Thiết kế phần mềm nhập và xử lý dữ liệu phổ cập giáo dục mầm non cho trẻ em năm tuổi

Để có thể hoàn thành Phổ cập giáo dục mầm non cho trẻ em năm tuổi PCGDMNTNT vào năm 2015, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã có công văn số4148/BGDĐT-GDMN ngày 15/7/2010 hướng dẫn việc thực hiện

THIẾT KẾ PHẦN MỀM NHẬP VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU PHỔ CẬP GIÁO DỤC MẦM NON CHO TRẺ EM NĂM TUỔI

A Đặt vấn đề:

Giáo dục mầm non (GDMN) là cấp học đầu tiên trong hệ thống giáo dụcquốc dân, đặt nền móng cho sự phát triển hài hòa về thể chất, tình cảm, trí tuệ,hình thành những yếu tố đầu tiên của nhân cách, chuẩn bị cho trẻ vào lớp mộtTiểu học; hình thành ở trẻ những chức năng tâm sinh lý, năng lực và phẩm chấtmang tính nền tảng, những kỹ năng sống cần thiết phù hợp với lứa tuổi, khơi dậy

và phát triển tối đa những khả năng tiềm ẩn, đặt nền móng cho việc học tập ở

các cấp học tiếp theo và cho việc học tập suốt đời (theo mục tiêu GDMN của Thông tư số 17/2009/TT-BGDĐT ngày 25/7/2009).

Riêng đối với trẻ 5 tuổi, trẻ bắt đầu có nhu cầu khám phá, tìm hiểu tiếpthu kiến thức phổ thông với hoạt động chủ đạo là học tập Đây là hoạt độnghoàn toàn mới mẻ đối với trẻ, điều đó đòi hỏi ở trẻ 5 tuổi phải được chuẩn bịmột cách đầy đủ về tâm thế để thích nghi với một giai đoạn mới

Trong các năm qua việc chăm lo phát triển GDMN đã được Đảng và Nhànước quan tâm, tuy nhiên việc thực hiện các chủ trương, chính sách về phát triểnGDMN còn nhiều hạn chế, bất cập, chưa đáp ứng được kết quả mong đợi Nhằmmục đích nâng cao chất lượng GDMN nói chung và trẻ 5 tuổi nói riêng ở cácvùng miền, đặc biệt là trẻ em vùng dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, biêngiới, hải đảo được chuẩn bị đầy đủ hơn các kỹ năng, thể chất, trí tuệ và tâm lýsẳn sàng vào lớp một

Ngày 25/11/2009, Quốc hội khóa XII (kỳ họp thứ 6) ban hành Luật sửađổi, bổ sung một số điều của Luật giáo dục (số 38/2005/QH 11) tại Khoản 1Điều 11 của Luật Giáo dục được sửa đổi, bổ sung có nêu “ Phổ cập giáo dụcmầm non cho trẻ em năm tuổi, phổ cập giáo dục tiểu học và phổ cập giáo dụctrung học cơ sở Nhà nước quyết định kế hoạch phổ cập giáo dục, bảo đảm cácđiều kiện để thực hiện phổ cập giáo dục trong cả nước”

Ngày 09/02/2010, Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số: TTg Phê duyệt Đề án Phổ cập giáo dục mầm non cho trẻ em năm tuổi giai đoạn

239/QĐ-2010 – 2015 và ngày 02/12/239/QĐ-2010 Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Thông tư số32/2010/TT-BGDĐT Quy định, điều kiện, tiêu chuẩn, quy trình công nhận phổcập giáo dục mầm non cho trẻ em năm tuổi

Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng bộ tỉnh Bình Thuận lần thứ XII, nhiệm

kỳ 2010 – 2015 xác định “ Đến năm 2015, hoàn thành phổ cập giáo dục mầmnon 5 tuổi” và ngày 21/01/2011 UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 199/QĐ-UBND Phê duyệt Kế hoạch thực hiện Đề án Phổ cập giáo dục mầm non cho trẻ

em năm tuổi giai đoạn 2011-2015 trên địa bàn tỉnh với tổng kinh phí thực hiệnlà: 589.706 triệu đồng

Để có thể hoàn thành Phổ cập giáo dục mầm non cho trẻ em năm tuổi (PCGDMNTNT) vào năm 2015, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã có công văn số4148/BGDĐT-GDMN ngày 15/7/2010 hướng dẫn việc thực hiện công tác này

và Vụ GDMN đã tổ chức các lớp tập huấn về công tác nghiệp vụ PCGDMNTNT cho đội ngũ cán bộ cốt cán của các tỉnh nhằm giúp cho các địaphương nắm vững cấu trúc và cách thu thập, ghi chép các biểu mẫu như: Phiếuđiều tra hộ gia đình, Sổ theo dõi phổ cập, Thống kê trẻ em từ 0-5 tuổi, Số liệu vềđội ngũ, về cơ sở vật chất … phục vụ cho công tác phổ cập ở địa phương

Tuy nhiên, Vụ chỉ hướng dẫn cách tổ chức điều tra từng hộ gia đình: ghidanh sách trẻ em theo từng độ tuổi, ghi theo từng thôn, lần lượt hết thôn này đếnthôn khác để dễ theo dõi theo địa bàn dân cư (theo thứ tự chữ cái A, B, C), sau

đó ghi các dữ liệu có sẵn trong phiếu điều tra hộ gia đình vào trong Sổ theo dõiphổ cập và cách điền các dữ liệu vào 3 biểu mẫu thống kê trẻ em từ 0-5 tuổi Từkhi dự lớp tập huấn của Bộ về, chúng tôi suy nghĩ với cách làm thủ công này,người làm công tác phổ cập sẽ gặp rất nhiều khó khăn, vừa tốn thời gian, côngsức nhưng số liệu có thể sẽ không chính xác và rất khó có thể kiểm soát đượchết sự sai sót các dữ liệu từ cấp xã đến cấp huyện và cấp tỉnh

Công tác PCGDMN TNT là một nhiệm vụ hoàn toàn mới đối với bậc họcmầm non, lại không có cán bộ chuyên trách, chủ yếu là do giáo viên kiêm nhiệm

và không có chế độ cho người làm công tác này, do đó việc thực hiện công tácnày với cách làm thủ công như Bộ đã hướng dẫn thì sẽ gặp rất nhiều khó khăn(cả về con người và cách thực hiện)

Từ những khó khăn trên và căn cứ vào các biểu mẫu PC GDMNTNT do

Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành, trong hai năm qua (2011, 2012) sau nhiều lần

thực hiện thử nghiệm, chúng tôi mạnh dạn “Thiết kế phần mềm nhập và xử lý

dữ liệu Phổ cập Giáo dục mầm non cho trẻ em năm tuổi” với 02 nội dung

chính là nhập dữ liệu và kết xuất dữ liệu để tạo thuận lợi cho người làm công tác

PC GDMNTNT (cập nhật dữ liệu điều tra vào trong các loại sổ sách và các biểumẫu), các dữ liệu cập nhật được đảm bảo tính chính xác và giúp người làm côngtác PC GDMNTNT ở các cấp có thể kiểm soát các sai sót của cơ sở

TNT

Số liệu thống kê về PCGDMN TNT là cơ sở pháp lý thể hiện việc đạt hay

kiểm tra, đánh giá công nhận đạt chuẩn PCGDMN TNT của các cấp chính

quyền và Bộ Giáo dục & Đào tạo

Từ ý nghĩa và tầm quan trọng đã nói trên đòi hỏi các số liệu điều tra thống kê về PC GDMN TNT phải đảm bảo được các tính chất sau: Tính chính

xác khách quan, tính pháp lý (có xác nhận), tính liên tục (theo thứ tự từng năm)

và tính kế thừa (số liệu trẻ trong từng độ tuổi/năm là cơ sở để địa phương lập kếhoạch cho việc thực hiện PC GDMNTNT từng năm)

Muốn đảm bảo được số liệu có các tính chất trên, người làm công tácthống kê phổ cập phải thực hiện các yêu cầu sau: Điều tra đầy đủ, trung thực; Số

liệu thống kê phải có chứng thực của cơ sở và UBND các cấp; Số liệu thống kê

được thực hiện điều tra theo từng năm học trong khoảng thời gian từ tháng 7 đếntháng 9 (ghi rõ ngày tháng năm điều tra); Lưu trữ tài liệu thống kê đầy đủ, sắpxếp khoa học theo từng thôn (khu phố) để dễ quản lý và kiểm tra của các cấpquản lý

II Tìm giải pháp hỗ trợ:

Hiện nay các trường đều có máy vi tính và đều đã biết ứng dụng côngnghệ thông tin vào công tác quản lý, công tác chăm sóc giáo dục trẻ, vì vậy việcthiết kế phần mềm hỗ trợ cho việc nhập dữ liệu đầu vào từ các Phiếu điều tra hộgia đình vào Sổ theo dõi phổ cập, sau đó dùng chương trình xử lý và lấy dữ liệu

từ Sổ theo dõi phổ cập gọi sang một số biểu mẫu: Biểu thống kê trẻ từ 0-5 tuổivới mục đích là giúp cho việc tính toán và tổng hợp dữ liệu từ cấp xã, lên cấphuyện; từ cấp huyện lên cấp tỉnh được thuận lợi và chính xác

III Thiết kế phần mềm nhập và xử lý các dữ liệu PCGDMN TNT:

1 Thiết kế phần mềm nhập dữ liệu:

Dựa vào các biểu mẫu phổ cập giáo dục mầm non do Bộ ban hành và tìnhhình thực tế trong quá trình hướng dẫn điều tra công tác PC GDMNTNT tại địaphương và qua tham khảo một số biểu mẫu của bậc Tiểu học, chúng tôi đã thiết

kế thêm một số biểu mẫu và một số tiêu chí để thuận lợi trong việc theo dõicông tác PC GDMNTNT tại địa phương : như Sổ theo dõi trẻ mầm non thườngtrú tại địa phương nhưng học tại địa phương khác, Sổ theo dõi trẻ mầm nonkhuyết tật học hòa nhập, theo theo tỷ lệ trẻ đi học chuyên cần…(có các biểu mẫuđính kèm phần phụ lục) Trên cơ sở các biểu mẫu này, chúng tôi xây dựng trênphần mềm MS Excel với 02 nội dung chính là nhập dữ liệu và kết xuất dữ liệutập trung ở 9 trang bảng tính (9 sheet), cụ thể như sau:

* Sheet 1 “Nhập dữ liệu”:

+ Năm học 2011-2012:

Dùng để đưa các thông tin điều tra từ phiếu điều tra từng hộ gia đình củatoàn xã vào xử lý gồm 24 cột, trong đó 14 cột theo mẫu của Bộ, 10 cột do chúngtôi thiết kế thêm và tách ra từ cột 14 của Bộ, cụ thể: Số trong sổ danh bạ, sốphiếu hộ gia đình, tên trường đang học trong xã, phường; tên trường đang họctrái tuyến (khác xã, phường); chưa đi học; bỏ học; chuyển đi; chuyển đến;

khuyết tật; chết Ở sheet này chúng tôi còn thiết kế thêm phần mềm để kiểm tracác thông tin mà người sử dụng nhập sai.

* Sheet 2 “In danh sách theo độ tuổi”: Biểu mẫu này gồm 17 cột, dùng

để lọc ra danh sách các cháu trong cùng một độ tuổi của toàn xã từ sheet “Nhập

dữ liệu”, được sắp xếp theo thứ tự A,B,C và được đánh số phổ cập cho từng trẻtheo từng độ tuổi: trẻ sinh 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012 với đầy đủ

17 thông tin cần thiết, giúp cho đơn vị biết được danh sách trẻ từng độ tuổi củađịa phương

* Sheet 3 “Tổng hợp kết quả phổ cập”: Biểu mẫu này gồm 21 cột,

chúng tôi tự thiết kế để đưa ra kết quả thống kê của đơn vị theo từng độ tuổi(năm sinh) và số liệu của biểu mẫu này được phần mềm lọc ra từ sheet 2 “Indanh sách theo độ tuổi” giúp cho đơn vị biết được số trẻ ở từng độ tuổi và tổng

số trẻ từ 0-5 tuổi của địa phương và một số thông tin chi tiết khác: số trẻ đanghọc các chương trình, bán trú, 1 buổi, 2 buổi/ngày, số trẻ nữ, số trẻ khuyết tật, sốtrẻ bỏ học, chưa đi học… ở từng độ tuổi và trong độ tuổi từ 0-5 tuổi

* Sheet 4 “Thống kê trẻ từ 0 – 5 tuổi”: Gồm 44 chỉ tiêu và bảng tổng

hợp các tỷ lệ đạt được theo tiêu chuẩn PC GDMNTNT và số liệu, tỷ lệ các chỉtiêu của từng độ tuổi của biểu này được phần mềm lọc ra từ sheet 2 và sheet 3,giúp cho việc theo dõi, đánh giá, đối chiếu các tiêu chuẩn đạt hay không đạt theotiêu chuẩn PC GDMNTNT của từng địa phương được thuận lợi và chính xác

* Sheet 5 “Thống kê đội ngũ”: cho cả 2 loại hình công lập và ngoài công

lập của các trường trong xã, gồm 23 cột chia làm 2 phần, trong đó, phần 1 (7cột: từ cột 3 đến cột 9): Thống kê thông tin về cán bộ quản lý, giáo viên, nhânviên chung toàn trường (xã, huyện); phần 2 (14 cột: từ cột 10 đến cột 23):Thống kê các thông tin riêng về giáo viên dạy mẫu giáo 5 tuổi, riêng cột 15(giáo viên/lớp) nếu thực hiện theo yêu cầu của Bộ thì đơn vị không thể biết được

số giáo viên dạy bán trú, 1 buổi, 2 buổi/ngày vì vậy chúng tôi có bổ sung thêmbằng cách chia cột 15 ra thành 3 cột nhỏ: cột a (bán trú), cột b (2 buổi/ngày), cột

c (1 buổi/ngày) Giúp đơn vị quản lý được nhân sự hiện có đồng thời có sự địnhhướng trong việc tuyển dụng, đào tạo đội ngũ trong thời gian tới phục vụ chocông tác PC GDMNTNT

* Sheet 6 “Thống kê cơ sở vật chất” cho cả 2 loại hình công lập và

vật chất và thiết bị, đồ dùng đồ chơi cho lớp mẫu giáo 5 tuổi nhằm giúp đơn vịquản lý được các số liệu về cơ sở vật chất của đơn vị đồng thời so sánh với quyđịnh về phòng học và trang thiết bị theo tiêu chuẩn phổ cập (Thông tư 32).

* Sheet 7 “Thống kê trẻ khuyết tật”: Mẫu này do chúng tôi thiết kế gồm

17 cột và 2 phần nhằm thống kê danh sách trẻ khuyết tật và tình trạng từng loạikhuyết tật của trẻ trong từng độ tuổi của xã; phần tổng hợp thống kê trẻ khuyếttật hàng năm và phần thống kê trẻ khuyết tật học hòa nhập hàng năm của xã.Biểu này được phần mềm lọc ra từ sheet 1 “nhập dữ liệu” Giúp cho đơn vị biếtđược số trẻ khuyết tật, tình trạng khuyết tật và số trẻ khuyết tật đang học hòanhập của xã

* Sheet 8 “Thống kê trẻ học nơi khác”: Mẫu này do chúng tôi thiết kế

gồm 15 cột nhằm giúp cho cấp xã biết và theo dõi được số trẻ từng độ tuổi: sinhnăm 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012 của địa phương đang theo họccác trường của địa phương khác

* Sheet 9 “Tỷ lệ trẻ 5 tuổi đi học chuyên cần”: Mẫu này do chúng tôi

thiết kế gồm 6 cột giúp cấp xã theo dõi tỷ lệ đi học chuyên cần của trẻ 5 tuổi ởđịa phương đồng thời giúp địa phương so sánh với qui định về tỷ lệ trẻ đi họcchuyên cần theo tiêu chuẩn phổ cập (Thông tư 32)

2 Xử lý dữ liệu:

2.1 Đối với cấp xã: Cách nhập dữ liệu vào phần mềm

- Sau khi điều tra đã có bản danh sách đối tượng thuộc địa bàn quản lý vớiđầy đủ nội dung chính xác thì bắt đầu sử dụng các dữ liệu có sẵn trong phiếuđiều tra hộ gia đình để nhập vào phần mềm MS-Excel theo mẫu biểu sổ phổ cập

- Mỗi tổ gồm 2 người : 1 người đọc và 1 người nhập vào máy, nhập đầy

đủ các thông tin và số danh bạ (nếu có) của tất cả trẻ em trong độ tuổi của từng

hộ gia đình lần lượt cho đến hết tất cả các hộ của xã (phường) sau đó phần mềmExcel sẽ lọc những trẻ sinh năm 2006 trước, lần lượt đến các em sinh năm 2007,

2008, 2009, 2010 cho đến 2011 tức là trẻ em ở độ tuổi 5 tuổi đến độ tuổi 4, 3, 2,

1 và mới sinh trong toàn xã với đầy đủ các thông tin Sau đó, phần mềm đánh sốphổ cập cho trẻ theo từng độ tuổi, cách đánh số như sau: Năm sinh và số thứ tựcủa trẻ trong độ tuổi đó

Ví dụ:

+ Trẻ sinh năm 2006, số thứ tự là 3 thì cột “số phổ cập” ghi là 06003+ Trẻ sinh năm 2010, số thứ tự là 15 thì cột “số phổ cập” ghi là 10015+ Trẻ sinh năm 2009, số thứ tự là 8 thì cột “số phổ cập” ghi là 09008

* Lưu ý:- Xác định năm học tương ứng với mỗi độ tuổi :

Ví dụ: Danh sách đối tượng sinh năm 2006, khi đối tượng 5 tuổi thì lấy

2006 + 5 = 2011 tức là năm học 2011-2012 Từ đó suy ra các năm học tiếp theo

- Ghi quá trình đến trường từ khi trẻ đi nhà trẻ đến hết mẫu giáo 5 tuổi:

Giống phần hướng dẫn ghi trong phiếu điều tra hộ gia đình và kèm theo tên

trường trẻ đang học (tức là trẻ đang học chương trình nào thì ghi số tương ứng

và kèm theo tên trường trẻ đang học

Ví dụ:

+ Cháu Nguyễn văn An sinh năm 2009 đang học chương trình 25-36 tháng tại trường MN Bông Trắng thì cột (10) ghi số 2-BTrắng (có thể viết tắt tên trường nhưng cần có ghi chú)

+ Cháu Nguyễn Thị Lựu sinh năm 2008 đang học chương trình 3-4 tuổi tại trường MG Đức Thắng thì cột (11) ghi số 3-ĐThắng;

+ Cháu Lê Văn Hà sinh năm 2007 đang học chương trình 4-5 tuổi tại trường MG Đức Nghĩa thì cột (12) ghi số 4-ĐNghĩa;

+ Cháu Lê Văn Châu sinh năm 2006 đang học chương trình 5-6 tuổi cũ tại trường MG Đức Nghĩa thì cột (13) ghi số 5c-ĐNghĩa;

Minh họa: các bước nhập dữ liệu vào phần mềm MS-Excel:

a Đối với sheet 1 “Nhập dữ liệu”:

* Năm học 2011-2012:

Bước 1: Nhập dữ liệu

- Chọn trang (sheet “NHẬP DỮ LIỆU”) để nhập dữ liệu của tất cả cácphiếu điều tra gồm 24 cột

- Trong quá trình nhập dữ liệu nếu có sai sót, phần mềm sẽ báo đỏ ở các

ô, giúp người sử dụng kiểm tra lại các thông tin đã nhập

Gõ vào năm học tương úng.

Bước 2: Sắp xếp dữ liệu:

- Chọn tất cả các hàng có chứa thông tin của trẻ (Từ cột “Số trong sổ danh bạ” đến cột Chết).

Ví dụ: Danh sách trên có 50 trẻ, ta chọn (bôi đen) từ trẻ thứ 1 đến thứ 50

- Chọn Data \ Sort trên thanh bảng chọn (menu)

-

Chọn Data \ Sort trên thanh bảng chọn (menu)

- Chọn theo các hình elip màu đỏ và chọn OK.

* Năm học 2012-2013:

Sao chép dữ liệu để kế thừa từ năm học 2011-2012 sang năm học

2012-2013 được thực hiện như sau:

* Bước 2: Sắp xếp dữ liệu mới nhập (đối với những trẻ mới chuyển đến

và mới sinh)

- Chỉ chọn (bôi đen) các hàng có chứa thông tin của những trẻ mới chuyểnđến và những trẻ mới sinh (Từ cột “Số trong sổ danh bạ đến cột “Chết”)

- Chọn Data\Sort trên thanh bảng chọn (menu)

- Chọn theo các hình elip màu đỏ và chọn ok

- Chọn Data \ Sort trên thanh bảng chọn (menu).

- Chọn theo các hình elip màu đen và chọn OK

b Đối với sheet 2 “IN DANH SÁCH TRẺ THEO ĐỘ TUỔI”: Phần mềm

sẽ tự đông lọc danh sách trẻ, đánh số phổ cập theo thứ tự A, B, C của từng độtuổi với đầy đủ các thông tin, người sử dụng click chọn vào trang (sheet) “INDANH SÁCH TRẺ THEO ĐỘ TUỔI” để in danh sách trẻ theo từng độ tuổi của

xã, sau đó dùng các bảng danh sách này ghi vào sổ theo dõi phổ cập trẻ 5 tuổihoặc đóng thành tập để lưu vào hồ sơ phổ cập

Ví dụ: Muốn in danh sách trẻ năm 2006 Chọn vào trang (sheet) “IN DANH SÁCH TRẺ THEO ĐỘ TUỔI”, sau đó chọn vào năm sinh là 2006.

c Đối với sheet 3 “Tổng hợp kết quả phổ cập”: Người sử dụng nhập

thông tin vào 3 cột màu vàng; các cột, ô màu xanh phần mềm sẽ tự động lọc từsheet 1, sheet 2 sang Nếu muốn in người sử dụng kích chọn vào trang này in ra

để so sánh, đối chiếu các số liệu khác

d Đối với sheet 4 “Thống kê trẻ em 0-5 tuổi” : Sheet này có 44 hàng,

người sử dụng nhập số liệu vào 16 hàng màu vàng (vì đa số các số liệu này đượctổng hợp từ kết quả theo dõi, đánh giá trẻ từ các trường trong xã ở học kỳ I vàcuối năm học nên không có trong thông tin từ phiếu điều tra hộ gia đình), cáchàng màu xanh sẽ do phần mềm tự động lọc từ sheet 2 sang Nếu muốn in người

sử dụng kích chọn vào trang này in ra để so sánh, đối chiếu các số liệu đồng thời

để báo cáo lên cấp trên

đ Đối với sheet 5 “Thống kê đội ngũ”: Người sử dụng nhập số liệu vào

các ô, hàng màu vàng; các ô, hàng màu xanh sẽ do phần mềm tự động tính toáncác cột tổng cộng Nếu muốn in người sử dụng kích chọn vào trang này in ra để

so sánh, đối chiếu các số liệu đồng thời để báo cáo lên cấp trên