Môt số đề xuất nhằm hoàn thiện bộ máy quản trị ở Công ty Dụng cụ cắt và Đo lường cơ khí

Nền kinh tế Việt nam chuyển từ cơ chế kế hoạch hoá tập chung sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước đ• và đang từng bước khẳng định tính đúng đắn và tất yếu phù hợp với xu thế thời đại. Chúng ta đ• thu được những thành tựu to lớn: nền kinh tế tăng trưởng nhanh, giá cả ổn định, kim ngạch xuất khẩu tăng tạo điều kiện tăng thu, giảm chi ngoại tệ, đời sống nhân dân được cải thiện, an ninh quốc phòng vững chắc, chính trị ổn định... Bên cạnh những thành tựu, chúng ta còn nhiều tồn tại trong quản lý kinh tế, như chính sách thiếu đồng bộ, chưa theo kịp sự biến đổi phức tạp của cơ nền kinh tế thị trường, kìm h•m sự phát triển của các doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp ra đời từ cơ chế cũ bộ máy quản lý cồng kềnh hoạt động kém hiệu quả. Trước thực trạng trên, qua thời gian học tập và nghiên cứu ở trường Đại học tôi quyết định chọn đề tài: “Môt số đề xuất nhằm hoàn thiện bộ máy quản trị ở Công ty Dụng cụ cắt và Đo lường cơ khí” nhằm làm sáng tỏ lý luận và trau dồi kiến thức, góp phần đóng góp cho thực tiễn. Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, đề tài này được chia làm 3 phần:

Lời nói đầu Nền kinh tế Việt nam chuyển từ cơ chế kế hoạch hoá tập chung sang cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc đã và đang từng bớc khẳng định tính đúng đắn và tất yếu phù hợp với xu thế thời đại. Chúng ta đã thu đợc những thành tựu to lớn: nền kinh tế tăng trởng nhanh, giá cả ổn định, kim ngạch xuất khẩu tăng tạo điều kiện tăng thu, giảm chi ngoại tệ, đời sống nhân dân đợc cải thiện, an ninh quốc phòng vững chắc, chính trị ổn định . Bên cạnh những thành tựu, chúng ta còn nhiều tồn tại trong quản lý kinh tế, nh chính sách thiếu đồng bộ, cha theo kịp sự biến đổi phức tạp của cơ nền kinh tế thị tr- ờng, kìm hãm sự phát triển của các doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp ra đời từ cơ chế cũ bộ máy quản lý cồng kềnh hoạt động kém hiệu quả. Trớc thực trạng trên, qua thời gian học tập và nghiên cứu ở trờng Đại học tôi quyết định chọn đề tài: Môt số đề xuất nhằm hoàn thiện bộ máy quản trị ở Công ty Dụng cụ cắt và Đo lờng cơ khí nhằm làm sáng tỏ lý luận và trau dồi kiến thức, góp phần đóng góp cho thực tiễn. Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, đề tài này đợc chia làm 3 phần: Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Phần II: Thực trạng cơ cấu bộ máy quản trị ở Công ty Dụng cụ cắt và Đo lờng cơ khí. Phần III: Những đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị ở Công ty. Đề tài này hoàn thiện với sự giúp đỡ tận tình của thày Vũ Minh Trai và các cán bộ công nhân viên của Công ty Dụng cụ cắt và Đo lờng cơ khí. Nhng do thời gian và trình độ còn hạn chế, nên không tránh khỏi những thiếu xót, rất mong đợc sự góp ý của thày cô và các bạn. Tôi xin chân thành cảm ơn ! 1 Phần thứ nhất Những vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp I-/ Khái niệm chung về quản lý và quản trị: Quản lý doanh nghiệp là một khoa học có vai trò quan trọng với sự phát triển của doanh nghiệp. Hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau nhng đa số các nhà khoa học và quản lý đều thống nhất quản lý là sự tác động có chủ đích của chủ thể quản lý lên đối tợng bị quản lý nhằm đạt đợc một một mục tiêu chung của tổ chức. Trong hoạt động quản lý ngời ta sử dụng hàng loạt các công cụ nh: phân tích thông tin kinh tế, kế hoạch, định mức, thống kê, phân tích kinh doanh, các phơng pháp và nguyên tắc sao cho phù hợp với môi trờng bên trong và bên ngoài tổ chức. Quản lý là toàn bộ các hoạt động nhằm tác động đến hành vi có ý thức của con ngời sao cho phù hợp với yêu cầu khách quan của sự phát triển xã hội. Quản lý là sự lãnh đạo của con ngời hớng vào sự hợp tác có kế hoạch của các thành viên trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ của xã hội. Trớc hết trong lĩnh vực chuẩn bị, tiến hành thực hiện sản xuất kinh doanh. Nh vậy, quản lý trớc hết là sự tác động đến con ngời, thông qua con ngời để tác động đến yếu tố vật chất nhằm đạt tới mục tiêu chung đề ra của tổ chức. Nhiệm vụ phức tạp của quản lý doanh nghiệp là sự bố trí, sắp xếp phân chia công việc cho từng cá nhân sao cho phù hợp với trình độ sở thích, khả năng của họ mà vẫn đảm bảo thống nhất các thành viên trong hoạt động theo mục đích chung, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh đợc diễn ra liên tục, đều đặn trên cơ sở ứng dụng có hiệu quả các yếu tố vật chất - Đây chính là chức năng tổ chức của hoạt động quản lý doanh nghiệp. Ngày nay ngời ta xem quản lý có chức năng là dự đoán, tổ chức, phối hợp, chỉ huy và kiểm tra, trong đó chức năng tổ chức là quan trọng nhất vì nó là quá trình triển khai lý tởng thành hiện thực. Trong nền kinh tế thị trờng ngời ta thờng đề cập tới cụm từ quản trị và quản trị doanh nghiệp nhằm nói đến quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp thay cho cụm từ quản lý mang tầm cỡ vĩ mô. Thực chất quản trị cũng là quá trình tác động có tổ chức của chủ thể quản trị lên đối tợng bị quản trị nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức. Quản trị cũng có chức năng, phơng pháp, nguyên tắc cơ bản nh hoạt động quản lý nhng đợc áp dung ở tầm vĩ mô. Hoạt động quản trị bao gồm các yếu tố: phải có chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra tác động quản trị và một đối tợng bị quản trị; phải có mục tiêu đề ra cho cả chủ thể và đối tợng quản trị. Quản trị kinh doanh là quá trình tác động liên tục, có tổ chức, có chủ hớng của chủ doanh nghiệp lên tập thể những ngời lao động trong doanh nghiệp, Sử dụng một cách tốt nhất mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra theo đúng pháp luật và thông lệ của thị trờng. 2 II-/ Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp: 1-/ Khái niệm tổ chức và cơ cấu tổ chức. a. Khái niệm tổ chức: Nh phần trên đã nêu, tổ chức là một chức năng cơ bản của quản lý nói chung và hoạt động kinh doanh nói riêng. Quá trình tổ chức thực hiện là sự nối liền giữa chức năng hoạch định với các chức năng khác của hoạt động quản trị, nó làm nhiệm vụ biến kế hoạch thành hiện thực thông qua sự sắp xếp, bố trí, phân công gông việc cho từng cá nhân trong đơn vị. Mỗi cá nhân có quyền hạn và trách nhiệm nhất định và có các thông tin, công cụ cần thiết để thực hiện công việc đợc giao, qua đó mỗi cá nhân đều xác định đợc vai trò của mình trong tổ chức. Trong một doanh nghiệp nó bao gồm tập thể ngời lao động và các yếu tố vật chất kỹ thuật vì vậy cũng có nhiều vai trò khác nhau, để các vai trò hỗ trợ nhau một cách có hiệu quả, chúng đợc sắp xếp, bố trí theo một trật tự hớng đích. Tổ chức là sự liên kết giữa các cá nhân, những quá trình, những hoạt động trong hệ thống để thực hiện mục tiêu hoạt động đã đề ra của hệ thống dựa trên cơ sở các nguyên tắc, quy định nhất định. Từ khái niệm trên ta có thể rút ra một số đặc trng của tổ chức: Một nhóm ngời cùng hoạt động với nhau. Có mục tiêu chung. Mục tiêu trong tơng lai cần đạt đợc và với mỗi một tổ chức thờng có nhiều mục tiêu khác nhau Đợc quản trị theo các thể chế, nguyên tắc nhất định. Các thể chế, nguyên tắc đ- ợc xem nh các chuẩn mực, tiêu chuẩn cần thiết để quản trị điều hành tổ chức một cách có trật tự trong quá trình thực hiện các mục tiêu. b. Khái niệm về cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là quá trình tồn tại của tổ chức, biểu thị sự sắp xếp theo một trật tự nhất định nào đó các bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng. 2-/ Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. a. Khái niệm: Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp (cơ cấu tổ chức quả trị) là tổng hợp các bộ phận khác nhau có một mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá, đợc giao trách nhiệm, quyền hạn nhất định và đợc bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng của quản lý doanh nghiệp. b. ý nghĩa của cơ cấu quản trị: Cơ cấu tổ chức quản trị là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản trị, nó tác động đến quá trình hoạt động của bộ máy quản trị. Cơ cấu tổ chức quản trị một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, một mặt nó tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất, cơ cấu tổ chức cho phép chúng ta tổ chức và thực hiện sử dụng hợp lý các nguồn nhân lực, nó cũng cho phép ta xác định mối tơng quan giữa công việc cụ thể với những trách nhiệm, quyền hạn gắn liền với những cá nhân, phân hệ của cơ cấu. Nó trợ giúp việc định ra quyết định bởi thông tin rõ ràng. 3 Một cơ cấu tổ chức phù hợp với đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của doanh nghiệp và phù hợp với môi trờng kinh doanh linh hoạt, dễ thích ứng với sự thay đổi của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì nó sẽ tồn tại, có tác động tích cực đến hoạt động của toàn doanh nghiệp. Ngợc lại, một cơ cấu cồng kềnh, kém linh hoạt, hoạt động trì trệ sẽ có tác động tiêu cực đến kết quả hoạt động của toàn doanh nghiệp và nó phải đợc thay thế bằng bộ máy linh hoạt hơn, gọn nhẹ hơn. 3-/ Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy tổ chức quản trị doanh nghiệp: Ta thấy rằng cơ cấu tổ chức quản trị đợc hình thành từ các bộ phận và các cấp quản lý. Hiện có rất nhiều hình thức tổ chức quản lý khác nhau. Mỗi kiểu cơ cấu tổ chức đều chứa đựng những u nhợc điểm nhất định và nó luôn mang tính động, dễ dàng thay đổi cho phù hợp với sự thay đổi của đối tợng quản lý. * Cơ cấu tổ chức không ổn định: Đây là một loại cơ cấu tổ chức quản lý không có mô hình cụ thể. Nó phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ mới thanh lập, ít nhân viên. * Cơ cấu trực tuyến : Dựa trên nguyên tắc thống nhất chỉ huy, ngời thừa hành chỉ nhận và thi hành mệnh lệnh của ngời phụ trách cấp trên trực tiếp và ngời phụ trách chỉ chịu trách nhiệm hoàn toàn về cấp dới của mình. Nh vậy mối quan hệ gia các nhân viên trong tổ chức đợc thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Cơ cấu trực tuyến Ưu điểm: Đơn giản, rõ ràng do thống nhất chỉ huy. Tách biệt rõ ràng các trách nhiệm. Giải quyết hậu quả các mâu thuẫn. Kiểu cơ cấu này thích hợp với chế độ một thủ trởng, tăng cờng trách nhiệm cá nhân, tránh tình trạng ngời thi hành những chỉ thị khác nhau. Nhợc điểm: Thủ trởng phaỉ có kiến thức toàn diện, phải thuộc nhiều lĩnh vực. 4 Lãnh đạo Lãnh đạo tuyến A Lãnh đạo tuyến B Đơn vị 1 Đơn vị 2 . Đơn vị n . Ngăn cách và thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận. Thiếu linh hoạt sáng tạo, nguy cơ xuất hiện quan liêu. * Cơ cấu chức năng: Cơ cấu này lần đầu tiên do Frederie W. Taylor đề xớng và áp dụng trong chế độ đốc công chức năng.Theo cơ cấu này: Mỗi vị trí một ngời, mỗi ngời một vị trí Kiểu cơ cấu này cho phép các phòng chức năng có quyền ra các mệnh lệnh và các vấn đề liên quan đến chuyên môn của họ cho các phân xởng, các bộ phận sản xuất. Sơ đồ 2: Cơ cấu chức năng. Ưu điểm: Thu hút đợc chuyên gia vào công tác lãnh đạo. Giải quyết vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn. Giảm bớt gánh nặng cho cán bộ chỉ huy chung của doanh nghiệp. Nhợc điểm: Vi phạm chế độ một thủ trởng. Nảy sinh thái độ thiếu trách nhiệm, thiếu kỷ luật. Cùng một lúc phải nhận và thi hành mệnh lệnh của nhiều ngời phụ trách. * Cơ cấu trực tuyến chức năng: Cơ cấu đợc hình thành: bên cạnh hệ thống chỉ huy trực tuyến có các bộ phận tham mu giúp sức bao gồm các phòng chức năng, các chuyên gia, hội đồng t vấn trong việc suy nghĩ, nghiên cứu, đề xuất các giải pháp. Thủ trởng là ngời ra quyết định cuối cùng để áp dụng biện pháp. 5 Lãnh đạo Chức năng A Chức năng Z Bộ phận sản xuất 1 Bộ phận sản xuất n Bộ phận sản xuất 2 Sơ đồ 3: Cơ cấu trực tuyến chức năng. Ưu điểm: Đảm bảo phát huy vai trò của hệ thống chỉ huy trực tuyến và vai trò tham mu. Quản lý đồng thời dài hạn và ngắn hạn. Nhợc điểm: Đòi hỏi việc xây dựng và xác định rõ ràng giữa quyền chỉ huy và quyền tham mu. Đòi hỏi trình độ cán bộ quản lý cao. * Cơ cấu trực tuyến tham m u: Thực chất đây là cơ cấu trực tuyến mở rộng, vẫn mang đặc điểm cơ bản của cơ cấu trực tuyến nhng lãnh đạo đã có thêm hệ thống tham mu, giúp việc. Sơ đồ 4: Cấu trúc trực tuyến tham mu. Ưu điểm: 6 Lãnh đạo doanh nghiệp Tham mưu Lãnh đạo tuyến 1 Tham mưu Lãnh đạo tuyến 2 Tham mưu A11 A2 An B1 B2 Bn Lãnh đạo Bộ phận sản xuất 2 Chức năng B Bộ phận sản xuất 1 Chức năng C Chức năng DChức năng A Bộ phận sản xuất 3 Bộ phận sản xuất n Ưu điểm Vẫn thực hiện dễ dàng chế độ một thủ trởng và có u điểm của cơ cấu trực tuyến đơn giản. Đã khai thác đợc những hiểu biết của các chuyên gia về các lĩnh vực quản trị khác nhau Nhợc điểm: Lãnh đạo doanh nghiệp, các tuyến mất thêm thời gian bàn bạc với bộ phận tham mu, giảm bớt thời gian làm việc với đối tợng bị quản trị, tốc độ ra quyết định thờng bị chậm lại, nhiều khi không tận dụng tốt nhất các cơ hội kinh doanh. * Cơ cấu kiểu ma trận: Cơ cấu dựa trên nguyên tắc song trùng chỉ huy tức là một ngời đồng thời có hai cấp trên nh quản đốc bán hàng miền Tây phụ thuộc trực tiếp giám đốc miền Tây và giám đốc bán hàng trụ sở chính. Đó là sự kết hợp theo cơ cấu tuyến và địa lý trong doanh nghiệp Sơ đồ 5: Cơ cấu ma trận 7 Quản lý chức năng A Quản lý chức năng B Quản lý chức năng Z Quản lý: Sản phẩm A hoặc vùng A hoặc đề án A Quản lý: Sản phẩm B hoặc vùng B hoặc đề án B Quản lý: Sản phẩm N hoặc vùng N hoặc đề án N Lãnh đạo Ưu điểm: Có nhiều ngời tham gia khi ra quyết định nên hạn chế ngời phạm sai lầm. Nhợc điểm: Tính song trùng chỉ huy. Tình trạng ít thoải mái, ít an toàn với ngời chấp hành Chậm chạp trong quyết định *Cơ cấu tổ chức quản lý phi hình thể: Trong những nhóm nhân viên có ngời nổi bật lên không phải do tổ chức định. Họ đợc anh em coi là thủ lĩnh, ý kiến của họ ảnh hởng lớn đến các nhóm nhân viên. Nhà quản trị cần phát hiện ra những ngời này và tác động vào họ khuyến khích những nhóm nhân viên làm việc có hiệu quả hơn. Trên đây là một trong số kiểu tổ chức cơ bản, mỗi kiểu đều có mặt mạnh và hạn chế của nó. Do đó nhiệm vụ của việc nghiên cứu là hạn chế mặt yếu và phát huy các u điểm của mỗi kiểu. III-/ Những mô hình cơ bản trong việc phân chia bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. 1-/ Mô hình phân chia bộ phận theo chức năng trong doanh nghiệp Phân chia bộ phận theo chức năng là cách cơ bản đợc áp dụng rộng rãi nhất trong việc tổ chức các hoạt động, nó đợc thừa nhận trong thực tiễn và xuất hiện ở hầu hết mọi doanh nghiệp tại một cấp nào đó trong cơ cấu tổ chức. Thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 6: Phân chia bộ phận theo chức năng trong doanh nghiệp. Ưu điểm: Phản ánh logic các chức năng. Tuân theo nguyên tắc chuyên môn hoá nghành nghề. Giữ đợc sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu. Đơn giản hoá việc đào tạo. Tạo ra các biện pháp kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất. Nhợc điểm: 8 Giám đốc Nhân sự Chức năng Marketting Chức năng kỹ thuật Chức năng sản xuất Chức năng tài chính Chỉ có cấp cao nhất chịu trách nhiệm về lợi nhuận. Qua chuyên môn hoá và đào tạo và tạo ra cách nhìn quá hẹp đối với nhân viên chủ chốt. Hạn chế sự phát triển của ngời quản ly chung. Giảm sự phối hợp chức năng. 2-/ Mô hình phân chia bô phận theo lãnh thổ: Là phơng pháp phổ biến ở các doanh nghiệp hoạt động trên phạm vi địa lý rộng. Trong trờng hợp, điều kiện hoạt động trong một khu vực hay địa d nhất định nên đợc góp lại và giao cho một ngời quản lý. Sơ đồ 7: Phân chia bộ phận theo lãnh thổ. Ưu điểm: Theo cách phân chia này thì trách nhiệm đợc giao cho các cấp thấp hơn chú ý nhiều hơn đến thị trờng và những vấn đề địa phơng, tăng cờng sự kết hợp theo vùng. Tận dụng đợc tính hiệu quả của các hoạt động tại địa phơng, có sự thông tin tốt hơn những đại diện cho lợi ích địa phơng,v.v Nhợc điểm: Cần nhiều ngời có khả năng làm công việc tổng quản lý, vấn đề kiểm soát của cấp quản lý cao nhất gặp khó khăn. 3-/ Phân chia theo bộ phận theo phẩm: Việc nhóm gộp các hoạt động theo sản phẩm hay tuyến sản phẩm có vai trò ngày càng quan trọng trong doanh nghiệp có quy mô lớn nhiều dât truền công nghệ. 9 Lãnh đạo Marketting Nhân sự Mua sắm Tài chính Vùng phía Tây Vùng phía Nam Vùng phía Bắc Vùng phía Đông Nhân sự Kỹ thuật Sản xuất Kế toán Bán hàng Chiến lợc này cho phép quản trị cao nhất trao các quyền hạn lớn hơn cho ban quản lý bộ phận theo các chức năng liên quan đến một sản phẩm hay một dây chuyền sản phẩm và chỉ rõ trách nhiệm của ngời quản lý bộ phận. Sơ đồ 8: Phân chia bộ phận theo sản phẩm. Ưu điểm: Hớng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm. Đặt trách nhiệm về lợi nhuận cho cả cấp khu vực, cho phép phát triển, đa dạng hoá sản phẩm và dịch vụ. Nhợc điểm: Cần có nhiều ngời có khả năng quản lý chung. Làm nảy sinh những vấn đề khó khăn đối với việc quản lý của cấp cao nhất. Trên đây là những mô hình cơ bản trong việc phân chia bộ phận của bộ máy quản trị doanh nghiệp, không có cách phân chia bộ phận nào là tốt nhất có thể vận đụng cho mọi tổ chức mọi doanh nghiệp, trong mọi hoàn cảnh.Ngời quản lý phải xác định cách nào phù hợp vơi hoàn cảnh mà họ gặp, công việc cần phải làm, cách thức phải tiến hành, những ngới tham gia và cá tính của họ, công nghệ sử dụng các yếu tố môi trờng trong và ngoài khác để có thể xây dựng một cơ cấu tổ chức quản lý phù hợp nhất với hoạt động cụ thể của mình. IV-/ Mối quan hệ trực tuyến với tham mu và sự phân chia quyền hạn trong tổ chức, các yêu cầu, nguyên tắc hoàn thiện bộ máy: 1-/ Mối quan hệ: Việc nhận thức các mối quan hệ trực tuyến và tham mu là vô cùng quan trọng. Ngới quản lý và ngời bị quản lý đều phải biết xem họ đang trong một bộ phận trực tuyến hay tham mu. Nêu ở bộ phận tham mu công việc của họ là đa ra những lời khuyên chc không phải mệnh lệnh, còn ngời lãnh đạo trực tuyến thì phải đa ra những quyết định và chỉ thị. 10 Lãnh đạo Marketting Nhân sự Tài chính Mua sắm Loại SP A Loại SP B Loại SP C Loại SP D Kỹ thuật Sản xuất Kế toán Bán hàng