PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG tác TUYỂN DỤNG tại CÔNG TY cổ PHẦN BIBICA

Khái niệm Tuyển dụng bao gồm 02 công việc là tuyển mộ và tuyển chọn nhân sự - Tuyển mộ là quá trình tìm kiếm, thu hút ứng viên từ các nguồn khác nhau đến nộp đơn đăng ký xin việc.. - CVT

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA

I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP

1 Khái niệm

Tuyển dụng bao gồm 02 công việc là tuyển mộ và tuyển chọn nhân sự

- Tuyển mộ là quá trình tìm kiếm, thu hút ứng viên từ các nguồn khác nhau đến nộp đơn đăng ký xin việc Quá trình tuyển mộ kết thúc khi người tuyển dụng đã có trong tay những hồ sơ của người xin việc

- Tuyển dụng là quá trình sàng lọc trong những số những ứng cử viên và lựa chọn trong số họ những ứng cử viên tốt nhất theo đạt được yêu cầu đề ra

- Có thể đồng thời cả tuyển mộ và tuyển chọn

2 Nguyên tắc tuyển dụng

- Tuyển dụng phải xuất phát từ lợi ích chung của doanh nghiệp và xã hội

- Phải dựa vào khối lượng công việc và yêu cầu cụ thể của từng loại công việc để tính tới khả năng sử dụng tối đa năng lực của họ

- Khi tuyển chọn phải nghiên cứu thận trọng và toàn diện cá nhân, phẩm chất và năng lực cá nhân nhân viên

3 Nguồn tuyển dụng

thành với doanh nghiệp, có đầy đủ thông tin về nhân viên, tiết kiệm đựơc chi phí tuyển chọn Tuy vậy, nguồn nội bộ này cũng có những hạn chế như không thu hút được những người có trình độ cao ngoài doanh nghiệp

- Nguồn bên ngoài doanh nghiệp

4 Các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình tuyển dụng

- Hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp

- Tính hấp dẫn của công việc: vị trí, uy tín, quan niệm xã hội về công việc, lương bổng, sự an toàn, tính chất lao động…

- Các chính sách quản lý nội bộ: lương bổng, đào tạo, thăng tiến, các chế độ khác

- Chính sách quản lý của chính phủ: Cơ cấu kinh tế, chính sách tiền lương, tiền công, chính sách bảo hiểm, xu hướng phát triển kinh tế, họp tác kinh tế với nước ngoài…

- Chi phí cho tuyển chọn

II GIỚI THIỆU VỀ DOANH NGHIỆP VÀ BỘ PHẬN QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC

1 Lịch sử hình thành:

• Ngày 16/01/1999, Công ty Cổ Phần Bánh Kẹo Biên Hòa với thương hiệu Bibica được thành lập từ việc cổ phần hóa ba phân xưởng : bánh, kẹo và mạch nha của Công ty Đường Biên Hoà

• Bắt đầu từ năm 2000, Công ty phát triển hệ thống phân phối theo mô hình mới Các chi nhánh tại Hà Nội, Đà Nẳng, Tp.HCM, Cần Thơ lần lượt được thành lập

để kịp thời đáp ứng nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của khách hàng trong cả nước

• Ngày 16/11/2001, Công ty được Ủy Ban Chứng Khoán nhà nước cấp phép niêm yết trên thị trường chứng khoán và chính thức giao dịch tại trung tâm giao dịch

Phân tích thực trạng công tác tuyển dụng tại Bibica 2/ 18

chứng khoán thành phố Hồ Chí Minh từ đầu tháng 12/2001 Mã chứng khoán BBC

• Với mong muốn ngày càng trở nên gần gũi và năng động hơn trong mắt người tiêu dùng, công ty Cổ Phần Bánh Kẹo Biên Hòa chính thức đổi tên thành "Công

Ty Cổ Phần Bibica" kể từ ngày 17/1/2007

• Ngày 04/10/2007, Lễ ký kết Hợp đồng Hợp tác chiến lược giữa Bibica và Lotte

đã diễn ra, theo chương trình hợp tác, Bibica đã chuyển nhượng cho Lotte 30% tổng số cổ phần (khoảng 4,6 triệu cổ phần) Tập đoàn Lotte – Hàn Quốc là 1 trong những tập đoàn bánh kẹo lớn nhất tại Châu Á, sau khi trở thành đối tác chiến lược, Lotte hỗ trợ Bibica trong lĩnh vực công nghệ, bán hàng và tiếp thị, nghiên cứu phát triển; phối hợp với Bibica thực hiện dự án Công ty Bibica miền Đông giai đoạn 2 (Bình Dương) tạo điều kiện giúp Bibica mở rộng và phát triển kinh doanh trong lĩnh vực bánh kẹo và trở thành một trong những công ty sản xuất kinh doanh bánh kẹo hàng đầu Việt Nam Đồng thời, Lotte cung cấp cho Bibica sự hỗ trợ thương mại hợp lý để Bibica nhập khẩu sản phẩm của Lotte, phân phối tại Việt Nam, cũng như giúp Bibica xuất khẩu sản phẩm sang Hàn Quốc

• Cho đến nay, Công ty CP Bibica đã được người tiêu dùng bình chọn là Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao suốt 12 năm liên tục

2 Lĩnh vực kinh doanh chính:

• Sản xuất kinh doanh trong và ngoài nước trên các lĩnh vực về công nghiệp chế biến bánh - kẹo – nha;

• Xuất khẩu các sản phẩm bánh - kẹo - nha và các loại hàng hóa khác;

• Nhập khẩu các thiết bị, công nghệ, nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất của Công ty

• Đầu tư và phát triển sản xuất nhóm sản phẩm mới: bột ngũ cốc, bột dinh dưỡng, bột giải khát, kẹo viên nén

Email: info@bibica.com.vn

Website: http://www.bibica.com.vn

Nhà máy BiBiCa - Hà Nội

Địa chỉ: B18, đường Công Nghiệp 6, KCN Sài Đồng B, Gia Lâm

Điện thoại: 04 3875 4091

3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp:

4 Giới thiệu về bộ phận quản trị nguồn nhân lực (Khối Hành chính nhân sự):

a Vai trò, vị trí:

- Khối Hành chính - Nhân Sự (K HC - NS) là đơn vị chức năng của Công ty, ngang cấp với các đơn vị chức năng khác trực thuộc Ban Tổng Giám đốc

- Hoạt động của K HC-NS nhằm:

+ Bảo đảm môi trường pháp lý cho hoạt động của toàn Công ty; tham mưu Ban Tổng Giám đốc ban hành, quản lý, thực thi hệ thống văn bản, quy định trong

Phân tích thực trạng công tác tuyển dụng tại Bibica 4/ 18

toàn Công ty; đảm bảo công tác hậu cần phục vụ công tác của các bộ phận trong Công ty

+ Cung cấp đội ngũ nhân sự đủ số lượng, có chất lượng và quản lý sử dụng nhân

sự có hiệu quả nhằm đáp ứng yêu cầu về nguồn nhân lực của Công ty trong từng thời kỳ

- K HC-NS chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Ban Tổng Giám đốc Công ty

b Chức năng, nhiệm vụ:

- Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy, bảo đảm môi trường pháp lý cho hoạt động của toàn Công ty

- Thực hiện công tác hành chính - pháp chế, đảm bảo công tác thông tin – đối ngoại

- Quản trị hành chính, thực hiện công tác hậu cần, đảm bảo an ninh, an toàn, vệ sinh lao động, y tế trong toàn Công ty

- Tuyển dụng, đào tạo và quản trị nhân sự

- Thực hiện công tác lao động - tiền lương và chế độ, chính sách lao động

- Thiết lập, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng IS0 9001- 2000 của Công

ty

- Đại diện Công ty quan hệ công tác với các tổ chức Công đoàn, Đoàn Thanh niên; xây dựng môi trường văn hóa trong toàn Công ty

- Tổ chức hội họp, tiếp tân, văn thư - lưu trữ

- Công tác IT

III PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG

1 Mục đích, phạm vi và trách nhiệm thực hiện công tác tuyển dụng

- Mục đich công tác tuyển dụng nhân sự nhằm cung cấp đội ngũ nhân sự có đủ số lượng và đáp ứng chất lượng cho Công ty

- Trách nhiệm thực hiện chung gồm Khối HC-NS, các Khối, Phòng, Ban, Ngành trực thuộc Công ty, trong đó K HC-NS chịu trách nhiệm chính Hội đồng tuyển dụng do Ban Tổng giám đốc lập ra để thực hiện công tác tuyển dụng những vị trí cụ thể Hội đồng này thường bao gồm Tổng/Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc HC-NS, Trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng và Chuyên viên tuyển dụng thuộc K HC-NS

- Công tác tuyển dụng thực hiện cho tất cả các chức danh, trừ những chức danh do HĐQT bầu ra Việc tuyển dụng công nhân tại phân xưởng sản xuất, giám sát bán hàng, đại diện bán hàng ở các tỉnh xa có thể bỏ qua một số bước trong quy trình tuyển dụng của công ty

2 Nội dung công tác tuyển dụng

Tháng 2 năm 2000, Bibica vinh dự là đơn vị đầu tiên trong ngành hàng bánh kẹo Việt Nam được cấp giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISO 9002 của tổ chức BVQI Anh Quốc Do vậy, công tác tuyển dụng của công ty cũng áp dụng theo tiêu chuẩn ISO và thể hiện thành việc ban hành và vận dụng Quy trình tuyển dụng Phân tích Quy trình tuyển dụng chúng ta sẽ thấy được cụ thể nội dung công tác tuyển dụng tại Bibica

Quy trình tuyển dụng của Bibica được khái quát bằng lưu đồ như sau:

1

- CVTDĐT

- Trưởng các bộ phận

- TK.HC-NS

Phân tích thực trạng công tác tuyển dụng tại Bibica 6/ 18

Xác định nhu cầu

tuyển dụng

Lập kế hoạch tuyển dụng năm

Tìm nguồn ứng viên

Tiếp nhận hồ sơ

Sơ vấn, kiểm tra

trắc nghiệm và

chuyên môn

nghim, chuyên

môn SÀng lọc hồ

sơ Phỏng vấn

Tiếp nhận thử

việc

Đánh giá kết quả

thử việc

Lưu hồ

sơ

Đề xuất

tuyển

nhân sự

Sàng lọc hồ sơ

No Yes

Yes

Yes

No

No

No

Yes

Ký HĐLĐ

- CVTDĐT

- TK.HC-NS

- Trưởng các bộ phận

- TGĐ

QT HCNS-01/BM-01

QT HCNS-01/BM-02

3

- CVTDĐT

4

- CVTDĐT

- NV trực bảo

5

- CVTDĐT

Hồ sơ ứng viên

6

QT HCNS-01/BM-04

Đề kiểm tra, Bài làm của ứng viên

7

- HĐTD

- BTGĐ

QT HCNS-01/BM-05

QT HCNS-01/BM-07

8

- K.HC-NS

- Bộ phận sử dụng

QT HCNS-01/BM-06

QT HCNS-01/BM-08

QT HCNS-01/BM-09

QT HCNS-01/BM-10

- Bộ phận sử dụng

- K.HC-NS

QT HCNS-01/BM-11

QT HCNS-01/BM-12

10

- K.HC-NS

Từ

QT HCNS-01/BM-01

đến

QT HCNS-01/BM-12

Diễn giải các bước (nội dung) Quy trình tuyển dụng:

 Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng

- Nhu cầu tuyển dụng nhân sự năm:

Trước ngày 15/12 trong năm, Trưởng các bộ phận lập nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho năm sau Việc lập nhu cầu tuyển dụng thường xem xét trên các yếu tố:

+ Kết quả công tác của nhân viên thuộc bộ phận trong năm qua

+ Mức độ biến động nhân sự (nghỉ việc, thuyên chuyển) của bộ phận

+ Số lượng và trình độ năng lực đội ngũ nhân sự hiện tại

+ Kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm tới…

Trưởng các bộ phận lập nhu cầu tuyển dụng, chuyển về K.HC-NS để tổng hợp (chuyển sang bước 2)

- Nhu cầu nhân sự đột xuất:

Trong quá trình hoạt động, do những biến động ngoài dự kiến, có thể cần phải bổ sung nhân sự để đáp ứng yêu cầu công việc thì Trưởng bộ phận lập đề nghị tuyển dụng để chuyển K.HC-NS xem xét và trình BTGĐ duyệt (được duyệt thì chuyển sang bước 3)

Phân tích thực trạng công tác tuyển dụng tại Bibica 8/ 18

 Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng năm

Chuyên viên tuyển dụng - đào tạo (CVTDĐT) tập hợp phiếu nhu cầu tuyển dụng của Trưởng các bộ phận gửi, xem xét, cân đối và lập kế hoạch tuyển dụng năm cho toàn Công ty theo QT HCNS-01/BM-02 để trình Giám đốc HC-NS xem xét và BTGĐ duyệt

Kế hoạch tuyển dụng được duyệt sẽ là cơ sở để triển khai tuyển dụng (chuyển sang bước 3)

 Bước 3: Tìm nguồn ứng viên

Công ty ưu tiên xem xét tuyển nội bộ Nếu thấy nguồn nội bộ không đáp ứng (hoặc đáp ứng nhưng nếu điều chuyển thì khó tìm nhân sự thay thế vị trí trống do điều chuyển) thì tiến hành tuyển bên ngoài CVTDĐT tiến hành tìm nguồn ứng viên nội bộ hoặc bên ngoài như sau:

• Nguồn nội bộ:

Xem xét dữ liệu về nhân sự hiện có để tìm nhân sự phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn của chức danh cần tuyển bổ sung Nếu đạt yêu cầu thì lập đề xuất thuyên chuyển cho HĐTD xem xét đánh giá trình BTGĐ điều chuyển

• Nguồn bên ngoài:

- Hồ sơ nhân sự dự phòng (của các đợt tuyển dụng trước)

thiệu

Quảng cáo tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng (báo chí, phát thanh, truyền hình…): Trường hợp này thường áp dụng khi tuyển đại trà (khoảng 5 nhân sự trở lên và khi khó khăn trong việc tìm kiếm nguồn ứng viên).Nếu xét thấy nhu cầu cần đăng báo tuyển dụng thì CVTDĐT lập quảng cáo tuyển dụng trình BTGĐ duyệt

 Bước 4: Tiếp nhận hồ sơ ứng viên

- CVTDĐT tiếp nhận hồ sơ ứng viên trực tiếp hoặc gián tiếp Nếu có thông báo ứng viên nộp hồ sơ tại trụ sở Công ty thì CVTDĐT phải chuyển thông tin đó và hướng dẫn cho nhân viên bảo vệ tiếp nhận hồ sơ

- CVTDĐT phải vào sổ để theo dõi hồ sơ ứng viên

 Bước 5: Sàng lọc hồ sơ

- CVTDĐT đọc hồ sơ ứng viên (xem sơ yếu lý lịch, quá trình công tác, bằng cấp,

…), đối chiếu với yêu cầu tuyển dụng (tiêu chuẩn chức danh, bảng mô tả công việc)

để phân loại hồ sơ thành các loại

+ Không đạt: Lưu lại, trả cho ứng viên khi có yêu cầu

+ Chuyển chức danh khác phù hợp hơn (dự phòng cho chức danh khác)

+ Đạt yêu cầu: Mời tiếp xúc

- CVTDĐT sắp xếp kế hoạch và liên hệ ứng viên đạt yêu cầu (về mặt hồ sơ) vào tiếp xúc (chuyển sang bước 6) Kế hoạch tiếp xúc phải báo trước cho bảo vệ trực và các nhân sự tham gia tiếp xúc được biết.

Ghi chú: Hồ sơ xin việc đầy đủ gồm có:

- Sơ yếu lý lịch có dán ảnh và đóng dấu xác nhận của chính quyền địa phương (không quá 6 tháng)

- Bản sao các văn bằng, chứng chỉ học tập (công chứng hoặc mang bản gốc đến đối chiếu)

- Giấy tạm trú tạm vắng (đối với ứng viên có hộ khẩu ngoài thành phố)

- Các quyết định chủ yếu ở Công ty cũ (nếu ứng viên

đã từng đi làm)

Phân tích thực trạng công tác tuyển dụng tại Bibica 10/ 18

- Trong trường hợp ứng viên chưa đủ hồ sơ thì phải bổ túc đủ trước khi nhận việc (nếu đạt yêu cầu thử việc)

 Bước 6: Sơ vấn, kiểm tra trắc nghiệm và chuyên môn

- Tùy theo chức danh mà có yêu cầu kiểm tra khác nhau: bao gồm kiểm tra trắc nghiệm, trí thông minh, vi tính và bài viết chuyên môn Đối với công nhân có thể kiểm tra tay nghề và thao tác kỹ thuật

- Nội dung bước 6 gồm các công tác như:

+ Ứng viên điền đơn ứng tuyển theo mẫu

+ Sơ vấn (CVTDĐT, GĐ.HC-NS hoặc cán bộ được phân công phụ trách)

+ Kiểm tra qua bài viết:

+ Ứng viên làm bài trắc nghiệm (nếu cần)

+ Kiểm tra vi tính (nếu công việc yêu cầu về vi tính)

+ Kiểm tra bài viết chuyên môn (đề kiểm tra chuyên môn do Trưởng bộ phận chức năng soạn và được HĐTD đồng ý áp dụng): kiểm tra chuyên môn thường áp dụng đối với nhân viên mới, chưa có nhiều kinh nghiệm, ứng viên ghi phiếu xác nhận

làm bài theo mẫu.

+ CVTDĐT chuyển bài kiểm tra đến cán bộ chuyên môn chấm bài, ghi nhận kết quả

chấm bài.

- Ứng viên ứng tuyển vào các chức danh nhân viên nghiệp vụ, cán bộ quản lý mà không đạt yêu cầu thì CVTDĐT lập thư cảm ơn để gửi ứng viên Đối với trường hợp đạt yêu cầu thì mời phỏng vấn (chuyển sang 7)

- CVTDĐT lập và thông báo lịch phỏng vấn cho các bên liên quan

 Bước 7: Phỏng vấn

- Việc phỏng vấn do HĐTD đảm nhận HĐTD gồm có thành viên của BTGĐ (khi tuyển các chức danh là CBQL), đại diện K.HC-NS và Trưởng bộ phận sử dụng nhân

sự

+ Ứng viên không đạt: CVTDĐT lập và gửi thư cảm ơn

+ Ứng viên đạt yêu cầu: Chuyển sang bước 8

Ghi chú: có thể kết hợp sơ vấn và phỏng vấn trong cùng một đợt.

Có trường hợp tuyển cán bộ quản lý chủ chốt mà BTGĐ đã tìm hiểu trước thì có thể không cần sơ vấn, không cần kiểm tra và phỏng vấn Trường hợp này, BTGĐ chỉ tiếp xúc trao đổi và thoả thuận K.HC-NS sẽ thực hiện các thủ tục theo chỉ đạo của BTGĐ

 Bước 8: Tiếp nhận thử việc

- CVTDĐT lập thư mời nhận việc gửi ứng viên (có thể liên hệ đến nhận việc trước, gửi thư mời nhận việc sau)

- CVTDĐT yêu cầu ứng viên bổ sung hồ sơ (nếu hồ sơ thiếu)

- Xác minh lý lịch: Trách nhiệm xác minh là do CVTDĐT thực hiện (có thể đề nghị các nhân viên kinh doanh hoặc nhân viên khác hỗ trợ) Xác minh chậm nhất sau 10 ngày kể từ ngày nhân viên mới nhận việc Bước công việc này chỉ thực hiện đối với các vị trí cần thiết theo yêu cầu

- Lập chương trình thử việc cho nhân viên mới: Trưởng bộ phận sử dụng nhân sự có trách nhiệm lập và chuyển chương trình thử việc của nhân viên mới cho K.HC-NS chậm nhất vào ngày nhân viên mới nhận việc Vì lý do khách quan dẫn đến chậm trễ cũng không được quá 2 ngày so với ngày nhân viên mới nhận việc

- CVTDĐT lập hợp đồng thử việc và đào tạo với nhân viên mới Thời gian thử việc theo đúng quy định của Luật lao động

- Trong ngày đầu nhận việc, K.HC-NS có trách nhiệm giới thiệu NV mới với các Phòng ban, Phân xưởng Bộ phận sử dụng có trách nhiệm chuẩn bị bàn ghế, phương tiện làm việc và một số tài liệu tham khảo cần thiết cho nhân viên mới, chú ý hướng dẫn Nội quy, quy định Công ty, an toàn bảo hộ lao động, PCCC

- Các cán bộ được phân công hướng dẫn căn cứ vào chương trình thử việc của nhân viên mới để hướng dẫn và đánh giá kết quả học tập của nhân viên mới

Phân tích thực trạng công tác tuyển dụng tại Bibica 12/ 18

Ghi chú: Có thể có trường hợp ứng viên có kỹ năng và nhiều kinh nghiệm trong quá

trình làm việc trước đây nên không cần phải qua thử việc Trường hợp này do BTGĐ quyết định

 Bước 9: Đánh giá kết quả thử việc

- Hàng tuần, nhân viên mới báo cáo kết quả thử việc tuần gửi Trưởng bộ phận xem

xét đánh giá phản hồi và chuyển cho CVTDĐT trình TK.HC-NS có ý kiến

- Trong quá trình thử việc, nếu nhân viên mới vi phạm nghiêm trọng Nội quy Công ty, không nỗ lực học tập dẫn đến kết quả yếu kém thì Trưởng bộ phận có quyền đề xuất chấm dứt thử việc Ngược lại, nhân viên nắm bắt công việc nhanh và hoàn thành tốt nhiệm vụ thì được đề nghị ký HĐLĐ sớm

- Kết thúc thời gian thử việc: HĐTD tiến hành đánh giá kết quả thử việc của nhân viên viên mới, nếu đạt yêu cầu sẽ được ký HĐLĐ chính thức

- Trường hợp đánh giá ứng viên không đạt: Tùy theo mức độ mà HĐTD quyết định chấm dứt thử việc hoặc thoả thuận với nhân viên mới kéo dài thời gian thử việc Nếu kéo dài thời gian thử việc thì HĐTD tái đánh giá sau khi hết thời gian kéo dài thử việc

 Bước 10: Lưu hồ sơ

- Trong thời gian thử việc: CVTDĐT lưu hồ sơ

- Hết thời gian thử việc: Nhân viên mới đạt yêu cầu tuyển dụng thì nhân viên phụ trách quản trị nhân sự lưu hồ sơ

IV PHÂN TÍCH NHỮNG HẠN CHẾ VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG

Quy trình tuyển dụng của Bibica mặc dù thường xuyên soát xét, chỉnh sửa bổ sung theo Tiêu chuẩn ISO 9001 và đã đạt được nhiều thành tích đáng khích lệ, đóng