KIẾN THỨC QUẢN LÝ 5S

QUẢN LÝ NỘI VI 5S I LỢI ÍCH CUẢ 5S Mục tiêu chương trình 5S 5S phương pháp hiệu để huy động người, cải tiến môi trường làm việc nâng cao suất doanh nghiệp, mục tiêu chương trình 5S bao gồm: + Xây dựng ý thức cải tiến cho người nơi làm việc; xây dựng tinh thần đồng đội người; phát triển vai trò lãnh đạo cán lãnh đạo cán quản lý thông qua hoạt động thực tế; xây dựng sở để đưa vào kỹ thuật cải tiến Ý nghĩa hoạt động 5S 5S chương trình nâng cao suất phổ biến Nhật Bản trở nên phổ biến nhiều nước khác, Việt Nam doanh nghiệp mà số đơn vị hành sử dụng cơng cụ 5S cải tiến hệ thống quản lý chất lượng tốt 5S xuất phát từ nhu cầu:  Đảm bảo sức khoẻ nhân viên  Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trình làm việc  Tạo tinh thần bầu khơng khí làm việc cởi mở  Nâng cao chất lượng sống  Nâng cao suất Bắt nguồn từ truyền thống Nhật bản, nơi, công việc, người Nhật cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác người thực cơng việc Người Nhật ln tìm cách cho người cơng nhân thực gắn bó với cơng việc Lợi ích 5S: 5S tảng để thực hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm làm việc môi trường lành mạnh, đẹp, thống đãng, tiện lợi tinh thần thoải mái hơn, suất lao động cao có điều kiện để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng hiệu Nơi làm việc trở nên ngăn nắp hơn, tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến, người làm việc có kỷ luật Các điều kiện hỗ trợ sẵn sàng cho công việc Chỗ làm việc trở nên thuận tiện an tồn Cán cơng nhân viên tự hào nơi làm việc ngăn nắp, đem lại nhiều hội sản xuất, kinh doanh có hiệu Thực tốt 5S đóng góp cho yếu tố (PQCDSM): Cải tiến Năng suất (P – Productivity), nâng cao Chất lượng (Q – Quality), giảm chi phí (C – Cost), giao hàng hạn (D – Delivery), đảm bảo an toàn (S – Safety), nâng cao tinh thần (M – Morale) Khi thực 5S thành công đơn vị, thứ không cần thiết loại bỏ khỏi nơi làm việc, vật dụng cần thiết xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sẽ, bảo dưỡng, bảo quản Từ hoạt động 5S nâng cao tinh thần tập thể, tạo hồ đồng người, qua người làm việc có thái độ tích cực, có trách nhiệm ý thức cơng việc Hiện ngày có nhiều đơn vị tham gia thực 5S, vì:  5S áp dụng loại hình tổ chức qui mô doanh nghiệp  5S áp dụng doanh nghiệp lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ  Triết lý 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết thuật ngữ khó  Bản chất người thích sẽ, thoải mái ngăn nắp nơi làm việc Tuy nhiên số vấn đề công ty thường gặp cần phải khắc phục  Có nhiều thứ khơng cần thiết chúng không xếp gọn gàng  Di chuyển đồ vật nhiều thời gian ảnh hưởng đến hoạt động khác, khơng có dấu hiệu nhận biết rõ ràng khu vực làm việc  Lãng phí thời gian, cơng sức phần lớn công việc  Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng ln chậm trễ phải làm ngồi nhiều  Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm nhiều nhiều thời gian xếp dỡ  Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn, diện tích bỏ khơng, tỷ lệ máy móc khơng hoạt động cao  Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi ảnh hưởng sức khoẻ người lao động  Nơi làm việc khơng an tồn dẫn đến nhiều tai nạn, cố xảy  Những nơi công cộng (phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh ) không  Người lao động không tự hào cơng ty cơng việc Phương pháp 5S nhằm xây dựng ý thức cải tiến (kaizen) tinh thần đồng đội cho người nơi làm việc; thực 5S tổ chức chia thành khu vực nhỏ, khu vực nhóm người lao động phụ trách Hoạt động nhóm giúp xây dựng phát triển ý thức trách nhiệm tinh thần tập thể thành viên Để phương pháp 5S mang lại hiệu thực sự, cấp quản lý phải người đầu việc thực 5S, họ phải giáo dục cho cấp 5S, xác định mục tiêu, hướng dẫn nhân viên cách thực 5S, quản lý chương trình đánh giá kết Đây phương pháp hiệu để huy động người, lôi tham gia tồn thể cán cơng nhân viên tổ chức, cải tiến môi trường làm việc Khi thực 5S thành công, chỗ làm việc trở nên thuận tiện an toàn hơn, tất khơng cần thiết bị loại bỏ khỏi nơi làm việc, cần thiết xếp đặt vị trí thuận tiện, dễ sử dụng Do 5S giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm, giảm lãng phí tác nghiệp khơng cần thiết; tận dụng mặt bằng, nâng cao hiệu sử dụng máy móc thiết bị II CÁC YẾU TỐ HÌNH THÀNH 5S Seiri – Sàng lọc - Quan sát kỹ nơi làm việc mình, phát xác định thứ khơng cần thiết, sau vứt bỏ (hủy) thứ không cần thiết - Nếu định thứ cần hay khơng cần cho cơng việc đánh dấu “sẽ huỷ” kèm theo ngày tháng huỷ để riêng bên - Sau thời gian, ví dụ tháng kiểm tra lại xem có cần đến khơng, sau tháng mà khơng có cần đến, tức khơng cần cho cơng việc Nếu khơng thể tự định đề thời hạn để xử lý Lưu ý: Khi sàng lọc không quên kiểm tra ngăn kéo, tủ phòng, kiểm tra nơi, ngóc ngách Việc huỷ khơng cần thiết cách bán đồng nát; giao cho đơn vị khác (nếu họ cần); vứt bỏ Khi huỷ thứ thuộc tài sản quan, nên báo cáo cho người có thẩm quyền biết Một số hình ảnh sàng lọc trước sàng lọc sau sàng lọc trước sàng lọc sau sàng lọc trước sàng lọc Seiton - Xắp xếp: sau sàng lọc - Khẳng định thứ không cần thiết loại bỏ khỏi nơi làm việc Việc lại suy nghĩ xem để đâu thuận tiện theo qui trình làm việc, đồng thời phải đảm bảo thẩm mỹ an toàn - Trao đổi với đồng nghiệp nơi đặt vật dụng cách xắp xếp, bố trí quan điểm thuận tiện cho thao tác Một nguyên tắc cần ý thường xuyên hay phải sử dụng đến phải đặt gần người sử dụng để đỡ phải lại; phác thảo cách bố trí trao đổi với đồng nghiệp, sau thực - Làm cho đồng nghiệp biết gì, để chỗ nào, để họ tự dụng mà hỏi Tốt nên có danh mục vật dụng nơi lưu giữ Hãy ghi ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu để người biết lưu giữ - Áp dụng nguyên tắc để rõ nơi đặt dẫn cần thiết khác Một số hình ảnh xếp Trước xếp Sau xếp Trước xếp Sau xếp Seiso - Sạch Có quan hệ mật thiết chất lượng sản phẩm nơi làm việc, nơi chế tạo sản phẩm Như phải thực hàng ngày, liên tục suốt ngày - Quét dọn: Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc cách thường xuyên làm cho thứ khơng hội để dơ bẩn Nên dành - 10 phút ngày để làm vệ sinh Mọi người phải có trách nhiệm môi trường xung quanh nơi làm việc Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chịu trách nhiệm nơi công cộng Nếu muốn làm việc mơi trường an tồn, tốt tạo mơi trường Đừng tạo thói quen vứt rác bừa bãi Cần lưu ý ngồi - 10 phút hàng ngày cho “Sạch sẽ” nên có thời gian làm vệ sinh tuần, tháng Cái lợi “Sạch sẽ” đem lại lớn nhiều lần so với thời gian bỏ - Kiểm tra loại trừ nguồn gốc gây dơ bẩn - Qui hoạch, định vị khu vực để đồ phế thải - Xử lý đồ phế thải - Thiết lập qui định làm Một số hình ảnh trước sau thực trước sau thực Seiketsu – Săn sóc Để khơng lãng phí nỗ lực bỏ ra, tổ chức không nên dừng lại sau thực 3S Sau bước thực “Săn sóc” - Duy trì 3S đầu - Tạo thói quen yêu thích - Áp dụng quản lý trực quan - Đánh giá 5S lãnh đạo cấp cao - Tổ chức phong trào thi đua phòng ban, phân xưởng tổ chức nhằm lôi kéo, hút nguời tham gia chương trình 5S Khi thực “Săn sóc” cần nêu rõ tên người chịu trách nhiệm nơi làm việc Việc kiểm tra đánh giá thường xuyên thành viên tổ 5S đơn vị thực Đừng tìm chỗ xấu, để phê bình mà phải ý tìm hay, tốt để khen thưởng động viên Hình ảnh săn sóc Shitsuke - Sẵn sàng - Tiếp tục thực 4S ổn định Cần làm cho người thực 4S nói cách tự giác thói quen hay lẽ sống Khơng có cách thúc ép thực 5S tốt thường xuyên thực hành người yêu 5S - Xây dưng qui tắc hay ràng buộc chung qui tắc an toàn vệ sinh, kỷ luật lao động, trang phục, … - Giáo dục huấn luyện nguời thực qui tắc, ràng buộc Cần tạo bầu khơng khí lành mạnh để người thấy thiếu 5S, muốn cần phải lưu ý xem nơi làm việc nhà thứ hai Nếu ta mong muốn thường xuyên làm cho ngơi nhà sẽ, vệ sinh, ngăn nắp, lại không cố gắng làm cho nơi làm việc sẽ, thoải mái, dễ chịu nhà Hình ảnh sẵn sàng III CÁC BƯỚC THỰC HIỆN 5S Các yếu tố để thực thành công 5S Lãnh đạo cam kết hỗ trợ: Điều kiện tiên cho thành công thực 5S hiểu biết ủng hộ lãnh đạo việc hình thành nhóm cơng tác đạo thực Bắt đầu đào tạo: Đào tạo cho người nhận thức ý nghĩa 5S, cung cấp cho họ phương pháp thực khởi nguồn chương trình Khi có nhận thức có phương tiện người tự giác tham gia chủ động hoạt động 5S Mọi người tự nguyện tham gia: Bí thành cơng thực 5S tạo mơi trường khuyến khích tham gia người Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực chương trình 5S lặp lại không ngừng hoạt động nhằm trì cải tiến cơng tác quản lý Các bước áp dụng Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng  Thành lập nhóm 5S (tại phận)  Lên kế hoạch cho chương trình 5S  Đào tạo 5S cho nhóm hạt nhân  Chuẩn bị công cụ cần thiết bảng thông tin, công cụ quảng bá, dụng cụ vệ sinh… Bước 2: Phát động chương trình  Thơng báo chương trình 5S bảng tin cải tiến  Tuyên truyền ý nghĩa/mục đích hoạt động 5S  Thơng báo danh sách nhóm 5S  Dán tranh cổ động, treo biểu ngữ phát động 5S  Chụp ảnh trạng đưa lên bảng tin Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh  Thực ngày tổng vệ sinh phát động 5S  Tiến hành Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch khu vực  Chụp ảnh sau thực đưa lên bảng tin cải tiến  Yêu cầu Sau 02 tuần 01 tháng, cần tổ chức đánh giá kết 5S cấp  Dùng công cụ cải tiến trực quan để đánh giá xác định nội dung tiếp tục cải tiến  Tổng kết, khen thưởng đề mục tiêu  Quảng bá kết bảng tin  phận trì ngăn nắp - đạt  Hàng tuần nhóm 5S đánh giá chéo khu vực  Chụp ảnh vị trí cần cải tiến để thảo luận xác định nội dung tiếp tục cải tiến  Thực công bố kết bảng tin cải tiến  Duy trì thành nề nếp Bước 4: Bắt đầu sàng lọc Bước 5: Thực sàng lọc, xếp hàng ngày Bước 6: Đánh giá định kỳ ... pháp 5S mang lại hiệu thực sự, cấp quản lý phải người đầu vi c thực 5S, họ phải giáo dục cho cấp 5S, xác định mục tiêu, hướng dẫn nhân vi n cách thực 5S, quản lý chương trình đánh giá kết Đây phương... người, qua người làm vi c có thái độ tích cực, có trách nhiệm ý thức công vi c Hiện ngày có nhiều đơn vị tham gia thực 5S, vì:  5S áp dụng loại hình tổ chức qui mơ doanh nghiệp  5S áp dụng doanh... thể cán công nhân vi n tổ chức, cải tiến môi trường làm vi c Khi thực 5S thành công, chỗ làm vi c trở nên thuận tiện an toàn hơn, tất khơng cần thiết bị loại bỏ khỏi nơi làm vi c, cần thiết xếp