Trang_danh_cho_Sinhvien - Nguyễn Thế Dũng Chuong6.Report tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, luận án, đồ án, bài tậ...
Microsoft Access 2010 Chương 6: REPORT – BÁO CÁO 6.1 Giới thiệu Report công cụ để tạo báo cáo, kết xuất liệu hình máy in để cung cấp hard copy liệu Giống form, liệu nguồn report bảng query Report cung cấp cách linh hoạt để xem in thông tin tổng hợp Nó hiển thị thơng tin chi tiết theo mức độ mà người dùng mong muốn, cho phép bạn xem in thông tin theo nhiều định dạng khác Có loại Report + Tabular reports + Columnar reports + Mailing-label reports 6.2 Cách tạo Report 6.2.1 Tạo lệnh Report Chức Report công cụ tạo Report nhanh dễ dàng, thường dùng để tạo Report đơn giản có liệu nguồn từ bảng query Để tạo chức Report ta phải chọn liệu nguồn cho Report - Click nút Report nhóm lệnh Reports Ribbon - Xuất Report dạng Tabular chế độ Layout ThS Dương Thành Phết Trang 101 Microsoft Access 2010 6.2.2 Tạo Report chức Wizard - Chọn Tab Create Ribbon, nhóm lệnh Reports, Click nút Report Wizard - Chọn Table/Query làm liệu nguồn cho Report - Chọn field hiển thị Report khung Available Field Click nút nút để chọn field Click để chọn nhiều field Click Next - Chọn field kết nhóm liệu (nếu có) Click Next ThS Dương Thành Phết Trang 102 Microsoft Access 2010 - Chọn field muốn xếp liệu cho Report Có thể xếp kết Report cách kết hợp tối đa field - Chọn dạng Report (Layout) hướng giấy in (Orientation) Click Next - Nhập tiêu đề cho Report - Chọn chế độ xem Report sau tạo xong + Preview the report + Modify the report’s design - Click Finish 6.2.3 Tạo Report Design Cách tạo - Chọn Table/Query làm liệu nguồn cho Report - Chọn Tab Create Ribbon, nhóm lệnh Reports, Click nút Report Design - Xuất cửa sổ thiết kế Report Field List chứa field liệu nguồn Report ThS Dương Thành Phết Trang 103 Microsoft Access 2010 - Lần lượt drag chuột kéo field Field List Control nhóm lệnh Controls Ribbon thả vào Report Các phần cửa sổ thiết kế Report Một Report gồm phần: Page Header/Footer, Report Header/Footer, Detail, Group Header/Footer (Các Report có phân nhóm) - Page Header/Footer: Chứa tiêu đề đầu trang cuối trang Nội dung đặt phần Page Header/Footer xuất đầu cuối trang Các nội dung thường đặt Page Header/Footer + Page Numbers: Chèn số trang + Logo: chèn Logo cho Report + Title: chèn tiêu đề cho Report + Date and Time: Chèn ngày hành máy Lưu ý: Page Header không chứa ô thống kê liệu ThS Dương Thành Phết Trang 104 Microsoft Access 2010 - Report Header/Footer: Tiêu đề đầu cuối Report, nội dung đặt Report Header/Footer xuất phần đầu trang phần cuối trang trang cuối Các nội dung thường đặt Report Header/Footer + Cơng thức tính tốn, thống kê liệu - Detail: chứa nội dung Report, hiển thị liệu liệu nguồn dạng Textbox Bound Control, Textbox field liệu Textbox dạng Unbound Control dùng để tạo thêm field - Group Header/Footer (Các report có phân nhóm): Report có phân nhóm giống Form dạng Main-Sub ngồi phần có thêm phần kết nhóm Group Header/Footer Nội dung phần Group Header/Footer tiêu đề nhóm Thống kê liệu theo nhóm Page Header Report Header Detail Report Footer Page Footer Hiệu chỉnh Report - Để hiệu chỉnh Report, ta mở Report chế độ Design View - Chọn Control muốn hiệu chỉnh - Mở Properties Sheet, chọn thuộc tính để hiệu chỉnh - Cách hiệu chỉnh tương tự Form 6.3 Tạo Report có phân nhóm Chức kết nhóm Report công cụ mạnh thiếu để làm khối lượng lớn liệu có ý nghĩa cách xếp chúng thành nhóm nhỏ hơn, ThS Dương Thành Phết Trang 105 Microsoft Access 2010 thực phép tính tốn thống kê nhóm riêng biệt Có cách sử dụng nhóm để phân tích liệu Report - Sử dụng Total Query - Sử dụng Report Grouping - Sử dụng Subreports 6.3.1 Sử dụng Total Query Trong trường hợp này, Report không chứa phần chi tiết mà chứa ô thống kê liệu: Sum, Avg, Min, Max phần Detail Report Cách thực sau: - Tạo Total Query, query chọn field làm tiêu chuẩn thống kê, field chứa liệu thống kê chọn phép thống kê Ví dụ: Tạo Report tính tổng số lượng tổng tiền bán loại cửa - Tạo Report, sử dụng Total Query tạo ThS Dương Thành Phết Trang 106 Microsoft Access 2010 6.3.2 Report Grouping Report Grouping giúp bạn tổ chức khối lượng lớn thơng tin vào nhóm Với cách Report thể liệu chi tiết nhóm thêm nhiều cấp độ nhóm theo tiêu chí khác Cách tạo sau: - Trên Ribbon, chọn Tab Create, nhóm lệnh Reports, click nút Report Design Xuất cửa sổ thiết kế Report, Ribbon chuyển sang Tab Design - Trong Properties Sheet, chọn Tab Data, thuộc tính Record Source, chọn Table/Query làm liệu nguồn cho Report - Click nút Group & Sort nhóm lệnh Grouping & Totals ThS Dương Thành Phết Trang 107 Microsoft Access 2010 - Trong cửa sổ thiết kế xuất khung Group, Sort and Total bên cửa sổ thiết kế - Click khung Add a Sort để chọn field xếp - Click nút Add a group để chọn field kết nhóm, chọn field kết nhóm Field List, cửa sổ thiết kế xuất Group Header - Khung Group, Sort and Total có dạng hình: - Mở Group Footer thực phép thống kê cách Click nút More, cửa sổ Group, Sort and Total có dạng: - Click nút with no Total để mở menu Totals: + Total On: chọn field chứa liệu thống kê + Type: Chọn phép thống kê ThS Dương Thành Phết Trang 108 Microsoft Access 2010 - Chọn vị trí đặt ô thống kê cách check vào ô tùy chọn: + Show Grand Total: Đặt ô thống kê phần Report Header/Footer + Show group subtotal as % of Grand Total: Đặt ô thống kê phần Report Header/Footer + Show subtotal in group header: Đặt ô thống kê phần Group Header + Show subtotal in group footer: Đặt ô thống kê phần Group Footer - Drag chuột kéo field phân nhóm đưa vào Group Header, field lại đưa vào phần Detail Ví dụ: Thiết kế Report Danh sách sinh viên theo khoa - Nếu cần thêm field kết nhóm khung Group, Sort and Total click tiếp ô Add a group để chọn field 6.3.3 SubReport SubReport có tác dụng tương tự Report Grouping Sự khác biệt tạo Report hai phần riêng biệt: Main Report SubReport ThS Dương Thành Phết Trang 109 Microsoft Access 2010 Main Report Sub Report Cách tạo - Tạo Main Report, liệu nguồn thường bảng cha - Tạo Sub Report, liệu nguồn phải chứa field liên kết với Main Report - Đưa Sub Report vào Main Report dùng cơng cụ SubForm/SubReport nhóm lệnh Controls - Thiết lập thuộc tính Link Child Fields Link Master Fields 6.3.4 Tạo Report có phân nhóm Wizard Dữ liệu nguồn cho Report có phân nhóm thường lấy từ nhiều bảng có quan hệ 1-n, field kết nhóm thường field khóa bảng - Tạo liệu nguồn cho Report theo yêu cầu phân nhóm - Trên Ribbon, chọn Tab Create, Click nút Report Wizard - Chọn liệu nguồn cho Report Query tạo trước hộp thoại Tables/Queries - Chọn field hiển thị Report Click Next ThS Dương Thành Phết Trang 110 Microsoft Access 2010 - Nếu liệu có quan hệ 1-n Access tự phân nhóm Click Next - Chọn thêm field liên kết thứ hai (nếu cần) Click Next - Nếu Report có chứa field có liệu kiểu số cửa sổ bước xuất nút Summary Options… - Click nút Summary Options… để chọn phép thống kê - Chọn phép thống kê cho field tương ứng - Chọn cách hiển thị mục Show Click OK, Next - Chọn Layout hướng giấy in (Orientation) cho Report Click Next ThS Dương Thành Phết Trang 111 Microsoft Access 2010 - Nhập tiêu đề cho Report Click Finish 6.3.5 Ngắt trang Report phân nhóm Đối với Report có phân nhóm, thường người dùng có nhu cầu hiển thị liệu nhóm trang, để thực ta dùng chức ngắt trang theo nhóm: - Click phải Thanh Group Header, chọn Properties, thuộc tính Force New Page, chọn Before Section 6.4 Review Report Sau thiết kế xong, bạn phải xem Report trước in, hình thức Report xem chế độ Preview hình thức in giấy Để xem Report trước in bạn chọn cách sau: - Chọn Tab File -> Chọn Frint -> Print Rreview - Chọn Tab Home -> View -> Print Preview 6.5 Định dạng cho Report Access 2010 cung cấp công cụ cho phép định dạng Report với mẫu phong phú đẹp giúp bạn định dạng font chữ màu chữ cho Report cách nhanh chóng dễ dàng ThS Dương Thành Phết Trang 112 Microsoft Access 2010 6.5.1 Tạo lưới cho Report - Mở Report chế độ Layout - Thanh Ribbon chuyển sang Report Layout Tools - Chọn khối liệu cần tạo lưới - Click nút Gridlines -> Chọn kiểu lưới 6.5.2 Thiết lập thuộc tính đối tượng Report Click phải lên đối tượng cần thay đổi thuộc tính, chọn Properties Sheet Thuộc tính Format Nô tả Định dạng kiểu liệu Numbers, Dates, Times, Text Decimal Số số lẻ Places Visible Hiển thị ẩn Control Left Xác định vị trí Control theo chiều ngang Top Xác định vị trí Control theo chiều dọc Width Xác định độ rộng Control Height Xác định chiều cao Control Back Color Chọn màu Control Click nút Special Effect Chọn hiệu ứng 3-D cho Control Border Style Chỉ định kiểu đường viền Control: Transparent Lines, Solid Lines, Dashed Lines… Border Color Màu đường viền Border Width Độ rộng đường viền Fore Color Chỉ định màu cho văn Control Font Name Chọn Font chữ Font Weight Chữ đậm Font Italic Chữ nghiêng Font Underline Gạch ThS Dương Thành Phết Trang 113 Microsoft Access 2010 Text Align Canh lề cho văn Control 6.5.3 Định dạng liệu Tạo cột số thứ tự Khi tạo Report có dạng danh sách, ngồi field sở liệu, ta tạo thêm cột số thứ tự cho danh sách: - Mở Report chế độ Design - Tạo Textbox phần Detail - Nhập nội dung cho Textbox: =1 - Click phải lên Textbox -> Properties -> Chọn Tab Data - Tại thuộc tính Running Sum: Chọn kiểu đánh số thứ tự + No: Không đánh số thứ tự + Over Group: Đánh số thứ tự theo nhóm, dùng cho Report có phân nhóm + Over All: Đánh số thứ tự toàn danh sách, dùng cho Report khơng phân nhóm Định dạng liệu kiểu Text Định dạng văn Control dùng cơng cụ nhóm Text Formatting - Mở Report chế độ Design Layout View - Chọn ô chứa văn cần định dạng - Chọn Font chữ khung Font, kích thước khung Size… - Ngồi định dạng khác, sử dụng Menu tắt Click chuột phải Control cần định dạng Định dạng liệu có điều kiện Với cơng cụ Conditional Formatting bạn nhấn mạnh thơng tin theo định dạng khác - Chọn giá trị cột mà bạn muốn định dạng - Chọn Report Layout Tools, chọn Tab Format ThS Dương Thành Phết Trang 114 Microsoft Access 2010 - Trong nhóm lệnh Control Formating, Click nút Conditional Formatting - Xuất cửa sổ Condition Formating Rules Manager - Click nút New Rule, xuất cửa sổ New Formating Rule - Select a rule type: chọn loại Rule - Edit the rule decription: Nhập rule - Chọn kiểu định dạng cho rule -> OK Ví dụ: Đánh dấu sinh viên có học bổng Properties -> Chọn Tab Data - Tại thuộc tính Running Sum:... hình thức in giấy Để xem Report trước in bạn chọn cách sau: - Chọn Tab File -> Chọn Frint -> Print Rreview - Chọn Tab Home -> View -> Print Preview 6.5 Định dạng cho Report Access 2010 cung cấp... Access 2010 6.5.1 Tạo lưới cho Report - Mở Report chế độ Layout - Thanh Ribbon chuyển sang Report Layout Tools - Chọn khối liệu cần tạo lưới - Click nút Gridlines -> Chọn kiểu lưới 6.5.2 Thiết lập