CHƯƠNG 1KHẢO SÁT HỆ THỐNG1.1. Tổng quan về hệ thống quản lý Trong bất kỳ một ngành nào, một lĩnh vực nào đều cần quản lý. Quản lý giúp cho công việc trở nên dễ dàng hơn, chính xác hơn. Trong hệ thống quản lý thư viện nói riêng và các hệ thống quản lý khác nói chung đều cần có một phương pháp quản lý dễ dàng và thuận tiện nhất. Trong những năm trước đây khi máy tính chưa được sử dụng rộng rãi trong các hệ thống quản lý, các hệ thống quản lý này đều phải thực hiện theo phương pháp thủ công và hệ thống quản lý thư viện cũng nằm trong số đó.1.2. Giới thiệu chung về thư viện trường ĐH Sư Phạm Hà Nội 2 Sách báo là kho tàng kiến thức vô cùng rộng lớn của nhân loại. ở đó con người có thể tìm đến những chân trời mênh mông về tri thức. Xuất phát những nhu cầu thiết yếu về sách như nên các thư viện đã được xây dựng nhằm đáp ứng những nhu cầu thiết yếu về sách của mỗi người. Ngày nay trong mỗi trường học, mỗi một cơ quan, một xã, phường, quận, huyện, rồi đến tỉnh thành đều có thư viện riêng. Từ những thư viện nhỏ như là thư viện xã đến những thư viện lớn hơn như thư viện huyện, thư viện tỉnh, thư viện thành phố. Từ những thư viện của trường Tiểu học, Trung học đến những thư viện lớn hơn như thư viện của trường Cao Đẳng, Đại Học rồi lớn hơn nữa là đến thư viện tỉnh, thư viện thành phố. Các thư viện lớn nhỏ được thành lập đã một phần nào giải quyết được vấn đề cung cấp sách cho mọi đối tượng trong xã hội, cung cấp đầy đủ các thể loại sách phục vụ mọi nhu cầu của từng cá nhân. Mỗi một thư viện đều có một cách quản lý thư viện khác nhau. Trường ĐH Sư Phạm Hà Nội 2 cũng có cách quản lý riêng của mình. Thư viện của trường ĐH Sư Phạm Hà Nội 2 được thành lập cách đây 34 năm. Mỗi cán bộ giáo viên tham gia công tác tại trường cũng như tất cả các sinh viên đang học tại trường nếu có thẻ thư viện đều được quyền mượn sách, đọc sách ở thư viện. Trong thư viện trường ĐH Sư Phạm Hà Nội 2 có các thể loại sách báo khác nhau phục vụ cho các nhu cầu khác nhau của bạn đọc. Thư viện trường có kho để sách riêng, ở đó để các thể loại sách theo từng chủ đề. Sách ở đây được sắp xếp theo từng chủ đề khác nhau. Sách ở trong kho sách gọn gàng, ngăn lắp nên khi có nhu cầu mượn thì thủ thư có thể lấy sách ngay cho bạn đọc làm bạn đọc không phải chờ đợi lâu. Thư viện trường ĐH Sư Phạm Hà Nội 2 luôn cập nhật các thông tin mới về sách do các nhà xuất bản gửi thông tin đến. Thường xuyên mua thêm sách mới phục vụ bạn đọc, năm học 20082009 này thư viện trường đã nhập về nhiều loại giúp các giáo viên và sinh viên giảng dạy và học tập tốt hơn nữa. Thư viện cũng đặt những loại báo để bạn đọc biết thêm các thông tin khác ở xã hội và giải trí. Trường thường xuyên đặt các loại báo, hàng tuần đều có các loại báo mới. Bạn đọc có thể dùng thẻ thư viện của mình để mượn sách báo đọc, tìm hiểu bổ xung thêm cho vốn kiến thức cuả mình. Trường ĐH Sư Phạm Hà Nội 2 có phòng đọc có điều hũa mát mẻ giúp bạn đọc thể đọc thoải mái, dễ chịu và có hiệu quả cao nhất. Mỗi một thư viện đều có một nội quy riêng của thư viện mình trường ĐH Sư Phạm Hà Nội 2 đưa ra những nội quy với bạn đọc, đối với thủ thư. Các nội quy này đựơc viết và treo ở phòng đọc để bất kỳ bạn đọc nào vào phòng đọc đều có thể đọc được và thực hiện theo. Các nội quy này đã được hiệu trưởng kí xác nhận với nội dung như sau: 1.2.1. Về cấp thẻ: a. Mỗi cán bộ giáo viên, sinh viên được cấp một thẻ thư viện có giá trị sử dụng trong thời gian ở trường. b. Nghiêm cấm việc mượn thẻ của người khác. Nếu mất thẻ hoặc rách hỏn thẻ phải báo ngay cho thư viện. 1.2.2. Về thủ tục mượn trả tài liệu: a. Khi mượn, đọc sách, báo đọc giả phải xuất trình thẻ. Mọi thủ tục mượn trả tài liệu phải qua thủ thư. b. Dưới phòng đọc mỗi người chỉ được mượn từ một đến ba quyển trong thời gian một tháng mượn sách phải trả đúng thời hạn, cần mượn thêm phải ra hạn. 1.2.3. Về bảo quản: a. Phải bảo quản tốt sách mượn nếulàm mất hoặc hư hỏng, vẽ bậy, viết bẩn lên sách phải bồi thường bằng hiện vật hoặc từ hai đến ba lần giá trị tiền mua (theo thời giá) và chịu xử lý theo qui định chung của nhà trường. b. Cán bộ giáo viên chuyển công tác, sinh viên ra trường phải trả đầy đủ sách đã mượn. c. Bạn đọc đến thư viện phải mang trang phục ăn mặc lịch sự và giữ vệ sinh chung.1.2.4. Về thủ thư: Thủ thư phải có tác phong, thái độ phục vụ bạn đọc đúng mức có trách nhiệm hướng dẫn bạn đọc chọn sách, báo tài liệu đảm bảo giờ làm việc theo quy định, thực hiện đúng nhiệm vụ, sổ sách vệ sinh kho phòng, xếp đặt ngăn nắp. Đó chính là những qui định chung đối với tất cả các bạn đọc cũng như thủ thư. 1.3. Nhập thêm sách mới Thư viện trường ĐH Sư Phạm Hà Nội 2 thỉnh thoảng cũng mua thêm sách mới phục vụ cho việc giảng dạy của giáo viên và của sinh viên trong trường. Trong năm học 2008 2009 này trường đã nhập thêm về hơn 200 đầu sách các loại với nhiều chủ đề khác nhau. Sách của thư viện trường ĐH Sư Phạm Hà Nội 2 có mã sách được kí hiệu như sau: Bắt đầu là 2 chữ mang ý nghĩa của chủ đề đó, tiếp sau là các chữ số thể hiện số lượng sách. Ví dụ sách tin học, quyển sách “visual basic lập trình cơ sở dữ liệu“ mang kí hiệu là TH2985 Quá trình nhập sách mới được giao dịch cùng nhà xuất bản. Khi nhập sách xong đều có phiếu nhập sách. Phiếu này có dạng như sau:Phiếu nhập sách STT Mã sáchTên sáchThành tiền Tổng sốNgười chuyển sáchNgười nhận sách Khi nhà xuất bản gửi các thông tin về sách mới cho thư viện mà thư viện có nhu cầu mua sách thì thủ thư sẽ trình bày với ban lãnh đạo. Ban lãnh đạo sẽ xem xét và sẽ đưa đến quyết định chọn mua những quyển sách thấy phù hợp nhất. Sau khi có quyết định mua sách của ban lãnh đạo thì thủ thư sẽ trực tiếp đặt hàng với nhà sách và tiến hành việc mua bán sách.1.4. Về việc mượn sách Bất kì một bạn đọc nào hiện đang công tác, học tập tại trường ĐH Sư Phạm Hà Nội 2 mà có thẻ thư viện thì đều có quyền mượn sách của thư viện trong một thời gian nhất định đã được qui định. Để có thẻ thư viện mỗi bạn đọc phải đóng tiền làm thẻ, mỗi một thẻ là 5000 đồng. Thẻ này có thời gian sử dụng trong suốt quá trình học tập, công tác của các cán bộ, các sinh viên. Thẻ thư viện này có dạng như sau: Trường ĐHSP Hà Nội 2 THẺ THƯ VIỆN Mã thẻ:…………………….Họ và tên:............................... Nghề nghiệp:........................ Đơn vị:……………………..Ngày...tháng...năm...Người cấp thẻ………….. Mỗi một bạn đọc có thể mượn một lúc từ 1 đến 3 quyển sách trong thời gian 1 tháng. Nếu hết hạn 1 tháng mà bạn đọc vẫn muốn mượn thêm nữa thì bạn đọc phải ra hạn thêm với thủ thư. Nếu được sự đồng ý của thủ thư thì bạn đọc vẫn được mượn sách trong một thời gian nữa. Đối với những bạn đọc bị mất thẻ thư viện thì phải báo ngay cho thủ thư biết. Bạn đọc bị mất thẻ đó phải trình bày đầy đủ thông tin cần thiết như mã thẻ, họ tên, khoá học, lớp và một số thông tin khác. Thủ thư sẽ tìm lại trong danh sách bạn đọc, nếu có đúng thông tin về bạn đọc đó thì sẽ được cấp thẻ lại. Khi mượn sách bạn đọc phải có thẻ thư viện. Nếu bạn đọc muốn mượn quyển sách nào bạn đọc ghi đầy đủ thông tin về quyển sách đó vào phiếu mượn sách. Sau đó đưa phiếu mượn sách cùng với thẻ bạn đọc của mình cho thủ thư để được mượn sách. Khi nhận được yêu cầu mượn sách của đọc giả thủ thư kiểm tra thẻ thư viện của bạn đọc đó. Nếu đúng là thẻ của bạn đọc đó thì mang phiếu mượn vào trong kho sách lấy sách cho bạn đọc mượn sách. Khi lấy sách cho bạn đọc, có thể có những quyển sách có thể đáp ứng yêu cầu mượn sách của bạn đọc, có thể quyển sách đó đã có hết người mượn thì thủ thư phải đánh dấu vào phiếu những quyển sách cho mượn và gạch bỏ những quyển sách đã cho mượn hết và ghi tổng số sách mà bạn đọc mượn vào phiếu mượn. Phiếu mượn có nội dung như sau: Trường ĐHSP Hà Nội 2 PHIẾU YÊU CẦUHọ và tên :.................................Lớp:................Khoá:.................Mã thẻ:............. STT Kí hiệu Tên tài liệu Ngày …tháng ...năm… Kí tên Nếu hết hạn trả sách mà bạn đọc vẫn không mang trả sách thì thủ thư sẽ nhắc nhở bạn đọc mang trả sách của thư viện. Nếu bạn đọc vẫn cố tình không trả thì thư thư sẽ gửi giấy báo trả sách tới bạn đọc đó. Nội dung giấy báo như sau: Trường ĐHSP Hà Nội 2GIẤY BÁO TRẢ SÁCHKính gửi :..............đơn vị:………….Thư viện yêu cầu độc giả mang trả những tài liệu đã mượn quá hạn,nếu không chấp hành sẽ bị xử lý theo nôi qui.Ngày...tháng...năm...Thư viện trường1.5. Về việc trả sách Mỗi đọc giả mượn sách khi đến hạn tra sách phải mang sách đến trả thư viện. Nếu bạn đọc trả hết số sách đã mượn của thư viện thì thủ thư sẽ trả lại bạn đọc thẻ thư viện của bạn đọc mà thư viện đã giữ khi bạn đọc mượn sách. Nếu bạn đọc trả một vài quyển nhất định còn muốn mượn tiếp thì bạn đọc phải ra hạn thêm thơi gian mượn và bạn đọc sẽ không được trả thẻ thư viện lại. Thẻ thư viện chỉ được trả lại bạn đọc khi nào bạn đọc trả hết số sách đã mượn.1.6. Về việc hủy sách cũ Tất cả những sách mà quá cũ, không còn phù hợp với chương trình đang học tập thì sẽ được huỷ bỏ ra khỏi kho sách. Ngoài ra những sách đã bị rách không thể dùng được cúng được loại bỏ. Thủ thư sẽ trực tiếp kiểm tra sách, nếu những sách mà cần loại bỏ ra khỏi kho thì lập ra một danh sách các quyển sách cần bỏ rồi trình lên ban lãnh đạo. Nếu ban lãnh đạo đồng ý thì sẽ được loại bỏ.1.7. Về thủ thư Thủ thư là người trực tiếp quản lý sách trong thư viện và là người quản lý bạn đọc. Thủ thư có thái độ phục vụ tận tình bạn đọc, có thái độ niềm nở khi bạn đọc mượn và trả sách. Trong việc quản lý sách, hàng ngày thủ thư phải thống kê tất cả những quyển sách mượn trong ngày và số sách mà bạn đọc trả trong ngày. Khi sách được trả thì thủ thư mang sách vào kho cất sách đúng theo từng chủ đề của sách. Ngoài ra thủ thư còn trực tiếp tham gia vào việc gửi giấy báo trả sách tới các bạn đọc đã mượn sách quá hạn mang đến trả cho thư viện. Thủ thư thường xuyên kiểm kê số lượng sách trong kho, số lượng sách đã cho mượn cũng như số lượng bạn đọc.1.8. Những ưu điểm và khuyết điểm trong việc tổ chức quản lý hệ thống thư viện trường ĐHSP Hà Nội 2 Về ưu điểm: + Đối với mỗi bạn đọc thì việc bỏ ra 5000 đồng để làm một thẻ thư viện mà lại có thời gian sử dụng trong suốt quá trình học tập, công tác tại trường thì quả là một số tiền ít ỏi. Vì vậy mà hầu như tất cả các sinh viên cũng như giáo viên trong trường đều làm thẻ thư viện. Do vậy mà rất nhiều bạn đọc đã tham gia mượn sách của thư viện phục vụ cho việc học tập của sinh viên và việc giảng dạy của giáo viên.+ Thủ thư phục vụ tận tình, chu đáo, hoà đồng cởi mở tạo cho bạn đọc một cảm giác dễ chịu, thoải mái… đối với mỗi bạn đọc khi mượn cũng như khi trả sách.+ Trong năm học này thư viện trường vừa nhập về hơn 2000 đầu sách các loại phục vụ cho giáo viên trong việc giảng dạy và sinh viên trong việc học tập, nghiên cứu. Mỗi một quyển sách đều nhập từ 3 đến 5 quyển để có khả năng cho nhiều bạn đọc cùng được đọc sách. + Năm học 2006 trường ĐH Sư Phạm Hà Nội 2 khánh thành một thư viện 8 tầng mới đàng hoàng, khang trang, có nhiều phòng khác nhau phục vụ việc đọc và mượn sách, trả sách được nhanh chóng thuận lợi. + Phòng đọc sạch sẽ, thoáng mát, có điều hòa, nên thuận tiện cho việc tra cứu của sinh viên cũng như giáo viên.Về nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm mà thư viện trường ĐH Sư Phạm Hà Nội 2 có được thì cũng tồn tại nhiều nhược điểm. Cụ thể như sau:+ Mặc dù đã có những qui định đối với bạn đọc trong việc mượn sác, trả sách nhưng vẫn còn nhiều bạn đọc không chấp hành nghiêm chỉnh. + Đặc biệt, đối với các bạn đọc là giáo viên trong trường thì việc mượn sách quá hạn diễn ra thường xuyên hơn là đối với bạn đọc là sinh viên mà số lượng sách mượn lại nhiều nên gây ảnh hưởng đến việc mượn sách của nhiều bạn đọc khác. Tóm lại, cách thức tổ chức quản lý của thư viện trường ĐH Sư Phạm Hà Nội 2 vẫn còn chưa tốt, chưa hoàn chỉnh.Cách khắc phục: + Trong năm học này trường sẽ khánh thành thư viện mới có phòng đọc, phòng mượn, trả sách riêng biệt nên vấn đề giữ yên tĩnh cho phòng đọc được khắc phục.+ Việc áp dụng các quy định đối với bạn đọc phải nghiêm khắc hơn trong việc mượn sách và trả sách. Số lượng sách mượn phải đúng với qui định và thời gian mượn cũng phải đúng, tránh tình trạng mượn sách quá lâu không trả.+ Cần có một phòng bổ xung, phòng này có nhiệm vụ cập nhật số sách được bổ xung, huỷ bỏ các sách đến thời hạn thanh lý vào trong danh mục thư viện.+ Phòng đọc phải có nhiệm vụ cấp thẻ thư viện cho các bạn đọc và huỷ bỏ các bạn đọc đã hết thời gian công tác, học tập tại trường.+ Phòng đóng sách có nhiệm vụ bao bọc sách mới và bảo trì sách cũ.+ Phòng nghiệp vụ: Có trách nhiệm rà soát, thống kê sách cho mượn, sách còn lại trong kho sách và số lượng bạn đọc để đưa ra cách thức quản lý tốt nhất. CHƯƠNG 2CƠ SỞ LÝ THUYẾT2.1. Giới thiệu bài toán2.1.1.Quản lý sách Nguồn sách quản lý là sách trong thư viện trường ĐH Sư Phạm Hà Nội 2. Việc quản lý sách cần nắm được các điều sau đây: + Thêm sách mới. + Hiệu chỉnh các thông tin về sách khi có sự thay đổi. + Xoá sách: Khi sách đến thời kỳ cần loại bỏ thì phải bỏ sách ra khỏi kho sách của thư viện. + Thông tin về sách.2.1.2. Quản lý bạn đọc Bạn đọc là những người tham gia trong việc mượn, trả sách của thư viện. Khi bạn đọc có thẻ thư viện thì có quyền mượn sách của thư viện trong một thời gian và số lượng sách nhất định. Việc quản lý bạn đọc gồm những chức năng sau đây: + Cập nhật bạn đọc: Nếu bạn đọc có nhu cầu mượn sách của thư viện thì phải làm thẻ thư viện. Khi đó bạn đọc sẽ được cập nhật vào danh sách bạn đọc. + Hiệu chỉnh bạn đọc: Khi có những sai sót về thông tin bạn đọc hoặc cần thêm, bớt thông tin về bạn đọc thì sẽ phải hiệu chỉnh bạn đọc. + Xoá bạn đọc: Khi bạn đọc ra trường hay bạn đọc không còn công tác tại trường nữa thì bạn đọc sẽ bị xoá khỏi danh sách bạn đọc.2.1.3 Quản lý thủ thư Bao gồm việc thêm thủ thư, hiệu chỉnh thủ thư và xoá thủ thư ra khỏi thư viện.2.1.4.Tìm kiếm, mượn trả Bao gồm việc tìm kiếm sách, tìm kiếm bạn đọc, mượn sách, trả sách và sách đọc nhiều nhất.2.1.5. Thống kê Việc thông kê nhằm để nắm bắt kịp thời về số lượng sách đã cho mượn, số lượng sách có trong kho cũng như việc quản lý số lượng bạn đọc hiện có. Chức năng thống kê có các công việc sau đây:+ Thống kê bạn đọc.+ Thống kê sách.+ Thống kê sách đã mượn.+ Sách quá hạn.+ Sách phải trả.2.2. Ngôn ngữ thực hiện Để tạo ra chương trình quản lý thư viện có rất nhiều các công cụ, ngôn ngữ khác nhau. Visual basic cũng là một ngôn ngữ lập trình. Việc dùng Visual basic có rất nhiều tiện lợi cho người sử dụng trong việc tạo giao diện cho chương trình. Trong Visual Basic việc tạo giao diện dễ dàng giúp người sử dụng thuận tiện hơn khi thiết kế chương trình, việc tạo các nút lệnh cũng đơn giản hơn. Chính vì thế mà việc sử dụng Visual Basic là một thuận tiện cho người dùng. Chương trình quản lý thư viện được viết bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic. Visual basic là ngôn nhữ lập trình hướng sự kiện có thể giải quyết được mọi bài toán. Visual cũng có thể giải quyết bài toán quản lý. Để phát huy hết khả năng của Visual basic ta thường sử dụng thêm Access để cho chương trình của Visual Basic hoàn thành một cách tốt nhất. Trong chương trình Visual Basic chúng ta thường dùng kết nối dữ liệu với access. Trong Access chúng ta thường tạo ra các bảng dữ liệu, các kết nối giữa các bảng. Khi tạo chương trình trong Visual Basic ta thường sử dụng các bảng trong Access để cho chương trình hoàn thiện hơn.CHƯƠNG 3PHÂN TÍCH HỆ THỐNG3.1. Biểu đồ phân cấp chức năngHệ thống gồm 5 chức năng sau đây:a)Chức năng 1: Quản lý bạn đọcBao gồm việc: + Cập nhật bạn đọc. + Hiệu chỉnh bạn đọc. + Xoá sách bạn đọc.b)Chức năng 2: Quản lý sáchBao gồm việc: + Thêm sách.+ Hiệu chỉnh các thông tin về sách.+ Xoá sách. + Thông tin về sách.c)Chức năng 3: Quản lý thủ thưBao gồm việc:+ Thêm thủ thư.+ Hiệu chỉnh thủ thư.+ Xoá thủ thư.d)Chức năng 4: Tìm kiếm Bao gồm việc:+ Tìm kiếm sách.+ Tìm kiếm bạn đọc.+ Tìm kiếm thủ thư.+ Sách đọc nhiều nhất.e)Chức năng 5: Mượn trả Bao gồm việc: + Mượn sách.+ Trả sách. f) Chức năng 6: Thống kê Bao gồm các công việc sau: + Thống kê sách. + Tổng số sách đã mượn. + Thống kê bạn đọc. + Sách quá hạn. + Sách phải trả.SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN Hình 1: Sơ đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý thư viện3.2. Biểu đồ luồng dữ liệuCác tác nhân:Bạn đọc: Là những người tham gia mựơn sách của thư viện. Đây có thể là giáo viên, cán bộ làm việc trong trường và các bạn sinh viên tham gia học tập tại trường ĐH Sư Phạm Hà Nội 2.Thủ thư: Là những người tham gia vào việc quản lý sách, quản lý bạn đọc, thống kê sách trong thư viện.Các chức năng:Chức năng 1: Quản lý bạn đọcChức năng 2: Quản lý sáchChức năng 3: Quản lý thủ thưChức năng 4: Tìm kiếmChức năng 5: Mượn trảChức năng 6: Thống kêCác kho dữ liệu:• Kho sách: Là nơi để lưu trữ sách của thư viện.
CHƯƠNG KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1.1 Tổng quan hệ thống quản lý Trong ngành nào, lĩnh vực cần quản lý Quản lý giúp cho cơng việc trở nên dễ dàng hơn, xác Trong hệ thống quản lý thư viện nói riêng hệ thống quản lý khác nói chung cần có phương pháp quản lý dễ dàng thuận tiện Trong năm trước máy tính chưa sử dụng rộng rãi hệ thống quản lý, hệ thống quản lý phải thực theo phương pháp thủ công hệ thống quản lý thư viện nằm số 1.2 Giới thiệu chung thư viện trường ĐH Sư Phạm Hà Nội Sách báo kho tàng kiến thức vô rộng lớn nhân loại người tìm đến chân trời mênh mông tri thức Xuất phát nhu cầu thiết yếu sách nên thư viện xây dựng nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu sách người Ngày trường học, quan, xã, phường, quận, huyện, đến tỉnh thành có thư viện riêng Từ thư viện nhỏ thư viện xã đến thư viện lớn thư viện huyện, thư viện tỉnh, thư viện thành phố Từ thư viện trường Tiểu học, Trung học đến thư viện lớn thư viện trường Cao Đẳng, Đại Học lớn đến thư viện tỉnh, thư viện thành phố Các thư viện lớn nhỏ thành lập phần giải vấn đề cung cấp sách cho đối tượng xã hội, cung cấp đầy đủ thể loại sách phục vụ nhu cầu cá nhân Mỗi thư viện có cách quản lý thư viện khác Trường ĐH Sư Phạm Hà Nội có cách quản lý riêng 46 Thư viện trường ĐH Sư Phạm Hà Nội thành lập cách 34 năm Mỗi cán giáo viên tham gia công tác trường tất sinh viên học trường có thẻ thư viện quyền mượn sách, đọc sách thư viện Trong thư viện trường ĐH Sư Phạm Hà Nội loại sách báo khác phục vụ cho nhu cầu khác bạn đọc Thư viện trường có kho để sách riêng, để thể loại sách theo chủ đề Sách xếp theo chủ đề khác Sách kho sách gọn gàng, ngăn lắp nên có nhu cầu mượn thủ thư lấy sách cho bạn đọc làm bạn đọc chờ đợi lâu Thư viện trường ĐH Sư Phạm Hà Nội cập nhật thông tin sách nhà xuất gửi thông tin đến Thường xuyên mua thêm sách phục vụ bạn đọc, năm học 2008-2009 thư viện trường nhập nhiều loại giúp giáo viên sinh viên giảng dạy học tập tốt Thư viện đặt loại báo để bạn đọc biết thêm thông tin khác xã hội giải trí Trường thường xuyên đặt loại báo, hàng tuần có loại báo Bạn đọc dùng thẻ thư viện để mượn sách báo đọc, tìm hiểu bổ xung thêm cho vốn kiến thức cuả Trường ĐH Sư Phạm Hà Nội có phòng đọc có điều hũa mát mẻ giúp bạn đọc thể đọc thoải mái, dễ chịu có hiệu cao Mỗi thư viện có nội quy riêng thư viện trường ĐH Sư Phạm Hà Nội đưa nội quy với bạn đọc, thủ thư Các nội quy đựơc viết treo phòng đọc để bạn đọc vào phòng đọc đọc thực theo Các nội quy hiệu trưởng kí xác nhận với nội dung sau: 1.2.1 Về cấp thẻ: a Mỗi cán giáo viên, sinh viên cấp thẻ thư viện có giá trị sử dụng thời gian trường 46 b Nghiêm cấm việc mượn thẻ người khác Nếu thẻ rách hỏn thẻ phải báo cho thư viện 1.2.2 Về thủ tục mượn trả tài liệu: a Khi mượn, đọc sách, báo đọc giả phải xuất trình thẻ Mọi thủ tục mượn trả tài liệu phải qua thủ thư b Dưới phòng đọc người mượn từ đến ba thời gian tháng mượn sách phải trả thời hạn, cần mượn thêm phải hạn 1.2.3 Về bảo quản: a Phải bảo quản tốt sách mượn nếulàm hư hỏng, vẽ bậy, viết bẩn lên sách phải bồi thường vật từ hai đến ba lần giá trị tiền mua (theo thời giá) chịu xử lý theo qui định chung nhà trường b Cán giáo viên chuyển công tác, sinh viên trường phải trả đầy đủ sách mượn c Bạn đọc đến thư viện phải mang trang phục ăn mặc lịch giữ vệ sinh chung 1.2.4 Về thủ thư: Thủ thư phải có tác phong, thái độ phục vụ bạn đọc mức có trách nhiệm hướng dẫn bạn đọc chọn sách, báo tài liệu đảm bảo làm việc theo quy định, thực nhiệm vụ, sổ sách vệ sinh kho phòng, xếp đặt ngăn nắp Đó qui định chung tất bạn đọc thủ thư 1.3 Nhập thêm sách Thư viện trường ĐH Sư Phạm Hà Nội mua thêm sách phục vụ cho việc giảng dạy giáo viên sinh viên 46 trường Trong năm học 2008 - 2009 trường nhập thêm 200 đầu sách loại với nhiều chủ đề khác Sách thư viện trường ĐH Sư Phạm Hà Nội có mã sách kí hiệu sau: Bắt đầu chữ mang ý nghĩa chủ đề đó, tiếp sau chữ số thể số lượng sách Ví dụ sách tin học, sách “visual basic & lập trình sở liệu“ mang kí hiệu TH2985 Quá trình nhập sách giao dịch nhà xuất Khi nhập sách xong có phiếu nhập sách Phiếu có dạng sau: Phiếu nhập sách STT Mã sách Tên sách Thành tiền Tổng số Người chuyển sách Người nhận sách Khi nhà xuất gửi thông tin sách cho thư viện mà thư viện có nhu cầu mua sách thủ thư trình bày với ban lãnh đạo Ban lãnh đạo xem xét đưa đến định chọn mua sách thấy phù hợp Sau có định mua sách ban lãnh đạo thủ thư trực tiếp đặt hàng với nhà sách tiến hành việc mua bán sách 1.4 Về việc mượn sách Bất kì bạn đọc công tác, học tập trường ĐH Sư Phạm Hà Nội mà có thẻ thư viện có quyền mượn sách thư 46 viện thời gian định qui định Để có thẻ thư viện bạn đọc phải đóng tiền làm thẻ, thẻ 5000 đồng Thẻ có thời gian sử dụng suốt trình học tập, công tác cán bộ, sinh viên Thẻ thư viện có dạng sau: Trường ĐHSP Hà Nội THẺ THƯ VIỆN Mã thẻ:…………………… Ảnh 3x4 Họ tên: Nghề nghiệp: Đơn vị:…………………… Ngày tháng năm Người cấp thẻ………… Mỗi bạn đọc mượn lúc từ đến sách thời gian tháng Nếu hết hạn tháng mà bạn đọc muốn mượn thêm bạn đọc phải hạn thêm với thủ thư Nếu đồng ý thủ thư bạn đọc mượn sách thời gian Đối với bạn đọc bị thẻ thư viện phải báo cho thủ thư biết Bạn đọc bị thẻ phải trình bày đầy đủ thông tin cần thiết mã thẻ, họ tên, khố học, lớp số thơng tin khác Thủ thư tìm lại danh sách bạn đọc, có thơng tin bạn đọc cấp thẻ lại Khi mượn sách bạn đọc phải có thẻ thư viện Nếu bạn đọc muốn mượn sách bạn đọc ghi đầy đủ thông tin sách vào phiếu mượn sách Sau đưa phiếu mượn sách với thẻ bạn đọc cho 46 thủ thư để mượn sách Khi nhận yêu cầu mượn sách đọc giả thủ thư kiểm tra thẻ thư viện bạn đọc Nếu thẻ bạn đọc mang phiếu mượn vào kho sách lấy sách cho bạn đọc mượn sách Khi lấy sách cho bạn đọc, có sách đáp ứng yêu cầu mượn sách bạn đọc, sách có hết người mượn thủ thư phải đánh dấu vào phiếu sách cho mượn gạch bỏ sách cho mượn hết ghi tổng số sách mà bạn đọc mượn vào phiếu mượn Phiếu mượn có nội dung sau: Trường ĐHSP Hà Nội PHIẾU YÊU CẦU Họ tên : Lớp: Khoá: Mã thẻ: STT Kí hiệu Tên tài liệu Ngày …tháng năm… Kí tên Nếu hết hạn trả sách mà bạn đọc khơng mang trả sách thủ thư nhắc nhở bạn đọc mang trả sách thư viện Nếu bạn đọc cố tình khơng trả thư thư gửi giấy báo trả sách tới bạn đọc Nội dung giấy báo sau: 46 Trường ĐHSP Hà Nội GIẤY BÁO TRẢ SÁCH Kính gửi : đơn vị:………… Thư viện yêu cầu độc giả mang trả tài liệu mượn hạn,nếu không chấp hành bị xử lý theo nôi qui Ngày tháng năm Thư viện trường 1.5 Về việc trả sách Mỗi đọc giả mượn sách đến hạn tra sách phải mang sách đến trả thư viện Nếu bạn đọc trả hết số sách mượn thư viện thủ thư trả lại bạn đọc thẻ thư viện bạn đọc mà thư viện giữ bạn đọc mượn sách Nếu bạn đọc trả vài định muốn mượn tiếp bạn đọc phải hạn thêm thơi gian mượn bạn đọc không trả thẻ thư viện lại Thẻ thư viện trả lại bạn đọc bạn đọc trả hết số sách mượn 1.6 Về việc hủy sách cũ Tất sách mà cũ, khơng phù hợp với chương trình học tập huỷ bỏ khỏi kho sách Ngồi sách bị rách dùng cúng loại bỏ Thủ thư trực tiếp kiểm tra sách, sách mà cần loại bỏ khỏi kho lập danh sách sách cần bỏ trình lên ban lãnh đạo Nếu ban lãnh đạo đồng ý loại bỏ 46 1.7 Về thủ thư Thủ thư người trực tiếp quản lý sách thư viện người quản lý bạn đọc Thủ thư có thái độ phục vụ tận tình bạn đọc, có thái độ niềm nở bạn đọc mượn trả sách Trong việc quản lý sách, hàng ngày thủ thư phải thống kê tất sách mượn ngày số sách mà bạn đọc trả ngày Khi sách trả thủ thư mang sách vào kho cất sách theo chủ đề sách Ngoài thủ thư trực tiếp tham gia vào việc gửi giấy báo trả sách tới bạn đọc mượn sách hạn mang đến trả cho thư viện Thủ thư thường xuyên kiểm kê số lượng sách kho, số lượng sách cho mượn số lượng bạn đọc 1.8 Những ưu điểm khuyết điểm việc tổ chức quản lý hệ thống thư viện trường ĐHSP Hà Nội Về ưu điểm: + Đối với bạn đọc việc bỏ 5000 đồng để làm thẻ thư viện mà lại có thời gian sử dụng suốt q trình học tập, cơng tác trường số tiền ỏi Vì mà tất sinh viên giáo viên trường làm thẻ thư viện Do mà nhiều bạn đọc tham gia mượn sách thư viện phục vụ cho việc học tập sinh viên việc giảng dạy giáo viên + Thủ thư phục vụ tận tình, chu đáo, hồ đồng cởi mở tạo cho bạn đọc cảm giác dễ chịu, thoải mái… bạn đọc mượn trả sách + Trong năm học thư viện trường vừa nhập 2000 đầu sách loại phục vụ cho giáo viên việc giảng dạy sinh viên 46 việc học tập, nghiên cứu Mỗi sách nhập từ đến để có khả cho nhiều bạn đọc đọc sách + Năm học 2006 trường ĐH Sư Phạm Hà Nội khánh thành thư viện tầng đàng hồng, khang trang, có nhiều phòng khác phục vụ việc đọc mượn sách, trả sách nhanh chóng thuận lợi + Phòng đọc sẽ, thống mát, có điều hòa, nên thuận tiện cho việc tra cứu sinh viên giáo viên Về nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm mà thư viện trường ĐH Sư Phạm Hà Nội có tồn nhiều nhược điểm Cụ thể sau: + Mặc dù có qui định bạn đọc việc mượn sác, trả sách nhiều bạn đọc khơng chấp hành nghiêm chỉnh + Đặc biệt, bạn đọc giáo viên trường việc mượn sách hạn diễn thường xuyên bạn đọc sinh viên mà số lượng sách mượn lại nhiều nên gây ảnh hưởng đến việc mượn sách nhiều bạn đọc khác Tóm lại, cách thức tổ chức quản lý thư viện trường ĐH Sư Phạm Hà Nội chưa tốt, chưa hồn chỉnh Cách khắc phục: + Trong năm học trường khánh thành thư viện có phòng đọc, phòng mượn, trả sách riêng biệt nên vấn đề giữ yên tĩnh cho phòng đọc khắc phục + Việc áp dụng quy định bạn đọc phải nghiêm khắc việc mượn sách trả sách Số lượng sách mượn phải với qui định thời gian mượn phải đúng, tránh tình trạng mượn sách q lâu khơng trả 46 + Cần có phòng bổ xung, phòng có nhiệm vụ cập nhật số sách bổ xung, huỷ bỏ sách đến thời hạn lý vào danh mục thư viện + Phòng đọc phải có nhiệm vụ cấp thẻ thư viện cho bạn đọc huỷ bỏ bạn đọc hết thời gian cơng tác, học tập trường + Phòng đóng sách có nhiệm vụ bao bọc sách bảo trì sách cũ + Phòng nghiệp vụ: Có trách nhiệm rà sốt, thống kê sách cho mượn, sách lại kho sách số lượng bạn đọc để đưa cách thức quản lý tốt 46 3.5.3 Bảng sổ mượn trả Các Kiểu Độ rộng Ý nghĩa trường Masm Text Mã sổ mượn Mas Text Mã sách Mabd Text Mã bạn đọc Mathe Text Mã thẻ Ngaymuon Date/time Ngày mượn sách Thoihan Thời hạn mượn sách Number 3.5.4 Bảng thủ thư Các Kiểu Độ Ý nghĩa trường Ma Text rộng Mã thủ thư Hoten Text 20 Họ tên thủ thư Ngaysinh Date\time Quequan Text SĐT Number Anh Text Ngày sinh thủ thư 20 Quê quán thủ thư Số điện thoại 225 Ảnh thủ thư 46 3.5.5 Bảng mật thủ thư Trường Kiểu Độ rộng Ý nghĩa Ma Text Mã thủ thư User Text 10 User name Pass Text Password 3.5.6 Bảng chủ đề Trường Kiểu Độ rộng Ý nghĩa Macd Text Mã chủ đề Tencd Text 20 Tên chủ đê Theloai Text 10 Thể loại 3.5.7 Bảng NXB Trường Kiểu Độ rộng Ý nghĩa Manxb Text Mã nhà xuất Tennxb Text 20 Tên nhà xuất Diachi Text 30 Địa Dienthoai Number Điện thoại 46 3.5.8 Bảng thẻ mượn Trường Kiểu Độ rộng Ý nghĩa Mahe Text Mã thẻ Mabd Text Mã bạn đọc Thoihan Number Thời hạn 3.6 Thiết lập mối quan hệ bảng Access 46 3.7 Giao diện chương trình 3.7.1 Giao diện form chương trình Hình9: Giao diện form Trong giao diện menu “Thu vien” có chức cần thiết cho việc bạn đọc mượn sách, tra sách, tìm kiếm sách Có chức cho thủ thư quản lý sách, quản lý bạn đọc, thống kê Người quản trị quản lý thủ thư chức quản trị 3.7.2 Giao diện form quản lý Việc quản lý bạn đọc thủ thư quản lý Thủ thư có quyền thêm, hiệu chỉnh xố thơng tin bạn đọc Để có tính bảo mật cho chương trình trước vào chương trình quản lý thủ thư phải có mật thủ thư Giao diện form mật thủ thư sau: 46 Hình 10: Giao diện form quản lý Nếu nhập mật from chức quản lý Trong chức quản lý có chức quản lý sách Trong quản lý sách có thêm sách, hiệu chỉnh thơng tin sách, xố sách Trong chức quản lý sách có chức chủ đề, nhà xuất sách Trong chức sách có thêm sách, hiệu chỉnh sách xố sách Trong chức chủ đề có chức thêm chủ đề, xoá chủ đề Trong chức nhà xuất thêm nhà xuất bản, hiệu chỉnh nhà xuất xố nhà xuất Ngồi có chức mượn trả sách, thống kê sách, thống kê sách mượn, thống kê bạn đọc 3.7.3 Giao diện form bạn đọc Khi thủ thư chọn chức bạn đọc form bạn đọc ra: 46 Hình11: Giao diện form bạn đọc Trong form bạn đọc thủ thư chọn chức thêm bạn đọc, hiệu chỉnh bạn đọc xố thơng tin bạn đọc Tuỳ thuộc vào công việc cần làm mà thủ thư chọn chức khác Muốn hiệu chỉnh thơng tin bạn đọc xố bạn đọc khỏi danh sách cần phải tìm kiếm bạn đọc trước 3.7.4 Giao diện form thẻ bạn đọc 46 Hình 12: Giao diện form thẻ bạn đọc Khi thêm bạn đọc bạn đọc cấp thẻ bạn đọc Nếu thẻ bạn đọc có sai sót thủ thư sửa thẻ cho bạn đọc Trước sửa thẻ thủ thư phải tìm kiếm mã thẻ cần sửa tiến hành sửa thẻ Ngoài thủ thư xóa thẻ bạn đọc khỏi danh sách 3.7.5 Giao diện form sách 46 Hình 13: Giao diện form sách Trong form sách thủ thư thêm sách, hiệu chỉnh thơng tin liên quan đến sách xoá sách khỏi thư viện Trước sửa thơng tin sách xố sách thủ thư cần tìm kiếm sách trước Có thể tìm kiếm theo trường khác sách 3.7.6 Giao diện form chủ đề 46 Hình 14: Giao diện form chủ đề Muốn thêm sách thư viện mã chủ đề sách phải tồn thêm sách Cũng thêm chủ đề xóa chủ đề sách 3.7.7 Giao diện form nhà xuất 46 Hình 15: Giao diện form nhà xuất Thủ thư thêm nhà xuất bản, hiệu chỉnh thơng tin nhà xuất xố thơng tin nhà xuất khỏi thư viện 3.7.8 Giao diện form thống kê Hình 16: Giao diện form thống kê 3.7.9 Giao diện form mượn, trả sách 46 Hình 17: Giao diện form mượn, trả sách 7.3.10 Giao diện form thủ thư Trước vào phần quản trị thủ thư người quản trị phải có mật Hình 18: Giao diện form thủ thư Khi đăng nhập mật quản trị người quản trị thêm thủ thư, hiệu chỉnh thơng tin thủ thư việc xoá thủ thư Giao diện sau: 46 KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN TIẾP THEO CỦA ĐỀ TÀI Kết luận: Việc xây dựng hệ thống thơng tin quản lý nói chung xây dựng hệ thống quản lý thư viện trường ĐH - CĐ để đáp ứng tất vấn đề đặt từ khâu đặt vấn đề, giải toán, thiết kế toán việc đóng gói sản phẩm đưa thử nghiệm vấn đề đỏi hỏi nhiều thời gian cơng sức Vì đề tài em xây dựng hệ thống quản lý thư viện theo phương pháp phân tích thết kế hệ thống dựa hệ quản trị liệu Microsoft Access với ngôn ngữ lập trình Microsoft 46 Visual Basic 6.0 nhằm mục đích quản lý thư viện cách có hiệu nhất, sử dụng công cụ, hệ quản trị liệu tiên tiến nhằm tiêu chuẩn hóa hệ thống phân tích hoạt động quản lý nói riêng cơng nghệ thơng tin nói chung Hướng phát triển: Trong trình xây dựng phát triển đề tài, có nhiều điểm chưa hồn chỉnh thời gian thực ngắn, kinh nghiệm kiến thức nhiều hạn chế trong thời gian tới chương trình hồn thiện mở rộng để triển khai áp dụng cho toàn hệ thống nhằm thống việc quản lý thư viện chặt chẽ Sinh viên: Lại Hữu Hòa TÀI LIỆU THAM KHẢO Cơ Sở Dữ Liệu Quan Hệ Lê Tiến Vương Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Nguyễn Văn Ba Cơ Sở Dữ Liệu Visual Basic Nguyễn Thị Ngọc Mai Lập trình Microsoft Access Bùi Thế Tâm Công Nghệ Phần Mềm Lê Văn Trường Lân 46 PHỤ LỤC: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH Hướng dẫn cài đặt chương trình: Người sử dụng lên mạng copy cài máy mình, sau tìm đến file Setup.exe nháy đúp vào để cài dặt chương trình Hướng dẫn sử dụng chương trình: Để đăng nhập vào hệ thống: + Phần quản trị: User name: VAT Password: VAT + Phần quản lý: User name: hoa Password: hoa 46 46 ... khỏi danh sách bạn đọc 2.1.3 Quản lý thủ thư - Bao gồm việc thêm thủ thư, hiệu chỉnh thủ thư xoá thủ thư khỏi thư viện 2.1.4 Tìm kiếm, mượn trả - Bao gồm việc tìm kiếm sách, tìm kiếm bạn đọc,... thống gồm chức sau đây: a) Chức 1: Quản lý bạn đọc Bao gồm việc: + Cập nhật bạn đọc + Hiệu chỉnh bạn đọc + Xoá sách bạn đọc b) Chức 2: Quản lý sách Bao gồm việc: + Thêm sách + Hiệu chỉnh thơng tin... + Xố sách + Thông tin sách c) Chức 3: Quản lý thủ thư Bao gồm việc: + Thêm thủ thư + Hiệu chỉnh thủ thư + Xoá thủ thư d) Chức 4: Tìm kiếm Bao gồm việc: + Tìm kiếm sách + Tìm kiếm bạn đọc + Tìm