Luật Lưu trữ năm 2011 Nghị định số 012013CP ngày 03012013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ Thông tư số 042013TTBNV ngày 1642013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức.Thông tư số 172014TTBNV ngày 20112014 hướng dẫn xác định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp Thông tư số 162014TTBNV ngày 20112014 hướng dẫn giao nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp Thông tư số 462005TTBNV ngày 2742005 hướng dẫn quản lý tài liệu trong trường hợp chia tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu các doanh nghiệp nhà nướcThông tư 092011TTBNV ngày 0362011 quy định THBQ tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Thông tư 132011TTBNV ngày 24102011 quy định THBQ tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ươngThông tư liên tịch số 012014TTBNV ngày 2182014 của Bộ Nội vụ và Bộ Xây dựng hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình XD nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Khái niệm: Thu thập tài liệu là quá trình tiến hành thu tài liệu có giá trị để đưa vào Lưu trữ. 2. Mục đích:Để quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữĐể bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;Để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đáp ứng các yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân
Chuyên đề I TỔNG QUAN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NỘI DUNG Khái niệm Nội dung nghiệp vụ công tác văn thư công tác lưu trữ Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp Chế độ người làm văn thư, lưu trữ I KHÁI NIỆM Công tác văn thư khái niệm dùng để hoạt động liên quan đến văn bản, bao gồm tồn cơng việc từ soạn thảo, ban hành văn đến quản lý văn (đi/đến), lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan;quản lý sử dụng dấu Công tác lưu trữ khái niệm hoạt động liên quan đến văn bản, bao gồm công việc thu tài liệu kho lưu trữ; tổ chức phân loại, xếp khoa học; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu đến khai thác sử dụng tài liệu phục vụ hoạt động thực tiễn nghiên cứu khoa học II NỘI DUNG NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VĂN THƯ LƯU TRỮ Soạn thảo (xây dựng) ban hành văn Quản lý văn Quản lý văn Quản lý văn đến Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Quản lý sử dụng dấu Thu thập, xác định giá trị; Chỉnh lý tài liệu Bảo quản tài liệu (kho tàng, kỹ thuật bảo quản, tu bổ phục chế, bảo hiểm) Tổ chức sử dụng tài liệu (xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, sử dụng tài liệu) III TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN THƯ, LƯU TRỮ HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ, LƯU TRỮ Hệ thống tổ chức quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ a) Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ b) Chi cục Văn thư, Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ cấp tỉnh c) Phòng Nội vụ cấp huyện d) Chức danh Văn phòng Thống kê cấp xã Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ có nhiệm vụ giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ: o Thực chức quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ nhà nước phạm vi nước o Quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia (Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 28/10/2014 Bộ Nội vụ) * ) Chi cục Văn thư-Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ (Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014): giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh: o Quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ tỉnh * o Thực nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử tỉnh * Phòng Nội vụ: giúp UBND huyện quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ huyện o Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ Nhà nước tỉnh quan, tổ chức cấp huyện cấp xã; o Thực báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật; o Tổ chức sơ kết, tổng kết thực công tác thi đua, khen thưởng hoạt động văn thư, lưu trữ o Quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện theo hướng dẫn Sở Nội vụ; Văn phòng-Thống kê (Thơng tư số 14/2011/TTBNV ngày 08/11/2011 Bộ Nội vụ) Thông tư số 06/2012/TT-BNV ngày 30/10/2012) có nhiệm vụ: o Giúp Chủ tịch UBND xã thực chức quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ xã (Xây dựng Quy chế VTLT/Hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định Nhà nước VTLT/Thực chế độ báo cáo thống kê định kỳ VTLT o Thực nhiệm vụ VT xã o Thực nhiệm vụ Lưu trữ xã Tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ phạm vi bộ/ngành Phòng Văn thư-Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ (Thơng tư số 06/2015/TT-BNV ngày 08/12/2015): o Quản lý công tác văn thư, lưu trữ Bộ; * o Thực nhiệm vụ Văn thư quan Bộ; o Thực nhiệm vụ Lưu trữ quan Bộ Tại Tổng cục, cục (và tổ chức tương đương); đơn vị nghiệp, tổ chức kinh tế tùy theo khối lượng cơng việc mà thành lập phòng, tổ bố trí người làm văn thư, lưu trữ cho phù hợp (gọi tắt Văn thư quan Lưu trữ quan) 3 Tổ chức quản lý văn thư, lưu trữu pham vi quan Người đứng đầu: Quản lý thống công tác văn thư-lưu trữ: o Ban hành văn bản; o Lập tổ chức, bố trí biên chế o Bảo đảm sở vật chất, kinh phí Tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ pham vi quan Chánh VP/Trưởng phòng HC: tham mưu, giúp người đứng đầu quản lý công tác văn thư, lưu trữ: o Tổ chức xây dựng văn quản lý VTLT; o o Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực văn bản; Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; o Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; o Tổ chức NCKH ứng dụng KHCN vào công tác văn thư-lưu trữ; Người đứng đầu đơn vị (Trưởng phòng/Trưởng khoa, Trưởng ban…): a) Tổ chức thực việc soạn thảo văn bản; kiểm tra chịu trách nhiệm nội dung VB trình ký; b) Tổ chức việc lập hồ sơ đơn vị; c) Tổ chức bảo quản hồ sơ, tài liệu đơn vị; c) Tổ chức lựa chọn giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ đơn vị vào Lưu trữ quan CBCCVC chuyên môn: a) Soạn thảo văn bản; b) Lập hồ sơ việc giao giải quyết; c) Nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan đến Văn thư quan có nhiệm vụ: a)Giúp người đứng đầu quản lý cơng tác VT; o Xây dựng văn quy định/hướng dẫn chi tiết chế độ, quy định VT; o Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực chế độ VT; o Xây dựng báo cáo thực chương trình, kế hoạch VT; o Phối hợp với đơn vị quan tổ chức lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ VT; o Thực chế độ báo cáo thống kê VT b) Thực nghiệp vụ văn thư: o Quản lý văn đến o Quản lý văn o Quản lý sổ sách CSDL đăng ký, quản lý văn bản; o Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường; o Bảo quản, sử dụng dấu Lưu trữ quan có nhiệm vụ: a)Giúp người đứng đầu quản lý công tác LT; o Xây dựng văn quy định/hướng dẫn chi tiết chế độ, quy định LT; o Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực chế độ LT; o Xây dựng báo cáo thực chương trình, kế hoạch LT; o Phối hợp với đơn vị quan tổ chức lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ LT; o Thực chế độ báo cáo thống kê LT b) Trực tiếp thực hoạt động nghiệp vụ lưu trữ o Hướng dẫn đơn vị chuẩn bị tài liệu giao nộp vào Lưu trữ quan o Thu thập tài liệu; chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu o Thống kê, bảo quản tài liệu o Tổ chức sử dụng tài liệu o Giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử IV TIÊU CHUẨN CHỨC DANH Tiêu chuẩn chức danh văn thư * o Văn thư o Văn thư o Văn thư trung cấp Tiêu chuẩn chức danh lưu trữ * o Lưu trữ viên o Lưu trữ viên o Lưu trữ viên trung cấp V CHẾ ĐỘ ĐỐI ĐÃI NGỘ Phụ cấp chức vụ lãnh đạo (Cục trưởng/Phó Cục trưởng/Chi cục trưởng/Phó Chicục trưởng Chi cục VTLT/Trưởng phòng Quản lý VTLT hay Giám đốc TTLTtỉnh…theo quy định chung) * Phụ cấp độc hại nguy hiểm (theo Cơng văn 2939/BNVTL ngày 04/10/2005 Bộ Nội vụ): • Mức hệ số 0,2 tính theo lương tối thiểu người trực tiếp tiếp xúc với tài liệu lưu trữ • Mức hệ số 0,3 tính theo lương tối thiểu người trực tiếp khử trùng tu bổ, phục chế tài liệu • Cách tính: theo thực tế làm việc, tính ngày cơng.Trả: kỳ lương tháng • Khơng tính đóng bảo hiểm hưởng BHXH V.CHẾ ĐỘ ĐÃI NGỘ Chế độ bồi dưỡng vật (theo hướng dẫn Cơng văn số 758/VTLTNN-TCCB ngày 13/11/2006): • 4.000,đ/ngày = 2/10 hộp sữa (tiếp xúc trực tiếp với tài liệu) • 6.000, đ/ngày= 3/10 hộp sữa (tu bổ, vệ sinh, in tráng phim ảnh ) • 8.000, đ/ngày=4/10 hộp sữa (khử trùng) Chi phí hạch tốn vào kinh phí chi thường xuyên (đối đơn vị hành nghiệp) vào giá thành phí lưu thơng (đối với đơn vị sản xuất kinh doanh) Hiện nay, Cục VT & LTNN trình Bộ Nội vụ ban hành mức bồi dưỡng theo Thông tư số số 15/2016/TT-BLĐTBXH ngày 28/6/2016 ... lý nhà nước văn thư, lưu trữ xã (Xây dựng Quy chế VTLT/ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định Nhà nước VTLT/ Thực chế độ báo cáo thống kê định kỳ VTLT o Thực nhiệm vụ VT xã o Thực nhiệm vụ Lưu trữ... chức vụ lãnh đạo (Cục trưởng/Phó Cục trưởng/Chi cục trưởng/Phó Chicục trưởng Chi cục VTLT/ Trưởng phòng Quản lý VTLT hay Giám đốc TTLTtỉnh…theo quy định chung) * Phụ cấp độc hại nguy hiểm (theo Công... tham mưu, giúp người đứng đầu quản lý công tác văn thư, lưu trữ: o Tổ chức xây dựng văn quản lý VTLT; o o Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực văn bản; Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu