MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng và giới hạn phạm vi nghiên cứu 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương nghiên cứu khác được sử dụng 3 6. Giả thuyết khoa học 3 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 8. Cấu trúc của đề tài 3 Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN MISA 4 1.1. Khái quát quát chung về Công ty cổ phần Misa 4 1.1.1. Lịch sử hình thành 5 1.1.2. Cơ cấu tổ chức 7 1.2. Khái quát chung về văn phòng của Công ty cổ phần Misa 10 1.2.1. Chức năng 14 1.1.2.2. Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo 15 1.1.2.3. Chức năng hậu cần. 15 1.1.2.4. Chức năng hỗ trợ cho hoạt động - sản xuất kinh doanh 16 1.2.2. Nhiệm vụ văn phòng 16 1.3. Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng Công ty cổ phần Misa 17 1.3.1. Khái quát chung 17 1.3.2. Giới thiệu Nhà quản trị văn phòng Công ty cổ phần Misa 18 Tiểu kết 19 Chương 2: VAI TRÒ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MISA 19 2.1. Khái niệm 19 2.2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng 20 2.2.1. Vai trò quan hệ với con người: 20 2.2.2.Vai trò quyết định: 20 2.2.3. Vai trò của Nhà quản trị trong công tác hoạch định nhân sự. 20 2.2.4. Tổ chức thu thập thông tin 21 2.2.5. Tổ chức thiết lập mục tiêu 22 2.3. Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của Nhà quản trị văn phòng công ty cổ phần Misa 24 2.3.1. Tổ chức bộ máy và phân công công việc 24 2.3.2. Xây dựng các quy chế, nội quy hoạt động trong văn phòng 25 2.3.3. Điều hành công việc của văn phòng 27 2.3.3. Kiểm tra đánh giá nhân sự 27 2.4. Hiệu quả quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 28 2.5. Những yêu cầu cầu của văn phòng doanh nghiệp đối với Nhà quản trị văn phòng 29 2.5. Những thuận lợi và khó khăn của công ty trong quá trình hoạt động. 32 TIỂU KẾT 33 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MISA 33 3.1. Nhận xét, đánh giá. 33 3.1.1. Ưu điểm 33 3.1.2. Nhược điểm 35 3.2. Một số đề xuất để nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kì hội nhập 35 3.2.1.Nâng cao trách nhiệm của Nhà quản trị văn phòng 35 3.2.2. Nâng cao động lực thúc đấy nguồn nhân sự. 37 3.2.3. Kỹ năng của nhà quản trị: 38 3.2.4. Kiểm soát nội bộ 39 3.2.5. Nâng cao nhận thức về vai trò và nguyên tắc quản trị 40 KẾT LUẬN 41 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Một nhà quản trị có tầm quản trị chiến lược ắt sẽ có tác động mãnh liệt đến sự phát triển cũng như lợi nhuận của doanh nhiệp. Là một nhà quản trị, người ta đều biết: “Thành công chính là sự hội tụ của các yếu tố: cơ hội, tài năng, sự chuẩn bị chu đáo sẵn sàng”. Louis Vuitton một quản trị gia tài ba khẳng định: “Không có khái niệm nào cho sự may mắn, có may mắn hay không là do chính bản thân quyết định, thương trường cũng vậy ”. Cơ hội đôi khi nó tự tìm đến nhưng đôi khi bản thân cũng có khả năng tạo ra, cơ hội sẽ đến với doanh nghiệp nào có năng lực cũng như phát huy được hết khả năng quản trị. Điều được đề cập đến ở đây chính là cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Tài năng chính là vấn đề nguồn nhân lực của doanh nghiệp, có thể một doanh nghiệp không có nhiều nhân viên quản trị giỏi nhưng với một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ phát huy được nguồn nhân lực một cách tốt nhất. Sự chuẩn bị chu đáo sẵn sàng đây chính là nhân tố quan trọng nhất, một mô hình tổ chức thích hợp có khả năng lường trước được các tình huống sẽ xảy ra, không bị ngỡ ngàng trước những biến động của thị trường cũng như các yếu tố tác động khác. Tất cả đều cho thấy vai trò của cơ cấu tổ chức là không thể phủ nhận. Thời buổi này, công ty, doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần sở hữu một nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, năng động và biết cảm thông. Tuy không cần trang bị quá nhiều năng lực chuyên môn nhưng một quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ năng. Không như nhân viên bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhà quản trị văn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trong công ty. Đôi khi chính nhà quản trị văn phòng phải là người đứng ra giải quyết, cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ. Ngoài việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biết cách dung hoà các mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì lợi nhuận của công ty. Bấy nhiêu thôi cũng đủ coi một nhà quản trị văn phòng giống như người “làm dâu trăm họ”. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này em đã chọn đề tài: “Đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng của Công ty cổ phần Misa” để nghiên cứu. 2. Lịch sử nghiên cứu Trước đây đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp do đó bài viết kế thừa và đưa ra kết quả cụ thể tại công ty cổ phần Misa. Có một số tác giả cũng đã đề cập tới vấn đề này. Các tài liệu, giáo trình: Giáo trình quản trị học, giáo trình hành chính văn phòng; sách giáo trình quản trị văn phòng doanh nghiệp; báo cáo: báo cáo khoa học, báo cáo thực tập, khóa luận… bài viết khoa học trên các tạp chí. 3. Đối tượng và giới hạn phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp, xây dựng hình ảnh của Nhà quản trị doanh nghiệp - Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi về không gian: Tại Công ty cổ phần MiSa Phạm vị về thời gian: Dựa trên một số tài liệu tham khảo và thu thập được trong thời gian thực tế từ năm 2016 - 2017 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu * Mục đích nghiên cứu: - Thông qua khảo sát, đánh giá thực tế vai trò của Nhà quản trị trong hoạt động công tác văn phòng giúp em hiểu rõ hơn ý nghĩa của nhà quản trị trong công tác văn phòng và tầm quan trọng của văn phòng đối với sự phát triển chung cảu cả hệ thống công ty, doanh nghiệp hiện nay. * Nhiệm vụ nghiên cứu: - Tìm hiểu khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp. - Tìm hiểu thực tế vai trò nhà quản trị văn phòng tại Công ty cổ phần MiSa. - Đề xuất một số giải pháp xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty cổ phần MiSa. 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương nghiên cứu khác được sử dụng - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tài liệu trên mạng, sách… - Phương pháp phân tích. - Phương pháp quan sát: điều tra khảo sát thực tế - Phương pháp phỏng vấn trực tiếp. 6. Giả thuyết khoa học Bằng ví dụ chứng minh thực tiễn liên quan đến vai trò của của Nhà quản trị tìm ra những nguyên nhân hạn chế và đưa ra những cơ sở lý luận và giải pháp cho việc Khảo sát và đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng của Công ty cổ phần Misa. Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng của Công ty đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập. 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài Về mặt lý luận: Đề tài góp phần đưa ra những ý kiến, quan điểm chung nhất nhằm nắm rõ vai trò của nhà quản trị trong văn phòng doanh nghiệp Về mặt thực tiễn: Đề tài góp phần tổng hợp và tạo ra một hệ thống các biện pháp có tính khả thi, có cơ sở khoa học nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý, lãnh đạo nhà quản trị, các biện pháp xây dựng hình ảnh nhà quản trị trong thời kì hội nhập 8. Cấu trúc của dề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và mục lục; đề tài có cấu trúc gồm 03 chương: Chương 1: Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Vai trò Nhà quản trị văn phòng tại Công ty cổ phần Misa Chương 3: Một số giải pháp nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp tại Công ty cổ phần Misa Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN MISA 1.1. Khái quát quát chung về Công ty cổ phần Misa Công ty cổ phần MiSa là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh phần mềm máy tính: phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý hành chính nhà nước cho các cơ quan quản lý nhà nước. Hình 2.1: Logo và slogan (tiếng Việt – tiếng Anh) của công ty Cổ phần MISA (Nguồn: Công ty Cổ phần MISA – Phòng PR) Bộ máy quản trị gồm 6 người, trong đó chủ tịch HĐQT ông Lữ Thành Long là người nắm cổ phần nhiều nhất trong công ty ông sở hữu 3.100.000 cổ phần chiếm 62% tổng số cổ phần của công ty. Tên giao dịch: MISA Joint stock Company Tên viết tắt(MISA JSC), thành lập vào ngày 25 – 12- 1994 Chủ tịch HĐQT: Lữ Thành Long Số giấy phép đăng ký kinh doanh: 0103000971 Địa chỉ (trụ sở chính): Tầng 9, Tòa nhà Technosoft, phố Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, Hà Nội Tỉnh /thành phố: Hà Nội Điện thoại:04 3795 9595 Số máy Fax04 3795 8088 Website: www.misa.com.vn Emailpr@misa.com.vn Đại diện pháp nhân: Đinh Thị Thúy Chức vụ: Tổng giám đốc 1.1.1. Lịch sử hình thành MISA là tên gọi ngắn gọn của Công ty cổ phần MISA, công ty chuyên cung cấp các phần mềm quản lý cho các cơ quan nhà nước, cho DN. Tên gọi MISA xuất phát từ 4 chữ cái đầu trong cụm từ "Management Information system for Accounting" do giai đoạn đầu mới thành lập, MISA sản xuất phần mềm kế toán. Hiện nay MISA có 01 trụ sở chính, 01 Trung tâm phát triển phần mềm, 01 Trung tâm tư vấn và hỗ trợ khách hàng, 05 văn phòng đại diện tại: Hà Nội, Đà Nẵng, Buôn Ma Thuột, Tp.Hồ Chí Minh, Cần Thơ. Công ty cổ phần MISA ngày nay có tiền thân là MISA Group. MISA Group được thành lập ngày 25/12/1994 do 3 sáng lập viên đầu tiên là: ThS. Lữ Thành Long, Ths. Nguyễn Xuân Hoàng, KS. Phạm Đức Thành. Tại thời điểm thành lập nhóm, cả 3 sáng lập viên đang công tác tại Viện Công nghệ Thông tin, Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia. Mong ước ban đầu của các sáng lập viên MISA Group là xây dựng phần mềm kế toán MISA, triển khai phần mềm khắp cả nước, biến MISA thành một từ đồng nghĩa với một phần mềm kế toán được ưa chuộng nhất tại Việt nam. Quá trình hình thành và phát triển của công ty chia làm 4 giai đoạn: Giai đoạn 1 (1994-1995): MISA Group chỉ gồm 3 thành viên sáng lập và từ không có trụ sở hoạt động (1994) đến có trụ sở hoạt động (1995) là phòng 302 Viện CNTT. Giai đoạn 2 (1996-1997): Trong giai đoạn này, 2 thành viên rời nhóm, chỉ còn một thành viên sáng lập ở lại tiếp tục duy trì và phát triển, là ThS. Lữ Thành Long. Một số người được tuyển thêm và cho đến cuối năm 1997 tổng số thành viên của MISA Group là 7 người. Giai đoạn 3 (1998-2001): Đây là giai đoạn phát triển mạnh mẽ của MISA Group với hàng loạt các giải thưởng lớn như: Huy chương bạc sản phẩm CNTT''97, Giải thưởng Khoa học Kỹ thuật Thanh niên 1998, 2 Huy chương vàng cho sản phẩm CNTT có doanh số cao và đơn vị phần mềm có doanh số cao tại Computer World Expo''2000... Về doanh số trung bình hàng năm của MISA trong giai đoạn này khoảng 2,5 tỷ đồng/năm. Tổng số khách hàng sử dụng MISA tính đến cuối năm 2001 là 2000. Giai đoạn 4 (2002 - nay): Từ tháng 4 - 2002 Công ty Cổ phần MISA chính thức được thành lập, lấy tên giao dịch là MISA JSC. Để triển khai được mạng lưới phân phối sản phẩm trên khắp các tỉnh thành trên cả nước, trong giai đoạn này công ty đã thành lập 4 văn phòng tại 4 khu vực, là thành phố Hà Nội, thành phố Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh và thành phố Buôn Ma Thuột. Trong đó văn phòng tại Hà Nội - đại diện cho Công ty tại khu vực phía Bắc, mới được thành lập từ tháng 1/2007. Tại sao MISA đạt được những bước phát triển này? MISA đạt được những bước phát triển như vậy là nhờ đã xây dựng và phát huy được 3 thế mạnh tiềm ẩn trong MISA là: Sản phẩm, dịch vụ chuyên nghiệp; Đấu pháp trên thương trường hợp lý; Con người chuyên nghiệp. * Tầm nhìn: Bằng nỗ lực sáng tạo trong khoa học, công nghệ và đổi mới trong quản trị, MISA mong muốn trở thành công ty có nền tảng, phần mềm và dịch vụ được sử dụng phổ biến nhất trong nước và quốc tế. * Sứ mệnh: Sứ mệnh của MISA là phát triển các nền tảng để tạo ra một ngành kinh tế mới hoặc thay đổi phương thức tạo ra sản phẩm dịch vụ của một ngành kinh tế hiện có; phát triển các sản phẩm và dịch vụ phần mềm giúp khách hàng thực hiện công việc theo phương thức hoàn toàn mới, hiệu quả hơn nhằm thay đổi năng suất và hiệu quả không chỉ của một cá nhân, tổ chức mà còn góp phần thúc đẩy năng suất và hiệu quả của đất nước và các quốc gia trên thế giới. * Giá trị cốt lõi: Tin cậy - Tiện ích - Tận tình - Tin cậy: Các nền tảng, sản phẩm và dịch vụ mà MISA mang lại cho khách hàng đều có độ tin cậy cao, con người MISA với tri thức và văn hóa cao luôn mang lại cho khách hàng cảm giác tin cậy trong giao dịch và chuyển giao tri thức, công nghệ. - Tiện ích: Các nền tảng, sản phẩm và dịch vụ MISA luôn thỏa mãn mọi yêu cầu nghiệp vụ của khách hàng, khách hàng có thể dễ dàng tiếp cận và sử dụng nền tảng, sản phẩm, dịch vụ của MISA bất cứ khi nào, bất cứ nơi nào. Đội ngũ tư vấn, hỗ trợ khách hàng MISA luôn sẵn sàng phục vụ 365 ngày/năm và 24 giờ/ngày. - Tận tình: Con người MISA từ những người phát triển nền tảng, sản phẩm đến những người kinh doanh tư vấn và các bộ phận khác luôn luôn tận tâm, tận lực phục vụ vì lợi ích của khách hàng, làm cho khách hàng tin cậy và yêu mến như một người bạn, một người đồng hành trong sự nghiệp. * Đội ngũ năng động, sáng tạo và có động lực mạnh mẽ Đội ngũ cán bộ nhân viên chính là tài sản lớn nhất của doanh nghiệp. MISA chú trọng việc tuyển dụng các nhân viên có tính năng động và sáng tạo cao, đồng thời tạo động lực làm việc tốt cho nhân viên để có thể phát huy tối đa khả năng của mỗi người. 1.1.2. Cơ cấu tổ chức Một DN hoạt động hiệu quả đòi hỏi cần phải có một cơ cấu tổ chức chặt chẽ, phối hợp nhịp nhàng trong mọi hoạt động. Hiểu được điều này, MISA luôn luôn chú trọng vào việc xây dựng tổ chức trong công ty - Trong đó đứng đầu đại hội cổ đông là Chủ tịch HĐQT ông Lữ Thành Long có nhiệm vụ vạch ra chiến lược cho toàn công ty, giám sát các hoạt động kinh doanh của công ty cũng như giải quyết các rủi ro xảy ra. Ông Lữ Thành Long Chủ tịch Hội đồng quản trị - Ban kiểm soát gồm trưởng ban kiểm soát bà Ngô Thị Thanh Hoa, có nhiệm vụ giám sát, kiểm soát các hoạt động của công ty, báo cáo lên đại hội đồng cổ đông. - Ban tổng giám đốc có Bà Đinh Thị Thúy làm tổng giám đốc với nhiệm vụ đưa ra các kế hoạch chiến lược, chiến thuật ngắn hạn và dài hạn cho công ty. Giám sát chặt chẽ các hoạt động của công ty. - Ban thư kí có ông Nguyễn Minh Đức làm trưởng ban thư kí. Nhiệm vụ bạn thư kí là xử lý thư tín, giao địch điện thoại, chuẩn bị các văn thư, văn bản và các báo cáo chuẩn bị các cuộc họp, các chuyến đi… * Văn phòng tổng công ty: - Phòng quan hệ cộng đồng: thực hiện chức năng thiết lập quan hệ đối tác, nhà tài trợ cho các chương trình, hoạt động của công ty. Phòng tổ chức hành chính: thực hiện chức năng tổ chức công tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu và các giấy tờ pháp lý liên quan đến việc vận hành của công ty, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc… Phòng nhân sự: thực hiện chức năng quản lý nhân sự, chấm công, tính lương, chế độ khen thưởng, kỉ luật, đào tạo cán bộ nhân viên của công ty…. Phòng tài chính kế toán: thực hiện chức năng quản lý tài chính, lưu trữ, theo dõi, báo cáo hiệu quả hoạt động và tình hình tài chính. Trung tâm phát triển phần mềm: - Phòng phát triển phần mềm: thực hiện chức năng xúc tiến, triển khai các sản phẩm phần mềm của công ty. Phòng kiểm soát chất lượng: thực hiện chức năng đảm bảo chất lượng các phần mềm đúng theo yêu cầu của KH trước khi được đưa vào sử dụng chính thức. Phòng tư vấn nghiệp vụ: tư vấn hỗ trợ các vấn đề về nghiệp vụ cho công tác phát triển phần mềm của trung tâm Trung tâm tư vấn và hỗ trợ khách hàng: thực hiện chức năng chăm sóc KH sau bán hàng cũng như tư vấn KH mua hàng. * Các văn phòng đại diện: - VP MISA Hà Nội: thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng thuộc khu vực miền Bắc từ Quảng Bình trở ra. - VP MISA Đà Nẵng: thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng 5 tỉnh thành thuộc khu vực miền Trung là Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng, Quảng Nam, Quảng Ngãi. - VP MISA Buôn Ma Thuột: thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng 4 tỉnh thuộc khu vực Tây Nguyên là Kon Tum, Gia Lai, Đăk Lăk và Đăk Nông. - VP MISA TP.Hồ Chí Minh: thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng từ Bình Định trở vào. - VP MISA Cần Thơ: thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng 4 tỉnh thành thuộc khu vực đồng bằng song Cửu Long. * sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty MISA (Phụ lục 01) Tổng quan về các sản phẩm của MISA Nhóm sản dành cho khối Hành chính sự nghiệp MISA Mimosa.NET 2009: Phần mềm Kế toán Hành chính sự nghiệp Phần mềm MISA Mimosa.NET là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán của công tác hạch toán kế toán. MISA Mimosa.NET hoạt động tốt cả trên máy tính cá nhân cũng như trong mạng nội bộ, giúp nhiều người sử dụng cùng làm việc trên một tệp dữ liệu kế toán. MISA Mimosa.NET được phát triển trên nền tảng công nghệ mới nhất - Microsoft .NET, cơ sở dữ liệu SQL Server Express mang lại cho người sử dụng sự thuận tiện, dễ sử dụng, khả năng bảo mật cao. MISA Mimosa.NET sử dụng bộ mã chữ Việt Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001, tuân thủ quy định của Chính phủ về việc lưu trữ và trao đổi dữ liệu MISA Mimosa.NET X1 2010: Phần mềm Tổng hợp báo cáo tài chính MISA Mimosa.NET X1 2010 là phần mềm tổng hợp báo cáo tài chính cấp ngành, hỗ trợ đắc lực cho các đơn vị dự toán cấp I, II trong việc tổng hợp các báo cáo tài chính của các đơn vị cấp dưới. Được phát triển trên nền tảng công nghệ mới nhất - Microsoft .NET và tích hợp với nhiều tính năng ưu việt, MISA Mimosa.NET X1 2010 góp phần tự động hóa toàn bộ quá trình tổng hợp báo cáo tài chính, tạo ra sự thuận tiện cho đơn vị trong việc sử dụng sản phẩm. MISA Mimosa.NET X1 2010 sử dụng bộ mã chữ Việt Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001, tuân thủ quy định của Chính phủ về việc lưu trữ và trao đổi dữ liệu MISA Bamboo.NET 2008: Phần mềm Kế toán Xã Nếu bạn đang muốn chuyển đổi từ một hệ thống kế toán xã, phường thủ công sang một hệ thống "biết tự định khoản", đơn giản, dễ sử dụng, triển
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – KẾ TỐN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP ĐÁNH GIÁ VAI TRỊ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG ĐỐI VỚI CƠNG TY CỔ PHẦN MISA Họ tên: VÕ ĐỨC SANG Lớp: D03Q32 Chuyên ngành: Quản trị doanh nghiệp Quảng Ngãi, tháng năm 2018 TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – KẾ TỐN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP ĐÁNH GIÁ VAI TRỊ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG ĐỐI VỚI CƠNG TY CỔ PHẦN MISA Họ tên: VÕ ĐỨC SANG Lớp: D03Q32 Mssv: 14030875 Chuyên ngành: Quản trị doanh nghiệp Quảng Ngãi, tháng năm 2018 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nghiên cứu em thời gian qua Em xin chịu trách nhiệm thông tin báo cáo Em xin cam đoan giúp đỡ cho việc thực báo cáo cảm ơn thơng tin trích dẫn báo cáo rõ nguồn gốc Sinh Viên Thực Hiện Võ Đức Sang LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn thầy trường Đại Học Tài Chính – Kế Tốn dạy dỗ truyền đạt cho em kiến thức quý báu làm tảng cho việc thực báo cáo Để hoàn thành báo cáo thực tập cho phép em gửi lời cảm ơn chân thành đến Ths Lê Thanh Tuấn giúp đỡ dẫn tận tình, giúp em có định hướng rõ báo cáo Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần MISA, đồng nghiệp, tổ chức, cá nhân truyền đạt kiến thức để em hoàn thành báo cáo cách tốt đẹp Em xin gửi đến quý thầy,cô giáo khoa Quản trị kinh doanh trường Đại học tài chính- kế tốn lời cảm ơn chân thành Đặc biệt, em xin gởi đến cô Phạm Thị Thanh Luyến, người tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập lời cảm ơn sâu sắc Tuy cố gắng hoàn thành báo cáo phạm vi khả chắn khơng tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, mong nhận bảo tận tình q thầy Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực Võ Đức Sang CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh Phúc o0o XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Văn Phòng Đại Diện Cơng Ty Cổ Phần MISA Tại Đà Nẵng Xác nhận sinh viên : Võ Đức Sang Lớp D03Q32 Khóa 3ĐH Khoa: Quản trị kinh doanh Trường đại học Tài Chính – Kế Tốn Đã đến Văn Phòng Đại Diện Cơng Ty Cổ Phần MISA Tại Đà Nẵng Địa chỉ: 109 Dương Đình Nghệ, Q Sơn Trà, TP Đà Nẵng để thực tập, làm quen với cơng việc thực tế, tìm hiểu tình hình hoạt động kinh doanh cơng ty từ ngày 29/01/2018 đến ngày 08/02/2018 Nhận xét đơn vị thực tập: Đà nẵng, ngày… tháng… năm 2018 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN Báo cáo thực tập Công ty cổ phần MISA MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Một nhà quản trị có tầm quản trị chiến lược có tác động mãnh liệt đến phát triển lợi nhuận doanh nhiệp Là nhà quản trị, người ta biết: “Thành cơng hội tụ yếu tố: hội, tài năng, chuẩn bị chu đáo sẵn sàng” Louis Vuitton quản trị gia tài ba khẳng định: “Khơng có khái niệm cho may mắn, có may mắn hay khơng thân định, thương trường ” Cơ hội đơi tự tìm đến đơi thân có khả tạo ra, hội đến với doanh nghiệp có lực phát huy hết khả quản trị Điều đề cập đến cấu tổ chức doanh nghiệp Tài vấn đề nguồn nhân lực doanh nghiệp, doanh nghiệp khơng có nhiều nhân viên quản trị giỏi với cấu tổ chức hợp lý phát huy nguồn nhân lực cách tốt Sự chuẩn bị chu đáo sẵn sàng nhân tố quan trọng nhất, mơ hình tổ chức thích hợp có khả lường trước tình xảy ra, khơng bị ngỡ ngàng trước biến động thị trường yếu tố tác động khác Tất cho thấy vai trò cấu tổ chức phủ nhận Thời buổi này, công ty, doanh nghiệp, tổ chức cần sở hữu nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, động biết cảm thông Tuy không cần trang bị nhiều lực chuyên môn quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ Khơng nhân viên phận khác “việc người làm”, nhà quản trị văn phòng gần phải thâu tóm, nắm bắt hết chuyện xảy công ty Đơi nhà quản trị văn phòng phải người đứng giải quyết, vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chun mơn nghiệp vụ Ngồi việc quản lý giấy tờ, liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cần phải biết cách dung hoà mối quan hệ nhân viên, tất lợi nhuận cơng ty Bấy nhiêu đủ coi nhà quản trị văn phòng giống người “làm dâu SVTH: Võ Đức Sang – Lớp D03Q32 Trang Báo cáo thực tập Công ty cổ phần MISA trăm họ” Để hiểu rõ vấn đề em chọn đề tài: “Đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng Cơng ty cổ phần Misa” để nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Trước có nhiều đề tài nghiên cứu vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp viết kế thừa đưa kết cụ thể công ty cổ phần Misa Có số tác giả đề cập tới vấn đề Các tài liệu, giáo trình: Giáo trình quản trị học, giáo trình hành văn phòng; sách giáo trình quản trị văn phòng doanh nghiệp; báo cáo: báo cáo khoa học, báo cáo thực tập, khóa luận… viết khoa học tạp chí Đối tượng giới hạn phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp, xây dựng hình ảnh Nhà quản trị doanh nghiệp - Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi không gian: Tại Công ty cổ phần MiSa Phạm vị thời gian: Dựa số tài liệu tham khảo thu thập thời gian thực tế từ năm 2016 - 2017 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu * Mục đích nghiên cứu: - Thông qua khảo sát, đánh giá thực tế vai trò Nhà quản trị hoạt động cơng tác văn phòng giúp em hiểu rõ ý nghĩa nhà quản trị cơng tác văn phòng tầm quan trọng văn phòng phát triển chung cảu hệ thống công ty, doanh nghiệp * Nhiệm vụ nghiên cứu: - Tìm hiểu khái qt chung văn phòng doanh nghiệp - Tìm hiểu thực tế vai trò nhà quản trị văn phòng Công ty cổ phần MiSa - Đề xuất số giải pháp xây dựng văn hóa doanh nghiệp Công ty cổ phần MiSa SVTH: Võ Đức Sang – Lớp D03Q32 Trang Báo cáo thực tập Công ty cổ phần MISA Cơ sở phương pháp luận phương nghiên cứu khác sử dụng - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tài liệu mạng, sách… - Phương pháp phân tích - Phương pháp quan sát: điều tra khảo sát thực tế - Phương pháp vấn trực tiếp Giả thuyết khoa học Bằng ví dụ chứng minh thực tiễn liên quan đến vai trò của Nhà quản trị tìm nguyên nhân hạn chế đưa sở lý luận giải pháp cho việc Khảo sát đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng Cơng ty cổ phần Misa Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng Cơng ty đáp ứng u cầu thời kỳ hội nhập Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Về mặt lý luận: Đề tài góp phần đưa ý kiến, quan điểm chung nhằm nắm rõ vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Về mặt thực tiễn: Đề tài góp phần tổng hợp tạo hệ thống biện pháp có tính khả thi, có sở khoa học nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý, lãnh đạo nhà quản trị, biện pháp xây dựng hình ảnh nhà quản trị thời kì hội nhập Cấu trúc dề tài Ngồi phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo mục lục; đề tài có cấu trúc gồm 03 chương: Chương 1: Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Vai trò Nhà quản trị văn phòng Công ty cổ phần Misa Chương 3: Một số giải pháp nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Cơng ty cổ phần Misa SVTH: Võ Đức Sang – Lớp D03Q32 Trang Báo cáo thực tập Công ty cổ phần MISA Chương 1: KHÁI QT CHUNG VỀ VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN MISA 1.1 Khái quát quát chung Công ty cổ phần Misa Công ty cổ phần MiSa doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực sản xuất kinh doanh phần mềm máy tính: phần mềm kế tốn, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý hành nhà nước cho quan quản lý nhà nước Hình 2.1: Logo slogan (tiếng Việt – tiếng Anh) công ty Cổ phần MISA (Nguồn: Cơng ty Cổ phần MISA – Phòng PR) Bộ máy quản trị gồm người, chủ tịch HĐQT ông Lữ Thành Long người nắm cổ phần nhiều công ty ông sở hữu 3.100.000 cổ phần chiếm 62% tổng số cổ phần công ty Tên giao dịch: MISA Joint stock Company Tên viết tắt(MISA JSC), thành lập vào ngày 25 – 12- 1994 Chủ tịch HĐQT: Lữ Thành Long Số giấy phép đăng ký kinh doanh: 0103000971 Địa (trụ sở chính): Tầng 9, Tòa nhà Technosoft, phố Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, Hà Nội Tỉnh /thành phố: Hà Nội Điện thoại:04 3795 9595 Số máy Fax04 3795 8088 Website: www.misa.com.vn Emailpr@misa.com.vn Đại diện pháp nhân: Đinh Thị Thúy SVTH: Võ Đức Sang – Lớp D03Q32 Trang 10 Báo cáo thực tập Công ty cổ phần MISA * Kỹ tổ chức: Nếu cơng ty có quy mơ khơng lớn, nhà quản trị văn phòng đơi “kiêm” ln vai trò cán Cơng đồn, chun tổ chức hoạt động, tham quan du lịch, tiệc tùng cho cán công nhân viên công ty Tất nhiên, họ làm việc công ty cán cơng đồn thơi * Kỹ nhận thức: Hoạt động văn phòng khơng túy thực nhiệm vụ mà lãnh đạo quan, doanh nghiệp giao; không thực chương trình, kế hoạch lãnh đạo phê duyệt mà văn phòng đơn vị tham mưu cho lãnh đạo cơng tác quản lý điều hành Chính vậy, đòi hỏi nhà quản trị hành văn phòng phải kỹ nhận thức tốt để đề đường lối, sách, biện pháp thích hợp để tham mưu cho lãnh đạo ban hành định xác nhằm đối phó có hiệu với bất trắc, nguy kìm hãm phát triển tổ chức Người quản trị hành văn phòng cần phải có phương pháp tư hệ thống, phân tích mối liên hệ phận, nhận thức xác vấn đề, thuận lợi, thách thức, rủi ro để từ có biện pháp làm giảm phức tạp rắc rối tổ chức Chẳng hạn công ty, xảy vụ đình cơng nhóm cơng nhân làm sản xuất đình trệ gây ảnh hưởng tiêu cực tới tư tưởng số đông cán nhân viên Có nhiều ý kiến cho cần phải sa thải nhóm cơng nhân tham gia đình cơng để đảm bảo kỷ luật Tuy nhiên, người tham mưu cho lãnh đạo nhân công ty, người trưởng phòng Hành cần cân nhắc ngun nhân vụ đình cơng hay khơng đúng? Sự việc sa thải luật hay khơng? Việc công nhân ảnh hưởng tới tiến độ sản xuất? Việc tìm kiếm cơng nhân thay dàng hay khơng? Người thay có đáp ứng yêu cầu công việc không? Phản ứng anh chị em công ty sa thải công nhân? Tất cần phải tư duy, phân tích, cân nhắc, tính tốn để đưa phương án khả thi để giải êm đẹp việc Chính thế, kỹ tư kỹ thiếu nhà quản trị công việc quản lý điều hành SVTH: Võ Đức Sang – Lớp D03Q32 Trang 37 Báo cáo thực tập Công ty cổ phần MISA * Kỹ truyền thông: Trong trình thực chức năng, nhiệm vụ văn phòng cơng tác truyền thơng quan trọng nhằm đảm bảo công việc thực hiệu Kỹ truyền thơng đòi hỏi người phụ trách văn phòng phải vận dụng nhiều phương pháp khác để thu thập thông tin truyền đạt thông tin xác, kịp thời, hiệu thơng qua hình thức văn bản, thư điện tử, họp, trao đổi, gặp gỡ Truyền thông nhằm giúp cho phận, cá nhân liên quan có trách nhiệm thi hành nhiệm vụ nắm được, hiểu tất các thông tin cần thiết cho công việc Việc nắm bắt đầy đủ thông tin giúp cho phận, cá nhân hiểu nhiệm vụ cụ thể mình, u cầu cơng việc cần phải đạt được, nắm phương pháp thực hiện, xác định mối quan hệ với phận, cá nhân khác để phối hợp thực thực thi nhiệm vụ Đồng thời trình thực nhiệm vụ, việc kịp thời nắm bắt vấn đề phát sinh, hiểu tâm tư, tình cảm khúc mắc cơng việc phận, cá nhân giúp nhà quản trị hành văn phòng có biện pháp kịp thời xử lý cách kịp thời hiệu quả, đảm bảo cho nhiệm vụ đạt kết tốt dự kiến đề Ví dụ quan, lãnh đạo yêu cầu văn phòng tiến hành cơng tác lấy phiếu tín nhiệm người cấp xem xét, bổ nhiệm cần có biện pháp khéo léo, tế nhị Có thể áp dụng biện pháp trực tiếp (như văn bản, biểu họp) phương pháp gián tiếp (thông qua đánh giá nhân định kỳ mà người hỏi ý kiến không biết) Mục tiêu cuối lấy ý kiến nhân cách xác, khách quan không gây xáo trộn tập thể Do vậy, kỹ truyền thông kỹ mà người làm cơng tác quản trị hành văn phòng cần ý 2.5 Những thuận lợi khó khăn cơng ty q trình hoạt động Trong q trình hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty gặp nhiều thuận lợi khơng khó khăn, kinh tế biến động khơng ngừng, việc cạnh tranh doanh nghiệp diễn ngày gay gắt Tuy SVTH: Võ Đức Sang – Lớp D03Q32 Trang 38 Báo cáo thực tập Công ty cổ phần MISA nhiên cơng ty ln tự tin lựa chọn cho hƣớng riêng điều đem lại thành công lĩnh vực kinh doanh công ty * Thuận lợi Công ty nhận quan tâm, đạo kịp thời quan tâm Nhà quản trị có chiến lược đắn tạo điều kiện cho cơng ty q trình thực nhiệm vụ Ngồi ra, kết hoạt động sản xuất kinh doanh công ty năm qua nguồn động viên khích lệ cho cán công nhân viên hăng hái thi đua, lao động sản xuất, phấn đấu đạt doanh thu cao Mặt khác xây dựng uy tín thƣơng hiệu cơng ty thị trường nƣớc quốc tế tạo vị vững cho công ty chế thị trường * Khó khăn Trong q trình hoạt động cơng ty gặp khơng khó khăn, thử thách vừa khách quan vừa chủ quan Trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh công ty chưa đáp ứng đáp ứng nhu cầu đa dạng khách hàng Thêm vào cơng ty có nhiều đối thủ cạnh tranh phạm vi nước.Vì việc giữ vững vị công ty tín nhiệm khách hàng khó khăn đòi hỏi cơng ty phải có biện pháp cụ thể để khắc phục khó khăn TIỂU KẾT Ở chương nêu rõ sở lí luận từ hiểu vai trò Nhà quản trị văn phòng thiếu trong công tác văn phòng doanh nghiệp Nhà quản trị Văn phòng có vai trò trách nhiệm lớn cơng tác tổ chức thiết lập mục tiêu nhân sự, tổ chức kiểm tra đánh giá công tác hoạch định nhân sự, nâng cao vai trò, vị trí, tầm quan trọng nguồn nhân phục vụ cho hoạt động daonh nghiệp Đồng thời qua lực quản lý, tổ chức Nhà quản trị văn phòng phát huy nâng cao SVTH: Võ Đức Sang – Lớp D03Q32 Trang 39 Báo cáo thực tập Công ty cổ phần MISA Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MISA 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Nhà quản trị doanh nghiệp quan tâm giúp đỡ nhân viên công việc sống hàng ngày, giúp anh chị em hồn thành tốt cơng việc giao Với vị trí Nhà quản trị cơng ty nói chung lãnh đạo Văn phòng nói riêng thực tốt công tác tổ chức quản lý mặt hoạt động chức Nhiệm vụ, quyền hạn Thể tốt vai trò, trách nhiệm nhà lãnh đạo Văn Phòng Vai trò trách nhiệm nhà lãnh đạo Văn phòng doanh nghiệp thể cụ thể công tác tổ chức, quản lý cơng tác hoạch định nhân sự,Lãnh đạo văn Phòng nhận thức vị trí, vai trò tầm quan trọng công tác hoạch định nhân Nhà quản trị văn phòng làm tốt cơng tác tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ , kiểm tra đánh giá nhân Để từ làm sở khen thưởng cán suất sắc xử lý tùy vào mức độ vi phạm Nhà quản trị Văn phòng đặt mục tiêu hoạt động công tác hoạch định nhân lên kế hoạch cụ thể nhân mục tiêu phục vụ hoạt động quan Đội ngũ cán chun mơn có trình độ cao, đáp ứng nhu cầu công viêc khơng ngừng học tập, nghiên cứu nâng cao trình độ thân để phù hợp với tình hình mới, cơng việc Lãnh đạo phòng, ban người có tâm huyết, trách nhiệm với cơng việc, thường xun đơn đốc, kiểm tra, nhắc nhỡ, rà sốt cơng việc hàng ngày tất cán thuộc quyền quản lý Nhà quản tr ln quan tâm giúp đỡ cán công việc SVTH: Võ Đức Sang – Lớp D03Q32 Trang 40 Báo cáo thực tập Công ty cổ phần MISA sống hàng ngày, giúp anh chị em hoàn thành tốt công việc giao Doanh nghiệp trọng công tác đào tạo, tiếp nhận cán trẻ tạo nguồn nhân lực trẻ có lực, sáng tạo, động công việc, công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên hành Cơng tác tuyển dụng nhân phân công nhân tiến hành bản, chặt chẽ, đảm bảo tốt yêu cầu tuyển dụng nhân đủ lực, phẩm chất đạo đức, đáp ứng yêu cầu nhân mà Sở yêu cầu, phân công công việc phù hợp với khả chuyên môn, nghành nghề đào tạo, tạo điều kiện cho họ có mơi trường làm việc tốt để họ phát huy hêt lực thân Việc xây dựng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức làm việc quan chuyên môn đặc biệt quan tâm, cụ thể trọng đến công tác tuyển dụng đầu vào thông qua việc thi tuyển công chức hàng năm, công tác đào tạo bồi dưỡng trọng hơn, hàng năm có bố trí kinh phí cho lớp đào tạo huyện hỗ trợ kinh phí cho cơng tác học tập chiếm tỷ trọng lớn tổng kinh phí đào tạo tồn huyện Ngồi việc bố trí, sử dụng, xếp, luân chuyển cán bộ, công chức quan chun mơn chưa hồn tồn hợp lý song có bước chuyển biến tốt, có ý việc giúp cho cán cơng chức có lực hoạt động thực tiễn cách mạnh dạn luân chuyển cán công chức từ quan chuyên mơn huyện sở, qua phần tạo chuyển biến chất đội ngũ cán huyện 3.1.2 Nhược điểm - Do lãnh đạo thường xun cơng tác lâu ngày, việc quản lý nhân chưa thực sát sao, nhiều cơng việc tồn đọng chưa giải kịp thời - Công tác khen thưởng kỉ luật chưa thực rõ ràng, xác tới đối tượng khen thưởng, kỉ luật SVTH: Võ Đức Sang – Lớp D03Q32 Trang 41 Báo cáo thực tập Công ty cổ phần MISA - Việc bố trí nhân nhiều thiếu sót hạn chế, chưa thực hợp lý với yêu cầu thực tế - Đa phần cán đào tạo trường, chưa có nhiều nguồn nhân lực trường đào tạo 3.2 Một số đề xuất để nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kì hội nhập 3.2.1.Nâng cao trách nhiệm Nhà quản trị văn phòng Là nhà Lãnh đạo phải người gương mẫu, đầu trọng hoạt động; tư hoạt động nhỏ đến hoạt động lớn Tự nâng cao trách nhiệm, vai trò qua việc chủ động học hỏi kinh nghiệm quản lý, tổ chức lãnh đạo cấp đơn vị khác Có thái độ nghiêm túc, tích cực đạo đức nghề nghiệp, lối sống lành mạnh Tăng cường giao lưu với quan đơn vị khác để tăng cường hợp tác, kinh nghiệm quản lý tổ chức Là nhà Nhà quản trị Văn phòng phải có cơng khách quan việc phân cơng nhiệm vụ, công việc Tự tạo kỷ cương nề nếp cho thân :luôn di làm giấc Một người lãnh đạo thực không hội tụ tố chất lãnh đạo vốn có mà phải trau dồi kỹ cần thiết để lãnh đạo hiệu Thế nhưng, nhiều người xem nhẹ điều giữ quan niệm chủ quan cho họ sinh để làm người đứng đầu Hãy tự hỏi người khác cần phải lắng nghe, tôn trọng thực theo điều động, hướng dẫn bạn Vì nhà lãnh đạo phải biết đâu tố chất kỹ cần có cho để xây dựng phát huy chúng cách hiệu Những phẩm chất kỹ ảnh hưởng trực tiếp tới hình ảnh người lãnh đạo tảng thành công doanh nghiệp Doanh nghiệp thành công khơng nói đến yếu tố nhà lãnh đạo SVTH: Võ Đức Sang – Lớp D03Q32 Trang 42 Báo cáo thực tập Công ty cổ phần MISA với tố chất cần thiết có hiểu biết ham học hỏi, có tầm nhìn đốn, dũng cảm kiên trì Sự hiểu biết ham học hỏi: Người lãnh đạo điều hành tốt họ khơng hiểu biết lĩnh vực hoạt động họ Ngoài kiến thức lĩnh vực hoạt động mình, người lãnh đạo phải đọc nhiều ln có tinh thần học hỏi để không ngừng nâng cao kiến thức, nhận biết cập nhật thông tin tri thức Điều giúp cho nhà lãnh đạo có vốn kiến thức sâu rộng vừa hồn thiện thân lại vừa có nhìn tổng thể để phát triển doanh nghiệp Tầm nhìn đốn: Sự thành bại doanh nghiệp phụ thuộc tài nhà lãnh đạo đốn tầm nhìn xa trơng rộng người lãnh đạo.Bởi xã hội có nhiều biến chuyển, xu phát triển có nhiểu mẻ đòi hòi nhà lãnh đạo phải có tầm nhìn chiến lược thực tế, vạch địch rõ ràng mục tiêu khó khăn, thuận lợi trước mắt để đưa kế hoạch tiến triển cơng việc Nếu khơng có khả phán đốn tương lai khó để đưa tầm nhìn, chiến lược phát triển lâu dài doanh nghiệp Bên cạnh đó, tính đốn cơng việc giúp cho họ có định kịp thời sáng suốt Dũng cảm kiên trì: Một nhà lãnh đạo tốt khơng đầu hàng khó khăn, thất bại mà quan trọng họ biết đối mặt dũng cảm vượt qua khó khăn, thất bại đồng thời để trải nghiệm thêm cho vốn tích lũy thiết thực quản lý hay chiến lược kinh doanh Mọi thứ lúc dễ dàng người đứng đầu nên biết chấp nhận thử thách kiên trì, giữ vững ý chí thành cơng thơi Niềm hy vọng lòng kiên trì, khơng ngại khó khăn động lực lớn để phát triển doanh nghiệp 3.2.2 Nâng cao động lực thúc đẩy nguồn nhân Tạo môi trường điều kiện thuận lợi cho đội ngũ cán bộ, cơng chức phát triển nhằm thu hút, khuyến khích, động viên cán bộ, cơng chức giỏi, có lực tích cực, nhiệt tình, tận tâm, hết lòng cơng việc, tạo động lực cho cán bộ, công chức trẻ có lực triển vọng phát triển SVTH: Võ Đức Sang – Lớp D03Q32 Trang 43 Báo cáo thực tập Công ty cổ phần MISA Đổi chế, sách tài đối với, thu hút nguồn lực đầu tư cho phát triển nguồn nhân lực, đổi chế đào tạo, sử dụng đãi ngộ tri thức, trọng dụng nhân tài, có chế sách đãi ngộ phù hợp, tạo môi trường thuận lợi, tạo động lực cho đội ngũ cán bộ, công chức phát triển có ý nghĩa quan trọng việc xây dựng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện Đội ngũ cán nhân viên tài sản lớn doanh nghiệp MISA trọng việc tuyển dụng nhân viên có tính động sáng tạo cao, đồng thời tạo động lực làm việc tốt cho nhân viên để phát huy tối đa khả người 3.2.3 Kỹ nhà quản trị: Kỹ kỹ thuật trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhà quản trị, khả cần thiết họ nhằm thực cơng việc cụ thể Kỹ nhà quản trị có cách thơng qua đường học tập, bồi dưỡng mà có Ví dụ thiết kế máy móc trưởng phòng kỹ thuật, tổ chức cơng tác kế tốn kế tốn trưởng, lập trình điện tốn trưởng phòng máy tính, xây dựng chương trình nghiên cứu thị trường trưởng phòng Marketing… Cấp quản trị cao, kỹ giảm dần ngược lại cấp quản trị thấp kỹ cấn thiết, cấp thấp nhà quản trị thường tiếp xúc trực tiếp với cơng việc cụ thể, với tiến trình sản xuất, mơi trường mà tài kỹ thuật đặc biệt sử dụng nhiều Kỹ nhân (human skills): Kỹ nhân phản ảnh khả làm việc, động viên điều khiển người tập thể tổ chức nhằm tạo điều kiện thuận lợi thúc đẩy hồn thành cơng việc chung Chẳng hạn kỹ thông đạt hữu hiệu (viết & nói), có thái độ quan tâm đến người khác, xây dựng bầu khơng khí hợp tác người, động viên nhân viên quyền… Đối với kỹ nhân yêu cầu cần thiết 03 cấp quản trị, SVTH: Võ Đức Sang – Lớp D03Q32 Trang 44 Báo cáo thực tập Công ty cổ phần MISA dù thuộc cấp nào, nhà quản trị phải làm việc với tất người Kỹ tư duy: Kỹ tư yêu cầu nhà quản trị phải hiểu rõ mức độ phức tạp mơi trường giảm thiểu phức tạp xuống mức mà tổ chức đối phó thích ứng Cuối cùng, tính cách (personality) thuộc tính cá nhân thứ tư mơ hình kỹ có ảnh hưởng tới phát triển kỹ lãnh đạo Ví dụ: cởi mở, khoan dung, ham hiểu biết ảnh hưởng tới động lực người lãnh đạo việc cố gắng giải số vấn đề tổ chức Hoặc tình xung đột, thuộc tính lòng tin khả thích nghi có lợi thực cơng việc người lãnh đạo Mơ hình kỹ đưa giả thuyết đặc điểm riêng biệt giúp người đương đầu với tình phức tạp tổ chức có liên quan tới lực lãnh đạo (Mumford, Zaccaro, đồng tác giả, 2000) 3.2.4 Kiểm soát nội Một thực trạng phổ biến phương pháp quản lý nhiều cơng ty lỏng lẻo, cơng ty nhỏ quản lý theo kiểu gia đình, công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp mà thiếu kiểm tra đầy đủ Cả hai mơ hình dựa tin tưởng cá nhân thiếu quy chế thông tin, kiểm tra chéo phận để phòng ngừa gian lận Thiết lập hệ thống kiểm soát nội xác lập chế giám sát mà bạn khơng quản lý lòng tin, mà quy định rõ ràng nhằm: Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn kinh doanh (sai sót vơ tình gây thiệt hại, rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ), Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp… Đảm bảo tính xác số liệu kế tốn báo cáo tài chính, SVTH: Võ Đức Sang – Lớp D03Q32 Trang 45 Báo cáo thực tập Công ty cổ phần MISA Đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy công ty quy định luật pháp, Đảm bảo sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đặt ra, Bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư, cổ đông gây dựng lòng tin họ Các thành phần hệ thống kiểm soát nội SVTH: Võ Đức Sang – Lớp D03Q32 Trang 46 Báo cáo thực tập Công ty cổ phần MISA 3.2.5 Nâng cao nhận thức vai trò nguyên tắc quản trị Để nâng cao lực quản trị, trước hết nhà quản trị cần nhận thức đầy đủ sâu sắc vai trò nguyên tắc quản trị, làm sở cho trình thực hành quản trị Khi nhận thức đầy đủ sâu sắc vai trò nguyên tắc quản trị, nhà lãnh đạo tự nguyện hướng doanh nghiệp theo nguyên tắc quản trị tốt để tối đa hóa hiệu hoạt động doanh nghiệp, nâng cao khả tiếp cận thị trường vốn, thực tốt việc tuân thủ giảm xung đột lợi ích bên có quyền lợi liên quan * Xây dựng ban hành hệ thống quy chế nội Bên cạnh việc xây dựng cấu quản trị vững mạnh sở tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam kết hợp với việc vận dụng thông lệ quốc tế quản trị doanh nghiệp, doanh nghiệp cần xây dựng ban hành hệ thống quy chế nội nhằm tạo chế quản trị thống xuyên suốt để kiểm soát, giám sát hoạt động doanh nghiệp cách chuyên nghiệp, minh bạch hiệu quả, góp phần đảm bảo lợi ích cổ đơng hài hòa với lợi ích bên liên quan bao gồm cổ đông, khách hàng, người lao động cộng đồng SVTH: Võ Đức Sang – Lớp D03Q32 Trang 47 Báo cáo thực tập Công ty cổ phần MISA KẾT LUẬN Trong điều kiện kinh tế giới ngày nay, diễn biến kinh doanh vận động biến đổi liên tục không ngừng Các yếu tố tác động đến doanh nghiệp thường thay đổi nhanh, phức tạp khó kiểm sốt Vì vậy, q trình hoạt động, doanh nghiệp cần phải nắm bắt thay đổi môi trường bên ngồi thân doanh nghiệp, muốn tồn thay đổi bên nội phải nhanh mức độ thay đổi thị trường Tuy nhiên thay đổi cần phải thực theo qui trình phải cân nhắc kĩ lưỡng để phù hợp với thực trạng doanh nghiệp Có thể nói, sáng suốt, tầm nhìn xa trơng rộng Nhà quản trị giúp công công ty ngày phát triển hơn, vận dụng vào thực tiễn quản lý góp phần đưa doanh nghiệp đến thành công Qua khảo sát đánh giá trực tiếp Cơng ty cổ phần MISA ta thấy vai trò trách nhiệm Nhà quản trị văn phòng daonh nghiệp tổ chức xây dựng Lãnh đạo Văn phòng cơng tác hướng kiểm tra, đánh giá, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn công tác quản lý điều hành hành Thấy ưu điểm mặt hạn chế nhà quản trị văn phòng Từ đư giải pháp khắc phục hạn chế, nâng cao trách nhiệm Nhà quản trị văn phòng daonh nghiệp Thấy tầm quan trọng Nhà quản trị văn phòng vai trò quản trị, thấy tầm quan trọng nhân lực để phục vụ cho yêu cầu mục đích quan Tóm lại với chức vai trò mình, nhà quản trị giữ vai trò quan trọng thành cơng hay thất bại doanh nghiệp lý nhu cầu cấp bách phải đào tạo nhà quản trị, nghiệp phát triển kinh tế xã hội nước Nhà quản trị giỏi người ln hồn thành mục tiêu nhiệm vụ mình, với kết hiệu cao, mơi trường thuận lợi hay khó khăn Chính họ người mà xã hội cần đến chế độ xã hội Sự thành công tổ chức thường gắn liền với trình hoạt SVTH: Võ Đức Sang – Lớp D03Q32 Trang 48 Báo cáo thực tập Công ty cổ phần MISA động nhà quản trị, có nhà quản trị giỏi tổ chức có kho báu tiềm tàng Tuy nhiên khơng phải trở thành nhà quản trị giỏi, họ phải có phẩm chất cần thiết cho trình quản trị doanh nghiệp SVTH: Võ Đức Sang – Lớp D03Q32 Trang 49 Báo cáo thực tập Công ty cổ phần MISA DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị văn phòng Trường đại học Tài Chính Kế Tốn Quản trị văn phòng, NXB Lao động Xã hội Quản trị học - PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp - NXB Thống Kê 1997 Tham khảo tiểu luận, công ty cổ phần Tài liệu Công ty cổ phần MISA Một số trang web: www.quantrihoc.com.vn, https://voer.edu.vn SVTH: Võ Đức Sang – Lớp D03Q32 Trang 50 Báo cáo thực tập Công ty cổ phần MISA PHỤ LỤC 01 Sơ đồ cấu tổ chức công ty MISa Đại hội đồng cổ đơng Ban kiểm sốt Hội đồng quản trị Ban tổng giám đốc Các văn phòng trực thuộc Văn phòng tổng cơng ty Văn phòng kinh doanh Hà Nội Phòng quan hệ cộng đồng Văn phòng đại TP.Hồ Chí Minh Phòng tư vấn & hỗ trợ khách hàng Văn phòng đại diện Tp.Đà Nẵng Phòng tài kế tốn Văn phòng đại diện TP.Bn Ma Thuột Phòng hành tổ chức Văn phòng đại diện TP.Cần Thơ SVTH: Võ Đức Sang – Lớp D03Q32 Trang 51 Trung tâm phát Phòng phát triển phần mềm Phòng kiểm soát chất lượng