Phân tích thực trạng hoạt động tuyển dụng tại công ty KOSY những hạn chế và đề xuất một số giải pháp để khắc phục

Bài làm: Quản trị nhân lực là tất cả các hoạt động của tổ chức nhằm thu hút, xây dựng và phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn gìn giữ một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu của cô

Đề bài:

Phân tích thực trạng hoạt động tuyển dụng tại Công ty KOSY Những hạn chế

và đề xuất một số giải pháp để khắc phục

Bài làm:

Quản trị nhân lực là tất cả các hoạt động của tổ chức nhằm thu hút, xây dựng và phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn gìn giữ một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu của công việc của tổ chức Ai là nguồn nhân lực mà doanh nghiệp cần có và doanh nghiệp tìm kiếm nguồn nhân lực này ở đâu và bằng cách nào Đó là công tác tuyển dụng, một khâu quan trọng trong quản trị nguồn nhân lực

I Cơ sở lý luận về công tác tuyển dụng

1 Ai là nhân lực mà doanh nghiệp cần có:

Các tổ chức phải tiến hành phân tích, hoạch định nguồn nhân lực để vạch ra kế hoạch làm thế nào để đảm bảo mục tiêu “đúng người, đúng việc, đúng lúc” Hoạch định nguồn nhân lực sẽ giúp chúng ta có các câu trả lời cho những câu hỏi sau:

- Doanh nghiệp cần những nhân viên như thế nào

- Khi nào doanh nghiệp cần

- Doanh nghiệp tuyển dụng họ từ bên ngoài hay lựa chọn từ những nhân viên hiện có…

Chức năng tuyển dụng chính là chiếc chìa khoá để thực hiện kế hoạch nguồn nhân lực trên

2 Doanh nghiệp tìm kiếm nguồn nhân lực này ở đâu và bằng cách nào

2.1 Tuyển dụng:

Khái niệm: Là quá trình nghiên cứu, tìm kiếm, thu hút và tuyển chọn từ nhiều nguồn khác nhau những nhân viên có đủ khả năng đảm nhiệm các vị trí mà doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng

Chức năng tuyển dụng của quản trị nguồn nhân lực sẽ giúp doanh nghiệp tìm kiếm và thu hút nguồn nhân lực, tạo được lợi thế cạnh tranh trên thương trường

2.1 Quy trình tuyển dụng:

Xác định nhu cầu

Tuyển mộ

Tuyển chọn

Hướng dẫn và hội nhập

a Xác định nhu cầu tuyển dụng:

Một tổ chức có nhu cầu tuyển dụng khi nguồn nhân lực hiện tại không đáp ứng được yêu cầu của quản lý và sản xuất hiện tại cả về chất và lượng Khi tổ chức có nhu cầu phát triển về quy mô tổ chức, mở rộng thị trường và ngành nghề kinh doanh của công ty

b.Tuyển mộ:

Khi có nhu cầu tuyển người, các tổ chức có thể tuyển mộ từ lực lượng lao động

ở bên trong tổ chức cũng như từ thị trường lao động ở bên ngoài Để tuyển mộ được

đủ số lượng và chất lượng người lao động vào các vị trí yêu cầu đòi hỏi tổ chức cần lựa chọn xem nên sử dụng nguồn lao động phù hợp

c Tuyển chọn: Là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc để tìm người phù hợp với yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hút được trong quá trình tuyển mộ Cơ sở của tuyển chọn là các yêu cầu của công việc đã được mô tả trong bản mô tả công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc

Quá trình tuyển chọn phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch nguồn nhân lực, là khâu quan trọng giúp các nhà quản trị nhân lực đưa ra được những quyết định tuyển dụng đúng đắn nhất Để tuyển chọn đạt được hiệu quả cao thì

cần phải có các bước tuyển chọn phù hợp, phương pháp thu thập thông tin chính xác

và đánh gía các thông tin một cách khoa học

d Hướng dẫn hội nhập: là các hoạt động nhằm giúp nhân viên mới được tuyển dụng hiểu về doanh nghiệp, thiết lập mối quan hệ với các thành viên khác và hội nhập vàp môi trường doanh nghiệp

Ngoài các bước cơ bản trên, quy trình tuyển dụng còn bao gồm một số công việc khác để hoàn tất quá trình tuyển dụng như xác minh thông tin, mời ứng viên lựa chọn đến nhận việc, chuẩn bị hợp đồng lao động, lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ

Quy trình tuyển dụng của các doanh nghiệp có thể khác nhau, thậm chí trong cùng một doanh nghiệp, quy trình tuyển dụng cũng sẽ khác nhau cho các vị trí công việc khác nhau Tuy nhiên nếu chức năng tuyển dụng không được thực hiện tốt thì một hậu quả rõ ràng là công việc không thể thực hiện được hoặc thực hiện không đạt kết quả mong muốn Ngoài ra, doanh nghiệp phải gánh chịu các hậu quả như dư thừa nhân viên ở bộ phận này, trong khi thiếu hụt ở bộ phận khác do xác định nhu cầu tuyển dụng không đúng, mô tả công việc và yêu cầu của vị trí không rõ ràng Nhân viên mới bỏ đi chỉ sau một thời gian ngắn, làm việc căng thẳng do môi trường làm việc, yếu tố thoả mãn không được đáp ứng hoặc cũng có thể họ không được tạo điều kiện hội nhập vào môi trường mới và việc không thành công sẽ đội kinh phí tuyển dụng tăng lên rất nhiều do phải tuyển chọn hoặc đào tạo lại

II Thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty KOSY

1 Xác định nhu cầu nhân sự:

Trên cơ sở kế hoạch kinh doanh và phát triển hệ thống mạng lưới, các đơn vị trong KOSY xác định nhu cầu nhân sự cần tuyển dụng cho năm, chậm nhất là 15/12 hàng năm gửi về phòng tổ chức nhân sự trụ sở chính tại Hà Nội Khi gửi nhu cầu nhân sự các đơn vị định rõ một số yêu cầu:

- Số lượng người cần tuyển

- Mô tả công việc đối với các vị trí cần tuyển, bản mô tả tiêu chuẩn công việc đối với từng vị trí chức danh

- Thời gian dự kiến cần nhân sự

Phòng tổ chức nhân sự tổng hợp nhu cầu nhân sự toàn hệ thống trình Tổng Giám đốc, Hội đồng quản trị phê duyệt

2 Nguồn tuyển dụng và cách thức tiếp cận:

- Nguồn từ nội bộ

- Nguồn từ bên ngoài (ứng viên tự nộp hồ sơ)

- Nguồn từ công ty tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp

Cách thức tiếp cận nguồn nhân sự:

- Thông báo nội bộ trên toàn hệ thống các vị trí cần tuyển, yêu cầu đối với từng

vị trí, khuyến khích mọi cá nhân nộp đơn ứng tuyển

- Đăng báo tuyển dụng (báo giấy, báo điện tử)

3 Quy trình tuyển dụng tại Công ty KOSY:

3.1 Xác định nhu cầu:

Trên cơ sở nhu cầu của từng đơn vị, phòng nhân sự tổng hợp kế hoạch nhân sự hàng năm trình cấp có thẩm quyền phê duyệt

3.2 Lập kế hoạch tuyển dụng theo từng đợt:

Sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt, phòng tổ chức nhân sự lên kế hoạch tuyển dụng theo từng đợt gồm:

- Số lượng cần tuyển

- Các vị trí cần tuyển, yêu cầu đối với các chức danh công việc

- Thời gian tổ chưc tuyển dụng (thời gian tiếp nhận hồ sơ, thời gian thi viết, phỏng vấn)

- Thành viên hội đồng tuyển dụng

3.3 Thông báo tuyển dụng:

Sau khi lập xong kế hoạch, thông báo tuyển dụng được gửi đi theo các nguồn nhân sự đã trình bày ở trên để tiếp nhận hồ sơ

3.4 Sàng lọc hồ sơ:

Trên cơ sở hồ sơ tiếp nhận và yêu cầu đối với các chức danh công việc, phòng

tổ chức nhân sự sẽ tiến hành sàng lọc hồ sơ ứng tuyển đối với các vị trí chức danh để loại bỏ những hồ sơ không đáp ứng yêu cầu đề ra, tổng hợp danh sách hồ sơ ứng viên phù hợp

3.5 Tổ chức thi tuyển (thi viết):

Sau khi sàng lọc hồ sơ phòng tổ chức nhân sự tổ chức thi tuyển và thông báo cho các ứng viên:

- Thời gian thi tuyển

- Địa điểm thi tuyển

- In đề thi (đề thi được lấy từ hệ thống ngân hàng câu hỏi do các bộ phận chuyên môn đã biên soạn)

- Chấm điểm bài làm của các ứng viên (do các bộ phận chuyên môn chấm, có dọc phách)

3.6 Phỏng vấn

- Chỉ các ứng viên đạt kết quả từ 60 điểm trở lên (thang điểm 100) mới được mời tham gia vòng phỏng vấn

- Thành viên hội đồng tuyển dụng tham gia phỏng vấn và đánh giá trên 3 tiêu chí:

Kiến thức và thực tế (60%)

Phong cách, giao tiếp của ứng viên (30%)

Khả năng ngoại ngữ (10%)

Thang điểm có thể thay đổi tỷ trọng tùy vào từng vị trí chức danh công việc được xác định khi lập kế hoạch

3.7 Tổng hợp kết quả:

Sau khi các thành viên hội đồng tuyển dụng gửi kết quả, phòng tổ chức nhân

sự tổng hợp và đề xuất cấp có thẩm quyền chấp thuận các ứng viên có điểm số cao nhất, lấy từ trên xuống theo số lượng cần tuyển

3.8 Thông báo trúng tuyển:

Sau khi cấp có thẩm quyền phê duyệt các ứng viên trúng tuyển, phòng tổ chức nhân sự tiến hành thông báo cho ứng viên trúng tuyển bằng thư mời làm việc

3.9 Đào tạo:

Trên cơ sở thực tế số lượng được tuyển dụng, Lãnh đạo Công ty KOSY quyết định mở khoá đào tạo kiến thức về các công việc cụ thể cho nhân viên mới

3.10 Đánh giá kết quả đào tạo:

Mỗi chương trình đào tạo, cuối khóa đều có những đánh giá trên cơ sở kết quả của bài thi đối với mỗi chức danh công việc, gửi báo cáo tổng hợp ban giám đốc để tuyển dụng chính thức

4 Hội đồng tuyển dụng:

- Chủ tịch HDQT (hoặc thành viên HĐQT được ủy quyền)

- Tổng Giám đốc (hoặc Phó TGĐ)

- Phòng TCNS

- Trưởng các khối, phòng ban theo nghiệp vụ chuyên môn

III Những hạn chế và một số giải pháp khắc phục

Bản mô tả tiêu chuẩn chức danh công việc cần phải được phân biệt với bản mô

tả công việc, hiện nay còn một số trùng lẫn, chưa tách biệt, nhiều khi gộp chung

Thời gian tiếp nhận hồ sơ nhiều khi quá ngắn, số lượng hồ sơ ứng viên nhận từ các nguồn còn ít sẽ ảnh hưởng tới chất lượng tuyển dụng cũng như số lượng cần tuyển dụng (thời gian tiếp nhận hồ sơ chỉ có 15 ngày)

Việc ra đề thi chưa có cấu trúc cụ thể, cơ cấu các phần trong đề thi chưa được xác định, kiến nghị nên đưa ra cơ cấu đề thi nên gồm 3 phần:

Phần 1 Những nội dung liên quan tới kiến thức được học đối với các chức danh công việc

Phần 2 Những nội dung liên quan tới kinh nghiệm thực tế

Phần 3 Những nội dung liên quan tới khả năng hiểu biết xã hội gần gũi với chức danh công việc

Tỷ trọng điểm của các phần nên được xác định một cách tương đối cho đề thi đối với mỗi chức danh công việc, ví dụ:

Đối với chức danh công việc: Trưởng phòng tài chính:

Phần 1 40%

Phần 2 40%

Phần 3 20%

Như vậy việc đánh giá kết quả sẽ phù hợp hơn, việc xác định tỷ trọng điểm của các phần giúp cho Công ty KOSY có thể tránh những sai lầm trong tuyển dụng

(Thời gian này công việc bận quá, em liên tục phải đi công tác Bài tập làm không thật tốt, rất mong cô giáo bỏ qua, xin cảm ơn cô rất nhiều!)