MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 PHẦN I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN. 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Hội đồng nhân dân – UBND xã Đại Bình 3 1.1. Chức năng của UBND xãĐại Bình 4 1.2.Nhiệm Vụ, Quyền Hạn của UBND xãĐại Bình 5 1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND xãĐại Bình 9 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính của Văn phòng UBND xã Đại Bình 10 2.1 Chức năng 10 2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 10 2.3. Cơ cấu tổ chức 11 2.4. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 12 3.Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức. 14 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của UBND xãĐại Bình về công tác Văn thư, Lưu trữ. 14 3.2. Công tác xây dựng kế hoạch công tác (tuần, tháng, quý, năm) của cơ quan 14 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Đại Bình. 17 3.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND xãĐại Bình. 17 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của UBND xã Đại Bình 17 3.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của UBND xãĐại Bình. 18 3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản. 18 3.4.1. Sơ đồ hóa quản lý và giải quyết văn bản đi 18 3.4.2.Sơ đồ hóa quản lý và giải quyết văn bản đến 19 3.4.3. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của UBND xãĐại Bình 20 3.5.Tìm hiểu về tổ chức Lưu trữ của UBND xã Đại Bình 20 4. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 22 4.1.Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị và cơ sở vật chất của UBND xã Đại Bình. 22 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí trang thiết bị của văn phòng UBND xã Đại Bình. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 22 4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm được sử dụng của văn phòng UBND Xã Đại Bình ( Phần mềm quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý tài sản, quản lý tài chính). Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại. 23 5. Phương pháp tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND xã 5.1) Tác dụng của chuyến công tác 5.2. Các loại chuyến đi công tác của UBND xã 5.3. Phương pháp tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND xã 6. Phương pháp xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ của UBND xã 6.1. Khái niệm, ý nghĩa tác dụng của chương trình công tác thường kỳ 6.2. Các loại chương trình công tác thường kỳ ở UBND xã 6.3. Nội dung bản chương trình công tác thường kỳ 6.4. Trình tự xây dựng chương trình công tác thường kỳ 6.5. Thời gian xây dựng chương trình công tác thường kỳ 6.6. Tổ chức thực hiện chương trình công tác 6.7. Tổng kết thực hiện chương trình 7. Phương pháp tổ chức các cuộc hội họp của UBND xã 7.1. Tác dụng của các cuộc hội họp 7.2. Các loại cuộc hội họp của UBND xã 7.3. Phương pháp tổ chức hội nghị 8. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU CỦA VĂN PHÒNG UBND Xà ĐẠI BÌNH: PHẦN II.Xà ĐỀ THỰC TẬP 25 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN THƯ- LƯU TRỮ 25 TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN Xà ĐẠI BÌNH 25 LỜI MỞ ĐẦU 25 1. Lý do chọn đề tài 25 2. Lịch sử nghiên cứu 26 3. Đối tượng và giới hạn phạm vi nghiên cứu 26 4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 26 5. Cơ sở phương pháp lý luận và phương pháp nghiên cứu 27 6. Giả thuyết khoa học 27 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 27 8. Cấu trúc của đề tài 28 CHƯƠNG 1.NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN XÃĐẠI BÌNH 29 1.1 Khái niệm, tầm quan trọng của công tác văn thư-lưu trữ 29 1.1.1. Khái niệm về công tác Văn Thư 29 1.1.2. Khái niệm về công tác lưu trữ 29 1.1.3. Vị trí, vai trò của công tác văn thư-lưu trữ 30 2.1.Yêu cầu của công tác văn thư –lưu trữ 31 3.1. Những quy định của nhà nước về công tác văn thư-lưu trữ 32 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN Xà ĐẠI BÌNH 33 2.1. Công tác tổ chức biên chế làm công tác Văn thư-Lưu trữ 33 2.1.1. Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư – lưu trữ 33 2.1.2. Cơ sở vật chất phục vụ công tác VTLT tại UBND xãĐại Bình 33 2.1.3. Tổ chức đào đạo nâng cao trình độ chuyên môn 34 2.2. Xây dựng các văn bản của cơ quan về VTLT 34 2.3. Công tác tổ chức thực hiện công tác VTLT 35 2.3.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 36 2.3.2. Thẩm quyền ban hành văn bản 36 2.3.3. Quy trình soạn thảo văn bản 36 2.3.4. Thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản 37 2.3.5.Quản lý và giải quyết văn bản 38 2.3.5.1 Việc quản lý văn bản đến 38 2.3.5.2 Giải quyết văn bản đi 49 2.3.6. Lập hồ sơ hiện hành, lưu và nộp vào lưu trữ cơ quan 52 2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của UBND xãĐại Bình so với quy định hiện hành 54 2.5. Công tác lưu trữ 55 2.5.1. Phân loại tài liệu lưu trữ 55 2.5.2. Thu thập, bổ sung tài liệu 56 2.5.3. Chỉnh lý tài liệu 56 2.5.4. Bảo quản hồ sơ tài liệu 57 2.5.5 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu 57 2.6. Đánh giá công tác văn thư lưu trữ của UBND xãĐại Bình 58 2.6.1. Công tác văn thư 58 2.6.2. Công tác lưu trữ 59 CHƯƠNG 3.CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HƠN NỮA CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN Xà ĐẠI BÌNH 60 3.1 Đánh giá chung. 60 3.2. Giải pháp về nhân sự 60 3.3. Nâng cao trình độ đối với nhân viên văn thư lưu trữ 60 3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ 61 3.5. Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động văn thư 61 3.6. Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác văn thư lưu trữ 61 PHẦN KẾT LUẬN 63 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT 64 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 65 PHỤ LỤC 66
LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn Thầy Nguyễn Mạnh Cường – Trưởng khoa khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình hướng dẫn bảo suốt trình em thực đề thực tập tốt nghiệp Em xin cảm ơn anh, chị đơn vị thực tập UBND xã Đại Bình tạo điều kiện tốt cho em thực tập quan, bảo, hướng dẫn tận tình, tạo điều kiện thuận lợi cho em có hội học hỏi, khảo sát thực tế xã để em hồn thành tốt báo cáo thực tập tốt nghiệp Thực chủ trương nhà trường đồng ý UBND xã Đại Bình em thực tập quan theo nội dung kế hoạch nhà trường sau thời gian tuần thực tập UBND xã em hoàn thành báo cáo thực Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài: “Cơng tác quản lí Văn thư – Lưu trữ UBND xã Đại Bình” cơng trình nghiên cứu độc lập khơng có chép người khác Đề tài sản phẩm mà em nỗ lực nghiên cứu trình học tập trường thực tập UBND xã Trong q trình viết có tham khảo số tài liệu có nguồn gốc rõ ràng, hướng dẫn Thầy Nguyễn Mạnh Cường – Trưởng khoa khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội Em xin cam đoan có vấn đề em xin chịu hồn tồn trách nhiệm MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU Qua năm học liên thông Trường Đại Học Nội Vụ em thầy cô trang bị cho kiến thức cần thiết cho công việc sau Tuy nhiên lý thuyết kinh nghiệm thầy cô thực tế lồng ghép vào giảng Để nâng cao chất lượng đào tạo đáp ứng ngày cao yêu cầu xã hội Thực phương châm" lý luận gắn liền với thực tiễn", "học đôi với hành" Hàng năm Trường Đại Học Nội Vụ tổ chức cho sinh viên học liên thông thực tập quan Mục đích đợt thực tập gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn Thông qua nghiên cứu, khảo sát thực hành đơn vị giúp sinh viên củng cố kiến thức học nhà trường, vận dụng kiểm nghiệm kiến thức vào thực tế giúp kỹ nghề nghiệp nâng cao, xây dựng rèn luyện tác phong làm việc cán bộ, công chức tương lai Đây khoảng thời gian cần thiết cho sinh viên có khả giải cơng việc độc lập Thực kế hoạch thực tập nhà trường, quan tâm tạo điều kiện hướng dẫn thầy Khoa Quản trị văn phòng đồng ý tiếp nhận UBND xãĐại Bình, em thực tập văn phòng UBND xãĐại Bình với thời gian thực tập 03 tuần (Từ ngày15/5 đến 9/6 năm 2017) Em làm quen, khảo sát trực tiếp làm công tác văn thư theo phân cơng lãnh đạo văn phòng Được quan tâm bảo tận tình chị Hà Thị Thu Trang – cán Văn thư lưu trữ giúp em hoàn thành đợt thực tập Qua tuần thực tập phận văn thư lưu trữ Văn phòng UBND có hội vận dụng kiến thức học nhà trường bảo chị Trang em nắm phần quy trình giải cơng việc cơng chức văn thư lưu trữ UBND xã Bên cạnh qua tìm hiểu khảo sát em hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức UBND xãĐại Bình củaVăn Phòng Đồng thời hiểu chế phối hợp phận thuộc Văn phòng UBND xã Điều có ý nghĩa em trường tìm kiếm việc làm Sau nội dung mà em trình bày báo cáo thực tập: Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng UBND xãĐại Bình Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Hội đồng nhân dân – UBND xã Đại Bình Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động cơng tác hành Văn phòng UBND xãĐại Bình Tìm hiểu cơng tác văn thư, lưu trữ UBND xãĐại Bình Tìm hiểu cơng tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng UBND xãĐại Bình Phần 2: xã đề thực tập Thực trạng cơng tác quản lí Văn thư – Lưu trữ UBND xãĐại Bình1 Những vấn đề lý luận chung cơng tác quản lí văn thư – lưu trữ ủy ban nhân dân xã Đại Bình Thực trạng cơng tác tổ chức, quản lí cơng tác văn thư – lưu trữ ủy ban nhân dân xã Đại Bình Các giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức, quản lí cơng tác văn thư - lưu trữ ủy ban nhân dân xã Đại Bình Phần kết luận Báo cáo thực tập hoàn thành trước hết nhờ nỗ lực phấn đấu thân hướng dẫn, giúp đỡ tận tình thầy cô Nhà trường Khoa Quản trị văn phòngcùng giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi cán quan Với kiến thức lý luận nhiều hạn chế lần tiếp xúc với công việc nên không tránh khỏi sai sót định Em mong nhận đóng góp ý kiến q thầy anh chị quan để em rút kinh nghiệm hoàn thành báo cáo Em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ tận tình thầy cô nhà trường chị Hà Thị Thu Trang – cán Văn thư quan giúp em hoàn thành báo cáo thực tập Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN NỘI DUNG PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠ QUAN Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Hội đồng nhân dân – UBND xã Đại Bình * Giới thiệu quan thực tập UBND xãĐại Bình: Đại bình xã nằm ven biển phía Tây Nam huyện Đầm Hà với diện tích tự nhiên 68,94km2 phía Đơng giáp xã Tân Lập, phía Nam Tây Nam giáp biển, phía Bắc giáp với xã Dực Yên Về công tác quản lý hành gồm 06 thơn với 2.285 nhân 05 dân tộc chung sống (Kinh, Dao, Sán Dìu, Tày, Hoa) người Kinh chủ yếu Trên địa bàn có quan đơn vị đóng địa bàn có 03 nhà trường, 01 trạm y tế UBND xãĐại Bình có trụ sở đóng địa bàn trung tâm Huyện Đầm Hà với diện tích 1108m2 gồm khu nhà tầng ( 01 nhà 02 tầng, nhà cấp nhà Đa ) nơi làm việc lãnh đạo quan, văn phòng phòng UBND Cơ quan UBND xãĐại Bình chịu đạo quản lý toàn diện UBND huyện, Chủ tịch UBND chịu lãnh đạo công tác Đảng Đảng uỷ quan UBND xã có trách nhiệm tham mưu giúp UBND xã, Chủ tịch UBND xã quản lý, điều hành hoạt động kinh tế- xã hội địa bàn, đạo đơn vị trực thuộc UBND xã thực chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước Với kết hợp hài hòa điều kiện tự nhiên tạo điều kiện cho Đại Bình phát triễn kinh tế du lịch nghành nghề khác Đại Bình Xà có vị trí trị, kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng quan trọng Huyện Đầm Hà * Tên quan - Tên quan thực tập: Hội đồng nhân dân – Uỷ ban nhân dân xã Đại Bình – Huyện Đầm Hà – Tỉnh Quảng Ninh - Tên viết tắt: UBND xã Đại Bình * Địa điểm quan - Trụ sở quan UBND xã Đại Bình Thơn Làng Y – Xã Đại Bình – Huyện Đầm Hà – Tỉnh Quảng Ninh - Điện thoại: 0203.3880141 - Fax: 0203.3880141 1.1 Chức UBND xãĐại Bình UBND xã Đại Bình quan trực thuộc UBND Huyện, với tổng diện tích 1108 m2, gồm khu nhà tầng (1khu nhà 2tầng khu nhà cấp 4)là nơi làm việc lãnh đạo, văn phòng phòng khác Vị trí tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, đạo hoạt động công tác quản lý nhà nước đơn vị trực thuộc Đồng thời tạo điều kiện dễ dàng cho quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân báo cáo trình hoạt động với lãnh đạo xã Căn điều Luật tổ chức HĐND UBND sửa đổi bổ sung ngày 26/11/2003 Quốc hội khóa XI Căn vào điều 123 Hiến Pháp năm 1992 UBND xã Đại Bình HĐND xã bầu ra, quan chấp hành HĐND quan hành Nhà nước cấp xã Cơ quan UBND xãĐại Bình chịu lãnh đạo đạo quản lý toàn diện UBND Huyện, Chủ tịch UBND xã chịu lãnh đạo công tác Đảng Đảng uỷ quan UBND, có nhiệm vụ tham mưu giúp UBND xã, chủ tịch UBND xã quản lý điều hành hoạt động kinh tế-xã hội địa bàn, đạo đơn vị trực thuộc UBND xã thực chủ trương sách Đảng, pháp luật nhà nước 1.2.Nhiệm Vụ, Quyền Hạn UBND xãĐại Bình UBND xã quan hành nhà nước địa phương – quan chấp hành HĐND –UBND Huyện Chịu giám sát trực tiếp Thường Trực HĐND xã Đại Bình phân chia nhiệm vụ UBND thành lĩnh vực sau: a) Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân Xà thực nhiệm vụ quyền hạn sau : - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cấp thơng qua để trình UBND huyện, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Lập dự tốn thu, chi Ngân sách nhà nước địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp Quyết tốn ngân sách địa phương lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội Đồng Nhân Dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài trực tiếp - Tổ chức thực ngân sách đại phương hướng dẫn kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã thị trấn thực ngân sách đại phương theo quy định pháp luật ; - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế xã hội xã, thị trấn b) Trong lĩnh vực công nghiệp, lâm nghiệp ngư nghiệp thủy lợi đất đai Uỷ ban nhân dân Xà thực nhiệm vụ sau: - Xây dựng trình Hội Đồng Nhân Dân cấp thơng qua chương trình khuyến khích phát triễn nông nghiệp lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực hện chương trình đó; - Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã thị trấn thực biện pháp thực chuyển dịch cấu kinh tế phát triễn nông nghiệp bảo vệ rừng trồng rừng khai thác lâm sản phát triễn nghành nghề đánh bắt nuôi trồng thủy sản chế biến thủy sản; - Thực giao đất cho thuê đất thu hồi đất với cá nhân hộ gia đình giải tranh chấp đất đai tra đất đai theo quy định pháp luật ; - Xây dựng quy hoạch thủy lợi tổ chức bảo vệ đê điều, cơng trình thủy lợi vừa nhỏ lý mạng lưới thủy nông đại bàn theo quy định pháp luật c) Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân Xà thực nhiệm vụ quyền hạn sau: - Tham gia với Uỷ ban nhân dân huyện việc xây dựng quy hoach, kế hoạch phát triễn công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn xã ; - Xây dựng phát triễn sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp dịch vụ xã thị trấn ; - Tổ chức thực xây dựng phát triễn làng nghề truyền thống sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu, phát triễn sỡ chế biến nông lâm thủy sản sở khác theo đạo Uỷ ban nhân dân huyện d)Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải Uỷ ban nhân dân thực nhiệm vụ sau: - Tổ chức lập trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch, xây dựng điểm dân cư nông thôn địa bàn xã; quản lý việc tực quy hoạch xây dựng duyệt ; - Quản lý khai thác sử dụng cơng trình giao thơng kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; - Quản lý việc xây dựng cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà quỹ nhà thuộc sở hữu địa bàn ; - Tổ chức xây dựng, tu bổ đường giao thơng giải phóng mặt - Tổ chức thực xây dựng phát triễn làng nghề truyền thống sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu, phát triễn sỡ chế biến nông lâm thủy sản sở khác theo đạo Uỷ ban nhân dân huyện e)Trong lĩnh vực thương mại dịch vụ du lịch Uỷ ban nhân dân Xà thực nhiệm vụ quyền hạn sau: - Xây dựng, phát triễn mạng lưới thương mại, dịch vụ du lịch kiểm tra việc thực quy định nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn xã; - Kiểm tra việc thực quy tắc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại dịch vụ du lịch địa bàn; - Kiểm tra việc chấp hành quy định nhà nước việc hoạt động thương mại dịch vụ, du lịch địa bàn f) Trong lĩnh vực giáo dục, y tế xã hội văn hóa thơng tin thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân xã thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Thực kế hoạch phát triển nghiệp giáo dục địa bàn xã, phối hợp với UBND xã quản lý trường Tiểu học, trường THCS, THPT địa bàn xã - Tổ chức thực chương trình y tế sở, dân số - kế hoạch hoá gia đình, phòng chống dịch bệnh - Xây dựng phong trào tổ chức hoạt động văn hoá nghệ thuật –Thể dục thể thao, lễ hội cổ truyền, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử danh lam thắng cảnh - Thực sách, chế độ thương bệnh binh, người có cơng với cách mạng g) Trong lĩnh vực khoa học công nghệ tài nguyên môi trường, Uỷ ban nhân dân Xà thực nhiệm vụ quyền hạn sau: - Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; - Tổ chức thực bảo vệ mội trường phòng chống khắc phục hậu thiên tai báo lụt; - Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hành hóa địa bàn xã, ngăn chặn việc sản xuất thu hàng hóa giã chất lượng đia phương; h) Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh trật tự an tồn xã hội, Uỷ ban nhân dân xã thực nhiệm vụ quyền hạn sau: - Tuyên truyền giáo dục xây dựng quốc phòng tồn dân - Thực cơng tác quân tuyển quân theo kế hoạch - Quản lý công chức biên chế, lao động tiền lương, đào tạo công chức theo phân cấp cấp - Quản lý địa giới hành UBND xã, giải địa giới xã, thị trấn Đồng thời chịu trách nhiệm báo cáo trước HĐND Xà UBND huyện i) Trong lĩnh vực thực sách dân tộc tơn giáo Uỷ ban nhân dân xã có nhiệm vụ quyền hạn sau : - Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình kế hoạch dự án phát triễn kinh tế xã hội tỉnh vùng đồng bào dân tộc thiểu số ,vùng sâu vùng xa vùng khó khăn đặc biệt ; - Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc sách tơn giáo, quyền tự tín ngưỡng tơn giáo theo không theo tôn giáo công dân địa phương; - Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự tín ngưỡng ,tơn giáo lợi dụng tín ngưỡng tơn giáo để làm trái với quy định pháp luật sách nhà nước theo quy định pháp luật k) Trong lĩnh vực thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã thực nhiệm vụ sau: - Chỉ đạo tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật kiểm tra việc chấp hành Hiến Pháp, luật ,các văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp nghị của hội đồng nhân dân cấp ; - Tổ chức thực đạo thực biện pháp bảo vệ tài sản nhà nước tổ chức trị xã hội, tổ chức xã hội tổ chức kinh tế bảo vệ tính mạng tự danh dự, nhân phẩm tài sản quyền lợi hợp pháp công dân; - Tổ chức, đạo việc thực công tác kiểm tra tra nhà nước, tổ chức tiếp dân, giải kịp thời khiếu nại, tố cáo kiến nghị cơng dân, hướng dẫn đạo cơng tác hòa giải xã thị trấn l) Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân dân Xà thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu hội đồng nhân dân theo quy định pháp luật ; - Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương theo phân cấp Uỷ ban nhân dân cấp trên; - Quy định tổ chức máy, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan cxã môn thuộc UBND cấp theo hướng dẫn UBND cấp - Quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành địa phương trình hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình cấp xem xét, định - Xây dựng đề án mới, nhập chia, điều chỉnh địa giới hành địa phương trình HĐND cấp thơng qua để trình lên cấp xem xét định 1.3 Cơ cấu tổ chức máy UBND xãĐại Bình Theo Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 1/4/2004 Chính phủ quy định số lượng Phó Chủ tịch cấu thành viên UBND cấp; Nghị định số 10 tiến hành với phơng lưu trữ có chất lượng khơng cao tài liệu giao nộp không lập thành hồ sơ hay tình trạng bó gói đêt lộn xộn, phải tiến hành lý Sau chỉnh lý,trong hệ thống kho lưu trữ UBND xã , tài liệu có thời hạn ban hành sớm năm 1956, tài liệu năm 1998,1999,2004 chiếm số lượng lớn cả.Tổng tài liệu kho lưu trữ 289 cặp, hộp, tương đương khoảng 50m giá tài liệu, bao gồm tài liệu Tw đảng, phủ, Quốc hội, Bộ, Ban ngành TW, Thành uỷ, HĐND UBND…trong chủ yếu tài liệu UBND ban hành Toàn tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn lâu dàiđưa vào lưu trữđãđược lập hồ sơ, biên mục ngoài, xếp vào cặp, hộp, dán nhãn, thống kê vào 08 mục lục hồ sơ tạo thuận lợi cho quản lý tra tìm tài liệu hồ sơ tài liệu hết giá trịđược tiêu huỷ theo quy định 2.5.4 Bảo quản hồ sơ tài liệu Bảo quản tài liệu lưu trữ sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ bảo quản an toàn kho tài liệu nhằm phục vụ tốt yêu cầu khai thác sử dụng Kho lưu trữ UBND quận bố trí tầng quan, nơi cao ráo, thoáng mát, tránh ẩm mốc, mối mọt, chuột… Kho lưu trữ trang bị đầy đủ phương tiện bảo quản tài liệu cặp, hộp, giá, tủ đựng tài liệu( 08 giá sắt, 02 giá gỗ,3 tủ sắt, tủ gỗ, tủ buồng).Đồng thời sử dụng biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ chống ẩm, chống nấm mốc, côn trùng… Giá, tủ, hồ sơ tài liệu xếp khoa học, hợp lý, tạo điều kiện cho cơng tác thống kê, kiểm tra, tra tìm phụcvụ công tác quản lý khai thác sử dụng Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ UBND tương đối hiệu quả, sử dụng phương pháp khoa học, phương tiện kỹ thuật để bảo đảm an toàn tài liệu, thuận tiện cho cơng tác tra tìm khai thác sử dụng 2.5.5 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ q trình khai thác thơng tin tài liệu lưu 74 trữ phục vụ nghiên cứu,giải nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân Đây công tác quan trọng là mục tiêu cuối cơng tác lưu trữ, đòi hỏi người cơng chức phải nắm thành phần, nội dung tài liệu, phân tích, tổng hợp, so sánh xử lý nguồn thông tin để giải vấn đề đặt nhằm sử dụng hiệu tài liệu lưu trữ 2.6 Đánh giá công tác văn thư lưu trữ UBND xãĐại Bình 2.6.1 Cơng tác văn thư * Ưu điểm: Cơng tác văn phòng hoạt động UBND trọng đầu tư, phát triển Ngoài việc cập nhật thực đầy đủ văn bản, quy định Nhà nước công tác văn thư UBND ban hành Chỉ thị, Quy chế, Quy định Quy trình hướng đẫn cơng tác văn thư UBND liên tục thay đổi văn để phù hợp với nhiệm vụ, cấu tổ chức quan Cán nghiệp vụ vững vàng, giàu kinh nghiệm Cán làm công tác văn thư thực cxã trách công việc đáp ứng yêu cầu hoạt động quan Việc phân công công việc quy rõ trách nhiệm đơn vị cá nhân công tác Văn thư giúp hoạt động quan diễn nhanh chóng, xác, hiệu Tất tồn thể cán bộ, cơng chức ln coi trọng có ý thức thực văn thư giúp hoạt động vào nề nếp * Hạn chế Hệ thống thông tin UBND trang bị tương đối đầy đủ, nhiên hệ thống mạng chậm gây khó khăn cho tiến độ đăng ký văn Việc tra tìm văn chưa đáp ứng nhu cầu quan, tổ chức Việc áp dụng chương trình quản lý văn máy có nhiều ưu điểm nhanh chóng, thuận tiện hạn chế điện xảy cố mạng việc đăng ký diễn gây ảnh hưởng đến công việc Trong việc tiếp nhận văn đơn vị, cán cxã trách nhận văn đơn vị chưa có tinh thần trách nhiệm cao Như việc nhờ cán khác lấy hộ văn chưa hiểu quy trình nên văn khơng đăng ký Còn có trường hợp quên đăng ký văn nên xảy thất lạc văn đơn vị đùn 75 đẩy trách nhiệm gây phiền nhiễu công tác văn thư 76 2.6.2 Công tác lưu trữ * Ưu điểm Công tác lưu trữ lãnh đạo cán lưu tâm đến tách quận XÃ, tài liệu phòng ban đơn vị chuyển vào kho lưu trữ nhiều cán lưu trữ làm việc khoa học nên tránh tình trạng tài liệu để lộn xộn, chồng chất lên nhau, cơng tác chỉnh lý chưa đáp ứng kịp thời mà nhìn chung tài liệu qua năm không bị xáo trộn * Hạn chế Lãnh đạo chưa có quy định cụ thể tổ chức thực cơng tác lưu trữ cho quan chưa có lưu trữ bảo quản văn bản, tài liệu phòng ban đơn vị Cơng tác bảo quản tài liệu chưa khoa học mang tính chất thủ cơng, sử dụng loại hóa chất ảnh hưởng đến phòng nên tượng mốc, ẩm,mọt Việc lưu trữ chưa khoa học nên việc tra cứu tài liệu khó khăn Nhận xét Đây đánh giá thân thực trạng công tác tổ chức quản lý công tác VTLT tạiUBND xã công tác tổ chức, quản lý cơng tác VTLT Bài viết có nhiều chỗ nhiều hạn chế nêu phần thực trạng công tác VTLT từ khâu thiết lập phận VTLT cho công tác thực hoạt động cơng tác VTLT Ngồi khơng thể khơng nói đến có quy định cụ thể công tác VTLT mà UBND xã áp dụng quy định cụ thể Bên cạnh phần khơng thể thiếu cơng tác kiểm tra, đánh giá công tác VTLT Để nắm thực trạng ưu điểm nhược điểm khuyết điểm tổn phận cxã mơn cần phải có cơng tác kiểm đánh đưa nhận xét cách khách quan 77 Chương CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HƠN NỮA CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN XÃĐẠI BÌNH Từ mặt đạt chưa công tác văn thư lưu trữ UBND Em xin đưa số giải pháp để hoàn thiện công tác văn lưu trữ quận 3.1 Đánh giá chung Đối với văn phòng UBND xã ,các nhà lãnh đạo văn phòng tổ chức hoạt động cách hợp lý sáng tạo Từ phối hợp điều hành góp phần quan trọng tạo động lực ,tiền đề để hoạt động văn phòng có hiệu Để cơng tác văn phòng đạt hiệu tốt phận văn phòng phải biết thu thập xử lý thông tin cách nhanh nhất, xác Từ đưa phương án tối ưu cho nhà lãnh đạo 3.2 Giải pháp nhân Hiện nay, Văn phòng UBND có 01 cán làm cơng tác văn thư lưu trữ Nhưng UBND quan nhà nước với số lượng công việc cần giải nhiều mà cán làm cơng tác văn thư lưu trữ lại hạn chế Cán làm cơng tác đóng dấu, trình ký tài liệu cho lãnh đạo, công tác lưu trữ, vào sổ công văn đi, đến Cán làm công tác đăng ký công văn đi, đến với số lượng văn nhiều mà lại làm hai công tác nên vất vả, nên cần có thêm cán làm công tác giảm bớt khối lượng công việc Bộ phận lưu trữ cần có cán đảm nhiệm, mà phận cơng việc chi tiết tỉ mỉ nên cần có hai người khối lượng cơng việc giảm 3.3 Nâng cao trình độ nhân viên văn thư lưu trữ Hiện nay, cán văn thư xã cán thâm niên làm việc lâu năm có đồng chí trình độ trung cấp nhiều tuổi nên phần cơng việc có khó khăn Họ khơng đào tạo thường xun để nâng cao trình độ cxã mơn nghiệp vụ Có thể thấy trình độ thấp nên việc phân tích, thu thập xử lý thơng tin 78 làm chưa tốt, nhiều mặt hạn chế dẫn đến việc chậm tiến độ cơng việc Trình độ cxã mơn thấp nên phần soạn thảo văn xử lý văn lúng túng chưa nắm vững thể thức trình bày kỹ thuật văn nội dung chưa bám sát thực tế 3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ Thông tin vấn đề có tính chất sống quan, cập nhật nắm bắt nhanh hay chậm ảnh hưởng đến chất lượng công việc Hiện quan ứng dụng công nghệ thông tin như: mạng nội bộ, phần mềm quản lý văn máy vi tính trình độ cán thấp nên việc sử dụng cơng nghệ thơng tin hạn chế Khi xảy tình mạng chậm, lỗi cán luống cuống cách xử lý văn dẫn đến tình trạng văn ứng đọng lại phận văn thư Cơ quan nên cho cán văn thư đào tạo khóa nghiệp vụ cơng nghệ thơng tin để nâng cao trình độ cxã mơn đáp ứng cơng việc cách nhanh chóng kịp thời 3.5 Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động văn thư Để hoạt động văn thư diễn cách nhanh chóng, khoa học cần lãnh đạo văn phòng lãnh đạo quan cần kiểm tra định kỳ hoạt động Để đảm bảo công tác văn thư lưu trữ thực tốt cần kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản, cán làm tốt nghiệp vụ chưa, có thường xun bỏ bê cơng việc quan để làm việc cá nhân khơng, có hay tự ý bỏ sớm không Yêu cầu văn thư nộp kiểm điểm định kỳ thực công việc theo tháng, quý, năm Đồng thời lãnh đạo cần đưa hình thức khen thưởng cán làm tốt nhiệm vụ để cán có ý thức tự phấn đấu hồn thành tốt nhiệm vụ 3.6 Đảm bảo sở vật chất cho công tác văn thư lưu trữ Để đáp ứng đại hóa cơng tác văn phòng việc để nâng cấp sở vật chất cho công tác văn thư cần thiết phù hợp Đối với nơi làm việc cần bố trí rộng rãi, thống đãng, sẽ, thuận 79 tiện vào cho cán phòng ban đơn vị đến liên hệ công tác cán quan, trang thiết bị sắm đầy đủ theo hướng phục vụ cách tốt cho công việc 80 PHẦN KẾT LUẬN Cùng với phát triển đất nước, UBND xãĐại Bình bước vượt qua khó khăn để hồn thành tốt nhiệm vụgặt hái nhiều thành công Cơ quan xã hội thu nhỏ quản lý tốt, lãnh đạo tốt công việc khó Trong quan nào, cơng tác Hành văn phòng khơng thể thiếu, giúp cho quan giải cơng việc nhanh chóng, xác kịp thời tránh sai sót cơng tác văn phòng Trong quan nhà nước người đứng đầu văn phòng Chánh văn phòng người chịu trách nhiệm hoạt động văn phòng hoạt động quan trọng cơng tác VTLT.Trong thời gian này, em chấp hành nghiêm túc nội quy, quy định quan Em không ngừng học hỏi, tìm tòi kinh nghiệm để phát huy ngành nghề Những thiếu sót, hạn chế em nhận giúp đỡ bảo cán bộ, nhân viên văn phòng Là sinh viên ngành Quản trị văn phòng kinh nghiệm thức tế giúp emnắm bắt vấn đề thực tế VTLT nói riêng hoạt động văn phòng nói chung Bản báo cáo kết nhận xét thân em thời gian qua Nhìn lại việc làm, em thấy thân phải cố gắng nhiều để sau em tự tin với cxã môn nghiệp vụ khả giao tiếp ứng xử Qua em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc, lời chúc sức khỏe tới toàn thể ban lãnh đạo, cán bộ, nhân viên văn phòng UBND xãĐại Bình tồn thể thầy, giáo Khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt nội dụng thực tập báo cáo này./ Em xin chân thành cảm ơn! 81 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt HĐND UBND MTTQ VHTT LĐTBXH TCKH TNMT NN&PTNN GDĐT VTLT VT LT QĐ CP CNTT TW NĐ 82 Tên cụm từ viết tắt Hội Đồng Nhân Dân Uỷ Ban Nhân Dân Mặt trận tổ quốc Văn hóa thể thao Lao động thương binh xã hội Tài khoa học Tài ngun mơi trường Nơng nghiệp phát triển nông thôn Giáo dục đào tạo Văn thư – lưu trữ Văn thư Lưu trữ Quyết định Chính phủ Công nghệ thông tin Trung ương Nghị định DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Đào Xuân Chóc - Nguyễn Văn Hàm- Vương Đình Quyền- Nguyễn Văn Thâm “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ”, Đại học Giáo dục cxã nghiệp, Hà Nội 1990 Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH ngày 04/04/2001 Ủy ban Thường vụ Quốc Hội khóa X Nghị định Chính phủ số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 quy định chi tiết số điều Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 hướng dẫn chức nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân Công tác văn thư lưu trữ, PGS.TS Dương Văn Khâm, NXB Văn hóa – Thơng tin, Hà Nội, 2006 7.Giáo trình nghiệp vụ cơng tác văn thư, Trường Cao đẳng Văn thư lưu trữ TW1, NXB Văn hóa – Thơng tin, Hà Nội, 2006 Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành ch 83 Phụ lục Sơ đồ quy trình soạn thảo ban hành văn TT Cán thực Cán Trưởng Chủ cxã phòng tịch Nội dung mơn Phân cơng soạn thảo Chuẩn bị soạn thảo: - Xácđịnh tầm quan trọng văn - Chọn thể loại VB - Thu thập, xử lý thông tin - Xây dựngđề cương 10 11 84 Viết bảnthảo Duyệt nội dung Kiểm tra yêu cầu pháp chế Duyệt thể thức Đánh máy in Kiểm tra lần cuối Ký Ghi số, ngày tháng, đóng dấu, đăng ký chuyển giao,gửi VB Tổ chức lưu văn Cán pháp chế Chán Đán h Văn h phòng máy in Cán văn thư Phụ lục Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý giải văn Soạn thảo văn Kiểm tra lại thể thức, kỉ thuật trình bày văn Trình ký văn Đăng ký văn Nhận Đóng dấu quan Chuyển giao văn (nội quan) Lưu văn Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng, nghiên cứu văn 85 Phụ lục Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý giải văn đến Tiếp nhận văn đến kiểm tra bì Phân loại, bóc bì văn đến Đóng dấu đến, ghi số, ngày đến Đăng kí văn đến vào phần mềm viết phiếu giải văn Trình văn đến Cho Chánh văn phòng Xử lý văn đến Chuyển giao văn đến Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 86 Phụ lục Sơ đồ quy trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Mở hồ sơ Thu thập văn tài liệu Phân chia đơn vị bảo quản, xếp tài liệu hồ sơ Biên mục hồ sơ (biên mục bên trong, biên mục bên ngoài) Nộp lưu vào lưu trữ quan 87 88