II. Giải pháp hoàn thiện
1.Về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách
1.1. Giải pháp về mặt kĩ thuật
Để có thể hỗ trợ tốt cho công tác lập kế hoạch đòi hỏi xí nghiệp phải:
Thứ nhất, đổi mới và nâng cấp thiết bị máy móc phục vụ công việc hàng ngày và thu thập thông tin. Máy móc xí nghiệp đã sử dụng trên 10 năm nên hay hỏng hóc, nên đợc đầu t đổi mới. Đồng thời thiết lập lại hệ thống thông tin nội bộ cũng nh hệ thống mạng Internet. Điều này sẽ giúp quá trình thu thập, trao đổi thông tin diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn, tạo điều kiện cho quá trình thu thập thông tin để xây dựng kế hoạch .
Thứ hai, thiết lập các biểu mẫu thống nhất cho việc lập các ngân sách, kiểm tra ngân sách. Những biểu mẫu này sẽ bao gồm những chỉ tiêu mà doanh nghiệp hay gặp phải và tổ chức thu thập thông tin thực tế từ những số liệu kế toán trong quá khứ làm cơ sở cho những dự báo trong tơng lai. Xí nghiệp cũng nên xây dựng đầy đủ các báo cáo ngân sách: bảng cân đối kế toán dự báo và báo cáo lu chuyển tiền tệ. Các kế hoạch ngân sách nên đợc chia thành các kì ngân sách ngắn hơn: có thể theo quí hoặc theo tháng.
Thứ ba, phơng pháp dùng để dự báo cần phải rõ ràng và thích hợp. Thực tế đã chứng minh rằng phơng pháp dự báo rất quan trọng. Lựa chọn đợc phơng pháp thích hợp sẽ tăng độ chính xác của những dự báo và giảm nhẹ rất nhiều việc chỉnh
sửa khi kiểm soát sau này. Nếu hệ thống thông tin thu thập tốt thì xí nghiệp nên lập kế hoạch vận tải dựa trên những thông tin về các hội nghị phục vụ để từ đó thiết lập ngân sách cho thích hợp. Để làm đợc điều này xí nghiệp nên tổ chức một bộ phận chuyên thu thập thông tin và có kế hoạch trớc đó càng sớm càng tốt. Các dự toán ngân sách chi phí nhìn chung tại xí nghiệp đều hợp lí, tuy nhiên để nâng cao hoạt động của xí nghiệp thì những dự báo này phải thể hiện đợc việc khuyến khích, hỗ trợ tăng sản lợng vận tải, tăng doanh thu.
Thứ t, xí nghiệp nên sử dụng mô hình để dự báo cho những báo cáo ngân sách. Mô hình sẽ giảm nhẹ đáng kể việc tính toán và cho kết quả khá chính xác. Việc xây dựng mô hình sẽ giúp ích rất nhiều cho xí nghiệp khi xí nghiệp tiến hành kiểm soát và xây dựng ngân sách cho các kì tiếp theo. Báo cáo ngân sách sẽ đợc đầy đủ và chi tiết hơn chứ không chỉ bao gồm những chỉ tiêu đơn giản nh trớc nữa, mà việc xây dựng cũng không tốn quá nhiều thời gian.
1.2. Giải pháp về mặt tổ chức
Cần phải tổ chức tốt công tác xây dựng kế hoạch ngân sách. Bởi vì xí nghiệp có nhiều phòng ban và kiêm nhiệm nhiều chức năng mà công tác xây dựng kế hoạch cần sự tham gia của mọi ngời. Công tác kế hoạch ngân sách không phải công việc của riêng một phòng ban nào. Và hầu nh các kế hoạch khác nhau đều bắt đầu từ việc xác định kế hoạch vận tải. Vì thế, việc dự tính sản lợng vận tải phải chính xác ngay từ đầu để làm cơ sở cho các bản kế hoạch ngân sách sau đó. Những cán bộ trong quá trình xây dựng kế hoạch sản lợng vận tải phải hoàn thành việc dự toán một cách nhanh nhất cho việc thực hiện dự tính những kế hoạch khác đảm bảo đúng tiến độ. Cần phải tạo một cơ chế hợp lí để mọi ngời cùng tham gia vào quá trình xây dựng kế hoạch. Và thật sự cần thiết nếu công ty có những kế hoạch dài hạn hơn, những chiến lợc cho một tơng lai khi doanh nghiệp công ích bị xoá bỏ. Với những phơng tiện cao, những mác xe chất lợng và đặc biệt là thơng hiệu Chính phủ, thực sự V75 có thể làm đợc nhiều điều hơn bây giờ. Tổ chức một định hớng có những đột phá không phải là không làm đúng theo qui định của Nhà nớc mà là cùng với Nhà nớc phát triển để thể hiện năng lực thực sự của một doanh nghiệp Nhà nớc. Việc có đợc những tổ chức về mặt định hớng là yếu tố làm cho
các bản ngân sách thực sự phát huy vai trò của nó và thể hiện đợc đầy đủ những gì mà ngời xây dựng muốn với đứa con đẻ của mình.
Xí nghiệp cũng nên có một Ban ngân sách riêng. Bởi việc hoạch định ngân sách không chỉ dừng lại ở việc xây dựng và phê duyệt tại Ban kế hoạch vào mỗi kì kế hoạch mà phải tiến hành kiểm soát hàng kì hành động ngân sách. Nên việc có một Ban ngân sách để xem xét việc báo cáo các sai lệch cũng nh các phơng án điều chỉnh của các cán bộ phòng ban một cách thống nhất và đảm bảo đúng định hớng. Khi xí nghiệp đã tiến hành kiểm soát và đã có kinh nghiệm thì Ban không cần làm việc thờng xuyên nh lúc đầu. Lúc này các cán bộ phòng ban đã có nhiều kinh nghiệm và không cần thiết phải trình tất cả các báo cáo lên cấp trên nh trớc nữa.
1.3. Giải pháp về mặt năng lực
Bên cạnh đó xí nghiệp cũng nên bồi dỡng chuyên môn về hoạch định ngân sách cho các cán bộ xây dựng kế hoạch. Phải làm thế nào để mọi ngời có con mắt khác hẳn về hoạch định ngân sách. Họ không còn nghĩ lập ngân sách chỉ là để đối phó mà quan trọng hơn là họ đang làm cho chính sự phát triển của doanh nghiệp và đồng lơng của mình. Để làm đợc điều này công ty có thể áp dụng một số giải pháp nh: thực hiện đào tạo định kì về nghiệp vụ nhằm củng cố trình độ chuyên môn, hoặc khuyến khích nhân viên tham gia các khoá học công tác kế hoạch trong các doanh nghiệp tại các trờng đại học lớn trong và ngoài nớc; tổ chức cập nhật những thông tin mới, những qui định mới để làm cơ sở cho việc hoạch định; công ty cũng có thể chú trọng đến việc đánh giá trình độ và chất lợng của từng nhân viên, trên cơ sở đó bố trí đúng ngời đúng việc…