nguyên lý thống kê kế toán

Công việc hàng ngày:- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trê

A Trình t ghi s k toán ự ổ ế

I.M s ở ổ

Sổ kế toán phải được thủ trưởng, kế toán trưởng kiểm tra, ký duyệt số trang

và xác định tên người giữ sổ Sổ giao cho cán bộ nào thì cán bộ đó chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong thời gian dùng sổ.

Sổ kế toán có thể là sổ đóng thành quyển hay sổ tờ rời Đối với sổ của phần

kế toán tổng hợp, nếu dùng tờ rời làm sổ nhật ký (nhật ký chứng từ) thì sổ cái phải là sổ đóng thành quyển.

- Đối với sổ đóng quyển trước khi ghi sổ:

+ Ph i có ghi rõ tên ả đ n v ơ ị k toán, tên s , s hi u và tên tài kho n t ng h p, ế ổ ố ệ ả ổ ợ tên tài kho n chi ti t (n u là s chi ti t), niên đ k toán và th i kỳ ghi s ả ế ế ổ ế ộ ế ờ ổ

+ Trang đ u s ph i ghi h tên cán b ghi s , ngày b t đ u vào s và ngày chuy n ầ ổ ả ọ ộ ổ ắ ầ ổ ể giao cho cán b khác thay (n u có) ộ ế

+ Đánh s trang theo trình t t 1 đ n h t, gi a 2 trang đóng d u giáp lai ố ự ừ ế ế ữ ấ

+ Trang cu i s ph i ghi s l ố ổ ả ố ượ ng trang s Th tr ổ ủ ưở ng đ n v k toán tr ơ ị ế ưở ng

ph i ký xác nh n trang đ u và trang cu i s ả ậ ở ầ ố ổ

- Đ i v i s t r i tr ố ớ ổ ờ ờ ướ c khi ghi s : ổ

Đ u m i t ph i ghi: Tên đ n v k toán, tên s , s th t c a t r i, s hi u, tên ầ ỗ ờ ả ơ ị ế ổ ố ứ ự ủ ờ ờ ố ệ tài kho n, tháng năm dùng, h tên cán b ghi s , gi s ả ọ ộ ổ ữ ổ

Các t ờ r i tr ờ ướ c khi dùng ph i đ ả ượ c th tr ủ ưở ng đ n v ký nh n ho c đóng d u ơ ị ậ ặ ấ

c a đ n v k toán và ghi vào s đăng ký trong đó ghi rõ: s th t , ký hi u, các ủ ơ ị ế ổ ố ứ ự ệ tài kho n, ngày xu t dùng ả ấ

Các s t r i ph i s p x p theo th t tài kho n trong các t ho c các h p có ổ ờ ờ ả ắ ế ứ ự ả ủ ặ ộ khoá và thi t b c n thi t nh ngân hàng ch d n, đ tránh m t mát, l n l n ế ị ầ ế ư ỉ ẫ ể ấ ẫ ộ

Ví dụ về mở sổ kế toán

Công ty TNHH ABC thuộc doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập vào ngày

01/11/2014 và đi vào hoạt động ngày 01/01/2015 Ngày mở sổ quỹ tiền mặt là 01/01/2015

Tên đơn vị: Công ty TNHH ABC Mẫu số: S05a – DNN

(Ban hành theo QĐ số:

48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng

BTC)

SỔ QUỸ TIỀN MẶT

Ngày mở sổ: 01/01/2015

Qúy I/ 2015

L

Ngày,

tháng

ghi sổ

Ngày, tháng chứng từ

Số hiệu

chú

- Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến số trang

- Ngày mở sổ:

Ngày tháng năm

Thủ quỹ

(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)

Giám đốc

(Ký, họ tên, đóng dấu)

 

II.Ghi sổ

Sổ kế toán phải ghi kịp thời, đầy đủ, chính xác và nhất thiết phải căn cứ vào

chứng từ hợp lệ đã được những người có trách nhiệm kiểm tra phê duyệt.

Đơn vị kế toán phải lập nội quy ghi sổ, định kỳ ghi sổ cho từng loại sổ sách

để đảm bảo cho báo cáo kế toán được kịp thời chính xác.

Sổ kế toán phải được giữ gìn sạch sẽ, ngăn nắp, chữ và con số phải ghi

rõ ràng, ngay thẳng không tẩy xóa, không viết xen kẽ, không dán đè, phải tôn

trọng dòng kẻ trong sổ sách, không được ghi cách dòng, không chèn thêm,

móc thêm trên những khoảng giấy trắng ở đầu trang, cuối mỗi trang sổ, mỗi

dòng kẻ khi cộng sổ cũng phải nằm trên dòng kẻ của sổ.

Cuối mỗi trang phải cộng trang, số cộng ở dòng cuối trang sẽ ghi chuyển

sang đầu của trang tiếp theo; đầu trang tiếp theo sẽ ghi số cộng trang trước

chuyển sang.

Sau khi nghiệp vụ kinh tế đã vào sổ thì trên chứng từ cần ghi ký hiệu

để dễ phân biệt (thường ghi tắt chữ Vì nhằm tránh việc ghi 2 lần hoặc

bỏ sót.

1 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung:

a Công việc hàng ngày:

- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn

cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp

+ Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi

sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

- Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

b Công việc cuối tháng, quý, năm:

- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên

Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính

- Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh

Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ

2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái :

a Công vi c hàng ngày: ệ

- K toán căn c vào các ch ng t k toán ho c B ng t ng h p ch ngế ứ ứ ừ ế ặ ả ổ ợ ứ

t k toán cùng lo i đã đừ ế ạ ược ki m tra và để ược dùng làm căn c ghiứ

s , trổ ước h t xác đ nh tài kho n ghi N , tài kho n ghi Có đ ghi vàoế ị ả ợ ả ể

S Nh t ký - S Cái S li u c a m i ch ng t (ho c B ng t ng h pổ ậ ổ ố ệ ủ ỗ ứ ừ ặ ả ổ ợ

ch ng t k toán cùng lo i) đứ ừ ế ạ ược ghi trên m t dòng c 2 ph nộ ở ả ầ

Nh t ký và ph n S Cái B ng t ng h p ch ng t k toán đậ ầ ổ ả ổ ợ ứ ừ ế ượ ậc l p cho nh ng ch ng t cùng lo i (Phi u thu, phi u chi, phi u xu t,ữ ứ ừ ạ ế ế ế ấ phi u nh p…) phát sinh nhi u l n trong m t ngày ho c đ nh kỳ 1ế ậ ề ầ ộ ặ ị

đ n 3 ngày.ế

- Ch ng t k toán và B ng t ng h p ch ng t k toán cùng lo i sauứ ừ ế ả ổ ợ ứ ừ ế ạ khi đã ghi S Nh t ký - S Cái, đổ ậ ổ ược dùng đ ghi vào s , th k toánể ổ ẻ ế chi ti t có liên quan.ế

b Công vi c cu i tháng: ệ ố

- Sau khi đã ph n ánh toàn b ch ng t k toán phát sinh trong thángả ộ ứ ừ ế vào S Nh t ký - S Cái và các s , th k toán chi ti t, k toán ti nổ ậ ổ ổ ẻ ế ế ế ế hành c ng s li u c a c t s phát sinh ph n Nh t ký và các c t N ,ộ ố ệ ủ ộ ố ở ầ ậ ộ ợ

c t Có c a t ng tài kho n ph n S Cái đ ghi vào dòng c ng phátộ ủ ừ ả ở ầ ổ ể ộ sinh cu i tháng Căn c vào s phát sinh các tháng trố ứ ố ước và s phátố sinh tháng này tính ra s phát sinh luỹ k t đ u quý đ n cu i thángố ế ừ ầ ế ố này Căn c vào s d đ u tháng (đ u quý) và s phát sinh trongứ ố ư ầ ầ ố tháng (trong quý) k toán tính ra s d cu i tháng (cu i quý) c aế ố ư ố ố ủ

t ng tài kho n trên Nh t ký - S Cái.ừ ả ậ ổ

c Khi ki m tra, đ i chi u s c ng cu i tháng (cu i quý) trong S ể ố ế ố ộ ố ố ổ

Nh t ký - S Cái ph i đ m b o các yêu c u sau: ậ ổ ả ả ả ầ

T ng s ti nổ ố ề

c aủ c t “Phátộ

sinh” ở ph nầ

Nh t kýậ

= sinh N c a t tT ng s phátổ ợ ủ ấố

c cácả Tài kho nả =sinh Có c a t t cT ng s phátổ ủ ấ ảố

các Tài kho nả

T ng s d N các Tàiổ ố ư ợ

kho nả = T ng s d Có các Tàiổ ố ưkho n.ả

d Các s , th k toán chi ti t ổ ẻ ế ế cũng ph i đả ược khoá s đ c ng sổ ể ộ ố phát sinh N , s phát sinh Có và tính ra s d cu i tháng c a t ng đ iợ ố ố ư ố ủ ừ ố

tượng Căn c vào s li u khoá s c a các đ i tứ ố ệ ổ ủ ố ượng l p “B ng t ngậ ả ổ

h p chi ti t" cho t ng tài kho n S li u trên “B ng t ng h p chi ti t”ợ ế ừ ả ố ệ ả ổ ợ ế

được đ i chi u v i s phát sinh N , s phát sinh Có và S d cu iố ế ớ ố ợ ố ố ư ố tháng c a t ng tài kho n trên S Nh t ký - S Cái.ủ ừ ả ổ ậ ổ

- S li u trên Nh t ký - S Cái và trên “B ng t ng h p chi ti t” sau khiố ệ ậ ổ ả ổ ợ ế khóa s đổ ược ki m tra, đ i chi u n u kh p, đúng sẽ để ố ế ế ớ ượ ử ục s d ng để

l p báo cáo tài chínhậ

3 Trình t ghi s k toán theo hình th c k toán Ch ng t ghi s ự ổ ế ứ ế ứ ừ ổ

a Công việc hàng ngày

- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng

ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ

kế toán chi tiết có liên quan

b Công việc cuối tháng

- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế,

tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra

Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản

trên Sổ Cái Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh

c Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp

chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo

tài chính

- Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng

số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh

phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ

ghi sổ Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân

đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng

Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên

Bảng tổng hợp chi tiết

Ví dụ: phân loại chứng từ ghi sổ

3.1 Chứng từ ghi sổ

thu của: ông A

tên tổ chức: công ty X

số tiền thực nhận được: VNĐ

200.000.000

số tiền bằng chữ: hai trăm triệu đồng

chẵn

diễn giải: tiền bán hàng

Số phiếu:01168 Ngày: 25/8/2015 Cách thu tiền: tiền mặt

Số séc 01234 Tài khoản ngân hàng

Điện chuyển tiền

Số hiệu tài

khoản

Tài khoản

và diễn giải

ngân hàng

200.000.000

511 Doanh thu

bán hàng

200.000.000

Ch ng t thu ứ ừ (phi u thu) ế Ghi chép t t c các nghi p ấ ả ệ

v liên quan đ n ti n vào ụ ế ề

t ch c ổ ứ

Ch ng t chi( phi u chi) ứ ừ ế

Ghi chép đ nh kho n các ị ả

nghi p v có liên quan đ n ệ ụ ế

Vi c chi ti n ra kh i t ệ ề ỏ ổ

ch c ứ

Ch ng t nh t kí ứ ừ ậ Ghi chép t t c các ấ ả nghi p v không ph i ệ ụ ả

là thu và chi ti n ề

Người duyệt Người kiểm

tra

Người lập Người kiểm

tra

Thủ quỹ

Ví dụ: 1: rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 5.000 (phiếu thu số

01)

2: chi tiền mặt trả nợ cho người bán 2.500 (phiếu chi số 01)

3: mua 1 lô nguyên vật liệu trị giá mua chưa thuế 15000 thanh toán bằng tiền mặt( phiếu chi số 02)

4: thu tiền mặt do khách hàng thanh toán tiền hàng 6.000( phiếu thu

số 02)

Đơn vị:

1000 đồng

1- Nợ TK 111: 5.000

Có TK 112: 5.000

2- nợ TK 331: 2.500

Có TK 111: 2.500 3- nợ TK 156: 15.000

Có TK 111:15.000

4- nợ TK 111: 6.000

Có TK 131: 6.000

Đơn vị: DNA

Địa chỉ:…

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Số 01 Ngày 31 tháng 01 năm 2015 Đơn vị(1000 đồng)

Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú

Rút tiền gửi ngân

hàng về nhập quý

tiền mặt

Kèm theo …CT gốc

Người lập

(kí ,họ tên)

Ngày 31 tháng 01 năm 2015

Kế toán trưởng (kí, họ tên)

Đơn vị: DNA

Địa chỉ:…

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Số 02 Ngày 31 tháng 01 năm 2015 Đơn vị(1000 đồng)

Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú

Chi tiền mặt trả nợ cho

người bán

Mua 1 lô nguyên vật

liệu, trả bằng tiền mặt

Kèm theo …CT gốc

Người lập

(kí ,họ tên)

Ngày 31 tháng 01 năm 2015

Kế toán trưởng (kí, họ tên)

Đơn vị: DNA

Địa chỉ:…

SỔ ĐĂNG KÍ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 2015

Đơn vị(1000 đồng)

Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền

Người ghi sổ

(kí, họ tên)

Kế toán trưởng (kí,họ tên)

Ngày 31 tháng 01 năm 2015

Giám đốc (kí, họ tên, đóng dấu)

4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ:

a Công việc hàng ngày:

- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan

- Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan

- Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ

b Công việc cuối tháng:

- Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái

- Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái

Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký -Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính

5 Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính:

a Công việc hàng ngày:

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

- Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

b Công việc cuối tháng:

- Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về

sổ kế toán ghi bằng tay

III Khoá sổ

Khoá sổ được quy ước là gạch một đường kẻ ngang, tính tổng

số tiền phát sinh bên Nợ, bên Có và tính ra số dư của các tài khoản trong sổ kế toán trong một thời gian nhất định Đơn vị phải lập và thực hiện chế độ kiểm tra đối chiếu số liệu trên các sổ kế toán.

- Đối chiếu sổ quỹ và tiền mặt ở quỹ hàng ngày.

- Đối chiếu giữa sổ tiền gửi ngân hàng với ngân hàng mỗi tuần một lần.

- Đối chiếu giữa các sổ phân tích với sổ tổng hợp ít nhất mỗi tháng một lần.

- Đối chiếu giữa sổ kế toán với sổ sách của kho ít nhất mỗi tháng một lần.

- Đối chiếu số dư chi tiết của các tài khoản thanh toán với từng chủ nợ, từng khách hàng ít nhất 3 tháng một lần.

Cuối năm phải lập bảng danh sách tất cả các sổ kế toán dùng cho năm sau thành 2 bản Một bản gởi cho đơn vị kế toán cấp trên thay cho báo cáo, một bản lưu ở bộ phận kế toán Trong năm nếu cần mở thêm sổ kế toán, bộ phận kế toán phải điền thêm vào bảng danh sách lưu ở đơn vị đồng thời phải báo cáo cho cấp trên biết.

Khi khoá sổ vào thời điểm cuối năm, những dòng kẻ còn lại trong trang sổ sau khi khoá phải gạch chéo để huỷ bỏ Sang năm mới phải mở sổ kế toán mới, sổ kế toán năm mới phải thể hiện sự tiếp tục công việc kế toán của năm trước, phải chuyển số dư tất

cả các tài khoản còn số dư đến ngày 31 tháng 12 năm cũ sang

sổ sách năm mới Bảng cân đối kế toán cuối năm là chứng từ