Khái niệm: Thu thập tài liệu là quá trình tiến hành thu tài liệu có giá trị để đưa vào Lưu trữ. 2. Mục đích: Để quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ Để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; Để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đáp ứng các yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Điều 22 , 23 Nghị định 1102004NĐCP ngày 0842004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định: Các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định. Trường hợp đơn vị, cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm. Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.
Chuyên đề NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ Thu thập tài liệu Chỉnh lý tài liệu Xác định giá trị tài liệu Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật Lưu trữ năm 2011 Nghị định số 01/2013/CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 hướng dẫn giao nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử cấp Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27/4/2005 hướng dẫn quản lý tài liệu trường hợp chia tách, sáp nhập quan, tổ chức, đơn vị hành tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định THBQ tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Thông tư 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 quy định THBQ tài liệu hình thành phổ biến hoạt động UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Thông tư liên tịch số 01/2014/TT-BNV ngày 21/8/2014 Bộ Nội vụ Bộ Xây dựng hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, cơng trình XD nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành 10.Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng năm 2009 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc Ban hành Quy trình "Chỉnh lý tài liệu giấy" theo TCVN 9001:2000; 11.Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 BNV quy định định mức kinh tế-kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy 12 Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 BNV hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy 13 Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 hướng dẫn tiêu huỷ tài liệu hết giá trị 14.Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14/12/2012 quy định định mức kinh tế kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị 15.Thông tư số 05/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 quy định định mức kinh tế kỹ thuật giải mật tài liệu lưu trữ 16.Thông tư số 12/2014/TT-BNV ngày 28/10/2014 quy định định mức kinh tế kỹ thuật bồi tài liệu lưu trữ 17.Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ 18.Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng 19.Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26/11/2012 quy định Định mức kinh tế kỹ thuật “lập Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng phông lưu trữ 20.Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 quy định việc sử dụng tài liệu Phòng đọc Lưu trữ lịch sử 21 Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 hướng dẫn chế độ thu,nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác sử dụng TLLT 22 Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 xây dựng sở liệu lưu trữ 23.Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 ban hành Quy trình tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ 23.Thơng tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 04 năm 2010 hướng dẫn tổ chức văn thư-lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ UBND cấp 24 Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 quy định mã số tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức lưu trữ 25 Công văn số 2939/BNV-CCVC ngày 04/10/2005 chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm CBCCVC lưu trữ 26.Công văn số 758/VTLT-TCCB ngày 13/11/2006 Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước việc hưởng chế độ bồi dưỡng vật ngành lưu trữ 27.Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 hướng dẫn quản lý chứng hành nghề lưu trữ hoạt động dịch vụ lưu trữ Phần I THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ NỘI DUNG TRÌNH BÀY Khái niệm, mục đích, yêu cầu Thu thập tài liệu vào Lưu trữ quan Thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử c) Công cụ tra cứu tài liệu Phòng đọc: • Mục lục hồ sơ; * • Các loại thẻ (Khung phân loại; vần chữ cái, thời gian…); • Mục lục chuyên đề; • Sách giới thiệu Kho/Trung tâm Lưu trữ; Sách dẫn phơng lưu trữ…: • Cơ sở liệu lưu trữ (phơng/hồ sơ/văn bản) • Từ điển bách khoa/chun ngành d) Các sổ sách/biểu mẫu phục vụ quản lý độc giả *: • Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ; • Sổ đăng ký độc giả; • Thẻ độc giả; • Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ; • Sổ đăng ký Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ; • Phiếu yêu cầu tài liệu lưu trữ; • Sổ đăng ký Phiếu yêu cầu tài liệu lưu trữ; • Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu; • Sổ đăng ký chứng thực tài liệu; • Sổ giao nhận tài liệu tài liệu Phòng đọc độc giả; • Mẫu dấu chứng thực; • Mẫu dấu sao; • Sổ đóng góp ý kiến độc giả • Hồ sơ độc giả đ)Quy trình phục vụ sử dụng tài liệu Phòng đọc * e) Một số lưu ý trình phục vụ sử dụng Phòng đọc: •Thẻ đọc: cấp cho độc giả có nhu cầu đọc tài liệu từ 05 ngày trở lên; •Mỗi lần độc giả phục vụ 10 hồ sơ 03 nghe thời gian sử dụng khơng q 02 tuần; •Tài liệu số hóa đọc số hóa; •Tài liệu q sử dụng sao; •Thời hạn duyệt: 01 ngày tài liệu sử dụng rộng rãi 04 ngày tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng kể từ ngày nhận Phiếu yêu cầu; •Thẩm quyền cho phép: Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử (nếu thuộc diện sử dụng rộng rãi; Người đứng đầu quan quản lý lưu trữ cấp (nếu thuộc diện hạn chế); có ý kiến văn người đại diện hợp pháp cá nhân (nếu tài liệu cá nhân ký gửi) Trách nhiệm độc giả: • Chấp hành nội quy khai thác sử dụng • Bảo vệ, bảo quản an tồn tài liệu sử dụng tài liệu; • Sử dụng mục đích khơng làm phương hại lợi ích quốc gia; quyền lợi ích hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân; • Chỉ dẫn nguồn gốc cơng bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ • Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật II.2 Biên soạn, xuất ấn phẩm/sách dẫn a) Khái niệm: Là hình thức chủ động cơng bố thơng tin đến công chúng quan lưu trữ b) Quy trình biên soạn, xuất ấn phẩm/sách dẫn • Lựa chọn chủ đề • Xin chủ trương biên soạn (Thuyết minh cần thiết/dự tốn kinh phí) • Tổ chức biên soạn o o o o o • • Sưu tầm, thu thập tài liệu có liên quan đến chủ đề Xây dựng đề cương Dự thảo ấn phẩm Lấy ý kiến Hoàn thiện ấn phẩm Lập hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm định phê duyệt Tổ chức in ấn, phát hành ấn phẩm c) Bố cục ấn phẩm •Trang bìa (Tên quan biên soạn/Tên chủ đề/Tên Nhà xuất bản/Địa điểm năm xuất bản) •Tờ lót (Ngồi thơng tin trang bìa có thêm: Người chịu trách nhiệm công bố/Người chủ biên/Ban biên tập) •Lời nói đầu/Lời giới thiệu •Mục lục •Đề mục •Bảng tra tìm theo nội dung/theo vần ABC/Theo thời gian… II.3 Viết công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ danh mục tài liệu lưu trữ phương tiện thơng tin đại chúng • Đài Truyền hình • Đài Phát • Báo • Tạp chí… II.4 Trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ a) Khái niệm • Trưng bày hình thức cơng bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ công việc thường xuyên tổ chức quan trực tiếp quản lý tài liệu Vị trí trưng bày Phòng đọc sảnh nơi có nhiều khách qua lại, chí lối trời Tài liệu đưa trưng bày thường sưu tầm, cơng bố lần đầu, có tính độc đáo • Triển lãm hình thức cơng bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ thường tổ chức nhân kiện trọng đại Chủ đề triển lãm thường mang tính thời Vị trí triển lãm phải có khơng gian rộng rãi Phần trưng bày, thuyết minh phải mang tính khoa học nghệ thuật cao Có khánh thành triển lãm thời gian triển lãm khống chế thời gian định b) Quy trình tổ chức Triển lãm tài liệu lưu trữ: o Lựa chọn chủ đề (những kiện quan trọng đất nước, ngành, quan danh nhân); o Xây dựng đề cương chi tiết; o Lập dự toán kinh phí kế hoạch thực hiện; o Tiến hành sưu tầm, thu thập tài liệu lựa chọn tài liệu; o Sao chụp tài liệu, viết thuyết minh tài liệu; o Lên makét trưng bày; o Khai trương phòng trưng bày, triễn lãm; o Tổng kết, đánh giá kết c) Cách thức tổ chức: • Triển lãm tài liệu lưu trữ quan lưu trữ tiến hành độc lập kết hợp với bảo tàng, thư viện với quan lưu trữ nước ngồi • Có thể tổ chức nhà trời II.5 Cấp sao/chứng thực lưu trữ a) Khái niệm • Bản tài liệu lưu trữ chụp từ gốc/bản tài liệu lưu trữ in từ số hóa quan trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ đóng dấu “BẢN SAO” • Chứng thực lưu trữ cấp theo yêu cầu quan, tổ chức, cá nhân, quan trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ xác nhận vấn đề việc phản ánh tài liệu lưu trữ b) Quy trình cấp sao/chứng thực lưu trữ * c) Một số lưu ý: •Dấu “BẢN SAO” đóng vào phía bên phải trang đầu văn văn có 02 trang trở lên đóng dấu giáp lai •Dấu chứng thực đóng phần cuối văn chụp •Hồ sơ chứng thực lưu 20 năm, gồm: Phiếu yêu cầu chứng thực lưu Bản chứng thực lưu trữ d) Tác dụng: giúp cho quan, tổ chức, cá nhân chứng minh vấn đề, việc xẩy khứ để bảo vệ quyền lợi ích cần thiết III QUẢN LÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU Quản lý chung: • Xây dựng, ban hành Quy chế sử dụng tài liệu Nội quy Phòng đọc • Báo cáo tình hình sử dụng tài liệu năm (số lượt người/số lượng tài liệu/nội dung chủ yếu nghiên cứu…) Quản lý độc giả: • Sổ đăng ký độc giả • Hồ sơ độc giả gồm: cơng văn, giấy giới thiệu, hộ chiếu (nếu độc giả người nước ngoài), đề cương nghiên cứu, phiếu yêu cầu khai thác giấy tờ khác có liên quan Quản lý tài liệu: • Sổ giao nhận tài liệu (Phòng đọc-Phòng Bảo quản/Phòng đọc-Độc giả); • Sổ đăng ký Phiếu yêu cầu (đọc/sao/chứng thực tài liệu)