Anh hãy cho biết tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại đơn vị anh chị đang làm việc

BÀI TẬP QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN Câu 1: Anh cho biết tình hình ứng dụng cơng nghệ thông tin đơn vị anh chị làm việc Phân tích điểm được, ứng dụng cơng nghệ thông tin để xây dựng MIS đơn vị anh chị công tác Hiện công nghệ thông tin diện đóng vai trị quan trọng khơng thể thiếu trình quản trị, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Sự phát triển ứng dụng Internet làm thay đổi mơ hình cách thức hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, việc chuyển giao dần giao dịch truyền thống sang giao dịch điện tử ảnh hưởng đến vị trí, vai trị nhu cầu bên hữu quan doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp Cơng ty TNHH MTV Phân bón Dầu khí Cà Mau làm việc, việc ứng dụng công nghệ thông tin ứng dụng lĩnh vực sản xuất hoạt động doanh nghiệp Đối với lĩnh vực sản xuất: Do doanh nghiệp quản lý nhà máy sản xuất đại, việc xây dựng hệ thống quản lý thông tin điều hành sản xuất xác lập từ thực xây dựng gồm phần mềm điều khiển như: DCS (Distributed control system, MIS (Management information system, ESD (Emergency shutdown system), MPS/MMS (Machinery Protection and Monitoring system) Đối với hệ thống quản lý sản xuất xây dựng dựa cổng đường truyền thông tin, mạng lưới công nghệ, mạng lưới điều khiển hoạt động lệnh hệ thống thông tin Để quản lý hệ thống sản xuất này, điểm mặt cơng nghệ xử lý nhanh, xác hiệu sản xuất, đồng thời tiết kiệm chi phí nhân lực, kỹ sư vận hành, tiết kiệm thời gian vận hành Nhà máy Điểm chưa đạt hệ thống công nghệ nhiều tầng lớp, kết nối khó, chi phí đầu tư lớn, phải thường xuyên bảo dưỡng nâng cấp ứng dụng Xây dựng với chi phí lớn khó kiểm sốt tồn hệ thống gặp cố đường truyền Đối với hoạt động doanh nghiệp: Việc ứng dụng Internet, hệ thống quản lý phòng Ban chức như: Bravo, CMMS, phần mềm kế toán chuyên dụng, phần mềm hỗ trợ quản lý nhân lực Điểm hỗ trợ tối đa nhân q trình kiểm sốt cơng việc, trích xuất báo cáo nhanh, link đơn vị với hiệu việc tiết kiệm nhân lực thực Điểm chưa hệ thống nhiều thời gian để xây dựng, nhân viên xây dựng chương trình người thực hiểu biết cơng việc hai người khơng có chun mơn chung Việc xây dựng kết nối hệ thống gặp nhiều bất lợi đa dạng hóa chun mơn ảnh hưởng đến thông tin mật doanh nghiệp Câu 2: Anh chị có đồng ý với quan điểm ứng dụng công nghệ thông tin cụ thể xây dựng MIS hay tạo lợi cạnh tranh cho cơng ty? Tại sao? Hãy cho ví dụ dẫn chứng trường hợp mà anh chị có kinh nghiệm Đồng ý: - Xây dựng ứng dụng công nghệ thông tin thực tốt vai trò người làm thời gian xử lý công việc nhanh, hiệu quả, xác - Tiết kiệm nhân lực, vật lực thời gian làm việc - Tăng cường khả trao đổi doanh nghiệp khách hàng - Quản lý hiệu nguồn thông tin doanh nghiệp - Khai thác liệu triệt để - Phân tích, nghiên cứu thị trường hỗ trợ định kịp thời - Cơ sở kho liệu thông tin khách hàng, liệu tồn kho chi tiết - Truy vấn cơng cụ báo cáo Ví dụ phần mềm quản lý Bravo - Để xây dựng chiến lược giá từ khâu sản xuất, đầu vào xây dựng chiến lược kinh doanh doanh nghiệp Một doanh nghiệp ứng dụng phần mềm Bravo để thực hoạch định quản lý hợp đồng đầu ra, đầu vào cơng ty, chi phí liên quan đến tiền lương, thưởng hoạt động tài khác mà khơng cần phải có báo cáo trích xuất từ liệu riêng Ban, phòng doanh nghiệp - Để có sở tổng thể tính chi tiết hoạt động tài doanh nghiệp Phần mềm Bravo hỗ trợ kế toán việc trích xuất cân đối đầu đầu vào doanh nghiệp giúp làm giảm thời gian không cần phải truy xuất từ nhiều nguồn cập nhật xác từ khâu thực ban đầu - Xây dựng phần mềm song song với tiến trình thực cơng tác Phịng ban giúp làm giảm chi phí xây dựng, tránh ảnh hưởng rủi ro cơng việc thực không người xây dựng phần mềm người sử dụng hiệu Ví dụ phần mềm CMMS: - Lượng định toàn hệ thống vật tư, xây dựng mã vật tư, chi tiết hạng mục máy móc thiết bị - Giúp phận kho lượng định, quản lý, xây dựng kế hoạch mua sắm phù hợp với tồn kho tránh ảnh hưởng đến thiếu hụt vật tư sản xuất, hạn chế đến mức tối đa vật tư tồn kho Giảm chi phí tồn kho chi phí mua sắm doanh nghiệp - Có nhìn tổng quan vật tư, không xảy tượng nhầm lẫn trình cấp phát vật tư hệ thống xây dựng bảng mã riêng (tương tự mã vạch) - Báo cáo chi tiết thông tin hàng hóa giúp giảm thời gian mua sắm vật tư hết, vật tư thay cần phải hủy thời gian lưu kho lâu, giúp quản lý tốt vật tư đến thời gian bảo hành - Giảm chi phí quản lý tiết kiệm nhân lực (Nhân lực quản lý, nhân lực kỹ thuật, ) - Liên kết thông tin đơn vị doanh nghiệp như: phận kho, phận sản xuất, phận kỹ thuật, phận mua sắm phận tài chính) trích xuất tài khoản riêng hệ thống - Tiết kiệm thời gian thực Câu 3: Giả sử anh chị có thẩm quyền khai thác dự án xây dựng MIS quan anh chị, anh chị cho biết bước cần tiến hành, tài nguyên cần chuẩn bị bên liên quan mà anh chị phải tập hợp dự án Để đầu tư khai thác dự án xây dựng MIS quan, cách thức bước tiến hành cần chuẩn bị bên liên quan cần phải tập hợp dự án sau: - Giai đoạn muốn nói đến đầu tư ban đầu doanh nghiệp vào công nghệ thông tin bao gồm trang bị phần cứng, phần mềm nhân lực Mức độ trang bị “cơ bản” không đồng nhất, nhiên, cần đạt số u cầu sở hạ tầng cơng nghệ (phần cứng & phần mềm) trang bị đủ để triển khai số ứng dụng thường xuyên doanh nghiệp như: trang bị máy tính, thiết lập mạng LAN, WAN, thiết lập kết nối Internet, môi trường truyền thơng văn phịng nội đối tác; người đào tạo để sử dụng hạ tầng vào số hoạt động tác nghiệp quản lý doanh nghiệp, đầu tư giai đoạn nhằm xây dựng “nền tảng” cho ứng dụng công nghệ thông tin Giai đoạn 2: Tăng cường ứng dụng điều hành, tác nghiệp Mục tiêu giai đoạn đầu tư công nghệ thông tin để nâng cao hiệu suất hoạt động, hỗ trợ cho phận chức doanh nghiệp, cụ thể cho hoạt động phịng ban chức nhóm làm việc theo nhiệm vụ Đây bước phát triển tự nhiên hầu hết doanh nghiệp, khối lượng thơng tin cần xử lý tăng lên, có kỹ cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin giai đoạn trước Các đầu tư nhằm tự động hóa quy trình tác nghiệp, kinh doanh nhằm nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp triển khai ứng dụng để đáp ứng lĩnh vực tác nghiệp sẵn sàng mở rộng theo u cầu sản xuất; kinh doanh; tài chính-kế tốn; quản lý nhân sự-tiền lương; Quản lý bán hàng; ứng dụng mang tính rời rạc, hướng tới tác nghiệp thống kê, công nghệ thông tin tác động trực tiếp đến phòng ban khai thác ứng dụng: phận kho bãi, phận văn phịng Khơng có phần mềm quản lý xây dựng tổng thể thông tin từ phận riêng rẽ sản xuất, kho, kinh doanh tài hay từ phận sản xuất, kho, phận mua sắm, tài mà từ phận riêng rẽ, thơng tin kết nối với kết nối với người quản lý thực tạo tương tác, gắn kết hệ thống quản lý nêu Giai đoạn 3: Ứng dụng toàn diện nâng cao lực quản lý sản xuất Nếu coi giai đoạn giai đoạn số hóa cục bộ, giai đoạn giai đoạn số hóa toàn thể doanh nghiệp, chuyển từ cục sang toàn thể vấn đề lớn giai đoạn Về sở hạ tần công nghệ thông tin cần có mạng diện rộng phủ khắp doanh nghiệp, đảm bảo cho luồng thông tin lưu chuyển thông suốt phận; phần mềm tích hợp CSDL cấp tồn cơng ty cơng cụ chủ đạo hỗ trợ cho hoạt động quản lý tác nghiệp; triển khai giải pháp đồng giúp doanh nghiệp thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao lực điều hành, tăng hiệu tăng lực cạnh tranh ERP, SCM, CRM,…Văn hóa số - khởi đầu xây dựng phát triển hai giai đoạn trước trở nên chín muồi, góp phần tạo nên văn hóa kinh doanh doanh nghiệp, mà tảng chuẩn mực làm việc, thước đo công việc mới, hệ thống quy định công cụ đảm bảo cho việc thực thi đầy đủ chuẩn mực toàn doanh nghiệp Giai đoạn 4: Đầu tư để biến đổi doanh nghiệp, tạo lợi cạnh tranh quốc tế Đây giai đoạn đầu tư công nghệ thông tin nhằm đạt lợi cạnh tranh môi trường kinh doanh đại, tức đầu tư công nghệ thông tin vào sản phẩm dịch vụ để tạo nên ưu giá, tạo nên khác biệt, sản phẩm khác, phù hợp với chiến lược cạnh tranh doanh nghiệp Hiện nay, vấn đề kinh doanh thời đại Internet, cụ thể sử dụng công nghệ dịch vụ Internet kinh doanh, có vai trị định: xây dựng Intranet để chia sẻ thông tin doanh nghiệp, extranet để kết nối chia sẻ có lựa chọn nguồn thông tin với đối tác, nhà cung cấp, khách hàng,…Sử dụng Internet để hình thành quan hệ TMĐT B2B, B2C B2G Kế thừa phát huy sức mạnh tảng liệu quy trình nghiệp vụ hình thành doanh nghiệp đưa doanh nghiệp lên tầm cao mới, kinh doanh tồn cầu, cơng nghệ thơng tin cơng cụ đắc lực việc thực thi chiến lược kinh doanh Các giai đoạn đầu tư nhằm nhấn mạnh đầu tư cho công nghệ thông tin doanh nghiệp phải phù hợp với phát triển phục vụ cho chiến lược kinh doanh doanh nghiệp giai đoạn Mơ hình đầu tư cơng nghệ thơng tin tốt định đầu tư mơ hình tham chiếu tốt trình bày vấn đề liên quan Tuy nhiên chưa phải mơ hình Thêm nữa, tốc độ phát triển doanh nghiệp công nghệ giống nhau, đơi có xen giai đoạn đầu tư công nghệ thông tin với giai đoạn phát triển doanh nghiệp Có thể có doanh nghiệp hội tụ điều kiện để bỏ qua giai đoạn Câu 4: Anh chị cho biết chức năng, nhiệm vụ CIO doanh nghiệp Thuật ngữ CIO (Chief Information Officer) xuất giới từ năm 1994, dùng để chức danh người phụ trách công nghệ thông tin tổ chức định Trên giới, không cường quốc công nghệ Mỹ, Anh, Ấn Độ mà nước châu Á khác Thái Lan, Trung Quốc, Hàn Quốc CIO thực có chỗ đứng hệ thống chức danh cơng ty, doanh nghiệp tập đồn Nhà lãnh đạo công nghệ thông tin người chịu trách nhiệm tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức, doanh nghiệp để cho cơng nghệ thơng tin đem lai nhiều lợi ích cho hoạt động tổ chức, doanh nghiệp CIO có trách nhiệm tin hiểu, khai thác khả thông tin để kết hợp với sản phẩm dịch vụ quan, tổ chức phát huy vai trò công nghệ thông tin ưu chiến lước phát triển CIO người “cung cấp định hướng công nghệ tiên phong nhằm phục vụ cho công tác xây dựng phát triển hệ thống xử lý thông tin doanh nghiệp, liên tục sáng tạo cập nhật tiến khoa học kỹ thuật để hỗ trợ phát triển bền vững công ty môi trường cạnh tranh khốc liệt không ngừng thay đổi” Hơn thế, họ hỗ trợ trực tiếp cho COO CEO CIO phải người nắm tổng thể từ tính chất sản phẩm dịch vụ thị trường Do vậy, CIO thành viên ban lãnh đạo hiểu rõ vấn đề liên quan đến sản phẩm, thấy “hơi thở” ngày hoạt động kinh doanh, dịch vụ Các kỹ đánh giá phân tích số liệu kinh doanh; phân tích mạnh khâu sản xuất sản phẩm bán thị trường yếu tố CIO cần có Do khả kiểm sốt hệ thống, báo cáo tài chính, doanh thu, lãi lỗ báo cáo rủi ro CIO nắm nên hiểu rõ thị trường cạnh tranh chỗ nào? sản phẩm DN nằm đâu? Chính thế, CIO báo cáo chân thật kết kinh doanh kết khác cho giám đốc điều hành Từ đó, tham mưu cho ban lãnh đạo chiến lược phát triển công ty Câu 5: Anh chị hiểu ERP Hãy phát thảo kế hoạch xây dựng ERP cho công ty anh chị góc độ nhà quản lý, lập chiến lược thông tin cho công ty ERP định nghĩa hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý nguồn lực điều hành tác nghiệp Bản chất ERP hệ thống tích hợp phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý nguồn lực tác nghiệp Giải pháp ERP cung cấp cho nhà quản lý doanh nghiệp khả quản lý điều hành tài – kế toán, quản lý vật tư, quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, công cụ dự báo lập kế hoạch, báo cáo, v.v Thêm vào đó, đặc điểm quan trọng mà giải pháp ERP cung cấp cho doanh nghiệp, hệ thống quản lý với quy trình đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo tác nghiệp nhân viên Resource (Tài nguyên): Trong kinh tế, resource nguồn lực (tài chính, nhân lực, cơng nghệ) Tuy nhiên, ERP, resource có nghĩa tài nguyên Trong công nghệ thông tin, tài nguyên máy tính, phần cứng hay liệu thuộc hệ thống mà truy cập sử dụng Ứng dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải biến nguồn lực thành tài nguyên, cụ thể là: - Phải làm cho phận đơn vị có khả khai thác nguồn lực phục vụ cho doanh nghiệp - Phải hoạch định xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực phận có phối hợp nhịp nhàng - Phải thiết lập quy trình khai thác đạt hiệu cao - Phải cập nhật thơng tin tình trạng nguồn lực doanh nghiệp cách xác, kịp thời Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, doanh nghiệp phải trải qua thời kỳ lột xác, thay đổi văn hóa kinh doanh ngồi doanh nghiệp, đòi hỏi hợp tác chặt chẽ doanh nghiệp nhà tư vấn Đây giai đoạn chuẩn hóa liệu Giai đoạn định thành bại việc triển khai hệ thống ERP, chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP P: Planning (hoạch định) Planning khái niệm quen thuộc quản trị kinh doanh Điều cần quan tâm hệ thống ERP hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch sao? Trước kết, ERP tính tốn dự báo khả phát sinh trình điều hành sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Ví dụ ERP giúp nhà máy tính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho đơn hàng dựa tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, suất khả cung ứng Cách cho phép doanh nghiệp có đủ vật tư sản xuất không để lượng tồn kho lớn gây đọng vốn ERP hỗ trợ lên kế hoạch trước nội dung công việc, nghiệp vụ cần sản xuất kinh doanh Ví dụ hoạch định sách giá, chiết khấu, kiểu mua hàng giúp tính tốn phương án mua ngun liệu, tính mơ hình sản xuất tối ưu Cách giảm thiểu sau xót xử lý nghiệp vụ E: Enterprice (doanh nghiệp) ERP cố gắng tích hợp tất phịng ban tồn chức cơng ty vào chung hệ thống máy tính mà đáp ứng tất nhu cầu quản lý khác phòng ban Quả thật khó khăn để xây dựng chương trình phần mềm để phục vụ nhu cầu quản lý khác nhân viên phận kế toán, thương mại hay kho Mỗi phịng ban có riêng hệ thống máy tính để xử lý cơng việc Nhưng ERP kết hợp toàn hệ thống riêng lẻ vào chung chương trình phần mềm tích hợp, chạy sở liệu để phận dễ dàng chia sẻ thơng tin tương tác với Việc tích hợp mang lại nhiều lợi ích cơng ty biết thiết lập phần mềm cách đắn Ví dụ khâu nhận hàng, thơng thường khách hàng đặt hàng đơn hàng thường lộ trình dài mặt giấy tờ: Nhận thông tin, lưu trữ, xử lý thơng tin qua hệ thống máy tính khác phận lịng vịng cơng ty; Cách thường gây trễ hẹn giao hàng cho khách thiệt hại nhiều đến đơn hàng Vì khơng cơng ty biết rõ tình trạng đơn hàng vào thời điểm quy định nào? Bởi khơng có cách cho phận tài cập nhật vào hệ thống máy tính phận kho xem gửi chưa ERP loại bỏ hệ thống máy tính riêng lẻ phận Tài chính, Nhân sự, Sản xuất Kho thay chúng chương trình phần mềm hợp phân chia theo phân hệ phần mềm khác xấp xỉ gần với hệ thống riêng lẻ cũ Tài chính, Sản xuất Kho có phần mềm riêng họ ngoại trừ phần mềm nối kết lại để nhân viên phận Tài nhìn vào phần mềm Kho để xem đơn hàng xuất chưa Hầu hết nhà cung cấp phần mềm ERP linh động việc cài đặt số phân hệ theo yêu cầu, ngoại trừ việc mua tồn Ví dụ, số cơng ty cài đặt phân hệ Tài hay quản lý Nhân chức lại triển khai sau ERP - Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp tổng thể Tóm lại, ta hình dung ERP phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp tự kiểm soát trạng thái nguồn lực Từ đó, họ lên kế hoạch khai thác nguồn tài nguyên hợp lý nhờ vào quy trình nghiệp vụ thiết lập hệ thống Ngồi ERP cịn cung cấp cho doanh nghiệp hệ thống quản lý với quy trình đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo tác nghiệp nhân viên * Phác thảo kế hoạch xây dựng cho ERP - Lập chiến lược thông tin công ty Bước 1: Phổ biến kiến thức ERP kết hợp với phần mềm ứng dụng doanh nghiệp - Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín, bước thâm nhập vào công ty để phổ biến kiến thức cộng với tìm hiểu hệ thống cơng nghệ thơng tin cơng ty - Hình thành phận chun mơn xây dựng hệ thống ERP gồm nhân phòng, ban chuyên môn, nhân sản xuất - Lược bỏ hệ thống phần mềm khác sở xây dựng hệ thống thông tin chung qua ERP 10 Bước 2: Ứng dụng chạy thử - Sau có hệ thống mẫu chung ERP, thực song song 02 chiến lược thực phần mềm ERP thực phần mềm khác - Khả thực kết nối: Xây dựng tầng kết nối với phận liên quan: sản xuất-bảo dưỡng, kho-mua sắm, tài chính-mua/bán hàng, nhân sự-văn phịng - Xây dựng tầng kết nối khác công ty - Ứng dụng hoạt động Bước 3: Thực hệ thống ERP loại bỏ phần mềm cũ không sử dụng - Chuyển toàn liệu từ phần mềm bổ trợ khác hệ thống, bước cập nhật thông tin vào hệ thống - Xây dựng, hướng dẫn tạo mối quan hệ hệ thống công ty khách hàng - Xây dựng hệ thống ERP ổn định doanh nghiệp 11 ... tranh cho công ty? Tại sao? Hãy cho ví dụ dẫn chứng trường hợp mà anh chị có kinh nghiệm Đồng ý: - Xây dựng ứng dụng công nghệ thông tin thực tốt vai trò người làm thời gian xử lý cơng việc nhanh,... doanh nghiệp lên tầm cao mới, kinh doanh toàn cầu, công nghệ thông tin công cụ đắc lực việc thực thi chiến lược kinh doanh Các giai đoạn đầu tư nhằm nhấn mạnh đầu tư cho công nghệ thông tin doanh... chức ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức, doanh nghiệp để cho cơng nghệ thơng tin đem lai nhiều lợi ích cho hoạt động tổ chức, doanh nghiệp CIO có trách nhiệm tin hiểu, khai thác khả thông tin