Giải pháp xây dựng nền văn hoá chất lượng vững mạnh tại công ty kinh doanh và chế biến than hà nội

Đại hội lần thứ VI của Đảng (tháng 12 năm 1986) đã khởi xướng đường lối đổi mới toàn diện đất nước, lấy đổi mới kinh tế làm trọng tâm, thực hiện những bước chuyển cơ bản có ý nghĩa chiến lược trên bốn mặt có quan hệ hữu cơ với nhau từ mô hình kinh tế kế hoạch hoá tập trung bao cấp sang mô hình kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Để theo kịp với sự thay đổi đó sinh viên trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân đã được trang bị những kiến thức, tư duy kinh tế vận hành trong cơ chế thị trường. Sau một thời gian học tập lý thuyết tại trường để có thể gắn lý luận với thực tế, kết hợp học ở trường với xã hội, rèn luyện kỹ năng, phương pháp làm việc của nhà quản trị kinh doanh, bước đầu làm quen với phân tích, đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh thực tiễn, từ đó đưa ra chính kiến các nhân về các vấn đề quan tâm, tiếp cận tìm hiểu hoạt động thực tế để nắm bắt tốt hơn kiến thức chuyên nghành. Sinh viên khoa quản trị kinh doanh được đến các cơ sở để tìm hiểu hoạt động thực tiễn. Quá trình thực tập được chia làm 2 giai đoạn: trong đó giai đoạn một sinh viên cần phải tìm hiểu một cách bao quát nhất về doanh nghiệp, nơi đến thực, giai đoạn hai sinh viên thực hiện báo cáo thực tập chuyên sâu. Sau thời gian 14 tuần thực tập tại Công Ty Kinh Doanh và Chế Biến Than Hà Nội tác giả bài viết nhận thấy vấn đề văn hoá chất lượng tại công ty cần được xem xét, đánh giá một cách chính xác để từ đó có những điều chỉnh, phát huy kịp thời. Trong bài viết không tránh khỏi những thiếu xót em rất mong được sự thông cảm và góp ý kiến của các thầy, cô và các bạn

Lời nói đầu Đại hội lần thứ VI của Đảng (tháng 12 năm 1986) đã khởi xớng đờng lối đổi mới toàn diện đất nớc, lấy đổi mới kinh tế làm trọng tâm, thực hiện những bớc chuyển cơ bản có ý nghĩa chiến lợc trên bốn mặt có quan hệ hữu cơ với nhau từ mô hình kinh tế kế hoạch hoá tập trung bao cấp sang mô hình kinh tế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc theo định hớng xã hội chủ nghĩa. Để theo kịp với sự thay đổi đó sinh viên trờng Đại học Kinh Tế Quốc Dân đã đợc trang bị những kiến thức, t duy kinh tế vận hành trong cơ chế thị trờng. Sau một thời gian học tập lý thuyết tại trờng để có thể gắn lý luận với thực tế, kết hợp học ở trờng với xã hội, rèn luyện kỹ năng, phơng pháp làm việc của nhà quản trị kinh doanh, bớc đầu làm quen với phân tích, đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh thực tiễn, từ đó đa ra chính kiến các nhân về các vấn đề quan tâm, tiếp cận tìm hiểu hoạt động thực tế để nắm bắt tốt hơn kiến thức chuyên nghành. Sinh viên khoa quản trị kinh doanh đợc đến các cơ sở để tìm hiểu hoạt động thực tiễn. Quá trình thực tập đợc chia làm 2 giai đoạn: trong đó giai đoạn một sinh viên cần phải tìm hiểu một cách bao quát nhất về doanh nghiệp, nơi đến thực, giai đoạn hai sinh viên thực hiện báo cáo thực tập chuyên sâu. Sau thời gian 14 tuần thực tập tại Công Ty Kinh Doanh và Chế Biến Than Hà Nội tác giả bài viết nhận thấy vấn đề văn hoá chất lợng tại công ty cần đợc xem xét, đánh giá một cách chính xác để từ đó có những điều chỉnh, phát huy kịp thời. Trong bài viết không tránh khỏi những thiếu xót em rất mong đợc sự thông cảm và góp ý kiến của các thầy, cô và các bạn 1 Phần I Tổng quan chung về công ty kinh doanh và chế biến than Hà nội I. Quá trình hình thành và phát triển. Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội là một trong 10 đơn vị trực thuộc của Công ty chế biến và kinh doanh than Miền Bắc, đợc thành lập vàongày 9/12/1974 theo quyết định số 1878/ĐT - QLKT của bộ trởng bộ điện than. Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội hoạt động với t cách pháp nhân không đầy đủ, hạch toán kinh tế phụ thuộc và chịu trách nhiệm bảo toàn, phát triển vốn do Công ty chế biến và kinh doanh than miền Bắc giao, có tài khoản tại ngân hàng nhà nớc và đợc sử dụng con dấu theo mẫu của nhà nớc quy định. Nhiệm vụ chính của công ty là hoạt động chế biến và kinh doanh than, chuyên mua than ở mỏ và bán than cho các đơn vị sử dụng than trong địa bàn Hà Nội và các tỉnh lân cận. Tên giao dịch: Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội. Cấp quản lý : Công ty chế biến và kinh doanh than Miền Bắc. Trụ sở chính : Số 5 - phố Phan Đình Giót - Thanh Xuân - Hà Nội. Điện thoại : 04.8643359 Fax: 04.8641169 Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là tổ chức thu mua, cung ứng đủ than theo kế hoạch cho nhu cầu sử dụng than trên địa bàn các tỉnh: Hà Nội, Hà Tây, Hoà Bình, Sơn La, Lai Châu. Do yêu cầu hoạt động và nhiệm vụ đòi hỏi, công ty đã qua nhiều lần đổi tên: Từ năm 1975 đến 1978 tên Công ty là " Công ty quản lý và phân phối than Hà Nội" trực thuộc Tổng công ty quản lý và phân phối than Bộ Điện Than. 2 Từ năm 1979 đến năm 1981 đổi tên là " Công ty quản lý và cung ứng than Hà nội" trực thuộc Tổng công ty cung ứng than Bộ mỏ và than sau này là Bộ Năng L- ợng. Từ năm 1988 công ty có biến động tổ chức theo Quyết định của Bộ Năng L- ợng ngày 01/01/1988 sát nhập Xí nghiệp cơ khí vận tải vào Công ty cung ứng than Hà Nội, và thời điểm này số lợng CBCNV của công ty lên tới 735 ngời. Ngày 30/06/1993 theo chủ trơng Nhà nớc thành lập lại doanh nghiệp nhà n- ớc. Bộ Năng Lợng đã ra quyết định số 448/ NL - TCCB - LĐ về việc thành lập lại doanh nghiệp Nhà nớc, " Công ty cung ứng than Hà Nội " trở thành " Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội" trực thuộc Tổng công ty chế biến và kinh doanh than Việt Nam. Có nhiệm vụ kinh doanh và sản xuất chế biến than sinh hoạt phục vụ các nhu cầu sản xuất và sinh hoạt của các hộ tiêu thụ thuộc địa bàn Hà Nội và các vùng phụ cận, các tỉnh Hà Tây, Hoà Bình, Sơn La, Lai Châu. Ngày 10/10/1994 Thủ tớng Chính phủ ra quyết định số 563/ TTD thành lập " Tổng công ty than Việt Nam" để chấn chỉnh và lập lại trật tự trong khai thác sản xuất và kinh doanh than, Công ty chế biến và kinh doanh than miền Bắc, công ty chế biến và kinh doanh than Miền Trung, Công ty chế biến và kinh doanh than Miền Nam.Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội là một trong số 10 công ty trực thuộc dới sự phân cấp và quản lý trực tiếp của công ty chế biến và kinh doanh than Miền Bắc. II. Những đặc điểm chủ yếu của công ty kinh doanh và chế biến than hà nội 1. Sản phẩm và thị tr ờng . 1.1 Sản phẩm: ể tìm hiểu về một công ty trớc tiên ta quan tâm đến sản phẩm của công ty đó là cái gì?. Hiện nay công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội thực hiện chính sách đa dạng hoá sản phẩm theo phơng châm đáp ứng đúng, đủ theo yêu cầu của khách hàng. Cơ cấu chủng loại than kinh doanh của công ty gồm 3 nhóm sau: Đ 3 Nhóm 1 - Than cục: Gồm các loại than cục số 2, số 3, số 4, số 5, nhóm này chiếm khoảng 50% trong tổng doanh thu than kinh doanh của công ty. Nhóm 2 - Than cám: Gồm các loại than cám số 3, số 4, số 5, số 6, số 7, nhóm này chiếm tỷ trọng khoảng 35% trong tổng doanh thu than kinh doanh của công ty. Nhóm 3 - Than chế biến: là loại than đợc công ty chế biến thành than tổ ong và than đóng bánh, nhóm này chiếm khoảng 15% trong tổng doanh thu than kinh doanh của công ty. Bảng 1: Cơ cấu chủng loại hàng hoá kinh doanh than của công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội (số liêụ 6 tháng đầu năm 2003) Đơn vị tính: triệu đồng. Loại than Doanh thu - Than cục 6182,4 - Than cám 4286,6 - Than chế biến 1606,0 Tổng 12075,0 Nguồn: Số liệu kế toán Công ty KD& CB than Hà Nội Qua bảng trên ta có thể miêu tả cụ thể tỷ lệ doanh thu của từng loại than trong tổng doanh thu bán than của Công ty trong 6 tháng đầu năm 2003 qua biểu đồ sau: Biểu 1: Biểu đồ Tỷ lệ doanh thu của từng loại than 52% 35% 13% Than cục Than cám Than chế biến Ta có thể tìm hiểu các loại than mà Công ty đang chế biến và kinh doanh và địa điểm khai thác thông qua bảng sau: 4 Bảng 2: Danh mục than kinh doanh Công ty KD&CB than Hà Nội. TT Chủng loại than Địa điểm khai thác I. Than cục 1 Than cục số 2 Hòn Gai 2 Than cục số 2 Mạo Khê 3 Than cục số 3 Hòn Gai 4 Than cục số 3 Vàng Danh 5 Than cục số 4 Hòn Gai 6 Than cục số 4 Vàng Danh 7 Than cục số 5 Hòn Gai II. Than cám 1 Than cám số 3 Hòn Gai 2 Than cám số 3 Mạo Khê 3 Than cám số 4 Hòn Gai 4 Than cám số 4 Núi Hồng 5 Than cám số 5 Mạo Khê 6 Than cám số 6 Hòn Gai 7 Than cám số6 Mạo Khê 8 Than cám số 7 Núi Hồng 9 Than cám số 7 Hòn Gai III. Than chế biến 1 Than tổ ong 2 Than đóng bánh Nguồn : phòng kế hoạch kinh doanh. Các chủng loại than Công ty đang kinh doanh đều theo tiêu chuẩn Việt Nam, tiêu chuẩn nghành và các quy định của Tổng công ty than Việt Nam ban hành. 1.2 Thị tr ờng. Sau khi đã tìm hiểu xong sản phẩm của công ty là cái gì? Thì ta lại đặt ra câu hỏi là thị trờng tiêu thụ sản phẩm của công ty là ở đâu? 5 Chuyển sang cơ chế thị trờng Công ty KD& CB than Hà Nội không thực hiện chức năng phân phối theo kế hoạch của nhà nớc mà phải tự tìm kiếm thị trờng tiêu thụ sản phẩm.Cơ chế thị trờng đòi hỏi các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển đợc thì doanh nghiệp đó cần phải lỗ lực hết sức đặc biệt là trong khâu tìm kiếm thị trờng, bởi vì ta có thể thấy rằng trong cơ chế thị trờng một mặt hàng nhng có nhiều doanh nghiệp cùng sản xuất. Hơn nữa với sự phát triển của khoa học kỹ thuật số lợng các sản phẩm thay thế là rất lớn. Nh vậy ta có thể khẳng định một điều rằng là việc tìm kiếm thị trờng tiêu thụ sản phẩm là hết sức quan trọng Thị trờng đầu ra của Công ty KD& CB than Hà Nội tuân theo sự phân vùng địa lý của công ty CB&KD than Miền Bắc. Công ty KD& CB than Hà Nội tiêu thụ than trên địa bàn Hà Nội và các vùng phụ cận nh : Hà Tây, Hoà Bình, Sơn La, Lai Châu. Trong điều kiện khai thác các nguồn năng lợng trong nớc, khai thác than là đơn giản và có hiệu quả, đầu t ít hơn so với đầu t khai thác dầu mỏ, khí đốt, đặc biệt là lợi thế lộ thiên trong đất liền. Do đó giá thành của than sẽ hạ hơn so với một số loại nhiên liệu khác. Vì vậy than là nguồn năng lợng chủ yếu trong sản xuất. Một số nghành tiêu dùng than thờng xuyên với số lợng lớn nh: Nhiệt điện, phân hoá học, sản xuất giấy, xi măng, luyện kim . Nhu cầu về chủng loại than giữa các nghành này cũng khác nhau ví dụ: nghành luyện gang thép đòi hỏi than cốc. Do nắm đợc nhu cầu của thị trờng do vậy trong những năm qua Công ty KD& CB than Hà Nội đã đáp ứng tốt nhu cầu của một số nghành trên. Nhu cầu than cho sinh hoạt cũng không thể bỏ qua. Giá điện sinh hoạt và giá Gas vẫn còn cao hơn so với giá than. Hơn nữa, nếu dùng Gas hay dùng điện thì đầu t ban đầu còn cao hơn dùng than, mà thu nhập của nhiều hộ ở ngoại thành các tỉnh, đặc biệt là ở nông thôn, vùng núi, vùng sâu, vùng xa vẫn còn thấp. Nh vậy khách hàng của Công ty KD& CB than Hà Nội đợc chia làm 3 loại: Khách hàng là các tổ chức sản xuất: Các đơn vị sản xuất dùng than nh là một nhiên liệu phục vụ sản xuất.Những khách hàng này thờng mua than với khối lợng lớn, tơng đối ổn định và ký hợp đồng theo năm. Đây là nhóm khách hàng thờng tiêu dùng các chủng loại than cục, than cám có chất lợng cao. Có thể nói đây là nhóm khách hàng quan trọng nhất của công ty. 6 Khách hàng là các tổ chức thơng mại: Đây là nhóm khách hàng mua sản phẩm của công ty phục vụ mục đích thơng mại, ví dụ họ mua than của công ty về bán cho những ngời tiêu dùng. Nhóm khách hàng này thờng tiêu thụ loại than cục số 4, số 5 và than cám các loại. Sản phẩm than mà nhóm khách hàng này đòi hỏi không cao nhng yếu tố giá cả phải hợp lý. Khách hàng là ngời sản xuất nhỏ và các hộ gia đình: nhóm khách hàng này tiêu thụ sản phẩm của công ty với số lợng không lớn. Nhng đây lại là nhóm khách hàng đem lại cho công ty nhiều thế mạnh đó là công ty có thể thu hồi vốn nhanh, đẩy mạnh tốc độ quay vòng của vốn, số lợng mua ổn định. Nhóm khách hàng này thờng tiêu dùng than cám và than chế biến. Ngoài việc ta tìm hiểu về các loại khách hàng của công ty, ta có thể tham khảo thị phần của Công ty KD& CB than Hà Nội tại khu vực Hà Nội: Bảng 3: Thị phần than của các doanh nghiệp tại khu vực Hà Nội năm 2002 Tên doanh nghiệp Thị phần (%) Công ty KD& CB than Hà Nội 72 Công ty than Đông Bắc 12 Công ty than Nội Địa 10 Tổng đội TNXP 4 Các hộ cá nhân kinh doanh khác 2 Nguồn: phòng kinh doanh Công ty KD& CB than Hà Nội Qua bảng 2 cho thấy tại địa bàn khu vực Hà Nội thị phần tiêu thụ của công ty chiếm phần lớn hơn nhiều so với các đối thủ cạnh tranh khác trên thị trờng. Ngoài thị trờng là khu vực Hà Nội thì công ty còn bán sản phẩm ở một số tỉnh lân cận, ta có thể tìm hiểu tại doanh thu trong tiêu thụ than ở mỗi khu vực chiếm bao nhiêu phần trăm trong tổng doanh thu thông qua bảng sau: Bảng 4: Cơ cấu thị tr ờng theo khu vực địa lý năm 2002 Khu vực Tỷ lệ (%) Hà Nội 63 Hà Tây 19 Lai Châu 8 Sơn La 6 Khu vực khác 4 Nguồn: phòng kế hoạch kinh doanh. 7 Giám đốc Các khu vực thị trờng đối với công ty hiện nay, khu vực Hà Nội vẫn chiếm tỷ trọng lớn nhất. Theo bảng 3 khu vực Hà Nội chiếm 63% doanh thu của công ty. Sở dĩ nh vậy là vì khu vực Hà Nội tập trung nhiều nhà máy, xí nghiệp lớn tiêu thụ than của công ty nh: Công ty gạch Xuân Hoà, Công ty cao su Sao Vàng, Công ty bia Hà Nôi, . Công ty có lợi thế hơn các đối thủ cạnh tranh đó là: Công ty có thể cung cấp than kịp thời theo yêu cầu của khách hàng, có uy tín để ký hợp đồng bán than dài hạn cho một số đơn vị với khối lợng lớn Ngoài thị trờng Hà Nội còn tiêu thu than trên địa bàn một số tỉnh phụ cận nh Hà Tây, Lai Châu, Sơn La, .Gần đây lợng than tiêu thụ trên thị trờng các tỉnh miền núi nh Sơn La, Lai Châu đang giảm mạnh do nhà nớc bỏ chính sách trợ giá làm cho giá bán than cao lên. Giá bán than của công ty ở các tỉnh miền núi cao lên là cớc phí vận tải cao. Chính vì vậy đỗi với thị trờng này, hiện nay công ty chỉ bán ngay tại các trạm, khách hàng tự vận chuyển. 2. Cơ cấu tổ chức. Sau khi tìm hiểu về sản phẩm và thị trờng của công ty thì ta cần tìm hiểu xem để Công ty có thể hoạt động đợc có hiệu quả nh hiện nay thì cơ cấu tổ chức quản lý cuả công ty đợc thực hiện nh thế nào: 2.1 Mô hình tổ chức của công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội. 8 Các phó giám đốc Phòng kế toán Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng tổ chức hành chính Mối quan hệ chức năng. Mối quan hệ trực tiếp Nguồn: phòng tổ chức hành chính 2.2 Bộ máy quản lý. Nói đến cơ chế thị trờng là nói đến cạnh tranh giữa các doanh nghiệp, giữa các tổ chức kinh tế ở mọi thành phần và mọi lĩnh vực khác nhau. Cạnh tranh là động lực để phát triển kinh tế. Muốn tồn tại đợc thì các doanh nghiệp phải giải đợc bài toán tổ chức, quản lí doanh nghiệp sao cho có hiệu quả. Công ty KD&CB than Hà Nội sau những trải nghiệp thì cơ cấu tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng trở nên có hiệu quả. Nh vậy ta cùng tìm hiều Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty. 9 Các trạm KD & CB than Trạm KD $ CB than Giáp Nhị Trạm KD $ CB than Vĩnh Tuy Trạm KD $ CB than Ô Cách Trạm KD $ CB than Cổ loa Trạm KD $ CB than Sơn Tây Cửa hàng số 1 cửa hàng vĩnh Tuy cửa hàng Đông Anh cửa hàng Cổ Loa ban KCS Cửa hàng số 2 Cửa hàng số 3 Đứng đầu tổ chức bộ máy quản lý là giám đốc công ty: là ngời điều hành cao nhất về các mặt hoạt động của Công ty và chụi trách nhiệm trớc giám đốc công ty chế biến và kinh doanh than Miền Bắc và Tổng công ty than Việt Nam. Các phòng chức năng (phòng tổ chức hành chính, phòng kế hoạch kinh doanh, phòng kế toán) đặt dới sự chỉ đạo, giám sát của giám đốc và các phó giám đốc. Các phòng chức năng có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc trong phạm vi chuyên môn. Hớng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra chuyên môn nghiệp vụđối với các đơn vị trong công ty. Chức năng cụ thể của từng phòng nh sau: Phòng kế hoạch kinh doanh: Tham mu cho giám đốc về việc lập và theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Phòng tài chính kế toán: Phụ trách và theo dõi phần tài chính và kế toán toán của công ty. Phòng tổ chức hành chính: tham mu và giúp giám đốc trong các lĩnh vực nh tổ chức nhân sự, giải quyết các đơn từ thắc mắc, khiếu nại, quản lý tiền lơng và các chế độ chính sách đối với ngời lao động. Các trạm trực thuộc: Trong thời kì bao cấp trạm than chỉ là nơi nhập và xuất than theo chỉ tiêu kế hoạch của nhà nớc, nói cách khác chỉ là " kho than " của Công ty. Chuyển sang cơ chế thị trờng, ngoài chức năng trên, trạm than còn là nơi tiến hành công tác chế biến than để phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật mà công nghệ sản xuất của khách hàng đòi hỏi, là nơi trực tiếp bán hàng, trực tiếp theo dõi biến động của thị trờng hàng ngày, hàng giờ. Nh vậy việc áp dụng cơ cấu quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng vừa phát huy đợc năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng, vửa bảo đảm quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến. 3. Công nghệ. Công nghệ là yếu tố quan trọng với mỗi doanh nghiệp có tiến hành hoạt động sản xuất. Công ty KD&CB than Hà Nội chủ yếu là mua than ở mỏ đã đợc phân loại sau đó đem kinh doanh, nhng tuỳ từng hoàn cảnh cụ thể cũng có đôi lúc Công ty mua than nguyên cha qua phân loại để về phân loại, một sản phẩm không thể thiếu của Công ty đó là than chế biến. Nói tóm lại để tìm hiểu đợc công nghệ của Công ty KD&CB than Hà Nội thì ta cần tìm hiểu công nghệ làm than chế biến ( bao gồm than tổ ong, than đóng bánh) và công nghệ phân loại than nguyên. 10