Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75 – Bộ Ngoại giao

Cùng với sự phát triển của đất nước, các doanh nghiệp Việt Nam đang ngày càng trưởng thành hơn. Thành công này là nhờ những chủ trương đúng đắn của nhà nước và sự nỗ lực của các doanh nghiệp trong quá trình hội nhập. Càng ngày các doanh nghiệp càng hiểu rằng việc đề ra một định hướng đúng đắn cho riêng mình là một điều vô cùng quan trọng. Kế hoạch là một trong những công cụ thể hiện những định hướng ấy. Trong hệ thống kế hoạch của một doanh nghiệp không thể thiếu kế hoạch ngân sách. Kế hoạch này gắn bó hàng ngày với mỗi cán bộ công nhân viên và thể hiện một cách chi tiết nhất những hoạt động của doanh nghiệp. Kế hoạch ngân sách góp phần định hướng và đảm bảo cho các kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp được lập, thực hiện và đạt đến các mục tiêu mong muốn. Là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích, V75 cũng như nhiều doanh nghiệp khác phải quan tâm nhiều đến vấn đề ngân sách của mình. Tuy nhiên, công tác lập và kiểm soát ngân sách tại xí nghiệp hiện nay nặng về hình thức. Các dự báo doanh thu hay chi phí được làm một cách sơ sài. Riêng phần báo cáo ngân sách chỉ có báo cáo kết quả kinh doanh mà không có báo cáo lưu chuyển tiền tệ và bảng cân đối kế toán dự báo. Công tác kiểm soát ngân sách chỉ được tiến hành khi có yêu cầu của cấp trên, và thường được gắn với việc đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh cuối năm. Ngoài ra, người lập kế hoạch ngân sách mới chỉ dừng lại ở việc đưa ra các con số mà không có kế hoạch hành động đi kèm. Công tác lập kế hoạch ngân sách cũng chưa có sự tham gia một cách tích cực của mọi người một phần vì họ chưa thấy được ích lợi và tầm quan trọng của nó. Chính vì những lí do nêu trên, tôi quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75 – Bộ Ngoại giao”.

Mục lục Mục lục 1 Lời mở đầu 4 Chơng I 6 Tổng quan về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ .6 vận tải đờng bộ .6 I. Tổng quan về kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ .6 1.Một số khái niệm .6 1.1. Dịch vụ vận tải đờng bộ 6 1.2. Ngân sách trong doanh nghiệp .7 2. Đặc điểm của doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ và ảnh hởng của nó đến kế hoạch ngân sách 8 3. Qui trình kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ và mối quan hệ giữa kế hoạch ngân sách với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghiệp 9 3.1. Qui trình 9 3.2. Mối quan hệ với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghịêp 15 4. Vai trò của kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ .16 II. Lí luận về xây dựng kế hoạch trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ .18 1. Vị trí và yêu cầu 18 1.1. Vị trí 18 1.2. Yêu cầu của công tác xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ .18 2. Phơng pháp xây dựng .20 2.1. Phơng pháp từ dới lên .20 2.2. Phơng pháp từ trên xuống .21 2.3. Phơng pháp qua lại 21 3. Qui trình xây dựng 22 3.1. Ngân sách cung cấp dịch vụ ( Ngân sách thu) .23 3.1.1. Nội dung 23 3.1.2.Dự toán doanh thu từ cung cấp dịch vụ vận tải đờng bộ .24 1 3.1.3. Ví dụ về một ngân sách cung cấp dịch vụ điển hình .29 3.2. Ngân sách chi phí lao động 29 3.3. Các ngân sách khác và phơng pháp dự toán .31 3.3.1. Phơng pháp dự toán .31 3.3.2. Các ngân sách khác .32 3.4 Dự báo các ngân sách tài chính .34 3.4.1. Các khái niệm .34 3.4.2. Sử dụng mô hình để dự báo 37 4. Phê duyệt và tổng hợp ngân sách 38 Chơng II 39 Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75 Bộ Ngoại giao 39 I. Đặc điểm và tình hình chung về xí nghiệp ôtô V75 39 1. Giới thiệu chung về xí nghiệp .39 1.1. Lịch sử hình thành 39 1.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức 41 1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất 44 2. Đặc điểm kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75 .44 II. Đánh giá công tác lập kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75 46 1. Phơng pháp xây dựng 46 2.Qui trình xây dựng 47 2.1. Ngân sách cung cấp dịch vụ dự báo( ngân sách thu) .48 2.1.1. Dự toán doanh thu .49 Các loại doanh thu đợc phân chia thành cung cấp cho hoạt động công ích và hoạt động kinh doanh. Sau đó đợc phân chia theo đối tợng khách hàng .49 2.1.2 Ngân sách giá cung cấp dịch vụ .53 2.2. Ngân sách chi phí lao động .55 2.3. Ngân sách khác .56 2.4. Dự báo các báo cáo ngân sách tài chính .57 3. Phê duyệt và tổng hợp ngân sách 57 II. Kế hoạch ngân sách năm 2005 .58 III. Nguyên nhân của những tồn tại 64 1. Nguyên nhân chủ quan .64 1.1. V75 cha thực sự thấy hết đợc tầm quan trọng của công tác xây dựng ngân sách .64 2 1.2. Các phơng tiện kĩ thuật và phơng pháp dùng cho việc lập kế hoạch còn thiếu, không đồng bộ và còn nhiều bất cập 66 1.3. Các phòng ban kiêm nhiệm quá nhiều chức năng 67 1.4. Cán bộ còn cha đợc trang bị về chuyên môn nghiệp vụ kế hoạch ngân sách 67 2. Nguyên nhân khách quan 68 2.1. Chính sách của nhà nớc về doanh nghiệp công ích còn nhiều bất cập 68 2.2. Cơ chế phối hợp thông tin giữa Nhà nớc và xí nghiệp còn cha sâu sát 69 Chơng III .70 Một số giải pháp hoàn thiện công tác lập và kiểm soát thực hiện kế hoạch ngân sách tại 70 Xí nghiệp ôtô V75 .70 I. Mục tiêu và định hớng hoàn thiện .70 1. Mục tiêu 70 2. Định hớng hoàn thiện 70 II. Giải pháp hoàn thiện .71 1. Về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách .71 1.1. Giải pháp về mặt kĩ thuật 71 1.2. Giải pháp về mặt tổ chức 72 1.3. Giải pháp về mặt năng lực 73 2. Đề xuất tiến hành kiểm soát thực hiện ngân sách .73 III. Kiến nghị 81 1. Về chính sách đối với các doanh nghiệp nhà nớc hoạt động công ích .81 2. Về phía Bộ Ngoại Giao 81 Kết luận .82 Phụ lục .83 Danh mục tài liệu tham khảo 85 3 Lời mở đầu Cùng với sự phát triển của đất nớc, các doanh nghiệp Việt Nam đang ngày càng trởng thành hơn. Thành công này là nhờ những chủ trơng đúng đắn của nhà nớc và sự nỗ lực của các doanh nghiệp trong quá trình hội nhập. Càng ngày các doanh nghiệp càng hiểu rằng việc đề ra một định hớng đúng đắn cho riêng mình là một điều vô cùng quan trọng. Kế hoạch là một trong những công cụ thể hiện những định hớng ấy. Trong hệ thống kế hoạch của một doanh nghiệp không thể thiếu kế hoạch ngân sách. Kế hoạch này gắn bó hàng ngày với mỗi cán bộ công nhân viên và thể hiện một cách chi tiết nhất những hoạt động của doanh nghiệp. Kế hoạch ngân sách góp phần định hớng và đảm bảo cho các kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp đợc lập, thực hiện và đạt đến các mục tiêu mong muốn. Là một doanh nghiệp nhà nớc hoạt động công ích, V75 cũng nh nhiều doanh nghiệp khác phải quan tâm nhiều đến vấn đề ngân sách của mình. Tuy nhiên, công tác lập và kiểm soát ngân sách tại xí nghiệp hiện nay nặng về hình thức. Các dự báo doanh thu hay chi phí đợc làm một cách sơ sài. Riêng phần báo cáo ngân sách chỉ có báo cáo kết quả kinh doanh mà không có báo cáo lu chuyển tiền tệ và bảng cân đối kế toán dự báo. Công tác kiểm soát ngân sách chỉ đợc tiến hành khi có yêu cầu của cấp trên, và thờng đợc gắn với việc đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh cuối năm. Ngoài ra, ngời lập kế hoạch ngân sách mới chỉ dừng lại ở việc đa ra các con số mà không có kế hoạch hành động đi kèm. Công tác lập kế hoạch ngân sách cũng cha có sự tham gia một cách tích cực của mọi ngời một phần vì họ cha thấy đợc ích lợi và tầm quan trọng của nó. Chính vì những lí do nêu trên, tôi quyết định chọn đề tài: Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75 Bộ Ngoại giao . Bằng những kiến thức đã học và tìm hiểu kinh nghiệm thực tế, đề tài mong muốn 4 đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75. Với phạm vi nghiên cứu của đề tài, chuyên đề sẽ tập trung trả lời các câu hỏi nh: - Hạn chế của công tác xây dựng ngân sách tại V75 hiện nay nh thế nào? - Khả năng đổi mới và giải pháp hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp? Ngoài lời mở đầu và lời kết luận chuyên đề sẽ bao gồm ba chơng: Chơng I: Tổng quan về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ. Chơng II: Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75. Chơng III: Một số giải pháp để hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75. Gắn kế hoạch hành động và kế hoạch ngân sách là một đề tài mới, có rất ít tài liệu nghiên cứu đi trớc, xong đây lại là một xu thế tất yếu để biến các kế hoạch thành hiện thực và gắn bó trách nhiệm của ngời quản lí cao hơn với kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Do còn cha có nhiều kinh nghiệm cũng nh hạn chế về trình độ, nên bài viết không tránh khỏi sai sót. Tôi rất kính mong nhận đợc những ý kiến đóng góp để bài viết hoàn thiện hơn. Qua đây, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến thầy giáo -Th.S Vũ Cơng- giảng viên khoa Kế hoạch và Phát triển- trờng Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội, cùng các anh chị trong phòng Kế toán-Thống kê- tài chính, cũng nh các anh chị trong Xí nghiệp ôtô V75 đã nhiệt tình giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện chuyên đề này. 5 Chơng I Tổng quan về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ I. Tổng quan về kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ 1.Một số khái niệm 1.1. Dịch vụ vận tải đờng bộ Các doanh nghiệp khi tham gia kinh doanh có thể lựa chọn hàng hoá hoặc dịch vụ làm phơng tiện của mình. Tuy nhiên, khái niệm về dịch vụ thực ra vẫn cha đợc định nghĩa một cách thống nhất, mà thờng đợc hiểu là những hoạt động hỗ trợ cho việc kinh doanh hàng hóa. Theo giáo trình: Kế toán cho các ngành dịch vụ định nghĩa: Kinh doanh dịch vụ là hoạt động cung ứng lao vụ, dịch vụ phục vụ nhu cầu sinh hoạt và đời sống cho dân c cũng nh những nhu cầu của sản xuất kinh doanh toàn xã hội. Theo GS.TS Nguyễn Thị Mơ- trong cuốn sách Lựa chọn bớc đi và giải pháp để Việt Nam mở cửa về dịch vụ thơng mại - NXB Lí luận chính trị 2005, định nghĩa: Dịch vụ là hoạt động của con ngời đợc kết thành các loại sản phẩm vô hình và không thể cầm nắm đợc. Tóm lại, hoạt động dịch vụ rất đa dạng, bao gồm các hoạt động kinh doanh: bu điện, vận tải, du lịch, may đo, sửa chữa, dịch vụ khoa học kĩ thuật, dịch vụ t vấn, dịch vụ công cộng, vui chơi, giải trí, chụp ảnh, cho thuê đồ dùng, cắt tóc, giặt là Căn cứ vào tính chất của dịch vụ ngời ta có thể chia thành 2 loại dịch vụ: + Dịch vụ có tính chất sản xuất: bao gồm dịch vụ vận tải, bu điện, may đo, sửa chữa + Dịch vụ có tính chất không sản xuất: hớng dẫn du lịch, giặt là, chụp ảnh 6 Tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp mà dịch vụ có thể có vai trò khác nhau. Với một doanh nghiệp hoạt động bán hàng hoá là chủ yếu thì dịch vụ là hoạt động hỗ trợ. Còn với các doanh nghiệp dịch vụ thì ngợc lại dịch vụ chính là hoạt động mang lại lợi nhuận chính cho công ty. Trong ngành dịch vụ, vận tải đờng bộ là một bộ phận không thể tách rời. Dịch vụ vận tải đờng bộ là một bộ phận của hệ thống dịch vụ có tính chất sản xuất. Dịch vụ vận tải có thể chia ra thành nhiều loại hình nh dịch vụ vận tải đờng thuỷ, đờng hàng không, đờng sắt Dịch vụ vận tải là một ngành sản xuất vật chất đặc biệt, có nhu cầu chủ yếu là vận chuyển hàng hoá và vận chuyển hành khách từ nơi này đến nơi khác. Dịch vụ vận tải đờng bộ theo phân loại của WTO bao gồm: + Vận tải hành khách + Vận tải hàng hóa + Cho thuê xe cùng ngời lái + Bảo dỡng sửa chữa thiết bị vận tải + Các dịch vụ hỗ trợ cho vận tải đờng bộ Doanh nghiệp dịch vụ vận tải là chủ thể kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân, hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải đờng bộ trên thị trờng nhằm làm tăng giá trị của chủ sở hữu. Tại doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải đờng bộ, hoạt động dịch vụ là hoạt động chính, chi phối toàn bộ mọi hoạt động khác của doanh nghiệp. 1.2. Ngân sách trong doanh nghiệp. Khi nói đến ngân sách ngời ta thờng nghĩ đến những khoản tiền, và thờng nghĩ đến ngân sách nhà nớc. Ngân sách trong doanh nghiệp là một thuật ngữ đợc gắn với ngân sách nhà nớc cấp hay quản lí ngân sách của nhà nớc tại các doanh nghiệp. Nhng thực tế thì ngân sách là một cụm từ có ý nghĩa khác hẳn và đợc sử dụng rộng rãi để biểu thị những kế hoạch cho các hoạt động trong tơng lai, không chỉ của nhà nớc mà cho cả các doanh nghiệp thậm chí là ngân sách của gia đình, ngân sách của cá nhân. Ngân sách, đơn giản đợc định nghĩa là: 7 Theo Managing budgets, 2000 Dorling Kindersley Limited NXB Trẻ 2004: ngân sách là một bản những kế hoạch tài chính đợc chuẩn bị trớc 1 khoảng thời gian cụ thể thờng là một năm. Còn theo Giáo trình kế hoạch kinh doanh : ngân sách là kế hoạch đợc mô tả bằng các thuật ngữ tài chính và đợc hoạch định trong một thời gian nhất định nhằm giúp doanh nghiệp đạt đợc mục tiêu đề ra Ngời ta thờng nghĩ ngân sách chỉ bao gồm những khoản thu- chi dự kiến( tài khoản lãi lỗ), cho thấy lợi nhuận mỗi đơn vị trong công ty đợc kì vọng sẽ đạt đợc và tổng chi tiêu đợc phép có. Tuy nhiên, ngân sách cũng nên bao gồm những kế hoạch về tài sản có, tài khoản nợ( dự toán bảng cân đối kế toán) cũng nh ớc lợng về các khoản thu chi tiền mặt( dự toán báo cáo lu chuyển tiền tệ). Ngân sách không chỉ quan tâm đến khía cạnh tài chính, cho dù đây là mặt quan trọng mà nó còn gắn nguồn lực với các kế hoạch sản xuất, cung cấp dịch vụ đảm bảo cho các mục tiêu của kế hoạch sản xuất kinh doanh trở nên khả thi. Ngân sách ở bất cứ cấp độ nào cũng rất quan trọng. ở tầm vĩ mô ngân sách đã khẳng định vị thế của mình khi nó luôn đợc xem xét rất thận trọng trong các kì họp quan trọng của Chính Phủ. Một bản ngân sách không hợp lí có thể là nguyên nhân dẫn đến những bất đồng lớn và lãng phí lớn trong quá trình thực hiện các mục tiêu. Còn ở cấp độ các doanh nghiệp ngân sách cũng không hề mất đi vị trí của nó. Đó chính là những hành động trong tơng lai của doanh nghiệp. Vì thế một ngân sách tốt sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng con đờng đã lựa chọn của mình. 2. Đặc điểm của doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ và ảnh hởng của nó đến kế hoạch ngân sách. Doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ quản lí quá trình hoạt động kinh doanh theo nhiều khâu khác nhau nh: giao dịch, hợp đồng vận chuyển hàng hoá hoặc hành khách, thanh toán hợp đồng, lập kế hoạch điều vận và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch điều vận. Chính vì thế kế hoạch ngân sách gắn với những hợp đồng, những kế hoạch điều vận. Ngân sách bán hàng trong các doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá ở đây chính là ngân sách cung cấp dịch vụ. Ngân sách giành cho 8 việc kí kết hợp đồng là vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Có hợp đồng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể tiến hành hoạt động. Thứ hai, kế hoạch tác nghiệp vận tải đợc thực hiện cụ thể, chi tiết cho từng ngày, từng giờ. Ngời điều hành phơng tiện và phơng tiện chủ yếu hoạt động ở bên ngoài doanh nghiệp. Đặc điểm này chi phối rất lớn đến thời gian của các kế hoạch ngân sách hay kì ngân sách. Kế hoạch sẽ đợc lập thành nhiều kì điều hành trong một năm sao cho thật linh hoạt. Ngoài ra ngân sách lao động, tiền lơng cần phải đ- ợc thiết lập theo hớng khuyến khích sự tìm kiếm hợp đồng vận chuyển của các lái xe. Sản phẩm vận tải là sản phẩm không có hình thái hiện vật, đơn vị tính sản phẩm là tấn, km vận tải hoặc ngời, km vận chuyển hàng hoá, sản lợng bảo dỡng sửa chữa, ngày doanh vận. Nên trong các ngân sách doanh thu hay chi phí điều quan trọng là phải xác định đợc, không phải là sản lợng bán hàng mà là sản lợng vận tải và sản lợng sửa chữa. Đây chính là công việc đầu tiên và quan trọng nhất khi lập kế hoạch ngân sách tại các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ. Một đặc điểm quan trọng của dịch vụ vận tải đờng bộ là quá trình sản xuất và tiêu dùng diễn ra đồng thời nên trong doanh nghiệp không có kế hoạch dự trữ sản phẩm hay chuyển sản phẩm sản xuất từ thời kì này sang tiêu dùng ở thời kì khác. Nh vậy, doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ có những đặc điểm rất riêng chi phối rất nhiều đến hệ thống kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp. Để có một kế hoạch hoàn thiện thì các yếu tố này cần phải đợc xem xét một cách thật thận trọng. 3. Qui trình kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ và mối quan hệ giữa kế hoạch ngân sách với các bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghiệp. 3.1. Qui trình 9 Doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ cũng nh các doanh nghiệp khác luôn luôn cần một kế hoạch ngân sách thật chính xác. Hoạch định ngân sách là một việc rất quan trọng và không thể chấp nhận sai sót. Ngân sách cần đợc thiết lập có độ chính xác cao ngay từ lần đầu tiên. Để làm đợc việc này doanh nghiệp nên theo một qui trình chặt chẽ: Hình 1: Qui trình kế hoạch ngân sách doanh nghiệp. Nguồn: Sách Quản lí ngân sách Lê Tuyên (dịch)- NXB Trẻ- 2004 Qui trình trên không đảm bảo thành công nhng chất lợng của công tác hoạch định ngân sách sẽ đợc cải thiện rất nhiều. Ba nhiệm vụ( chuẩn bị, soạn thảo, kiểm soát ) trong qui trình là khác nhau nhng quan trọng nh nhau. Nghiên cứu cho thấy, hầu hết những ngân sách không đạt đợc mục tiêu đều do không có kế hoạch tốt hoặc không đợc theo dõi. Các công 10 Chuẩn bị Soạn thảo Kiểm soát - Xác định mục tiêu chung của công ty - Chuẩn hoá ngân sách - Đánh giá hệ thống - Thu thập thông tin, chuẩn bị dự toán ngân sách đầu tiên - Kiểm tra các con số dự toán bằng cách chất vấn và phân tích - Lập dự toán tiền mặt để theo dõi dòng tiền mặt từ BCĐKT và BClãi lỗ - Xem lại qui trình hoạch định ngân sáchvà chuẩn bị ngân sách tổng thể - Phân tích sự khác biệt giữa thực tế và dự toán - Theo dõi sự khác biệt và phân tích sai số -dự báo lại và điều chỉnh, xem xét sử dụng những dạng ngân sách khác, rút