Đề Tài Kỹ Năng Cần Thiết Cho Nhân Viên Văn Phòng

BỘ CƠNG THƯƠNG Khoa Lý Luận Chính Trị Mơn: Quản Trị Văn Phòng Đề tài: NHỮNG KỸ NĂNG CẦN THIẾT CHO NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG TP.HCM, Ngày 24 tháng năm 2011 DANH SÁCH NHÓM STT Họ Tên Nhiệm vụ Phạm Tiến Anh Trương Duyên Nguyễn Ngọc Lân Phạm Thị Bảo Ngọc Lê Thị Yến Nhi Trương Thị Phương Trần Văn Duy Thanh Nguyễn Hữu Thương Thị Mỹ Đánh giá MỤC LỤC  1.Nội dung 1.1.Cơ sở lý luận .4 1.1.1 Khái niệm .4 1.1.2 Các kỹ cần thiết cho nhân viên văn phòng 1.1.2.1 Kỹ giao tiếp 1.1.2.2 Hợp tác làm việc nhóm 10 1.1.2.3 Khả thích ứng 12 1.1.2.4 Kỹ giải vấn đề 13 1.1.2.5 Kỹ quan sát .16 1.1.2.6 Giải mâu thuẫn 18 1.1.2.7 Quản trị thời gian 20 1.2 Thực trạng giải pháp 23 1.2.1 hực trạng 23 1.2.2 giải pháp 27 2.kết luận 28 Lời Mở Đầu T rong sống, giao tiếp hàng ngày người phải ứng phó với tình huống, có lúc dễ dàng xử lý, có lúc thật phức tạp, khó xử Xã hội văn minh nhu cầu giao tiếp người cao Ứng xử cách thông minh, khơn khéo, tế nhị, kịp thời, có hiệu quả, đạt tới mức độ nghệ thuật, ngày coi bí thành cơng đời, công việc bạn người nhân viên văn phòng Bản thân người phận xã hội, xung quanh có biết mối quan hệ: Gia đình, bạn bè hàng xóm, đồng nghiệp, làm ăn, ngoại giao Vậy làm để dung hồ tất mối quan hệ đó? Đó nhờ có kĩ sống hay gọi kỹ mềm ban ạ! Hầu hết người đồng ý rằng, kĩ mềm ảnh hưởng tích cực đến mối quan hệ bạn Biết cách đưa thông tin rõ ràng mà người khác hiểu giúp cải thiện mối quan hệ bạn làm giảm bớt vấn đề mà bạn phải đối mặt Vậy làm để bạn có kĩ bạn vận dụng kĩ vào thực tế sống bạn mời bạn tìm hiểu tiểu luận chúng tơi 1.Nội dung 1.1.Cơ sở lý luận 1.1.1 Khái niệm  Kỹ : lực hay khả chủ thể thực thục hay chuỗi hành động sở hiểu biết (kiến thức kinh nghiệm) nhằm tạo kết mong đợi  Văn phòng: máy điều hành tổng hợp quan,tổ chức,là nơi thu thập, tổng hợp sử lý thông tin phục vụ quản lý,điều hành bảo đảm điều kiện vật chất,kỹ thuật cho hoạt động quan, tổ chức Vd: văn phòng ủy ban nhân dân,văn phòng cơng ty,văn phòng đại diện,văn phòng tòa án,văn phòng trường đại học cơng nghiệp  Nhân viên văn phòng: người làm việc quan tổ chức công ty, doanh nghiệp 1.1.2 Các kỹ cần thiết cho nhân viên văn phòng 1.1.2.1 Kỹ giao tiếp  Khái niệm: Giao tiếp giỏi nghĩa bạn phải nhà hùng biện xuất sắc nhà văn tuyệt vời Nó khơng có nghĩa bạn buộc phải thể thân thật tốt trước mặt người khác Kỹ giao tiếp thể việc bạn thuyết phục người khác kết sao? Hãy nhớ, giao tiếp giống việc bạn viết báo cáo cần có thống nhất, yếu tố thuyết phục nội dung phong thái bình tĩnh, tự tin thể (từ trang phục, đầu tóc đến bước cách bạn chuyện trò với người xung quanh) Thêm kiên nhẫn giải thích cho thành viên khác nhóm làm việc cách bạn rèn luyện kỹ giao tiếp thân Phong cách giao tiếp: o Giao tiếp phi ngôn ngữ chiếm từ 55-65% o Giao tiếp ngôn ngữ chiếm khoảng 7% o Sự kết hợp giao tiếp ngôn ngữ phi ngôn ngữ chiếm khoảng 38%  Giao tiếp ngôn ngữ:  Ngôn ngữ phương tiện để biểu đạt ý nghĩ người Khi bạn muốn nói chuyện trao đổi thơng tin với bạn phải sử dụng ngôn ngữ để truyền tải thông điệp mà bạn muốn bày tỏ Ngôn ngữ công cụ giao tiếp mà ln sử dụng hàng ngày Nhưng để việc giao tiếp có hiệu truyền tải thông tin mà bạn muốn nói cách rõ ràng chiếm cảm tình người khác điều mà cần học hỏi  Trong giao tiếp sử dụng ngôn ngữ, bạn cần ý  Âm điệu lời nói: Vừa phải, dễ nghe, khơng cao giọng q, nói to nói nhỏ  Khi nói chuyện nên tập trung vào chủ đề thảo luận, tránh để tư tưởng bị phân tán dẫn đến không hiểu nội dung câu chuyện  Khi đối tượng giao tiếp nói ta nên lắng nghe, tuyệt đối tránh ngắt lời cướp lời người nói họ chưa nói họ  Trong giao tiếp nên tránh "thao thao bất tuyệt" mà không ý đến thái độ đối tượng giao tiếp Hoặc đưa nhiều câu hỏi lúc khiến người khác khơng kịp trả lời  Khi nói chủ đề đó, ta khơng rõ lúc nên lắng nghe khơng nên "nói bừa", nghĩa phải đảm bảo thành thật xác lời nói  Khơng nên bảo thủ coi trọng ý kiến mà khơng tôn trọng ý kiến người khác  Giao tiếp phi ngôn ngữ:  Chúng ta sử dụng ngôn ngữ thể, thể nét mặt, ánh mắt diễn tả ý nghĩa định nói Kĩ quan trọng giúp cho việc giao tiếp bạn đạt hiệu Hãy cố gắng kết hợp việc giao tiếp không dùng ngôn ngữ với bạn nói để thơng điệp bạn mang ý nghĩa điều bạn muốn nói  Những biểu có tác dụng tích cực giao tiếp không dùng ngôn ngữ mà bạn nên học tập sử dụng: • Khi nói chuyện trao đổi vấn đề bạn phải quay mặt hướng đối tượng giao tiếp, tư ngang tầm đứng ngồi, tránh tư cao thấp nhiều so với đối tượng • Nét mặt ln thể niềm nở, biểu quan tâm tới lời nói đối tượng, tuỳ theo nội dung câu chuyện mà thể lo lắng, đồng cảm vui vẻ • Trong giao tiếp bạn nên nhìn vào mắt trì ánh mắt với đối tượng giao tiếp • Có biểu tán đồng thể lắng nghe như: gật đầu  Bạn nên hạn chế hành động sau hành động khơng có tác dụng tích cực tới nói chuyện bạn: • Khơng nhìn vào đối tượng giao tiếp • Nét mặt cau có, chau mày • Mắt nhìn nơi khác đối tượng nói • Có hành động thể khơng quan tâm tới lời nói đối tượng như: đọc sách, báo, tài liệu, ln liếc mắt nhìn đồng hồ làm việc riêng • Nét mặt thể bồn chồn, nóng lòng vội vàng khơng ý tới đối tượng nói  Để việc giao tiếp bạn đạt hiệu quả, để đối tượng giao tiếp bạn cảm thấy tôn trọng, để bạn đối tượng hiểu rõ thơng tin trao đổi bạn cần ý lắng nghe có phản hồi  Lắng nghe: Lắng nghe khả đón nhận hiểu thơng điệp mà đối tượng muốn nói Hãy tỏ bạn ý tới người nói cách gật đầu hay phản ứng đáp lại câu ngắn gọn thể chăm bạn như: ừ, à, à, Đừng ngắt lời người nói bạn nghe! Hãy lắng nghe sẵn sàng tiếp thu chủ đề, khơng nên trích phê phán  Phản hồi: Có nghĩa sử dụng từ ngữ để nhắc lại nội dụng câu chuyện mà đối tượng nói câu tóm tắt ngắn gọn Mục đích là: Để hiểu rõ xác thơng tin mà đối tượng đưa ra, tránh hiểu nhầm kiểu "ơng nói gà, bà nói vịt"  Đơi nghĩ hiểu người nói thường lại khơng hiểu! Trong trường hợp đó, sử dụng kĩ để giúp ta hiểu thơng điệp mà người nói đề cập Vai trò: Vai trò hoạt động giao tiếp đời sống người: Con người sinh lớn lên thiếu hoạt động giao tiếp Hoạt động (cụ thể lao động) giao tiếp giúp phân biệt loài người với loài vật, giảm bớt phần "con" người, làm tăng thêm phần "người" Hoạt động giúp người ngày tiến hóa hơn, phát triển Còn giao tiếp giúp người mở rộng thêm kiến thức, phát triển mối quan hệ xã hội thứ thiếu sinh hoạt ngày người Nếu người khơng hoạt động, khơng giao tiếp ngày trở nên ù lì, chậm chạp, khơng tiến Điều làm người ngày trở với thời kỳ nguyên thủy Ví dụ thực tiển: o Sinh viên đội ngũ kế thừa có nhiều khả sức mạnh nội để tạo nên thay đổi mang tính đột phá Tuy nhiên, suốt khoảng thời gian dài, sinh viên Việt Nam đánh giá cao lực học tập, trí tuệ khả thích nghi thích ứng cơng việc sống vô hạn chế Rất nhiều cử nhân đại học phải học lại kỹ theo đánh giá chung nhiều nhà tuyển dụng, đa phần sinh viên trường yếu giao tiếp Điều trở thành rào cản làm hạn chế thành công thành đạt bạn sinh viên Chính vậy, việc học rèn luyện kỹ giao tiếp điều bỏ qua o Theo điều tra Viện nghiên cứu giáo dục Việt Nam, có 37% khơng tìm việc làm thiếu yếu tố kỹ thực hành xã hội (làm việc theo nhóm, khả tư độc lập, sáng tạo, giao tiếp ) 83% sinh viên trường bị nhà tuyển dụng đánh giá thiếu kỹ sống, số giật nêu buổi tọa đàm “Những kỹ thực hành xã hội cần thiết cho sinh viên” Viện Nghiên cứu giáo dục Việt Nam tổ chức vào ngày 9-12 Thành công mà khơng thành đạt o khó khăn lớn việc đưa KNS vào nhà trường vấn đề đội ngũ Khơng có nhân lực nhiều giảng viên phải kiêm nhiệm công tác chuyên môn với dạy KNS Song, SV, KNS không giới hạn kỹ giao tiếp ứng xử mà bao gồm kỹ mềm (kỹ định, làm việc nhóm,kỹ giao tiếp, quản lý thời gian ) - nhân tố quan trọng định thành đạt công việc, học tập cá nhân o Lý thiếu kỹ sống SV không chịu tham gia vào hoạt động ngoại khóa trường, thiếu thơng tin thực tiễn khiến cho SV suy nghĩ máy móc, thụ động trước thay đổi sống Ưu điểm: o Giúp người nghe hiểu dự định o Có phản hồi từ người nghe; o Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nghe o Truyển tải thông điệp o Bằng cách truyền đạt thơng điệp cách thành cơng, bạn truyền suy nghĩ ý tưởng cách hiệu Khi khơng thành cơng, suy nghĩ, ý tưởng bạn không phản ánh bạn, gây nên sụp đổ giao tiếp rào cản đường đạt tới mục tiêu bạn - đời tư nghiệp o Trong điều tra thành viên công ty với 50000 nhân viên, người ta cho kỹ giao tiếp yếu tố mang tính định việc tuyển chọn người quản lý Cuộc điều tra trường Đại học Thương mại Pittsburgh kỹ giao tiếp bao gồm việc trình bày nói viết khả làm việc với người khác yếu tố tạo nên thành công nghề nghiệp Nhượt điểm: o Mặc dù ngày người ta nhận thức rõ tầm quan trọng kỹ giao tiếp, nhiều cá nhân chật vật điều này, họ trao đổi suy nghĩ ý tưởng họ cách hiệu ở dạng nói hay viết Sự hạn chế khiến họ gần thể hết khả cơng việc khơng tiến thân o Truyền đạt thơng điệp yếu tố tối quan trọng để phát triển Để làm điều này, bạn phải hiểu thơng điệp gì? Đối tượng thơng điệp ai? Và thơng điệp lĩnh hội nào? Bạn cần phải cân nhắc bối cảnh xung quanh ảnh hưởng đến việc giao tiếp ví dụ tình thực tế hay bối cảnh văn hóa o Những rào cản giao tiếp phát sinh giai đoạn q trình giao tiếp (bao gồm người gửi thơng điệp, nội dung thông điệp, kênh truyền thông điệp, người nhận thông điệp, phản hồi lại thông điệp) có nguy gây nên hiểu lầm lẫn lộn 1.1.2.2 Hợp tác làm việc nhóm  Khái niệm:Ông Lynne Sarikas, giám đốc trung tâm nghiệp MBA Đại học Northeastern, Mỹ chia sẻ: “Các nhà quản lý ln mong muốn nhân viên họ có mối quan hệ tốt với điều làm tăng hiệu cơng việc, kỹ mềm cần thiết mà “dân” công sở nên rèn luyện kỹ hợp tác làm  Ưu điểm: Việc lập trình thích ứng khiến sống đơn giản hơn, khiến làm việc hiệu hơn, nhanh Nó khơng ảnh hưởng đến hành động mà ảnh hưởng đến nhận thức lòng tin  Nhượt điểm: khiến ta lơ đãng với thơng tin quan trọng từ mơi trường xung Nói cách khác, mơ hình tư khiến bỏ qua tính chân thực tình huống, bác bỏ tín hiệu tư mặc định 1.1.2.4 Kỹ giải vấn đề  Khái niệm :“Hãy ln đặt tư sẵn sàng cho cố xảy trình lao động Hãy suy nghĩ đến thời gian bạn giải vấn đề, cách bạn tiếp cận vấn đề, làm bạn giải vấn đề kết Trong thực tế, kỹ giải bạn có tốt hay khơng đo lường kết bạn thu được, ”, Ann Spoor, giám đốc quản lý trung tâm Cave Creek tâm  Các bước kỹ giải vấn đề: o Nhìn nhận phân tích:  Trước bạn cố tìm hướng giải vấn đề, bạn nên xem xét kỹ có thật vấn đề nghĩa hay khơng, cách tự hỏi: chuyện xảy ?; hoặc: giả sử việc không thực ? Bạn khơng nên lãng phí thời gian sức lực vào giải có khả tự biến không quan trọng o Xác định chủ sở hữu vấn đề:  Không phải tất vấn đề có ảnh hưởng đến bạn bạn giải Nếu bạn khơng có quyền hạn hay lực để giải nó, cách tốt chuyển vấn đề sang cho người giải  Có câu nói nửa đùa nửa thật đáng để bạn lưu ý: “Nhiệt tình cộng với thiếu hiểu biết đơi thành phá hoại” o Hiểu vấn đề:  Chưa hiểu rõ nguồn gốc vấn đề dễ dẫn đến cách giải sai lệch, vấn đề lặp lặp lại Nếu nói theo ngơn ngữ y khoa, việc “bắt khơng bệnh” trị triệu chứng, không trị bệnh, “tiền mất, tật mang” Bạn nên dành thời gian để lấy thông tin cần thiết liên quan vấn đề cần giải quyết, theo gợi ý sau: Mô tả ngắn gọn vấn đề; gây ảnh hưởng gì?; Vấn đề xảy đâu?; Lần phát nào?; Có đặc biệt hay khác biệt vấn đề không?  Ở ta cần tìm hiểu vấn đề cách đặt câu hỏi  Tính chất vấn đề (khẩn cấp, quan trọng)?  Yêu cầu thị cấp gì?  Nguồn lực để giải vấn đề?  Vấn đề có thuộc quyền giải hay khơng?  Bản chất vấn đề gì?  Những đòi hỏi vấn đề?  Mức độ khó - dễ vấn đề? o Chọn giải pháp: Sau tìm hiểu cội rễ vấn đề, nhà quản lý đưa nhiều giải pháp để lựa chọn Yếu tố sáng tạo giúp nhà quản lý tìm giải pháp mong đợi Cần lưu ý giải pháp tối ưu phải đáp ứng ba yếu tố: có tác dụng khắc phục giải vấn đề dài lâu, có tính khả thi, có tính hiệu o Thực thi giải pháp:Khi bạn tin hiểu vấn đề biết cách giải nó, bạn bắt tay vào hành động Để đảm bảo giải pháp thực thi hiệu quả, nhà quản lý cần phải xác định người có liên quan, người chịu trách nhiệm việc thực thi giải pháp, thời gian để thực bao lâu, nguồn lực sẵn có khác.v.v o Đánh giá:Sau đưa vào thực giải pháp, bạn cần kiểm tra xem cách giải có tốt khơng có đưa tới ảnh hưởng không mong đợi không Những học rút khâu đánh giá giúp bạn giảm nhiều “calori chất xám” nguồn lực vấn đề khác lần sau  Vai trò: Kỹ giải vấn đề (Problem solving skills) kỹ cần thiết học tập làm việc sống chuỗi vấn đề đòi hỏi phải giải mà không vấn đề giống vấn đề khơng có cơng thức chung để giải vấn đề Điều quan trọng phải tự trang bị cho hành trang cần thiết để vấn đề nảy sinh vận dụng kỹ sẵn có để giải vấn đề cách hiệu hầu hết công việc lĩnh vực quản lý tài doanh nghiệp liên quan đến giải vấn đề, sử dụng mối liên hệ trực giác khả phân tích Các giám đốc tài cần có kỹ giải vấn đề tốt đem lại kết tốt đem lại lợi nhuận cao cho cơng ty  Ví dụ thực tiễn: Nếu Bạn mơ ước trở thành ca sĩ tiếng bạn chưa biết cách để đạt Đó vấn đề bạn Bạn tìm đủ cách: học, nghe, xem thần tượng hát, luyện tập ngày đêm… Đến ngày đẹp trời, bạn đường, người ta vây lấy bạn, tặng thật nhiều hoa quà, gọi bạn ca sĩ X, Y xin chữ ký Nghĩa bạn trở thành ca sĩ tiếng mơ ước Bạn có hạnh phúc đạt mơ ước khơng? Chắc có, thời gian đầu ánh hào quang Như vậy, vấn đề trở thành ca sĩ tiếng bạn giải Lúc bạn có mơ ước khơng? Phải có chứ! Bạn lại mơ ước nhiều điều khác Và bạn lại tiếp tục tìm cách giải  Ưu điểm:Giúp có định nhanh chống sáng suốt hơn,giải vấn đề tốt làm ta không tốn nhiều thời gian công sức tiền của…vv…  Nhượt điểm:Là khó tiềm phương pháp hợp lý, tìm phương pháp tốt lại khơng thực hiên 1.1.2.5 Kỹ quan sát  Khái niệm: Là khả thực nhiệm vụ hay công việc quan sát theo mục tiêu xác định sở tri thức, kỹ năng, thái độ có liên quan theo quy trình hệ tiêu chuẩn định  Vai trò: o Trong cơng tác kiểm định, kỹ quan sát sử dụng phổ biến đoàn (đánh giá ngoài) đến CSDN để thu thập thông tin Cùng với nhiều kỹ khác, kỹ quan sát giúp kiểm định viên:  Thu thập nhận định cụ thể, khách quan nhằm đánh giá công tác tự kiểm định CSDN;  Đối chiếu thông tin, kiện quan sát với liệu tự kiểm định nhằm nâng cao độ tin cậy kết trình kiểm định chất lượng dạy nghề  Thu thập bổ sung thông tin kiện để minh chứng số vấn đề nẩy sinh trình kiểm định chất lượng CSDN (Đó mặt đạt CSDN tự kiểm định CSDN chưa nhận được)  Cung cấp thơng tin định tính để bổ sung cho thông tin định lượng điều tra thu thập minh chứng để đánh giá tiêu chuẩn o Kiểm định viên nắm vững kỹ quan sát sẽ:  Phối hợp kỹ khác kỹ thu thập minh chứng, kỹ vấn, kỹ xây dựng tự tin… trình kiểm định CSDN để đạt kết tốt  Có nhận định xác để thực công tác kiểm định trung thực, khách quan  Ví dụ thực tiển: o Quan sát cách bố trí mặt kiến trúc nhà trường; o Quan sát sở vật chất, tiện nghi phục vụ học tập cho học sinh sinh viên (thư viện, phòng thí nghiệm, phòng thực hành, phòng máy tính, hiệu sách, khu vui chơi - giải trí, ký túc xá dịch vụ khác ); o Quan sát hoạt động đội ngũ giảng viên cán nhà trường; o Quan sát hoạt động lớp học lý thuyết xưởng thực hành; o Quan sát tương tác người trường; văn hóa nhà trường chế nâng cao chất lượng có nhà trường  Ưu điểm: o Không cần dựa vào nhân chứng họ khơng nhớ hết xác chi tiết Quan sát cách tốt để xác minh tuyên bố người tự thấy biết tun bố có hay khơng Nếu trực tiếp trường xảy kiện lấy chi tiết thuyết phục; o Quan sát trực tiếp giúp kiểm định viên hiểu kiện, vấn đề hay người CSDN đưa minh chứng cho số tiêu chí kiểm định có liên quan đến đơn vị mình, Kiểm định viên cần quan sát trực tiếp toàn minh chứng o Khi nói chuyện với người, quan sát phản ứng họ: Họ có nhìn chỗ khác bạn hỏi câu hỏi nhạy cảm không? Quan sát xung quanh họ: Bàn làm việc bừa bãi hay ngăn nắp; tường treo loại tranh gì? o Tất điều quan sát cụ thể giúp Kiểm định viên có nhận định khách quan trình đánh kiểm định Người kiểm định viên giỏi khơng nói cho biết quan sát thấy mà quan trọng thứ quan sát giúp đánh giá xác minh chứng mà CSDN đưa  Nhượt điểm: Đơi quan sát mang tính mập mờ khơng xác, khơng phải tất vật, tượng quan sát thấy trở thành thông tin kiểm định mà phải biết lựa chọn kiện, sở mục tiêu quan sát xác định Vì khơng phải tất chi tiết quan sát thấy liên quan đến yếu tố minh chứng cần thiết trình kiểm định 1.1.2.6 Giải mâu thuẫn  Khái niệm:Khả thuyết phục, thương lượng giải mâu thuẫn điều quan trọng bạn muốn thăng tiến đường nghiệp Cũng theo ơng Sarikas: “Bạn cần phải có kỹ để phát triển mối quan hệ có lợi cho cơng ty bạn, thuyết phục khách hàng, thương lượng phương án hợp lý giải mâu thuẫn cá nhân, Khi bạn giải mâu thuẫn đồng nghĩa với việc bạn rèn luyện dần tố chất quản lý, giúp dung hòa mối quan hệ Điều góp phần không nhỏ vào thành công sau bạn ”  Vai trò phương pháp giải mâu thuẩn: o Có ba loại mâu thuẫn thường gặp:  Cơng việc: bất đồng công việc thực  Mối quan hệ: mâu thuẫn xuất phát từ mối quan hệ bạn người  Quan điểm: hai người có cách nhìn nhận vấn đề khác Dù cho tính chất mâu thuẫn nào, đừng đem cảm xúc cá nhân vào câu chuyện Mâu thuẫn dễ dàng giải nhìn khách quan thay cảm xúc cá nhân.Ngồi ra, chuẩn bị đủ thời gian cho buổi nói chuyện để bạn tìm giải pháp Hãy nói chuyện trực tiếp, nơi riêng tư có thể, đừng dùng email hay điện thoại bạn cảm thấy ngại, email hay điện thoại hạn chế hiệu trao đổi nghiêm túc o Xác định mối quan tâm chung:Để bắt đầu nói chuyện khó khăn cách đắn, điều quan trọng bạn đồng nghiệp phải xác định hai có quan điểm Có thể mục tiêu chung nhóm, hay quy định hai đồng ý Hãy thử bắt đầu "Cả hai muốn có kế hoạch tốt để giúp cơng ty phát triển lên nấc mới." "Chúng ta có chung quan điểm định này." Hãy nhớ rằng, phải mục tiêu chung mà bạn lẫn người đồng nghiệp thật quan tâm, điều bạn cho anh quan tâm Điều cho người thấy bạn thật muốn điều tốt cho hai bên, bạn quan tâm đến thân bạn o Hãy biết lắng nghe:Cho dù bạn nghĩ bạn hiểu quan điểm đồng nghiệp mình, bạn nên lắng nghe anh nói Bạn đặt câu hỏi giúp bạn hiểu thêm cách nhìn nhận vấn đề anh xác định rõ liệu bạn gặp bất đồng quan điểm, trách nhiệm công việc hay lợi ích bên Như vậy, bạn khơng phải "đốn xem điều xảy ra" mà phải chủ động lắng nghe Đừng giả vờ nghe mà phải lắng nghe hiểu anh nói Lắng nghe cách chủ động cởi mở đồng nghiệp bạn giải thích giúp bạn hiểu thêm thông tin quan trọng đem lại giải pháp cho bất đồng bạn gặp phải Hoặc bạn giúp anh vài lời khuyên mà anh cần Một khơng khí cởi mở, thân thiện giải vấn đề tích cực hơn.Về phía bạn, mở lòng để chia sẻ vấn đề bạn Đừng trích hay đổ lỗi cho người khác, cho anh biết mục tiêu bạn Nếu anh có câu hỏi thẳng thắn, cho anh hội để nói hết làm anh hiểu nhầm o Đưa giải pháp:Khi thứ làm rõ, đưa giải pháp Sử dụng thơng tin bạn có buổi nói chuyện để đưa giải pháp tốt cho hai bên Đừng để lòng ý kiến gây tranh cãi Nếu đồng nghiệp bạn không đồng ý với giải pháp bạn đề xuất, cố gắng kéo anh vào trình giải vấn đề rốt có lợi cho hai bên o Nếu tình hình trở nên tệ hơn: Cho dù bạn có chuẩn bị chu đáo, có khả nói chuyện trở nên tồi tệ Những trao đổi trở thành đấu hai bên đưa vào cảm xúc cá nhân Nếu bạn bắt đầu cảm thấy không khí nóng lên, tìm cách đưa câu chuyện trở mối quan tâm chung Hãy tập trung vào mối quan hệ tương lai Bạn khơng giải mâu thuẫn dựa vấn đề khứ, bàn mối quan tâm tương lai, bạn hòa giải bất đồng.Nếu đồng nghiệp bạn trở nên khích, tốt bạn nên tạm ngưng buổi nói chuyện Bạn khỏi phòng tạm thời ngưng tranh cãi để quan sát tình hình xung quanh Cách giúp bạn biết cần phải làm Bạn thử thay đổi cách nói chuyện: dùng bảng, dùng giấy để thảo luận, chí đề nghị tiếp tục câu chuyện lúc ăn tối Bạn tạm thời ngăn khích anh ấy, tránh làm tăng mâu thuẫn hai người Nếu tất cách không hiệu quả, rút lui tìm người thứ ba để giải  Ví dụ thực tiển: Xung đột - mâu thuẫn điều khơng thể tránh khỏi, xảy cấp độ doanh nghiệp Khi mâu thuẫn, xung đột không giải hay giải không thỏa đáng, đẩy doanh nghiệp rơi vào tình trạng hỗn loạn, suy thối Lãnh đạo doanh nghiệp phải nhận diện mâu thuẫn, tìm nguyên nhân bước giải mâu thuẫn cách hiệu  Ưu điểm: Kỹ giải mâu thuẫn thiếu người cán kiểm định chất lượng dạy nghề mục tiêu cuối đợt kiểm định đánh giá chất lượng dạy nghề sở dạy nghề dựa tiêu chí kiểm định chất lượng dạy nghề báo cáo tự đánh giá sở dạy nghề Trong trình kiểm định chất lượng dạy nghề nẩy sinh mâu thuẩn bên (CSDN với đoàn kiểm định thành viên đoàn kiểm định) kết đánh giá khác tiêu chí kiểm định để giải mâu thuấn cần tuân thủ theo nguyên tắc, nội dung quy trình giải mâu thuẫn đạt mục tiêu kiểm định đặt Nếu giải tốt “mâu thuẫn động lực phát triển”, tạo hội cho hợp tác hiểu biết lẫn Mâu thuẫn tích cực có lợi ích định tạo cạnh tranh lành mạnh để phát triển, tạo động lực cá nhân tập thể tổ chức phấn đấu đạt mục tiêu  Nhượt điểm:Nếu giải không tốt mâu thuẩn nẩy sinh q trình kiểm định dẫn đến hậu khôn lường cho tổ chức hoạc cá nhân 1.1.2.7 Quản trị thời gian  Khái niệm: Quản trị thời gian phương pháp hữu ích cho tất người sống, đặc biệt quan trọng nhà quản lý tổ chức hay doanh nghiệp Quản trị thời gian phương pháp giúp bạn sử dụng thời gian khơng phải tiêu tốn thời gian Hay nói cách khác, thời gian ví tiền bạc, bạn phải học cách đầu tư thời gian không học cách tiêu dùng thời gian Đầu tư thời gian sinh lời, ngược lại, tiêu dùng thời gian  Vai trò : Học quản trị thời gian để rèn luyện trí óc bạn biết tn lệnh, học cách làm chủ trí óc; quản trị thời gian, quản trị trí óc bạn Học cách tư cách logic rõ ràng, dứt khoát, với tư tưởng suy nghĩ đắn, xác, tích cực Lưu ý không nên suy nghĩ nhanh suy nghĩ nhiều dễ gây rối loạn, mệt mỏi, nhầm lẫn o Bảy bước để quản trị thời gian cách hiệu sinh lợi: Bước 1: Tập trung vào cơng việc mà bạn có tay Tại thời điểm định, làm việc cụ thể, bạn nên tập trung hết sưcs vào làm việc Làm việc thời điểm Sau hoàn thành chuyển sang việc khác theo danh sách công việc bạn dự định làm Bước 2: Đầu tư không tiêu tốn thời gian: Người khôn ngoan nhạy cảm thường biết cách sử dụng thời gian đầu tư thời gian, khơng tiêu dùng thời gian cách lãng phí Xin nhắc lại, biết đầu tư sinh lời, ngược lại, tiêu tốn thời gian Trong tiếng Anh người ta hay dùng chữ spend time, thực chất người khôn ngoan phải biết invest time Chẳng hạn, bạn chia 24 thành phần: giành cho ngủ, cho việc nghiên cứu, lại dành để đâù tư cho cơng việc Bước 3: Liệt kê Công việc theo thứ tự ưu tiên: Bạn phải xác định tất công việc dự định làm năm, tháng, ngày, Sau liệt kê mức độ quan trọng công việc theo thứ tự ưu tiên Hãy nên làm việc quan trọng vào buổi sáng bạn thông minh Nhiều người không làm việc, mà nghĩ nhiều Điều không tốt, phương châm quản trị thời gian là: Làm nhiều, nghĩ (Do more, think less!) Khi bạn suy nghĩ lập danh sách công việc cần làm, bắt tay thực theo danh sách mà làm Bước 4: Phải biết nói “Khơng” Hàng ngày có nhiều yếu tố bên ngồi tác động đến bạn, có điều làm bạn khơng hài lòng Chẳng hạn bạn 30 phút thời gian nói chuyện phiếm điện thoại, thật tốn tiền lãng phí thời gian! Vì bạn phải cố gắng tránh khoảng thời gian làm nhiễu bạn Hãy dũng cảm nói “Khơng” với điều phiền tối mà làm thời gian qúy baú bạn Bước 5: Tận dụng giúp đỡ người Có số cơng việc bạn làm tốt, ngược lại có nhiều việc bạn cần người khác giúp đỡ Đừng ngần ngại hỏi người điều bạn chưa biết rõ, nên nhờ người khác giúp bạn việc khả bạn Làm vậy, tiết kiệm nhiều thời gian cho bạn việc khó Bước 6: Làm việc theo nhóm vui vẻ nhóm: Bạn đừng nghĩ bạn làm tất thứ Do bạn nên kết hợp với người nhóm, thực tốt chế giao quyền phân quyền phù hợp với người Mỗi người hồn thành tốt nhiệm vụ họ tiết kiệm nhiều thời gian Bước 7: Đừng lười biếng Lười biếng gì?  Là ln ln trì hỗn cơng việc  Là lười biếng để đưa định  Là không làm bây giờ, để lúc khác  Là việc tôi, việc người khác  Là giải thích nhiều, thời gian  Ví dụ thực tiển: Hãy thử tưởng tượng nhân viên chúi mũi từ sáng đến chiều viết 3-4 tin biên tập 20-25 tin, chừng 50% chất lượng cao, xếp giỏi không “cưng” loại nhân viên cần cù ông Những người quản lý thời gian hiệu có tư rành mạch hơn, rõ ràng hơn, họ người sáng tạo làm việc tốt Chắc chắn thế! Và rõ ràng họ có nhiều thời gian để đào sâu nghiên cứu vấn đề chuyên ngành, hay đơn giản làm công việc riêng  Ưu điểm :Quản lý thời gian giúp bạn nhanh chóng hồn thành nhiều cơng việc,cảm thấy thoải mái, tự tin phương diện,người quản lý thời gian sẻ dễ dàng thành cơng  Nhượt điểm:Việc quản trị thời gian làm bạn cảm thấy mệt mõi thẳng ,nếu không làm chủ thời gian đơi làm bạn chán nán khơng có tin thần làm việc ,đơi ảnh hưởng lớn đến sức khỏe công việc 1.2 Thực trạng giải pháp 1.2.1 thực trạng  Đưa vài số liệu báo thống kê sinh viên trường thiếu cần thiết Thống kê Viện Nghiên khoa học Giáo dục Việt Nam cho thấy có 37% sinh viên trường khơng tìm việc làm yếu thiếu yếu tố kỹ thực hành xã hội, 83% bị nhà tuyển dụng đánh giá thiếu kỹ sống Phần lớn sinh viên trường phải có thời gian đào tạo lại từ đầu thiếu kĩ làm việc, số chiếm tới 61% Theo số công bố ngày 9/12 Trung tâm nghiên cứu phân tích sách thuộc trường ĐH KHXH&NV (Đại học Quốc gia Hà Nội) cho thấy, số gần 3.000 sinh viên tốt nghiệp hỏi, có đến 26,2% cho biết chưa có việc làm Trong số sinh viên có việc 70,8% khơng thoả mãn với cơng việc có ý định thay đổi chỗ làm thời gian tới Theo đánh giá khảo sát Trung tâm này,có thực trạng đáng suy nghĩ, có tới 27% sinh viên hỏi nói khơng xin việc ngành học khơng phù hợp với thị trường Số sinh viên gặp cảnh nhà tuyển dụng không hiểu ngành học đào tạo chiếm đến 18% Cũng theo kết điều tra này, số cử nhân khơng hài lòng với cơng việc làm tăng cao (46,5%) 42,9% số cử nhân chọn tiếp đường học lên cao để hy vọng có công việc mong muốn Thực trạng đáng buồn cho thấy, phần lớn sinh viên trường phải có thời gian đào tạo lại từ đầu thiếu kĩ làm việc, số chiếm tới 61% Một số phản ánh chất lượng đào tạo ngày thấp trường đại học, cao đẳng có 32% sinh viên cho biết họ thiếu kiến thức chuyên môn làm việc Nhận định số trên, bà Vũ Thu Hà, Giám đốc Công ty Cổ phần ứng dụng tâm lý Hoa Mặt Trời chia sẻ, công ty bà gặp phải nhiều trường hợp sinh viên, chí sinh viên giỏi nhiều, nghiệp vụ chuyên môn, đặc biệt kỹ thực hành “Phần lớn sinh viên công ty tuyển dụng phải đào tạo lại Điều làm nhiều thời gian gia tăng chi phí chúng tơi Đây lý nhiều doanh nghiệp không mặn mà với sinh viên trường”, bà Hà thẳng thắn cho biết Để khắc phục tình trạng trên, theo ơng Phạm Mạnh Hà, Khoa Tâm lý, trường ĐH KHXH&NV cho biết: “ Cần áp dụng kỹ mềm từ năm thứ đến năm thứ tư với nội dung tập huấn xếp phù hợp với tính chất năm học Thí dụ, sinh viên năm thứ cần trang bị kiến thức kỹ định vị thân xây dựng mục tiêu nghề nghiệp Sinh viên năm thứ tư lại cần kỹ tiềm kiếm việc làm vấn xin việc…” ông Hà nêu vấn đề Theo ơng Đào Thanh Trường, Phó Giám đốc Trung tâm nghiên cứu phân tích sách, trường ĐH KHXH&NV thì, sinh viên áp dụng kỹ mềm học tập cho kết khả quan Cụ thể, tỷ lệ sinh viên trường tìm việc làm nhóm học kỹ mềm 88,2% số nhóm đối chứng 72% Tỷ lệ sinh viên tìm việc làm tháng nhóm học kỹ 26% nhóm đối chứng 0% Đồng quan điểm, bà Vũ Thu Hà cho rằng, đào tạo kỹ nên đưa vào chương trình thức Hoạt động khơng giúp sinh viên nhanh chóng hồn thiện thân, nhân cách mà cách để nhà trường hồn thiện sản phẩm đào tạo mình, đáp ứng yêu cầu ngày cao thị trường lao động  Những nhân viên văn phòng đa số thiếu kỹ gì?và cần bổ sung kỹ gì? Đa số nhân viên văn phòng biết đánh máy, in ấn tài liệu có sẵn, mua sắm văn phòng phẩm mà khơng biết hoạch định cơng việc văn phòng Khi yêu cầu tổ chức hội thảo, họ lúng túng, thụ động không làm  Nhân viên văn phòng cần rền luyện 10 kỹ cần thiết: o Thông tin - Kỹ giao tiếp Giao tiếp đóng vai trò quan trọng kinh doanh nhiều mang tính định thành công Kỹ thông tin khả giao tiếp hiệu suy nghĩ ý tưởng bạn giao tế, giấy tờ qua điện thoại Nó liên quan đến việc biết lắng nghe người khác, xây dựng niềm tin tôn trọng ý kiến, quan điểm người khác o Tâm hồn sáng tạo Dám chấp nhận sẵn sàng cho thay đổi góp phần tạo thêm sức mạnh sáng tạo Phần lớn thành công tùy thuộc vào khả đảo ngược tình thế, khả ứng biến để xoay chuyển tình hình, thái độ tích cực sáng tạo sống Sáng tạo khả suy nghĩ, hành động để khám phá cách thức tư làm việc Làm bạn tạo nhiều ý tưởng mới? o Kỹ công nghệ - chuyên ngành kỹ thuật Ngày nay, công nghệ phát triển lĩnh vực đời sống người Lắp đặt, kiểm tra sửa chữa hầu hết thiết bị điện, điện tử khí lĩnh vực khoa cơng trình, viễn thơng, tự động, vận chuyển hàng khơng cần người có kỹ chun ngành kỹ thuật tiên tiến Vì thế, tìm hiểu cơng nghệ sẵn sàng để sử dụng hệ thống máy tính, phần mềm nhất… vv Chấp nhận cơng nghệ có nghĩa sử dụng máy tính sống hàng ngày bạn công việc o Làm việc nhóm Kỹ làm việc nhóm khả làm việc hiệu đội ngũ Đó việc sử dụng người để có kết tốt ln sẵn sàng để lãnh đạo phối hợp làm theo o Kỹ giải vấn đề - Tính linh hoạt Tính linh hoạt khả thích nghi để giải cơng việc gặp phải hàng ngày kinh doanh lẫn đời sống riêng Những người có khả xác định vấn đề, nghiên cứu giải pháp đưa định hiệu ngày ưa thích ngành quản trị kinh doanh, tư vấn quản lý, hành cơng cộng, khoa học, y dược kỹ thuật Chắc chắn rằng, người có khả phát nhanh chóng giải vấn đề cách hiệu trọng dụng o Tìm hiểu – thu thập thông tin Quản lý thông tin khả biết nơi để có thơng tin cần thiết - để tìm kiếm, định vị, thu thập Điều liên quan đến việc sử dụng nguồn lực khác nhau, cho dù chúng từ người từ tài liệu giới rộng lớn công nghệ o Kỹ tự nhận thức thân Tự quản lý khả quản lý thân tình cá nhân chuyên nghiệp Khi bạn tự nhận thức - quản lý thân, bạn đáp ứng phù hợp tình căng thẳng Kỹ nhận thức để phát triển thân, xem điều phải học tập suốt đời o Chăm sóc khách hàng Để chăm sóc khách hàng khả quan tâm đến nhu cầu mối quan tâm người khác, đặc biệt người bạn phục vụ Hiểu cách chăm sóc khách hàng kỹ mà nhiều nhà tuyển dụng có nhu cầu cao Trong đó, kỹ cốt lõi khả ứng xử, quản lý người hệ thống; hiểu nhu cầu khách hàng chuyển nhu cầu thành hội kinh doanh o Phát triển cá nhân Khoa học, y học cơng trình ngày có thành tựu phát triển vĩ đại Nhu cầu nguồn nhân tài khoa học số học thách thức ngành tương lai Ngoài ra, nắm bắt thông thạo ngoại ngữ hội giúp bạn tìm cơng việc cần thiết Những ngoại ngữ bật như: tiếng Anh, Nhật, Hàn, Pháp Đức o Kỹ quản lý doanh nghiệp Tất cơng ty có vấn đề nảy sinh từ mối quan hệ nhân viên Sự thành công công ty phần nhiều đến từ đoàn kết hợp sức từ toàn tập thể cơng nhân viên cơng ty Vì vậy, việc quản lý nhân lực, phận nhân sự, phận quản lý cần quan tâm, giải thỏa mãn vấn đề nhân viên phạm vi Người quản lý doanh nghiệp cần nắm bắt phương pháp thiết thực điều hành doanh nghiệp hiệu điều quan trọng Phương diện cần kỹ như: quản lý nhân lực, quản lý hệ thống, quản lý tài ngun tài Ngồi cần nắm bắt nhu cầu khách hàng đáp ứng nhu cầu xã hội 1.2.2 giải pháp  Giải pháp rèn luyện nâng cao kỹ này: ví dụ sinh viên cần làm để rèn luện kỹ Khi sinh viên, học sinh, có lẽ nhiều người bỡ ngỡ với “kỹ mềm” Lúng túng thuyết trình trước đám đơng, bỡ ngỡ, lạc lõng buổi tiệc, băn khoăn nên lựa chọn chuyên ngành nào, cảm thấy làm việc nhóm thật khó khăn, gò bó, khơng quản lý thời gian dẫn đến việc “nước đến chân nhảy” Đó dấu hiệu chứng tỏ bạn thiếu kỹ mềm cần thiết cho thân Để rèn luyện kỹ mền cho bạn thân bạn cần : o Bạn cần có quan điểm lạc quan o Hòa đồng với tập thể o Giao tiếp hiệu  Nhình thẳng vào mắt người đối diện  Không tỏ bồn chồn  Tránh chuyển động thể khiến ban bi tách khỏi họ  Đừng nói chuyện để nói hảy tập trung vào vấn đề  Phát âm cách xác  Sử dụng ngữ pháp chuẩn thông thường o Tỏ thái độ tự tin o Rền luyện kỹ sáng tạo o Thừa nhận học hỏi từ lời phê bình o Thúc đảy dẫn dắt người khác o Đa ưu tiên việc làm cần danh sách bạn o Có nhìn tổng quan o Sử dụng tối đa kỹ ban  Nhân viên văn phòng cần làm gì? Để rèn luyện kỹ mềm bạn tham gia khóa học đào tạo kỹ số trường cao đẳng, đại học học viện nước Những khóa học giúp bạn nâng cao kỹ giao tiếp, làm việc nhóm, hiểu biết thêm văn hóa, tâm lý học khách hàng, học cách giải mâu thuẫn kỹ lãnh đạo,… Thêm vào bạn tìm cố vấn để tham khảo tham gia tình nguyện viên làm việc cho tổ chức phi lợi nhuận, điều kiện tốt giúp bạn rèn luyện nâng cao kỹ mềm cần thiết cho công việc bạn sau 2.kết luận Kỹ nhóm lụa chọn tâm đắt là: ... nhân dân ,văn phòng cơng ty ,văn phòng đại diện ,văn phòng tòa án ,văn phòng trường đại học cơng nghiệp  Nhân viên văn phòng: người làm việc quan tổ chức công ty, doanh nghiệp 1.1.2 Các kỹ cần thiết. .. Những nhân viên văn phòng đa số thiếu kỹ gì?và cần bổ sung kỹ gì? Đa số nhân viên văn phòng biết đánh máy, in ấn tài liệu có sẵn, mua sắm văn phòng phẩm mà khơng biết hoạch định cơng việc văn phòng. .. thụ động không làm  Nhân viên văn phòng cần rền luyện 10 kỹ cần thiết: o Thông tin - Kỹ giao tiếp Giao tiếp đóng vai trò quan trọng kinh doanh nhiều mang tính định thành công Kỹ thông tin khả giao