Các phương thức giao tiếp

Giao tiếp diễn ra trong một tổ chức trên cơ sở con người cố gắng thỏa mãn 06 nhu cầu sau đây: Cảm giác được tôn trọng

Các phương thức giao tiếp

Giao tiếp diễn ra trong một tổ chức trên cơ sở con người cố gắng thỏa mãn 06 nhu cầu sau đây:

Cảm giác được tôn trọng

Chia sẻ hoặc thu thập thông tin

Được thấu hiểu và tôn trọng

Giải thích sự thay đổi của hành vi

Tạo niềm hứng khởi và giảm buồn chán

Tránh những tình huống không như mong đợi, như sự im lặng hoặc

sự chạm trán

Những phương tiện được sử dụng để thỏa mãn những nhu cầu nêu trên bao gồm nghe, nói, đọc và viết

1) Nghe:

Rất nhiều học thuyết đã chỉ ra tầm quan trọng của việc nghe như là một

kỹ năng giao tiếp Họ cũng chỉ ra rằng rất nhiều người trong chúng ta bỏ

ra 70-80% thời gian sinh hoạt cho các hoạt động giao tiếp Trong khoảng

thời gian đó, chúng ta dành 9% cho việc viết, 16% cho việc đọc, 30% cho việc nói và 45% cho việc nghe Những học thuyết này cũng khẳng định rằng hầu hết chúng ta đều là những người nghe tồi và không hiệu quả Hiệu quả nghe của hầu hết người nghe đều ở mức thấp hơn 25% Học thuyết cũng chỉ ra rằng ngay sau khi lắng nghe một bài diễn thuyết kéo dài 10 phút, trung bình người nghe chỉ có thể tiếp thu, hiểu và đánh giá chỉ bằng một nửa những người gì khác đã truyền đạt

Nhìn chung, con người sẽ nhớ:

- 10% những gì họ đọc

- 20% những gì họ nghe

- 30% những gì họ thấy

- 50% những gì họ nghe và thấy

- 70% những gì họ nói và viết

- 90% những gì họ nói và làm

Học giả Stephen Covey đã chỉ ra sự khác biệt giữa những người nghe có chủ tâm để đáp lại và những người nghe có chủ tâm để thấu hiểu Bởi vì việc nghe là một nhân tố quan trọng đối với thành công của một doanh nghiệp, cần ghi nhớ 07 điều không nên để có cách giao tiếp bằng ngôn

từ hiệu quả

Điều 1: Tiếp nhận

Quá trình này diễn ra khi con nguời để tâm đến những gì người khác nói

và ghi nhận những gì anh ta cho là đúng Nói chung, một người tiếp nhận sẽ đáp lại lời nói của người khác bằng câu “vâng đúng vậy,

nhưng….”

Điều 2: Đoán ý

Một người đoán ý thì thường xuyên bỏ sót những thông tin quan trọng bởi vì họ quá bận rộn với việc đoán động cơ của người nói thông qua những gì người đó nói, và cố gắng tìm ra những động cơ đó

Điều 3: Đánh giá thấp

Điều này xảy ra khi người nghe không có sự tôn trọng đối với người nói Những gì người nói đang diễn đạt có thể là 100% đúng, nhưng người nghe sẽ phủ nhận một cách thầm kín hoặc công khai những điều đang được truyền đạt với nhiều lý do khác nhau Những người đánh giá thấp lời nói của người khác thường xuyên bỏ lỡ những giải pháp cho các vấn

đề đơn giản vì họ không thích chấp nhận Một nội dung truyền đạt bị đánh giá thấp thường xảy ra khi người nói không phải là một người

truyền đạt giỏi

Điều 4: Liên hệ

Người liên hệ là người luôn luôn tìm kiếm xem xét nền tảng vốn có của

họ và so sánh chúng với những gì người nói đang diễn đạt Người liên

hệ thường rất coi trọng bản thân, và những gì họ nghe đều được đem ra

so sánh hoặc đối chiếu với kinh nghiệm vốn có của chính họ

Điều 5: Nhắc đi nhắc lại

Điều này cản trở quá trình nghe bởi vì người nghe chỉ đợi người nói kết thúc những điều họ truyền đạt thì anh ta lại bắt đầu nói tiếp Trong khi một người đang nói, người nghe chỉ nghĩ đến việc làm sao để tiếp lời người nói

Điều 6: Dự đoán

Là một người luôn có một ý tưởng từ những điều người nói truyền đạt

và dự đoán điều đó trong tương lai sẽ thế nào Việc dự đoán có thể nảy sinh do người nghe cảm thấy nhàm chán với chủ đề đang được truyền đạt hoặc chỉ đơn giản là trong đầu họ tự động nghĩ đến những dự đoán trong tương lai

Điều 7: Xoa dịu

Đây là điều xấu nhất trong tất cả các yếu tố ảnh hưởng quá trình nghe, việc đồng ý bắt nguồn từ ý thức cố tình xoa dịu đối với những gì người khác nói nhằm tránh mâu thuẫn trong quá trình giao tiếp

Có một vài phương thức hiệu quả được sử dụng để trở thành một người nghe năng động Những phương thức này bao gồm biểu hiện bằng ngôn ngữ và phi ngôn ngư Chúng làm cho người nghe phải chú ý và cảm thấy hứng thú với những gì họ đang tiếp nhận

Những phương cách phi ngôn ngữ bao gồm:

Giao tiếp bằng mắt

Những biểu hiện của gương mặt

Hành động của cơ thể

Sự im lặng

Sự đụng chạm

Những phương cách ngôn ngữ bao gồm:

Tôi đang lắng nghe

Sự tiết lộ

Các tuyên bố có hiệu lực

Sự hỗ trợ

Sự phản ánh

Việc sử dụng “ Tôi - thông điệp” rất quan trọng trong việc hỗ trợ truyền đạt cảm giác của một người đến những người còn lại trong nhóm Nếu những cảm xúc không được biểu hiện, chúng sẽ được ẩn chứa đằng sau nhóm người đó “Tôi- thông điệp” cũng cung cấp một cơ chế mềm cho các sự mâu thuẫn và chỉnh sửa, trong đó đại từ "Tôi" được dùng có vẻ mềm mại hơn là "bạn"

Hầu hết các thông điệp được gửi tới mọi người về hành vi của họ là những thông điệp mang tính chất "bạn" – thông điệp chỉ rõ đối tượng tiếp nhận Những thông điệp này làm tổn thương người tiếp nhận, làm

họ có cảm giác tội lỗi, và làm cho họ không muốn thay đổi Một thông điệp mang tính chất "Tôi” cho phép một người có khả năng ảnh hưởng đến hành vi của người khác thông qua việc nhấn mạnh sự ảnh hưởng của điều đó lên chính anh ta Điều này tạo ra một trách nhiệm trong việc sửa đổi hành vi ứng xử với người tiếp nhận

Lắng nghe một cách chủ động bằng cách:

1 Thiết lập các giai đoạn:

Chọn một môi trường thích hợp

Hủy bỏ phiền nhiễu

Hãy cởi mở và dễ tiếp cận

Chú tâm lắng nghe

2 Nhằm bảo đảm sự hiểu biết lẫn nhau

Phản ánh cảm xúc

Diễn giải những ý tưởng chính

Gián đoạn để làm rõ

Xác định các bước kế tiếp

3 Hiểu biết về ngôn ngữ cơ thể

Quan sát vị trí và các động tác

Giao tiếp bằng mắt

Nhận ra cảm xúc và cử chỉ

4 Sự phê bình

Tập trung

Có cái nhìn phóng khoáng

Lắng nghe người khác

"Tôi - thông điệp" xây dựng các mối quan hệ và không đặt người gửi thông điệp ở vị trí thi hành một hành vi mới Nhiều người đã được dạy

để tránh dùng từ "Tôi" (như trong “tôi muốn”), do đó, nó thường là khó

sử dụng phương pháp này

Bốn phần của một thông điệp “I- thông điệp"

Hành vi cụ thể ( "Khi bạn ")

Diễn tả cảm giác ( "Nó ")

Tác động ( "Tôi cảm thấy ")

Giải quyết vấn đề ( "Vì vậy, bạn sẽ ")

2) Nói:

Khi mới 16 tuổi, Washington đã viết ra 110 Nguyên tắc của sự văn minh

& hành vi trong công sở và đàm thoại Chúng được dựa trên một tập hợp các quy tắc sáng tác bởi dòng Tên Pháp vào năm 1595 Những nguyên tắc này chủ yếu hướng sự tập trung vào những người khác hơn là thái độ chú tâm hạn hẹp vào cái tôi và lợi ích cá nhân rất phổ biến hiện nay Chúng đưa ra những diễn giải chứ không chỉ là những giáo điều Những quy tắc này hướng sự tôn trọng đến những người khác và từ đó tạo lại cho người ta sự tôn trọng bản thân và lòng tự trọng cao Liên quan đến

việc ứng xử, các quy tắc có thể được rút ra từ cuốn sách của Washington là:

Hãy quan tâm đến những người khác Đừng làm họ xấu hổ

Không gây sự chú ý

Nói năng súc tích

Khi một người đã cố gắng hết sức và không thành công, không nên phê bình anh ta

Khi bạn phải đưa ra lời khuyên hay phê phán, xem xét thời gian, cho dù nó nên được đưa ra ở nơi công cộng hay riêng tư, và trên tất

cả phải nên nhẹ nhàng

Không lấy chuyện của người khác ra đùa cợt

Nếu bạn chỉ trích người khác một điều gì đó, hãy chắc chắn rằng

đó không phải là lỗi của bạn Hành động có tác dụng hơn là lời nói Không coi thường những người khác, cũng không được ra lệnh Không đi đến những nơi mà bạn không muốn Không cho lời

khuyên nếu không được yêu cầu

Không nên nói về điều gì khi bạn không biết tất cả sự thật

Không nói xấu người vắng mặt

Bày tỏ sự hứng thú khi nghe người khác nói, nhưng không nên nói khi đang ăn

Trong khi những phương thức về tốc độ nói là một nhân tố trong việc thiết lập các mối quan hệ nơi công sở, các nhà quản lý cần ghi nhớ rằng các quy tắc sau đây khi nói chuyện với đồng nghiệp hoặc cấp dưới của

họ

Giữ các thông điệp rõ ràng

Chuẩn bị trước khi nói

Giữ cho thông điệp đơn giản

Truyền đạt thông điệp một cách sống động

Hãy tự nhiên

Giữ cho các thông điệp ngắn gọn

3) Đọc:

Thói quen đọc sách và các chiến lược giúp nhà quản lý xử lý các nhiệm

vụ của mình một cách hiệu quả hơn Kellie Fowler (Những phương thức của việc đọc- Những công cụ tư duy) cung cấp sáu phương thức của việc đọc đối với nhà quản lý để cho kết quả tối ưu:

Biết những gì là cần thiết để đọc một cách thích hợp

Biết cách để đọc các tài liệu: đọc lướt, đọc sơ hoặc học hỏi

Sử dụng các kỹ thuật đọc hiệu quả để chọn ra các điểm quan trọng

và tập trung vào các điểm đó

Sử dụng bảng nội dung cho việc đọc các bài báo và tạp chí để lưu lại những thông tin hữu ích

Tìm hiểu làm thế nào để lấy thông tin từ các bài viết khác nhau Tạo ra một bảng nội dung xem xét thông tin

Sử dụng các danh mục, các bảng nội dung để giúp đồng hóa thông tin

4) Viết:

Cách viết đúng là điều cần thiết cho sự thành công trong giao tiếp cho người lãnh đạo Khi một bức thư, báo cáo, hoặc một bản tin chương trình có bao gồm một lỗi nhỏ, độc giả sẽ nhớ lỗi đó hơn là thông điệp được truyền tải Sau đây là một số nguyên tắc mà các nhà quản lý phải ghi nhớ khi thiết lập các văn bản viết:

Đọc to tất cả mọi thứ trong văn bản Bằng cách đọc to, tai của bạn

sẽ nắm bắt những sai sót mà mắt bạn bỏ lỡ

Không đưa ra những giả định Những ý kiến mà bạn trình bày phải được giải thích đầy đủ và dễ hiểu Con người chỉ đọc những gì có trên văn bản

Không thuyết giáo Văn bản viết chỉ những gì phải được hiểu để đưa ra quyết định đúng hay đưa ra sự lựa chọn

Lưu giữ tất cả các văn bản và báo cáo quan trọng Kiểm tra nội dung, phát triển ý tưởng, và tính súc tích

Luôn luôn đặt mình vào vị trí của người khác và hãy tự hỏi, "Tôi

có muốn văn bản hoặc báo cáo này không? Tại sao? Liệu nó có mang lại giá trị và sự quan trọng đối với tôi không?"

Rất nhiều người quá bận rộn để có thể đọc cẩn thận văn bản Hãy chắc chắn những ý tưởng của bạn là rõ ràng và dễ hiểu Thông thường, quy tắc hiệu quả để phát triển một ý tưởng là: Khái niệm -

Ví dụ - Dữ liệu

Phương pháp này hướng người đọc đến kết luận mà bạn muốn điều

đó đã được nêu rõ như một khái niệm (giả thiết) Ví dụ và dữ liệu

mà bạn đưa ra sẽ hỗ trợ cho các kết luận đó

Xác định tất cả các điều khoản và loại bỏ các đại từ mơ hồ Hai sai sót này dễ tạo nên các vấn đề cho văn bản của bạn hơn bất kỳ các sai sót khác

Ngữ pháp, dấu câu, và vần cần phải hoàn hảo Hãy sử dụng từ điển hoặc kiểm tra chính tả trên máy tính của bạn

Kế hoạch thời gian của bạn để cho phép bạn đọc lại và sửa chữa Khi sự thành công của bạn tuỳ thuộc vào chất lượng của các văn bản và các báo cáo, thì không thể để xảy ra sai sót