Giáo trình MS PowerPoint 2010 Tiếng Việt của Microsoft Việt Nam

Bộ giáo trình MS PowerPoint do Microsoft Việt Nam biên soạn.

Nhóm slide vào phần thuyết trình

Trộn so sánh nội dung thuyết trình

Hỗ trợ vừa soạn thảo vừa chạy thuyết trình hình

Biên soạn thuyết trình lúc nơi

Nhúng , hiệu chỉnh xem video thuyết trình

Tích hợp sẵn tính chuy n sang ịnh dạng PDF/XPS

Chụp ảnh hình 10

Thêm nhiều hiệu ứng ộc o cho hình ảnh 10

Xóa phần khơng cần thiết hình 10

Hỗ trợ tùy biến Ribbon 11

Nâng cấp SmartArt 12

Nhiều hiệu ứng chuy n slide m i 12

Sao chép hiệu ứng 12

Tăng tính di ộng cho thuyết trình 13

Broadcast thuyết trình 13

Biến trỏ chuột thành trỏ laser 14

2 Khởi ộng thoát Microsoft PowerPoint 2010 15

Khởi ộng PowerPoint 2010 15

Thốt PowerPoint 15

Tìm hi u c c th nh phần tr n c a s ch ơng trình Microsoft PowerPoint 16

Thay i ki u hi n thị c a s ch ơng trình 19

5 Tùy biến lệnh truy cập nhanh 22

Ph ng to thu nhỏ c a s làm việc 23

Thanh th c ngang v dọc 24

c ng l i 25

ng trợ giúpkhi vẽ 26

10 Xem thuyết trình c c chế ộ m u sắc khác 27

11 Xem thuyết trình nhiều c a s 28

Sắp xếp c c c a s 28

huy n i qua lại gi a c c c a s 29

S dụng trình trợ giúp 29

15 Hỏi p 31

Câu Hãy tùy biến lệnh truy cập nhanh (QAT)? 31

Câu Tạo ngăn lệnh m i tr n Ribbon t n l “Lệnh tui” nh hình sau: 34

Câu Xin cho biết cách di chuy n tùy biến Ribbon QAT sang Office máy tính khác? 37

Câu Cho biết c ch thay i số tùy chỉnh ch ơng trình PowerPoint? 38

Câu Làm ẩn thông báo trạng thái? 40

Chương Tạo thuyết trình 41

1 Tạo thuyết trình 42

Tạo thuyết trình rỗng 42

Tạo thuyết trình từ mẫu có sẵn 43

Tạo thuyết trình từ có sẵn 46

Tạo nhanh slide thuyết trình từ tập tin dàn 46

L u b i thuyết trình 47

L u b i thuyết trình lần ầu tiên 47

L u b i thuyết trình lần sau 48

L u b i thuyết trình c c ịnh dạng khác 49

Chuy n thuyết trình sang ịnh dạng video 52

huy n PowerPoint sang ịnh dạng P F v XPS 54

3 Bảo vệ thuyết trình mật mã 58

Thiết lập mật mã bảo vệ 58

Gỡ bỏ mật mã khỏi thuyết trình 61

Tăng c ng ộ an toàn cho PowerPoint v i tính File Block Settings 62

Phục hồi slide thiết lập layout mặc ịnh 68

Nhóm slide vào section 68

ặt tên cho section 69

Câu Tạo thuyết trình m i từ tập tin Outline? 73

Câu Cho biết cách chép slide gi a thuyết trình? 75

Chương Xây dựng nội dung thuyết trình 79

1 Tạo thuyết trình m i 80

2 Tạo slide tựa ề 82

3 Tạo slide chứa văn 84

4 Tạo slide có hai cột nội dung 85

9 Chèn SmartArt vào slide 95

10 Nhúng âm vào slide 101

Nhúng oạn phim vào slide 103

hèn oạn phim trực tuyến vào slide 106

13 Chèn bảng bi u vào slide 108

14 Chèn bi u vào slide 111

15 Hỏi p 116

Câu Trình bày cách chèn bảng bi u từ Excel vào PowerPoint dạng liên kết? 116

Câu Cho biết cách tạo nhanh Photo Album từ s u tập hình ch ơng trình PowerPoint ? 118

Câu Thiết lập thuộc tính mặc ịnh ng kẽ (outline) màu (fill) shape tr n slide nh nào? 120

Câu Tạo công thức PowerPoint nh nào? 122

Chương Tuỳ biến, hiệu chỉnh thuyết trình 126

1 S dụng mẫu ịnh dạng 127

Áp dụng theme có sẵn cho thuyết trình 127

Tùy biến Theme 129

2 S dụng hình màu làm cho slide 132

ùng hình l m cho slide 133

ùng m u l m cho slide 135

Tô slide ki u Gradient 136

X a hình v m u ã p dụng cho slide 137

3 Làm việc v i Slide Master 138

Sắp xếp v ịnh dạng placeholder slide master 139

Thêm xóa placeholder 140

Chèn xóa slide layout 141

Chèn xóa slide master 143

Áp dụng theme cho slide master 144

Thiết lập kích th c chiều h ng slide 145

ng c a s slide master trở chế ộ soạn thảo 146

Câu Cho biết cách áp dụng nhiều Theme khác thuyết trình? 178

Câu Cho biết cách chép nhanh tất hình có thuyết trình 180

âu H ng dẫn cách tạo watermarke cho slide? 183

Câu Xin cho biết cách tạo mẫu template? 188

Chương àm việc với hiệu ứng, hoạt cảnh 193

1 Hiệu ứng cho văn 195

Các tùy chọn hiệu ứng nâng cao cho văn 198

2 Sao chép hiệu ứng 202

3 Sắp xếp trình tự thực thi hiệu ứng cho 203

4 Hiệu ứng cho hình ảnh, shape 204

Áp dụng hiệu ứng 204

Các tùy chọn hiệu ứng nâng cao cho hình ảnh 205

Hiệu ứng di chuy n ối t ợng theo ng i dựng sẵn 206

5 Hiệu ứng cho SmartArt 209

Áp dụng hiệu ứng cho SmartArt ki u danh sách 209

Áp dụng hiệu ứng cho SmartArt ki u Picture 210

6 Thiết lập hiệu ứng tùy chọn cho âm v oạn phim 211

Thêm xóa bookmark 211

Thiết lập tùy chọn cho âm 212

Thiết lập tùy chọn cho phim 215

S dụng trigger 217

7 Hiệu ứng cho bảng bi u 218

8 Hiệu ứng cho thị 219

9 Xóa bỏ hiệu ứng c c ối t ợng slide 221

10 Hiệu ứng chuy n slide 222

Áp dụng hiệu ứng chuy n slide 222

Xóa bỏ hiệu ứng chuy n slide 223

11 Tự ộng hoá thuyết trình 224

12 Tạo siêu liên kết nút lệnh iều h ng thuyết trình 226

Li n kết ến slide kh c b i thuyết trình 226

Li n kết ến slide kh c b i thuyết trình 227

Li n kết ến ịa th iện t 229

Tạo li n kết ến ịa Web m y chủ FTP 230

Tạo li n kết ến tập tin ang l u tr n ĩa tr n mạng nội 232

Li n kết ến ứng dụng v tạo t i liệu m i 235

Thay i màu oạn văn có siêu liên kết 236

Nhấn mạnh hyperlink v i âm 237

Hiệu chỉnh x a hyperlink 238

13 Hỏi p 240

Câu Trình bày cách tạo nhanh nút iều h ng cho tất slide thuyết

trình? 241

Câu Có cách khơng cho hiệu ng gạch d i văn có hyperlink hay khơng? 244

Câu Muốn chèn Logo công ty vào tất Slide báo cáo có nhiều slide phải làm sao? 246

Câu Có cách cho nhạc phát từ ầu ến cuối thuyết trình hay khơng? 247

Chương Chuẩn bị thuyết trình 248

1 Tạo ti u ề ầu chân trang 249

Tùy chỉnh Header & Footer Slide Master 252

2 Ghi nhận xét cho slide 253

Ghi cho slide 253

Làm việc v i Comment 255

3 Chuy n ịnh dạng thuyết trình 258

L u b i thuyết trình d i ịnh dạng PowerPoint 2003 trở tr c 258

Chuy n thuyết trình sang PDF/XPS 258

Chuy n thuyết trình sang video 259

huy n Handout sang Word 260

4 In thuyết trình 261

In tài liệu dành cho diễn giả 261

In tài liệu dành cho khán giả 268

5 ng g i b i thuyết trình ĩa 273

6 Tùy biến nội dung cho bu i báo cáo 276

n hiệnc c slide 276

Tùy biến nội dung b o c o 277

7 Thiết lập tuỳ chọn cho ki u báo cáo 280

Thiết lập tùy chọn cho loại trình chiếu c ng i thuyết trình 280

Thiết lập tùy chọn cho loại b o c o t ơng t c ng i xem v tự h nh 281

8 Ki m tra thuyết trình 284

Ki m tra c c thơng tin c nhân c b i thuyết trình 284

Ki m tra tính t ơng thích tính s dụng b o c o gi a c c phi n 284

nh dấu ho n th nh v o b i b o c o 286

9 Hỏi p 287

âu L m in Notes Page mà khơng có hình thu nhỏ slide bên trên? 287

Câu Làm loại bỏ nhanh hiệu ứng hoạt cảnh trình chiếu thuyết trình? 289 Chương Trình chiếu thuyết trình 290

1 Trình chiếu thuyết trình 291

Thiết lập c c tùy chọn cho chế ộ Slide Show 291

Trình chiếu thuyết trình 292

Trình chiếu thuyết trình thơng qua mạng internet ến ng i xem từ xa 293

S dụng c c nút iều n chế ộ Slide Show 297

Di chuy n ến slide x c ịnh 297

S dụng c c t hợp phím tắt 298

huy n ến ustom Show 300

Tạo giải trình chiếu thuyết trình 301

c tùy chọn trỏ 301

S dụng trỏ chuột Laser 301

L m n i nội dung tr n slide trình chiếu 302

Trình chiếu b i thuyết trình v i nhiều m n hình 304

Bật tính hỗ trợ nhiều m n hình 304

Trình chiếu thuyết trình v i nhiều hình 305

5 Hỏi p 307

Câu Tập tin PowerPoint Show (PPSX) có cần ch ơng trình PowerPoint PowerPoint Viewer chạy hay khơng? Chúng ta có th hiệu chỉnh tập tin PPSX hay không? 307

âu L m nhấp phải chuột lùi slide tr c chế ộ Slide Show? 307

Câu Có cách khố hiệu lệnh chuột v b n phím iều n trình chiếu?308 Câu Có th nhập văn Slide Show khơng? 309

Câu Có cách khơng cho tựa ề slide không hi n thị nh ng có lệnh Go to Slide trình chiếu? 312

Ph l c Cách tạo thuyết trình chuyên nghiệp 314

Kế hoạch ph t tri n b i trình diễn 314

B c : X c ịnh ối t ợng kh n giả v mục ti u b i trình diễn 315

B c : Th m c c hiệu ứng a ph ơng tiện 319

B c : Tạo c c in ph t cho kh n giả v ghi cho slide 319

B c : Ki m tra lại b i v b o c o th 319

B c : Ph t h nh b i b o c o 320

B c : Tiến ến th nh công v cải tiến b i b o c o 320

Gi cho kh n giả cảm thấy thích thú 321

c k thuật diễn thuyết 321

c gợi nội dung 321

Ph l c Tài nguyên Internet 323

Template, Themes v Background 323

dd-Ins v t i liệu tham khảo 323

L i nóu

Bạn ọc thân mến,

PowerPoint l cơng cụ bi n tập v trình diễn b o c o tr n m y tính ph biến Ở Việt Nam, PowerPoint ã ợc p dụng nhiều c c bu i hội thảo, c c họp, c c bu i gi i thiệu dự n sản phẩm, b o c o nội công ty phục vụ cho công t c giảng dạy

PowerPoint ợc b sung nhiều tính m i v i cải tiến giao diện Ribbon thuận lợi cho ng i s dụng o vậy, nh ng ng i ã s dụng th nh thạo nh ng ng i m i bắt ầu tìm hi u PowerPoint ều phải học qua c ch s dụng ch ơng trình n y Tuy nhi n, nh ng ng i ã th nh thạo PowerPoint tốn th i gian so v i nh ng ng i m i bắt ầu

T i liệu n y c ch ơng v c c phụ lục c ch ơng ợc t chức theo nh m nội dung l n t ơng ứng v i qu trình xây dựng b i thuyết trình bạn PowerPoint o vậy, c c bạn m i bắt ầu học n n ọc t i liệu từ ầu ến cuối c c i nhìn v hi u biết t ng qu t ch ơng trình n y c bạn ã am t ng PowerPoint cần ọc qua c c nội dung m i phi n PowerPoint 10 v xem thêm nh ng vấn ề m quan tâm

T i liệu ợc thiết kế theo h ng vừa học vừa l m v trọng v o thực h nh n n c c bạn phải cố gắng ho n th nh phần t i liệu Khi ọc xong t i liệu l c c bạn ã nắm tay công cụ bi n soạn v trình diễn b i thuyết trình chuy n nghiệp gi i

c tập tin hình ảnh, video, audio, dùng cho c c b i thực h nh t i liệu n y c th tải ịa http://www.giaiphapexcel.com/download/Multimedia.zip

Hy vọng t i liệu n y giúp ích cho bạn ọc nhanh ch ng tiếp cận v s dụng th nh thạo c c tính ch ơng trình PowerPoint p dụng v o công việc thực tế

o t i liệu ợc bi n soạn th i gian ngắn n n không th tr nh ợc nh ng i m thiếu s t v ch a ho n thiện c kiến ng g p xin vui l ng g i về:

Gi th PowerPoint 2010

Nội dung

1 c i m m i PowerPoint

2 Khởi ộng Microsoft PowerPoint 2010

3 Tìm hi u c c th nh phần tr n c a s ch ơng trình Microsoft PowerPoint Thay i ki u hi n thị c a s ch ơng trình

5 Tùy biến lệnh truy cập nhanh Ph ng to thu nhỏ c a s làm việc Thanh th c ngang v dọc

8 c ng l i ng trợ giúpkhi vẽ

10 Xem thuyết trình c c chế ộ m u sắc khác 11 Xem thuyết trình nhiều c a s 12 Sắp xếp c c c a s

13 huy n i qua lại gi a c c c a s 14 S dụng trình trợ giúp

15 Hỏi p

owerPoint 2010 l phần Microsoft Office 10 ũng giống nh Word ch ơng trình x l văn , Excel bảng tính , Outlook trình quản l e-mail v quản l công việc c nhân) v ccess sở d liệu , PowerPoint giúp tạo n n c c b i thuyết trình sinh ộng v lơi

Khi thuyết trình, c th dùng c c loại dụng cụ hỗ trợ nh :slide 35mm, phim chiếu cho m y overhead, c c slide tr n m y tính, thuyết trình ợc in giấy, c c ghi ng i thuyết trình PowerPoint c th tạo tất c c loại dụng cụ tr n v c th kèm theo c c hiệu ứng hấp dẫn v thu hút ng i nghe

Do PowerPoint ợc tích hợp chặt chẽ v i c c th nh phần kh c Microsoft Office 2010, n n c th chia thông tin gi a c c ứng dụng n y dễ d ng Ví dụ, c th vẽ bi u Excel v c th chèn bi u n y v o slide PowerPoint c th chép c c oạn văn Word a v o slide,

1 C c i m PowerPoint 10

ũng giống nh c c ch ơng trình kh c Office 2010, giao diện PowerPoint 2010 ợc ph t tri n l n từ phi n Giao diện Ribbon mang lại nhiều tiện lợi việc thao tác cho ng i dùng v i nhiều tính m i giúp tạo n n nh ng b i thuyết trình sinh ộng, hấp dẫn c ch nhanh ch ng i ây l số tính m i m bạn gặp qu trình s dụng phi n n y

Ribbon

PowerPoint 2010 xây dựng Ribbon c c c nút lệnh họa dễ nhận biết ợc chia th nh nhiều Tab ngăn thay cho hệ thống thực ơn x xuống tr c ây Mỗi tab giống nh công cụ v i c c nút lệnh v danh s ch lệnh cho ng i dùng lựa chọn s dụng

c tab không dễ tùy biến dễ nh c c thang công cụ c c phi n tr c, nh ng PowerPoint

201 c th m công cụ gọi l Quick Access Toolbar (QAT - công cụ truy cập

nhanh giúp ng i dùng c th tùy biến v gắn th m c c nút lệnh th ng dùng c ch nhanh ch ng v dễ d ng Bạn c th th m v o Q T nút lệnh n o c ch nhấp phải chuột v o n v chọn Add to Quick Access Toolbar

P

Ribbon xuất th m ngăn Transitions giúp việc p dụng hiệu ứng chuy n từ slide n y sang slide kh c ợc nhanh v thuận tiện Ngoài ra, nút Minimize the Ribbon giúp ng i dùng

dễ d ng ph ng to hay thu gọn Ribbon

H nh Ribbonđược tổ chức lại

Ngăn File thay cho nút Office

Ngăn File chứa c c lệnh liên quan ếnb i thuyết trình ang soạn thảo nh thuộc tính tập tin, thiết lập mật mã bảo vệ, l u tr , in ấn v chia b i thuyết trình

H nh Ngăn File m i

Hỗ trợ làm việc cộng tác

PowerPoint 2010 cho phép nhiều ng i biên soạn hay hiệu chỉnh thuyết trình cách ồng th i Chúng ta có s dụng máy chủ SharePoint công ty trang web hỗ trợ ứng dụng web PowerPoint nh l Windows Live l u tr thuyết trình Khi , nhiều ng i có th truy cập vào hiệu chỉnh thuyết trình v c c iều chỉnh ợc ồng cách tự ộng

Tab ang chọn Quick Access Toolbar

H nh Nhiều người làm việc thuyết trình

Nhóm slide vào ph n thuyết trình

Nhóm slide thuyết trình l n thành section giúp việc quản l ợc dễ dàng thuận tiện tìm kiếm nội dung Khi nhiều ng i tham gia biên soạn thuyết trình việc phân chia cơng việc biên soạn theo section mang lại thuận lợi nhiều Chúng ta có th ặt tên, in ấn áp dụng hiệu ứng lên section

H nh Chia thuyết trình thành nhiều section

Trộn so sánh nội dung thuyết trình

Chúng ta có th so sánh nội dung thuyết trình v i phối hợp chúng lại cách s dụng tính m i Compare PowerPoint 2010 Chúng ta có th quản lý lựa chọn nh ng thay i hiệu chỉnh mà muốn a v o b i thuyết trình cuối Tính Compare giúp giảng ng k th i gian ồng hiệu chỉnh nhiều phiên thuyết trình

H nh So sánh phối hợp nội dung thuyết trình

Hỗ trợ vừa soạn thảo vừa chạy thuyết trình hình

Chức m i Reading View hỗ trợ cho việc soạn thảo, tham khảo thuyết trình khác xem tr c hiệu ứng, c c oạn phim âm hình

H nh Vừa soạn thảo vừa xem Slide Show

Biên soạn thuyết trình lúc nơi

V i tài khoản Windows Live, có th s dụng ứng dụng web PowerPoint, Word Excel miễn phí Chúng ta có th biên soạn thuyết trình trực tuyến trình duyệt web

H nh Soạn thảo thuyết trình Microsoft PowerPoint Web App

Nhúng , hiệu chỉnh xem video thuyết trình

Trong phiên PowerPoint 2010 hỗ trợ mạnh a ph ơng tiện thuyết trình Cụ th , có th nhúng, cắt xén áp dụng hiệu ứng ịnh dạng lên hình ảnh v oạn phim thuyết trình

Cắt xén video

Tính cắt xén video PowerPoint 2010 giúp loại bỏ phần khơng cần thiết giúp nội dung thuyết trình tập trung

H nh Cắt xén video

Chèn video từ nguồn mạng

Chèn video từ nguồn mạng l tính n i bật PowerPoint 2010 Tập tin video có th tải lên dịch vụ l u tr trực tuyến bạn s u tầm ợc Có nhiều dịch vũ l u tr , chia video trực tuyến hoàn toàn miễn phí nh YouTube, Yahoo Video, lip vn, Google Videos,… Mội tập tin video l u tr trang thông th ng c oạn mã dùng nhúng vào trang web khác.Ví dụ, v i trang Yahoo Video, bạn chép oạn mã ô Embed Sau , tr n giao diện PowerPoint, bạn nhấn vào nút Video, chọn Video from Online Site…

Tại vùng trống c a s Insert Video From Online Video Site, bạn d n oạn mã ã lấy ợc vào Xong, nhấn Insert Nh l oạn video ã ợc chèn vào thuyết trình Tuy nhi n xem ợc oạn video máy tính phải có kết nối Internet

H nh Chèn video từ nguồn mạng

Nhúng video

Nh ng oạn phim, nhạc ợc nhúng vào trở thành thành phần thuyết trình Chúng ta khỏi phải bận tâm t i việc chép tập tin g i kèm theo thuyết trình Ngồi ra, PowerPoint cịn cho phép xuất thuyết trình sang ịnh dạng video có th chép V , ính kèm theo e-mail g i lên web

H nh Nhúng video vào thuyết trình

Chuyển thuyết trình sang định dạng video

Tính chuy n ịnh dạng thuyết trình sang c c ịnh dạng video giúp việc chia ợc dễ d ng PowerPoint cho phép xuất ịnh dạng video v i nhiều mức chất l ợng hình ảnh khác từ video cho loại thiết bị di ộng cho ến video c ộ phân giải cao

H nh Xuất thuyết trình sang video

Tích hợp sẵn tính chuy n sang ịnh dạng PDF/XPS

Phiên Office ã hỗ trợ tính xuất thuyết trình sang ịnh dạng PDF/ XPS Tuy nhi n tính l tùy chọn v ng i dùng phải tải th m g i c i ặt cài váo máy Phiên Office ã tích hợp sẵn tính chuy n ịnh dạng PowerPoint sang PDF/ XPS

H nh Tích hợp sẵn tính xuất thuyết trình sang PDF/XPS

Ch p ảnh hình

ây l tính m i hay thú vị, giúp có th chụp ợc hình ảnh c tr n m n v a v o b i thuyết trình nhanh chóng tiện lợi

H nh Nút lệnh Screenshot

Thêm nhiều hiệu ứng ộc o cho hình ảnh

V i phiên PowerPoint 2010, bạn có th áp dụng nhiều hiệu ứng m thuật khác cho hình ảnh

H nh Các hiệu ứng mỹ thuật

Xóa ph n khơng c n thiết hình

Một tính m i b sung vào PowerPoint 2010 l cho phép loại bỏ hình ch ơng trình

H nh Loại bỏ hình

Hỗ trợ tùy biến Ribbon

V i giao diện ng i dùng thân thiện giúp cho việc tùy biến công cụ Ribbon dễ d ng bao gi hết

H nh Tùy biến Ribbon

Nâng cấp SmartArt

SmartArt PowerPoint 2007 ã tuyệt v i phi n c ng ộc a v i nh m Picture c nhiều mẫu dựng sẵng giúp cho việc minh họa b i thuyết trình c ng dễ d ng v trực quan

H nh SmartArt

Nhiều hiệu ứng chuy n slide

PowerPoint 2010 b sung thêm nhiều hiệu ứng chuy n slide m i, ặc biệt hiệu ứng

H nh Sao chép hiệu ứng v i Animation Painter

Tăng tính di ộng cho thuyết trình

V i cơng cụ Compress Media, PowerPoint 2010 nén c c oạn video, âm nhúng thuyết trình l m cho dung l ợng thuyết trình ợc nhỏ v từ thuận tiện cho việc chia giúp cho việc trình chiếu ợc tốt

H nh Compress Media

Broadcast thuyết trình

Broadcast thuyết trình trực tiếp ến khán giả từ xa thông qua dịch vụ Windows Live máy chủ SharePoint công ty Khán giả có th theo dõi thuyết trình trực tiếp thơng qua trình duyệt v nghe âm thông qua iện thoại

H nh Broadcast thuyết trình xem thuyết trình trình duyệt

Biến trỏ chuột thành trỏ laser

Khi muốn nhấn mạnh nh ng nội dung ang trình b y tr n slide, c th biến trỏ chuột thành trỏ laser cách gi phím Ctrl nhấp trái chuột chế ộ Slide Show

H nh Con trỏ Laser

2 Khởi ộng thoát Microsoft PowerPoint 2010 Khởi ộng PowerPoint 2010

Tùy theo phiên Windows mà bạn ang s dụng m ng dẫn ến ch ơng trình PowerPoint khác chút Trong Windows XP, Windows Vista Windows ng dẫn truy cập ến ch ơng trình l giống c b c khởi ộng nh sau:

1 Từ c a s Windows bạn chọn Start Chọn All Programs

3 Chọn Microsoft Office

4 Nhấp chuột lên Microsoft Office PowerPoint 2010

H nh Giao diện chư ng tr nh ower oint

Thoát PowerPoint

Tho t ch ơng trình PowerPoint ơn giản, bạn làm theo cách sau :

 Cách 1: Nhấp vào nút Close ( ) góc bên phải c a s PowerPoint,

 Cách 2: V o ngăn File chọn Exit,

 Chọn Don’t Save: tho t PowerPoint m không l u lại c c thay i

 Chọn Cancel: hủy lệnh thoát PowerPoint

H nh Hộp thoại nhắc nhở bạn lưu thông tin thuyết trình

3 Tìm hi u c c thành ph n tr n c a s chương trình icrosoft PowerPoint

Giao diện PowerPoint không c nhiều thay i so v i phi n c th nh phần tr n c a s PowerPoint nh sau:

H nh ác thành ph n tr n cửa sổ ower oint

 Thanh ti u ề Title bar):Th t n ch ơng trình ang chạy l PowerPoint v t n

của b i trình diễn h nh Nếu c a s ch a to n m n hình ta c th dùng chuột kéo Title bar di chuy n c a s

 Ribbon: hức Ribbon l kết hợp thực ơn v c c công cụ,

ợc trình b y c c ngăn tab chứa nút v danh s ch lệnh

 Quick Access Toolbar: hứa c c lệnh tắt c c lệnh thông dụng Bạn c th th m

b t c c lệnh theo nhu cầu s dụng

 Nút Minimize:Thu nhỏ c a s ứng dụng v o t c vụ taskbar Windows; bạn

nhấp v o nút thu nhỏ ứng dụng tr n taskbar ph ng to lại c a s ứng dụng

 Nút Maximize/Restore:Khi c a s chế ộ to n m n hình, chọn nút n y thu nhỏ

c a s lại, c a s ch a to n m n hình chọn nút n y ph ng to c a s th nh to n m n hình

 Nút Close: ng ứng dụng lại Bạn c th nhận ợc thông b o l u lại c c thay i

b i trình diễn

 hu vực soạn thảo trình di n:Hi n thị slide h nh

 Ngăn Slides: Hi n thị danh s ch c c slide ang c b i thuyết trình

 Ngăn Outline: Hi n thị d n b i b i thuyết trình

 Thanh trạng th i Status bar : B o c o thông tin b i trình diễn v cung cấp c c nút

lệnh thay i chế ộ hi n thị v ph ng to, thu nhỏ vùng soạn thảo

Ribbon

Ribbon ợc t chức th nh nhiều ngăn theo chức qu trình xây dựng b i thuyết trình Trong ngăn lệnh lại ợc t chức th nh nhiều nh m lệnh nhỏ tạo giúp ng i dùng dễ hi u v dễ s dụng c c chức ch ơng trình

H nh Ngăn Home tr n Ribbon

 File:Mở thực ơn Filetừ ta c th truy cập c c lệnh mở open), l u save), in (print),tạo

m i new v chia b i thuyết trình

 Home: hứa c c nút lệnh th ng xuy n s sụng qu trình soạn thảo b i thuyết trình

nh l lệnh chép, cắt, d n, chèn slide, bố cục slide, phân chia section, ịnh dạng văn bản, vẽ hình v c c lệnh tìm kiếm, thay thế…

 Insert: Thực c c lệnh chèn, th m c c ối t ợng m PowerPoint hỗ trợ nh l bảng

bi u, hình ảnh, Smart rt, thị, văn bản, oạn phim, âm thanh,…

H nh Ngăn Insert

c ngăn chứa lệnh Tabs Ngăn lệnh theo ng cảnh

Nh m lệnh Mở hộp thoại

 Design:Thực c c lệnh ịnh dạng kíc cở v chiều h ng c c slide, handout, áp

dụng c c mẫu ịnh dạng v c c ki u hình cho slide

H nh Ngăn Design

 Transitions: PowerPoint t chức Transitions th nh ngăn m i tr n Ribbon giúp

chúng ta c th p dụng v thiết lập c c thông số cho c c hiệu ứng chuy n slide nhanh ch ng v thuận lợi Ngo i ra, c th xem tr c hiệu ứng chuy n slide chế ộ soạn thảo

H nh Ngăn Transitions

 Animations: anh mục c c hiệu ứng p dụng cho c c ối t ợng tr n slide, chép hiệu

ứng gi a c c ối t ợng, thiết lập th i gian nh c c kiện cho c c hiệu ứng

H nh Ngăn Animations

 Slide Show: huẩn bị c c thiết lập cho b i thuyết trình tr c trình diễn, tùy biến

mặt nội dung b i thuyết trình c c tình b o c o, broadcast b i thuyết trình cho c c kh n giả theo dõi từ xa v thiết lập c c thông số cho c c m n hình hi n thị trình diễn

H nh Ngăn Slide Show

 Review: Ghi cho c c slide b i thuyết trình, so s nh v trộn nội dung gi a c c

b i thuyết trình v cơng cụ ki m tra lỗi tả

H nh Ngăn Review

 View: huy n i qua lại gi a c c chế ộ hi n thị, cho hi n thị ẩn th c, c c

ng l i, iều chỉnh kích th c vùng sọan thảo, chuy n i gi a c c chế ộ m u hi n thị, xếp c c c a s ,…

H nh Ngăn View

 Developer: Ngăn n y mặc ịnh ợc ẩn n h u dụng cho c c lập trình vi n, nh ng

ng i c hi u biết VB mở ngăn n y nhấn v o nút File | Options | Customize Ribbon |Developer

H nh Ngăn Developer

 Add-Ins: Ngăn n y xuất c i ặt th m c c tiện ích cho PowerPoint

H nh Ngăn Add-Ins

4 Thay i ki u hi n thị c a s chương trình

PowerPoint 201 c hai nh m hi n thị l nh m Presentation Views dùng qu trình sọan thảo v nh m Master Views dùng qu trình thiết kế slide, bố cục in v trang slide thích Mỗi ki u hi n thị c công dụng ri ng qu trình soạn thảo, thiết kế, chỉnh s a trình chiếu b i thuyết trình

H nh ác kiểu hiển th cửa sổ làm việc

Nhóm Presentation Views có ki u hi n thị sau:

 Normal: hế ộ n y dùng nhiều qu trình biên soạn thuyết trình

 Slide Sorter: hế ộ n y giúp xem t ng th b i trình diễn, bố cục, nh trình tự c c

slide b i thuyết trình

 Notes Page: hế ộ n y giúp ta th m c c ghi v o slide c c ghi n y không

hi n thị trình chiếu

 Reading View: Xem tr c thuyết trình giao diện soạn thảo

Muốn chuy n qua lại gi a c c chế ộ hi n thị bạn v o ngăn View trênRibbon, sau chọn

ki u hi n thị mong muốn chọn ki u hi n thị trực tiếp từ g c d i b n phải trạng th i i ây l c c hình minh họa c c ki u hi n thị:

Normal Slide Sorter

Slide Show Reading View

H nh ác kiểu hiển th

Nhóm Master Views

 Slide Master: L u tr thông tin thiết kế ki u dáng, màu sắc, font ch , bố cục,… cho

các slide

 Handout Master: Thiết lập thông số cho trang in handout nh chiều handout,

chiều slide bố trí handout, số slide trang in, xếp vị trí header, footer, hộp hi n thị ngày tháng số trang tr n handout,…

 Notes Master: Thiết lập thông số cho trang in kèm thông tin ghi slide

H nh Slide Master Handout Master

Slide Show: Ngồi hai nhóm hi n thị trên, PowerPoint ki u hi n thị n a ợc s dụng

khi trình chiếu thuyết trình gọi Slide Show Slide Show l chế ộ trình chiếu to n m n hình, c c slide lần l ợt xuất theo thứ tự ợc sếp thuyết trình

Phím tắt:

Nhấn phím F để chuyển sang chế độ tr nh di n từ slide bắt đ u nhấn tổ hợp phím Shift F để bắt đ u tr nh chiếu từ slide hành

5 Tùy biến lệnh truy cập nhanh

Bạn c th th m nhanh c c nút lệnh ợc tích hợp sẵn cho QAT c ch nhấp tr i chuột v o nút Customize Quick Access Toolbar ( ) QAT Sau , bạn chọn bỏ chọn c c nút lệnh cho ẩn tr n QAT

H nh Th m ho c b t nhanh n t lệnh tr n QAT

Bạn c th th m c c nút lệnh kh c v o Q T theo h ng dẫn sau:

1 họn nút Office | Options Hộp thoại PowerPoint Options xuất Chọn Quick Access Toolbar từ danh s ch b n tr i

3 họn c c nh m lệnh từ hộp Choose commands from … Sau , bạn chọn c c nút

lệnh từ hộp b n d i v nhấn nút Add >> th m v o hộp danh s ch b n phải

4 Nếu bạn muốn bỏ nút lệnh n o khỏi Q T chọn n từ hộp Customize

Quick Access Toolbar b n phải v nhấn nút Remove

5 trả QAT trạng th i mặc ịnh nhấn nút Resetvà chọn Reset only Quick

Access Toolbar

6 Bạn chọn Show Quick Access Toolbar below the Ribbon QAT xuất

b n d i Ribbon

7 ho n tất việc tùy biến QAT nhấn nút OK

H nh Tùy biến QAT

6 Ph ng to thu nhỏ c a s làm việc

Bạn c th ph ng to thu nhỏ vùng soạn thảo c a s PowerPoint 10 c ch s dụng Zoom tr n trạng th i dùng hộp thoại Zoom Bạn c th ph ng to thu

nhỏ vùng l m việc khoảng từ ến Bạn n n s dụng tùy chọn Fit Slide to

Current Window c ợc vùng l m việc tốt

H nh Hộp thọai Zoom Zoom trạng thái

gọi hộp thoại Zoom bạn chọn Ribbon | View | chọn Zoom ch nhanh l bạn nhấp chuột v o nút số phần trăm tr n trạng th i nhấn t hợp phím <ALT + W + Q>

7 Thanh thước ngang dọc

C c th c ngang v dọc giúp việc bố trí c c th nh phần tr n slide x c

hơn Bạn v o chọn ngăn View Ribbon, sau chọn Rulers nh m Show

H nh Thanh thư c dọc ngang

Thanh th c ngang v dọc c ki u hi n thị Normal v Notes Page v ơn vị tính tr n th c tùy thuộc v o thiết lập Regional Settings Control Panel Windows

Bạn c th tắt b t th c dọc c ch v o File | Options | chọn Advance | tìm ến mục

Display | bỏ chọn Show vertical ruler

H nh T y chọn thư c dọc

8 C c ng lưới

c ng l i (gridlines) chia slide th nh c c vng c kích th c giúp canh chỉnh c c ối t ợng dễ d ng v c c ng n y không hi n thị in giấy

Nh ng c ch bật tắt c c ng l i:

 Cách 1: Nhấn t hợp phím <Shift+F9>

 Cách 2: View | nh m Show| chọn Gridlines

 Cách3: Home | nh m Drawing | chọn Arrange | chọn Align | chọn View Gridlines

H nh ác đường lư i tr n slide

Hộp thoại Grid and Guides cho phép thiết lập khoảng c ch gi a c c ng l i nh nhiều tùy chọn kh c nhiều c ch mở hộp thoại Grid and Guides:

 Cách 1: Home | nh m Drawing | chọn Arrange | chọn Align | chọn Grid Settings

 Cách 2: View | nhóm Show chọn Grid Setting ( )

c ng l i

H nh Hộp thoại Grid and Guides

9 ng trợ giúpkhi vẽ

ng trợ giúpkhi vẽ (guides) giống nh c c ng l i tr n slide nh ng ta c th kéo v thả chúng ến c c vị trí mong muốn c ng trợ giúp n y giúp dễ d ng việc canh chỉnh vị trí c c ối t ợng tr n slide v chúng không ợc hi n thị in giấy

H nh ác đường trợ gi p ngang dọc

bật ng trợ giúp vẽ bạn vào View | nhóm Show | chọn Guides Bạn c th tạo th m c c ng trợ giúp c ch gi phím Ctrl dùng chuột kéo ng trợ giúp ngang dọc ến

H nh Bật/ tắt đường trợ giúp vẽ

Xóa b t đường trợ giúp cách dùng chuột kéo chúng khỏi diện tích slide

10 Xem thuyết trình chế ộ màu sắc khác

Khi soạn thảo b i thuyết trình, th ng soạn thảo chế ộ ầy ủ m u (Color View) Tuy nhiên, bạn n n ki m tra b i thuyết trình tr n m n hình chế xem en trắng Black and White tông m u x m (Grayscale) tr c bạn muốn in giấy tr n m y in trắng en

chuy n i qua lại gi a chế ộ màu hi n thị, bạn nhấp chuột v o ngăn View | nhóm Color/ Grayscale | chọn ki u hi n thị Color, Grayscale Black and White

H nh ác tùy chọn kiểu hiển th Grayscale

Sau ki m tra thuyết trình chế ộ màu sắc khác nhau, bạn nhấp chuột v o nút Back To olor View hình trở chế ộ ầy ủ m u sắc c tùy chọn ki u m u Black and White Grayscale không l m ảnh h ởng ến c c m u sắc ang c tr n slide m chúng c t c dụng in giấy chế ộ Black and White Grayscale

H nh Slide xem chế độ Black with White Fill

11 Xem thuyết trình nhiều c a s

Tính xem thuyết trình nhiều c a s h u ích muốn tham khảo, chép, so s nh,… thông tin c c slide kh c b i ạng biên soạn nội dung cho

một slide m i mở thêm c a s m i cho thuyết trình, bạn vào View | nhóm Window | chọn New Window

H nh Xem củng thuyết trình nhiều cửa sổ

Mỗi c a s hi n thị ợc nh số phía sau tên thuyết trình tựa ề c a s PowerPoint

12 Sắp xếp c c c a s

Khi bạn mở nhiều c a s lúc c ch nhân mởnhiều tập tin PowerPoint, bạn c th dùng chức xếp c c c a s dễ d ng việc chuy n i c a s , bi n

 Ki u Arrange All: Vào View | nhóm Window | chọn Arrange All c c a s ợc d n tr n m n hình v khơng bị chồng l n

 Ki u Cascade: Vào View | nhóm Window | chọn Cascade c c a s ợc xếp theo

c ch xếp chồng l n nhau, c a s thấy tựa ề

H nh Sắp xếp cửa sổ theo kiểu Arrange All ascade

ác lệnh xếp không c tác d ng đối v i cửa sổ PowerPoint thu nhỏ nằm tr n Taskbar Windows

13 Chuy n i qua lại gi a c c c a s

Bạn c th chuy n i qua lại gi a c c c a s l m việc PowerPoint c ch vào ngăn View

| nhóm Window | chọn Switch Windows | chọn t n tập tin PowerPoint cần xem

H nh huyển đổi qua lại gi a cửa sổ

14 S d ng trình trợ giúp

Trình trợ giúp PowerPoint giống nh quy n s ch tham khảo to n diện Bạn c th tìm kiếm c c h ng dẫn từ trình trợ giúp n y gặp kh khăn việc s dụng c c chức ch ơng trình Trình trợ giúp cung cấp c c h ng dẫn b c dễ theo dõi v dễ hi u, nhi n bạn cần phải th nh thạo tiếng nh m i c th s dụng tốt nguồn t i nguy n n y

mở trình trợ giúp PowerPoint, bạn nhấn phím F1 nhấp nút Help c a s

ch ơng trình PowerPoint