Hoàn thiện kế toán vật liệu tại Công ty thương mại và sản xuất VTTB.GTVT .

Để có thể tồn tại và phát triển các đơn vị sản xuất kinh doanh phải tự mình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh “lời ăn lỗ chịu”. Doanh nghiệp nào có mức giá thành thấp hơn mức trung bình xã hội thì sẽ thu được nhiều lợi nhuận hơn.Để thực hiện được yêu cầu này các đơn vị sản xuất kinh doanh phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất, kể từ khi bỏ vốn đến khi thu hồi vốn về và phải chọn các phương án tối ưu sao cho với chi phí ít nhất nhưng thu được nhiều lãi nhất. Muốn vậy doanh nghiệp phải áp dụng tổng hợp các biện pháp trong đó biện pháp quan trọng hàng đầu không thể thiếu là quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu nói riêng. Tổ chức tốt kế toán vật liệu sẽ giúp cho người quản lý doanh nghiệp lập dự toán chi phí nguyên vật liệu đảm bảo cho việc cung cấp đủ, đúng chất lượng nguyên vật liệu và đúng lúc cho sản xuất, giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng đúng kế hoạch và xác định nhu cầu về nguyên vật liệu dự trữ (tồn kho) hợp lý tránh làm ứ đọng vốn và phát sinh những chi phí không cần thiết. Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập. Sản phẩm của công ty là các loại xe gắn máy 02 bánh được hình thành từ các nguồn vật liệu (Linh kiện) nhập ngoại (Nguồn gốc từ Trung quốc) và sản xuất trong nước, với nhiều kiểu mẫu mã và chi tiết phụ tùng xe máy. Đây là mặt hàng gặp phải sự cạnh tranh rất lớn từ các doanh nghiệp trong nước cũng như hàng ngọai nhập (Nguyên chiếc). Làm thế nào để hạch toán đúng, đủ chi phí vật liệu góp phần tích cực vào việc giảm chi phí hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh tạo sức hấp dẫn thu hút vốn đầu tư nước ngoài áp dụng công nghệ hiện đại ... là vấn đề nóng bỏng mà Công ty đặc biệt quan tâm. Trong thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty thương mại và sản xuất VTTB.GTVT cùng với sự hướng dẫn chỉ bảo của Thầy Trần Văn Dung - Giáo viên bộ môn Kế toán - Học Viện Tài Chính, em đã mạnh dạn chọn đề tài này và đóng góp một số ý kiến nhỏ với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu trong Công ty thương mại và sản xuất VTTB GTVT. Mặc dù rất cố gắng tuy nhiên do quỹ thời gian có hạn nên chuyên đề này không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ dẫn của thầy cô giáo và những người quan tâm đến đề tài này . Nội dung cơ bản của đề tài này gồm 3 chương chính như sau : Chương I : Lý luận chung về kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương II : Thực trạng kế toán vật liệu tại Công ty thương mại và sản xuất VTTB.GTVT . Chương III : Hoàn thiện kế toán vật liệu tại Công ty thương mại và sản xuất VTTB.GTVT .

Lời nói đầu Để có thể tồn tại và phát triển các đơn vị sản xuất kinh doanh phải tự mình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh lời ăn lỗ chịu. Doanh nghiệp nào có mức giá thành thấp hơn mức trung bình xã hội thì sẽ thu đợc nhiều lợi nhuận hơn.Để thực hiện đợc yêu cầu này các đơn vị sản xuất kinh doanh phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất, kể từ khi bỏ vốn đến khi thu hồi vốn về và phải chọn các phơng án tối u sao cho với chi phí ít nhất nhng thu đợc nhiều lãi nhất. Muốn vậy doanh nghiệp phải áp dụng tổng hợp các biện pháp trong đó biện pháp quan trọng hàng đầu không thể thiếu là quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu nói riêng. Tổ chức tốt kế toán vật liệu sẽ giúp cho ngời quản lý doanh nghiệp lập dự toán chi phí nguyên vật liệu đảm bảo cho việc cung cấp đủ, đúng chất lợng nguyên vật liệu và đúng lúc cho sản xuất, giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng đúng kế hoạch và xác định nhu cầu về nguyên vật liệu dự trữ (tồn kho) hợp lý tránh làm ứ đọng vốn và phát sinh những chi phí không cần thiết. Công ty thơng mại và sản xuất vật t thiết bị GTVT là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập. Sản phẩm của công ty là các loại xe gắn máy 02 bánh đợc hình thành từ các nguồn vật liệu (Linh kiện) nhập ngoại (Nguồn gốc từ Trung quốc) và sản xuất trong nớc, với nhiều kiểu mẫu mã và chi tiết phụ tùng xe máy. Đây là mặt hàng gặp phải sự cạnh tranh rất lớn từ các doanh nghiệp trong nớc cũng nh hàng ngọai nhập (Nguyên chiếc). Làm thế nào để hạch toán đúng, đủ chi phí vật liệu góp phần tích cực vào việc giảm chi phí hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh tạo sức hấp dẫn thu hút vốn đầu t nớc ngoài áp dụng công nghệ hiện đại . là vấn đề nóng bỏng mà Công ty đặc biệt quan tâm. Trong thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty thơng mại và sản xuất VTTB.GTVT cùng với sự hớng dẫn chỉ bảo của Thầy Trần Văn Dung - Giáo viên 1 bộ môn Kế toán - Học Viện Tài Chính, em đã mạnh dạn chọn đề tài này và đóng góp một số ý kiến nhỏ với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu trong Công ty thơng mại và sản xuất VTTB GTVT. Mặc dù rất cố gắng tuy nhiên do quỹ thời gian có hạn nên chuyên đề này không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận đợc sự chỉ dẫn của thầy cô giáo và những ngời quan tâm đến đề tài này . Nội dung cơ bản của đề tài này gồm 3 chơng chính nh sau : Chơng I : Lý luận chung về kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chơng II : Thực trạng kế toán vật liệu tại Công ty thơng mại và sản xuất VTTB.GTVT . Chơng III : Hoàn thiện kế toán vật liệu tại Công ty thơng mại và sản xuất VTTB.GTVT . 2 Ch ơng I Lý luận chung về kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1.1. Vị trí vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất: Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá nh : sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, bông trong doanh nghiệp dệt . do lao động có ích của con ngời tác động vào. Về mặt giá trị khi tham gia sản xuất, vật liệu chuyển dịch một lần giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Do vậy vật liệu thuộc tài sản lu động, giá trị vật liệu theo vốn dự trữ của doanh nghiệp, nên vật liệu là một yếu tố cơ bản không thể thiếu đợc của quá trình sản xuất. 1.2. Yêu cầu quản lý: Để quá trình sản xuất kinh doanh đợc tiến hành bình thờng, các doanh nghiệp cần phải có kế hoạch mua và dự trữ các loại vật t, hàng hoá hợp lý. Đối với doanh nghiệp sản xuất phải đảm bảo việc cung cấp vật t đầy đủ kịp thời cả về số l- ợng và chất lợng, trong đó vật liệu chiếm tỷ trọng lớn và là đối tợng lao động cấu thành thực thể sản phẩm. Vì vậy cần đẩy mạnh phát triển nghành cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất công nghiệp, và tìm biện pháp sử dụng vật liệu hợp lý, muốn vậy cần phải quản lý tốt vật liệu. Trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý vật liệu ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu sử dụng và dự trữ . 1.3. Nhiệm vụ kế toán vật liệu : - Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của vật t hàng hoá cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tế của vật t hàng hoá nhập, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. 3 - Tổ chức đánh giá phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc là yêu cầu quản trị doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Thực hiện việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. 1.4. Phân loại đánh giá vật liệu : 1.4.1. Phân loại vật liệu: * Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, vật liệu đợc chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) là đối t- ợng của lao động cấu thành lên thực thể của sản phẩm. - Vật liệu phụ: là loại vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm nh làm tăng chất lợng NVL chính, chất lợng sản phẩm hoặc tạo điệu kiện cho máy móc hoạt động đợc bình thờng. - Nhiên liệu: dùng để cung cấp năng lợng cho sản xuất có thể ở thể rắn, thể lỏng, thể hơi. - Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng chi tiết để thay thế máy móc thiết bị sản xuất. - Thiết bị xây dựng cơ bản: gồm các loại thiết bị, phơng tiện dùng để lắp đặt nh thiết bị xây lắp, công cụ, vật kết cấu dung cụ để lắp đặt vào các công trình. - Các loại vật liệu khác: gồm các lại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, quá trình thanh lý TSCĐ. * Căn cứ vào mục đích công dụng của vật liệu cũng nh nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của doanh nghiệp đợc chia thành các loại sau: 4 - Vật liệu dùng trực tiếp cho quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm. - Vật liệu dùng cho các nhu cầu khác nh phục vụ quản lý ở các phân x- ởng, tổ đội sản xuất cho nhu cầu bán hàng và nhu cầu quản lý doanh nghiệp * Căn cứ vào nguồn nhập nguyên vật liệu của doanh nghiệp đợc chia thành: - Nguyên vật liệu mua ngoài - Nguyên vật liệu tự gia công chế biến, tự sản xuất. - Nguyên vật liệu nhập từ nguồn khác nh nhận vốn góp liên doanh, thu nhập trong quá trình sản xuất. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý kế toán chi tiết vật liệu, nên chia vật liệu thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn. Việc phân loại cần thành lập sổ danh điểm cho từng loại vật liệu, trong đó mỗi nhóm vật liệu đợc sử dụng một ký hiệu riêng hay tên gọi, nhãn hiệu, qui cách. 1.4.2. Đánh giá vật liệu : Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những qui tắc nhất định. Về nguyên tắc kế toán nhập-xuất-tồn kho vật liệu phản ánh theo giá thực tế. 1.4.2.1. Giá thực tế nhập kho: Giá trị nguyên vật liệu nhập kho là giá mua căn cứ vào các loại hoá đơn của ngời bán cộng với tất cả chi phí bỏ ra để có đợc lô hàng đó nhập kho. 1.4.2.2. Giá thực tế xuất kho: Giá trị nguyên vật liệu xuất kho đa vào chi phí sản xuất sản phẩm hoặc xuất kho để nhợng bán, để sử dụng nội bộ, đợc tính theo giá thực tế đã nhập kho. Khi xuất nguyên vật liệu kế toán xác định giá thực tế theo một trong các ph- ơng pháp sau : - Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Theo phơng pháp này, trớc hết phải tính đơn giá bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ theo công thức: Trị giá mua thực tế + Trị giá mua thực tế Đơn giá của hàng còn đầu kỳ của hàng nhập trong kỳ 5 bình = quân Số lợng hàng + Số lợng hàng còn đầu kỳ nhập trong kỳ Sau đó, tính trị giá mua thực tế của hàng xuất kho bằng cách lấy số lợng hàng hoá xuất kho nhân với đơn giá bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ. - Tính theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc Theo phơng pháp này, giả thiết số hàng nào nhập kho trớc thì xuất kho trớc và lấy trị giá mua thực tế của số hàng đó để tính. - Tính theo phơng pháp nhập sau, xuất trớc. Theo phơng pháp này, giả thiết số hàng nào nhập kho sau thì xuất kho trớc. Hàng xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá mua thực tế của lô hàng đó để tính. - Tính theo phơng pháp giá thực tế đích danh. Theo phơng pháp này căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho của lô hàng xuất kho để tính. - Tính trị giá mua vật liệu xuất kho theo phơng pháp cân đối. 1. 5. Kế toán chi tiết vật liệu : 1.5.1. Chứng từ sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán qui định, ban hành theo QĐ 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trởng bộ Tài chính cùng với các văn bản qui định bổ sung, sửa đổi khác. Ngoài ra các doanh nghiệp còn sử dụng các chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau : Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải đợc lập kịp thời, đầy đủ theo đúng qui định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập . Ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép, tính chính xác của các số liệu về nghiệp vụ kinh tế. Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian do kế toán trởng qui định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép, tổng hợp kịp thời của các bộ phận cá nhân có liên quan. 1.5.2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu : 6 Tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch toán áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau : - Sổ (thẻ) kho - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số d Ngoài ra còn có thể sử dụng các bảng kê nhập-xuất, các bảng luỹ kế tổng hợp nhập-xuất-tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản nhanh chóng và kịp thời. 1.5.3. Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu : Việc ghi chép, phản ánh của thủ kho và kế toán cũng nh việc kiểm tra đối chiếu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và ở phòng kế toán đợc tiến hành theo các phơng thức sau: - Phơng pháp ghi thẻ song song Phơng pháp này đợc hạch toán ở kho và phòng kế toán theo các chỉ tiêu số lợng, số tiền của từng thứ ( danh điểm vật t hàng hoá) . * Ơ kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lợng - Thẻ kho do phòng kế toán lập cho từng thứ vật liệu và lập cho từng kho sau khi ghi đầy đủ các yếu tố ở phần trên nh tên nhãn hiệu, quy cách danh điểm, định mức dự trữ tối đa tối thiểu, kế toán giao cho thủ kho, thẻ kho phải đợc xắp xếp theo từng loại nhóm, thứ để tiện cho việc ghi chép, đối chiếu, quản lý. - Hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ về nhập xuất vật liệu thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ sau đó tiến hành nhập - xuất và ghi số lợng vào cột thực tế của chứng từ , phát lại chứng từ cuối ngày ghi vào thẻ kho tính ra số tồn kho và ghi ngay vào thẻ kho đó , lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển những chứng từ đó cho phòng kế toán. 7 * Ơ phòng kế toán, kế toán vật liệu sử dụng sổ chi tiết vật t hàng hoá để ghi chép tình hình nhập xuất và tồn kho hàng ngày theo chỉ tiêu số lợng, sổ chi tiết đ- ợc mở cho từng thứ vật liệu và mở cho từng kho. Khi nhận đợc các chứng từ nhập-xuất vật liệu do thủ kho gửi đến, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ . Phân loại chứng từ và ghi vào sổ chi tiết vật liệu tính ra số tồn kho cuối ngày, cuối tháng hay vào một thời điểm cần thiết nào đó kế toán và thủ kho tiến hành đối chiếu số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu. Mặt khác, kế toán vật liệu còn phải lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn để đối chiếu với kế toán tổng hợp có thể khái quát bằng sơ đồ sau đây: 8 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu + Ưu điểm: ghi chép sổ thẻ đơn giản, rõ ràng, rễ hiểu, rễ kiểm tra đối chiếu số lợng và phát hiện các sai sót. + Nhợc điểm: ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lợng. Việc kiểm tra đối chiếu tiến hành cùng vào cuối tháng cho nên hạn chế chức năng kiểm tra. + Phạm vi áp dụng: đợc áp dụng trong các doanh nghiệp có chủng loại vật t hàng hoá ít, khối lợng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập - xuất không thờng xuyên, trình độ kế toán còn hạn chế. 9 Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ chi tiết Báo cáo tổng hợp N - X - T N - X - T - Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển * Ơ kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lợng giống nh phơng pháp ghi thẻ song song. * Ơ phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu của vật liệu luân chuyển trong tháng và số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lợng và số tiền. Sổ đối chiếu luân chuyển đợc mở cho cả năm và mở cho từng kho và từng ngời chịu trách nhiệm vật chất, mỗi thứ vật t hàng hoá đợc ghi vào một dòng trong sổ và đợc ghi một lần vào cuối tháng . Khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, xắp xếp phân loại chứng từ theo từng thứ Cuối tháng hoặc vào thời điểm nào đó kế toán và thủ kho tiến hành đối chiếu giữa sổ đối chiếu luân chuyển và số liệu trên thẻ kho. 10 . nghiệp sản xuất. Chơng II : Thực trạng kế toán vật liệu tại Công ty thơng mại và sản xuất VTTB. GTVT . Chơng III : Hoàn thiện kế toán vật liệu tại Công ty thơng. thực trạng kế toán vật liệu tại công ty thơng mại và sản xuất Vật T Thiết Bị GTVT 2.1. đặc điểm chung của Công ty thơng mại và sản xuất VTTB. GTVT 2.1.1