HƯỚNG dẫn sử DỤNG PHẦN mềm SALE SOFT bản nhỏ

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM SALESOFT PHẦN 1: DÀNH CHO NGƯỜI QUẢN TRỊ (ADMINISTRATOR) KHAI BÁO NGƯỜI SỬ DỤNG VÀ PHÂN QUYỀN Đăng nhập chương trình I Đánh tên người dùng: (người quản trị administrator), (Tên người dùng khác người quản trị đặt) Đánh Mật người dùng (Ban đầu người quản trị khai báo cho bạn) Chọn ngày làm việc (Phần mềm tự động lấy ngày làm việc thời) Bấm nút “Đăng nhập” Khai báo người sử dụng phân quyền : Do người quản trị (Administrator) làm: Bạn phải đăng nhập chương trình user: Administrator rồi: Chọn Hệ thống === Quản trị người dùng ===== Khai báo người sử dụng Căn vào việc tổ chức phân quyền, phân cơng cơng việc người quản trị phân quyền cho người dùng phép làm khơng phép làm cách đánh dấu vào ô mục, sau đánh dấu phân quyền xong nhần nút “Chấp nhận” 2.1 Mục Hệ thống: - Cho phép người dùng cấm người dùng sử dụng modul mang tính chất hệ thống Nếu phép hình phần mềm người dùng modul ra, khơng phân quyền modul ẩn Ví dụ: Ví dụ: Nếu phân quyền (tick vào) cho người dùng Quản lý bảo hành modul bảo hành để người dùng làm việc, người khác không phân quyền khơng nhìn thấy modul 2.2 Mục Danh Mục Người dùng phần quyền Tạo mới, Sửa hay Xóa danh mục 2.3 Mục Chứng từ: Người dùng phân quyền phép làm chứng từ khơng phép làm chứng từ theo yêu cầu doanh nghiệp 2.4 Mục Báo cáo Người dùng phân quyền xem, xuất excel hay xóa báo cáo 2.5 Mục cửa hàng (Chi nhánh) Cho phép phân người dùng thuộc chi nhánh hay cửa hàng Khi người dùng làm việc xem báo cáo cửa hàng/chi nhánh phân quyền mà khơng xem, khơng làm ảnh hưởng đến chi nhánh/cửa hàng khác 2.6 Mục Quyền kho Cho phép/không cho phép người dùng đặt hàng, xuất, nhập hàng hóa, phép làm cơng việc kho phân quyền 2.7 Mục khoản mục: Mục khoản mục nhằm phân quyền việc phân cơng nhiệm vụ kế tốn, thủ quỹ 2.8 Mục đơn hàng: Được phân quyền cho người dùng xem đơn đặt hàng online phần mềm kết nối với website bán hàng online Sau phân quyền xong bấm vào nút “Chấp nhận” II TẠO DANH MỤC CƠ BẢN Tạo danh mục ngành hàng: Thơng thường doanh nghiệp quản lý hàng hóa theo: Ngành hàng ===== Nhóm hàng ==== Tên hàng hóa Vào hệ thống === Bảng danh mục === Danh mục ngành hàng Để tạo ngành hàng: Bấm vào nút “Tạo mới” Trên cửa số Danh mục ngành hàng Đánh mã ngành hàng = Tên ngành hàng = Bấm Lưu Tạo danh mục Nhóm hàng Cách tạo danh mục Nhóm hàng giống tạo danh mục ngành hàng Chọn Hệ Thống === Bảng danh mục ==== Danh mục nhóm hàng == Tạo == Lưu Tạo danh mục hàng hóa Chọn Hệ thống == Bảng danh mục === Danh mục hàng hóa === Thêm - Tại cửa sổ khai báo hàng hóa: Chọn ghi mã hàng hóa (nếu quản lý mã vạch dùng thiết bị bắn mã vạch) Tên hàng: Ghi tên thường gọi hàng hóa - - - Nhóm hàng: Chọn nhóm hàng mà hàng hóa nằm nhóm Đơn giá sản phẩm: Ghi đơn giá sản phẩm Lưu ý giá đại lý: Nếu bạn khai báo đại lý cấp bạn làm hóa đơn bán hàng cho đại lý phần mềm tự động gán giá đại lý cấp Mục tình trạng: Bạn sổ để chọn tình trạng “đang dùng” “đã hủy” Trạng thái “đã hủy” dùng hàng hóa hết lâu, bỏ mẫu khơng dùng đến nhằm làm gọn danh mục hàng hóa Mục Tồn tối thiểu, tồn tối đa: Cho phép cảnh bảo hàng tồn kho vượt giới hạn tồn kho Trường hợp cần sửa thơng tin hàng hóa khai báo thì: Chọn hệ thống == Bảng danh mục == Danh mục hàng hóa == Sửa thơng tin Khai báo địa danh: Vào Khách hàng == Khai báo địa danh: Địa danh khai báo từ “Thành phố” = Quận huyện = Phường xã - Tại phần Danh mục: Thành phố bạn bấm thêm để thêm thành phố (tỉnh) - Muốn khai báo quân huyện tỉnh bạn bấm chọn tỉnh di chuột sang phần danh mục Quận/huyện bấm vào mục “thêm mới” bên để khai báo quận huyện thuộc tỉnh - Tương tự, khai báo xã phường thuộc quận bạn chọn quận huyện cần khai báo di chuột sang phần Danh mục Phường/xã bấm “thêm mới” để tạo Tạo danh mục Nhà cung cấp Chọn Hệ Thống == Bảng danh mục == Danh mục nhà cung cấp == Thêm khách hàng Trường hợp quản lý coi NCC đồng thời khách hàng tick vào “Là nhà cung cấp” vừa tick vào “Là khách hàng” Trường hợp này, quản lý công nợ NCC bù trừ cho Tạo danh mục khách hàng Chọn Hệ thống == Bảng danh mục == Danh mục khách hàng == Thêm khách hàng Nếu chọn cấp đại lý: Thì làm hóa đơn bán hàng cho khách giá bán tự động gán cho mức giá dành cho đại lý cấp Nếu chọn nhân viên theo dõi: Thì doanh thu, doanh số khách hàng tính áp cho nhân viên theo dõi Nếu chọn giới hạn nợ: Sẽ không cho phép xuất bán vượt giới hạn công nợ Nếu tick: Nhà cung cấp (Tức vừa khách hàng, vừa Nhà cung cấp) cơng nợ đối trừ cho Lưu ý cho trường hợp quản lý: Vừa khách hàng vừa nhà cung cấp: Ưu điểm: Tự đối trừ cơng nợ Nhược điểm: Phải cấu hình lại bảng cấu hình Salesoft (chúng tơi cấu hình) khơng tách riêng biệt vai trò NCC khách hàng Tạo danh mục Chức vụ: Chọn Hệ thống == Bảng danh mục == Danh mục chức vụ = Thêm - Mục Mức phụ cấp: Ở mức phụ cấp chức vụ Mục tỷ lệ thưởng theo loại hàng: Là mức tỷ lệ theo định mức để tính lương theo doanh số nhân viên bán hàng Bạn khơng cần sử dụng cơng cụ có cơng cụ khách hiệu Tạo danh mục Nhân viên Chọn Hệ thống == Bảng danh mục === Danh mục nhân viên == Thêm nhân viên Tại Hồ sơ nhân viên: - - Mục Mức lương: Là mức lương hợp đồng theo thời gian làm việc với người lao động Mục thuộc cửa hàng: nhân viên thuộc chi nhánh hay tổng cơng ty Mục Nhóm thưởng: Doanh thu tính lương nhân viên lựa chon theo hình thức: Ăn theo doanh thu tồn cơng ty, Ăn theo doanh thu cá nhân, Ăn theo doanh thu nhóm người (Nếu chọn Theo nhóm bấm vào mục Thêm nhân viên bên cạnh để chọn nhân nhân viên nhóm) Mục tình trạng: Chọn ‘Đang làm” “Tạm khóa” (với nhân viên tạm nghỉ việc thơi việc, trường hợp không tên bảng lương) Tạo danh mục Kho hàng Chọn Hệ thống == Bảng danh mục == Danh mục kho hàng == Tạo Lưu ý: Phải chọn kho thuộc cửa hàng (chi nhánh) 10 Tạo danh mục Khoản mục Chọn Hệ thống == Bảng danh mục == Danh mục khoản mục == Tạo Bước 3: Chọn Nhân viên == Danh sách nhân viên == Bấm Thêm để tạo nhân viên bấm chọn vào nhân viên bấm xem hồ sơ để sửa lại thông tin hồ sơ nhân viên Tại cửa sổ: Hồ sơ nhân viên chọn: - Khai báo mã, tên, địa chỉ, điện thoại, CMND, e.mail nhân viên Mục Mức lương: Đánh mức lương thỏa thuận theo hợp đồng với nhân viên Mục thuộc cửa hàng: Chọn cửa hàng/chi nhánh quản lý nhân viên Mục nhóm thưởng: Khơng cần đánh (vì khơng tính thưởng theo doanh số) Bấm “lưu hồ sơ” Khai báo nhân viên hưởng lương theo doanh thu: Bước 1: Khai báo chức vụ cho phận này: Chọn Hệ thống === Bảng danh mục == Danh mục chức vụ Tại cửa sổ Danh mục chức vụ, khai báo chức vụ Mục Tỷ lệ thưởng theo loại hàng: Chọn tỷ lệ thưởng theo định mức công ty quy định Bước 2: Khai báo tên nhân viên Chọn Nhân viên == Danh sách nhân viên == Bấm Thêm để tạo nhân viên bấm chọn vào nhân viên bấm xem hồ sơ để sửa lại thông tin hồ sơ nhân viên Tại cửa sổ: Hồ sơ nhân viên chọn: Mục Mức lương: khơng chọn hồn tồn hưởng lương theo doanh thu Chọn mức lương cứng công ty quy định nhân viên làm việc theo hình thức có mức lương cứng hưởng theo doanh thu Mục Nhóm thưởng: chọn hình thức thưởng: Theo tổng doanh thu tồn cơng ty, hay thưởng theo nhóm, đội làm việc, hưởng thưởng theo doanh thu cá nhân Trường hợp hưởng thưởng theo nhóm Chọn Doanh số nhóm == bấm vào nút “thêm nhân viên” bên cạnh để chọn nhân viên thuộc nhóm II LẬP BẢNG CÁC KHOẢN PHỤ CẤP Khai báo khoản phụ cấp tháng Chọn Nhân viên == Tiền lương == Các khoản phụ cấp Xuất cửa sổ “Phụ cấp” == bấm chọn “Các khoản phụ cấp” (bên góc phải)== Xuất cửa sổ “Danh mục khoản phụ cấp” Tại khai báo khoản phụ cấp theo quy định Tính cập nhật khoản phụ cấp cho nhân viên: III Căn vào quy định công ty, Bộ phận tiền lương tính tốn khoản phụ cấp cho nhân viên cập nhật vào bảng phụ cấp LẬP BẢNG CÁC KHOẢN KHẤU TRỪ Khai báo khoản khấu trừ tháng: Chọn Nhân viên === Tiền lương == Các khoản khấu trừ Xuất cửa sổ Khấu trừ == Chọn Các khoản khấu trừ == Xuất cửa sổ Danh mục khoản khấu trừ === Bấm tạo == Xuất cửa sổ Danh mục khoản khấu trừ để khai báo Tính cập nhật khoản khấu trừ nhân viên tháng Căn vào quy định công ty, Bộ phận tiền lương tính tốn khoản khấu trừ cho nhân viên cập nhật vào bảng khấu trừ LẬP BẢNG CHẤM CÔNG THÁNG Chọn Nhân viên == Tiền lương == bảng chấm công cuối tháng Căn vào sổ chấm công hay máy chấm công, phận tiền lương tính cập nhật tổng số cơng làm nhân viên vào bảng V CHẠY BẢNG LƯƠNG Chạy báo cáo doanh thu tiền thưởng nhân viên: Nhân viên == Báo cáo === Báo cáo doanh số, tiền thưởng nhân viên == Tính doanh số Tính xong bấm lưu liệu IV Chọn Nhân viên ==== Tiền lương === Bảng tốn lương Bước 1: Tính doanh số cho nhân viên ăn lương theo doanh thu: - Chọn tháng tính lương Lọc liệu PHẦN 8: QUẢN LÝ TÀI SẢN CÔNG TY I Tạo danh mục tài sản cố định Chọn tài sản == Danh mục tài sản cố định - Xuất cửa sổ Danh mục tài sản Khai báo đầy đủ thông tin bấm “Chấp nhận” để lưu tài sản II Tính khấu hao tài sản: Chọn Tài sản == Nhập khấu hao tài sản Xuất cửa sổ tính khấu hao tài sản: Danh sách tài sản phần mềm tự động liệt kê Bấm vào nút “Tính khấu hao” để phần mềm tính khấu hao Bấm nút “Lưu giá trị” để phần mềm lưu lại bảng tính khấu hao PHẦN 9: THEO DÕI VÀ QUẢN LÝ BẢO HÀNH I PHÂN QUYỀN CHO NGƯỜI DÙNG ĐƯỢC PHÉP LÀM BẢO HÀNH Chọn Hệ thống == Quản trị người dùng == Danh sách người sử dụng Chọn người dùng cần phân quyền Bấm đặt lại quyền để phân quyền lại Tại mục hệ thống, tích chọn “Quản lý bảo hành” Nếu khơng phân quyền truy cập phần mềm menu không II TIẾP NHẬN SẢN PHẨM BẢO HÀNH Chọn Bảo hành == Danh sách sản phẩm bảo hành === Phiếu tiếp nhận Xuất cửa sổ Phiếu nhận bảo hành: Mục cửa hàng: Chọn cửa hàng quản lý công việc bảo hành (quản lý trung tâm bảo hành) Mục ngày nhận bảo hành: Ghi ngày tiếp nhận sản phẩm bảo hành Mục khách hàng: Chọn khách hàng, khách lẻ, khách vãng lai chọn mã Khách lẻ Mục địa chỉ: Nếu khách hàng có danh mục khách hàng tự động hiển thị địa Nếu chọn khách lẻ ghi thêm thông tin Họ tên địa Mục ngày hẹn trả: Ghi rõ ngày hẹn trả lại sản phẩm cho khách (bảo hành xong) Mục mã sản phẩm: Chọn (hoặc bắn) mã sản phẩm Mục Số i.mei: Ghi (hoặc bắn) đúng số i.mei sản phẩm Mục tình trạng lỗi: Để trỏ chuột vào ơ, gõ Enter, xuất bảng danh mục tình trạng lỗi Bấm tạo để tạo thêm tình trạng lỗi III Lưu ý: Tình trạng lỗi sản phẩm nên phân tích, nhóm thành số tình trạng lỗi Tình trạng lỗi phần mềm cho báo cáo tỷ lệ lỗi theo tình trạng Mục phụ kiện kèm: Ghi rõ phụ kiện nhận kèm theo sản phẩm bảo hành Mục ghi chú: Ghi cụ thể tình trạng lỗi Bấm chuyển xuống để chuyển dòng sản phẩm Mục ghi cuối phiếu ghi chung cho toàn phiếu Bấm lưu Phiếu để lưu phiếu tiếp nhận bảo hành XUẤT SẢN PHẨM CẦN BẢO HÀNH ĐẾN TRUNG TÂM BÁO HÀNH Bước 1: Chọn danh sách sản phẩm gửi đến trung tâm bảo hành Căn vào sản phẩm thực tế gửi bảo hành, ta chọn danh sách sản phẩm phần mềm sau làm hết phiếu tiếp nhận Chọn Bảo hành === Danh sách sản phẩm bảo hành - Chọn khoảng thời gian - Mục tình trạng: Chọn Mới tiếp nhận Phần mềm danh sách sản phẩm tiếp nhận chưa chuyển bảo hành - Chọn sản phẩm đưa bảo hành cách: tìm kiếm nhanh từ khóa số i.mei, tên khách hàng, hay số điện thoại khách hàng….Chọn sản phẩm đánh dấu vào ô chọn cột “chọn” Chọn tương tự với sản phẩm khác bảo hành đến trung tâm bảo hành Như ta chọn danh sách sản phẩm gửi bảo hành đến trung tâm bảo hành Bước 2: Xuất bảo hành Bấm vào nút: Xuất hãng bảo hành Toàn sản phẩm chọn bước tự động chuyển sang phiếu Chọn ngày gửi bảo hành Chọn Trung tâm bảo hành: chưa khai báo trung tâm bảo hành gõ Enter vào ô == Chọn tạo để tạo Trung tâm bảo hành - Bấm lưu phiếu NHẬN LẠI SẢN PHẨM ĐÃ ĐƯỢC BẢO HÀNH Bước 1: Tại Danh mục sản phẩm bảo hành chọn tình trạng “Giao hãng” để gọi toàn sản phẩm giao cho Trung tâm bảo hành chưa trả Chọn sản phẩm mà Trung tâm bảo hành bảo hành xong chuyển cho công ty Bước 2: Bấm nút “Đã hoàn thành” Toàn sản phẩm mà trung tâm bảo hành chuyển chọn bước tự động chuyển sang phiếu nhận sản phẩm bảo hành từ hãng: Tại phiếu này, sản phẩm bị từ chối bảo hành mà trung tâm bảo hành sửa dịch vụ phí ghi rõ số tiền phí sản phẩm tiền, cách kích chọn vào đơn giá đánh số tiền phí vào - IV V Chọn nhân viên, đánh ghi bấm Lưu phiếu để chuyển trạng thái cho máy bảo hành TRẢ SẢN PHẨM BẢO HÀNH CHO KHÁCH HÀNG Trả trực tiếp cho khách hàng Chọn Báo hành == Danh sách sản phẩm bảo hành VI Tại cửa sổ Chi tiết sản phẩm bảo hành: Mục Tình trạng: Chọn tình trạng “Đã xong” Bấm Lọc liệu Chọn sản phẩm muốn trả cho khách cách đánh dấu vào ô chọn Bấm nút “ Trả bảo hành” Xuất cửa sổ “Phiếu trả bảo hành” Tại cửa sổ “Phiếu trả bảo hành”: Mục cửa hàng: Chọn cửa hàng/chi nhánh quản lý trung tâm bảo hành Mục ngày xuất trả: Chọn ngày trả cho khách Đánh dấu chọn “Trả cho khách hàng” Ghi chú: Ghi cần Bấm Lưu phiếu Trả qua nhân viên: Đối với công ty, khâu bảo hành nhiều phục vụ chu đáo cho khách hàng cách giao cho nhân viên đem trả tận nơi cho khách Để tránh trường hợp giao cho nhân viên, nhân viên chậm không giao cho khách hàng chọn trả qua hình thức để theo dõi - Cách làm tương tự Trả cho khách hàng Nhưng chọn “Trả qua nhân viên” CÁC BÁO CÁO BẢO HÀNH Báo cáo Nhận bảo hành Chọn Bảo hành == Báo cáo == Báo cáo nhận bảo hành Báo cáo cho biết thời gian cần xem báo cáo, cửa hàng tiếp nhận tất lượt sản phẩm bảo hành Báo cáo gửi bảo hành hãng Chọn Bảo hành === Báo cáo ==== Báo cáo gửi bảo hành hãng Báo cáo cho biết khoản thời gian cần xem báo cáo gửi tổng cộng lượt sản phẩm bảo hành đến Hãng Nếu mục nơi bảo hành: Chọn trung tâm bảo hành báo cáo cho biết gửi cho trung tâm bảo hành lượt sản phẩm Nếu chọn toàn cho biết tổng cộng gửi đến tất trung tâm bảo hành Báo cáo sản phẩm bảo hành: Chọn Bảo hành === Báo cáo == Sản phẩm bảo hành: Báo cáo cho biết thời gian cần xem báo cáo trung tâm bảo hành bảo hành xong lượt sản phẩm, số tiền thay sửa dịch vụ phải trả cho trung tâm tiền Mục nơi bảo hành: Chọn trung tâm bảo hành cụ thể cho biết báo cáo trung tâm bảo hành Báo cáo tổng hợp sản phẩm bảo hành trả qua nhân viên: Chọn Bảo hành === Báo cáo == Tổng hợp sản phẩm giao nhân viên Báo cáo cho biết tổng hợp số lượng sản phẩm trả cho khách hình thức giao cho nhân viên trả cho khách Báo cáo tổng hợp sản phẩm bảo hành trả cho khách (bao gồm trả trực tiếp cho khách nhân viên giao cho khách) Chọn Bảo hành === Báo cáo == Tổng hợp sản phẩm trả bảo hành (Giao khách) Báo cáo cho biết tổng số lượng sản phẩm trả cho khách hàng thời gian cần xem báo cáo Báo cáo thống kê lỗi sản phẩm Chọn Bảo hành == Báo cáo == Thống kê lỗi sản phẩm bảo hành Mục Nơi bảo hành: Chọn trung tâm bảo hành để xem thống kê cho trung tâm đó, chọn toàn để xem chung cho tất sản phẩm Mục: Nhóm hàng: Chọn nhóm hàng để xem thống kê cho nhóm hàng Mục Doanh số bán thời gian: Thống kê số lượng sản phẩm bán thời gian Bấm lọc liệu Cột Tên lỗi: Nếu có sản phẩm mắc lỗi báo cáo thống kê sản phẩm mắc lỗi Cột số sản phẩm: Thống kê số sản phẩm mắc lỗi Cột tỷ lệ lỗi: Tính tỷ lệ % lỗi so với tổng số lỗi có sản phẩm mắc lỗi Ví dụ: lỗi Mất nguồn có 52 sản phẩm mắc lỗi tổng cộng 134 sản phẩm mắc lỗi khác chiếm tỷ lệ 38,8% Cột tỷ lệ theo doanh số bán: Cho biết tỷ lệ sản phẩm mắc lỗi so với tổng số lượng sản phẩm công ty bán PHẦN 10: QUẢN LÝ CÔNG VIỆC VÀ THỰC HIỆN KPI Sử dụng tính quản lý cơng việc: Nhiều người lãnh đạo quản lý bận nhiều việc mà khơng nhớ giao cho việc gì, hồn thành chưa? Tiện ích giúp người quản lý kiểm sốt cơng việc nhân viên Cách dùng: Bấm vào chữ “công việc” bên hình Giao việc: Khi cần giao việc cho nhân viên bạn bấm vào nút “Thêm việc” Bạn điều đầy đủ thông tin vào phiếu “Công việc” Rồi bấm “Lưu việc” Khi phần mềm có cảnh báo cơng việc tình trạng triển khai Kiểm tra chuyển trạng thái cơng việc hồn thành Khi cơng việc kết thúc từ cảnh báo kích đúp chuột vào “Chi tiết” để mở phiếu công việc Rồi tick vào nút “Đã hồn thành” Khi cơng việc chuyển sang trạng thái hồn thành Ngồi phần mềm nhiều tính khác tích hợp sẵn phù hợp với đặc thù riêng doanh nghiệp Tùy theo nhu cầu bạn, chúng tơi cấu hình lại để đáp ứng với nhu cầu bạn ... nghiệp nên cần hướng dẫn người có nghiệp vụ quản lý tư vấn chúng tơi Và nên cấu hình lần dùng ổn định suốt trình sử dụng phần mềm Cấu hình khác: Cấu hình dùng cho người am hiểu phần mềm V KHÓA SỔ... Chọn ngày cần sửa chứng từ ngày Mục phiếu yêu cầu sửa: bấm vào nút biểu tượng tìm kiếm để tìm kiếm chứng từ cần sửa, enter Chọn tình cần sửa: Sửa liệu, Sửa i.mei, sửa ngày Nhập lý sửa bấm gửi yêu... liệu Administrator sử dụng, người dùng khác khơng phép sử dụng Khóa sổ liệu cho phép tất chứng từ, liệu trước ngày khóa sổ khơng thể sửa chữa Khi có chứng từ, nghiệp vụ cần sửa chữa người dùng