CÁC CHỨC NĂNG, kỹ NĂNG và VAI TRÒ của NHÀ QUẢN TRỊ

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 A. TỔNG QUAN VỂ QUẢN TRỊ HỌC 3 1. LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN CÁC LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ 4 2. ĐỊNH NGHĨA QUẢN QUẢN TRỊ VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN TRỊ 5 2.1. Định nghĩa về quản trị 5 2.2. Tầm quan trọng của quản trị. 8 B. ĐỊNH NGHĨA NHÀ QUẢN TRỊ, CÁC CHỨC NĂNG, KỸ NĂNG VÀ VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ. 12 1. Định nghĩa nhà quản trị. 12 2. Cấp bậc quản trị trong một tổ chức. 13 3. Các chức năng của nhà quản trị. 15 4. Kỹ năng của nhà quản trị. 17 5. Vai trò của nhà quản trị. 21 5.1. Nhóm vai trò quan hệ với con người: 22 5.2. Nhóm vai trò thông tin: 22 5.3. Nhóm vai trò quyết định 23

MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU A TỔNG QUAN VỂ QUẢN TRỊ HỌC 1.LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN CÁC LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ 2.ĐỊNH NGHĨA QUẢN QUẢN TRỊ VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN TRỊ .5 1.1.Định nghĩa quản trị 1.2 Tầm quan trọng quản trị B ĐỊNH NGHĨA NHÀ QUẢN TRỊ, CÁC CHỨC NĂNG, KỸ NĂNG VÀ VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ 12 Định nghĩa nhà quản trị .12 2.Cấp bậc quản trị tổ chức 13 3.Các chức nhà quản trị 15 4.Kỹ nhà quản trị .17 5.Vai trò nhà quản trị 21 5.1.Nhóm vai trò quan hệ với người: .21 5.2.Nhóm vai trò thơng tin: .22 5.3.Nhóm vai trò định 23 LỜI NĨI ĐẦU Vì quản trị hoạt động cần thiết tổ chức? Không phải tổ chức tin họ cần đến quản trị Trong thực tiễn, số người trích quản trị đại họ cho người ta làm việc với tốt với thoả mãn cá nhân nhiều hơn, nhà quản trị Họ viện dẫn hoạt động theo nhóm lý tưởng nỗ lực ‘đồng đội’ Tuy nhiên họ không nhận hình thức sơ đẳng trò chơi đồng đội, cá nhân tham gia trò chơi có mục đích rõ ràng nhóm mục đích riêng, họ giao phó vị trí, họ chấp nhận qui tắc/luật lệ trò chơi thừa nhận người khởi xướng trò chơi tuân thủ hướng dẫn người Điều nói lên quản trị thiết yếu hợp tác có tổ chức Thật vậy, quản trị hoạt động cần thiết phải thực người kết hợp với tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung Hoạt động quản trị hoạt động phát sinh người kết hợp với thành tập thể, cá nhân tự làm việc sống khơng liên hệ với khơng cần đến hoạt động quản trị Khơng có hoạt động quản trị, người tập thể khơng biết phải làm gì, làm lúc nào, cơng việc diễn cách lộn xộn Giống hai người điều khiển khúc gỗ, thay bước hướng người lại bước hướng khác Những hoạt động quản trị giúp cho hai người khiêng khúc gỗ hướng Một hình ảnh khác giúp khẳng định cần thiết quản trị qua câu nói C Mác Tư Bản: “Một nghệ sĩ chơi đàn tự điều khiển mình, dàn nhạc cần phải có người huy, người nhạc trưởng” Mục tiêu nghiên cứu: - Khái quát chung lịch sử hình thành số lý thuyết quản trị học - Định nghĩa nhà quản trị, chức năng, vai trò kỹ nhà quản trị Đối tượng nghiên cứu: Nhà quản trị Phương pháp nghiên cứu: - Thu thập thông tin liệu - Tổng hợp thông tin - Phân tích nhận xét, đánh giá thơng tin thu thập A TỔNG QUAN VỂ QUẢN TRỊ HỌC Hoạt động quản trị có từ xa xưa yêu cầu lao động tập thể với xuất Bộ lạc, tập thể người Quản trị đời với xuất hợp tác phân công lao động Đó yêu cầu tất yếu khách quan Lao động tập thể đòi hỏi phối hợp nhịp nhàng, điều khiển, dẫn cụ thể cá nhân để hồn thành cơng việc chung Theo C.Mác: “ Một nghệ sĩ chơi đàn tự điều khiển mình, dàn nhạc cần phải có người huy, người nhạc trưởng” Ai biết “cai trị” nghệ thuật từ thời cổ gắn liền với nhà nước phong kiến cổ đại wor Ai Cập, Hy Lập, Trung Hoa … cơng trình cổ Kim tự thấp Ai Cập, Vạn lý trường thành … thể nghệ thuật điều khiển, huy, tổ chức nhà quản trị giỏi đến mức Có thể nói, sản xuất xã hội nhân loại tồn phát triển quản trị Quản trị ngày xâm nhập vào lĩnh vực đời sống xã hội: Gia đình, đồn thể, đội bóng, đồn văn cơng, nhà thờ, chùa chiền, tổ sản xuất, hợp tác xã, xí nghiệp Tất lĩnh vực cần đến quản trị Một nhà kinh tế Thụy Điển nói rằng: Ngày nay, chí bước hay bấm cơng tắc đèn có liên quan đến quản trị Tuy nhiên, khoa học quản trị hay “Quản trị học” xuất năm gần người ta coi quản trị học ngành khoa học mẻ nhân loại Năm 1911 Mỹ, Frederick W.Taylor cho “ Những nguyên tắc quản trị khoa học” (The Principles scientific Managerment) Sau lâu vào năm 1916 Pháp Henri Fayol, người coi “sáng lập gia” khoa học quản trị đại cho xuất tác phẩm lừng danh “Quản trị tổng quát” “Quàn trị công nghiệp” (Adminstration Industrielle Generale) Trong năm 1918 – 1923 nước Nga, nguyên tắc quản trị xã hội chủ nghĩa V.I.Lesnie nêu lên loạt báo phát biểu người Những tác phẩm xuất sắc với cơng trình nghiên cứu tiếng khác đặt sở lý luận cho khoa học quản trị đại Khi nói đến sản xuất khơng nói đến việc sản xuất sản phẩm gì, mà điều quan trọng nói đến việc sản xuất sản phẩm nào? Năng suất, chất lượng sản phẩm hiệu kinh doanh Điều có liên quan trực tiếp đến mục đích quản trị Nhiệm vụ quản trị sử dụng hợp lý tiết kiệm dối tượng lao động, tư liệu lao động sức lao động để giảm chi phí đầu vào nâng cao hiệu sản xuất đầu ra, thể số lượng sản phẩm nhiều, chất lượng sản phẩm tốt, giá thành sản phẩm hạ Nói cách khác, cần có quản trị để đạt hiệu tối đa Quản trị đảm bảo điều nhờ chỗ có mục tiêu rõ ràng, kế hoạch chu đáo, tổ chức hợp lý, phối hợp chặt chẽ nên sử dụng sức lao động , máy móc thiết bị nguyên vật liệu có hiệu LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN CÁC LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ Thực tế cho thấy cách học tốt nghiền ngẫm học q khứ, song khơng người cho lịch sử khơng liên quan đến vấn đề mà nhà quản trị phải đối phó ngày Thực nhà quản trị dùng kinh nghiệm lý thuyết quản trị hình thành lịch sử vào nghề nghiệp Lý thuyết quản trị hệ thống tư tưởng, quan niệm: đúc kết, giải thích hoạt động quản trị thực hành giới thực Lý thuyết quản trị dựa vào thực tế nghiên cứu có hệ thống qua thời đại, từ kỷ 19 Kết có di sản quản trị đồ sộ phong phú mà nhà quản trị ngày thừa hưởng Có thể nói quản trị tuổi với văn minh nhân loại Năm ngàn năm trước công nguyên người Sumerian (vùng Iraq nay) hoàn thiện hệ thống phức tạp quy trình thương mại với hệ thống cân đong Người Ai Cập thành lập nhà nước 8000 năm trước công nguyên kim tự tháp dấu tích trình độ kế hoạch, tổ chức kiểm sốt cơng trình phức tạp Người Trung Hoa có định chế quyền chặt chẽ, thể trình độ tổ chức cao Ở Châu Âu, kỹ thuật phương pháp quản trị bắt đầu áp dụng kinh doanh từ kỷ 16, hoạt động thương mại phát triển mạnh Trước đó, lý thuyết quản trị chưa phát triển kinh doanh cơng việc sản xuất kinh doanh giới hạn phạm vi gia đình Đến kỷ 18, cách mạng công nghiệp chuyển sản xuất từ phạm vi gia đình sang nhà máy Quy mơ độ phức tạp gia tăng, việc nghiên cứu quản trị bắt đầu trở nên cấp bách, song tập trung vào kỹ thuật sản xuất nội dung hoạt động quản trị Đến kỷ 19, mối quan tâm người trực tiếp quản trị sở sản xuất kinh doanh nhà khoa học đến hoạt động quản trị thật sôi Tuy tập trung nhiều vào khía cạnh kỹ thuật sản xuất đồng thời có ý đến khía cạnh lao động quản trị, Robert Owen tìm cách cải thiện điều kiện làm việc điều kiện sống công nhân Xét phương diện quản trị, việc làm Owen đặt móng cho cơng trình nghiên cứu quản trị nghiên cứu mối quan hệ điều kiện lao động với kết doanh nghiệp Từ cuối kỷ 19, nỗ lực nghiên cứu đưa lý thuyết quản trị tiến hành rộng khắp Và Frederick W Taylor đầu kỷ 20 với tư tưởng quản trị khoa học người đặt móng cho quản trị đại từ đến lý thuyết quản trị phát triển nhanh chóng, góp phần tích cực cho phát triển kỳ diệu xã hội loài người kỷ 20 ĐỊNH NGHĨA QUẢN QUẢN TRỊ VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN TRỊ 1 Định nghĩa quản trị Thuật ngữ quản trị giải thích nhiều cách khác nói chưa có định nghĩa tất người chấp nhận hoàn toàn Mary Parker Follett cho “quản trị nghệ thuật đạt mục đích thơng qua người khác” Định nghĩa nói lên nhà quản trị đạt mục tiêu tổ chức cách xếp, giao việc cho người khác thực khơng phải hồn thành cơng việc Koontz O’Donnell định nghĩa: “Có lẽ khơng có lĩnh vực hoạt động người quan trọng cơng việc quản lý, nhà quản trị cấp độ sở có nhiệm vụ thiết kế trì mơi trường mà cá nhân làm việc với nhóm hồn thành nhiệm vụ mục tiêu định.” Một định nghĩa giải thích tương đối rõ nét quản trị James Stoner Stephen Robbins trình bày sau: “Quản trị tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát hoạt động thành viên tổ chức sử dụng tất nguồn lực khác tổ chức nhằm đạt mục tiêu đề ra” Từ tiến trình định nghĩa nói lên công việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm sốt phải thực theo trình tự định Khái niệm tất nhà quản trị phải thực hoạt động quản trị nhằm đạt mục tiêu mong đợi Những hoạt động hay gọi chức quản trị bao gồm: - Hoạch định: Nghĩa nhà quản trị cần phải xác định trước mục tiêu định cách tốt để đạt mục tiêu; - Tổ chức: Đây công việc liên quan đến phân bổ xếp nguồn lực người nguồn lực khác tổ chức Mức độ hiệu tổ chức phụ thuộc vào phối hợp nguồn lực để đạt mục tiêu; - Lãnh đạo: Thuật ngữ mô tả tác động nhà quản trị thuộc cấp giao việc cho người khác làm Bằng việc thiết lập môi trường làm việc tốt, nhà quản trị giúp thuộc cấp làm việc hiệu hơn; - Kiểm soát: Nghĩa nhà quản trị cố gắng để đảm bảo tổ chức mục tiêu đề Nếu hoạt động thực tiễn có lệch lạc nhà quản trị đưa điều chỉnh cần thiết Định nghĩa Stoner Robbins nhà quản trị sử dụng tất nguồn lực tổ chức bao gồm nguồn lực tài chính, vật chất thơng tin nguồn nhân lực để đạt mục tiêu Trong nguồn lực trên, nguồn lực người quan trọng khó khăn để quản lý Yếu tố người nói có ảnh hưởng định việc đạt mục tiêu tổ chức hay không Tuy nhiên, nguồn lực khác khơng phần quan trọng Ví dụ nhà quản trị muốn tăng doanh số bán khơng cần có sách thúc đẩy, khích lệ thích hợp nhân viên bán hàng mà phải tăng chi tiêu cho chương trình quảng cáo, khuyến Một định nghĩa khác nêu lên “Quản trị tác động có hướng đích chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt kết cao với mục tiêu định trước” Khái niệm hệ thống quản trị bao gồm hai phân hệ: - Chủ thể quản trị hay phân hệ quản trị - Đối tượng quản trị hay phân hệ bị quản trị Giữa hai phân hệ có mối liên hệ với dòng thơng tin Thơng tin thuận hay gọi thơng tin huy thông tin từ chủ thể quản trị truyền xuống đối tượng quản trị Thông tin phản hồi thông tin truyền từ đối tượng quản trị trở lên chủ thể quản trị M thể quản trị truyền đạt thông tin mà không nhận thông tin ngược th t khả quản trị Nghiên cứu từ thực tiễn quản trị việc truyền đạt thông tin nội tổ chức thường bị lệch lạc mát thông tin qua nhiều cấp quản trị trung gian hay gọi ‘bộ lọc’ thông tin Kết hiệu lực quản trị Để kết thúc phần giới thiệu khái niệm quản trị có lẻ cần thiết phải có câu trả lời cho câu hỏi thường nêu có khác biệt quản lý quản trị không? Một số người số trường hợp dùng từ quản trị ví dụ quản trị doanh nghiệp hay công ty, ngành đào tạo quản trị kinh doanh; Và người khác trường hợp khác sử dụng từ quản lý chẳng hạn quản lý nhà nước, quản lý nghiệp đoàn Tuy hai thuật ngữ dùng hồn cảnh khác để nói lên nội dung khác nhau, chất a quản trị ả rị Chính lý mà hằm mục đích cung cấp sản phẩm dịch vụ cho khách hàng Các qu nhằm cung cấp dịch vụ công cho công chúng Hai là, tổ chức phải tập hợp gồm nhiều thành viên Cuối tất tổ chức xây thực thể có mục đích riêng biệt, ột chủ ì mấ củ qu n lý khơng có khác biệt Điều hoàn toàn tương tự việc sử dụng thuật ngữ tiếng Anh nói quản trị có hai từ management administration Tầm quan trọng quản trị Nhìn ngược dòng thời gian, thấy từ xa xưa có nỗ lực có tổ chức trông coi người chịu trách nhiệm hoạch định, tổ chức điều khiển kiểm soát để có cơng trình vĩ đại lưu lại đến ngày Vạn Lý Trường Thành Trung Quốc Kim Tự Tháp Ai Cập Vạn Lý Trường Thành, cơng trình xây dựng trước công nguyên, dài hàng ngàn số xuyên qua đồng núi đồi khối bề cao 10 mét, bề rộng mét, cơng trình hành tinh nhìn thấy từ tàu vũ trụ mắt thường Ta cảm thấy cơng trình vĩ đại đến nhường nào, vĩ đại biết có triệu người làm việc suốt hai chục năm trời ròng rã Ai cho người phu làm gì? Ai người cung cấp cho đầy đủ nguyên liệu nơi xây dựng? Chỉ có quản trị trả lời câu hỏi Đó dự kiến cơng việc phải làm, tổ chức nhân sự, nguyên vật liệu để làm, điều khiển người phu áp đặt kiểm tra, kiểm sốt để đảm bảo cơng việc thực dự định Những hoạt động hoạt động quan trọng người ta gọi tên khác Quản trị có vai trò đáng kể với bộc phát cách mạng công nghiệp (Industrial Revolution), mở nước Anh vào kỷ 18, tràn qua Đại Tây Dương, xâm nhập Hoa Kỳ vào cuối nội chiến nước (giữa kỷ 19) Tác động cách mạng sức máy thay cho sức người, sản xuất dây chuyền đại trà thay sản xuất cách manh mun trước đó, giao thông liên lạc hữu hiệu vùng sản xuất khác giúp tăng cường khả trao đổi hàng hóa phân cơng sản xuất tầm vĩ mô Từ thập niên 1960 đến nay, vai trò quản trị ngày có xu hướng xã hội hóa, trọng đến chất lượng, khơng chất lượng sản phẩm, mà chất lượng sống người thời đại ngày Đây giai đoạn quản trị chất lượng sinh hoạt (quality-of-life management), đề cập đến vấn đề tiện nghi vật chất, an toàn sinh hoạt, phát triển y tế giáo dục, môi trường, điều phối việc sử dụng nhân … mà nhà quản trị kinh doanh lẫn phi kinh doanh cần am tường góp sức thực Những kết luận nguyên nhân dẫn đến phá sản doanh nghiệp minh chứng cho vai trò có tính chất định quản trị tồn phát triển tổ chức Thật vậy, nói đến nguyên nhân phá sản doanh nghiệp có nhiều nguyên nhân, nguyên nhân hàng đầu thường quản trị hiệu quả, hay nhà quản trị thiếu khả Trong hoàn cảnh nhau, người biết tổ chức hoạt động quản trị tốt hơn, khoa học hơn, triển vọng đạt kết chắn Đặc biệt quan trọng việc đạt kết mà vấn đề tốn giờ, tiền bạc, nguyên vật liệu nhiều loại phí tổn khác Chúng ta hình dung cụ thể khái niệm hiệu quản trị biết nhà quản trị phấn đấu để đạt mục tiêu với nguồn lực nhỏ nhất, hồn thành chúng nhiều tới mức với nguồn lực sẵn có Vì quản trị hoạt động cần thiết tổ chức? Không phải tổ chức tin họ cần đến quản trị Trong thực tiễn, số người trích quản trị đại họ cho người ta làm việc với tốt với số thỏa mãn cá nhân nhiều hơn, khơng có nhà quản trị Họ viện dẫn hoạt động theo nhóm lý tưởng nỗ lực ‘đồng đội’ Tuy nhiên họ không nhận hình thức sơ đẳng trò chơi đồng đội, cá nhân tham gia trò chơi có mục đích rõ ràng nhóm mục đích riêng, họ giao phó vị trí, họ chấp nhận qui tắc/luật lệ trò chơi thừa nhận người khởi xướng trò chơi tuân thủ hướng dẫn người Điều nói lên quản trị thiết yếu hợp tác có tổ chức Thật vậy, quản trị hoạt động cần thiết phải thực người kết hợp với tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung Hoạt động quản trị hoạt động phát sinh người kết hợp với thành tập thể, cá nhân tự làm việc sống m ạt động quản trị Không có hoạt động quản trị, người tập thể khơng biết phải làm gì, làm lúc nào, công việc diễn cách lộn xộn Giống hai người điều khiển khúc gỗ, thay bước hướng người lại bước hướng khác Những hoạt động quản trị giúp cho hai người khiêng khúc gỗ hướng Một hình ảnh khác giúp khẳng định cần thiết quản trị qua câu nói C Mác Tư Bản: “Một nghệ sĩ chơi đàn tự điều khiển mình, dàn nhạc cần phải có người huy, người nhạc trưởng” Quản trị nhằm tạo lập trì mơi trường nội thuận lợi nhất, cá nhân làm việc theo nhóm đạt hiệu suất cao nhằm hoàn thành mục tiêu tổ chức Khi người hợp tác lại với tập thể làm việc, biết quản trị triển vọng kết cao hơn, chi phí Trong kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, phải ln tìm cách hạn chế chi phí gia tăng hiệu Hoạt động quản trị cần thiết để đạt hai mục tiêu trên, người ta quan tâm đến hiệu chừng hoạt động quản trị quan tâm mức Khái niệm hiệu thể so sánh kết đạt với chi phí bỏ Hiệu cao kết đạt nhiều so với chi phí ngược lại, hiệu thấp chi phí nhiều so với kết đạt Không biết cách quản trị đạt kết cần có chi phí q cao, khơng chấp nhận Trong thực tế, hoạt động quản trị có hiệu khi: • Giảm thiểu chi phí đầu vào mà giữ nguyên sản lượng đầu • Hoặc giữ nguyên yếu tố đầu vào sản lượng đầu nhiều • Hoặc vừa giảm chi phí đầu vào vừa tăng sản lượng đầu Hiệu tỉ lệ thuận với kết đạt lại tỉ lệ nghịch với chi phí bỏ Càng tốn nguồn lực hiệu sản xuất kinh doanh cao Quản trị tiến trình làm việc với người thơng qua người nhằm đạt mục tiêu tổ chức môi trường biến đổi.Trọng tâm 10 q trình nầy sử dụng có hiệu nguồn lực có giới hạn Hoạt động quản trị để làm việc với mục tiêu chung, nhà quản trị làm việc khung cảnh bị chi phối yếu tố bên lẫn bên ngồi tổ chức Thí dụ, người quản lý công việc bán hàng cố gắng quản trị nhân viên phải quan tâm đến yếu tố bên tình trạng máy móc, tình hình sản xuất, cơng việc quảng cáo công ty, ảnh hưởng bên ngồi điều kiện kinh tế, thị trường, tình trạng kỹ thuật, cơng nghệ có ảnh hưởng tới sản phẩm, điều chỉnh sách nhà nước, mối quan tâm áp lực xã hội Tương tự, ông chủ tịch công ty cố gắng để quản lý tốt công ty phải tính đến vơ số ảnh hưởng bên lẫn bên ngồi cơng ty đưa định hành động cụ thể Mục tiêu hoạt động quản trị mục tiêu kinh tế, giáo dục, y tế hay xã hội, tuỳ thuộc vào tập thể mà hoạt động quản trị diễn ra, sở sản xuất, sở kinh doanh, quan công quyền, trường học Về bản, mục tiêu quản trị sở kinh doanh phi kinh doanh giống Các cấp quản lý sở có loại mục tiêu mục đích họ khác Mục đích khó xác định khó hồn thành với tình so với tình khác, mục tiêu quản trị 11 B ĐỊNH NGHĨA NHÀ QUẢN TRỊ, CÁC CHỨC NĂNG, KỸ NĂNG VÀ VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ Định nghĩa nhà quản trị Khái niệm “Nhà quản lý“được dùng nhiều tên gọi khác Trước đây, hay sử dụng tên: thầy cai, thầy đội, đốc công Ngày nay, sếp, thủ trưởng, lãnh đạo… Người đảm nhiệm người đánh giá Nhà quản lý chưa hiểu rõ khái niệm nhà quản lý, chưa hiểu rõ vai trò nhà quản lý doanh nghiệp không nắm rõ nghĩa vụ, quyền lợi công việc quản lý Trong đó, vai trò nhà quản lý then chốt việc thành bại doanh nghiệp Sự nhập nhằng, khơng xác việc vận dụng khái niệm nhà quản lý có ảnh hưởng đến hiệu hoạt động khơng doanh nghiệp Bởi vậy, hiểu rõ khái niệm Nhà quản lý quan trọng Nhà quản lý chất cơng việc họ gì? Trong khuôn khổ tiểu luận này, em xin sử dụng định nghĩa sau để hiểu nhà quản trị gì: Nhà quản trị: người huy, có chức danh định hệ thống quản trị có trách nhiệm định hướng, tổ chức, điều khiển kiểm soát hoạt động người quyền Nhà quản trị người định tổ chức thực định 12 Cấp bậc quản trị tổ chức Tuỳ theo tổ chức mà cấp bậc quản trị phân chia theo cách khác nhau, để thuận lợi cho việc nghiên cứu, từ ba cấp quản trị nhà khoa học phân chia nhà quản trị tổ chức thành ba cấp quản trị  Nhà quản trị cấp sở: Bao gồm nhà quản trị cấp bậc cuối hệ thống cấp bậc nhà quản trị tổ chức Nhiệm vụ họ thường xuyên hướng dẫn, đôn đốc, điều khiển người thừa hành họ tham gia trực tiếp thực công việc cụ thể người quyền họ Các chức danh họ thường tổ trưởng, trưởng nhóm, trưởng ca  Nhà quản trị cấp trung gian: Bao gồm nhà quản trị cấp huy trung gian, họ cấp nhà quản trị cấp sở cấp nhà quản trị cấp cao Họ có nhiệm vụ thực kế hoạch sách tổ chức, họ vừa quản trị quản trị viên cấp sở vừa điều khiển nhân viên khác Các chức danh họ thường trưởng phòng, trưởng ban… Các nhà quản lý cấp trung cốt cán tổ chức, phận họ cầu nối liên kết việc quản lý cấp cao với tồn phần lại cơng ty 13 Họ “ keo hồ kết dính trung gian cấp cao thấp ngang cho phận khác.” Bởi nhà quản lý cấp trung thường truyền đạt chiến lược toàn cảnh hoạt động chung đến cấp tạo cho có ý nghĩa đủ khả ứng dụng cho người lao động hàng ngày Và đó, người quản lý cấp trung lại người lưu tâm tới nhu cầu người lao động, có quan sát riêng họ hoạt động giao tiếp khách hàng với nơi bán hàng, chuyển thơng tin lên cho người quản lý cấp cao Thêm vào đó, họ trở thành đệm người quản lý cấp cao với người lao động cấp thấp hơn.”  Nhà quản trị cấp cao: Bao gồm nhà quản trị cấp bậc tối cao tổ chức, chịu trách nhiệm thành cuối tổ chức Công việc họ xây dựng chiến lược hành động phát triển tổ chức, đề mục tiêu dài hạn giải pháp lớn để thực hiện… Các chức danh họ thường chủ tịch, tổng giám đốc, giám đốc, hiệu trưởng… Trong hầu hết tổ chức, nhà quản trị cấp cao nhóm nhỏ so với cấp quản trị khác Nội dung quản trị chủ yếu cấp cao là: -Hoạch định mục tiêu, phạm vi hoạt động doanh nghiệp, cảm nhận vấn đề khó khăn lớn nguyên nhân chúng để tìm biện pháp giải -Xác định kết cuối mong muốn, phê duyệt đường lối, sách lớn doanh nghiệp -Phê duyệt cấu tổ chức, kế hoạch chương trình hành động lớn nhằm đạt mục tiêu đề -Xác định nguồn nhân cần thiết cung cấp kinh phí hoạt động theo u cầu cơng việc -Lựa chọn quản trị viên chấp hành, giao trách nhiệm, ủy quyền -Phối hợp hoạt động ban tham mưu chức điều hành -Phê duyệt chương trình kế hoạch nhân bao gồm: tuyển dụng, mức 14 lương, thăng cấp, đề bạt, kỷ luật -Dự liệu biện pháp kiểm soát báo cáo, kiểm tra, đánh giá hiệu tổ chức -Chịu trách nhiệm hoàn toàn ảnh hưởng tốt xấu định Ngồi có có số cách phân cấp nhà quản trị sau: Theo tính chủ thể khách thể: phân loại toàn nhà quản trị thành hai loại nhà quản trị điều hành ( chủ thể ) nhà quản trị thực thi nhiệm vụ ( khách thể) - Nhà quản trị điều hành ( chủ thể) đóng vai trò đặc biệt quan trọng việc phối hợp nhiệm vụ, hành động phận, cá nhân doanh nghiệp - Nhà quản trị thực thi nhiệm vụ ( khách thể ) đội ngũ nhân viên quản trị làm việc vị trí khác tỏng hệ thống quản trị Họ phải tìm cách để nâng cao suất lao động cá nhân thực nhiệm vụ cụ thể Theo tính chất chun mơn hóa cơng viêc: phân loại nhà quản trị thành hai loại : nhà quản trị chun mơn hóa nhà quản trị đa - Nhà quản trị chun mơn hóa: nhà quản trj thực công việc giống trình độ định Tính chất giống cơng việc cao nhà quản trị có tính chun mơn hóa cao - Nhà quản trị đăng: nhà quản trị thực công việc khơng giống trình độ khác Tính chất khơng giống cơng việc cao nhà quản trị mang tính đa cao Các chức nhà quản trị Chức quản trị nhóm cơng việc chung, tổng quát mà nhà quản trị cấp bậc thực Nói cụ thể hơn, chức quản trị hiểu loại hoạt động quản trị, tách riêng q trình phân cơng chun mơn hóa lao động quản trị, thể phương hướng hay giai đoạn tiến hành tác động quản trị nhằm hoàn thành mục tiêu chung tổ chức Hiện có nhiều cách phân loại chức quản trị, nhìn chung, nhà 15 khoa học tương đối có thống bốn chức quản trị là: hoạch định, tổ chức, điều khiển kiểm soát - Chức hoạch định: Là chức trình quản trị Hoạt động bao gồm việc xác định rõ hệ thống mục tiêu tổ chức, xây dựng lựa chọn chiến lược tổng thể để thực mục tiêu thiết lập hệ thống kế hoạch để phối hợp hoạt động tổ chức Đồng thời đưa biện pháp để thực mục tiêu, kế hoạch tổ chức - Đánh giá nguồn lực thực trạng tổ chức - Chức xác định mục tiêu cần đạt - Đề chương trình hành động để đạt mục tiêu khoảng thời gian định - Đưa kế hoạch khai thác hội hạn chế bất trắc môi trường - Chức tổ chức: Chủ yếu thiết kế cấu tổ chức, bao gồm xác định việc phải làm, làm việc đó, phận cần thành lập, quan hệ phân công phối hợp trách nhiệm phận xác lập hệ thống quyền hành tổ chức - Chức tạo dựng môi trường nội thuận lợi để hoàn thành mục tiêu - Xác lập cấu tổ chức thiết lập thẩm quyền cho phận, cá nhân, tạo phối hợp ngang, dọc hoạt động tổ chức - Chức điều khiển: Là chức thực kích thích, động viên, huy, phối hợp người, thực mục tiêu quản trị giải xung đột tập thể nhằm đưa tổ chức theo quỹ đạo dự kiến tổ chức - Chức kiểm soát: Để đảm bảo công việc thực kế hoạch dự kiến, nhà quản trị cần theo dõi xem tổ chức hoạt động nào, bao gồm việc theo dõi toàn hoạt động cuả thành viên, phận tổ chức Hoạt động kiểm 16 soát thường việc thu thập thông tin kết thực thực tế, so sánh kết thực thực tế với mục tiêu đặt tiến hành điều chỉnh có sai lệch, nhằm đưa tổ chức quỹ đạo đến mục tiêu Những chức nêu phổ biến nhà quản trị cấp bậc tổ chức Tuy nhiên, có khác biệt phân phối thời gian cho chức quản trị cấp quản trị Theo nghiên cứu Mahoney, nhà quản trị cấp cao dành 64% thời gian cho công tác hoạch định tổ chức, lúc nhà quản trị trung cấp dành 51% thời gian cho công tác nhà quản trị cấp thấp dành 39% HOẠCH TỔ ĐIỀU KIỂM ĐỊNH CHỨC KHIỂN SOÁT CẤP THẤP 15.00% 24.00% 51.00% 10.00% CẤP TRUNG 18.00% 33.00% 36.00% 13.00% CẤP CAO 28.00% 36.00% 22.00% 14.00% BẢNG CẤP BẬC CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VÀ CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ Từ số liệu bảng cho thấy, tổ chức, nhà quản trị cấp cao dùng nhiều thời gian để hoạch định, phối hợp hai chức điều khiển - kiểm soát ngược lại với nhà quản trị cấp thấp Kỹ nhà quản trị Để thực nhiệm vụ quản trị có hiệu quả, nhà quản trị cần phải có kỹ định, kỹ chung cho nhà quản trị Theo Robert Katz nhà quản trị cần có ba loại kỹ quản trị sau: - Kỹ kỹ thuật (kỹ chuyên môn): kỹ vận dụng 17 kiến thức chuyên môn, kỹ thuật nguồn tài nguyên để thực công việc cụ thể Kỹ kỹ thuật trình độ chun mơn nghiệp vụ nhà quản trị, hay khả cần thiết họ nhằm thực công việc cụ thể Ví dụ việc thiết kế máy móc trưởng phòng kỹ thuật, việc xây dựng chương trình nghiên cứu thị trường trưởng phòng Marketing… Kỹ nhà quản trị có cách thơng qua đường học tập, rèn luyện Bao hàm hiểu biết thành thạo loại hình hoạt động đặc biệt, loại hình hoạt động có liên quan đến phương pháp, chu trình, thủ tục hay kỹ thuật Chúng ta mường tượng tương đối dễ dàng kỹ kỹ thuật nhà phẫu thuật, nhạc sỹ, nhân viên kế toán hay kỹ sư người số họ thực chức riêng biệt họ Trong số ba kỹ mô tả, kỹ kỹ thuật quen thuộc cụ thể thế, thời đại chun mơn hố ngày nay, kỹ kỹ mà số người đòi hỏi đơng Hầu hết chương trình hướng nghiệp đào tạo vừa học vừa làm chủ yếu quan tâm đến việc phát triển kỹ chuyên môn - Kỹ nhân (kỹ nhận thức): kỹ làm việc, động viên, điều khiển người tổ chức nhằm tạo điều kiện thuận lợi thúc đẩy hồn thành cơng việc chung Nhà quản trị phải thực cơng việc thông qua người khác nên kỹ nhân có ý nghĩa quan trọng, phản ánh khả lãnh đạo nhà quản trị Kỹ nhân nhà quản trị thể công việc phát nhân tài, sử dụng khả năng, liên kết cá nhân, tạo môi trường thuận lợi để thu hút cống hiến tốt nhân viên Kỹ bao gồm khả bao quát doanh nghiệp tổng thể Khả bao gồm việc thừa nhận phận khác tổ chức phụ thuộc lẫn thay đổi phận ảnh hưởng đến tất phận khác Khả mở rộng đến việc hình dung mối quan hệ cá thể với tất ngành công 18 nghiệp, với cộng đồng lực lượng trị, xã hội kinh tế nước với tư cách tổng thể Thừa nhận mối quan hệ nhận thức yếu tố bật tình nào, người quản lý hành động theo cách để nâng cao phúc lợi tổng thể toàn tổ chức Vì thành cơng định phụ thuộc vào kỹ nhận thức người đưa định người chuyển định thành hành động Khơng có việc phối hợp cách có hiệu phận khác doanh nghiệp mà toàn đường hướng sắc thái, tồn tính chất phản ứng tổ chức định “bản sắc công ty” phụ thuộc vào kỹ nhận thức người quản lý - Kỹ tư (kỹ bao quát): khả nhìn thấy tranh tổng thể, vấn đề phức tạp toàn tổ chức biết cách làm cho phận tổ chức gắn bó với Những nhà quản trị có kỹ tư ln nhìn thấy tất hoạt động mối quan hệ hoạt động Chẳng hạn, giải vấn đề đó, nhà quản trị khơng xem xét vấn đề cách độc lập mà tính đến mối liên hệ vấn đề với vấn đề khác Kỹ tư kỹ quan trọng nhà quản trị cấp cao Các chiến lược, kế hoạch, sách định nhà quản trị cấp cao thường phụ thuộc vào tư chiến lược họ Các nhà quản trị phải có đầy đủ ba kỹ chung nói trên, tầm quan trọng loại kỹ thay đổi theo cấp bậc quản trị tổ chức Nói chung, kỹ kỹ thuật giảm dần quan trọng nhà quản trị lên cao dần hệ thống cấp bậc Ở cấp cao, nhà quản trị cần phải có nhiều kỹ tư Kỹ nhân cần thiết nhà quản trị cấp nhà quản trị phải làm việc với người Trên kỹ chung bắt buộc cho nhà quản trị Tuy nhiên, thực công việc cụ thể, kỹ chung biểu thành kỹ cụ thể Chẳng hạn kỹ tư biểu thành kỹ kỹ thiết lập tầm nhìn, thiết lập mục tiêu, thiết kế cấu tổ chức, 19 tổng hợp, khái quát hóa… Kỹ nhân biểu thành kỹ kỹ truyền đạt, kỹ lắng nghe, kỹ giải mâu thuẫn nội bộ, kỹ động viên, khuyến khích nhân viên… Chính thể phân tích sâu liệt kê thêm số kỹ sau: Xử lý thông tin lực tư Tiếp nhận xử lý thơng tin cách hiệu để đưa định xác Có bốn thành phần Đầu tiên kỹ phân tích vấn đề định Nó bao gồm nhận dạng vấn đề, triệu chứng, nguyên nhân xử lý thơng tin để đưa giải pháp xác thời gian ngắn Thứ hai kỹ phân tích tài định lượng Các nhà quản lý phải làm việc với số tài có khả phân tích số để phục vụ trình quản lý Thứ ba nhà quản lý phải có khả phát triển sáng tạo phương pháp giải vấn đề cho doanh nghiệp Sáng tạo phẩm chất quan trọng, khơng tự nhiên đến mà kết trình học hỏi, quan sát tư liên tục Thứ tư khả xử lý chi tiết Thông tin nhiều đa dạng, để xử lý hiệu nhà quản lý phải biết chọn lọc thông tin quan trọng, giữ khuynh hướng khơng chi tiết cần thiết, cân đối toàn cục thành tố Kỹ truyền thông: Gửi nhận thơng tin rõ ràng, xác, đầy đủ hiệu yêu cầu kỹ Kỹ bao gồm kỹ thông báo, nói, nghe viết Nhà quản lý phải có khả thông báo cho cộng sự kiện, định, thay đổi cách hiệu Kỹ nói, thuyết phục trình bày coi kỹ truyền thông quan trọng bậc nhà quản lý Có ý tưởng khơng thuyết phục người khác tin làm theo chắn thất bại Mơ hình nhà quản lý "lẳng lặng mà làm" khơng chỗ đứng kinh doanh quốc tế Cần ghi nhớ "im lặng vàng lời nói 20 lúc kim cương" Hiện vai trò tiếng Anh khơng thể phủ nhận Các nhà quản lý quốc tế phải người sử dụng thành thạo tiếng Anh giao tiếp truyền thông Một điểm yếu mà nhiều nhà quản lý hay mắc phải lắng nghe Nghe chấp nhận khác biệt yếu tố quan trọng phát triển Nói khó, nghe khó, viết khó Viết cho đúng, thể rõ ý tưởng thuyết phục người đọc kỹ cần luyện tập thường xuyên Bên cạnh việc truyền thông nội doanh nghiệp, nhà quản lý cần luyện tập kỹ truyền thông công cộng diễn thuyết, trả lời vấn, viết báo Vai trò nhà quản trị Để thực nhiệm vụ mình, thực tiễn hoạt động, nhà quản trị phải thực nhiều loại công việc khác nhau, phải ứng xử theo cách khác nhau: với cấp trên, cấp dưới, khách hàng, nhà cung ứng, cổ đơng, quyền xã hội Nhằm làm sáng tỏ cách thức ứng xử khác nhà quản trị, Henry Mintzberg nghiên cứu hoạt động bình thường nhà quản trị cho nhà quản trị phải thực 10 vai trò khác chia chúng thành nhóm, có số chồng lấn lên 5.1 Nhóm vai trò quan hệ với người: 21 + Vai trò đại diện, có tính chất nghi lễ tổ chức Có nghĩa, tổ chức phải có người đại diện cho tổ chức nhằm thực giao dịch, đối thoại với cá nhân tổ chức bên Ngay phận tổ chức phải có người đứng đầu phận để lĩnh hội ý kiến, sách, kế hoạch cấp Ví dụ, đứng cửa chào khách, người chủ doanh nghiệp đóng vai trò đại diện cho doanh nghiệp Vai trò cho thấy hình ảnh tổ chức mà họ quản trị + Vai trò lãnh đạo Vai trò đòi hỏi nhà quản trị phải đạo điều phối hoạt động người quyền, bố trí nhân sự, đơn đốc người khác làm việc, đồng thời phải kiểm tra, đảm bảo chắn việc diễn theo dự kiến Vai trò lãnh đạo phản ảnh ảnh hưởng, phối hợp kiểm tra nhà quản trị cấp + Vai trò liên lạc Thể mối quan hệ nhà quản trị người khác bên bên tổ chức Vai trò buộc nhà quản trị phải can dự vào mối liên hệ cá nhân hay ngồi tổ chức nhằm góp phần hồn thành cơng việc giao tổ chức Vai trò liên lạc thường chiếm nhiều thời gian nhà quản trị 5.2 Nhóm vai trò thơng tin: + Vai trò tiếp nhận thu thập thơng tin liên quan đến tổ chức Vai trò đòi hỏi nhà quản trị phải biết cách xây dựng hệ thống thông tin nội bộ, phải thường xun xem xét, phân tích mơi trường nhằm xác định hội mối đe dọa tổ chức Vai trò thực thông qua việc nghe báo cáo, đọc sách báo, văn qua trao đổi tiếp xúc với người Những mối quan hệ giao tiếp thức khơng thức xây dựng vai trò liên lạc thường có ích cho vai trò + Vai trò phổ biến thơng tin Sau định vấn đề đó, nhà quản trị cần phổ biến định đến phận, thành viên có liên quan tổ chức, chí phổ biến đến cho người đồng cấp hay cấp làm cho người chia sẻ thơng tin để góp phần hồn thành mục tiêu chung tổ chức 22 + Vai trò cung cấp thơng tin cho bên ngồi Nhà quản trị thay mặt cho tổ chức cung cấp thơng tin cho bên ngồi để giải thích, bảo vệ hay tranh thủ đồng tình, ủng hộ 5.3 Nhóm vai trò định Để làm rõ cơng việc nhà quản trị, cách ứng xử khác họ người tổ chức khác, Henry Mentzberg đưa 10 loại vai trò khác sau mà nhà quản trị phải thực chia chúng thành 03 nhóm lớn: Nhóm vai trò quan hệ với người (gồm 03 vai trò) : Vai trò đại diện, hay tượng trưng, có tính chất nghi lễ tổ chức : Có nghĩa tổ chức phải có người đại diện cho tổ chức nhằm thực giao dịch, đối thoại với cá nhân tổ chức bên Ngay phận tổ chức phải có người đứng đầu phận để lĩnh hội ý kiến, sách, kế hoạch cấp Vai trò lãnh đạo:Vai trò phản ảnh phối hợp kiểm tra nhà quản trị cấp Vai trò liên lạc: Thể mối quan hệ nhà quản trị người khác bên bên ngồi tổ chức Nhóm vai trò thơng tin (gồm 03 vai trò) : Vai trò tiếp nhận thu thập thông tin liên quan đến tổ chức: Nhà quản trị phải thường xuyên xem xét, phân tích mơi trường xung quanh tổ chức nhằm xác định mơi trường tạo hội cho tổ chức, mối đe dọa tổ chức Vai trò thực thơng qua việc đọc sách báo, văn qua trao đổi tiếp xúc với người… Vai trò phổ biến thơng tin: Có thơng tin cần tuyệt đối giữ bí mật, có thơng tin mà nhà quản trị cần phổ biến đến cho phận, thành viên có liên quan tổ chức, chí phổ biến đến cho người đồng cấp hay cấp nhằm làm cho người chia sẻ thơng tin để góp phần hồn thành mục tiêu chung tổ chức Vai trò cung cấp thơng tin cho bên ngồi: Tức nhà quản trị thay mặt cho tổ 23 chức cung cấp thơng tin cho bên ngồi nhằm để giải thích, bảo vệ hay tranh thủ đồng tình, ủng hộ Nhóm vai trò định (gồm 04 vai trò) : Vai trò doanh nhân : Đây vai trò phản ảnh việc nhà quản trị tìm cách cải tiến tổ chức nhằm làm cho hoạt động tổ chức ngày có hiệu Chẳng hạn điều chỉnh kỹ thuật mà tổ chức áp dụng hay áp dụng kỹ thuật đó… Vai trò giải xáo trộn: Bất tổ chức có trường hợp xung đột xảy nội dẫn tới xáo trộn tổ chức đình cơng cơng nhân sản xuất, mâu thuẫn đoàn kết thành viên, phận… Nhà quản trị phải kịp thời đối phó, giải xáo trộn để đưa tổ chức sớm trở lại ổn định Vai trò phân phối nguồn lực: Nếu nguồn lực dồi (tiền bạc, thời gian, quyền hành, máy móc, nguyên vật liệu, người …) nhà quản trị tiến hành phân phối cách dễ dàng; Nhưng ngày nay, nguồn lực ngày cạn kiệt đòi hỏi nhà quản trị phải phân bổ nguồn lực cho thành viên, phận cho hợp lý nhằm đảm bảo cho thành viên, phận hoạt động cách ổn định hiệu Vai trò thương thuyết : Tức phản ảnh việc thương thuyết, đàm phán thay mặt cho tổ chức giao dịch với cá nhân, tổ chức bên ngồi Ví dụ đàm phán ký kết hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế…thể ảnh hưởng đến tổ chức đảm nhiệm vai trò định 24 ... thấp Kỹ nhà quản trị Để thực nhiệm vụ quản trị có hiệu quả, nhà quản trị cần phải có kỹ định, kỹ chung cho nhà quản trị Theo Robert Katz nhà quản trị cần có ba loại kỹ quản trị sau: - Kỹ kỹ thuật... kiến Vai trò lãnh đạo phản ảnh ảnh hưởng, phối hợp kiểm tra nhà quản trị cấp + Vai trò liên lạc Thể mối quan hệ nhà quản trị người khác bên bên tổ chức Vai trò buộc nhà quản trị phải can dự vào... người đánh giá Nhà quản lý chưa hiểu rõ khái niệm nhà quản lý, chưa hiểu rõ vai trò nhà quản lý doanh nghiệp không nắm rõ nghĩa vụ, quyền lợi công việc quản lý Trong đó, vai trò nhà quản lý then