Tìm hiểu mô hình văn phòng hiện đại tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lí do lựa chọn đề tài 1 2. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 3. Mục đích nghiên cứu 2 4. Mục tiêu nghiên cứu 2 5. Lịch sử nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Đóng góp của đề tài 2 8. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1. VĂN PHÒNG VÀ MỘT SỐ MÔ HÌNH VĂN PHÒNG Ở VIỆT NAM 4 1.1. Văn phòng 4 1.1.1. Khái niệm 4 1.1.2. Vai trò của văn phòng 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức và nguyên tắc hoạt động của văn phòng 6 1.2. Một số mô hình văn phòng ở Việt Nam hiện nay 9 1.2.1. Văn phòng truyền thống ( văn phòng đóng) 9 1.2.2. Văn phòng điện tử (E – Office) 10 1.2.3. Văn phòng xanh 11 1.2.4. Văn phòng ảo (G- Office) 12 1.2.5. Văn phòng hiện đại 13 CHƯƠNG 2. MÔ HÌNH VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ KỸ THUẬT MOBIFONE 17 2.1. Khái quát về Công ty CP Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone 17 2.2. Văn phòng Công ty CP Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone 19 2.2.1. Bộ máy văn phòng công ty 19 2.2.2. Cơ cấu tổ chức văn phòng 20 2.2.3. Bố trí, sắp xếp phòng làm việc tại Văn phòng Công ty 23 2.3. Nghiệp vụ Văn phòng 24 2.3.1. Quy trình giải quyết công việc 24 2.3.2. Công tác văn thư, lưu trữ 25 2.3.4. Công tác thông tin, báo cáo 29 2.3.5. Quy tình phục vụ khách hàng 30 2.3.6. Tác phong, thái độ và phương pháp làm việc của can bộ nhân viên Văn phòng. 31 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ MÁY VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI TẠI CÔNG TY 34 3.1. Đánh giá về thực trạng việc ứng dụng mô hình văn phòng hiện đại của công ty 34 3.1.1. Ưu điểm 34 3.1.2. Nhược điểm 35 3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả của mô hình văn phòng hiện đại của công ty cổ phần dịch vụ kĩ thuật mobifone 36 3.3. Bài học kinh nghiệm và liên hệ thực tế 40 KẾT LUẬN 42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN Tôi tên Đồng Thị Hương- trưởng nhóm nghiên cứu đề tài: “ Tìm hiểu mơ hình văn phòng đại Cơng ty Cổ phần Dịch v ụ Kỹ thu ật Mobifone” Thay mặt nhóm nghiên cứu, tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu thời gian qua Chúng xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm 2016 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, q trình khảo sát thu th ập thơng tin, nhận trợ giúp h ướng dẫn tận tình t cán b ộ, nhân viên Công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone Nhân đây, cho phép xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành t ới giảng viên, ThS Nguyễn Hữu Danh thầy tận tình h ướng d ẫn nhóm chúng tơi q trình thực đề tài Trong trình nghiên cứu khảo sát, chúng tơi gặp nhiều khó khăn thu thập tài liệu tìm kiếm thơng tin Mặt khác, trình d ộ nghiên cứu hạn chế, thời gian nghiên cứu hạn hẹp số nguyên nhân khác nên dù cố gắng không tránh khỏi thiếu sót m ặt lí luận dẫn chứng đưa Vì thế, chúng tơi mong nhận đ ược góp ý thầy hội đồng bảo vệ đề tài, th ầy cô tr ường bạn đọc để đề tài hoàn thiện h ơn Những ý kiến đóng góp độc giả giúp chúng tơi có thêm nh ững nguồn tư liệu đường học tập nghiên cứu sau Chúng xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 Lí lựa chọn đề tài Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Mục đích nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Cấu trúc đề tài CHƯƠNG VĂN PHỊNG VÀ MỘT SỐ MƠ HÌNH VĂN PHỊNG Ở VIỆT NAM 1.1 Văn phòng 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Vai trò văn phòng 1.1.3 Cơ cấu tổ chức nguyên tắc hoạt động văn phòng 1.2 Một số mơ hình văn phòng Việt Nam 1.2.1 Văn phòng truyền thống ( văn phòng đóng) 1.2.2 Văn phòng điện tử (E – Office) 10 1.2.3 Văn phòng xanh 11 1.2.4 Văn phòng ảo (G- Office) 12 1.2.5 Văn phòng đại 13 CHƯƠNG MƠ HÌNH VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ KỸ THUẬT MOBIFONE 17 2.1 Khái quát Công ty CP Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone 17 2.2 Văn phòng Cơng ty CP Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone .19 2.2.1 Bộ máy văn phòng cơng ty 19 2.2.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng 20 2.2.3 Bố trí, xếp phòng làm việc Văn phòng Cơng ty .23 2.3 Nghiệp vụ Văn phòng 24 2.3.1 Quy trình giải công việc 24 2.3.2 Công tác văn thư, lưu trữ 25 2.3.4 Công tác thông tin, báo cáo 29 2.3.5 Quy tình phục vụ khách hàng 30 2.3.6 Tác phong, thái độ phương pháp làm việc can nhân viên Văn phòng 31 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ MÁY VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TẠI CƠNG TY 34 3.1 Đánh giá thực trạng việc ứng dụng mơ hình văn phòng đại công ty 34 3.1.1 Ưu điểm 34 3.1.2 Nhược điểm 35 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu mơ hình văn phòng đại công ty cổ phần dịch vụ kĩ thuật mobifone 36 3.3 Bài học kinh nghiệm liên hệ th ực tế 40 KẾT LUẬN .42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lí lựa chọn đề tài Văn phòng phận thiếu quan tổ chức Văn phòng đầu mối thơng tin quan, n t ập trung m ọi văn giấy tờ liên quan đến hoạt động quản lý điều hành Văn phòng thực chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc, h ậu cần Nó đ ảm bảo cho công tác lãnh đạo quản lý tập trung cách th ống nhất, hoạt động thường xuyên liên tục, có hiệu Khi bước vào kỉ XXI, trước yêu cầu to lớn đất n ước đòi hỏi, xu hướng phát triển tất yếu th ời đại nh tồn cầu hóa, phát triển mạng thơng tin tòa cầu, phát triển ngành khoa h ọc mũi nhọn điện tử- tin học, tiến tới hình thành kinh t ế tri th ức … ngành, lĩnh vực hoạt động xã hội không ng ừng đ ổi m ới đại hóa Chính từ yêu cầu cấp bách xã h ội, đ ể thích ứng với mơi trường thời đại cơng nghệ thơng tin văn phòng tr thành phận quan trọng thiếu quan, tổ chức Do văn phòng phải có ý thức trước bước so v ới đ ơn v ị khác nhiệm vụ đổi mới.Văn phòng quan, tổ chức cần chuy ển nhanh từ văn phòng kiểu cũ sang văn phòng đại Một văn phòng đại giúp cho việc giải cơng việc nhanh chóng, hiệu Công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone cơng ty áp dụng mơ hình văn phòng đại Đây m ột cơng ty chuyên v ề kinh doanh dịch vụ thuộc lĩnh vực viễn thơng, cơng nghệ thơng tin chăm sóc khách hàng Với môi trường làm việc động, sáng t ạo, sản phẩm dịch vụ chất lượng với việc đại hóa văn phòng, cơng ty khẳng định thương hiệu, uy tín th ị tr ường nước Vì lí trên, nhóm chúng tơi quy ết định chọn đề tài: “Tìm hiểu mơ hình văn phòng đại công ty Cổ ph ần D ịch v ụ Kỹ thu ật Mobifone” làm đề tài nghiên cứu khoa học Khai thác đề tài giúp có thêm kiến thức Hành văn phòng, cách th ức tổ chức hoạt động văn phòng đại Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Tìm hiểu mơ hình văn phòng đại Cơng ty C ổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone - Phạm vi nghiên cứu: Tại trụ sở Công ty Cổ ph ần Dịch v ụ Kỹ thu ật Mobifone Mục đích nghiên cứu Khảo sát mơ hình văn phòng đại cơng ty CP D ịch v ụ kỹ thuật Mobifone, đánh giá ưu điểm hạn chế mô hình đồng thời kiến nghị thêm giải pháp nhằm nâng cao hiệu mơ hình văn phòng đại Mục tiêu nghiên cứu - Mục tiêu chung: tìm hiểu văn phòng đ ại văn phòng đại cơng ty Cổ phần Dịch vụ kỹ thuật Mobifone - Mục tiêu cụ thể: + Xác định ý nghĩa tầm quan trọng đổi , đại hóa văn phòng + Khảo sát thực tế mơ hình văn phòng cơng ty + Học hỏi cơng tác đổi , đại hóa văn phòng c cơng ty C ổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone đưa ý kiến đóng góp đ ể hồn thiện Lịch sử nghiên cứu Nội dung nghiên cứu đề tài mà chọn không m ới, t trước tới có nhiều cơng trình nghiên cứu chi tiết, cụ th ể Nh ưng đ ối với Công ty CP Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone chưa có đề tài đề c ập đến Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp điều tra khảo sát - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp quan sát - Phương pháp phân tích tổng hợp Đóng góp đề tài Qua việc tìm hiểu mơ hình văn phòng đ ại Cơng ty C ổ Phần Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone giới thiệu tới bạn đ ọc mơ hình văn phòng đại cụ thể để bạn đọc có nhìn rõ nét h ơn Qua tham khảo ứng dụng vào đại hóa văn phòng c c quan, đơn vị Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, tài liệu tham khảo, phụ l ục, đề tài chia làm chương: Chương 1: Văn phòng số loại hình văn phòng Việt Nam Chương 2: Mơ hình văn phòng đại cơng ty CP Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động máy văn phòng đại cơng ty CHƯƠNG VĂN PHỊNG VÀ MỘT SỐ MƠ HÌNH VĂN PHỊNG Ở VIỆT NAM 1.1 Văn phòng 1.1.1 Khái niệm Có quan niệm cho rằng: “văn phòng máy điều hành c c quan, đơn vị; nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt đ ộng qu ản lí, nơi chăm lo cho lĩnh vực dịch vụ, hậu cần, đảm bảo điều kiện hoạt động vật chất cần thiết cho hoạy động quan, tổ ch ức” Ở quan niệm này, hiểu văn phòng phận đa nhiệm vụ v ới nghiệp vụ chuyên môn rộng sâu, từ việc thực công việc nh tham mưu điều hành,thực thi định hay đến vấn đề tổ ch ức nhân s ự, hậu cần, sở vật chất, kỹ thuật,… đảm bảo cho hoạt đ ộng c c quan, tổ chức thông suốt Theo quan niệm văn phòng th ực t ế đề cập với tên gọi như: “phòng Hành – T h ợp”, “ phòng Hành – Tổ chức” hay phòng “Hành – Quản trị” Theo Nguyễn Thành Độ đề cập “ Giáo trình Quản trị văn phòng” Văn phòng hiểu theo nhiều giác đ ộ khác nh sau: - Nghĩa rộng: Văn phòng máy làm việc tổng hợp tr ực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, đ ơn vị Theo quan niệm quan thẩm quyền chung, quan đơn v ị có quy mơ lớn thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc h ội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng cơng ty ) quan, đ ơn v ị có quy mơ nhỏ văn phòng phòng hành tổng h ợp - Nghĩa hẹp: Văn phòng trụ sở làm việc quan, đ ơn v ị, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan đơn v ị đó.[1,5] Như vậy, thấy quan niệm xã hội hay nhiều học giả nghiêng cách hiểu văn phòng đơn v ị giải quy ết th ủ tục hành chính, thực nghiệp vụ hành cơng vi ệc h ậu cần Tuy nhiên, thực tế Việt Nam nước giới, văn phòng khơng thực cơng việc mà tham gia vào cơng việc khác quản lí nhân sự, quản lí hoạt động sản xuất, kinh doanh, chăm sóc khách hàng,… Điển hình doanh nghiệp chuyên sản xuất hay cung cấp dịch vụ, dianh nghiệp vừa nhỏ hay doanh nghiệp t nhân Văn phòng phải máy tổ chức thích hợp với đặc điểm c ụ th ể quan, tổ chức Ở quan, tổ chức có quy mơ lớn máy văn phòng gồm nhiều phận với số lượng cán nhân viên cần thiết để hoàn thành tốt nhiệm vụ đơn vị mình; c quan, tổ ch ức có quy mơ nhỏ, tunhd chất cơng việc đơn giản văn phòng có c c ấu tổ chức phù hợp tránh lãng phí nguồn nhân lực Từ đó, chúng tơi đưa khái niệm văn phòng quan, tổ chức sau: “ Văn phòng phận khơng thể thiếu cảu quan, tổ ch ức, đơn vị cấu thành, giúp việc quan cơng tác qu ản lí, ều hành; thực hỗ trợ cơng tác hành cho đ ơn v ị ch ức năng, đảm bảo thông tin cho quan công tác hậu c ần nh ằm gi ải qu ết có hiệu nhiệm vụ chung quan,tổ chức” Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch sở v ật ch ất định Quy mơ tùy thuộc vào quy mô, đặc ểm ho ạt đ ộng tính chất cơng việc văn phòng 1.1.2 Vai trò văn phòng Văn phòng có vai trò vô quan trọng quan, tổ ch ức tùy thuộc vào quy mơ, tính chất hoạt động tổ ch ức mà văn phòng có vai trò riêng biệt Tuy nhiên, chung văn phòng có nh ững vai trò sau:  Là cầu nối phận quan, tổ chức không nh ững mối quan hệ, đạo điều hành, văn phòng  Là cầu nối thơng tin cấp với cấp dưới, cấp v ới cấp trên, đơn vị đồng cấp với  Ngồi ra, văn phòng cầu nối quan, tổ ch ức v ới c quan tổ chức bên ( đối tác, khách hàng,các quan tổ ch ức có liên quan…)  Văn phòng đầu mối quản lí, kiểm tra giám sát hoạt động c c quan Vì tất hoạt động đạo, điều hành thông qua văn b ản đ ều tập trung văn thư quan hay văn phòng, thuận lợi cho vi ệc ki ểm tra, giám sát, giải cơng việc  Văn phòng phận quan trọng không th ể tách r ời c m ỗi c quan, tổ chức, sợi dây vơ hình nối liền đơn v ị, phận c c quan, tổ chức với Đồng thời, văn phòng nơi giải quy ết vấn đề phát sinh hoạt động quan, tổ chức 1.1.3 Cơ cấu tổ chức nguyên tắc hoạt động văn phòng  Cơ cấu tổ chức văn phòng Cơ cấu tổ chức văn phòng tổng hợp phận khác c văn phòng bố trí để thực nhiệm vụ cơng tác văn phòng Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động quan mà c ấu tổ chức văn phòng khác Các phận chủ yếu c cấu văn phòng quan thường bao gồm:  Bộ phận văn thư lưu trữ: Thực công tác văn thư; quản lý sử dụng dấu; cấp giấy giới thiệu, giấy đường; chuyển giao văn bản, tài liệu; phân chia báo, tạp chí cho đơn vị doanh nghiệp Th ực nghiệp vụ lưu trữ chỉnh lý, thu thập, xác định giá tr ị tài li ệu, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu tr ữ Tham m ưu cho lãnh đ ạo xây dựng quy chế hướng dẫn nghiệp vụ công tác doanh nghiệp  Bộ phận tổng hợp: nghiên cứu, tư vấn cho thủ trưởng c quan công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động c c quan, t ổ ch ức; theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động quan đ ể báo cáo th ủ tr ưởng đề xuất phương án giải cơng + Có khơng gian làm việc có th ể tiết kiệm chi phí thi ết bị máy lạnh đèn điện nhờ vào việc sử dụng chung ánh sáng luồng khơng khí + Các doanh nghiệp tiết kiệm đầu tư trang thiết bị văn phòng khơng gian mở giúp tăng việc chia sẻ s dụng chung trang thiết b ị máy in, máy photo, bấm kim + Ngồi khơng gian mở cung cấp tính linh ho ạt phù h ợp v ới nhu cầu phát triển nhân Văn phòng mặt mở có nhiều ưu ểm tạo điều kiện cho dây chuyền công việc, liên kết thông tin gi ữa khâu xử lý thông tin Văn phòng liên tục + Người lãnh đạo Văn phòng kiểm sốt cơng việc Văn phòng đ ược dễ dàng; giảm kinh phí đầu tư xây dựng mặt trang thiết bị cho Văn phòng; dễ bố trí lại vị trí làm việc Văn phòng người lãnh đạo Văn phòng có sáng kiến v.v 3.1.2 Nhược điểm - Đối với nhân viên: + Mức độ tương tác cao ngày làm việc chung m ột môi trường không phân chia dẫn đến nhiều tiếng ồn gây phiền nhi ễu làm cho việc tập trung vào công việc nhân viên trở nên khó khăn h ơn + Thiếu riêng tư vấn đề lớn thiết kế văn phòng mở nơi mà hình máy tính dễ dàng bị người qua quan sát trao đổi qua điện thoại dường q tải + Ngồi ra, khơng gian văn phòng mở điều kiện cho bệnh dịch dễ lây lan đồng nghiệp văn phòng bị cảm cúm điều ảnh hưởng đến sức khỏe đồng nghiệp khác văn phòng -Đối với doanh nghiệp Đa phần nhược điểm khơng gian mở nhân việc có tác động tiêu cực trực tiếp đến đoàn thể doanh nghiệp Chẳng hạn: 37 + Những phiền nhiễu gây tương tác thường xuyên nhân viên gia tăng tiếng ồn ảnh hưởng đến hiệu làm việc bị giảm Kết kinh doanh giảm tỷ lệ vắng mặt nhân viên cao làm việc mơi trường dễ dàng bị lây nhi ễm bệnh + Ngoài việc thiếu hẳn riêng tư vốn có thiết kế văn phòng mở làm phát sinh vấn đề liên quan đến đ ạo đ ức pháp lý bắt nguồn từ việc thỏa thuận thông tin mật liên quan đến khách hàng đồng nghiệp gây khó khăn cho cơng tác quản lí bí mật tài li ệu 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu mơ hình văn phòng đại công ty cổ phần dịch vụ kĩ thuật mobifone Đổi đại hố tồn diện Văn phòng Văn phòng kiểu cũ kiểu bao gồm cấu trúc m ặt c trang thiết bị kỹ thuật Văn phòng, ng ười làm Văn phòng nghiệp vụ hành Văn phòng Ba mặt kể có mối quan hệ chặt chẽ, có tác động qua lại với q trình th ực ch ức năng, nhiệm vụ Văn phòng cần phát triển đ ồng b ộ, không xem nhẹ mặt Khi chuyển lên Văn phòng đại, ba m ặt nâng lên vật chất đầu tư thích đáng, đ ảm bảo cho Văn phòng đủ thực chức chủ động xử lý thông tin a, Hiện đại hóa trang thiết bị kỹ thuật Hệ thống máy tính có kết nối Internet thiết bị thơng minh Hệ th ống máy tính có kết nối Internet thiết bị thông minh nh Smartphone, Ipad cơng cụ b buộc cần phải có đ ể tri ển khai mơ hình văn phòng đại Vì hoạt động quản lý, trao đổi cơng vi ệc, cung cấp, xử lý thông tin t lãnh đ ạo đền nhân viên thực máy tính thiết bị thơng minh Cài đặt phần mềm văn phòng điện tử Phần mềm văn phòng điện tử điều kiện quan trọng cần ph ải có để th ực văn phòng đại Các phần mềm cơng c ụ 38 làm nên văn phòng điện tử, tích h ợp nhiều ch ức tiện ích giúp đơn vị qu ản lý văn bản, hồ s ơ, tài liệu, điều hành văn phòng quản lý công việc Sử dụng kỹ máy tính Triển khai văn phòng điện tử, khơng u cầu người sử d ụng ph ải có trình độ chuyên cao hay phải đào tạo nghiệp vụ chuyên nghi ệp mà ch ỉ c ần người dùng có kỹ máy tính Vì phần mềm văn phòng ện t cài đặt dễ dàng s dụng đơn giản ch ỉ v ới vài thao tác kh ởi động người dùng áp d ụng linh hoạt phần mềm Th ậm chí ng ười dùng c ần có điện thoại di động thông minh tri ển khai đ ược văn phòng đại Hiện có khơng phần mềm văn phòng điện tử đ ược xây d ựng phát triển Trong đó, phần mềm CloudOffice công ty phát tri ển Công nghệ Thái Sơn nghiên cứu phát triển phần mềm văn phòng điện tử chun nghiệp, uy tín đơn vị, doanh nghiệp ưu tiên áp d ụng Phần mềm CloudOffice hệ thống quản lý văn th lưu tr ữ tài liệu, văn thiết kế, xây dựng với mục tiêu triển khai cho mơ hình quản lý phân tầng đa cấp với khả xử lý liệu quy mơ l ớn Văn phòng điện tử CloudOffice không giúp hỗ trợ hiệu công tác điều hành xử lý công việc khởi tạo, phân công, quản lý theo dõi ti ến độ vi ệc làm mà tích hợp nhiều tiện ích hỗ trợ, thay th ế cho nh ững h ệ thống quản lý khác gửi thông báo, trao đổi thảo luận, lên lịch công việc, lấy ý kiến biểu quyết… Nhờ ưu điểm mà phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice áp dụng hệ th ống quản lý c nhiều quan, Bộ, Ngành, doanh nghiệp như: Cục Thuế T ỉnh Nghệ An, Cục Thuế Tỉnh Bà Rịa –Vũng Tàu, Cục Hải quan Hải Phòng, Cục H ải quan Bình Dương, Cục Hải quan Đồng Nai, Cục Hải quan Vũng Tàu, Cục Hải quan Đà Nẵng, Công ty nước VINACONEX, Công ty cổ phần CONECO Mi ền 39 Trung, Học viện Thanh Thiếu Niên Việt Nam, Bưu điện Tỉnh Điện Biên Trang thiết bị môi trường Văn phòng c ải thi ện r ất đáng kể nhờ người đưa vào ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh v ực khoa h ọc - kỹ thuật hoạt động Văn phòng Nhóm ngành khoa học “công thái học” (ergonomies) đ ược vận d ụng vào Văn phòng nhằm tối ưu hố mẫu thiết bị, mơi tr ường Văn phòng, làm cho người làm Văn phòng làm việc thoải mái, đ ỡ hao tốn s ức lao đ ộng mà đạt hiệu công tác cao Chỉ với việc cải tiến bàn làm vi ệc hình chữ nhật thành bàn hình chữ L chữ U v ới ghế xoay, nhân viên Văn phòng ngồi chỗ thao tác thu ận l ợi làm công việc xử lý giấy tờ, sử dụng thiết bị Văn phòng đ ể so ạn th ảo văn bản, đánh máy văn bản, truyền văn bản, thiết bị viễn thơng Mơi trường Văn phòng thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, đ ộ ồn, màu tường thích hợp Mặt Văn phòng cải tiến t nh ững phòng khép kín với nhiều nhược điểm sang mơ hình Văn phòng m ặt mở (open plan office) với diện tích khoảng 60 - 80 m2, đ ủ ch ỗ cho khoảng 20 vị trí làm việc b Hiện đại hóa người làm Văn phòng Con người làm việc Văn phòng nhân vật trung tâm, ch ủ thể Văn phòng Lao động Văn phòng kiểu cũ đào tạo, có n quan niệm loại hình lao động giấy tờ, hành tuý s ự vụ, giản đơn Vì vậy, người làm Văn phòng th ường đào tạo, vi ệc b ố trí,s dụng lao động Văn phòng tuỳ tiện, chắp vá Trong Văn phòng hi ện đ ại, nhân tố người coi trọng hết Lao động Văn phòng coi lao động thơng tin với tính sáng tạo trí tu ệ ngày tăng Do đó, người lao động Văn phòng đào tạo đạt đến trình đ ộ cao, theo hướng đa năng, toàn diện nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ giao tiếp ứng xử Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhi ều việc thực thành thạo nhiệm vụ công tác giao, tạo ều ki ện cho h ọ 40 dễ dàng thích ứng phải chuyển đổi công tác, dễ dàng đào t ạo l ại đ ể đáp ứng yêu cầu cao hơn, phù hợp với nh ững đòi h ỏi ngày cao biến động hàng ngày thị trường sức lao động Cần làm cho lãnh đạo công ty, cán nhân viên nh ận th ức đ ược hiệu to lớn việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác hành văn phòng nói riêng hoạt động quản lý nói chung Cần tuyên truyền, ý thức đạo cán nhân viên coi khâu quan trọng công việc, liên quan trực tiếp tới hoạt động sản xuất kinh doanh Từ đó, có ý thức rèn luyện, nâng cao kỹ tập thói quen sử dụng ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng việc, thay cho phương thức thói quen làm việc thủ cơng, hiệu thấp Mở khóa đào tạo ngắn cho cán nhân viên: Mặc dù, cơng ty MobiFone Service có lợi đội ngũ cán nhân viên có trẻ, trình độ chun mơn lực hiểu biết công nghệ thơng tin r ất cao nhiều điểm hạn chế Vì vậy, ứng dụng cơng ngh ệ thơng tin vào hoạt động văn phòng, cơng ty cần phải t ổ ch ức nh ững bu ổi đào tạo ngắn hạn giải thích cho cán nhân viên hiểu rõ nội dung công việc công tác văn phòng để từ cán nhân viên hi ểu rõ quy trình cách thức áp dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng cơng ty Nhóm ngành khoa học giao tiếp - ứng xử với ngành khoa học nh tâm lý học, xã hội học, dân tộc học, mỹ học v.v giúp ng ười lao đ ộng có kh ả khẳng định vị trí cộng đồng, ê kíp làm vi ệc đ ể từ tạo động cơ, ý chí vươn lên xây dựng hoài bão nghề nghiệp Các ngành khoa học giúp người lao động biết cách phòng tránh tình căng thẳng trình làm việc (stress), biết trang ểm làm tăng vẻ đẹp, tính hấp dẫn người m ặt Văn phòng, bi ết giao tiếp văn minh, lịch sự, tạo tin cậy khách hàng v.v c Các nghiệp vụ hành Văn phòng 41 Các nghiệp vụ hành văn phòng ngày xây dựng đầy đủ, hồn chỉnh có hỗ trợ trang thiết bị đại giúp cho cơng việc hành Văn phòng vận hành trơi chảy, thơng suốt theo quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý Có trang thiết bị đại, có người làm việc Văn phòng đào tạo đạt trình độ cao lãng phí Văn phòng khơng có quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực mang tính khoa học cao Mỗi cơng việc Văn phòng xây dựng chương trình cơng tác, xây dựng ban hành văn bản, tổ chức hội nghị, chuyến công tác, phân loại xếp khối hồ sơ tài liệu, tu bổ tài liệu lưu trữ v.v phải đưa quy định nghiệp vụ đắn, quy trình tổ chức thực hợp lý Các nghiệp vụ hành Văn phòng có vai trò kết n ối thiết b ị kỹ thuật với người làm Văn phòng làm cho cấu trúc ba m ặt c c Văn phòng trở nên hài hồ, biến tiềm Văn phòng thành hi ệu qu ả thiết thực, cụ thể 3.3 Bài học kinh nghiệm liên hệ thực tế Nhìn chung, đặc thù cơng việc hoạt động Công ty c ổ ph ần Dịch vụ kỹ thuật MobiFone công ty công nghệ chuyên cung c ấp gi ải pháp kinh doanh dịch vụ viễn thông nên cán nhân viên cơng ty có lực cơng nghệ thơng tin Vì v ậy, ho ạt đ ộng s ản xuất kinh doanh, quản lý công ty nói chung cơng tác văn phòng nói riêng, công ty MobiFone Service luôn đầu áp d ụng công ngh ệ thông tin nhằm nâng cao hiệu công việc Công ty triển khai đưa vào sử dụng thành công hệ th ống ph ần mềm tự động hóa văn phòng Edocman cho tồn cơng ty, phòng ban chi nhánh trực thuộc từ năm 2014 Đây bước tiến hoạt động văn phòng đặc biệt cơng tác văn thư, rút ngắn trình qu ản lý, chuyển giao theo dõi tiến độ giải văn nội công ty 42 So với, quan tổ chức ngành khác ngành, m ột thành t ựu lớn việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn phòng c công ty MobiFone Serive Hệ thống phần mềm tự động hóa văn phòng cơng ty MobiFone Service kể từ đưa vào sử dụng hoạt động hàng ngày giúp lãnh đạo công ty, cán nhân viên công ty rút ngắn đ ược th ời gian, nâng cao hiệu suất công việc đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh Từ việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng giúp rèn luyện tác phong làm việc cho cán nhân viên cơng ty, tạo thành thói quen làm việc khoa học, đại tạo nên th ương hiệu công ty Bên cạnh lợi ích việc ứng dụng phần m ềm t ự đ ộng hóa văn phòng cơng ty MobiFone Service cơng tác v ẫn t ổn số hạn chế định Nhiều cán nhân viên chưa coi trọng công tác văn phòng Các phần mềm ứng dụng đưa khơng có hiệu m ột số cán nhân viên Thậm chí, có cán nhân viên không bao gi đăng nh ập vào phần mềm tự động hóa văn phòng, khơng giải cơng vi ệc ghi nhận q trình giải công việc phần mềm, nên tạo thông tin sai lệch, công việc bị hạn, lãnh đạo công ty v ẫn ph ải dùng phương pháp thủ công để diều hành giải quy ết công việc Các văn đưa lên phần mềm chưa đầy đủ Phần mềm tự động hóa văn phòng cơng ty MobiFone áp dụng từ năm 2014 Vì v ậy, hầu hết văn cũ không cập nhật lên hệ th ống phần mềm, gây khó khăn việc tìm kiếm, quản lý lưu trữ văn ph ần m ềm Một số cán nhân viên công ty chi nhánh tr ực thu ộc công ty, lực nghiệp vụ hành đơi hạn chế nên q trình thực cơng việc khơng tránh khỏi thiếu sót Nhiều trang thiết bị phục vụ cho cơng tác văn phòng l ạc h ậu, 43 cũ chưa đáp ứng yêu cầu công việc nh vi ệc bố trí s ắp x ếp trang thiết bị văn phòng chưa hợp lí , phù h ợp v ới cấu trúc c văn phòng Trong q trình hoạt động quan tổ chức, cơng tác văn phòng giữ vai trò quan trọng hoạt động cung cấp, xử lý l ưu tr ữ thơng tin hoạt động quản lý Vì vậy, để có thu nh ận, x lý, qu ản lý s d ụng thông tin tốt điều kiện nay, quan tổ ch ức ph ải tăng cường đầu tư nâng cao sở vật chất kĩ thuật, nghiệp v ụ hành người làm cơng tác văn phòng Đối v ới, cơng tác văn phòng việc đảm bảo thơng tin, chủ trương, sách c quan cấp trên, văn hình thành công tác lãnh đ ạo, ch ỉ đ ạo ho ạt động quan tổ chức phương tiện thiết yếu vô quan tr ọng giúp cho hoạt động quan tổ chức đạt hiệu cao Đ ặc bi ệt, thời kỳ hội nhập, công nghệ ngày phát triển, vi ệc hi ện đ ại hóa cơng tác văn phòng vô cấp thiết, giúp nâng cao hi ệu qu ả làm vi ệc, cung cấp tiện ích hoạt động cơng tác văn phòng 44 KẾT LUẬN Cùng với phát triển khoa học - công nghệ, đ ặc bi ệt đ ối v ới thành tựu tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thông s ự m r ộng quan hệ kinh tế, hội nhập với cộng đồng quốc tế, n ước ta đ ổi cải cách hành việc áp dụng mơ hình Văn phòng đ ại nhiều ngành, nhiều cấp để đáp ứng nhu cầu xã hội Công ty Cổ phần Dịch Vụ Kĩ thuật Mobifone m ột nh ững công ty mạnh dạn đầu đổi việc áp dụng mơ hình văn phòng hi ện đ ại Việc áp dụng mơ hình hạn chế tối đa việc lãnh phí th ời gian, cơng sức, giảm chi phí quản lý điều hành mà đảm bảo tốt ch ất lượng công việc hàng ngày Đồng thời, giúp cho nhà qu ản lý khỏi cơng việc hành mang tính vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo cán cơng chức văn phòng, giúp họ có th ời gian t ập trung vào hồn thành tốt nhiệm vụ tìm kiếm giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu cao Thông qua việc nghiên cứu lý luận nghiên cứu thực tiễn, đề tài nghiên cứu khoa học chúng em làm sáng rõ vấn đề, ưu nh ược điểm việc ứng dụng mơ hình văn phòng đại Cơng ty C ổ ph ần D ịch v ụ Kĩ thuật Mobifone Kết nghiên cứu đề tài cho thấy việc ứng dụng mơ hình Văn phòng đại văn phòng nên áp d ụng r ộng rãi cho doanh nghiệp nhà nước Nhận thức tầm quan trọng đó, chúng em ch ọn đề tài “Tìm hiểu mơ hình văn phòng đại Công ty Cổ phần Dịch v ụ Kỹ thu ật Mobifone” làm đề tài nghiên cứu khoa học Chúng em c ố g ắng hoàn thành, hoàn chỉnh đề tài nghiên cứu với tinh thần nghiêm túc nh ất, nhiên khó tránh khỏi sai sót, khiếm quyết, mong nh ận đ ược s ự góp ý chân thành từ thầy giảng viên Một lần chúng em xin chân thành cảm ơn đến th ầy – TS Nguy ễn Hữu Danh tận tâm dạy giúp đỡ, thầy cô Khoa Quản tr ị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đội ngũ cán bộ, nhân viên Công ty Cổ phần Dịch vụ Kĩ thuật Mobifone giúp đỡ chúng em hoàn thành t ập 45 nghiên cứu khoa học Chúng em xin chân thành cảm ơn! 46 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình “Quản trị văn phòng” GS.TS Nguy ễn Thành Đ ộ- GVC Nguyễn Thị Thảo, NXB Lao động – xã hội Giáo trình “ Quản trị văn phòng”của Nghiêm Kỳ H ồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học… Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh Bài viết “10 xu hướng thiết kế Văn phòng làm việc đ ại” theo địa ốc 24h Hạnh, P M (2008) Quản trị văn phòng Hà Nội NXB HN Tri, N H (2005) Quản trị văn phòng Hà Nội NXB KHKT Việt Anh, B P (2015) Bài giảng L&M Hà Nội Lan, P T M (2009) Bài giảng quản trị văn phòng Đ ược đăng tải ngày 13 tháng năm 2009 trang web: http://easvietnam.edu.vn/vi/forum/studies-and- writings/easvan-phonghien-dai- va-xu- huong-phat- trien-van- phong-hien- dainguyen-ly- vanphongle-thi- hanhtn15s19-12- 2014.html Bài viết “ Chương trình văn phòng xanh- Một xu h ướng m ới văn phòng đại Việt Nam”- ThS Nguyễn Mạnh Cường http://www.truongnoivu.edu.vn/tin-tuc/581/Chuong-trinh-van-phongxanh-Mot-xu-huong-moi-cua-cac-van-phong-hien-dai-tai-Viet-Nam.aspx 47 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Quyết định việc ban hành quy định thể thức, kỹ thuật trình bày văn công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone Phụ lục 2: Quyết định việc ban hành quy định công tác văn th Công ty CP dịch vụ kỹ thuật hạ tầng mạng thông tin di đ ộng Phụ lục 3: Hình ảnh công ty Cổ phần dịch vụ kỹ thuật Mobifone Phụ lục 4: Giao diện phần mềm tự động hóa văn phòng Edocman sử dụng cơng tác văn phòng công tác văn th t ại Công ty c ổ phần Dịch vụ kỹ thuật MobiFone Phụ lục 5: Quy trình xử lý văn phần mềm tự động hóa văn phòng Edocman Phụ lục 3: Hình ảnh cơng ty Cổ phần dịch vụ kỹ thuật Mobifone Phụ lục 4: Giao diện phần mềm tự động hóa văn phòng Edocman sử dụng cơng tác văn phòng cơng tác văn thư Cơng ty cổ phần Dịch vụ kỹ thuật MobiFone Phụ lục 5: Quy trình xử lý văn phần mềm tự động hóa văn phòng Edocman ... CHƯƠNG MƠ HÌNH VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ KỸ THUẬT MOBIFONE 2.1 Khái quát Công ty CP Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone Công ty Cổ phần Dịch vụ kỹ thuật MOBIFONE (sau gọi Công ty MobiFone. .. văn phòng đại Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Tìm hiểu mơ hình văn phòng đại Công ty C ổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Mobifone - Phạm vi nghiên cứu: Tại trụ sở Công ty Cổ ph ần Dịch v ụ Kỹ. .. 1.2.4 Văn phòng ảo (G- Office) 12 1.2.5 Văn phòng đại 13 CHƯƠNG MƠ HÌNH VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ KỸ THUẬT MOBIFONE 17 2.1 Khái quát Công ty CP Dịch