II. Lí luận về xây dựng kế hoạch trong doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ
3. Qui trình xây dựng
3.4 Dự báo các ngân sách tài chính
Ngân sách tài chính bao gồm:
+ Ngân sách thu và chi ( Dự báo kết quả kinh doanh) + Dự báo báo cáo lu chuyển tiền tệ
+ Dự báo bảng cân đối kế toán 3.4.1. Các khái niệm
3.4.1.1.Báo cáo kết quả kinh doanh dự báo
Báo cáo kết quả kinh doanh là một báo cáo tài chính phản ánh tóm lợc các khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kì nhất định. Báo cáo kết quả kinh doanh cung cấp những thông tin tổng hợp về vốn, lao động, kĩ thuật và trình độ quản lí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Báo cáo kết quả kinh doanh bao gồm kết quả kinh doanh từ hoạt động kinh doanh, kết quả kinh doanh từ hoạt động tài chính và kết quả từ các hoạt động khác.
Trong báo cáo kết quả kinh doanh dự toán dự toán các chỉ tiêu kế hoạch. Một phần lớn các chỉ tiêu này đợc lấy từ các ngân sách cung cấp dịch vụ, ngân sách giá cung cấp dịch vụ, ngân sách chi phí cung cấp dịch vụ, ngân sách chi phí quản lí…
Ví dụ
Bảng 5: Báo cáo kết quả kinh doanh của Timberland. Đơn vị: Triệu $
Chỉ tiêu 1992 1993
Doanh thu thuần 291.4 418.9
Giá vốn hàng bán 483.5 266.2
Lãi gộp 107.9 152.7
Chi phí bán hàng 57.1 82.6
Chi phí quản lí 24.2 29
Khấu hao tài sản cố định vô hình 0.7 0.8
Tổng chi phí hoạt động 82.0 112.4
Lợi nhuận trớc thuế và lãi vay 25.9 40.3
Chi phí lãi vay 5.5 6.3
Chi phí khác 1.3 0.0
Tổng chi phí khác 6.8 6.3
Lợi nhuận trớc thuế 19.1 34.0
Thuế thu nhập công ty 6.1 11.6
Lợi nhuận ròng 13.0 22.4
Nguồn: sách Phân tích quản trị tài chính Nguyễn Tấn Bình- NXB“ ” –
ĐHQG Thành phố Hồ Chí Minh.
3.4.1.2.Báo cáo lu chuyển tiền tệ dự toán.
Báo cáo lu chuyển tiền tệ là một báo cáo tài chính phản ánh các khoản thu và chi tiền trong kì của doanh nghiệp theo từng hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu t, hoạt động tài chính.
Mục đích của việc lập báo cáo là nhằm trình bày cho ngời sử dụng biết tiền tệ đợc sinh ra: bằng cách nào và doanh nghiệp đã sử dụng chúng nh thế nào trong kì báo cáo. Ngời sử dụng báo cáo lu chuyển tiền tệ sẽ tiến hành phân tích, đánh giá và dự toán các mặt chính sau:
Dự đoán lợng tiền mang lại từ hoạt động trong tơng lai của doanh nghiệp thông qua xem xét việc thu và chi tiền trong quá khứ.
Chỉ ra mối quan hệ giữa lãi, lỗ ròng và luồng tiền tệ bởi vì doanh nghiệp sẽ không thu đợc lợi nhuận nếu hoạt động kinh doanh của họ thiếu tiền.
Xác định những nhu cầu tài chính cần thiết trong tơng lai của doanh nghiệp nh nhu cầu đầu t TSCĐ, đầu t nghiên cứu sản phẩm mới, đánh giá khả năng sinh lợi.
Ví dụ:
Bảng 6: Báo cáo lu chuyển tiền tệ của công ty Timberland năm 1993( đơn vị: triệu$
I. Lu chuyển tiền tệ từ hoạt động kinh doanh
Lãi ròng 22.4
Thuế thu nhập u đãi chậm nộp 1.5
Khấu hao tài sản cố định 10.3
Các khoản phải thu -39.5
Hàng hoá tồn kho -41.6
Chi phí trả trớc -3.2
Các khoản phải trả ngời bán 18.5
Chi phí phải trả 5.1
Thuế thu nhập phải trả -0.3
Lu chuyển tiền tệ ròng từ hoạt động kinh doanh -26.8 II. Lu chuyển tiền từ hoạt động đầu t
Tăng trong tài sản cố định -21.6
Tăng trong tài sản cố định khác -2.2
Lu chuyển tiền tệ ròng từ hoạt động kinh doanh 23.8 III. Lu chuyển tiền từ hoạt động tài chính
Các khoản vay ngẵn hạn 3.2
Các khoản vay dài hạn 50
Thanh toán nợ dài hạn đến hạn trả và các khoản cho thuê tài chính -2.6
Phát hành cổ phiếu thờng 1
Lợi ích từ thuế do kế hoạch lựa chọn cổ phiếu 1
Mua lại cổ phiếu công ty -0.1
Lu chuyển tiền tệ ròng từ hoạt động tài chính 52.5 ảnh hởng đến tồn quĩ tiền mặt từ sự thay đổi tỉ giá hối đoái 0.1
Tổng cộng lu chuyển tiền tệ 2
Tồn quĩ tiền mặt đầu năm 1.2
Nguồn: sách Phân tích quản trị tài chính Nguyễn Tấn Bình- NXB“ ” –
ĐHQG Thành phố Hồ Chí Minh.
3.4.1.3.Bảng cân đối kế toán dự toán
Bảng cân đối kế toán là một báo cáo tài chính phản ánh một cách tổng quát tình hình tài sản của doanh nghiệp tại một thời điểm theo giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản. Về bản chất, bảng cân đối kế toán là một bảng cân đối tổng hợp giữa tài sản với vốn chủ sở hữu và công nợ phải trả.
Dự báo bảng cân đối kế toán là dự báo tình hình về tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp. Dự báo dựa trên cơ sở bảng cân đối đầu kì kế hoạch và những thay đổi trong từng tài khoản của bảng cân đối. Để xác định những thay đổi trong các tài khoản của bảng cân đối thông thơngf ngời ta sử dụng các thông tin từ báo cáo kết quả kinh doanh dự báo và báo cáo lu chuyển tiền tệ dự báo.
Ví dụ:
Bảng 7: Bảng cân đối kế toán của công ty A năm 2002,2003
Tài sản 2002 2003 Nguồn vốn 2002 2003
Tiền mặt 10 80 Các khoản phải trả 60 30
Các khoản phải thu 375 315 Các khoản phải nộp 140 130
Hàng tồn kho 615 415 Nợ ngắn hạn 110 60
Tài sản lu động 1000 810 Tổng nợ ngắn hạn 310 220
Tài sản cố định 1000 870 Vay dài hạn 754 580
Cổ phiếu u tiên 40 40
Cổ phiếu phổ thông 130 130
Lợi nhuận để lại 766 710
Vốn chủ sở hữu 896 840
2000 1680 2000 1680
Nguồn: Giáo trình kế hoạch kinh doanh- Khoa KH & PT- trờng ĐHKTQDHN
Mô hình đợc thiết lập để tiện cho việc xây dựng các ngân sách tài chính dự báo. Mỗi một doanh nghiệp tuỳ theo tình hình, đặc điểm của mình có thể xây dựng với những chỉ tiêu, biến số khác nhau. Các bớc tính toán bao gồm:
- Dự báo doanh thu. Công việc này sẽ vẫn do ngời sử dụng mô hình dự toán nh trong dự toán ngân sách cung cấp dịch vụ
- Xác định các khoản mục trong các báo cáo năm trớc thay đổi theo doanh thu và không thay đổi theo doanh thu
- Đa các khoản mục đã tính toán vào trong các báo cáo. Các công thức đợc thiết lập sẵn sẽ tính ra các giá trị của các khoản mục còn lại trên các báo cáo. Báo cáo kết quả kinh doanh sẽ đợc tính ra đầu tiên. Lúc này trên bảng cân đối kế toán sẽ xuất hiện chênh lệch giữa phần tài sản và phần nguồn vốn. Chênh lệch này phát sinh từ việc doanh thu tăng khiến các phần tài sản tơng ứng tăng theo và làm tổng tài sản tăng cao hơn nguồn vốn. Do vậy, ngời sử dụng mô hình sẽ lựa chọn nguồn vốn cần tăng để tài trợ cho lợng tài sản mới tăng thêm.
- Căn cứ vào các dự án đầu t dài hạn khác cha tác động đến doanh thu theo kế hoạch đã đề ra, ngời sử dụng tiếp tục thêm vào các khoản mục trong phần tài sản t- ơng ứng với phần tăng tài sản dự tính tăng từ dự án, và phần nguồn vốn tơng ứng với phần tài trợ đã xác định.
- Xác định các tỉ lệ theo mục tiêu, chính sách hay những biến động không thay đổi nhiều qua các năm của doanh nghiệp: tỉ lệ khấu hao, tỉ lệ trả lãi vay, tỉ lệ hàng tồn kho…
- Thiết lập các công thức tính toán và cho chạy mô hình trên bảng tính Excel. Chi tiết về mô hình đợc trình bày trong Phụ lục 1 ở cuối bài viết.
4. Phê duyệt và tổng hợp ngân sách
Công việc dự toán đã xong, đây là bớc cuối cùng trong các bớc xây dựng kế hoạch ngân sách. Các phòng ban sẽ tập hợp ngân sách đã dự toán lên Ban ngân sách. Ban ngân sách bao gồm chủ yếu những ngời lãnh đạo công ty, sẽ xem xét, thảo luận, chỉnh sửa. Sau đó ngân sách đợc thống nhất và trở thành ngân sách chung toàn doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nếu hoạch định ngân sách chỉ dừng lại ở việc phê duyệt thì thực sự ngân sách đó không có ý nghĩa. Các bản kế hoạch ngân sách chỉ hữu dụng khi nó đợc kiểm soát thực hiện.
Trên đây, là những nét chung nhất về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại các doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ. Sau đây bài viết sẽ đi sâu tìm hiểu công việc hoạch định ngân sách tại một doanh nghiệp dịch vụ vận tải đờng bộ có thật- Xí nghiệp ôtô V75 –Bộ Ngoại giao
Chơng II
Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại Xí nghiệp ôtô V75 Bộ Ngoại giao–
I. Đặc điểm và tình hình chung về xí nghiệp ôtô V75.
1. Giới thiệu chung về xí nghiệp.
1.1. Lịch sử hình thành
ở bất kì nớc nào và bất cứ thời kì nào, ngoại giao luôn là một vấn đề quan trọng của quốc gia. Tuỳ vào hoàn cảnh cụ thể tại từng thời kì mà ngoại giao giữ một vai trò, nhiệm vụ khác nhau. Để hoạt động ngoại giao đem lại hiệu quả thì đảm bảo việc đi lại của các đoàn đại biểu trong và ngoài nớc là hết sức cần thiết. Nhận thức đợc điều đó, ngay từ những năm 1964 Bộ Ngoại giao đã thành lập đội xe riêng của mình với nhiệm vụ chính là đa, đón và bảo vệ các đoàn đại biểu, các lãnh đạo cấp cao Quốc tế trên các tuyến đờng trong nớc.
Ngày 30.5.7975, đất nớc ta đợc hoàn toàn giải phóng. Trong công cuộc xây dựng đất nớc, Đoàn xe mang tên V75 đợc thành lập trên cơ sở kết hợp hai đội xe:
một của Bộ Ngoại giao nớc Việt Nam dân chủ cộng hoà và một của Mặt trận giải phóng Miền nam Việt Nam. Nhiệm vụ chính của đoàn xe là đa đón các đoàn khách quốc tế trong các cuộc họp quan trọng ở trong nớc, đồng thời phục vụ việc đi lại của các Sứ quán nớc ngoài tại Việt Nam.
Trong thời kì này, ngoài đoàn xe V75 còn có đoàn xe của Cục Phục Vụ Ngoại giao đoàn. Cả hai đội xe này đều có mục tiêu và nhiệm vụ chung. Chính vì vậy, ngày 24/6/1986 Bộ Ngoại giao ra quyết định 49/TCQĐ thống nhất hai đoàn xe này thành Xí nghiệp ôtô V75 trực thuộc Cục Phục vụ Ngoại giao đoàn. Quyết định này là hoàn toàn khách quan, phù hợp với yêu cầu về kinh tế xã hội lúc bấy giờ, và nó cũng góp phần phục vụ yêu cầu trong đổi mới quản lí kinh tế theo Nghị Quyết VI của Đại hội Đảng. Đó là chuyển các đơn vị sang hoạt động sản xuất kinh doanh, mở rộng chế độ hạch toán kinh tế, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động.
Ngay sau khi đợc thành lập, hoạt động trong cơ chế thị trờng nên xí nghiệp có điều kiện để phát triển. Trong quá trình kinh doanh, qui mô xí nghiệp ngày càng mở rộng. Chính vì vậy đòi hỏi một sự thay đổi về quản lí. Năm 1993 là năm đánh dấu một bớc ngoặt lịch sử lớn trong lịch sử của xí nghiệp khi Hội Đồng Bộ trởng ra Nghị định 388/NĐ-HĐBT ngày 20.11.1991 và Nghị Định 156/NĐ-HĐBT ngày 7/5/1992 về việc thành lập lại doanh nghiệp nhà nớc. Theo đề nghị của Bộ Ngoại giao, ngày 10/3/1993 Văn phòng Chính Phủ ra thông báo số 58/TB và Bộ Ngoại giao ra quyết định số 52 NG/QĐVP thành lập lại xí nghiệp ôtô V75 theo hình thức doanh nghiệp nhà nớc, lúc này xí nghiệp trực thuộc Bộ Ngoại giao quản lí.
Là một doanh nghiệp nhà nớc lấy thu bù chi là chính nhng vẫn coi mục tiêu chính trị là chính. Căn cứ chỉ thị số 500 của Nhà nớc về sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nớc, ngày 27/12/1996 Bộ Trởng Bộ Ngoại giao ra quyết định số 1726/NG-QĐ về việc thành lập lại xí nghiệp theo mô hình doanh nghiệp nhà nớc hoạt động công ích. Xí nghiệp có t cách pháp nhân đầy đủ, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, đợc mở tài khoản ở ngân hàng, đợc sử dụng con dấu riêng, đợc thu ngoại tệ,
sử dụng ngoại tệ theo qui định của nhà nớc. Trụ sở của xí nghiệp đặt tại 27 ( nay là 231) Lê Duẩn –Hai Bà Trng- Hà Nội.
1.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
Là một doanh nghiệp nhà nớc hoạt động công ích, vì thế Xí nghiệp ôtô V75 có hoạt động phục vụ công ích là chủ yếu, bao trùm toàn bộ hoạt động của công ty. Nhiệm vụ của V75 là:
- Vận tải ôtô phục vụ đa đón các đoàn khách quốc tế quan trọng của Đảng và Nhà nớc, của Bộ Ngoại giao, các bộ, các ngành và các tổ chức quốc tế tại Hà Nội.
-Cung cấp lái xe phục vụ công tác cho các Sứ quán nớc ngoài tại Việt Nam hoặc các Sứ quán Việt Nam tại nớc ngoài.
Ngoài ra, để tận dụng các phơng tiện nhàn rỗi và khai thác các u thế sẵn có của mình, nâng cao hiệu quả kinh tế góp phần cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên, V75 còn thực hiện một số hoạt động kinh doanh sau:
- Kinh doanh vận tải: các xe trong thời gian nhàn rỗi có thể đợc huy động sử dụng cho thuê các cá nhân và tổ chức tham quan, du lịch, cới hỏi..
- Sửa chữa, bảo quản xe của đơn vị, của Bộ Ngoại giao, các Sứ quán và khách hàng khi có yêu cầu.
- Xuất khẩu lao động tại chỗ: tiến hành cung cấp lao động cho các sứ quán và các tổ chức nớc ngoài khi có yêu cầu.
* Cơ cấu tổ chức.
Xí nghiệp ôtô V75 tổ chức bộ máy theo mô hình tập trung dới hình thức trực tuyến tham mu
+ Ban Giám đốc: Gồm giám đốc là đại diện pháp nhân của xí nghiệp, chịu trách nhiệm trớc pháp luật và Bộ trởng Bộ Ngoại Giao về hoạt động của xí nghiệp. Giám đốc có quyền chỉ đạo điều hành cao nhất trong xí nghiệp. Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc, tham mu và thực hiện các nhiệm vụ theo phân công và uỷ quyền.
- Bộ phận tổ chức nhân sự: tổ chức bộ máy và lao động để đào tạo đội ngũ lái xe, đảm bao cung cấp đầy đủ số lợng lao động cho sản xuất, đồng thời làm công tác khen thởng kỉ luật.
- Bộ phận lao động-tiền lơng: xây dựng chế độ tiền lơng,bảo hiểm xã hội, bảo hộ lao động. chế độ thởng phạt, quản lí quĩ lơng và giải quyết các chế độ khác.
- Bộ phận quản trị đời sống và xây dựng cơ bản: làm công tác quản trị và những vấn đề có liên quan đến điều kiện làm việc của các cán bộ, công nhân trong xí nghiệp, đồng thời tổ chức công tác sửa chữa, xây dựng cơ bản của xí nghiệp.
- Bộ phận hành chính văn phòng: làm công tác văn th, đánh máy, lên lịch hoạt động của xí nghiệp, chủ yếu là của Ban Giám Đốc để giúp Ban giám đốc
Hình 5: Mô hình cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp ôtô V75
Lãnh đạo trực tiếp Kiểm tra giám sát Phối hợp ngang Ban Giám Đốc Văn phòng Phòng kinh tế- kế hoạch - điều vận Phòng kĩ thuật – vật t Phòng kế toán- tài chính- thống kê Các tổ chức đoàn thể Đội xe Vạn Phúc Đội xe Ngô Quyền Đội xe Nghĩa Đô Đội xe MIA Các xởng sửa chữa
Nguồn: Tài liệu tại Xí nghiệp ôtô V75
Phòng kinh tế-kế hoạch- điều vận:
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ hoạt động công ích đợc giao cho xí nghiệp. - Điều tra khảo sát thụ trờng vận tải, lập các phơng án kinh tế, các dự án. tổ chức qui trình và phát triển hoạt động đầu t, kinh doanh sản xuất.
- Xây dựng, kí kết hợp đồng vận tải và cung ứng dịch vụ phục vụ đa đón