MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ NỘI VỤ VÀ PHÒNG HÀNH CHÍNH VĂN THƯ LƯU TRỮ, VĂN PHÒNG BỘ 2 1.1 Lịch sử hình thành, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Nội Vụ. 2 1.1.1 Vị trí và chức năng của Bộ Nội Vụ 3 1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Nội Vụ 3 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ Nội Vụ 8 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Văn thư, lưu trữ. 8 1.2.1. Chức năng 8 1.2.2. Nhiệm vụ 8 1.2.3. Nhiệm vụ quyền hạn 9 1.2.4. Cơ cấu tổ chức 10 CHƯƠNG 2. GIỚI THIỆU HỆ THỐNG TLLT ĐƯỢC BẢO QUẢN TẠI BỘ NỘI VỤ 11 2.1 Thành phần, khối lượng tài liệu lưu trữ Bộ Nội Vụ 11 2.2 Nội dung và tình trạng tài liệu Bộ Nội Vụ 11 2.3 Phân loại tài liệu lưu trữ theo phương án “Cơ cấu tổ chức – Thời gian”: 13 2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ: 14 2.5 Nhận xét chung 15 2.5.1. Ưu điểm 15 2.5.2 . Nhược điểm 15 2.5.3. Nguyên nhân 16 CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ BỘ NỘI VỤ 18 3.1. Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý 18 3.1.1. Kiện toàn tổ chức bộ phận lưu trữ BNV 18 3.1.2. Tổ chức lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao nhận thức cho CBCC 19 3.1.3. Tăng cường kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ 19 3.2. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí 19 KẾT LUẬN 21 PHỤ LỤC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI PHÒNG QUẢN LÝ KHOA HỌC VÀ SAU ĐẠI HỌC TÊN ĐỀ TÀI TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐƯỢC BẢO QUẢN TẠI BỘ NỘI VỤ BÀI TIỂU LUẬN GIỮA KÌ Học phần : Tổ chức hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ Giảng viên : TS Lê Thanh Huyền Họ tên học viên : Nguyễn Thị Hà Lớp : Thạc sỹ Lưu trữ học khóa Hà Nội - 2017 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ NỘI VỤ VÀ PHỊNG HÀNH CHÍNH VĂN THƯ- LƯU TRỮ, VĂN PHÒNG BỘ 1.1 Lịch sử hình thành, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Bộ Nội Vụ 1.1.1 Vị trí chức Bộ Nội Vụ .3 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn Bộ Nội Vụ .3 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Bộ Nội Vụ 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Phòng Hành chính- Văn thư, lưu trữ .8 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ .8 1.2.3 Nhiệm vụ quyền hạn 1.2.4 Cơ cấu tổ chức 10 CHƯƠNG GIỚI THIỆU HỆ THỐNG TLLT ĐƯỢC BẢO QUẢN TẠI BỘ NỘI VỤ 11 2.1 Thành phần, khối lượng tài liệu lưu trữ Bộ Nội Vụ 11 2.2 Nội dung tình trạng tài liệu Bộ Nội Vụ 11 2.3 Phân loại tài liệu lưu trữ theo phương án “Cơ cấu tổ chức – Thời gian”: 13 2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ: 14 2.5 Nhận xét chung .15 2.5.1 Ưu điểm .15 2.5.2 Nhược điểm 15 2.5.3 Nguyên nhân .16 CHƯƠNG CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ BỘ NỘI VỤ 18 3.1 Nhóm giải pháp tổ chức quản lý .18 3.1.1 Kiện toàn tổ chức phận lưu trữ BNV 18 3.1.2 Tổ chức lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao nhận thức cho CBCC 19 3.1.3 Tăng cường kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ 19 3.2 Nhóm giải pháp sở vật chất, kinh phí 19 KẾT LUẬN 21 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Đất nước ta ngày hội nhập sâu rộng vào kinh tế giới, đa dạng hóa, đa phương hóa quan hệ quốc tế, để bắt kịp với tiến trình hội nhập đó, đòi hỏi phải có đổi cách tích cực, chủ động tồn diện, bỏ thói quen làm việc trì trệ, động, nhạy bén, hiệu thời kỳ bao cấp Vì hành nước ta phải nhanh chóng đổi theo định hướng tinh gọn, chuyên nghiệp, đại, hoạt động có hiệu lực, hiệu nhằm tạo tính cạnh tranh cao Đòi hỏi phận hành phải có đổi nhanh chóng, phù hợp với xu thời đại Cho nên xã hội phát triển nay, tài liệu lưu trữ có vị trí vơ quan trọng việc phản ánh hoạt động quan, tổ chức Đồng thời tài liệu lưu trữ góp phần giải cơng việc, tìm kiếm thơng tin để xây dựng chiến lược kinh tế quy hoạch, chủ trương, đề định quản lý, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn việc kế thừa tinh hoa văn hóa dân tộc, rút nhiều thơng tin bổ ích cho việc giáo dục, tun truyền, phát triển kinh tế Nhận thức tầm quan trọng tài liệu lưu trữ nên công tác lưu trữ ngày quan tâm trọng Bộ Nội vụ quan hành nhà nước cấp Trung ương, giúp Chính phủ thực chức quản lý Nhà nước lĩnh vực phân công phạm vi nước Do vậy, vấn đề cải cách hành nói chung, cải cách hồn thiện cơng tác lưu trữ Bộ nói riêng đóng vai trò quan trọng, đóng góp vào thành cơng hay thất bại cơng Hành Quốc gia.Do vậy, công tác lưu trữ, lưu giữ tài liệu lưu trữ Bộ Nội vụ có vai trò quan trọng việc xây dựng thể chế hành Nhà nước, đổi mới, hồn thiện cơng tác lưu trữ khâu quan trọng trình cải cách hành CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ NỘI VỤ VÀ PHỊNG HÀNH CHÍNH VĂN THƯ- LƯU TRỮ, VĂN PHỊNG BỘ 1.1 Lịch sử hình thành, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Bộ Nội Vụ Lịch sử hình thành phát triển Bộ Nội vụ gắn liền với đời phát triển Nhà nước cách mạng, với q trình đấu tranh giải phóng dân tộc xây dựng đất nước Việt Nam qua giai đoạn lịch sử Ngày 28-8-1945, theo đề nghị Chủ tịch Hồ Chí Minh, Ủy ban dân tộc giải phóng Việt Nam Quốc dân Đại hội Tân Trào bầu cải tổ thành Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa Trong thành phần Chính phủ lâm thời có Bộ Nội vụ đồng chí Võ Nguyễn Giáp làm Bộ trưởng với nhiệm vụ xây dựng máy nhà nước, bảo vệ quyền cách mạng Theo Quyết định số 40/CP ngày 26-2-1970 Hội đồng Chính phủ, chức năng, nhiệm vụ quản lý cơng tác tổ chức nhà nước chuyển từ Bộ Nội vụ Phủ Thủ tướng Bộ Nội vụ lúc thực số nhiệm vụ xã hội Ngày 6-6-1975, kỳ họp thứ nhất, Quốc hội khóa V định hợp Bộ Công an Bộ Nội vụ thành Bộ lấy tên Bộ Nội vụ với chức bảo vệ an ninh quốc gia trật tự an toàn xã hội Để chuẩn bị cho Nhà nước thống nhất, sở chức năng, nhiệm vụ công tác tổ chức nhà nước chuyển từ Bộ Nội vụ Phủ Thủ tướng, ngày 20-2-1973 Hội đồng Chính phủ ban hành Nghị định số 29/CP lập Ban Tổ chức Chính phủ để thực nhiệm vụ giúp Chính phủ quản lý cơng tác tổ chức theo chủ trương, đường lối Đảng, sách, pháp luật Nhà nước, xây dựng, kiện tồn máy nhà nước điều kiện tình hình, nhiệm vụ Khi đất nước tiến hành công đổi mới, thực kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, đòi hỏi phải cải cách máy nhà nước theo tinh thần Đại hội Đảng lần thứ VI Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 135/HĐBT ngày 7-5-1990 quy định tên gọi, vị trí, chức năng, nhiệm vụ Ban Tổ chức - Cán Chính phủ Ngày 30-9-1992 kỳ họp thứ Quốc hội khóa IX, Ban Tổ chức cán Chính phủ xác định quan ngang Bộ, ngày 9-11-1994 Chính phủ ban hành Nghị định số 181/CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu Ban Tổ chức - Cán Chính phủ Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác xây dựng máy đội ngủ cán bộ, cơng chức tình hình mới, ngày 5-8-2002 Quốc hội khóa XI định đổi tên Ban Tổ chức – Cán Chính phủ thành Bộ Nội vụ Ngày 9-5-2003 Chính phủ ban hành Nghị định số 45/2003/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ, nêu rõ: Bộ Nội vụ quan Chính phủ thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: tổ chức máy hành nhà nước; tổ chức quyền địa phương; quản lý địa giới hành chính; cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nước; tổ chức Hội tổ chức phi phủ; văn thư lưu trữ nhà nước quản lý nhà nước dịch vụ công lĩnh vực quản lý Bộ theo quy định pháp luật Với đóng góp to lớn vậy, ngày 30/5/2005 Bộ Nội vụ vinh dự Đảng Nhà nước tặng thưởng Huân chương Sao vàng Đó phần thưởng cao quý dành cho Bộ Nội vụ 60 năm qua Theo Nghị định số 58/2014/NĐ-CP ngày 16 tháng năm 2014 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ, Bộ Nội vụ có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức sau: 1.1.1 Vị trí chức Bộ Nội Vụ Bộ Nội vụ quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực: Tổ chức hành chính, nghiệp nhà nước; quyền địa phương, địa giới hành chính; cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nước; đào tạo, bồi dưỡng chuyên ngành hành quản lý nhà nước; hội, tổ chức phi phủ; thi đua, khen thưởng; tơn giáo; văn thư, lưu trữ nhà nước; niên quản lý nhà nước dịch vụ công thuộc lĩnh vực quản lý Bộ theo quy định pháp luật 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn Bộ Nội Vụ * Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị Quốc hội, dự án pháp lệnh, dự thảo nghị Ủy ban Thường vụ Quốc hội, dự thảo nghị quyết, nghị định Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm Bộ phê duyệt dự án, đề án theo phân cơng Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; * Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo định, thị văn khác thuộc ngành, lĩnh vực Bộ Nội vụ quản lý theo phân công * Ban hành thông tư; định, thị văn khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ; hướng dẫn, kiểm tra việc thực văn *Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra chịu trách nhiệm tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm dự án, công trình quan trọng quốc gia *Về tổ chức hành chính, nghiệp nhà nước: - Trình Chính phủ đề án cấu tổ chức Chính phủ theo nhiệm kỳ Quốc hội; đề án, dự thảo nghị định Chính phủ thành lập mới, sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, giải thể Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ - Thẩm định dự thảo nghị định Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; * Về quyền địa phương: - Trình Chính phủ ban hành quy định về: Phân loại đơn vị hành cấp; thành lập mới, sáp nhập, chia, tách, điều chỉnh địa giới, đổi tên đơn vị hành cấp - Thẩm định trình Thủ tướng Chính phủ phê chuẩn kết bầu cử thành viên Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; - Giúp Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ hướng dẫn, kiểm tra hoạt động Hội đồng nhân dân cấp tỉnh theo quy định pháp luật - Hướng dẫn thực công tác bầu cử đại biểu Quốc hội Hội đồng nhân dân theo quy định pháp luật; * Về địa giới hành phân loại đơn vị hành chính: - Thẩm định trình Chính phủ đề án về: Thành lập mới, sáp nhập, chia, tách, điều chỉnh địa giới, đổi tên đơn vị hành cấp; thành lập mới, sáp nhập, chia, tách, giải thể đơn vị hành - kinh tế đặc biệt trực thuộc Trung ương; nâng cấp cấp quản lý hành thị thuộc tỉnh; -Trình Thủ tướng Chính phủ định phân loại đơn vị hành cấp tỉnh; * Về quản lý biên chế: - Quyết định giao biên chế cơng chức, biên chế làm việc nước ngồi tổ chức thuộc Bộ, quan ngang Bộ biên chế công chức - Bổ sung biên chế công chức cho Bộ, quan ngang Bộ Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tổng biên chế dự phòng sau Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; - Giao biên chế làm việc nước cho tổ chức quan thuộc Chính phủ * Về cán bộ, công chức, viên chức nhà nước: - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy hoạch cán bộ, công chức, viên chức lãnh đạo, quản lý Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ về: Tuyển dụng, sử dụng, quản lý vị trí việc làm, bổ nhiệm ngạch, chuyển ngạch, nâng ngạch, thay đổi chức danh nghề nghiệp, đánh giá, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển theo quy định pháp luật; * Về công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức: - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức ; - Hướng dẫn quy định Chính phủ tổ chức sở đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực quy hoạch nhân lực ngành Nội vụ; * Về sách tiền lương: - Hướng dẫn thực quy định Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ về: Chính sách, chế độ tiền lương (tiền lương tối thiểu; bảng lương; ngạch, bậc lương; chế độ phụ cấp; quản lý tiền lương thu nhập); - Hướng dẫn việc xếp ngạch, bậc lương cán bộ, viên chức quản lý doanh nghiệp nhà nước, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, chiến sỹ lực lượng vũ trang điều động, luân chuyển quan hành chính, nghiệp nhà nước; * Về tổ chức hội tổ chức phi phủ: - Giúp Chính phủ thống quản lý nhà nước hội, tổ chức phi phủ; - Hướng dẫn thực quy định Chính phủ về: Trình tự, thủ tục thành lập; chia, tách; sáp nhập; hợp nhất; giải thể; phê duyệt điều lệ, cấp giấy phép hội, tổ chức phi phủ nước; - Quyết định việc: Cho phép thành lập; chia, tách; sáp nhập, hợp nhất; giải thể; phê duyệt điều lệ, cấp giấy phép hội, tổ chức phi phủ có phạm vi hoạt động tồn quốc liên tỉnh theo quy định pháp luật; * Về thi đua, khen thưởng: - Hướng dẫn việc thực quy định Nhà nước Chính phủ tổ chức thi đua, danh hiệu tiêu chuẩn danh hiệu thi đua; ken thưởng; - Tổ chức, hướng dẫn triển khai thực phong trào thi đua, sách khen thưởng Đảng Nhà nước; hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn thi đua, khen thưởng ngành, cấp; * Về công tác tôn giáo: - Ban hành theo thẩm quyền chủ trì, phối hợp với Bộ, ngành, quan Trung ương tổ chức trị - xã hội tổ chức khác liên quan việc tham mưu trình cấp có thẩm quyền ban hành - Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn công tác tôn giáo ngành, cấp liên quan địa phương; * Về công tác văn thư, lưu trữ nhà nước: - Xây dựng đề án, dự án sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo vệ, bảo quản, bảo hiểm, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Hướng dẫn, kiểm tra quan nhà nước thực quy định quản lý công tác văn thư, lưu trữ; - Thực quy trình nghiệp vụ sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo vệ, bảo quản, bảo hiểm tài liệu lưu trữ; tổ chức giải mật, công bố, giới thiệu, triển lãm, trưng bày tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; - Thống quản lý thống kê văn thư, lưu trữ phạm vi nước; - Lưu trữ thông tin số quan nhà nước * Về cải cách hành nhà nước: - Xây dựng chương trình, kế hoạch, đề án chung cải cách hành nhà nước giai đoạn để trình cấp có thẩm quyền định; - Tham mưu, đề xuất chủ trương, sách giải pháp đẩy mạnh cải cách hành nhà nước trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ định; - Chủ trì triển khai nội dung cải cách tổ chức máy hành chính, cải cách cơng chức, cơng vụ; - Chủ trì triển khai cơng tác tun truyền cải cách hành * Về thực Quy chế dân chủ sở: Hướng dẫn, kiểm tra việc thực Quy chế dân chủ sở xã, phường, thị trấn quan hành chính, đơn vị nghiệp Nhà nước doanh nghiệp nhà nước theo quy định pháp luật * Về hợp tác quốc tế: - Hướng dẫn thực quy định Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế liên quan đến lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ; - Quản lý tổ chức thực hợp tác quốc tế thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ theo quy định Chính phủ; - Chủ trì, phối hợp với quan liên quan việc hợp tác lĩnh vực công vụ với nước ASEAN * Quản lý nhà nước công tác niên: - Chủ trì, hướng dẫn, kiểm tra việc thực văn quy phạm pháp CHƯƠNG GIỚI THIỆU HỆ THỐNG TLLT ĐƯỢC BẢO QUẢN TẠI BỘ NỘI VỤ Bộ Nội vụ quan có vị trí then chốt Chính phủ Việt Nam, mà khối tài liệu sản sinh trình hoạt động quan đa dạng, phong phú, chứa đựng nhiều thông tin quan Dựa theo Nghị định số 58/2014/NĐ-CP Chính phủ ban hành ngày 16 tháng 06 năm 2014 việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ Bộ Nội vụ có 15 đơn vị trực thuộc Các đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước Như vậy, lưu trữ Bộ Nội vụ xác định nguồn tài liệu lưu trữ 2.1 Thành phần, khối lượng tài liệu lưu trữ Bộ Nội Vụ Tài liệu thuộc PLT Bộ Nội đa dạng, phong phú, bao gồm tài liệu BNV sản sinh quan, tổ chức khác gửi đến Thể loại gồm: Tài liệu hành chính; Tài liệu khoa học cơng nghệ; Tài liệu nghe nhìn Khối lượng tài liệu có kho lưu trữ BNV 935 mét giá Riêng PLTBNV 529 mét giá tài liệu, khoảng 200 mét giá chỉnh lý (từ năm 2002 đến năm 2010 với 18.185 hồ sơ) Hiện phơng 300 mét giá tài liệu chưa chỉnh lý 2.2 Nội dung tình trạng tài liệu Bộ Nội Vụ PLT Bộ Nội có số lượng lớn, nội dung đa dạng bảo quản kho lưu trữ Bộ PLTBNV Văn phòng Bộ quản lý Nội dung tài liệu Phông phản ánh lĩnh vực sau: - Tài liệu tổng hợp: Là nhóm tài liệu chứa đựng thơng tin có quy mơ lớn, bao quát tổng thể mặt công tác Bộ như: Tài liệu đạo Đảng Nhà nước, lãnh đạo Bộ việc điều hành nhiệm vụ theo chức năng, nhiệm vụ Bộ; tài liệu kế hoạch, báo cáo, hội nghị hàng năm công tác tra giải khiếu nại, tố cáo, tài liệu thi đua, khen thưởng, tài liệu hành chính, văn thư, lưu trữ… - Tài liệu tổ chức cán bộ: Là nhóm tài liệu tổ chức máy, quy chế 11 đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức, tổng hợp kế hoạch biên chế hành chính, nghiệp quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ, xây dựng chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức đơn vị… - Tài liệu tiền lương: nhóm tài liệu gồm chế độ tiền lương công chức, viên chức, quỹ lương trợ cấp từ ngân sách nhà nước, chế độ phụ cấp công vụ, chế độ nâng bậc lương… - Tài liệu đào tạo: nhóm tài liệu xây dưng chương trình đào tạo, khảo sát, kiểm tra, đánh giá chất lượng đào tạo bồi dưỡng công chức viên chức cấp trung ương tới địa phương… - Tài liệu tài kế tốn: nhóm tài liệu dự tốn nguồn kinh phí, chi tiêu tài Bộ, báo cáo tốn tài chính, chứng từ thu chi … - Tài liệu hợp tác quốc tế: nhóm tài liệu gồm tài liệu đạo công tác hợp tác quốc tế, chương trình, báo cáo cơng tác hàng năm nhiều năm Vụ hợp tác quốc tế, chương trình, báo cáo cơng tác hợp tác BNV với nước Các hiệp định, biên bản, kế hoạch hợp tác quốc tế VN nước giới… - Tài liệu xây dựng bản: Là nhóm tài liệu sở hạ tầng Bộ đơn vị thuộc Bộ gồm tài liệu như: chương trình, báo cáo cơng tác, cơng tác xây dựng BNV… - Tài liệu thi đua khen thưởng: nhóm tài liệu hướng dẫn thành lập, quy định nhiệm vụ, quyền hạn, thành phần Hội đồng thi đua khen thưởng quan, tổ chức, đơn vị, tổ chức khen thưởng chuyên đề, đột xuất… - Tài liệu Đảng, tổ chức Công đoàn, Đoàn Thanh niên: Gồm tài liệu Đại hội Đảng bộ, đại hội cơng đồn, đại hội niên Bộ; chương trình, báo cáo tổng kết cơng tác hàng năm Đảng, cơng đồn, đồn niên; báo cáo thực kế hoạch triển khai thực nghị quyết, vận động lớn Đảng, cơng đồn ,đồn niên… Đây tài liệu quan trọng phục vụ trực tiếp cho công tác lãnh đạo quản lý Bộ với tư cách quan giúp CP quản lý Nhà nước đa ngành, đa lĩnh vực, gắn liền với hoạt động hàng ngày BNV Bảng: Bảng thống kê khối lượng tài liệu tồn kho 12 (tính đến tháng 8/2017) Tổng số mét tài liệu Tổng số mét tài liệu Tổng số mét tài liệu toàn kho 935 m chỉnh lý 590 m chưa chỉnh lý 345 m Bảng:Bảng thống kê tài liệu lưu trữ chưa chỉnh lý (tính đến tháng 12 năm 2016) Khối lượng tài liệu STT Tên khối tài liệu (đơn vị) 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 (ĐV tính: m dài) 58,5m 43m 40m 45m 30m 25m 3m 32m 5m 35m 8,5m 17m 3m 345 m Văn phòng Bộ Vụ Cơng chức Viên chức Vụ Chính quyền địa phương Vụ Tổ chức biên chế Vụ Hợp tác quốc tế Vụ Kế hoạch Tài Vụ Cải cách hành Vụ Đào tạo, bồi dưỡng CBCC Vụ Pháp chế Thanh tra Bộ Tài liệu Đề án, đề tài Ban Quản lý Dự án ADB Ban Cán Đảng BNV Tổng cộng 2.3 Phân loại tài liệu lưu trữ theo phương án “Cơ cấu tổ chức – Thời gian”: Đối với PLTLPLT BNV, phương án “Cơ cấu tổ chức – Thời gian” cán lưu trữ lựa chọn áp dụng Theo phương án PL này, tài liệu Phông PL thành 16 khối tài liệu lớn: Tài liệu Vụ Tổ chức Biên chế Tài liệu Vụ Chính quyền địa phương Tài liệu Tài liệu Vụ Công chức Viên chức Tài liệu Vụ Đào tạo, bồi dưỡng CBCC nhà nước Tài liệu Vụ Tiền lương Tài liệu Vụ Tổ chức Phi CP 13 Tài liệu Vụ Cải cách hành Tài liệu Vụ Hợp tác quốc tế Tài liệu Vụ Pháp chế 10 Tài liệu Vụ Kế hoạch – Tài 11 Tài liệu Vụ Tổng hợp 12 Tài liệu Vụ Công tác niên 13 Tài liệu Vụ Tổ chức cán 14 Tài liệu Thanh tra Bộ 15 Tài liệu Văn phòng Bộ 16 Hồ sơ, tài liệu tổ chức Đảng; Đoàn thể 2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ: Hiện nay, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ lưu trữ Bộ Nội vụ đáp ứng điều kiện để đảm bảo an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu Về sở vật chất, kho tàng trang thiết bị: ( Bảng thống kê trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lưu trữ Bộ phụ lục5) Tổng diện tích kho lưu trữ Bộ gần 400m2 để bảo quản tài liệu Tài liệu đuợc xếp ngăn nắp, gọn gàng, khoa học, đánh số ký hiệu cho giá tài liệu; kho tàng trang bị hệ thống thông gió, hút bụi, ẩm, tăng cường cơng tác phòng cháy, chữa cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu, phục vụ kịp thời u cầu tra tìm có nhu cầu, thường xuyên kiểm tra kịp thời xử lý cố Với mục đích bảo vệ, chống xuống cấp, kéo dài tuổi thọ hồ sơ, tài liệu lưu trữ, Phòng Hành chính- Văn thư, lưu trữ - Văn phòng Bộ tiến hành khử trùng tồn hệ thống kho tài liệu nhằm bảo tồn khối tài liệu lưu giữ 2.5 Nhận xét chung 2.5.1 Ưu điểm Nhìn chung chất lượng cơng tác lưu trữ Bộ Nội Vụ năm qua đạt hiệu cách rõ rệt 14 a) Tổ chức phận lưu trữ Bộ bước đầu quan tâm chủ trọng kiện toàn theo tinh thần Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng năm 2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc CP ủy ban nhân dân cấp BNV thành lập Phòng Hành Văn thư – Lưu trữ để tham mưu, giúp lãnh đạo việc thực công tác hành chính, văn thư, lưu trữ Cán đảm nhận cơng tác lưu trữ ln có thái độ nghiêm túc, ý thức kỷ luật tốt việc thực công tác lưu trữ Bộ b) Dưới đạo toàn diện BNV, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà Nước công tác lưu trữ, bên cạnh việc xây dựng văn đạo hướng dẫn công tác lưu trữ cho tồn ngành, Bộ ln tích cực thực biện pháp xây dựng ban hành văn để áp dụng cho lưu trữ CQBNV Văn phòng Bộ bước đầu ban hành, hướng dẫn thực quy chế công tác văn thư lưu trữ CQBNV, quy chế tương đối phù hợp với qui định pháp luật hành tình hình thực tế Bộ c) Về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ BNV thực theo qui định Nhà nước Đã mang lại hiệu bước đầu việc cung cấp thông tin TLLT, phục vụ cho nhu cầu quản lý điều hành 2.5.2 Nhược điểm Có thể nói, CTTCKHTL BNV có bước phát triển, tạo thống xuyên suốt khâu nghiệp vụ, có nhìn tồn diện PLTBNV Bên cạnh ưu điểm đó, CTTCKHTL PLTBNV số hạn chế định Mơ hình quản lý Phòng HCVT-LT mang tính tổng hợp, bao gồm nhiều mảng công việc công tác lưu trữ chưa thực lãnh đạo quan tâm triệt để Kéo theo đó, Phòng HCVT-LT có trưởng phòng phụ trách cơng việc chung, chưa có phó phòng để gánh vác công tác lãnh đạo chuyên môn, dẫn đến công việc đơi lúc bị q tải, chồng chéo, hiệu quản lý công việc chưa cao Nguồn lực làm công tác lưu trữ hạn chế, gây khó khăn việc giải công việc, ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu công việc Bộ 15 BNV nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử, tài liệu sau giải xong công việc thời hạn 10 năm phải nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, lưu trữ Bộ chưa thực công việc dẫn đến liệu kho bị ứ đọng, khơng bố trí phòng kho để tiếp nhận tài liệu từ nguồn nộp lưu nộp lưu trữ Bộ, vi phạm Luật Lưu trữ thời hạn giao nộp tài liệu Công cụ tra cứu tài liệu phơng lưu trữ có Mục lục Hồ sơ mang tính truyền thống, chưa đa dạng Nếu nhiều độc giả đến nghiên cứu tra tìm lúc khơng thể phục vụ nhiều người, nhiều thời gian mà mang lại hiệu khơng cao 2.5.3 Ngun nhân Có thể nói, cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ BNV thông qua khảo sát phân tích thực trạng, thấy BNV có nhiều ưu điểm song số hạn chế cần khắc phục Theo tác giả cơng tác lưu trữ Bộ có ưu điểm nêu nhờ quan tâm Lãnh đạo Bộ, lãnh đạo phòng, ban Có tích cực việc ban hành văn đạo hướng dẫn Các cán quan có tinh thần làm việc nghiêm túc, có nhận thức đắn cơng tác lưu trữ, tích cực phối hợp công việc với lưu trữ Bộ để giúp cho hoạt động lưu trữ Bộ đạt hiệu Tuy nhiên, bên cạnh ưu điểm số hạn chế cần khắc phục: Trong thời gian qua khơng thể khơng phủ nhận vai trò, trách nhiệm lãnh đạo Bộ việc quản lý công tác lưu trữ Tuy nhiên việc đạo, điều hành, đôn đốc, kiểm tra nhắc nhở chưa thường xuyên, kịp thời, công tác chưa coi nhiệm vụ có tính chất yếu hoạt động quan Bên cạnh đó, phương tiện, điều kiện, kinh phí dành cho cơng tác lưu trữ hạn chế, chưa thỏa đáng với yêu cầu mà công việc đặt Chính nguyên nhân ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng công tác lưu trữ Bộ Thực tế đặt yêu cầu cấp thiết cho quan quản lý ngành BNV phải nghiên cứu đưa giải pháp nhằm phát huy ưu điểm làm 16 có giải pháp khắc phục tồn tại, hạn chế để nâng cao hiệu công tác lưu trữ hệ thống quan trực thuộc 17 CHƯƠNG CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ BỘ NỘI VỤ 3.1 Nhóm giải pháp tổ chức quản lý Để làm tốt công tác lưu trữ cần phải có nhìn tổng thể toàn diện Các giải pháp nêu nhằm khắc phục tồn tại, đồng thời nâng cao chất lượng công tác lưu trữ 3.1.1 Kiện toàn tổ chức phận lưu trữ BNV Trong quan, tổ chức, để thực hiệu nhiệm vụ có tính dài hạn cần phải có phận chun trách đảm nhiệm cơng việc BNV không quan, tổ chức cấp Trung ương mà quan có chức giúp CP việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ toàn quốc Do vậy, để nâng cao hiệu cơng tác lưu trữ, đồng thời để đơn vị dẫn đầu toàn ngành chất lượng, hiệu công tác lưu trữ, BNV cần tiến hành củng cố, kiện tồn phận đảm nhiệm cơng tác lưu trữ theo hướng thành lập phòng Lưu trữ riêng (tách khỏi phận hành chính-văn thư) để tạo điều kiện thuận lợi cho việc chun mơn hóa cơng tác lưu trữ Bộ Vấn đề vấn đề người Con người nhân tố đặc biệt quan trọng, có ý nghĩa định đến chất lượng, hiệu công việc Cùng với việc thành lập phòng Lưu trữ việc bổ sung nhân phụ trách công tác lưu trữ nhiệm vụ vô quan trọng Trước mắt, Bộ cần tiến hành rà soát tiêu chuẩn nghiệp vụ cán phụ trách công tác lưu trữ, sở có kế hoạch bố trí tuyển dụng thêm biên cán lưu trữ, tăng cường công tác đào tạo, hướng dẫn, bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý kỹ nghiệp vụ để cán lưu trữ đáp ứng yêu cầu công việc đạt hiệu Việc mạnh dạn đề bạt cán trẻ có trình độ chun mơn tốt, có lòng u nghề, hăng say với cơng việc, có thời gian gắn bó lâu dài với cơng việc lưu trữ giữ chức vụ phó phòng Lưu trữ biện pháp hữu hiệu 18 3.1.2 Tổ chức lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao nhận thức cho CBCC Tại Điều Luật Lưu trữ năm 2011 quy định trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan: Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Như vậy, việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ trách nhiệm tất CBCC làm việc liên quan đến văn giấy tờ Lực lượng chiếm số lượng lớn Bộ Tuy nhiên số lượng cán có nhận thức đủ giá trị TLLT trách nhiệm họ việc phối hợp làm việc với phận lưu trữ khiêm tốn Do vậy, việc tổ chức lớp bồi dưỡng thường niên nhằm nâng cao nhận thức cho cáccán giá trị TLLT 3.1.3 Tăng cường kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ Kiểm tra, đánh giá khâu then chốt giúp quan, tổ chức nắm tình hình thực quy định nhà nước ngành, lĩnh vực định Kiểm tra, đánh giá bước cuối quy trình cơng việc xem xét thời gian hoàn thành định Để thực việc kiểm tra, đánh giá tiến hành nhiều hình thức kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra qua báo cáo văn Văn phòng Bộ cần tiến hành kiểm tra, đánh giá việc thực nghiệp vụ lưu trữ cán Phòng HCVT-LT thuộc Văn phòng Bộ cán chun mơn đơn vị trực thuộc Bộ Thông qua việc tiến hành kiểm tra, đánh giá Văn phòng Bộ rút học kinh nghiệm để thực công tác tốt Biểu dương, khen thưởng kịp thời cán thực tốt công việc; nhắc nhở, phê bình, chí đưa vào tiêu chí xét thi đua đơn vị, cá nhân vi phạm 3.2 Nhóm giải pháp sở vật chất, kinh phí Để cơng tác lưu trữ thực có hiệu quả, có tiền đề vững để phát triển, bên cạnh giải pháp người, cần phải đặt giải pháp sở vật chất cho đồng Lãnh đạo BNV cần ủng hộ việc đầu tư kinh phí để thực việc thu thập 19 chỉnh lý khối tài liệu đến thời hạn giao nộp chưa thu thập, chỉnh lý Khối tài liệu cần thu thập chỉnh lý dứt điểm Để thu thập toàn TLLT vào bảo quản kho lưu trữ, Bộ cần có đầu tư phòng kho, trang thiết bị bảo quản cho phù hợp với đặc điểm loại hình tài liệu, mức độ quan trọng giá trị bảo quản tài liệu hệ thống giá, tủ, loại cặp, hộp đựng tài liệu hồ sơ, tài liệu theo tiêu chuẩn quốc gia Để lập dự tốn kinh phí, cán văn thư lưu trữ cần tham mưu cho lãnh đạo dựa sở pháp lý, văn quy phạm pháp luật như: Thông tư số 12/2010/TT- BNV ngày 26/11/2010 BNV hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá CLTL giấy Thông tư số 15/2012/TT-BNV ngày 11/11/2011 BNV quy định Định mức kinh tế - kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản TLLT vệ sinh TLLT giấy Thông tư số 10/2012/TT- BNV ngày 14/12/2012 BNV Quy định định mức kinh tế kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị Khi có cung cấp đầy đủ sở vật chất, kinh phí tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ thực cách tốt Nhóm giải pháp sở vật chất, kinh phí khơng phải giải pháp định đến hiệu công tác lưu trữ đánh giá quan trọng, có vai trò hỗ trợ đắc lực cho cơng tác lưu trữ đạt kết cao 20 KẾT LUẬN Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa vơ quan trọng cơng tác lưu trữ có ý nghĩa Bộ Nội vụ - quan Chính phủ, có chức giúp Chính phủ quản lý công tác văn thư, lưu trữ phạm vi nước Hơn PLTBNV phận quan trọng PLT Quốc gia VN, có ý nghĩa, giá trị nhiều phương diện… Đây coi nguồn tài sản quý giá BNV nói riêng dân tộc ta nói chung Vì vậy, cơng tác lưu trữ nước ta nói chung cơng tác lưu trữ BNV nói riêng phải tổ chức thực tốt nhất, chuyên nghiệp Một khối tài liệu hay phông lưu trữ tổ chức tốt, khoa học góp phần tối ưu hóa thành phần phơng lưu trữ, tiết kiệm diện tích kho bảo quản, trang thiết bị bảo quản tài liệu chi phí khác dành cho công tác lưu trữ 21 PHỤ LỤC Cơ cấu tổ chức Bộ Nội vụ LÃNH ĐẠO BỘ NỘI VỤ Vụ Tổ chức Biên chế Vụ Chính quyền địa phương Vụ công chức viên chức Vụ Đào tạo bồi dưỡng CBCC Vụ Tiền lương Vụ Tổ chức Phi Chính phủ Vụ Cải cách hành Vụ Hợp tác Quốc tế Vụ Pháp chế Vụ Kế hoạch Tài Vụ Tổng hợp Vụ Công tác niên Vụ Tổ chức cán Viện Khoa học Tổ chức NN Thanh tra Bộ Văn phòng Bộ Tạp chí Tổ chức Nhà nước Ban Thi đua khen thưởng TW Trung tâm Thông tin Ban Tơn giáo Chính phủ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Trường ĐTBD CBCC CQ đại diện TP HCM Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các quan Bộ trưởng Bộ Nội Vụ định thành lập Ban QL dự án hỗ trợ CCHC- UNDP Ban quản lý dự án hỗ trợ cải cách chế độ công vụ, công chức Việt Nam CQ đại diện Đà Nẵng Học viện Hành Quốc gia Một số hình ảnh hợp tác quốc tế 3.Một số hình ảnh tài liệu bó gói, rời lẻ chưa chỉnh lý kho lưu trữ Tài liệu chưa chỉnh lý ... Tài liệu Vụ Tổ chức cán 14 Tài liệu Thanh tra Bộ 15 Tài liệu Văn phòng Bộ 16 Hồ sơ, tài liệu tổ chức Đảng; Đoàn thể 2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ: Hiện nay, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ lưu. .. Tài liệu Vụ Tổ chức Phi CP 13 Tài liệu Vụ Cải cách hành Tài liệu Vụ Hợp tác quốc tế Tài liệu Vụ Pháp chế 10 Tài liệu Vụ Kế hoạch – Tài 11 Tài liệu Vụ Tổng hợp 12 Tài liệu Vụ Công tác niên 13 Tài. .. tài liệu lưu trữ Bộ Nội Vụ 11 2.2 Nội dung tình trạng tài liệu Bộ Nội Vụ 11 2.3 Phân loại tài liệu lưu trữ theo phương án “Cơ cấu tổ chức – Thời gian”: 13 2.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ: