp vụ nhưng dokiêm nhiệm nhiều công việc nên chưa thực sự nhiệt tình với công việc

- Cơ sở vật chất của trường đã được cải thiện nhưng vẫn chưa đáp ứng được nhucầu hiện tại Thư viện chỉ có hai phòng, một để làm kho sách, một làm phòngđọc cho giáo viên và học sinh, sinh viên

- Thư viện trường đa số còn hoạt động theo truyền thống Việc ứng dụng máytính còn hạn chế nên việc quản lý gặp rất nhiều khó khăn

- Việc quản lý sách, quản lý độc giả đã sử dụng phần mềm quản lý nhưng vẫngặp nhiều khó khăn

- Việc tra cứu tài liệu cũng vậy

- Báo cáo thống kê định kỳ về danh mục các loại sách có trong thư viện, tìnhhình bạn đọc, … mất rất nhiều thời gian và chưa hiệu quả