sổ kế toán, liên hệ với sổ kế toán tổng hợp của hình thức nhật ký chung.doc

sổ kế toán, liên hệ với sổ kế toán tổng hợp của hình thức nhật ký chung

MỤC LỤCA ĐỀ TÀI CHÍNH

I SỔ KẾ TOÁN 1

1.1 Khái niệm 1

1.2 Nội dung 1

1.3 Yêu cầu 1

1.4 Phân loại sổ kế toán 1

1.5 Trình tự ghi sổ và phương pháp chữa sổ 4

II HÌNH THỨC KẾ TOÁN 8

2.1 Khái niệm 8

2.2 Ý nghĩa 8

2.3 Các hình thức kế toán*Hình thức nhật ký chung 9

III LIÊN HỆ 10

A ĐỀ TÀI CHÍNHI SỔ KẾ TOÁN

1.1 Khái niệm

Sổ kế toán là những tờ sổ được thiết kế một cách khoa học và hợp lí, có mối liênhệ mật thiết với nhau đựợc sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinhtheo đúng các phương pháp kế toán, trên cơ sở dữ liệu về chứng từ gốc

- Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm

- Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ tài chính quy định đểchọn một hệ thống sổ kế toán áp dụng ở đơn vị Sổ kế toán có thể được cụ thể hóa đểphục vụ yêu cầu kế toán của đơn vị.

- Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ, khóasổ; chữ ký người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kếtoán; số trang; đóng dấu giáp lai

- Đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán.

- Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ Thông tin,số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán.

- Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế,tài chính Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệughi trên sổ kế toán của năm trước liền kề Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đếnkhi khóa sổ.

1.4 Phân loại sổ kế toán

1.4.1 Phân loại theo mức độ khái quát hoặc cụ thể của thông tin trên sổ

Với tiêu thức phân loại này, căn cứ vào mức độ tổng hợp hay chi tiết của thông tin vềcác nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, hoặc các đối tượng kế toán được phản ánh trênsổ để tiến hành phân loại sổ.

Theo tiêu thức này sổ kế toán được chia làm các loại sau:

- Sổ kế toán tổng hợp: là loại sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

liên quan đến đối tượng kế toán cũng như tình hình hoạt động của đơn vị ở dạng tổngquát Trên sổ kế toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế toán được phảnánh với các thông tin ở dạng tổng quát và chỉ sử dụng thước đo tiền tệ

Thuộc loại sổ kế toán tổng hợp gồm: sổ cái, sổ nhật kí chung, sổ đăng kí chứng từghi sổ,…

- Sổ kế toán chi tiết: là loại sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên

quan đến các đối tượng kế toán ở dạng chi tiết, cụ thể theo yêu cầu quản lý Trên sổ chitiết các nghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế toán được phản ánh với các thông tin chi tiếtvà có thể sử dụng các loại thước đo khác nhau.

- Sổ kế toán tổng hợp chi tiết: là loại sổ kế toán phản ánh vửa tổng hợp vừa chi tiết,

cụ thể về các nghiệp vụ kinh tế, tình hình và sự vận động của các đối tượng kế toán Trênsổ kế toán cung cấp các thông tin vừa mang tính tổng hợp vừa mang tính chi tiết về cácnghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế toán…

Thuộc loại sổ kế toán tổng hợp chi tiết gồm các sổ nhật kí chứng từ số 3, 4, 5, 9, 10trong hình thức kế toán Nhật kí – chứng từ.

Việc phân loại sổ theo tiêu thức này sẽ đáp ứng được các yêu cầu về cung cấpthông tin cũng như quá trình giám sát hoạt động kinh tế tài chính trong các đơn vị vừa ởgóc độ tổng hợp, vừa ở góc độ chi tiết

1.4.2 Phân loại theo phương pháp ghi chép trên sổ

Căn cứ vào phương pháp ghi chép các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chínhphát sinh, sổ kế toán được phân thành các loại sổ sau:

- Sổ ghi theo hệ thống: là loại sổ kế toán tập hợp hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh liên quan đến từng đối tượng kế toán riêng biệt Trên sổ kế toán cung cấp cácthông tin về các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến đối tượng kế toán được theo dõi, sổđược mở cho từng tài khoản kế toán.

Thuộc loại sổ ghi theo hệ thống gồm sổ cái các tài khoản theo hình thức Chứng từghi sổ…

- Sổ ghi theo thứ tự thời gian: là loại sổ kế toán tập hợp hệ thống hóa các nghiệp vụ

kinh tế tài chính phát sinh theo đúng trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ Trên sổghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thời gian phát sinh của nghiệp vụ, phát sinh trướcghi trước và phát sinh sau ghi sau, không phân biệt đối tượng kế toán có liên quan…

Thuộc sổ ghi theo thời gian: sổ Nhật kí chung, sổ đăng kí chứng từ ghi sổ…

- Sổ ghi theo hệ thống kết hợp ghi theo thời gian: là loại sổ kế toán ghi chép các

nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vừa theo thứ tự thời gian vừa theo tưng đối tượng kếtoán

Sổ được mở để theo dõi từng đối tượng kế toán nhưng được ghi theo trình tự thờigian phát sinh của các nghiệp vụ có liên quan đến đối tượng kế toán được quy định phảnánh trên sổ.

VD: sổ cái các tài khoản theo hình thức nhật kí chung, chứng từ ghi sổ, nhật kí sổcái…

Việc phân loại theo tiêu thức này giúp kế toán lựa chọn sổ trong quá trình ghi chépcác nghiệp vụ, theo dõi các đối tượng kế toán.

1.4.3.Phân loại theo cấu trúc sổ

Với tiêu thức phân loại này, căn cứ vào cấu trúc thiết kế mẫu số để phản ánh cácthông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính hoặc sự vận động cuỉa đối tượng kế toán đểphân loại sổ Phân loại theo cấu trúc sổ, sôe kế toán được phận loại thành các loại sổ sau:

- Sổ kết cấu một bên: là loại sổ kế toán trên một trang sổ được thiết kế một bên là

phân thông tin chi tiết về nghiệp vụ, còn bên phản ánh qui mô, sự biến động của đốitượng kế toán (quan hệ đối ứng tài khoản)

- Sổ kết cấu kiểu hai bên: là loại sổ kế toán trên trang sổ được chia làm hai bên,

mỗi bên phản ánh một mặt vận động của đối tượng kế toán

- Sổ kết cấu kiểu nhiều cột: là loại sổ kế toán trên trang sổ được thiết kế thành

nhiều cột, mỗi cột phản ánh một quan hệ đối ứng tài khoản hoặc một dòng thông tin nhấtđịnh liên quan đến đối tượng theo dõi trên sổ ví dụ nhật kí sổ cái.

- Sổ kết cấu kiểu bàn cờ: là loại sổ kế toán trên trang sổ được thiết kế thành nhiều

cột và nhiều dòng (ô bàn cờ) số liệu trên mỗi ô bàn cờ sẽ phản ánh thông tin tổng hợp vềcác đối tượng được theo dõi, ví dụ trên nhật kí chứng từ số 8.

Việc phân loại sổ theo hình thức tiêu thức này, giúp kế toán lựa chọn các mẫu sổcó cấu trúc đáp ứng được yêu cầu công tác kế toán trong đơn vị

1.4.4 Phân loại theo hình thức tổ chức

Căn cứ vào hình thức tổ chức sổ kế toán tại đơn vị, sổ kế toán được chia thành hailoại là sổ tờ rời và sổ đóng quyển

- Sổ tờ rời: loại sổ kế toán , những tờ sổ được để riêng biệt độc lập với nhau được

sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tình hình và sự vận động của những đối tượngkế toán hàng tháng( ví dụ nhật kí chứng từ số 5, số 8, bảng kê số 1,8 là sổ tờ rời) Sửdụng sổ tờ rời thuận tiện cho việc phân công lao động ghi sổ kế toán, tuy nhiên việc bảoquản khó khăn dễ thất lạc và phát sinh các hiện tượng tuỳ tiện thay đổi các tờ sổ

- Sổ đóng thành quyển là loại sổ kế toán bao gồm nhiêu trang sổ được đóng thành

quyển được sử dụng để ghi chép nhiều loại nghiệp vụ hoặc theo dõi cho nhiều đối tượngkế toán, sổ có thể mở hàng tháng, sổ cái của hình thức nhật kí chứng từ mở theo năm (vídụ sổ nhật kí sổ cái mở theo tháng, sổ cái của hình thức nhaatj kí chứng từ mở thei năm).Mỗi quyển sổ phải ghi rõ số trang, giữa các trang sổ phải có dấu giáp lai.

Việc phân loại theo hình thức này có tác dụng làm cho việc sử dụng và phân cônglao động kế toán một bách khoa học và hợp lí trong đơn vị

1.4.5 Phân loại theo nội dung kinh tế của thông tin ghi trên sổ

Những nội dung kinh tế có cùng một nội dung, liên quan đến cùng một đối tượngkế toán sẽ được tập hợp và phản ánh trên cùng một sổ

Theo hình thức phân loại này, sổ kế toán được chia thành những loại sổ sau:

- Sổ tài sản bằng tiền: được sử dụng để phản ánh sự biến động của các loại tài sản

bằng tiền trong đơn vị như sổ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng,…

- Sổ vật tư: được sử dụng để theo dõi tình hình biến động của các loại vật tư trong

đơn vị như sổ vật liệu, sổ công cụ dụng cụ, sổ hàng hóa thành phẩm,…

- Sổ tài sản cố định: được sử dụng để theo dõi tình hình biến động của các loại tài

sản cố định trong đơn vị như sổ tài sản cố định hữu hình, sổ tài sản cố định vô hình,…

- Sổ công nợ: được sử dụng để theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả phát

sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị như sổ công nợ phải thu của khách hàng, sổcông nợ phải trả nhà cung cấp,…

- Sổ thu nhập: được sử dụng để tập hợp các khoản thu nhập về tiêu thụ sản phẩm,

hàng hóa, dịch vụ và các khoản thu nhập khác đã thực hiện trong kì hoạt động của đơn vịnhư sổ doang thu bán hàng, sổ thu nhập thuộc hoạt động tài chính,…

- Sổ chi phí: được sử dụng để tập hợp toàn bộ các khoản chi phí đơn vị đã chi ra để

tiến hành hoạt động trong kì như sổ giá vốn hàng bán, sổ chi phí bán hàng,…

- Sổ vốn quỹ: được sử dụng để theo dõi tình hình biến động của các loại vốn chủ sở

hữu trong đơn vị như sổ vốn kinh doanh, sổ quỹ đầu tư phát triển,…

Việc phân loại sổ theo nội dung kinh tế sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cho kế toántrong quá trình xử lí thông tin và tổng hợp số liệu.

1.5 Trình tự ghi sổ và phương pháp chữa sổ

1.5.1 Trình tư ghi sổ

Quá trình ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phá sinh, tình hình và sự vậnđộng của các đối tượng kế toán trên các sổ kế toán được thực hiện theo quy trinh và quytắc sau:

Mở sổ  Ghi sổ  Khóa sổ

a, Mở sổ:

Công việc mở sổ kế toán được thực hiện vào đầu kỳ kế toán (tháng, quý, năm), khidoanh nghiệp mới thành lập, khi thay đổi hình thức sở hữu, hoặc khi sáp nhập,…Khi mởsổ đơn vị phải mở hệ thống sổ kế toán theo đúng danh mục sổ kế toán đã được đăng ký,số lượng sổ kế toán sử dụng tùy thuộc vào số lượng tài khoản sử dụng và yêu cầu củacông tác quản lý Các đơn vị chỉ được mở một hệ thống sổ kế toán chính thức và duynhất Các sổ kế toán được mở, căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán cuối kỳ trước để ghi sốdư đầu kỳ cho từng sổ kế toán.

Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để rời.Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.

Khi mở sổ kế toán kế toán viên phải thực hiện những công việc sau: *Đối với sổ kế toán dạng quyển

– Trang đầu phải ghi rõ: + Tên đơn vị

+ Tên sổ+ Ngày mở sổ

+ Niên độ kế toán và kỳ ghi sổ+ Họ tên và chữ ký của người ghi sổ+ Họ tên của kế toán trưởng

+ Họ tên người đại diện theo pháp luật

+ Ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác.– Ghi số dư đầu kỳ của kế toán là số dư cuối kỳ của kỳ trước.– Doanh nghiệp mới mở số dư đầu kỳ bằng 0.

*Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ,tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ Các sổ tờ rời trước khi dùng phải đượcgiám đốc doanh nghiệp hoặc người ủy quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăngký sử dụng sổ tờ rời Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán vàphải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.

Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệmký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toánchính thức sau khi in ra từ máy vi tính.

b, Ghi sổ

Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng máy vi tính hoặc bằng tay

Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì doanh nghiệp được lựa chọn muahoặc tự xây dựng hình thức kế toán trên máy vi tính cho phù hợp Hình thức kế toán trênmáy vi tính áp dụng tại doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầukế toán theo quy định Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yêu cầu theo quy địnhcủa chế độ sổ kế toán.

- Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toántheo quy định của luật kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành luật kế toán và quy địnhtại chế độ kế toán này.

- Doanh nghiệp phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toándo Bộ Tài Chính quy định tại thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọnphần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của doanh nghiệp.

Trường hợp ghi sổ kế toán bằng tay phải theo một trong các hình thức kế toán vàmẫu sổ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chitiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị Trong kỳ kế toán khi có các nghiệp vụ kinh tế phátsinh việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được lập và đãđược kiểm tra bảo đảm các quy định về những chứng từ kế toán Mọi số liệu ghi trên sổkế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán phù hợp, hợp lý chứng minh Quá trình ghi sổkế toán phải theo đúng quy tắc đã quy định:

- Phải ghi sổ kế toán bằng mực tốt, không phai, không nhòe- Không ghi xen kẽ và ghi đè lên nhau

- Các dòng không có số liệu phải gạch ngang giữa dòng

- Không được tẩy xóa trên sổ kế toán bằng bất kỳ hình thức nào, trong quá trìnhghi sổ nếu có sai sót phải tiến hành sửa chữa theo đúng phương pháp quy định.

1.5.2 Phương pháp sửa chữa sổ kế toán

Trong quá trình ghi sổ kế toán, do nhiều nguyên nhân khác nhau có thể dẫn đến saisót, khi phát hiện sai sót, kế toán phải tiến hành sửa chữa trên sổ kế toán theo nhữngnguyên tắc sau:

- Không được làm mất số đã ghi trên sổ

- Tuỳ từng trường hợp để sửa chữa theo đúng quy định

- Sau khi sửa chữa, người chữa sổ phải ký xác nhận vào phần số liệu được sửachữa

a, Đối với ghi sổ kế toán bằng tay

Muốn sửa chữa sổ, kế toán phải tuân theo một trong các phương pháp sau:

*Phương pháp ghi số âm

Phương pháp ghi số âm được áp dụng cho các trường hợp sai sót sau:- Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản trên sổ kế toán.

- Số liệu đã ghi lớn hơn số thực tế nhưng vẫn đúng quan hệ đối ứng tài khoản.- Ghi trùng bút toán về nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai phải lập " Chứng từ ghi sổđính chính" do kế toán trưởng ký xác nhận và kế toán tiến hành sửa chữa bằng cách:

- Ghi lại định khoản đã sai với số liệu ghi bằng phương pháp ghi số âm (Ghi bằngmực đỏ, hoặc ghi số liệu trong ngoặc đơn, ví dụ (***)) để hủy bỏ bút toán đã ghi

- Ghi lại định khoản đúng của nghiệp vụ kinh tế

- Trường hợp nếu ghi trùng bút toán khi đã chữa chỉ cần ghi lại một bút toán đã ghibằng phương pháp số âm để hủy bỏ bút toán đã ghi trùng

*Phương pháp ghi bổ sung

Phương pháp ghi bổ sung được áp dụng trong trường hợp

- Số đã ghi nhỏ hơn số thực tế những vẫn đúng quan hệ đối ứng tài khoản.- Bỏ sót nghiệp vụ kinh tế

Khi phát hiện sai sót, kế toán tiến hành sửa chữa bằng cách ghi lại một định khoảnvới số tiền đúng bằng số chênh lệch còn thiếu hoặc bỏ xót của nghiệp vụ kinh tế đã phátsinh.

b Đối với trường hợp kế toán thực hiện trên máy vi tính

- Nếu sai sót được phát hiện khi chưa in sổ, kế toán được phép sửa chữa trực tiếptrong sổ trên máy.

- Trường hợp đã in sổ sau đó mới phát hiện sai sót, sổ đã in được sửa chữa theođúng quy định của một trong ba phương pháp trên, đồng thời phải sửa chữa lại sai sóttrong sổ trên máy và in lại tờ sổ mới Phải lưu lại tờ sổ mới và tờ sổ sai sót để đảm bảocho việc kiểm tra kiểm soát.

- Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được phát hành thìphải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính.

- Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đó phát hành thì phảitrực tiếp sửa chữa vào sổ kế toán của năm đó phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chúvào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.

- Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiệntheo "phương pháp ghi sổ âm " hoặc " phương pháp ghi bổ sung".

II HÌNH THỨC KẾ TOÁN2.1.Khái niệm:

Hình thức kế toán là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán gồm số lượng, kết cấucác loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ, trình tự và phương pháp ghi chép, tập hợp, hệthống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở cáckế toán hợp lệ, hợp pháp.

2.2 Ý nghĩa:

Trong công tác kế toán ở các đơn vị, việc lựa chọn hình thức kế toán khoa học vàhợp lý có ý nghĩa quan trọng Nó đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thờiđáp ứng yêu cầu của quản lý, đồng thời góp phần nâng cao trình độ và năng suất lao độngcủa nhân viên kế toán.

2.3.Các hình thức kế toán

Theo Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, doanh nghiệp được phép áp dụng 1trong 5 hình thức kế toán sau:

- Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái- Hình thức kế toán Nhật ký chung- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ- Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ- Hình thức kế toán trên máy vi tính

Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, mẫu sổ, kếtcấu, trình tự, phương pháp ghi chép, và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.

Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh,yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính

toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ đúng quy định của hìnhthức sổ kế toán đó, gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra,trình tự, phương pháp ghi chép các sổ kế toán.

* Hình thức Nhật ký chung

a, Đặc trưng cơ bản

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ theotrình tự thời gian phát sinh và có phân tích theo tài khoản đối ứng Sau đó lấy số liệu trêncác sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

- Ưu điểm: Thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra chi tiết theo chứng từ gốc, tiện cho

việc sử dụng kế toán máy.

- Nhược điểm: Một số nghiệp vụ bị trùng lặp, do vậy cuối tháng phải loại bỏ số liệu

trùng mới ghi vào sổ.

phát sinh ->ghi vào BCĐKT

Sổ nhật ký chuyên dụng: là các loại sổ kế toán chi tiết (sổ phụ)

Sổ nhật ký chuyên dùng: trong trường hợp NV phát sinh nhiều ghi chép riêng cho từng