ỨNG DỤNG FILE TEMPLATE – MICROSOFT WORD TRONG VIỆC XÂY DỰNG HỆ THỐNG MẪU CÁC VĂN BẢN ĐÚNG THỂ THỨC QUY ĐỊNH

Hiện nay, rất nhiều phần mềm quản lý về công tác văn thư – lưu trữ ra đời được biên soạn rất công phu nhưng thiếu sự đồng bộ, liên kết giữa các ban ngành với nhau. Mỗi đơn vị, ban ngành ... đều cho ban hành phầm mềm quản lý theo chủ quan về chức năng của đơn vị, ngành mình quản lý.Hầu hết các phần mềm chỉ quan tâm chú trọng đến vấn đề lưu trữ, thông tin hai chiều giữa các đơn vị đầu mối nhưng lại thiếu sự đầu tư vào công tác văn thư soạn thảo mà cụ thể ở đây là thể thức và kỹ thuật trình bày của từng loại văn bản khác nhau nhằm tạo nên sự thống của kho dữ liệu điện tử.

1 =================================================================== I Tên đề tài: ỨNG DỤNG FILE TEMPLATE – MICROSOFT WORD TRONG VIỆC XÂY DỰNG HỆ THỐNG MẪU CÁC VĂN BẢN ĐÚNG THỂ THỨC QUY ĐỊNH II Đặt vấn đề: Công nghệ thông tin ra đời từ rất sớm, bắt đầu từ những năm 1950 nó đã bắt đầu xâm nhập vào cuộc sống của nhân loại, giúp con người khám phá được nhiều bí ẩn của vũ trụ, hỗ trợ con người nghiên cứu khoa học để đạt được những thành tựu đáng kể Qua từng giai đoạn, nó đã từng bước được hoàn thiện với những tính năng mới ngày càng ưu việt hơn, đến nay hầu như nó đã đi vào cuộc sống của con người, từ thành thị đến nông thôn, từ miền núi đến hải đảo xa xôi Ở Việt Nam ta đầu những năm 1980, công nghệ thông tin là một điều gì đó rất mới lạ, rất xa xỉ Tuy vậy, đến nay nó cũng đã thực sự là một phần không thể thiếu được trong cuộc sống của người Việt Nam, nó len lỏi vào từng ngóc ngách, xóm làng Từ đó những phần mềm ứng dụng Tiếng Việt ra đời hỗ trợ không ít cho chúng ta trong việc nghiên cứu khoa học, trong công tác quản lý nhà nước và truyền bá rộng rãi hình ảnh đất nước Việt Nam đang ngày càng đổi mới, phát triển đi lên cùng thế giới Ngày nay chúng ta đang sống trong thời kỳ mà khoa học công nghệ phát triển như vũ bão, kho tàng kiến thức nhân loại tăng lên một cách nhanh chóng Việt nam là một nước thành viên của tổ chức WTO, đó là một môi trường thuận lợi cho sự phát triển, hội nhập Tuy nhiên, để theo kịp sự phát triển của thời đại và hoà nhập với nền kinh tế thế giới, nền tri thức của nhân loại thì đòi hỏi mỗi công chức, viên chức trong bộ máy nhà nước phải đổi mới mạnh mẽ, toàn diện và đồng bộ, nhằm tạo ra những con người có trình độ văn hoá cao, giàu tính sáng tạo, năng động, có kỹ năng thực hành giỏi, biết sử dụng những phương tiện mới và hiện đại để phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá của đất nước Trong tương lai không xa, một chính phủ điện tử tại Việt Nam sẽ ra đời Nó sẽ là đại diện của Chính phủ Việt Nam trên xa lộ thông tin của toàn thế giới, giúp cho mọi người trên toàn thế giới có thể năm bắt, hiểu rõ về hiến pháp, pháp luật của Việt Nam, những bộ luật, quy định, nghị định một cách nhanh chóng và rõ ràng Để đáp ứng được yêu cầu này thì ngành Văn thư – Lưu trữ đóng một vai trò rất quan trọng Nó góp phần không nhỏ trong việc làm nên một chính phủ điện tử ở Việt Nam Mà cụ thể ở đây là những người làm công tác văn thư – lưu trữ, những người trực tiếp hoặc ========================================================= Ứng dụng file Template-Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định 2 =================================================================== gián tiếp soạn thảo văn bản, kiểm tra, phát hành văn bản cần phải nắm vững những quy định cơ bản của việc soạn thảo văn bản và ban hành các loại văn bản, nhất là những loại văn bản có tính rộng rãi trong xã hội Hiện nay, rất nhiều phần mềm quản lý về công tác văn thư – lưu trữ ra đời được biên soạn rất công phu nhưng thiếu sự đồng bộ, liên kết giữa các ban ngành với nhau Mỗi đơn vị, ban ngành đều cho ban hành phầm mềm quản lý theo chủ quan về chức năng của đơn vị, ngành mình quản lý Hầu hết các phần mềm chỉ quan tâm chú trọng đến vấn đề lưu trữ, thông tin hai chiều giữa các đơn vị đầu mối nhưng lại thiếu sự đầu tư vào công tác văn thư soạn thảo mà cụ thể ở đây là thể thức và kỹ thuật trình bày của từng loại văn bản khác nhau nhằm tạo nên sự thống của kho dữ liệu điện tử Bản thân tôi là một thành viên của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Ninh mà nhiệm vụ cụ thể được phân công là công tác tin học và văn thư-lưu trữ tôi nhận thấy việc tổ chức, trình bày đúng một văn bản cũng là một trong những nhân tố quyết định cung cách làm việc của một cơ quan, đơn vị; góp phần vào việc thành công trong công cuộc xây dựng, đổi mới, mở cửa và hội nhập quốc tế của đất nước Bên cạnh đó, việc bùng nổ công nghệ thông tin, vấn đề tin học đã trở thành một tác nhân không thể thiếu được trong công tác hành chính và việc trình bày các văn bản hành chính Nhà nước vì vậy cũng được yêu cầu cao hơn, đảm bảo khoa học hơn nhằm góp phần thành công trong các hoạt động của bộ máy Nhà nước Hiện nay, phần lớn các đơn vị đều được trang bị máy vitính, cán bộnhân viên đang dần được phổ cập tin học đây là một cơ sở khá thuận lợi cho việc triển khai, ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan đơn vị Tuy nhiên do không được trang bị những kiến thức cần thiết của công tác văn thư, những văn bản quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày của các cấp, bên cạnh đó việc chủ quan của người soạn thảo như: copy những văn bản đã soạn thảo trước đó để chỉnh sửa lại đã dẫn đến những sai sót không đáng có như: tiêu đề sai, nơi gởi, nơi nhận Từ những lý do đó tôi đã chọn đề tài: “Ứng dụng file Template Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định” nhằm góp một phần nào khắc phục những khó khăn mà trong quá trình soạn thảo chúng ta mắc phải Việc ứng dụng file Template - Microsoft Word để xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định khá đơn giản Vì vậy, nó có thể được áp dụng và triển khai rộng rãi trong các cơ quan, đơn vị nhà nước Tuy nhiên do chưa có điều kiện và là vấn đề khá mới mẻ nên ở đề tài này chỉ mới được nghiên cứu, triển khai trong nội bộ cơ quan Phòng Giáo dục và Đào tạo nói riêng và các đơn vị trực thuộc ngành giáo dục huyện Phú ========================================================= Ứng dụng file Template-Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định 3 =================================================================== Ninh nói chung Rất mong nhận được sự góp ý chân thành của các bạn để đề tài có thể phát triển và ứng dụng rộng rãi hơn trong các cơ quan hành chính III Cơ sở lý luận và mục đích nghiên cứu: Trước yêu cầu mới trong công cuộc xây dựng, phát triển của đất nước mỗi công chức nhà nước ngoài việc phải làm tốt và phát huy hết những kiến thức đã được trang bị vào công việc, nhiệm vụ được phân công thì việc tự học tập, tìm hiểu để trang bị cho mình những kiến thức, những vấn đề mà xã hội yêu cầu nhằm đáp ứng ngày một tốt hơn nhiệm vụ là một điều rất cần thiết đối với mỗi người Trên cơ sở nghiên cứu các văn bản quy định hướng dẫn của các cấp như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư; Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Công văn số 766/VPUBND-VTLT ngày 14/11/2005 của Văn phòng UBND tỉnh Quảng Nam về việc thể thức trình bày văn bản theo thông tư liên tịch số 55 cùng với việc khai thác và sử dụng file Template -Microsoft Word để xây dựng các mẫu văn bản theo các công văn hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng UBND tỉnh Quảng Nam chúng ta sẽ có được một bộ mẫu đúng thể thức, đúng kỹ thuật đã được quy định, rất thuận tiện cho việc sử dụng tại cơ quan, đơn vị của mìnhvà khắc phục được phần lớn nhưng vướng mắc nêu trên Người sử dụng không còn phải quan tâm đến thể thức, kỹ thuật trình bày của văn bản; không cần phải đầu tư thời gian, công sức vào việc nghiên cứu các quy định của các văn bản hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày Giảm bớt được lượng thời gian đáng kể dành cho việc chỉnh sửa văn bản Với việc cài đặt sẵn các biểu mẫu đã được xây dựng vào hệ thống máy tính, rất thuận cho việc soạn thảo văn bản đảm bảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày Người sử dụng chỉ việc mở mẫu theo loại văn bản cần soạn thảo theo đúng trình tự, đánh thêm nội dung và một số chi tiết cần thiết khác Việc xây dựng bộ mẫu và ứng dụng vào thực tế giúp cho hệ thống văn bản lưu trữ được thống nhất, rõ ràng hơn IV Cơ sở thực tiễn: 1 Thuận lợi và khó khăn trong việc xây dựng hệ thống mẫu văn bản ở Phòng Giáo dục và Đào tại và các đơn vị trực thuộc: ========================================================= Ứng dụng file Template-Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định 4 =================================================================== 1.1 Thuận lợi: - Trong các căn cứ dùng để xây dựng hệ thống mẫu như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư; Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 của Chính phủ; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Công văn số 766/VPUBND-VTLT ngày 14/11/2005 của Văn phòng UBND tỉnh Quảng Nam về việc thể thức trình bày văn bản theo thông tư liên tịch số 55 đã trình bày rất cụ thể, rõ ràng và dể hiểu; người thực hiện chỉ việc căn cứ theo những tiêu chuẩn đã được quy định để trình bày các loại văn bản, biểu mẫu theo đúng yêu cầu của đơn vị - Hầu hết các bộ phận và các đơn vị trực thuộc đều được bị máy tính - Đội ngũ chuyên viên Phòng Giáo dục và Đào tạo đều sử dụng được máy vitính Đa số nhân viên văn thư và những người làm văn phòng ở các trường đã được phổ cập tin học (Microsoft Word và Microsoft Excel) 1.2 Thực trạng và những khó khăn trong công tác Văn thư ở ngành Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Ninh: Ngành giáo dục huyện là một đơn vị mới được thành lập Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho các hoạt động của ngành còn nhiều thiếu thốn Nhân sự chưa thật sự ổn định, nhất là nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ ở các đơn vị trường học - Tổng số trường: 32 trường - Tổng số CB-GV-CNV toàn ngành là: 895 người (BC: 764, HĐ: 131) Chia ra: + Cán bộ quản lý ngành và trường học: 64 người + Giáo viên : 706 (Biên chế: 637, hợp đồng: 69) + TPT : 22 (Biên chế: 20, hợp đồng: 02) + Nhân viên : 103 (Biên chế: 44, hợp đồng: 59) Trong đó NV văn thư chuyên trách: 12 người/32 trường; TL: 36.4% a Đối với các trường: - Nhân viên làm công tác văn thư hầu hết là hợp đồng ngắn hạn Thời gian làm việc tại một trường học không ổn định Thường xuyên bị thay đổi hoặc hợp đồng mới do nhu cầu về biên chế nhân sự theo từng năm của ngành cho từng đơn vị - Phần lớn cán bộ, giáo viên làm kiêm nhiệm công tác văn thư-lưu trữ lại không có đầy đủ chuyên môn, nghiệp vụ văn thư-lưu trữ Thời gian đầu tư cho công tác văn thư-lưu trữ không được nhiều Trình dộ tin học còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của công việc trong đa số cán bộ công chức ========================================================= Ứng dụng file Template-Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định 5 =================================================================== - Cơ sở vật chất còn nhiều thiếu thốn Hiện nay các trường mẫu giáo chưa được trang bị máy vi tính b Đối với Phòng Giáo dục và Đào tạo: - Cán bộ chuyên viên của Phòng hầu hết đều được điều động từ cơ sở về làm công tác chuyên môn nên nghiệp vụ về công tác văn thư – lưu trữ không được hướng dẫn cụ thể - Các loại văn bản đều do các bộ phận trực tiếp soạn thảo, tham mưu lãnh đạo nhưng chưa được qua kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày của Văn phòng mà cụ thể là nhân viên văn thư theo quy trình đã được quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP trước khi phát hành - Lãnh đạo ngành chưa thật sự quan tâm đúng mức đến công tác văn thư – lưu trữ Đôi khi còn coi nhẹ vấn đề thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trong việc phát hành văn bản - Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư – lưu trữ chưa được quan tâm đầu tư đúng mức: phòng phục vụ công tác lưu trữ chưa có, máy vitính chuyên dùng cho công tác văn thư – lưu trữ chưa được trang bị Trước tình hình thực tế tại Phòng Giáo dục và Đào tạo và các đơn vị trường học trực thuộc công tác hành chính chưa được đánh giá đúng vai trò của thực của nó Việc đầu tư cho công tác văn thư-lưu trữ ở các trường chưa cao, nhất là con người Ở Phòng Giáo dục và Đào tạo, đội ngũ chuyên viên là người trực tiếp soạn thảo, tham mưu các loại văn bản phát hành cho lãnh đạo nhưng thường xuyên bị thay đổi do cơ cấu bộ máy của cơ quan, biên chế cho Phòng Giáo dục và Đào tạo quá ít; nhân viên làm công tác văn thư ở các trường hầu hết là hợp đồng ngắn hạn - từng năm một - thời gian công tác không ổn định; một số là giáo viên chưa đạt chuẩn được chuyển xuống làm nhân viên văn thư, đa số tuổi đã cao, trình độ tin học ở mức độ có hạn; một số trường học cán bộ quản lý phải trực tiếp soạn thảo dẫn đến việc trình bày các loại văn bản hành chính nhà nước chưa đúng theo quy định, công tác tập huấn, triển khai, hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đến các bộ phận và các đơn vị trực thuộc vì vậy gặp không ít khó khăn Bản thân tôi là nhân viên văn thư - lưu trữ nhận thấy vấn đề thể thức và kỹ thuật văn bản ở cơ quan Phòng Giáo dục và Đào tạo nói riêng và các cơ quan, ban, ngành, trường học trực thuộc Phòng nói chung là rất quan trọng và cần được quan tâm nhiều hơn Với những thuận lợi đã nêu trên, việc ứng dụng file Template – Microsoft word để xây dựng hệ thống mẫu các văn bản để sử dụng tại mỗi đơn vị là khá dễ dàng và giúp chúng ta khắc phục được những khó khăn, vướng mắc, những lỗi không đáng có trong quá trình soạn thảo ========================================================= Ứng dụng file Template-Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định 6 =================================================================== Quá trình soạn thảo các mẫu văn bản cũng khá đơn giản, không đòi hỏi nhiều công sức và thời gian Không đòi hỏi cao về cấu hình của máy tính dùng để soạn thảo và ứng dụng V Nội dung nghiên cứu: Để đáp ứng được yêu cầu và khắc phục được những hạn chế, sai sót trong công tác soạn thảo văn bản của ngành Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Ninh nói riêng và các đơn vị hành chính, sự nghiệp nói chung Tôi xin được trình bày một vài ứng dụng của file Template - Microsoft word nhằm giúp cho việc trình bày các loại văn bản trong quá trình soạn thảo được đúng thể thức và kỹ thuật quy định một cách dễ dàng, thống nhất hơn Thực tế, file Template là một ứng dụng của công nghệ thông tin đã được lập trình sẵn trong các phiên bản của Microsoft Office - một ứng dụng được sử dụng khá phổ biến hiện nay Với file Template – Microsoft Word chúng ta dễ dàng thiết kế được các mẫu văn bản Word đúng thể thức và kỹ thuật trình bày đã được quy định của đơn vị Từ đó, triển khai nhân rộng các máy để sử dụng được rộng rãi và lâu dài 1 Một số căn cứ trong việc xây dựng hệ thống mẫu: Để xây dựng được hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức và kỹ thuật trình bày người soạn thảo hệ thống mẫu phải có những căn cứ nhất định để làm cơ sở cho quá trình soạn thảo Dưới đây là một số căn cứ cần thiết: - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư - Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; - Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản - Công văn số 766/VPUBND-VTLT ngày 14/11/2005 của Văn phòng UBND tỉnh Quảng Nam về việc thể thức trình bày văn bản theo thông tư liên tịch số 55 2 Các bước tiến hành xây dựng, cài đặt mẫu và sử dụng bộ mẫu văn bản trong hệ thống máy tính: Ở đề tài này tôi chỉ trình bày việc ứng dụng file Template với phần mềm Microsoft Office 2003 (các phiên bản khác đều có quá trình tương tự) Không trình bày canh lề văn bản và các thuộc tính khác của Word 2.1 Xây dựng mẫu văn bản: ========================================================= Ứng dụng file Template-Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định 7 =================================================================== Để xây dựng và lưu trữ các file Template văn bản trong hệ thống của máy vi tính ta tiến hành thực hiện theo các bước như sau: Tạo một thư mục mới “Mau_van_ban” (có thể là một tên khác dễ dùng hơn đối với người sử dụng) trong thư mục hệ thống của máy, sau đó lưu các file Template văn bản được soạn thảo vào 2.1.1 Các bước tiến hành tạo một mẫu văn bản với file Template – Microsoft Word: Bước 1: Soạn thảo văn bản mẫu Khởi động Microsoft Word, tiến hành soạn thảo một mẫu văn bản theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày đã được quy định tại các văn bản nêu trên Ví dụ: soạn thảo mẫu “Tờ trình” như sau: UBND HUYỆN PHÚ NINH PHÒNG GD&ĐT Số: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc /TTr-GD&ĐT Phú Ninh, ngày tháng năm 20 TỜ TRÌNH .trích yếu TRƯỞNG PHÒNG Nơi nhận: - Tên đơn vị nhận: để làm gì; - Tên đơn vị nhận: để làm gì; - .; - Lưu VP, Bước 2: Lưu mẫu văn bản vừa soạn thảo vào hệ thống máy tính Tiến hành lưu mẫu “Tờ trình” vừa soạn thảo xong vào thư mục hệ thống của máy vi tính như sau: - Tại thanh Menu chọn File sẽ xuất hiện 1 menu như (hình 1), ta tiếp tục chọn mục Save ========================================================= Ứng dụng file Template-Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định 8 =================================================================== (hình 1) - Máy tính sẽ xuất hiện một hộp thoại như hình 2: Chọn vào đây (hình 2) - Tại mục Save as type của hộp thoại Save as Kích chọn mũi tên nhỏ của mục Save as type sẽ xuất hiện một danh sách như hình 3 Chọn mục Document Template trong danh sách ========================================================= Ứng dụng file Template-Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định 9 =================================================================== Chọn vào đây (hình 3) - Sau khi chọn mục Document Template máy tính sẽ xuất hiện hộp thoại như hình 4 Chọn vào đây (hình 4) - Tại mục Save in của hộp thoại ta chọn biểu tượng mục mới chứa các mẫu văn bản được soạn thảo để tạo thư - Máy tính sẽ xuất hiện hộp thoại như hình 5 : ========================================================= Ứng dụng file Template-Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định 10 =================================================================== (hình 5) - Tại mục Name của hộp thoại New Folder ta gõ tên Mau_van_ban sau đó chọn OK Máy tính sẽ xuất hiện hộp thoại như hình 6: Gõ tên To_trinh vào đây (hình 6) - Gõ tên “To_trinh” cho mẫu văn bản vừa được soạn thảo tại mục File name của hộp thoại Save as Chọn Save để kết thúc việc lưu văn bản “Tờ trình” vào thư mục Mau_van_ban trong hệ thống của máy tính Như vậy, tới đây ta đã có một văn bản có tên “To_trinh” dưới dạng một file Tamplate trong thư mục Mau_van_ban trong hệ thống của máy tính Bước 3: soạn thảo và lưu các mẫu tiếp theo vào hệ thống cho các lần soạn thảo sau: Ở bước này ta cũng tiến hành soạn thảo văn bản như bước 1 và các bước lưu văn bản đều giống bước 2 như đã trình bày trên Chỉ lưu ý, ở bước này ta sẽ không thực hiện việc tạo thư mục Mau_van_ban như ở bước 2 mà chỉ mở thư mục Mau_van_ban đã được tạo sẵn cho lần đầu và lưu các văn bản được soản thảo tiếp theo vào ========================================================= Ứng dụng file Template-Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định 14 =================================================================== 2.1.3 Một số lưu ý khi soạn thảo các văn bản mẫu: - Người tiến hành soạn thảo các mẫu phải nghiên cứu các văn bản dùng làm căn cứ như đã nêu trên thật kỹ trước khi tiến hành soạn để tránh những sai sót đáng tiết có thể xảy ra - Mỗi cá nhân, bộ phận đều có thể soạn thảo riêng cho mình một bộ mẫu (thường xuyên được sử dụng) đầy đủ các chi tiết hơn như: Quyết định thanh tra, Quyết định công tác tổ chức cán bộ , các loại biểu mẫu thống kê có tính chu kỳ và có hình thức trình bày văn bản cố định, ít thay đổi - Việc soạn thảo bộ mẫu các văn bản có thể được tiến hành bất cứ lúc nào, có thể tiến hành soạn thảo dần dần từng mẫu một vào nhiều thời điểm khác nhau Khi nào có sự thay đổi của cấp trên quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày hay có một mẫu văn bản mới mà cần phải soạn thảo chúng ta đều có thể tiến hành được trên tất cả các máy 2.2 Cài đặt bộ mẫu vào máy tính: Nếu là máy vi tính của người soạn thảo hay do các cá nhân tự soạn thảo ra bộ mẫu để sử dụng trên máy tính của mình thì không cần thực hiện bước này Chỉ cần tuân thủ các bước trong việc xây dựng bộ mẫu như đã nêu trên là được và có thể sử dụng (mục V.2.1) * Các bước cài đặt bộ mẫu vào máy tính: Bước 1: Xác định đường dẫn của thư mục Template trong hệ thống máy tính - Mở một file word mới, sau đó chọn: File/Save máy xuất hiện hộp thoại (hình 7): Chọn vào đây (hình 7) ========================================================= Ứng dụng file Template-Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định 15 =================================================================== - Tại mục Save as type của hộp thoại Save as chọn Document Template, máy sẽ xuất hiện hộp thoại như hình vẽ (hình 8) Chọn vào đây (hình 8) - Tại hộp thoại của hình 8, ta chọn mũi tên trong mục Save in, máy tính sẽ xuất hiện một menu (hình 9) (hình 9) - Ta ghi lại đường dẫn đến thư mục Template trong hệ thống của máy tính (mục được khoanh tròn trong hình 9) như sau: C:/Document and Setting/Nguyen Van Thinh/Application Data /Microsoft/Template (mỗi máy tính sẽ có một đường dẫn với các tên khác nhau có thể nhiều hơn hoặc ít hơn nhưng vẫn theo qui tắc từ ổ C của máy đến thư mục Template, vì vậy ta cứ ghi lần lượt tên các thư mục từ ổ C đến thư mục Template) ========================================================= Ứng dụng file Template-Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định 16 =================================================================== Bước 2: bỏ thuộc tính ẩn các file, thư mục của hệ thống Máy tính chúng ta sử dụng thường được mặc định cho ẩn các file, thư mục có thuộc tính ẩn của hệ thống (Với những máy đã bỏ thuộc tính này thì ta không cần làm bước 2) Vì vậy, trước khi copy bộ mẫu vào hệ thống ta phải thực hiện việc bỏ thuộc tính này như sau: - Trên màn hình Desktop kích chuột phải vào biểu tượng My Computer, máy tính xuất hiện menu (hình 10) Chọn vào đây (hình 10) - Trong menu chọn Explore Lúc này máy tính sẽ mở My Computer là nơi chứa tài nguyên của máy (hình 11) (hình 11) ========================================================= Ứng dụng file Template-Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định 17 =================================================================== - Trên thanh menu của màn hình My Computer ta chọn mục Toot, máy tính sẽ xuất hiện một menu như hình 12 (hình 12) - Chọn Folder Options , máy tính sẽ xuất hiện hộp thoại như h.13 (hình 13) - Tại hộp thoại (hình 13) chọn View, máy tính sẽ xuất hiện hộp thoại như hình 14, tại mục Advanced settings kích chọn vào nút tròn trước mục Show hidden files and folder, sau đó chọn OK để kết thúc ========================================================= Ứng dụng file Template-Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định 18 =================================================================== (hình 14) Bước 3: tìm đến thư mục của hệ thống và copy bộ mẫu vào đĩa để cài đặt cho các máy Ở bước 1 ta đã ghi lại đường dẫn chứa thư mục hệ thống như sau: C:/Document and Setting/Nguyen Van Thinh/Application Data /Microsoft/Template Sau khi thực hiện xong bước 2, máy tính sẽ trở về màn hình của My Computer nơi chứa tài nguyên của máy tính với thuộc tính ẩn các file và thư mục ẩn đã được gỡ bỏ Lúc này ta chỉ việc theo đường dẫn như trên để đến thư mục Template nơi chứa bộ mẫu văn bản đã được soạn thảo (đường dẫn như hình 15) Thực hiện copy vào ỗ đĩa mềm hoặc có thể dùng đầu ghi để ghi ra đĩa CD * Lưu ý: để các file ẩn của hệ thống ít bị hỏng hoặc xoá bỏ do quá trình làm việc, sau khi thực hiện copy vào đĩa xong ta nên chọn lại thuộc tính ẩn cho nó như sau: ta lặp lại các bước như trên nhưng tại hộp thoại (hình 14) kích chọn vào nút tròn trước mục Do not show hidden files and folder, sau đó chọn OK để kết thúc ========================================================= Ứng dụng file Template-Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định 19 =================================================================== (hình 15) Bước 4: Copy bộ mẫu vào các máy Mỗi máy tính có một cấu hình khác nhau và một số thông tin do người cài đặt thiết lập cũng sẽ khác nhau Do vậy, đường dẫn đến thư mục Template dùng để chứa bộ mẫu mà chúng ta sẽ copy vào và dùng để sử dụng sau này cũng khác nhau Để copy bộ mẫu cho các máy Tại mỗi máy cần copy ta tiến hành thực hiện lại đầy đủ các bước 1, 2, 3 ở trên * Lưu ý: - Với bước 1: cần ghi lại đường dẫn đầy đủ của từng máy - Với bước 3: thay vì copy vào đĩa, ta thực hiện copy bộ mẫu đã soạn thảo trên đĩa vào thư mục Template của máy Như vậy, đến đây ta đã có một bộ mẫu đúng với thể thức và kỹ thuật trình bày theo đúng quy định trong hệ thống của máy tính 2.3 Sử dụng bộ mẫu văn bản trong hệ thống máy tính: Sau khi đã soạn thảo và cài đặt xong bộ mẫu văn bản vào hệ thống máy như đã trình bày ở trên Lúc này mọi người đều có thể sử dụng bộ mẫu này mà không cần quan tâm đến thể thức và kỹ thuật trình bày Các bước tiến hành để mở mới một mẫu văn bản để sử dụng như sau: - Khởi động Microsoft Word, ========================================================= Ứng dụng file Template-Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định 20 =================================================================== - Tại thanh Menu chọn File/New như hình 16 (hình 16) - Màn hình máy tính sẽ xuất hiện như hình 17 Chọn mục này (hình 17) * Lưu ý: + Với Micrsoft Office 1997 về trước không có bước này ========================================================= Ứng dụng file Template-Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định 21 =================================================================== + Với Micrsoft Office 2007 giao diện màn hình có khác nhưng bước tiếp theo vẫn thực hiện như Micrsoft Office 2003 này - Tại màn hình máy tính của hình 17, chọn On my computer, lúc này máy tính sẽ xuất hiện hộp thoại như hình 18 Chọn mục này (hình 18) - Tại hộp thoại hình 18, chọn mục mau_van_ban máy tính sẽ xuất hiện hộp thoại như hình 19 (hình 19) ========================================================= Ứng dụng file Template-Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định 22 =================================================================== - Lúc này máy tính sẽ đưa ra danh sách bộ mẫu mà ta đã soạn thảo và cài đặt vào máy Người dùng chọn một trong các mẫu cần dùng, sau đó chọn OK Máy tính sẽ cho ra màn hình soạn thảo văn bản mẫu cần dùng Người soạn thảo văn bản sẽ đánh vào phần nội dung và một số chi tiết có liên quan của văn bản Ví dụ: chọn mẫu tờ trình, sau đó OK Máy tính sẽ cho ra màn hình mẫu như sau: UBND HUYỆN PHÚ NINH PHÒNG GD&ĐT Số: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc /TTr-GD&ĐT Phú Ninh, ngày tháng năm 20 TỜ TRÌNH .trích yếu TRƯỞNG PHÒNG Nơi nhận: - Tên đơn vị nhận: để làm gì; - Tên đơn vị nhận: để làm gì; - .; - Lưu VP, + Ở ví dụ này, người soạn “Tờ trình” sẽ điền vào phần trích yếu, phần nội dung văn bản và nơi nhận Như vậy, đến đây tôi đã trình bày xong phần soạn thảo, cài đặt và sử dụng bộ mẫu văn bản trong hệ thống của máy tính Các đồng chí và các bạn có thể theo các quy trình trên để thiết lập cho cơ quan, đơn vị mình một bộ mẫu thích hợp để tiện cho việc sử dụng sau này 3 Thời gian thực hiện: Việc thực hiện đề tài này khá đơn giản, người soạn thảo chỉ cần hiểu biết cơ bản về tin học văn phòng (Word) là đủ Tuy nhiên, do là bộ mẫu để áp dụng rộng rãi và thường xuyên nên quá trình xây dựng nó đòi hỏi một sự chính xác khá cao Ở đây ta có thể chia ra khoản thời gian thực hiện đề tài này như sau: - Sưu tầm tài liệu: trên mạng hoặc các trung tâm lưu trữ thuộc huyện, tỉnh: 02 ngày - Nghiên cứu tài liệu: 04 ngày ========================================================= Ứng dụng file Template-Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định 23 =================================================================== - Thực hiện soạn thảo bộ mẫu (toàn bộ bộ mẫu): 04 ngày (tuy nhiên, ở phần này người soạn thảo có thể thực hiện nhanh hay chậm tuỳ vào nhu cầu công việc để tính toán thời gian cho hợp lý) Trên đây là phần trình bày đề tài sáng kiến kinh nghiệm “Ứng dụng file Template - Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định”, trong quá trình trình bày có nhiều thiếu sót và một số vấn đề chưa được giải quyết tốt Tôi rất mong nhận được sự góp ý chân tình của quý vị để để tài có thể hoàn thiện, phát triển và triển khai nhân rộng góp phần trong công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước VI Kết quả nghiên cứu: Quan một năm triển khai và thực hiện đã đạt được những kết quả nhất định như sau: - Toàn bộ các mẫu văn bản như: Quyết định, tờ trình, thông báo, kế hoạch, công văn đã được xây dựng, cài đặt trong máy tính và ứng dụng trong toàn cơ quan - Các văn bản phát hành của Phòng Giáo dục và Đào tạo ngày được hoàn chỉnh hơn, không còn gặp phải những sai sót đáng tiết về thể thức và kỹ thuật trình bày - Hệ thống lưu trữ được chặt chẽ, thống nhất và dễ dàng phân loại, việc tìm kiếm văn bản vì vậy cũng có nhiều thuận lợi hơn * Đối với các đơn vị trực thuộc: một số trường đã được trang bị hệ thống máy tính bước đầu đã triển khai và ứng dụng có hiệu quả Một số đơn vị đã ứng dụng và tự xây dựng được cho mình hệ thống văn bản và các biểu mẫu cần thiết khác VII Kết luận: Với việc thực hiện soạn thảo, cài đặt và đưa vào sử dụng bộ mẫu văn bản đúng với thể thức và kỹ thuật trình bày đã được quy định đã khắc phục được những phần nào những điều kiện khó khăn khách quan, cũng như chủ quan trong công tác phát hành văn bản của của Phòng Giáo dục và Đào tạo Đối với các trường trực thuộc ngành Giáo dục và Đào tạo, việc cài đặt sẵn bộ mẫu trong máy đã giúp cho người dùng được dễ dàng hơn Với việc chỉ mở ra và soạn thảo phần nội dung và điền thêm các chi tiết liên quan của văn bản đã khắc phục được tình trạng nhân viên văn thư bị thay đổi hằng năm hay người làm công tác kiêm nhiệm văn thư không được trang bị chuyên môn nghiệp vụ chuyên ngành 1 Ưu điểm và khả năng ứng dụng: - Việc sử dụng Microsoft Word để xây dựng bộ mẫu rất dễ dàng đối với những người biết sử dụng máy tính (Word) ========================================================= Ứng dụng file Template-Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định 24 =================================================================== - Người dùng dễ dàng tiếp cận và sử dụng một cách có hiệu quả cho công tác soạn thảo các loại văn bản - Nội dung và phương pháp của đề tài như đã trình bày có thể đưa vào ứng dụng trong việc hổ trợ cho công tác soạn thảo văn bản ở bất kỳ cơ quan, đơn vị hành chính và sự nghiệp 2 Hạn chế: Một số trường chưa được trang bị máy vi tính nên việc xây dựng bộ mẫu để ứng dụng là không thể Mặc dù đã có nhiều có gắng tuy nhiên đề tài còn chưa tránh khỏi những thiếu sót như: quá trình cài đặt chưa được khoa học; bộ mẫu chưa được cụ thể hoá đến từng bộ phận, chuyên ngành riêng; cách trình bày các bước chưa được rõ ràng VIII Hướng phát triển của đề tài: Trong điều kiện cho phép, tôi sẽ xây dựng bộ mẫu cho tất cả các loại văn bản theo từng chuyên ngành cụ thể nhuwđể việc triển khai ứng dụng được tốt hơn Quá trình cài đặt văn bản sẽ được cải tiến để tự động hoá trong quá trình cài đặt bộ mẫu Bên cạnh đó, các lực lượng xã hội cần tham gia hỗ trợ điều kiện trang thiết bị tại các cơ sở trường học nhằm giúp cho các hoạt động của cơ quan trường học được tốt hơn, khoa học hơn góp phần xây dựng và phát triển đất nước IX Phần phụ lục: 1 Đoạn phim quá trình các bước xây dựng mẫu văn bản (file kèm theo đĩa)(clik chuột vào để xem) 2 Đoạn phim quá trình các bước cài đặt mẫu văn bản vào máy tính (file kèm theo đĩa) 2.1 Đoạn phim copy bộ mẫu vào đĩa (ở đây coi đĩa E là một đĩa ngoài của máy (clik chuột vào để xem) 2.2 Đoạn phim copy mẫu từ đĩa vào máy tính khác (cài đặt) (clik chuột vào để xem) 3 Đoạn phim quá trình các bước sử dụng mẫu đã được cài đặt trong máy tính (file kèm theo đĩa)(clik chuột vào để xem) ========================================================= Ứng dụng file Template-Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định 25 =================================================================== TÀI LIỆU THAM KHẢO - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư - Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; - Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản - Công văn số 766/VPUBND-VTLT ngày 14/11/2005 của Văn phòng UBND tỉnh Quảng Nam về việc thể thức trình bày văn bản theo thông tư liên tịch số 55 ========================================================= Ứng dụng file Template-Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định 26 =================================================================== MỤC LỤC ***************** I Tên đề tài: II Đặt vấn đề: III Cơ sở lý luận và mục đích nghiên cứu: IV Cơ sở thực tiễn: 1 Thuận lợi và khó khăn trong việc xây dựng hệ thống mẫu văn bản ở Phòng Giáo dục và Đào tại và các đơn vị trực thuộc: 1.1 Thuận lợi: 1.2 Thực trạng và những khó khăn trong công tác Văn thư ở ngành Giáo dục và Đào tạo huyện Phú Ninh: a Đối với các trường: b Đối với Phòng Giáo dục và Đào tạo: V Nội dung nghiên cứu: 1 Một số căn cứ trong việc xây dựng hệ thống mẫu: 2 Các bước tiến hành xây dựng, cài đặt mẫu và sử dụng bộ mẫu văn bản trong hệ thống máy tính: 2.1 Xây dựng mẫu văn bản: 2.1.1 Các bước tiến hành tạo một mẫu văn bản với file Template – Microsoft Word: Bước 1: soạn mẫu văn bản Bước 2: lưu mẫu văn bản Bước 3: soạn và lưu các mẫu văn bản khác 2.1.2 Một số mẫu đã được soạn thảo và đưa vào hệ thống máy tính: 2.1.3 Một số lưu ý khi soạn thảo các văn bản mẫu: 2.2 Cài đặt bộ mẫu vào máy tính: * Các bước cài đặt bộ mẫu vào máy tính: Bước 1: xác định đường dẫn Bước 2: bỏ thuộc tính ẩn Bước 3: tìm đến thư mục Template và copy mẫu Bước 4: copy bộ mẫu vào máy khác 2.3 Sử dụng bộ mẫu văn bản trong hệ thống máy tính: 3 Thời gian thực hiện: VI Kết quả nghiên cứu: VII Kết luận: 1 Ưu điểm và khả năng ứng dụng: Trang - 01 Trang - 01 Trang - 03 Trang - 03 Trang - 03 Trang - 04 Trang - 04 Trang - 04 Trang - 05 Trang - 06 Trang - 06 Trang - 06 Trang - 06 Trang - 07 Trang - 07 Trang - 07 Trang - 10 Trang - 11 Trang - 14 Trang - 14 Trang - 14 Trang - 14 Trang - 16 Trang - 18 Trang - 19 Trang - 19 Trang - 22 Trang - 23 Trang - 23 Trang - 23 ========================================================= Ứng dụng file Template-Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định 27 =================================================================== 2 Hạn chế: VIII Hướng phát triển của đề tài: IX Phần phụ lục: X Tài liệu tham khảo: XI Mục lục: XII Phiếu đánh giá xếp loại: Trang - 24 Trang - 24 Trang - 24 Trang - 25 Trang - 26 Trang - 28 ========================================================= Ứng dụng file Template-Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định 28 =================================================================== CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Mẫu SK1 PHIẾU ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Năm học: 2007 - 2008 I Đánh giá xếp loại của HĐKH Phòng GD&ĐT huyện Phú Ninh: 1 Tên đề tài: ỨNG DỤNG FILE TEMPLATE – MICROSOFT WORD TRONG VIỆC XÂY DỰNG HỆ THỐNG MẪU CÁC VĂN BẢN ĐÚNG THỂ THỨC QUY ĐỊNH 2 Họ và tên tác giả: Nguyễn Văn Thịnh 3 Chức vụ: Nhân viên Văn thư - Tổ: Tổng hợp – Hành chính 4 Nhận xét của Chủ tịch HĐKH về đề tài: a) Ưu điểm: b) Hạn chế: 5 Đánh giá, xếp loại: Sau khi thẩm định, đánh giá đề tài trên, HĐKH Phòng GD&ĐT thống nhất xếp loại: Những người thẩm định: Chủ tịch HĐKH II Đánh giá, xếp loại của HĐKH Sở GD&ĐT Quảng Nam Sau khi thẩm định, đánh giá đề tài trên, HĐKH Sở GD&ĐT Quảng Nam thống nhất xếp loại: Những người thẩm định: Chủ tịch HĐKH ========================================================= Ứng dụng file Template-Microsoft Word trong việc xây dựng hệ thống mẫu các văn bản đúng thể thức quy định ... việc xây dựng hệ thống mẫu: Các bước tiến hành xây dựng, cài đặt mẫu sử dụng mẫu văn hệ thống máy tính: 2.1 Xây dựng mẫu văn bản: 2.1.1 Các bước tiến hành tạo mẫu văn với file Template. .. lề văn thuộc tính khác Word 2.1 Xây dựng mẫu văn bản: ========================================================= Ứng dụng file Template- Microsoft Word việc xây dựng hệ thống mẫu văn thể thức quy. .. thống mẫu văn thể thức quy định? ?? nhằm góp phần khắc phục khó khăn mà trình soạn thảo mắc phải Việc ứng dụng file Template - Microsoft Word để xây dựng hệ thống mẫu văn thể thức quy định đơn giản