Tùy theo phiên bản Windows mà bạn đang sử dụng mà đường dẫn đến chương trình PowerPoint sẽ khác nhau đôi chút. Trong Windows XP, Windows Vista và Windows 7 thì đường dẫn truy cập đến chương trình là giống nhau.
Phụ lục Tự học Microsoft PowerPoint 2010 Nội dung đầy đủ Trình bày trực quan Hướng dẫn bước Vừa học vừa làm Phụ lục Mục lục Lời nói đầu Chương Giới thiệu PowerPoint 2010 Khởi động thoát Microsoft PowerPoint 2010 Khởi động PowerPoint 2010 Tùy theo phiên Windows mà bạn sử dụng mà đường dẫn đến chương trình PowerPoint khác đơi chút Trong Windows XP, Windows Vista Windows đường dẫn truy cập đến chương trình giống Các bước khởi động sau: Từ cửa sổ Windows bạn chọn Start Chọn All Programs Chọn Microsoft Office Phụ lục Nhấp chuột lên Microsoft Office PowerPoint 2010 Hình Giao diện chương trình PowerPoint 2007 Thốt PowerPoint Thốt chương trình PowerPoint đơn giản, bạn làm theo cách sau : • • • Cách 1: Nhấp vào nút Close ( ) góc bên phải cửa sổ PowerPoint, Cách 2: Vào ngăn File chọn Exit, Cách 3: Dùng tổ hợp phím tắt Khi có thay đổi nội dung thuyết trình mà bạn chưa lưu lại PowerPoint hộp thoại nhắc nhở bạn • • • Chọn Save: lưu lại thay đổi trước thoát PowerPoint Chọn Don’t Save: thoát PowerPoint mà không lưu lại thay đổi Chọn Cancel: để hủy lệnh thoát PowerPoint Hình Hộp thoại nhắc nhở bạn lưu thông tin thuyết trình Phụ lục Tìm hiểu thành phần cửa sổ chương trình Microsoft PowerPoint Giao diện PowerPoint 2010 nhiều thay đổi so với phiên 2007 Các thành phần cửa sổ PowerPoint sau: Ngăn File Thanh trạng thái Khu vực soạn thảo gọi slide Quick Access toolbar Title bar Close Maximize/Restore Minimize Ngăn Outline Ngăn Slides Hình Các thành phần cửa sổ PowerPoint Thanh tiêu đề (Title bar):Thể tên chương trình chạy PowerPoint tên trình diễn hành Nếu cửa sổ chưa tồn hình ta dùng chuột kéo Title bar để di chuyển cửa sổ Ribbon:Chức Ribbon kết hợp thực đơn cơng cụ, trình bày ngăn (tab) chứa nút danh sách lệnh Quick Access Toolbar:Chứa lệnh tắt lệnh thông dụng Bạn thêm/ bớt lệnh theo nhu cầu sử dụng Phụ lục Nút Minimize:Thu nhỏ cửa sổ ứng dụng vào tác vụ (taskbar) Windows; bạn nhấp vào nút thu nhỏ ứng dụng taskbar để phóng to lại cửa sổ ứng dụng Nút Maximize/Restore:Khi cửa sổ chế độ tồn hình, chọn nút thu nhỏ cửa sổ lại, cửa sổ chưa tồn hình chọn nút phóng to cửa sổ thành tồn hình Nút Close:Đóng ứng dụng lại Bạn nhận thông báo lưu lại thay đổi trình diễn Khu vực soạn thảo bài trình diễn:Hiển thị slide hành Ngăn Slides: Hiển thị danh sách slide có thuyết trình Ngăn Outline: Hiển thị dàn thuyết trình Thanh trạng thái (Status bar): Báo cáo thông tin trình diễn cung cấp nút lệnh thay đổi chế độ hiển thị phóng to, thu nhỏ vùng soạn thảo Ribbon Ribbon tổ chức thành nhiều ngăn theo chức trình xây dựng thuyết trình Trong ngăn lệnh lại tổ chức thành nhiều nhóm lệnh nhỏ tạo giúp người dùng dễ hiểu dễ sử dụng chức chương trình Các ngăn chứa lệnh (Tabs) Nhóm lệnh Hình Ngăn Home Ribbon File:Mở thực đơn Filetừ ta truy cập lệnh mở (open), lưu (save), in (print),tạo (new) chia thuyết trình Home:Chứa nút lệnh thường xuyên sử sụng trình soạn thảo thuyết trình lệnh chép, cắt, dán, chèn slide, bố cục slide, phân chia section, định dạng văn bản, vẽ hình lệnh tìm kiếm, thay thế… Phụ lục Insert: Thực lệnh chèn, thêm đối tượng mà PowerPoint hỗ trợ bảng biểu, hình ảnh, SmartArt, đồ thị, văn bản, đoạn phim, âm thanh,… Hình Design:Thực lệnh định dạng kíc cở chiều hướng slide, handout, áp dụng mẫu định dạng kiểu hình cho slide Hình Ngăn Transitions Animations: Danh mục hiệu ứng áp dụng cho đối tượng slide, chép hiệu ứng đối tượng, thiết lập thời gian kiện cho hiệu ứng Hình Ngăn Design Transitions: PowerPoint 2010 tổ chức Transitions thành ngăn Ribbon giúp áp dụng thiết lập thông số cho hiệu ứng chuyển slide nhanh chóng tḥn lợi Ngồi ra, xem trước hiệu ứng chuyển slide chế độ soạn thảo Hình Ngăn Insert Ngăn Animations Slide Show: Chuẩn bị thiết lập cho thuyết trình trước trình diễn, tùy biến mặt nội dung thuyết trình tình báo cáo, broadcast thuyết trình cho khán giả theo dõi từ xa thiết lập thông số cho hình hiển thị trình diễn Phụ lục Hình Review: Ghi cho slide thuyết trình, so sánh trộn nội dung thuyết trình cơng cụ kiểm tra lỗi tả Hình 10 Ngăn View Developer: Ngăn mặc định ẩn hữu dụng cho lập trình viên, người có hiểu biết VBA Để mở ngăn nhấn vào nút File | Options | Customize Ribbon |Developer Hình 12 Ngăn Review View: Chuyển đổi qua lại chế độ hiển thị, cho hiển thị ẩn thước, đường lưới, điều chỉnh kích thước vùng sọan thảo, chuyển đổi chế độ màu hiển thị, xếp cửa sổ,… Hình 11 Ngăn Slide Show Ngăn Developer Add-Ins: Ngăn xuất cài đặt thêm tiện ích cho PowerPoint Hình 13 Ngăn Add-Ins Thay đổi kiểu hiển thị cửa sổ chương trình PowerPoint 2010 có hai nhóm hiển thị nhóm Presentation Views dùng q trình sọan thảo nhóm Master Views dùng q trình thiết kế slide, bố cục in trang slide thích Mỗi kiểu hiển thị có cơng dụng riêng q trình soạn thảo, thiết kế, chỉnh sửa trình chiếu thuyết trình Phụ lục Normal Slide Show Slide Sorter Reading View Hình 14 Các kiểu hiển thị cửa sở làm việc Nhóm Presentation Views có các kiểu hiển thị sau: • Normal: Chế độ dùng nhiều q trình biên soạn thuyết trình • Slide Sorter: Chế độ giúp xem tổng thể trình diễn, bố cục, trình tự slide thuyết trình • Notes Page: Chế độ giúp ta thêm ghi vào slide (các ghi khơng hiển thị trình chiếu) • Reading View: Xem trước thuyết trình giao diện soạn thảo Muốn chuyển qua lại chế độ hiển thị bạn vào ngăn View trênRibbon, sau chọn kiểu hiển thị mong muốn chọn kiểu hiển thị trực tiếp từ góc bên phải trạng thái Dưới hình minh họa kiểu hiển thị: Phụ lục Normal Slide Sorter Readin g Slide Show Hình 15 Các kiểu hiển thị Nhóm Master Views • Slide Master: Lưu trữ thông tin thiết kế kiểu dáng, màu sắc, font chữ, bố cục,… cho slide • Handout Master: Thiết lập thơng số cho trang in handout chiều handout, chiều slide bố trí handout, số slide trang in, xếp vị trí header, footer, hộp hiển thị ngày tháng số trang handout,… • Notes Master: Thiết lập thông số cho trang in kèm thông tin ghi slide tương tự handout Phụ lục Hình 16 Slide Master Handout Master Slide Show: Ngồi hai nhóm hiển thị trên, PowerPoint kiểu hiển thị sử dụng trình chiếu thuyết trình gọi Slide Show Slide Show chế độ trình chiếu tồn hình, slide lần lượt xuất theo thứ tự sếp thuyết trình Phím tắt: Nhấn phím F5 để chuyển sang chế độ trình diễn từ slide bắt đầu, nhấn tổ hợp phím để bắt đầu trình chiếu từ slide hiện hành Tùy biến lệnh truy cập nhanh Bạn có thể thêm nhanh nút lệnh được tích hợp sẵn cho QAT bằng cách nhấp trái chuột vào nút Customize Quick Access Toolbar ( ) QAT Sau đó, bạn chọn hoặc bỏ chọn nút lệnh cho hiện hoặc ẩn QAT Phụ lục Hình 336 Chọn kiểu in slide trang handout Nhấn nút Print để gửi lệnh in máy in Thực in ấn Slide Kiểu in in slide trang in Đối với thuyết trình quan trọng, người ta thường sử dụng kiểu in để nội dung slide đọc được dễ dàng in Các bước thực hành sau: Mở thuyết trình cần in Handout Vào ngăn File, chọn Print Vào phần Settings, Print Layout, chọn Full Page Slides Các tùy chọn khác thực tương tự phần in Notes Pages Phụ lục Hình 337 Chọn kiểu layout Full Page Slides Nhấn nút Print để gửi lệnh in máy in Đóng gói thuyết trình đĩa Việc đóng gói thuyết trình giúp bạn dễ dàng việc phát hành chia cho người dùng khơng sợ thiếu tập tin đính kèm hay liên kết có sử dụng Các bước thực hành sau: Mở thuyết trình cần đóng gói Vào ngăn File, chọn Share, chọn Package Presentation for CD, chọn tiếp Package for CD Hộp thoại Package for CD xuất hiện Hình 338 Lệnh Package for CD Phụ lục Tại hộp Name the CD, bạn đặt tên cho CD “PowerPoint2010” Hộp Files to be copied liệt kê danh sách tập tin được đóng gói vào CD • Bạn có thể thêm vào tập tin khác bằng cách nhấn vào nút Add hộp thoại Add Files bạn chọn tập tin nhấn nút Add để thêm vào Hình 339 • Thêm tập tin đóng gói Để xóa bớt tập tin CD, bạn chọn chúng từ danh sách File to be copied nhấn nút Remove Hình 340 Loại bớt tập tin đóng gói Nhấn nút Option để mở hộp thoại Options Phụ lục Hình 341 • Tùy chọn đóng gói Tại Include theses files: Nếu muốn gói chứa tập tin liên kết với thuyết trình chọn Linked files Chọn thêm Embedded TrueType fonts để đảm bảo mở máy khác khơng bị thiếu font chữ font được nhúng thuyết trình • Tại Enhance security and privacy: Bạn có thể đặt thêm mật mã bảo vệ tập tin thuyết trình thấy cần thiết Password to open each presentation: đặt mật mã để mở thuyết trình có đĩa đóng gói Password to modify each presentation: đặt mật mã để hiệu chỉnh thuyết trình có đĩa đóng gói • Có thể chọn thêm tính kiểm tra thơng tin thuyết trình Inspect presentations for inappropriate or private information trước đóng gói • Nhấn nút OK để hồn tất tùy chọn trở về hộp thoại Package for CD Có hai tùy chọn đóng gói là: • Copy to Folder…: Nếu chọn hộp thoại Copy to Folder xuất hiện Hình 342 Hộp thoại Copy to Folder Tại Folder name: bạn cung cấp tên thư mục chứa gói báo cáo Phụ lục Tại Location: chọn nơi lưu trữ thư mục đóng gói Nếu cần thay đổi nơi lưu trự nhấn nút Browse chọn lại nơi lưu Nếu chọn Open folder when complete PowerPoint mở thư mục lưu trữ tập tin đóng gói lên sau đóng gói xong Nhấn OK để bắt đầu trình đóng gói vào thư mục Hình 343 Thông báo yêu cầu xác nhận chép tập tin liên kết với thuyết trình Hộp thông báo xuất hiện yêu cầu bạn xác nhận có chép tập tin liên kết với thuyết trình hay khơng Bạn nhấn nút Yes đồng ý No để không chép tập tin liên kết vào đĩa • Copy to CD: Nếu chọn Microsoft PowerPoint xuất hiện thơng báo hỏi bạn có muốn chép tập tin liên kết với thuyết trình vào CD hay khơng Bạn nhấn nút Yes đồng ý No để không chép tập tin liên kết vào đĩa Lưu ý, máy tính bạn phải có đầu ghi CD/DVD, sau nhấn xác nhận làm theo hướng dẫn chương trình để ghi đĩa Nhấn nút Close hoàn tất PowerPoint Viewer: Phiên nhất là Microsoft Office PowerPoint Viewer 2007, giúp xem bài thuyết trình với đầy đủ tính cho phiên PowerPoint 97 đến PowerPoint 2007 PowerPoint Viewer hỗ trợ mở bài thuyết trình có mật mã bảo vệ (bạn phải nhập mật mã vào), hỗ trợ in ấn không hỗ trợ hiệu chỉnh bài thuyết trình Tìm và tải PowerPoint Viewer http://www.microsoft.com/downloads/ Tùy biến nội dung cho b̉i báo cáo Bạn đã biên soạn hồn chỉnh thuyết trình có nội dung đầy đủ đề tài bạn sử dụng để báo cáo hay giảng dạy cho nhiều khách hàng khác nhau, nhiều nhóm người xem khác Đối với nhóm đối tượng, đơi bạn khơng muốn báo cáo hết tất nội Phụ lục dung có thuyết trình Khi đó, bạn khơng cần phải thời gian để sửa lại thuyết trình báo cáo mà hãy sử dụng tính có sẵn PowerPoint để điều Ẩn/ hiệncác slide Chúng ta có thể làm ẩn hoặc cho hiện lại slide trình chiếu báo cáo Nếu cảm thấy số slide thuyết trình khơng cần thiết phải báo cáo có thể làm chúng ẩn trước trình chiếu với thao tác đơn giản nhanh chóng Các bước thực hành sau: Mở thuyết trình cần tùy biến nội dung báo cáo Vào ngăn View, nhóm Presentation Views, chọn chế độ hình Normal, Slide Sorter hoặc Notes Page đều được Nhưng làm nhanh chế độ hình Slide Sorter Chọn slide cần làm ẩn Hình 344 Chọn slide cần ẩn Vào ngăn Slide Show, nhóm Set Up chọn lệnh Hide Slide Các slide ẩn số thứ tự slide có biểu tượng bị gạch chéo Phụ lục Hình 345 Slide ẩn Để cho hiện lại slide, bạn chọn slide ẩn vào ngăn Slide Show chọn lại nút Hide Slide từ nhóm Set Up Tùy biến nội dung báo cáo Cách ẩn slide khơng linh động phải thực cơng đoạn điều chỉnh báo cáo Tính tùy biến nội dung báo cáo (Custom Show) lựa chọn hồn hảo bạn chi cần làm sẵn Custom show cho nhóm khán giả khác trình chiếu thuyết trình cho nhóm khán giả bạn cần chọn Custom show đối tượng Tạo Custom Show Các bước thực hành sau: Mở thuyết trình cần tùy biến nội dung báo cáo Vào ngăn Slide Show, nhóm Start Slide Show, chọn nút Custom Slide Show chọn tiếp Custom Shows Hộp thoại Custom Shows xuất hiện Phụ lục Hình 346 Lệnh Custom Slide Show Nhấp nút New… để tạo Custom Show mới, hộp thoại Define Custom Show xuất Hình 347 Hộp thoại Define Custom Show • Tại hộp Slide show name: đặt tên cho Custom Show, ví dụ bạn đặt tên “Giới thiệu PowerPoint 2010” • Tại Slides in presentation: chọn slide nhấn nút Add để thêm vào Custom Show Muốn bỏ bớt slide khỏi Custom Show chọn slide từ danh mục khung Slides in custom show nhấn nút Remove Ví dụ, bạn chọn slide 1, 3, 4, 7, 8, 10 11 cho vào Custom show Phụ lục Hình 348 Chọn slide cho vào Custom Show • Dùng nút mũi tên hướng lên hướng xuống để xếp trình tự slide Custom Show • Nhấn OK để trở hộp thoại Custom Shows Nhấn Close để hoàn tất Hiệu chỉnh và quản lý Custom Show Các bước thực hành sau: Mở thuyết trình có Custom Show Vào ngăn Slide Show, nhóm Start Slide Show, chọn nút Custom Slide Show chọn tiếp Custom Shows Hình 349 Hộp thoại Custom Shows xuất hiện Danh sách Custom Show Phụ lục • Tại hộp Custom shows: liệt kê danh sách Custom Show có thuyết trình • Chọn Custom show danh sách: Nhấn nút Edit để mở hộp thoại Define Custom Show thực hiệu chỉnh lại Custom show Nhấn nút Remove: để xóa bỏ Custom Show Nhấn nút Copy để chép Custom Show chọn thành bạn có thể tiến hành hiệu chỉnh Nhấn nút Show trình chiếu Custom Show chọn Nhấn Close để hoàn tất Thiết lập tuỳ chọn cho kiểu báo cáo Thiết lập tùy chọn cho loại trình chiếu có người thuyết trình PowerPoint cung cấp nhiều tùy chọn cho việc trình chiếu báo cáo Khi khơng muốn trình chiếu tồn báo cáo bạn có thể qui định slide báo cáo hoặc ẩn bớt slide Bạn còn có thể thiết lập cho báo cáo trình chiếu thực thi cách tự động hay có người điều khiển Các bước thực hành sau: Mở thuyết trình cần thiết lập tùy chọn báo cáo Vào ngăn Slide Show, nhóm Set Up, chọn nút Set Up Slide Show Phụ lục Hình 350 Thiết lập tùy chọn trình chiếu thuyết trình Hộp thoại Set Up Show xuất hiện • Tại Show type: chọn loại trình chiếu phù hợp Presented by a speaker (full screen): trình chiếu chế độ tồn hình có người báo cáo Browsed by an individual (window): trình chiếu cửa sổ cho phép truy cập vài lệnh PowerPoint Browsed at a kiosk (full screen): trình chiếu tự hành khơng có người điều khiển • Tại Show options: Loop continuously until 'Esc': trình chiếu báo cáo tự động phát lặp lại nhấn phím ESCm để kết thúc Show without narration: trình chiếu khơng có thuyết minh Show without animation: trình chiếu khơng có hiệu ứng hoạt cảnh • Tại Show slide: qui định slide hay Custom show được trình chiếu All: Trình chiếu tất slide From … To… : trình chiếu từ slide … đến slide … Phụ lục Custom show: chọn Custom Show cần trình chiếu (nếu có) • Tại Advance slides: Manually: điều khiển slide bằng cách kích chuột Using timings, if present: slide tự động thực thi theo thời gian thiết lập trước hoặc bằng cách kích chuột • Tại Multiple monitors: Display slide show on: chọn hình để trình chiếu báo cáo Show Presenter View: chọn bật chế độ báo cáo có hình dành riêng cho người thuyết trình Nhấp OK để hồn tất việc thiếp lập trình chiếu báo cáo Thiết lập tùy chọn cho loại báo cáo tương tác người xem tự hành Bài thuyết trình dạng tương tác người xem tự hành thường sử dụng hyperlink nút điều hướng để người xem có thể di chuyển qua lại thuyết trình được dễ dàng Ngoài hyperlink nút điều hướng, thuyết trình tự hành thường có kèm theo âm thuyết minh, trỏ laser cho slide trình chiếu Ghi lại Slide Show Các bước thực hành sau: Mở thuyết trình cần ghi lại Slide Show Vào ngăn Slide Show, nhóm Set Up, chọn Record Slide Show chọn tiếp Start Recording from Beginning Hình 351 Lệnh ghi lại Slide Show Phụ lục Hộp thoại Record Slide Show xuất hiệu, bạn chọn hai tùy chọn nhấn nút Start Recording để bắt đầu ghi Slide Show • Slide and animation timings: ghi lại thời gian hiển thị slide hiệu ứng • Narrations and laser pointer: ghi âm thuyết minh cách sử dụng trỏ laser người thuyết trình Hình 352 Hộp thoại Record Slide Show Màn hình chuyển sang chế độ trình chiếu Bạn cho slide trình chiếu giống trình chiếu thực trước khán giả, sử dụng trỏ laser cũng thuyết minh nội dung slide để thu âm vào Nhấn Esc để thoát khỏi chế độ ghi Slide Show nhấn nút Save để lưu lại Sau bạn cho trình chiếu thuyết trình âm thanh, trỏ chuột laser được phát kèm theo Thiết lập tùy chọn cho loại báo cáo tự hành Loại báo cáo tự hành không có người điều kiển tự động trình chiếu từ đầu đến cuối lặp lặp lại bạn nhấn ESC để thoát Các bước thực hành sau: Mở thuyết trình cần thiết lập báo cáo tự hành Vào ngăn Slide Show, nhóm Set Up, chọn Set Up Slide Show Hộp thoại Set Up Show xuất hiện: Phụ lục Hình 353 Tùy chọn Slide Show tự hành • Tại Show type: chọn Browsed at a kiosk (full screen) • Tại Show slides: chọn số slide cần cho trình chiếu All, From To hoặc từ Custom Show • Tại Advance slides: Chọn Using timings, if present Chọn OK hoàn tất Lưu báo cáo dạng Slide Show Tập tin PowerPoint định dạng Slide Show tự động trình chiếu được mở Để lưu tập tin định dạng làm theo hướng dẫn sau: Các bước thực hành sau: Mở thuyết trình cần lưu sang định dạng Slide Show Vào File, chọn Save As, hộp thoại Save As xuất hiện Hình 354 Chọn định dạng Slide Show Phụ lục Chọn nơi lưu thuyết trình hộp Save in Chọn PowerPoint Show (*.ppsx) Save as type Nhấn nút Save ... đầu Chương Giới thiệu PowerPoint 2010 Khởi động thoát Microsoft PowerPoint 2010 Khởi động PowerPoint 2010 Tùy theo phiên Windows mà bạn sử dụng mà đường dẫn đến chương trình PowerPoint khác đơi... dạng PowerPoint 972003 Presentation (*.ppt) để phiên PowerPoint 2003 trở về trước có thể mở được thuyết trình tạo PowerPoint 2010 Tuy nhiên, hiệu ứng kiểu định dạng đặc thù PowerPoint 2010. .. thuyết trình Tạo thuyết trình PowerPoint cung cấp nhiều cách thức để tạo thuyết trình Chúng ta lần lượt xem qua cách Tạo thuyết trình rỗng Khi bạn khởi động chương trình PowerPoint trình