DSpace at VNU: Tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học tại trường Đại học Khoa học Xã hội và N...
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
Nguyễn Thu Loan
Tổ chức quản lý và khai thác sử dụng tài liệu nghiên cứu khoa học tại trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn,
Đại học Quốc Gia Hà Nội
Luận văn Thạc sĩ Thông tin
Mã số: 60 32 24 Người hướng dẫn: PGS.TS Vũ Thị Phụng
Hà Nội - 2008
Trang 2BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
NXB Nhà xuất bản
QTVP Quản trị văn phòng
Trang 3MỤC LỤC
Trang
Chương 1 Tổng quan về Uỷ ban Kiểm tra TW và phông lưu trữ Uỷ ban
Kiểm tra TW
11
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Ủy ban Kiểm tra TW 11 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Uỷ ban Kiểm tra TW 13 1.1.3 Về quy chế làm việc của Uỷ ban Kiểm tra TW 15 1.1.4 Tình hình tài liệu của Uỷ ban Kiểm tra TW 16
1.2.2 Giới hạn thời gian tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW 18 1.2.3 Khối lượng tài liệu thuộc phông Uỷ ban Kiểm tra TW 18 1.2.4 Thành phần và nội dung của tài liệu 20 1.2.5 Ý nghĩa tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW 21
1.3 Một số vấn đề chung về công tác tổ chức khoa học tài liệu 25
1.3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 25
1.3.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 28 1.3.4 Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu 30
Chương 2 Công tác tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu phông
lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW
32
2.1 Đặc điểm, tình hình công tác lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW 32
2.2 Công tác tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Ủy ban Kiểm tra TW
2.2.2 Tình hình công tác phân loại tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW 40
2.2.4 Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 53
2.3 Nhận xét về công tác tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm
tra TW
56
2.4.1 Đối tượng và các nhóm tài liệu được khai thác 60
Trang 42.4.2 Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu 63 2.4.3 Đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ 65 2.4.4 Nhận xét chung về công tác khai thác, sử dụng tài liệu 66
Chương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức
khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW
73
3.2.2 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 81
3.2.4 Công tác xác định giá trị tài liệu 89
Trang 5Phần mở đầu
1 Lý do chọn đề tài:
Dưới sự lónh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam, dõn tộc ta đó giành nhiều thắng lợi trong thời kỳ khỏng chiến Đến nay, đất nước ta đang trong giai đoạn phỏt triển, tiến trỡnh hội nhập quốc tế và khu vực là yếu tố sống còn
đối với sự phỏt triển đất nước Trước tỡnh hỡnh đú, cụng tỏc xõy dựng, chỉnh đốn đảng, cụng tỏc kiểm tra, giỏm sỏt và thi hành kỷ luật đảng ngày càng đúng vai trũ quan trọng, gúp phần giữ vững quan điểm chớnh trị, đường lối, chớnh sỏch của Đảng
Cụng tỏc kiểm tra, giám sát và vấn đề kỷ luật cú vị trớ quan trọng đối với sự lónh đạo của Đảng và cụng tỏc xõy dựng Đảng Vỡ vậy, kể từ khi thành lập đến nay, Đảng ta luụn luụn chỳ ý đến cụng tỏc kiểm tra, giỏm sỏt
và việc giữ gỡn kỷ luật trong Đảng Uỷ ban Kiểm tra Trung -ơng là cơ quan chyờn trỏch của Ban Chấp hành Trung ương, tham mưu giúp Bộ Chính trị, Ban Bí th- trong việc thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát và thi hà nh kỷ luật trong đảng
Trong quỏ trỡnh thực hiện chức trách, nhiệm vụ của mình, một khối lượng lớn tài liệu đó được sản sinh tại cơ quan Uỷ ban Kiểm tra Trung ương Những tài liệu này thuộc phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW; phản ỏnh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đồng thời cũng phần nào phản ỏnh quỏ trỡnh hoạt động của Đảng ta Do vậy, tài liệu phụng lưu trữ cơ quan Uỷ ban Kiểm tra TW được xỏc định là một trong những thành phần quan trọng của Phụng lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
Tài liệu lưu trữ, một trong những nguồn cung cấp thụng tin vụ cựng quan trọng, nó có giá trị nhiều mặt nh- kinh tế, chính trị, văn hoá, lịch sử…
Nó phục vụ đắc lực khụng chỉ cho hoạt động quản lý hàng ngày của cơ quan,
mà cũn phục vụ cho nhiều mục đớch quan trọng khác như phục vụ cụng tỏc
Trang 6chuẩn bị nhõn sự Đại hội Đảng toàn quốc, cụng tỏc xõy dựng, chỉnh đốn Đảng
Khối l-ợng tài liệu l-u trữ ngày một tăng lên, trong khi đú cụng tác lưu trữ của cơ quan Uỷ ban Kiểm tra TW cũn tồn tại một số hạn chế nhất định như chất l-ợng công tác phân loại còn thấp, việc xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu còn gặp một số vướng mắc , công cụ tra cứu còn thiếu… Những tồn tại trên
đã dẫn đến việc khai thác, sử dụng tài liệu l-u trữ phục vụ những hoạt động của cơ quan chưa đạt hiệu quả cao Chớnh vỡ vậy, chất lượng cụng tỏc lưu trữ tại cơ quan là một trong những vấn đề cần được quan tõm, nghiờn cứu sớm
Bởi vậy, việc tỡm hiểu về tỡnh hỡnh thực tế cụng tỏc lưu trữ tại cơ quan
Uỷ ban Kiểm tra Trung ương một cỏch cú hệ thống, tỡm ra những ưu điểm, hạn chế trong công tác tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu phông l-u trữ Uỷ ban Kiểm tra TW sẽ cú ý nghĩa cấp thiết.Qua việc tỡm hiểu đú đề
ra những giải phỏp nhằm gúp phần nõng cao hơn nữa chất lượng cụng tỏc lưu trữ tại cơ quan Uỷ ban Kiểm tra TW, từ đú gúp phần nõng cao hơn nữa chất lượng cụng tỏc kiểm tra, kỷ luật trong đảng, nõng cao chất lượng cụng tỏc xõy dựng đảng
Đồng thời, cũng với mong muốn nõng cao hơn nữa trỡnh độ nghiệp vụ của bản thõn trong cụng tỏc thực tế tại cơ quan Uỷ ban Kiểm tra TW, tỏc giả
đã lựa chọn vấn đề "Tổ chức khoa học và khai thỏc, sử dụng tài liệu
Phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra Trung ương - Đảng Cộng sản Việt Nam"
làm đề tài luận văn thạc sỹ của mỡnh
2 Nhiệm vụ, mục tiêu của đề tài:
Đề tài này nhằm hướng tới một số mục tiờu như sau:
- Khảo sỏt thực trạng cụng tỏc tổ chức khoa học và khai thỏc, sử dụng tài liệu phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW Từ đú đỏnh giỏ những ưu điểm, hạn chế trong cụng tỏc tổ chức khoa học tài liệu, đồng thời đỏnh giỏ được hiệu quả trong việc khai thỏc, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cỏc hoạt động của cơ quan
Trang 7- Trờn cơ sở những kết quả khảo sỏt, đề ra những giải phỏp cơ bản
nhằm nõng cao hơn nữa chất l-ợng cụng tỏc tổ chức khoa học tài liệu, và
nõng cao hiệu quả khai thỏc, sử dụng tài liệu phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra
TW phục vụ hoạt động của cơ quan núi riờng và của Đảng núi chung
Để đạt được những mục tiờu đề ra, đề tài cần thực hiện một số nhiệm vụ
nh- sau:
- Nghiờn cứu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu của Uỷ ban Kiểm tra TW
- Tiến hành thực tế đối với những khõu nghiệp vụ trờn những khối tài
liệu cụ thể thuộc Uỷ ban Kiểm tra TW
- Tỡm hiểu tỡnh hỡnh sử dụng và mục đớch sử dụng tài liệu của cỏc đối
tượng độc giả khi khai thỏc tài liệu lưu trữ và đỏnh giỏ của họ về hiệu quả tài
liệu lưu trữ đem lại trong cụng việc
- Đề xuất một số giải phỏp cụ thể để thực hiện cỏc mục tiờu núi trờn
3 Đối t-ợng, phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiờn cứu:
+ Tài liệu giấy thuộc phụng Uỷ ban Kiểm tra TW
+ Cỏc nội dung nghiệp vụ lưu trữ tại Uỷ ban Kiểm tra TW
- Phạm vi nghiên cứu: Về nội dung: đề tài chủ yếu tập trung tỡm hiểu
về những khâu nội dung của công tác tổ chức khoa học tài liệu; công tác khai
thác, sử dụng tài liệu sẽ được đề cập để khẳng định vai trũ của cụng tỏc tổ
chức khoa học tài liệu và nhằm đỏnh giỏ những hiệu quả của tài liệu lưu trữ
mang lại đối với hoạt động của Uỷ ban Kiểm tra TW
Về thời gian: đề tài nghiờn cứu khối tài liệu từ khúa IX trở về trước
4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề:
Tài liệu lưu trữ Đảng là một trong những thành phần tài liệu quan trọng
thuộc Phụng lưu trữ Quốc gia Việt Nam Đó cú nhiều nhà khoa học, nhiều
cỏn bộ cụng tỏc trong ngành đó quan tõm, nghiờn cứu về cụng tỏc lưu trữ
Trang 8§ảng Có những công trình nghiên cứu mang tính lý luận, và cũng có những công trình đi vào tìm hiểu thực tiễn công tác lưu trữ tại một số cơ quan đảng như Đề tài cấp bộ mã số KHBĐ (2005)-21 – Nghiên cứu, xây dựng mẫu khung phân loại tài liệu các tổ chức chính trị - xã hội từ Trung ương đến cấp tỉnh, Chủ nhiệm đề tài Vũ Hồng Mây – Văn phòng TW Đảng; đề tài luận án tiến sỹ "Xây dựng công cụ tra tìm thông tin sử liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam" của tác giả Chu Thị Hậu, mã số 50311, năm 2000; đề tài luận văn thạc sỹ “Tổ chức khoa học tài liệu của Ban Kinh tế Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam” của tác giả Đỗ Thị Huấn, mã số
51002, năm 1998, được bảo vệ thành công tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội,
Bên cạnh đó, về phía lưu trữ nhà nước, công tác lưu trữ nói chung và công tác tổ chức khoa học tài liệu nói riêng đã được nhiều nhà khoa học nghiên cứu, cả về lý luận và thực tiễn Có thể khái quát những kết quả nghiên cứu đó với một số công trình sau:
- Về mặt lý luận có giáo trình bậc đại học " Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm do NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp phát hành năm 1990; sách chuyên khảo như " Phương pháp lựa chọn
và loại hủy tài liệu ở các cơ quan" của tác giả Dương Văn Khảm do NXB Chính trị Quốc gia phát hành năm 1998; "Về thời hạn và nơi bảo quản hồ sơ nhân sự trong các cơ quan Nhà nước" của tác giả Nguyễn Văn Hàm - đăng trên Kỷ yếu Hội nghị khoa học về xác định giá trị tài liệu của Cục Lưu trữ Nhà nước phát hành năm 1994; bài viết "Muốn làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ cần phải có phương án phân loại cụ thể" của tác giả Đỗ Ngọc Phác đăng trên Tập san Công tác lưu trữ hồ sơ1
số 4 năm 1971
- Về mặt thực tiễn đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về tình hình thực tiễn công tác lưu trữ của các cơ quan như đề tài "Xác định giá trị tài liệu
và xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu tại Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam" của tác giả Nguyễn Trọng Thư ( Chủ nhiệm đề tài),
Trang 9mó số 94-98-108, năm 1996; Bài viết " Tổ chức khoa học Kho lưu trữ trung ương Đảng cộng sản Việt Nam - thực trạng và giải phỏp" của tỏc giả Nguyễn
Quốc Dũng đăng trờn Tạp chớ Dấu ấn thời gian2 số 3 năm 2007; bài viết
"Một số kinh nghiệm về cụng tỏc sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ"
của tỏc giả Nguyễn Thị Trà đăng trờn Tạp chớ Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3
năm 2005,
Như vậy, những vấn đề đó được nghiờn cứu bởi cỏc cụng trỡnh nờu trờn khỏ phong phỳ, đa dạng Từ những vấn đề lý luận chung về cụng tỏc lưu trữ,
lý luận về cỏc nghiệp vụ lưu trữ như phõn loại, xỏc định giỏ trị tài liệu đến những vấn đề thực tiễn của cụng tỏc lưu trữ ở một số cơ quan, tổ chức cũng
đó được nghiờn cứu tương đối nhiều Cú thế núi, kết quả nghiờn cứu của cỏc cụng trỡnh trờn đõy đó cho chỳng tụi cỏi nhỡn khỏ tổng quan về tỡnh hỡnh lý luận và thực tiễn cụng tỏc lưu trữ ở nước ta núi chung và cụng tỏc lưu trữ đảng núi riờng
Tuy nhiờn, tổ chức khoa học và khai thỏc, sử dụng tài liệu ở cỏc cơ quan đảng là những nội dung chưa được nghiờn cứu nhiều Đặc biệt, chưa cú
đề tài nào tiến hành nghiờn cứu tổng hợp cả hai nội dung trờn ở một cơ quan đảng cụ thể, trong đú cú Uỷ ban Kiểm tra TW Nh- vậy, có thể nói, đề tài của chúng tôi vừa mang tính kế thừa, vừa cú những nội dung mới, nội dung
đề tài khụng bị trựng lặp, và cú những nghiờn cứu mới
5 Ph-ơng pháp nghiên cứu:
Để thực hiện đề tài này, trong quỏ trỡnh khảo sỏt, đỏnh giỏ, phõn tớch tỡnh hỡnh thành phần, nội dung tài liệu và thực tế cụng tỏc lưu trữ tại Uỷ ban Kiểm tra Trung ương, ngoài vịờc sử dụng những nguyờn tắc phương phỏp luận khoa học chung như nguyờn tắc chớnh trị, nguyờn tắc lịch sử, nguyờn tắc toàn diện, tổng hợp chúng tôi cũn sử dụng một số phương phỏp nghiờn cứu như phương phỏp phõn tớch, mụ tả, khảo sỏt thực tế, hệ thống
- Phương phỏp mụ tả và khảo sỏt thực tế được sử dụng trong việc tỡm hiểu về
chức năng, nhiệm vụ, bộ mỏy giỳp việc của Uỷ ban Kiểm tra TW Đồng thời
2 Tạp chớ Dấu ấn thời gian là Tạp chớ của Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam
Trang 10phương phỏp này cũng được dựng để miờu tả thực trạng cụng tỏc tổ chức khoa học và tỡnh hỡnh khai thỏc sử dụng tài liệu tại Uỷ ban Kiểm tra TW Đặc biệt, trong quỏ trỡnh thực hiện đề tài, phương phỏp thực tế được thể hiện rất rừ qua việc tiến hành thực tế trờn tài liệu của nhúm tỏc giả đề tài
- Phương phỏp phõn tớch được sử dụng trong việc phõn tớch chức năng,
nhiệm vụ, tỡnh hỡnh cơ cấu tổ chức của cơ quan hỡnh thành phụng Từ đú làm căn cứ để xõy dựng cỏc giải phỏp phự hợp với đặc điểm của cơ quan, cũng như đặc điểm, tỡnh hỡnh của tài liệu phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW
- Phương phỏp hệ thống: trong quỏ trỡnh tỡm hiểu về cụng tỏc lưu trữ
của một cơ quan đũi hỏi cần xem xột, đỏnh giỏ một cỏch cú hệ thống đối với cỏc vấn đề cú liờn quan, cũng như đối với cỏc khõu nghiệp vụ cần tỡm hiểu Đồng thời, phương phỏp hệ thống cũng được sử dụng để khỏi quỏt về cỏc nhúm tài liệu trong phụng
6 Nguồn t- liệu tham khảo:
Khi nghiên cứu vấn đề này, tôi đã khai thác, sử dụng một số nguồn t- liệu tham khảo nh- sau:
- Cỏc nguồn tư liệu lý luận chung về ph-ơng pháp luận khoa học và cụng tỏc lưu trữ
- Các văn bản của Đảng và Nhà n-ớc quy định về công tác l-u trữ nói chung, và công tác l-u trữ tà i liệu Đảng núi riờng
- Các văn bản quy định về hoạt động của Uỷ ban Kiểm tra Trung ương
và những văn bản chỉ đạo của cơ quan về cụng tỏc lưu trữ
- Cỏc cụng trỡnh, đề tài, bài viết về về thực tế cụng tỏc lưu trữ tại cỏc cơ quan, đơn vị, tổ chức cú liờn quan đến đề tài nghiờn cứu này
7.Đóng góp của đề tài:
- Về mặt lý luận: đề tài gúp phần làm sỏng tỏ hơn về lý luận nghiệp vụ
cụng tỏc lưu trữ núi chung và cụng tỏc lưu trữ ở cỏc cơ quan đảng núi riờng
Trang 11tồn tại hiện nay trong cụng tỏc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan UBKTTW Từ đú gúp phần nõng cao hiệu quả cụng tỏc tổ chức khoa học và hiệu quả sử dụng tài liệu phụng lưu trữ UBKTTW Đồng thời, đề tài cũng là một nguồn tài liệu tham khảo để cơ quan tiến hành xõy dựng những quy định mới về cụng tỏc lưu trữ
8 Bố cục của đề tài:
Ngoài cỏc phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, đề tài
gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về Uỷ ban Kiểm tra Trung ương và phụng lưu trữ
Uỷ ban Kiểm tra TW
Chương 2: Cụng tỏc tổ chức khoa học và khai thỏc, sử dụng tài liệu phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW
Chương 3: Một số giải phỏp nhằm nõng cao chất lượng cụng tỏc tổ chức khoa học và hiệu quả khai thỏc, sử dụng tài liệu phụng lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra TW
Để hoàn thành đ-ợc đề tài này, ngoài sự nỗ lực của bản thân , trong quá trình thực hiện, tụi đó nhận được sự giỳp đỡ rất tận tỡnh của PGS Nguyễn Văn Hàm, của cỏc thầy cụ trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phũng, của Lónh đạo Văn phũng và lónh đạo phũng Hành chớnh Uỷ ban Kiểm tra Trung ương, nơi tụi đang cụng tỏc
Tuy nhiờn, trong quỏ trỡnh nghiờn cứu, do còn có những khó khăn nhất
định từ phía chủ quan và khách quan nên đề tài khụng trỏnh khỏi những hạn chế nhất định Chỳng tụi rất mong nhận được sự đúng gúp, tham gia ý kiến của cỏc thầy cụ, cỏc đồng nghiệp, các cán bộ trong ngành và bạn đọc để đề tài của chỳng tụi được hoàn chỉnh hơn
Hà Nội, ngày 15 thỏng 6 năm 2008
Học viờn Nguyễn Thị Út Trang