VAI TRề CỦA HỘI CHỢ TRIỂN LÃM ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG XÚC TIẾN THƯƠNG MẠI CỦA VIỆT NAM

VAI TRề CỦA HỘI CHỢ TRIỂN LÃM ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG XÚC TIẾN THƯƠNG MẠI CỦA VIỆT NAM

Vai trò của hội chợ triển lãm đối với hoạt động xúc tiến thơng mại của Việt Nam (Liên hệ với Trung tâm Hội chợ Thơng mại - Công ty VINEXAD) Mục lục 1 Lời nói đầu 3 Chơng I : Hội chợ triển lãm là một hình thức xúc tiến thơng mại quan trọng 5 I. Khái niệm - Phân loại HCTL 6 1. Khái niệm - Đặc điểm của HCTL a) Các quan niệm về HCTL b) Đặc điểm của HCTL 2. Phân loại Hội chợ - Triển lãm 11 a) Căn cứ theo chủ đề b) Căn cứ theo địa lý II. Chức năng của HCTL 13 III. Các tổ chức về HCTL 16 Chơng II : Thực trạng hoạt động tổ chức HCTL của Việt Nam của Công ty VINEXAD và vai trò của HCTL đối với hoạt động xúc tiến thơng mại 39 I. Giới thiệu Công ty Quảng cáo và Hội chợ Th ơng mại 1. Quá trình ra đời và phát triển 39 2. Chức năng và nhiệm vụ 41 3. Cơ cấu tổ chức (vẽ sơ đồ) 42 II. Hoạt động tổ chức HCTL của Việt Nam và của Cty VINEXAD 48 1. Tổ chức hoạt động HCTL của Việt Nam 48 2. Tổ chức hoạt động HCTL của Cty VINEXAD 49 III. Vai trò của HCTL đối với hoạt động xúc tiến th ơng mại 57 1. Vai trò của HCTL đối với giới thiệu sản phẩm, gắn sản phẩm với lu thông 57 2. Tạo môi trờng giữa ngời sản xuất với các thơng nhân góp phần nâng cao qui cách, chất lợng sản phẩm. 58 1 3. Giúp các doanh nghiệp có thêm thông tin để nâng cao hiệu quả kinh doanh 58 4. Gắn thị trờng trong nớc với thị trờng nớc ngoài 59 5. Giúp cho ngời tiêu dùng hiểu biết về giá trị sử dụng của sản phẩm, nâng cao doanh số bán hàng 59 Ghi chú : Trớc năm 1986, 1986 - 1990, 1991 đến nay. Chơng III : Các giải pháp để hoàn thiện công tác tổ chức HCTL 1. Chiến lợc của Cty VINEXAD trong công tác tổ chức HCTL và đào tạo cán bộ nghiệp vụ năm 2000 - 2005 60 2. Hoàn thiện công tác tổ chức HCTL ở trong nớc 66 3. Hoàn thiện công tác tổ chức HCTL ở nớc ngoài 75 4. Xây dựng Trung tâm HCTL Quốc tế 79 2. Gắn công tác tổ chức HCTL của Việt Nam với các tổ chức HCTL Quốc tế 80 Hoàn thiện hệ thống chính sách quản lý nhà nớc về HCTL 2 Lời mở đầu Hoạt động xúc tiến thơng mại ngày càng đợc quan tâm và phát triển theo đà phát triển của các hoạt động sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu, và ngày càng trở nên đa dạng, phong phú dới nhiều hình thức khác nhau. Trong đó phải nói đến các hoạt động tổ chức Hội chợ Triển lãm Thơng mại (HCTLTM)- một công cụ đắc lực, có hiệu quả cao phục vụ đắc lực các hoạt động xúc tiến thơng mại hiện đại. ở Việt Nam hình thức xúc tiến thơng mại này bắt đầu thu hút sự quan tâm chú ý của các nhà tổ chức, các doanh nghiệp, khách tham quan cũng nh các cơ quan quản lý từ năm 1994 trở lại đây. Từ chỗ một năm chỉ có một tới hai Hội chợ Triển lãm Thơng mại và một, hai đơn vị tổ chức đến nay đã có hàng chục đơn vị tham gia vào việc tổ chức hàng năm trên 200 hội chợ triển lãm trong nớc, tham gia trên 50 Hội chợ Triển lãm ở nớc ngoài. Quy mô và hình thức ngày càng phát triển đòi hỏi phải có sự chỉ đạo, hớng dẫn và quản lý nhằm đa hoạt động Hội chợ Triển lãm Thơng mại trở thành một công cụ thực sự của hoạt động xúc tiến thơng mại, thúc đẩy sản xuất, kinh doanh tăng kim ngạch xuất nhập khẩu và góp phần nâng cao đời sống nhân dân. Dới đây là những kiến thức cơ bản, cốt lõi bao trùm toàn bộ quy trình hoạt động của một Hội chợ Triển lãm Thơng mại diễn ra trong và ngoài nớc, những mặt mạnh , mặt yếu và những vấn đề cần bàn luận, tranh cãi để đa ra các giải pháp tốt nhất giúp cho các cơ quan quản lý nhà nớc, các đơn vị tổ chức kinh doanh Hội chợ Triển lãm Thơng mại trong nớc, các doanh nghiệp Việt Nam tham dự hội chợ triển lãm thơng mại cũng nh đông đảo ngời tiêu dùng có những nhận định đúng đắn và hành động theo đúng quy trình góp phần nâng cao chất lợng, mục đích của các hoạt động Hội chợ Triển lãm Th- ơng mại tại Việt Nam. Vì nội dung rất đa dạng và phức tạp, tôi chỉ xin phép trình bày các vấn đề nổi cộm và các biện pháp chủ yếu nhằm đa các hoạt động Hội chợ Triển lãm Thơng mại của nớc nhà theo kịp các hoạt động Hội chợ Triển lãm của các nớc tiên tiến trên thế giới. Khoá luận đợc trình bày theo bố cục lý luận kết hợp thực tiễn, từ quan niệm đến hiện thực và có mổ xẻ phân tích từng công đoạn cụ thể. Tài liệu tham khảo của nớc ngoài, trong nớc từ các vấn đề mang tính chuyên môn cao 3 đến các vấn đề phản ánh hiện thực sinh động. Kết cấu khoá luận gồm 3 Ch- ơng. Ch ơng I : Hội chợ triển lãm là một hình thức xúc tiến thơng mại quan trọng Ch ơng II : Thực trạng hoạt động tổ chức HCTL của Việt Nam, của công ty VINEXAD và vai trò của HCTL đối với hoạt động xúc tiến thơng mại Ch ơng III : Các giải pháp để hoàn thiện công tác tổ chức HCTL 4 Ch ơng I Hội chợ triển lãm Một hình thức xúc tiến thơng mại quan trọng - Hoạt động thơng mại ra đời khi xuất hiện trao đổi hàng hoá giữa ngời mua và ngời bán có từ khi con ngời biết sản xuất. Việc mua bán trao đổi ngày càng phát triển vợt ra ngoài một vùng, một khu vực, một quốc gia. Hội chợ triển lãm ra đời là một công cụ quan trọng trong việc xúc tiến thơng mại . - Xúc tiến thơng mại là một hoạt động nghiên, trao đổi thông tin giữa ngời sản xuất, ngời mua và ngời bán nhằm đa ra các biện pháp cho sản xuất, sản phẩm, giá cả và nơi tiêu thụ tác động đến thái độ và cách c xử của các đối tợng, là một trong những công cụ quan trọng thúc đẩy sản xuất và kinh doanh. Hoạt động xúc tiến thơng mại nhằm đa ra những mục tiêu cho ngời tiêu dùng biết một sản phẩm đích thực tại một địa điểm chính xác trong thời gian xác định . - Lựa chọn một phơng pháp xúc tiến hợp lý phụ thuộc nhiều vào yêu cầu và tài chính cụ thể. Ta cần xem xét các bớc sau để lựa chọn : 1. Xác định khách hàng chủ yếu 2. Quyết định trình bày gì với họ 3. Dự kiến tài chính 4. Đa ra mục tiêu cần đạt đợc - Khách hàng sẽ thay đổi chủ yếu tùy từng thị trờng và từng loại sản phẩm. Việc lựa chọn khách hàng chủ yếu trong mỗi trờng hợp phải dựa trên cơ sở hiểu rõ về 1. Ngời sử dụng cuối cùng từng sản phẩm 2. Các phơng pháp Marketing thông qua sản phẩm giao đến ngời sử dụng cuối cùng. - Đôi khi công việc này cũng rất quan trọng nhằm xác định ai là ngời tác động đến ngời sử dụng hoặc các thơng gia trong khi quyết định bán hàng - thậm trí mặc dù họ không phải là ngời bán hàng trực tiếp. - Thông thờng cách xúc tiến tốt nhất là tập trung vào việc thuyết phục ngời nhập khẩu để họ nhập hàng, các đại lý, các nhà bán lẻ tầm cỡ hay các nhà sử dụng cuối cùng . Nhng trong các trờng hợp khác, việc xúc tiến có thể là cần thiết để tạo ra nhu cầu tiêu dùng một sản phẩm nhằm thuyết phục các doanh nghiệp mua nó. Thậm chí sau đó việc xúc tiến không phải nhằm vào toàn bộ ngời tiêu 5 dùng mà đến một bộ phận dân chúng đợc lựa chọn, họ hầu hết là ngời mua hàng. - Hầu hết các công cụ thờng dùng của xúc tiến thơng mại đối với các nhà xuất khẩu muốn thâm nhập thị trờng nớc ngoài thông qua các nhà phân phối, các đại lý, các cửa hàng bách hoá tổng hợp, hệ thống bán lẻ hay hay các nhà sử dụng cuối cùng là: + Th từ trực tiếp + Thông tin đại chúng + Tham quan cá nhân + Các đoàn khảo sát + Triển lãm Hội chợ - Hội chợ Triển lãm Thơng mại là những công cụ có hiệu quả thông tin cao, công cụ xúc tiến xuất khẩu nhập khẩu này gắn chặt với các phần sẽ trình bày sau. I. Khái niệm - Phân loại Hội chợ Triển lãm (HCTL) 1. Khái niệm - đặc điểm của HCTL 1.1 Phân biệt các từ sau: Thuật ngữ Hội chợ Triển lãm xuất hiện và đ- ợc sử dụng tại nớc ta từ tiếng nớc ngoài. Theo tiếng Anh thờng sử dụng các từ sau đây - Show: Sự trng bày, cuộc triển lãm - Fair : Hội chợ, chợ phiên - exhibition : Cuộc triển lãm, cuộc trng bày - Exposition : Sự bày hàng, cuộc triển lãm Ghi chú: theo định nghĩa trong từ điển Tuỳ qui mô, nội dung, tính chất, của từng sự trng bày, giới thiệu mà dùng từ Hội chợ hay Triển lãm hay Expo (theo tiếng Anh là Show, fair, Exhibition hay Exposition ) . 1.2. Quan niệm về Hội chợ Triển lãm: - Định nghĩa chung: Một cuộc Triển Lãm là một cuộc trng bày, cho dù với tên gì đi nữa đều có chung một chức năng chính là giáo dục công dân, một cuộc Triển lãm có thể giới thiệu những phơng tiện theo chủ ý của con ng- ời để đáp ứng nhu cầu văn minh hoá hay giới thiệu tiến bộ đạt đợc của một hay nhiều ngành là kết quả của trí tuệ con ngời, hay trng bày những triển 6 vọng cho tơng lai. Một cuộc Triển lãm có tính quốc tế khi có nhiều hơn một nớc tham dự.(Theo định nghĩa của Văn phòng Triễn Lãm quốc tế-B.I.E ) - Định nghĩa theo văn bản Luật Thơng mại ban hành năm 1998: a) Hội chợ Thơng mại là hoạt động xúc tiến thơng mại tập trung trong một thời gian và địa điểm nhất định, trong đó tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh đợc trng bày hàng hoá của mình nhằm mục đích tiếp thị, ký kết hợp đồng mua bán hàng. b) Triển lãm thơng mại là hoạt động xúc tiến thơng mại thông qua việc trng bày hàng hoá, tài liệu về hàng hoá để giới thiệu, quảng cáo nhằm mở rộng và thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá. c) Các Hội chợ, Triển lãm thơng mại phải xác định rõ chủ đề, quy mô,thời gian, địa điểm tiến hành, danh mục hàng hoá, tài liệu về hàng hoá, tên, địa chỉ các tổ chức, cá nhân tham gia. - Định nghĩa theo các nhà tổ chức: a) Hội chợ Thơng mại là một hình thức xúc tiến thơng mại tập hợp các tổ chức, các nhà sản xuất, các nhà kinh doanh, các đợn vị làm dịch vụ tại một địa điểm nhất định (thờng từ 7 - 10 ngày hoặc có thể hơn nữa) nhằm giới thiệu các hoạt động, giới thiệu sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ và tài liệu, tạo cơ hội cho họ cũng nh công chúng nhận biết, trao đổi tiếp cận đàm phán và ký kết hợp đồng. Trong hội chợ các doanh nghiệp đợc phép bán hàng và ngoài các khách là doanh nghiệp đến bàn bạc làm ăn, còn mở cửa tự do đón tiếp đông đảo quần chúng đến xem và mua hàng. Hội chợ thờng có những l- ợng khách vào đông hơn. b)Triển lãm Thơng mại cũng là một hình thức xúc tiến thơng mại song có tính chuyên môn sâu hơn tập hợp các tổ chức, các hàng, các công ty chuyên về sản xuất, kinh doanh, dịch vụ diễn ra tại một địa điểm nhất định, trong một thời gian xác định (thờng từ 3 - 5 ngày, có thể nhiều nhất là 7 ngày) nhằm giới thiệu các sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, tài liệu là dịp tốt nhất cho các doanh nghiệp thu thập thông tin, bàn bạc, trao đổi, đàm phán và ký kết hợp đồng lớn. Trong triển lãm các doanh nghiệp tham dự không bán hàng lẻ, khách tham quan đợc mời đến để làm quen bàn bạc đàm phán ký kết. Triển lãm thờng hội tụ các nhà chuyên môn và thực sự quan tâm đến lĩnh vực họ làm việc. c) Ngoài hai loại hình trên còn có một loại hình là Expo bắt nguồn từ Exposition. Qui mô hình thức và nội dung đa dạng và lớn hơn nhiều hai loại hình trên. Thờng thì mỗi nớc, mỗi khu vực ít nhất là 2 năm hay một vài năm tổ chức một lần trên diện tích lớn hàng trăm nghìn m 2 trong thời gian dài từ 7 1,5 tháng đến 5 tháng, nhng không quá 6 tháng. Những Expo này muốn thực hiện phải đợc Phòng Triển lãm Quốc tế công nhận (The International Exhibitions Bureau - BIE) việc tổ chức, thực hiện phải tuân thủ theo hiệp định về triển lãm thế giới ký tại Pari ngày 22/11/1928 đợc bổ xung các nghị định ngày 10/5/1948, 16/11/1960, 30/11/1972 và sửa đổi ngày 24/6/1982, 31/5/1988. Thực tế ở Việt Nam hiện nay khái niệm về triển lãm, hội chợ hay Expo còn bị hiểu lầm hay hiểu cha đúng. Do vậy, đối với một số Hội chợ Triển lãm khi lấy tên cha phù hợp với qui mô, nội dung, hình thức, tính chất của nó. Điều này do gần đây nhiều đơn vị không phải chuyên ngành cũng tham gia vào việc tổ chức các Hội chợ và Triển lãm Thơng mại. Ngoài ra cũng có những tổ chức do chạy theo kinh doanh do vậy cũng không muốn phân định rõ tên, xác định rõ mục đích và nội dung nhằm thu hút khách tham dự cũng nh khách tham quan, tranh thủ tăng doanh số để đảm bảo lấy thu bù chi. 1.3. Đặc điểm của hội chợ và triển lãm thơng mại Là một hình thức xúc tiến thơng mại trực tiếp, đem lại hiệu quả cao do vậy Hội chợ Triển lãm Thơng mại thờng đòi hỏi những yêu cầu cao về nội dung của hoạt động maketing. Qua các Hội chợ Triển lãm Thơng mại các doanh nghiệp có thể thu đợc lợng thông tin nhanh, chính xác và có điều kiện thuận lợi để đa ra các quyết định trong quá trình thâm nhập thị trờng. Bởi vì các đặc điểm riêng biệt của Hội chợ Triển lãm Thơng mại là : + Đa ra đợc nhận xét tổng quát về thị trờng, sản phẩm, bạn hàng, dịch vụ thậm chí cả phong tục tập quán và các cách tiếp cận qua khách hàng và sản phẩm + Cùng một lúc có thể quan tâm đợc tất cả các yếu tố cần thiết + Trao đổi thông tin tiếp thị một cách cụ thể + Trực tiếp làm việc hay liên lạc với đối tác + Giới thiệu một lúc cho cả 3 đối tợng : Ngời bán, ngời mua, ngời sử dụng + Tận dụng tất cả các hoàn cảnh + Đạt đến sự hiểu biết tờng tận + Lôi cuốn sự chú ý của các quảng đại quần chúng + Cơ sở tốt để kiểm chứng thị trờng * Những đặc điểm khác biệt này tạo thuận lợi cho Hội chợ Triển lãm Thơng mại có thể đặt đợc những kết quả nhanh hơn các kỹ thuật xuất nhập khẩu. Hội chợ Triển lãm Thơng mại có thể đợc dùng để tạo ra những thị trờng xuất nhập khẩu lớn khác nhau . 8 - Tính phức tạp của Hội chợ Triển lãm Thơng mại là: Sự tham dự bao hàm ý rằng sẽ có một sự bùng nổ về sản phẩm, tổ chức, cán bộ và ngay cả về một qui mô cũng nh cả một đất nớc. Vì vậy, nó đợc xem nh là một vấn đề lớn đối với một ngành, nhiều ngành, thậm chí cả một đất nớc đòi hỏi phải đợc xem xét và chuẩn bị . - Nhiều nhà quản lý giỏi trở thành thiếu năng lực khi đợc giao nhiệm vụ lập kế hoạch và giám sát hàng trng bày. Đặc biệt là những ngời mới vào nghề có thể sẽ bị choáng váng bởi sự mới lạ của tình huống này. Sự tham dự vào Hội chợ Triển lãm Thơng mại bao gồm những vấn đề phức tạp sau: + Vấn đề thời hạn cuối cùng và khẩn cấp + Coi là công việc bổ trợ + Va chạm đến nhiều ngời + Phát sinh những vấn đề không dự đoán đợc + Đòi hỏi sự ứng biến - Các chủ thể của Hội chợ Triển lãm Thơng mại a) Các chủ thể chính của Hội chợ Triển Lãm Thơng mại gồm: + Ngời tổ chức (Organizer): là đơn vị đợc phép hoạt động kinh doanh lĩnh vực Hội chợ Triển lãm Thơng mại ở các cấp khác nhau nh thuộc Bộ, Ngành, UBND tỉnh, Ngời đứng ra tổ chức, chịu trách nhiệm trớc các cơ quan quản lý, cơ quan pháp luật, chính phủ, các đối tác về nội dung, hình thức chất lợng, hiệu quả. Một nhà tổ chức lớn và có tiếng tăm phải đảm bảo qui mô, nội dung, hình thức, chất lợng Hội chợ Triển lãm Thơng mại do mình tổ chức, biết kết hợp các sức mạnh của các đối tác và có một mạng lới dịch vụ phục vụ Hội chợ Triển lãm Thơng mại hoàn hảo và có chất lợng. Nhà tổ chức thờng tìm các đơn vị cùng phối hợp tổ chức, cùng tổ chức chung, các nhà ủng hộ, các nhà tài trợ + Ngời tham dự ( Exhibitor ): chủ thể không thể thiếu trong các Hội chợ Triển lãm Thơng mại. Số lợng khách tham dự sẽ quyết định qui mô, tính chất và hiệu quả của Hội chợ Triển lãm Thơng mại. Khách tham dự ở càng nhiều khu vực, địa phơng, trong nớc và ngoài nớc thì Hội chợ Triển lãm Th- ơng mại càng mang tính quốc tế sâu sắc. Thông qua chủ thể này tính chất và nội dung của Hội chợ Triển lãm Thơng mại mới đợc bộc lộ phản ánh và chính khách tham dự quyết định loại hình Hội chợ Triển lãm Thơng mại. Khách tham dự trng bày giới thiệu sản phẩm, dịch vụ dới các hình thức bằng hình ảnh, bằng nghe nhìn, hiện vật . giúp cho Hội chợ Triển lãm Thơng mại thêm sôi động và phong phú. Chính họ và một phần những công tác vận động tiếp thị của Ngời tổ chức sẽ thu hút khách tham quan đến đông hay vắng. Chính họ tạo nên môi trờng cho các hoạt động trao đổi, gặp gỡ, cam kết và ký hợp 9 đồng , mở rộng tiếp tục các hoạt động trao đổi thơng mại, xuất nhập khẩu giữa ngời sản xuất, ngời kinh doanh và tiêu dùng, giữa các doanh nghiệp và giữa các vùng, các nớc, các khu vực. + Ngời tham quan (Visitor): thờng phân ra làm hai loại : - Ngời tham quan chuyên môn (Business Visitor) và Ngời tham quan công chứng (Public Visitor). Tuỳ tính chất và nội dung của từng loại hình Hội chợ Triển lãm Thơng mại mà Ngời tổ chức và Khách tham dự có ý định tuyên truyền, quảng cáo, vận động đối tợng nào tham quan và qui định thời gian, l- ợng khách tham quan bao nhiêu để đặt mục đích của Hội chợ Triển lãm Th- ơng mại . b) Các chủ thể phụ khác không thể thiếu trong quá trình tổ chức Hội chợ Triển lãm Thơng mại : - Đơn vị cùng tổ chức (Joint Organizer): có chức năng và nhiệm vụ giống ngời tổ chức, song tuỳ từng lĩnh vực chuyên sâu và đợc phân trách nhiệm và hởng quyền lợi tơng ứng. - Đơn vị Phối hợp tổ chức (Co-Organizer): thờng thì chỉ giúp từng phần việc theo thế khả năng và chuyên môn của mình do ngời tổ chức quyết định. - Đơn vị bảo trợ ( Sponsor ): là các cơ quan chính phủ, các bộ ngành, các tập đoàn các hãng đang cần khuyếch trơng về các hoạt động và thanh danh của mình tại một khu vực và thời điểm nhất định, ủng hộ trực tiếp về vật chất và tài chính, kinh tế nhằm tăng cờng chất lợng và hiệu quả của Hội chợ Triển lãm Thơng mại. - Đơn vị ủng hộ ( Supporter ): các cơ quan lãnh đạo chuyên ngành, các lãnh đạo các địa phơng, các hãng thông tấn và báo chí . thờng là những ngời ủng hộ các Hội chợ Triển lãm Thơng mại về mọi mặt đặc biệt trong việc cố vấn các vấn đề chuyên môn nh tìm đối tác, vận động khách chuẩn bị các nội dung hội thảo chuyên đề, ủng hộ và nhiều hoạt động khách. - Đơn vị thiết kế và dàn dựng gian hàng ( Stand contractor ): là đơn vị chuyên về tạo cho Hội chợ Triển lãm Thơng mại có tính chuyên sâu, khuyếch trơng và tái tạo các gian hàng đặc biệt, gian hàng quốc gia, gian hàng tiêu chuẩn đồng thời tái tạo toàn cảnh không gian trong và ngoài nhà khu dieenx ra Hội chợ Triển lãm Thơng mại. Đây là đơn vị làm cho bộ mặt của Hội chợ Triển lãm Thơng mại thêm hấp dẫn, gây ấn tợng và thu hút sự tò mò hiếu kỳ của khách tham quan. - Đơn vị vận chuyển hàng hoá trong và ngoài nớc(Freight Forwarder): là các đơn vị vận chuyển hàng không, đờng biển, đờng bộ hỗ trợ đắc lực cho 10 . Vai trò của hội chợ triển lãm đối với hoạt động xúc tiến thơng mại của Việt Nam (Liên hệ với Trung tâm Hội chợ Thơng mại - Công ty VINEXAD). Việt Nam và của Cty VINEXAD 48 1. Tổ chức hoạt động HCTL của Việt Nam 48 2. Tổ chức hoạt động HCTL của Cty VINEXAD 49 III. Vai trò của HCTL đối với hoạt động