MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng và giới hạn phạm vi nghiên cứu 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương nghiên cứu khác được sử dụng 3 6. Giả thuyết khoa học 3 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 8. Cấu trúc của dề tài 3 Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN MISA 4 1.1. Khái quát quát chung về Công ty cổ phần Misa 4 1.1.1. Lịch sử hình thành 4 1.1.2. Cơ cấu tổ chức 6 1.2. Khái quát chung về văn phòng của Công ty cổ phần Misa 7 1.2.1. Chức năng 7 1.1.2.2. Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo 8 1.1.2.3. Chức năng hậu cần. 8 1.1.2.4. Chức năng hỗ trợ cho hoạt động - sản xuất kinh doanh 9 1.2.2. Nhiệm vụ văn phòng 9 1.3. Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng Công ty cổ phần Misa 10 1.3.1. Khái quát chung 10 1.3.2. Giới thiệu Nhà quản trị văn phòng Công ty cổ phần Misa 11 Tiểu kết 12 Chương 2: VAI TRÒ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MISA 13 2.1. Khái niệm 13 2.2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng 13 2.2.1. Vai trò quan hệ với con người: 13 2.2.2.Vai trò quyết định: 14 2.2.3. Vai trò của Nhà quản trị trong công tác hoạch định nhân sự. 14 2.2.4. Tổ chức thu thập thông tin 14 2.2.5. Tổ chức thiết lập mục tiêu 16 2.3. Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của Nhà quản trị văn phòng công ty cổ phần Misa 17 2.3.1. Tổ chức bộ máy và phân công công việc 17 2.3.2. Xây dựng các quy chế, nội quy hoạt động trong văn phòng 19 2.3.3. Điều hành công việc của văn phòng 20 2.3.3. Kiểm tra đánh giá nhân sự 21 2.4. Hiệu quả quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 21 2.5. Những yêu cầu cầu của văn phòng doanh nghiệp đối với Nhà quản trị văn phòng 22 2.5. Những thuận lợi và khó khăn của công ty trong quá trình hoạt động. 25 TIỂU KẾT 26 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MISA 27 3.1. Nhận xét, đánh giá. 27 3.1.1. Ưu điểm 27 3.1.2. Nhược điểm 28 3.2. Một số đề xuất để nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kì hội nhập 29 3.2.1.Nâng cao trách nhiệm của Nhà quản trị văn phòng 29 3.2.2. Nâng cao động lực thúc đấy nguồn nhân sự. 30 3.2.3. Kỹ năng của nhà quản trị: 31 3.2.4. Kiểm soát nội bộ 32 3.2.5. Nâng cao nhận thức về vai trò và nguyên tắc quản trị 33 KẾT LUẬN 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Một nhà quản trị có tầm quản trị chiến lược ắt sẽ có tác động mãnh liệt đến sự phát triển cũng như lợi nhuận của doanh nhiệp. Là một nhà quản trị, người ta đều biết “thành công chính là sự hội tụ của các yếu tố: cơ hội, tài năng, sự chuẩn bị chu đáo sẵn sàng”. Louis Vuittonmột quản trị gia tài ba khẳng định “không có khái niệm nào cho sự may mắn, có may mắn hay không là do chính bản thân quyết định, thương trường cũng vậy ”. Cơ hội đôi khi nó tự tìm đến nhưng đôi khi bản thân cũng có khả năng tạo ra, cơ hội sẽ đến với doanh nghiệp nào có năng lực cũng như phát huy được hết khả năng quản trị. Điều được đề cập đến ở đây chính là cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Tài năng chính là vấn đề nguồn nhân lực của doanh nghiệp, có thể một doanh nghiệp không có nhiều nhân viên quản trị giỏi nhưng với một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ phát huy được nguồn nhân lực một cách tốt nhất. Sự chuẩn bị chu đáo sẵn sàng đây chính là nhân tố quan trọng nhất, một mô hình tổ chức thích hợp có khả năng lường trước được các tình huống sẽ xảy ra, không bị ngỡ ngàng trước những biến động của thị trường cũng như các yếu tố tác động khác. Tất cả đều cho thấy vai trò của cơ cấu tổ chức là không thể phủ nhận. Thời buổi này, công ty, doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần sở hữu một nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, năng động và biết cảm thông. Tuy không cần trang bị quá nhiều năng lực chuyên môn nhưng một quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ năng. Không như nhân viên bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhà quản trị văn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trong công ty. Đôi khi chính nhà quản trị văn phòng phải là người đứng ra giải quyết, cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ. Ngoài việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biết cách dung hoà các mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì lợi nhuận của công ty. Bấy nhiêu thôi cũng đủ coi một nhà quản trị văn phòng giống như người “làm dâu trăm họ”. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này em đã chọn đề tài: “Khảo sát và đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng của Công ty cổ phần Misa. Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng của Công ty đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập” để nghiên cứu. 2. Lịch sử nghiên cứu Trước đấy đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp do đó bài viết kế thừa và đưa ra kết quả cụ thể tại công ty cổ phần Misa. Có một số tác giả cũng đã đề cập tới vấn đề này. Các tài liệu, giáo trình: Giáo trình quản trị học, giáo trình hành chính văn phòng; sách giáo trình quản trị văn phòng doanh nghiệp; báo cáo: báo cáo khoa học, báo cáo thực tập, khóa luận… bài viết khoa học trên các tạp chí. 3. Đối tượng và giới hạn phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp, xây dựng hình ảnh của Nhà quản trị doanh nghiệp - Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi về không gian: Tại Công ty cổ phần MiSa Phạm vị về thời gian: Dựa trên một số tài liệu tham khảo và thu thập được trong thời gian thực tế từ năm 2016 - 2017 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu * Mục đích nghiên cứu: - Thông qua khảo sát, đánh giá thực tế vai trò của Nhà quản trị trong hoạt động công tác văn phòng giúp em hiểu rõ hơn ý nghĩa của nhà quản trị trong công tác văn phòng và tầm quan trọng của văn phòng đối với sự phát triển chung cảu cả hệ thống công ty, doanh nghiệp hiện nay * Nhiệm vụ nghiên cứu: - Tìm hiểu khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp - Tìm hiểu thực tế vai trò nhà quản trị văn phòng tại Công ty cổ phần MiSa. - Đề xuất một số giải pháp xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty cổ phần MiSa. 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương nghiên cứu khác được sử dụng - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tài liệu trên mạng, sách… - Phương pháp phân tích - Phương pháp quan sát: điều tra khảo sát thực tế - phương pháp phỏng vấn trực tiếp 6. Giả thuyết khoa học Bằng ví dụ chứng minh thực tiễn liên quan đến vai trò của của Nhà quản trị tìm ra những nguyên nhân hạn chế và đưa ra những cơ sở lý luận và giải pháp cho việc Khảo sát và đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng của Công ty cổ phần Misa. Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng của Công ty đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập. 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài Về mặt lý luận: Đề tài góp phần đưa ra những ý kiến, quan điểm chung nhất nhằm nắm rõ vai trò của nhà quản trị trong văn phòng doanh nghiệp Về mặt thực tiễn: Đề tài góp phần tổng hợp và tạo ra một hệ thống các biện pháp có tính khả thi, có cơ sở khoa học nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý, lãnh đạo nhà quản trị, các biện pháp xây dựng hình ảnh nhà quản trị trong thời kì hội nhập 8. Cấu trúc của dề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và mục lục; đề tài có cấu trúc gồm 03 chương: Chương 1: Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Vai trò Nhà quản trị văn phòng tại Công ty cổ phần Misa Chương 3: Một số giải pháp nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp tại Công ty cổ phần Misa Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN MISA 1.1. Khái quát quát chung về Công ty cổ phần Misa Công ty cổ phần MiSa là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh phần mềm máy tính: phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý hành chính nhà nước cho các cơ quan quản lý nhà nước. Bộ máy quản trị gồm 6 người, trong đó chủ tịch HĐQT ông Lữ Thành Long là người nắm cổ phần nhiều nhất trong công ty ông sở hữu 3.100.000 cổ phần chiếm 62% tổng số cổ phần của công ty. Tên giao dịch: MISA Joint stock Company Tên viết tắt(MISA JSC), thành lập vào ngày 25 – 12- 1994 Tổng giám đốc: Thạc sỹ Lữ Thành Long Số giấy phép đăng ký kinh doanh: 0103000971 Địa chỉ (trụ sở chính): Tầng 9, Tòa nhà Technosoft, phố Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, Hà Nội Tỉnh /thành phố: Hà Nội Điện thoại:04 3795 9595 Số máy Fax04 3795 8088 Website: www.misa.com.vn Emailpr@misa.com.vn Đại diện pháp nhân: Nguyễn Xuân Hoàng Chức vụ: Tổng giám đốc 1.1.1. Lịch sử hình thành MISA là tên gọi ngắn gọn của Công ty cổ phần MISA, công ty chuyên cung cấp các phần mềm quản lý cho các cơ quan nhà nước, cho DN. Tên gọi MISA xuất phát từ 4 chữ cái đầu trong cụm từ "Management Information system for Accounting" do giai đoạn đầu mới thành lập, MISA sản xuất phần mềm kế toán. Hiện nay MISA có 01 trụ sở chính, 01 Trung tâm phát triển phần mềm, 01 Trung tâm tư vấn và hỗ trợ khách hàng, 05 văn phòng đại diện tại: Hà Nội, Đà Nẵng, Buôn Ma Thuột, Tp.Hồ Chí Minh, Cần Thơ. Tiền thân của Công ty cổ phần MISA là MISA Group được thành lập vào ngày 25 tháng 12 năm 1994. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần được chia thành 03 giai đoạn: - Xác định chỗ đứng trên thương trường (1994-1996) - Vận dụng cơ hội, phát triển thương hiệu (1996-2001) - Vươn lên để trở thành chuyên nghiệp (2001- nay) * Tầm nhìn: Bằng nỗ lực sáng tạo trong khoa học, công nghệ và đổi mới trong quản trị, MISA mong muốn trở thành công ty có phần mềm và dịch vụ được sử dụng phổ biến nhất trong nước và quốc tế. * Sứ mệnh: Sứ mệnh của MISA là phát triển các sản phẩn và dịch vụ phần mềm để giúp khách hàng thực hiện công việc cũ theo một phương thức mới hiệu quả hơn, tiết kiệm hơn nhằm thay đổi năng suất và hiệu quả không chỉ một cá nhân, tổ chức mà còn góp phần thúc đẩy năng suất và hiệu quả của đất nước. * Giá trị cốt lõi: tin cậy - tiện ích - tận tình - Tin cậy: Các sản phẩm và dịch vụ mà MISA mang lại cho khách hàng đều có độ tin cậy cao, con người MISA với tri thức và văn hóa cao luôn mang lại cho khách hàng cảm giác tin cậy trong giao dịch và chuyển giao tri thức, công nghệ. - Tiện ích: Các sản phẩm và dịch vụ MISA luôn thỏa mãn mọi yêu cầu nghiệp vụ của khách hàng. Khách hàng có thể dễ dàng tiếp cận và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của MISA bất cứ khi nào, bất cứ nơi nào. Đội ngũ tư vấn, hỗ trợ khách hàng MISA luôn sẵn sàng phục vụ 365 ngày/năm và 24h/ngày. - Tận tình: Con người MISA từ những người phát triển sản phẩm đến những người kinh doanh tư vấn và các bộ phận khác luôn luôn tận tâm, tận lực phục vụ vì lợi ích của khách hàng, làm cho khách hàng tin cậy và yêu mến như một người bạn, một người đồng hành trong sự nghiệp. * Đội ngũ năng động, sáng tạo và có động lực mạnh mẽ Đội ngũ cán bộ nhân viên chính là tài sản lớn nhất của doanh nghiệp. MISA chú trọng việc tuyển dụng các nhân viên có tính năng động và sáng tạo cao, đồng thời tạo động lực làm việc tốt cho nhân viên để có thể phát huy tối đa khả năng của mỗi người. 1.1.2. Cơ cấu tổ chức Một DN hoạt động hiệu quả đòi hỏi cần phải có một cơ cấu tổ chức chặt chẽ, phối hợp nhịp nhàng trong mọi hoạt động. Hiểu được điều này, MISA luôn luôn chú trọng vào việc xây dựng tổ chức trong công ty - Trong đó đứng đầu đại hội cổ đông là Chủ tịch HĐQT ông Lữ Thành Long có nhiệm vụ vạch ra chiến lược cho toàn công ty, giám sát các hoạt động kinh doanh của công ty cũng như giải quyết các rủi ro xảy ra. - Ban kiểm soát gồm trưởng ban kiểm soát bà Ngô Thị Thanh Hoa, có nhiệm vụ giám sát, kiểm soát các hoạt động của công ty, báo cáo lên đại hội đồng cổ đông. - Ban tổng giám đốc có ông Nguyễn Xuân Hoàng làm tổng giám đốc với nhiệm vụ đưa ra các kế hoạch chiến lược, chiến thuật ngắn hạn và dài hạn cho công ty. Giám sát chặt chẽ các hoạt động của công ty. - Ban thư kí có ông Nguyễn Minh Đức làm trưởng ban thư kí. Nhiệm vụ bạn thư kí là xử lý thư tín, giao địch điện thoại, chuẩn bị các văn thư, văn bản và các báo cáo chuẩn bị các cuộc họp, các chuyến đi… * Văn phòng tổng công ty: - Phòng quan hệ cộng đồng: thực hiện chức năng thiết lập quan hệ đối tác, nhà tài trợ cho các chương trình, hoạt động của công ty. Phòng tổ chức hành chính: thực hiện chức năng tổ chức công tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu và các giấy tờ pháp lý liên quan đến việc vận hành của công ty, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc… Phòng nhân sự: thực hiện chức năng quản lý nhân sự, chấm công, tính lương, chế độ khen thưởng, kỉ luật, đào tạo cán bộ nhân viên của công ty…. Phòng tài chính kế toán: thực hiện chức năng quản lý tài chính, lưu trữ, theo dõi, báo cáo hiệu quả hoạt động và tình hình tài chính. Trung tâm phát triển phần mềm: - Phòng phát triển phần mềm: thực hiện chức năng xúc tiến, triển khai các sản phẩm phần mềm của công ty. Phòng kiểm soát chất lượng: thực hiện chức năng đảm bảo chất lượng các phần mềm đúng theo yêu cầu của KH trước khi được đưa vào sử dụng chính thức. Phòng tư vấn nghiệp vụ: tư vấn hỗ trợ các vấn đề về nghiệp vụ cho công tác phát triển phần mềm của trung tâm Trung tâm tư vấn và hỗ trợ khách hàng: thực hiện chức năng chăm sóc KH sau bán hàng cũng như tư vấn KH mua hàng. * Các văn phòng đại diện: - VP MISA Hà Nội: thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng thuộc khu vực miền Bắc từ Quảng Bình trở ra. - VP MISA Đà Nẵng: thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng 6 tỉnh thành thuộc khu vực miền Trung là Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng, Quảng Nam, Quảng Ngãi. - VP MISA Buôn Ma Thuột: thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng 4 tỉnh thuộc khu vực Tây Nguyên là Kon Tum, Gia Lai, Đăk Lăk và Đăk Nông. - VP MISA TP.Hồ Chí Minh: thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng từ Bình Định trở vào. - VP MISA Cần Thơ: thực hiện việc triển khai và hỗ trợ khách hàng 9 tỉnh thành thuộc khu vực đồng bằng song Cửu Long. * sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty MISA (Phụ lục 01) 1.2. Khái quát chung về văn phòng của Công ty cổ phần Misa 1.2.1. Chức năng * Chức năng tổng hợp - tham mưu. Tổng hợp: Văn phòng (phòng Hành chính) là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạt động của cơ quan,tổ chức, doanh nghiệp. Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập thông tin cũng như các biện pháp và phương tiện xử lý thông tin và qua đó thực hiện theo dõi, nắm bắt và tổng hợp thông tin trên các mặt hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp theo Quy chế hoạt động và yêu cầu của lãnh đạo. Các thông tin đó được phân tích, xử lý, kiểm tra, đánh giá và tổng hợp báo cáo tới các cấp lãnh đạo hay cung cấp tới các đơn vị theo Quy chế hoạt động và yêu cầu của lãnh đạo. Tham mưu: Với vị trí là giúp bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo nên văn phòng được coi là bộ phận tham mưu chính cho lãnh đạo trong việc quản lý và điều hành công tác hành chính của cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở thông tin đã được thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và trình lãnh đạo; văn phòng trong phạm vi quyền hạn còn nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất các biện pháp hợp lý giúp lãnh đạo có thêm cơ sở lựa chọn và ban hành các quyết định kịp thời nhằm giải quyết các công việc một cách hiệu quả nhất lý trong công tác quản lý và điều hành 1.1.2.2. Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo Chức năng giúp việc điều hành cho lãnh đạo được coi là một trong những chức năng quan trọng nhất của văn phòng. Căn cứ vào các quyết định hay chủ trương của lãnh đạo cơ quan, tổ chức, văn phòng tiến hành xây dựng hoặc tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa các chủ trương, quyết định đó trong cơ quan, doanh nghiệp trên thực tế. Trong quá trình tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt, văn phòng thực hiện việc theo dõi, quản lý và đôn đốc việc triển khai trên thực tế, theo dõi sát sao về tiến độ triển khai cũng như nắm bắt các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện, thông tin kịp thời tới lãnh đạo để có biện pháp điều chỉnh. Bên cạnh đó việc đáp ứng các điều kiện thực hiện như về hành chính, về cơ sở vật chất và các nguồn lực khác từ văn phòng sẽ là điều kiện quan trọng để việc thực hiện các quyết định, kế hoạch đó đạt hiệu quả cao nhất. 1.1.2.3. Chức năng hậu cần. Ở chức năng này, văn phòng tiến hành các công việc đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của toàn công ty; đảm bảo các trang thiết bị, phương tiện làm việc được an toàn, thống nhất. Để thực hiện công việc này, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch mua sắm, bảo trì, thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản khác phục vụ cho hoạt động của toàn c. Việc đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết, an ninh, an toàn… cũng là những công việc mà văn phòng tiến hành thực hiện thường xuyên, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động của cơ công ty 1.1.2.4. Chức năng hỗ trợ cho hoạt động - sản xuất kinh doanh Trong hoạt động của các doanh nghiệp thì văn phòng không thuần túy chỉ giải quyết các công việc hành chính, mà văn phòng còn phải tham gia vào công việc sản xuất, kinh doanh một cách tích cực và hiệu quả. Văn phòng ngoài các công việc hành chính còn thực hiện các công việc như giải quyết thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa; tìm kiếm, giữ gìn các mối quan hệ với đối tác, với khách hàng; giải quyết các thắc mắc, thậm chí là các tranh chấp với khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ của của doanh nghiệp; thực hiện các hoạt động tiếp thị, duy trì và giải quyết tốt mối quan hệ với các cơ quan nhà nước… Chức năng này cho thấy rõ vị trí, vai trò quan trọng của văn phòng doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. 1.2.2. Nhiệm vụ văn phòng Để thực hiện các chức năng đã trình bày ở trên, văn phòng các cơ quan, doanh nghiệp tổ chức thực hiện nhiều công việc khác nhau như: - Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, tổng đài điện thoại. - Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư, công tác lưu trữ. Hướng dẫn các đơn vị trong cơ quan, doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ này theo đúng quy định. - Đánh máy, soạn thảo văn bản cho các cấp lãnh đạo, các văn bản của văn phòng. - Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan tới cơ quan hành chính nhà nước. Đảm bảo các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đúng quy định của pháp luật. - Tổ chức hoạt động đối nội - đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp. - Quản lý hồ sơ, tài liệu về bộ máy tổ chức, nhân sự - Thực hiện công tác tài chính-kế toán (nếu được phân công) 1.3. Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng Công ty cổ phần Misa 1.3.1. Khái quát chung * Chức năng của nhà quản trị Hiện nay có nhiều cách phân loại các chức năng quản trị, nhưng nhìn chung, các nhà khoa học đã tương đối có sựthống nhất về bốn chức năng quản trị là: hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát. - Chức năng hoạch định: là chức năng đầu tiên trong quá trình quản trị. Hoạt động này bao gồm việc xác định rõ hệ thống mục tiêu của tổ chức, xây dựng và lựa chọn chiến lược tổng thể để thực hiện các mục tiêu này và thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động của tổ chức. Đồng thời đưa ra các biện pháp để thực hiện các mục tiêu, các kế hoạch của tổ chức. - Chức năng tổ chức: chủ yếu là thiết kế cơ cấu của tổ chức, bao gồm xác định những việc phải làm, những ai sẽ làm những việc đó, những bộ phận nào cần được thành lập, quan hệ phân công phối hợp và trách nhiệm giữa các bộ phận và xác lập hệ thống quyền hành trong tổ chức. - Chức năng điều khiển: là chức năng thực hiện sự kích thích, động viên, chỉ huy, phối hợp con người, thực hiện các mục tiêu quản trị và giải quyết các xung đột trong tập thể nhằm đưa tổ chức đi theo đúng quỹ đạo dự kiến của tổ chức. - Chức năng kiểm soát: để đảm bảo công việc thực hiện như kế hoạch dự kiến, nhà quản trị cần theo dõi xem tổ chức của mình hoạt động như thế nào, bao gồm việc theo dõi toàn bộ hoạt động cuả các thành viên, bộ phận và cả tổ chức. Hoạt động kiểm soát thường là việc thu thập thông tin về kết quả thực hiện thực tế, so sánh kết quả thực hiện thực tế với các mục tiêu đã đặt ra và tiến hành các điều chỉnh nếu có sai lệch, nhằm đưa tổ chức đi đúng quỹ đạo đến mục tiêu. Những chức năng nêu trên là phổ biến đối với mọi nhà quản trị ở mọi cấp bậc trong mọi tổ chức. Tuy nhiên, có sự khác biệt về sự phân phối thời gian cho các chức năng quản trị giữa các cấp quản trị. Theo nghiên cứu của Mahoney, nhà quản trị cấp cao dành 64% thời gian cho công tác hoạch định và tổ chức, trong lúc nhà quản trị trung cấp chỉ dành 51% thời gian cho công tác này và nhà quản trị cấp thấp chỉ dành 39%. 1.3.2. Giới thiệu Nhà quản trị văn phòng Công ty cổ phần Misa Nhà quản trị là người đề xướng và hướng dẫn các nỗ lực thay đổi. Nhà quản trị chịu trách nhiệm xây dựng tầm nhìn, truyền bá cho các thành viên hiểu đúng, tin tưởng và cùng nỗ lực để tạo dựng các giá trị văn hóa cho doanh nghiệp. Lãnh đạo cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xua tan những mối lo sợ và thiếu an toàn của các thành viên trong doanh nghiệp. Ông Lữ Thành Long là lãnh đạo cấp cao của công ty vì vậy những quyết định của ông có ảnh hưởng trực tiếp tới các giá trị được tuyên bổ trong các biểu hiện văn hóa doanh nghiệp như kiến trúc, quy tắc, nề nếp… Và ngay khi mới xây dựng ông cũng đã xây dựng được sứ mệnh, tầm nhìn. Từ đó ông đã xây dựng được mục tiêu ngắn hạn cho công ty mình và phương hướng chiến lược của công ty. - Mặc trang phục khi tới công ty - Không để điện thoại ảnh hưởng khi đang làm việc đặc biệt trong cuộc họp. - Tôn trọng và lắng nghe người khác - Đến đúng giờ hẹn - Ứng xử với đồng nghiệp chân thành, thân thiện, đoàn kết, tôn trọng và giúp đỡ lẫn nhau trong công việc. Liên tục 20 năm gắn bó với MISA, ông Lữ Thành Long đã dành toàn bộ năng lực và tâm huyết của mình, cống hiến vì sự phát triển của công ty. Khát vọng phụng sự xã hội luôn được ông đặt lên hàng đầu trong mọi hoạt động của mình, bởi vậy, trách nhiệm đưa ra những hướng đi mới để nâng cao chất lượng dịch vụ, quyết tâm đạt được mục tiêu đã được ông đề ra: giữ vững tinh thần: ĐAM MÊ – SÁNG TẠO – ĐOÀN KẾT, KỶ LUẬT – NĂNG SUẤT – CHẤT LƯỢNG, cùng nhau mang đến cho khách hàng những sản phẩm dịch vụ thật sự TIN CẬY – TIỆN ÍCH – TẬN TÌNH. Bằng sự cống hiến của mình, lao động không ngừng nghỉ ông đã định hướng công ty phát triển một cách vững mạnh nhất, góp phần vào xây dựng chủ nghĩa xã hội. Ông được nhà nước trao tặng huân chương Lao động Hạng ba, các sản phẩm của MISA nhiều năm liền được khách hàng tin tưởng bình chọn là giải pháp công nghệ thông tin ưa chuộng nhất và giành được rất nhiều giải thưởng CNTT uy tín Tiểu kết Qua những khái quát chung về doanh nghiệp, chúng ta thấy đước chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp. Và các cấp bậc cũng như tiêu chuẩn của các Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp. Như vậy ở chương 1 là cơ sở lý luận, là tiền đề để hiểu rõ được về nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp cơ bản.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – KẾ TỐN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP ĐÁNH GIÁ SỰ HÀI LÒNG CỦA KHÁCH HÀNG VỀ SẢN PHẨM PHẦN MỀM KẾ TỐN CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN MISA Họ tên: VÕ ĐỨC SANG Lớp: D03Q32 Mssv: 14030875 Chuyên ngành: Quản trị doanh nghiệp Quảng Ngãi, tháng năm 2018 TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – KẾ TỐN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP ĐÁNH GIÁ SỰ HÀI LÒNG CỦA KHÁCH HÀNG VỀ SẢN PHẨM PHẦN MỀM KẾ TỐN CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN MISA Họ tên: VÕ ĐỨC SANG Lớp: D03Q32 Mssv: 14030875 Chuyên ngành: Quản trị doanh nghiệp Quảng Ngãi, tháng năm 2018 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nghiên cứu em thời gian qua Em xin chịu trách nhiệm thông tin tiểu luận LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành báo cáo thực tập cho phép em gửi lời cảm ơn chân thành đến Ths Lê Thanh Tuấn, thầy giúp đỡ dẫn tận tình, giúp em có định hướng rõ báo cáo Tuy cố gắng hoàn thành báo cáo phạm vi khả chắn khơng tránh khỏi thiếu sót Vì , mong nhận bảo tận tình quý thầy cô Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Một nhà quản trị có tầm quản trị chiến lược có tác động mãnh liệt đến phát triển lợi nhuận doanh nhiệp Là nhà quản trị, người ta biết “thành cơng hội tụ yếu tố: hội, tài năng, chuẩn bị chu đáo sẵn sàng” Louis Vuittonmột quản trị gia tài ba khẳng định “khơng có khái niệm cho may mắn, có may mắn hay khơng thân định, thương trường ” Cơ hội đơi tự tìm đến đơi thân có khả tạo ra, hội đến với doanh nghiệp có lực phát huy hết khả quản trị Điều đề cập đến cấu tổ chức doanh nghiệp Tài vấn đề nguồn nhân lực doanh nghiệp, doanh nghiệp khơng có nhiều nhân viên quản trị giỏi với cấu tổ chức hợp lý phát huy nguồn nhân lực cách tốt Sự chuẩn bị chu đáo sẵn sàng nhân tố quan trọng nhất, mơ hình tổ chức thích hợp có khả lường trước tình xảy ra, khơng bị ngỡ ngàng trước biến động thị trường yếu tố tác động khác Tất cho thấy vai trò cấu tổ chức khơng thể phủ nhận Thời buổi này, công ty, doanh nghiệp, tổ chức cần sở hữu nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, động biết cảm thông Tuy không cần trang bị nhiều lực chun mơn quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ Không nhân viên phận khác “việc người làm”, nhà quản trị văn phòng gần phải thâu tóm, nắm bắt hết chuyện xảy cơng ty Đơi nhà quản trị văn phòng phải người đứng giải quyết, vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên mơn nghiệp vụ Ngồi việc quản lý giấy tờ, liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cần phải biết cách dung hồ mối quan hệ nhân viên, tất lợi nhuận công ty Bấy nhiêu đủ coi nhà quản trị văn phòng giống người “làm dâu trăm họ” Để hiểu rõ vấn đề em chọn đề tài: “Khảo sát đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng Cơng ty cổ phần Misa Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng Cơng ty đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập” để nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Trước có nhiều đề tài nghiên cứu vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp viết kế thừa đưa kết cụ thể công ty cổ phần Misa Có số tác giả đề cập tới vấn đề Các tài liệu, giáo trình: Giáo trình quản trị học, giáo trình hành văn phòng; sách giáo trình quản trị văn phòng doanh nghiệp; báo cáo: báo cáo khoa học, báo cáo thực tập, khóa luận… viết khoa học tạp chí Đối tượng giới hạn phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp, xây dựng hình ảnh Nhà quản trị doanh nghiệp - Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi không gian: Tại Công ty cổ phần MiSa Phạm vị thời gian: Dựa số tài liệu tham khảo thu thập thời gian thực tế từ năm 2016 - 2017 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu * Mục đích nghiên cứu: - Thơng qua khảo sát, đánh giá thực tế vai trò Nhà quản trị hoạt động cơng tác văn phòng giúp em hiểu rõ ý nghĩa nhà quản trị công tác văn phòng tầm quan trọng văn phòng phát triển chung cảu hệ thống công ty, doanh nghiệp * Nhiệm vụ nghiên cứu: - Tìm hiểu khái qt chung văn phòng doanh nghiệp - Tìm hiểu thực tế vai trò nhà quản trị văn phòng Cơng ty cổ phần MiSa - Đề xuất số giải pháp xây dựng văn hóa doanh nghiệp Công ty cổ phần MiSa Cơ sở phương pháp luận phương nghiên cứu khác sử dụng - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tài liệu mạng, sách… - Phương pháp phân tích - Phương pháp quan sát: điều tra khảo sát thực tế - phương pháp vấn trực tiếp Giả thuyết khoa học Bằng ví dụ chứng minh thực tiễn liên quan đến vai trò của Nhà quản trị tìm nguyên nhân hạn chế đưa sở lý luận giải pháp cho việc Khảo sát đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng Cơng ty cổ phần Misa Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng Cơng ty đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Về mặt lý luận: Đề tài góp phần đưa ý kiến, quan điểm chung nhằm nắm rõ vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Về mặt thực tiễn: Đề tài góp phần tổng hợp tạo hệ thống biện pháp có tính khả thi, có sở khoa học nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý, lãnh đạo nhà quản trị, biện pháp xây dựng hình ảnh nhà quản trị thời kì hội nhập Cấu trúc dề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo mục lục; đề tài có cấu trúc gồm 03 chương: Chương 1: Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Vai trò Nhà quản trị văn phòng Cơng ty cổ phần Misa Chương 3: Một số giải pháp nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Công ty cổ phần Misa Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN MISA 1.1 Khái quát quát chung Công ty cổ phần Misa Công ty cổ phần MiSa doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực sản xuất kinh doanh phần mềm máy tính: phần mềm kế tốn, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý hành nhà nước cho quan quản lý nhà nước Bộ máy quản trị gồm người, chủ tịch HĐQT ơng Lữ Thành Long người nắm cổ phần nhiều công ty ông sở hữu 3.100.000 cổ phần chiếm 62% tổng số cổ phần công ty Tên giao dịch: MISA Joint stock Company Tên viết tắt(MISA JSC), thành lập vào ngày 25 – 12- 1994 Tổng giám đốc: Thạc sỹ Lữ Thành Long Số giấy phép đăng ký kinh doanh: 0103000971 Địa (trụ sở chính): Tầng 9, Tòa nhà Technosoft, phố Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, Hà Nội Tỉnh /thành phố: Hà Nội Điện thoại:04 3795 9595 Số máy Fax04 3795 8088 Website: www.misa.com.vn Emailpr@misa.com.vn Đại diện pháp nhân: Nguyễn Xuân Hoàng Chức vụ: Tổng giám đốc 1.1.1 Lịch sử hình thành MISA tên gọi ngắn gọn Công ty cổ phần MISA, công ty chuyên cung cấp phần mềm quản lý cho quan nhà nước, cho DN Tên gọi MISA xuất phát từ chữ đầu cụm từ "Management Information system for Accounting" giai đoạn đầu thành lập, MISA sản xuất phần mềm kế toán Hiện MISA có 01 trụ sở chính, 01 Trung tâm phát triển phần mềm, 01 Trung tâm tư vấn hỗ trợ khách hàng, 05 văn phòng đại diện tại: Hà Nội, Đà Nẵng, Bn Ma Thuột, Tp.Hồ Chí Minh, Cần Thơ Tiền thân Công ty cổ phần MISA MISA Group thành lập vào ngày 25 tháng 12 năm 1994 Quá trình hình thành phát triển Công ty cổ phần chia thành 03 giai đoạn: - Xác định chỗ đứng thương trường (1994-1996) - Vận dụng hội, phát triển thương hiệu (1996-2001) - Vươn lên để trở thành chuyên nghiệp (2001- nay) * Tầm nhìn: Bằng nỗ lực sáng tạo khoa học, công nghệ đổi quản trị, MISA mong muốn trở thành cơng ty có phần mềm dịch vụ sử dụng phổ biến nước quốc tế * Sứ mệnh: Sứ mệnh MISA phát triển sản phẩn dịch vụ phần mềm để giúp khách hàng thực công việc cũ theo phương thức hiệu hơn, tiết kiệm nhằm thay đổi suất hiệu không cá nhân, tổ chức mà góp phần thúc đẩy suất hiệu đất nước * Giá trị cốt lõi: tin cậy - tiện ích - tận tình - Tin cậy: Các sản phẩm dịch vụ mà MISA mang lại cho khách hàng có độ tin cậy cao, người MISA với tri thức văn hóa cao ln mang lại cho khách hàng cảm giác tin cậy giao dịch chuyển giao tri thức, cơng nghệ - Tiện ích: Các sản phẩm dịch vụ MISA thỏa mãn yêu cầu nghiệp vụ khách hàng Khách hàng dễ dàng tiếp cận sử dụng sản phẩm, dịch vụ MISA nào, nơi Đội ngũ tư vấn, hỗ trợ khách hàng MISA sẵn sàng phục vụ 365 ngày/năm 24h/ngày - Tận tình: Con người MISA từ người phát triển sản phẩm đến người kinh doanh tư vấn phận khác luôn tận tâm, tận lực phục vụ lợi ích khách hàng, làm cho khách hàng tin cậy yêu mến người bạn, người đồng hành nghiệp 10 nhà quản trị văn phòng người xếp bố trí thời gian họp, thơng báo xác đầy đủ thơng tin họp cho tất người Và họp, nhà quản trị văn phòng đóng vai trò chủ tọa * Kỹ tổ chức: Nếu cơng ty có quy mơ khơng lớn, nhà quản trị văn phòng đơi “kiêm” ln vai trò cán Cơng đồn, chun tổ chức hoạt động, tham quan du lịch, tiệc tùng cho cán công nhân viên công ty Tất nhiên, họ làm việc cơng ty khơng có cán cơng đồn thơi * Kỹ nhận thức: Hoạt động văn phòng khơng túy thực nhiệm vụ mà lãnh đạo quan, doanh nghiệp giao; khơng thực chương trình, kế hoạch lãnh đạo phê duyệt mà văn phòng đơn vị tham mưu cho lãnh đạo công tác quản lý điều hành Chính vậy, đòi hỏi nhà quản trị hành văn phòng phải kỹ nhận thức tốt để đề đường lối, sách, biện pháp thích hợp để tham mưu cho lãnh đạo ban hành định xác nhằm đối phó có hiệu với bất trắc, nguy kìm hãm phát triển tổ chức Người quản trị hành văn phòng cần phải có phương pháp tư hệ thống, phân tích mối liên hệ phận, nhận thức xác vấn đề, thuận lợi, thách thức, rủi ro để từ có biện pháp làm giảm phức tạp rắc rối tổ chức Chẳng hạn cơng ty, xảy vụ đình cơng nhóm cơng nhân làm sản xuất đình trệ gây ảnh hưởng tiêu cực tới tư tưởng số đơng cán nhân viên Có nhiều ý kiến cho cần phải sa thải nhóm cơng nhân tham gia đình cơng để đảm bảo kỷ luật Tuy nhiên, người tham mưu cho lãnh đạo nhân cơng ty, người trưởng phòng Hành cần cân nhắc ngun nhân vụ đình cơng hay khơng đúng? Sự việc sa thải luật hay không? Việc công nhân ảnh hưởng tới tiến độ sản xuất? Việc tìm kiếm cơng nhân thay dàng hay khơng? Người thay có đáp ứng u cầu cơng việc không? Phản ứng anh chị em công ty sa thải công nhân? Tất cần phải tư duy, phân tích, cân nhắc, tính tốn để đưa phương án khả thi để giải êm đẹp việc 29 Chính thế, kỹ tư kỹ thiếu nhà quản trị công việc quản lý điều hành * Kỹ truyền thơng: Trong q trình thực chức năng, nhiệm vụ văn phòng cơng tác truyền thơng quan trọng nhằm đảm bảo công việc thực hiệu Kỹ truyền thơng đòi hỏi người phụ trách văn phòng phải vận dụng nhiều phương pháp khác để thu thập thông tin truyền đạt thông tin xác, kịp thời, hiệu thơng qua hình thức văn bản, thư điện tử, họp, trao đổi, gặp gỡ Truyền thông nhằm giúp cho phận, cá nhân liên quan có trách nhiệm thi hành nhiệm vụ nắm được, hiểu tất các thông tin cần thiết cho công việc Việc nắm bắt đầy đủ thông tin giúp cho phận, cá nhân hiểu nhiệm vụ cụ thể mình, u cầu cơng việc cần phải đạt được, nắm phương pháp thực hiện, xác định mối quan hệ với phận, cá nhân khác để phối hợp thực thực thi nhiệm vụ Đồng thời trình thực nhiệm vụ, việc kịp thời nắm bắt vấn đề phát sinh, hiểu tâm tư, tình cảm khúc mắc công việc phận, cá nhân giúp nhà quản trị hành văn phòng có biện pháp kịp thời xử lý cách kịp thời hiệu quả, đảm bảo cho nhiệm vụ đạt kết tốt dự kiến đề Ví dụ quan, lãnh đạo yêu cầu văn phòng tiến hành cơng tác lấy phiếu tín nhiệm người cấp xem xét, bổ nhiệm cần có biện pháp khéo léo, tế nhị Có thể áp dụng biện pháp trực tiếp (như văn bản, biểu họp) phương pháp gián tiếp (thông qua đánh giá nhân định kỳ mà người hỏi ý kiến không biết) Mục tiêu cuối lấy ý kiến nhân cách xác, khách quan khơng gây xáo trộn tập thể Do vậy, kỹ truyền thông kỹ mà người làm công tác quản trị hành văn phòng cần ý 2.5 Những thuận lợi khó khăn cơng ty trình hoạt động Trong trình hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty gặp nhiều thuận lợi khơng khó khăn, kinh tế biến động khơng 30 ngừng, việc cạnh tranh doanh nghiệp diễn ngày gay gắt Tuy nhiên công ty tự tin lựa chọn cho hƣớng riêng điều đem lại thành công lĩnh vực kinh doanh công ty * Thuận lợi Công ty nhận quan tâm, đạo kịp thời quan tâm Nhà quản trị có chiến lược đắn tạo điều kiện cho cơng ty q trình thực nhiệm vụ Ngồi ra, kết hoạt động sản xuất kinh doanh công ty năm qua nguồn động viên khích lệ cho cán công nhân viên hăng hái thi đua, lao động sản xuất, phấn đấu đạt doanh thu cao Mặt khác xây dựng uy tín thƣơng hiệu công ty thị trường nƣớc quốc tế tạo vị vững cho công ty chế thị trường * Khó khăn Trong q trình hoạt động cơng ty gặp khơng khó khăn, thử thách vừa khách quan vừa chủ quan Trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh công ty chưa đáp ứng đáp ứng nhu cầu đa dạng khách hàng Thêm vào cơng ty có nhiều đối thủ cạnh tranh phạm vi nước.Vì việc giữ vững vị cơng ty tín nhiệm khách hàng khó khăn đòi hỏi cơng ty phải có biện pháp cụ thể để khắc phục khó khăn TIỂU KẾT Ở chương nêu rõ sở lí luận từ hiểu vai trò Nhà quản trị văn phòng khơng thể thiếu khơng thể trong cơng tác văn phòng doanh nghiệp Nhà quản trị Văn phòng có vai trò trách nhiệm lớn công tác tổ chức thiết lập mục tiêu nhân sự, tổ chức kiểm tra đánh giá công tác hoạch định nhân sự, nâng cao vai trò, vị trí, tầm quan trọng nguồn nhân phục vụ cho hoạt động daonh nghiệp Đồng thời qua lực quản lý, tổ chức Nhà quản trị văn phòng phát huy nâng cao 31 32 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN MISA 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Nhà quản trị doanh nghiệp quan tâm giúp đỡ nhân viên công việc sống hàng ngày, giúp anh chị em hồn thành tốt cơng việc giao Với vị trí Nhà quản trị cơng ty nói chung lãnh đạo Văn phòng nói riêng thực tốt cơng tác tổ chức quản lý mặt hoạt động chức Nhiệm vụ, quyền hạn Thể tốt vai trò, trách nhiệm nhà lãnh đạo Văn Phòng Vai trò trách nhiệm nhà lãnh đạo Văn phòng doanh nghiệp thể cụ thể công tác tổ chức, quản lý công tác hoạch định nhân sự,Lãnh đạo văn Phòng nhận thức vị trí, vai trò tầm quan trọng công tác hoạch định nhân Nhà quản trị văn phòng làm tốt cơng tác tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ , kiểm tra đánh giá nhân Để từ làm sở khen thưởng cán suất sắc xử lý tùy vào mức độ vi phạm Nhà quản trị Văn phòng đặt mục tiêu hoạt động công tác hoạch định nhân lên kế hoạch cụ thể nhân mục tiêu phục vụ hoạt động quan Đội ngũ cán chun mơn có trình độ cao, ln đáp ứng nhu cầu công viêc không ngừng học tập, nghiên cứu nâng cao trình độ thân để phù hợp với tình hình mới, cơng việc Lãnh đạo phòng, ban người có tâm huyết, trách nhiệm với công việc, thường xuyên đôn đốc, kiểm tra, nhắc nhỡ, rà sốt cơng việc hàng ngày tất cán thuộc quyền quản lý Nhà quản tr ln quan tâm giúp đỡ cán công việc 33 sống hàng ngày, giúp anh chị em hồn thành tốt cơng việc giao Doanh nghiệp trọng công tác đào tạo, tiếp nhận cán trẻ tạo nguồn nhân lực trẻ có lực, sáng tạo, động công việc, công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên hành Cơng tác tuyển dụng nhân phân công nhân tiến hành bản, chặt chẽ, đảm bảo tốt yêu cầu tuyển dụng nhân đủ lực, phẩm chất đạo đức, đáp ứng yêu cầu nhân mà Sở yêu cầu, phân công công việc phù hợp với khả chuyên môn, nghành nghề đào tạo, tạo điều kiện cho họ có mơi trường làm việc tốt để họ phát huy hêt lực thân Việc xây dựng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức làm việc quan chuyên môn đặc biệt quan tâm, cụ thể trọng đến công tác tuyển dụng đầu vào thông qua việc thi tuyển công chức hàng năm, công tác đào tạo bồi dưỡng trọng hơn, hàng năm có bố trí kinh phí cho lớp đào tạo huyện hỗ trợ kinh phí cho cơng tác học tập chiếm tỷ trọng lớn tổng kinh phí đào tạo tồn huyện Ngồi việc bố trí, sử dụng, xếp, luân chuyển cán bộ, công chức quan chun mơn chưa hồn tồn hợp lý song có bước chuyển biến tốt, có ý việc giúp cho cán cơng chức có lực hoạt động thực tiễn cách mạnh dạn luân chuyển cán công chức từ quan chuyên môn huyện sở, qua phần tạo chuyển biến chất đội ngũ cán huyện 3.1.2 Nhược điểm - Do lãnh đạo thường xun cơng tác lâu ngày, việc quản lý nhân chưa thực sát sao, nhiều công việc tồn đọng chưa giải kịp thời - Công tác khen thưởng kỉ luật chưa thực rõ ràng, xác tới đối tượng khen thưởng, kỉ luật - Việc bố trí nhân nhiều thiếu sót hạn chế, chưa thực hợp lý với 34 yêu cầu thực tế - Đa phần cán đào tạo trường, chưa có nhiều nguồn nhân lực trường đào tạo 3.2 Một số đề xuất để nâng cao vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kì hội nhập 3.2.1.Nâng cao trách nhiệm Nhà quản trị văn phòng Là nhà Lãnh đạo phải người gương mẫu, đầu trọng hoạt động; tư hoạt động nhỏ đến hoạt động lớn Tự nâng cao trách nhiệm, vai trò qua việc chủ động học hỏi kinh nghiệm quản lý, tổ chức lãnh đạo cấp đơn vị khác Có thái độ nghiêm túc, tích cực đạo đức nghề nghiệp, lối sống lành mạnh Tăng cường giao lưu với quan đơn vị khác để tăng cường hợp tác, kinh nghiệm quản lý tổ chức Là nhà Nhà quản trị Văn phòng phải có cơng khách quan việc phân công nhiệm vụ, công việc Tự tạo kỷ cương nề nếp cho thân :luôn di làm giấc Một người lãnh đạo thực không hội tụ tố chất lãnh đạo vốn có mà phải trau dồi kỹ cần thiết để lãnh đạo hiệu Thế nhưng, nhiều người xem nhẹ điều giữ quan niệm chủ quan cho họ sinh để làm người đứng đầu Hãy tự hỏi người khác cần phải lắng nghe, tôn trọng thực theo điều động, hướng dẫn bạn Vì nhà lãnh đạo phải biết đâu tố chất kỹ cần có cho để xây dựng phát huy chúng cách hiệu Những phẩm chất kỹ ảnh hưởng trực tiếp tới hình ảnh người lãnh đạo tảng thành công doanh nghiệp Doanh nghiệp thành công khơng thể khơng nói đến yếu tố nhà lãnh đạo với tố chất cần thiết có hiểu biết ham học hỏi, có tầm nhìn đốn, dũng cảm kiên trì 35 Sự hiểu biết ham học hỏi: Người lãnh đạo điều hành tốt họ khơng hiểu biết lĩnh vực hoạt động họ Ngoài kiến thức lĩnh vực hoạt động mình, người lãnh đạo phải đọc nhiều ln có tinh thần học hỏi để không ngừng nâng cao kiến thức, nhận biết cập nhật thông tin tri thức Điều giúp cho nhà lãnh đạo có vốn kiến thức sâu rộng vừa hồn thiện thân lại vừa có nhìn tổng thể để phát triển doanh nghiệp Tầm nhìn đốn: Sự thành bại doanh nghiệp phụ thuộc tài nhà lãnh đạo đoán tầm nhìn xa trơng rộng người lãnh đạo.Bởi xã hội có nhiều biến chuyển, xu phát triển có nhiểu mẻ đòi hòi nhà lãnh đạo phải có tầm nhìn chiến lược thực tế, vạch địch rõ ràng mục tiêu khó khăn, thuận lợi trước mắt để đưa kế hoạch tiến triển công việc Nếu khả phán đốn tương lai khó để đưa tầm nhìn, chiến lược phát triển lâu dài doanh nghiệp Bên cạnh đó, tính đốn cơng việc giúp cho họ có định kịp thời sáng suốt Dũng cảm kiên trì: Một nhà lãnh đạo tốt khơng đầu hàng khó khăn, thất bại mà quan trọng họ biết đối mặt dũng cảm vượt qua khó khăn, thất bại đồng thời để trải nghiệm thêm cho vốn tích lũy thiết thực quản lý hay chiến lược kinh doanh Mọi thứ lúc dễ dàng người đứng đầu nên biết chấp nhận thử thách kiên trì, giữ vững ý chí thành cơng thơi Niềm hy vọng lòng kiên trì, khơng ngại khó khăn động lực lớn để phát triển doanh nghiệp 3.2.2 Nâng cao động lực thúc nguồn nhân Tạo môi trường điều kiện thuận lợi cho đội ngũ cán bộ, công chức phát triển nhằm thu hút, khuyến khích, động viên cán bộ, cơng chức giỏi, có lực tích cực, nhiệt tình, tận tâm, hết lòng cơng việc, tạo động lực cho cán bộ, cơng chức trẻ có lực triển vọng phát triển Đổi chế, sách tài đối với, thu hút nguồn lực đầu tư cho phát triển nguồn nhân lực, đổi chế đào tạo, sử dụng đãi ngộ tri thức, trọng dụng nhân tài, có chế sách đãi ngộ phù hợp, tạo môi trường 36 thuận lợi, tạo động lực cho đội ngũ cán bộ, công chức phát triển có ý nghĩa quan trọng việc xây dựng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện Đội ngũ cán nhân viên tài sản lớn doanh nghiệp MISA trọng việc tuyển dụng nhân viên có tính động sáng tạo cao, đồng thời tạo động lực làm việc tốt cho nhân viên để phát huy tối đa khả người 3.2.3 Kỹ nhà quản trị: Kỹ kỹ thuật trình độ chun môn nghiệp vụ nhà quản trị, khả cần thiết họ nhằm thực cơng việc cụ thể Kỹ nhà quản trị có cách thơng qua đường học tập, bồi dưỡng mà có Ví dụ thiết kế máy móc trưởng phòng kỹ thuật, tổ chức cơng tác kế tốn kế tốn trưởng, lập trình điện tốn trưởng phòng máy tính, xây dựng chương trình nghiên cứu thị trường trưởng phòng Marketing… Cấp quản trị cao, kỹ giảm dần ngược lại cấp quản trị thấp kỹ cấn thiết, cấp thấp nhà quản trị thường tiếp xúc trực tiếp với công việc cụ thể, với tiến trình sản xuất, môi trường mà tài kỹ thuật đặc biệt sử dụng nhiều Kỹ nhân (human skills): Kỹ nhân phản ảnh khả làm việc, động viên điều khiển người tập thể tổ chức nhằm tạo điều kiện thuận lợi thúc đẩy hồn thành cơng việc chung Chẳng hạn kỹ thơng đạt hữu hiệu (viết & nói), có thái độ quan tâm đến người khác, xây dựng bầu khơng khí hợp tác người, động viên nhân viên quyền… Đối với kỹ nhân yêu cầu cần thiết 03 cấp quản trị, dù thuộc cấp nào, nhà quản trị phải làm việc với tất người Kỹ tư duy: Kỹ tư yêu cầu nhà quản trị phải hiểu rõ mức độ phức tạp mơi trường giảm thiểu phức tạp xuống mức mà tổ chức đối 37 phó thích ứng Cuối cùng, tính cách (personality) thuộc tính cá nhân thứ tư mơ hình kỹ có ảnh hưởng tới phát triển kỹ lãnh đạo Ví dụ: cởi mở, khoan dung, ham hiểu biết ảnh hưởng tới động lực người lãnh đạo việc cố gắng giải số vấn đề tổ chức Hoặc tình xung đột, thuộc tính lòng tin khả thích nghi có lợi thực cơng việc người lãnh đạo Mơ hình kỹ đưa giả thuyết đặc điểm riêng biệt giúp người đương đầu với tình phức tạp tổ chức có liên quan tới lực lãnh đạo (Mumford, Zaccaro, đồng tác giả, 2000) 3.2.4 Kiểm soát nội Một thực trạng phổ biến phương pháp quản lý nhiều cơng ty lỏng lẻo, cơng ty nhỏ quản lý theo kiểu gia đình, cơng ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp mà thiếu kiểm tra đầy đủ Cả hai mơ hình dựa tin tưởng cá nhân thiếu quy chế thông tin, kiểm tra chéo phận để phòng ngừa gian lận Thiết lập hệ thống kiểm soát nội xác lập chế giám sát mà bạn khơng quản lý lòng tin, mà quy định rõ ràng nhằm: Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn kinh doanh (sai sót vơ tình gây thiệt hại, rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ), Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp… Đảm bảo tính xác số liệu kế tốn báo cáo tài chính, Đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy công ty quy định luật pháp, Đảm bảo sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đặt ra, Bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư, cổ đơng gây dựng lòng tin họ Các thành phần hệ thống kiểm soát nội 38 3.2.5 Nâng cao nhận thức vai trò nguyên tắc quản trị Để nâng cao lực quản trị, trước hết nhà quản trị cần nhận thức đầy đủ sâu sắc vai trò nguyên tắc quản trị, làm sở cho trình thực hành quản trị Khi nhận thức đầy đủ sâu sắc vai trò nguyên tắc quản trị, nhà lãnh đạo tự nguyện hướng doanh nghiệp theo nguyên tắc quản trị tốt để tối đa hóa hiệu hoạt động doanh nghiệp, nâng cao khả tiếp cận thị trường vốn, thực tốt việc tuân thủ giảm xung đột lợi ích bên có quyền lợi liên quan * Xây dựng ban hành hệ thống quy chế nội Bên cạnh việc xây dựng cấu quản trị vững mạnh sở tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam kết hợp với việc vận dụng thông lệ quốc tế quản trị doanh nghiệp, doanh nghiệp cần xây dựng ban hành hệ thống quy chế nội nhằm tạo chế quản trị thống xuyên suốt để kiểm soát, giám sát hoạt động doanh nghiệp cách chuyên nghiệp, minh bạch hiệu quả, góp phần đảm bảo lợi ích cổ đơng hài hòa với lợi ích bên liên quan bao gồm cổ đông, khách hàng, người lao động cộng đồng 39 KẾT LUẬN Trong điều kiện kinh tế giới ngày nay, diễn biến kinh doanh vận động biến đổi liên tục không ngừng Các yếu tố tác động đến doanh nghiệp thường thay đổi nhanh, phức tạp khó kiểm sốt Vì vậy, q trình hoạt động, doanh nghiệp cần phải nắm bắt thay đổi môi trường bên ngồi thân doanh nghiệp, muốn tồn thay đổi bên nội phải nhanh mức độ thay đổi thị trường Tuy nhiên thay đổi cần phải thực theo qui trình phải cân nhắc kĩ lưỡng để phù hợp với thực trạng doanh nghiệp Có thể nói, sáng suốt, tầm nhìn xa trơng rộng Nhà quản trị giúp công công ty ngày phát triển hơn, vận dụng vào thực tiễn quản lý góp phần đưa doanh nghiệp đến thành công Qua khảo sát đánh giá trực tiếp Công ty cổ phần Misa ta thấy vai trò trách nhiệm Nhà quản trị văn phòng daonh nghiệp tổ chức xây dựng Lãnh đạo Văn phòng cơng tác hướng kiểm tra, đánh giá, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn công tác quản lý điều hành hành Thấy ưu điểm mặt hạn chế nhà quản trị văn phòng Từ đư giải pháp khắc phục hạn chế, nâng cao trách nhiệm Nhà quản trị văn phòng daonh nghiệp Thấy tầm quan trọng Nhà quản trị văn phòng vai trò quản trị, thấy tầm quan trọng nhân lực để phục vụ cho yêu cầu mục đích quan Tóm lại với chức vai trò mình, nhà quản trị giữ vai trò quan trọng thành cơng hay thất bại doanh nghiệp lý nhu cầu cấp bách phải đào tạo nhà quản trị, nghiệp phát triển kinh tế xã hội nước Nhà quản trị giỏi người ln hồn thành mục tiêu nhiệm vụ mình, với kết hiệu cao, mơi trường thuận lợi hay khó khăn Chính họ người mà xã hội cần đến chế độ xã hội Sự thành công tổ chức thường gắn liền với q trình hoạt động nhà quản trị, có nhà quản trị giỏi tổ chức 40 có kho báu tiềm tàng Tuy nhiên khơng phải trở thành nhà quản trị giỏi, họ phải có phẩm chất cần thiết cho trình quản trị doanh nghiệp 41 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo (2005), Quản trị văn phòng, NXB Lao động Xã hội Quản trị học - PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp - NXB Thống Kê 1997 Tham khảo tiểu luận , công ty cổ phần Tài liệu Công ty cổ phần Misa Một số trang web: www.quantrihoc.com.vn, https://voer.edu.vn 42 PHỤ LỤC 01 sơ đồ cấu tổ chức công ty MISA Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm sốt Phòng nhân Trung tâm phát triển Ban Tổ chức Đối ngoại Phòng kiểm sốt chất Phòn g kỹ thuật Trung tâm tư vấn hỗ trợ khách hàng Ban giám đốc Phòn g tổ chức hành Phòng quan hệ cộng đồng Phòng tài kế tốn VPĐD Buôn Mê 43 VPĐ D Hà Nội VPĐD Cần Thơ VP tổng cơng ty Phòng tư vấn nghiệp