Quy trình này quy định cách thức tiến hành quản lý kho để mọi người liên quan thông hiểu và thực hiện. Thống nhất cách bảo quản, quản lý các vật tư, hàng hoá thực tế lưu giữ trong kho, chống sai sót, thất thoát trong quá trình nhập xuất kho.
COPORATION Số:…/2013/TB - BGĐ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hồ Chí Minh, ngày … tháng… năm 2013 THƠNG BÁO Ban hành quy trình quản lý kho - Căn tình hình quản lý Kho Cơng ty Cổ phần Gia Ta; Xét đề nghị Phòng tổ chức HCNS Nhằm đưa hoạt động Kho vào quy trình quản lý thống nhất, hạn chế thất thốt, sai xót q trình xuất - nhập hàng, BGĐ xin thơng báo: - Ban hành quy trình, thủ tục hành cho Kho Thời gian áp dụng: từ ngày…tháng… năm 2013 Các hoạt động ngồi quy trình áp dụng theo Nội quy, quy chế Công ty Tất Bộ phận, CBCNV thực hoạt động liên quan đến Kho phải tuân thủ nghiêm chỉnh quy trình Giám Đốc Nơi nhận: - Các phận, phòng ban Cơng ty; - Lưu văn phòng CORPORATION CƠNG TY CỔ PHẨN GIA TA Địa chỉ: 79/J4, Âu Cơ, P 14, Q 11, HCM ĐT: (+84) 83 975 5811 – 83 975 5812 Fax: (848) 83 975 5814 Mã số thuế: 0303583960 QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO BAN HÀNH LẦN: 01 Hồ Chí Minh, Năm 2013 I - MỤC ĐÍCH: Quy trình quy định cách thức tiến hành quản lý kho để người liên quan thông hiểu thực 2 II III IV Thống cách bảo quản, quản lý vật tư, hàng hoá thực tế lưu giữ kho, chống sai sót, thất q trình nhập - xuất kho PHẠM VI ÁP DỤNG: Các phận có thủ tục liên quan đến Kho Công ty ĐỊNH NGHĨA: - BGĐ: Ban giám đốc Công ty Cổ Phần Gia Ta - QTQL: Quy trình quản lý - HH: Hàng hố, thiết bị - BPK: Bộ phận Kho Công ty - KT: Bộ phận kỹ thuật Công ty - PNK: Phiếu nhập kho - PXK: Phiếu xuất kho - PĐNXK: Phiếu đề nghị xuất kho - PKTHH: Phiếu kiểm tra hàng hóa - PĐNMH: Phiếu đề nghị mua hàng NỘI DUNG QUY TRÌNH: 3 4.1 Sơ đồ tổng hợp QTQL Kho: Trách nhiệm Hãng/Kho Nội dung Vật tư đầu vào Trả lại nhà cung ứng Mẫu biểu liên quan Chứng từ xuất kho (hãng) Hóa đơn _ Kho, kỹ thuật Chứng từ xuất kho (hãng) Hóa đơn PKTHH PNK Kiểm tra,+tét Nhập kho _ Hóa đơn Phiếu bảo hành Tài liệu hướng dẫn sử dụng PĐNXK PXK + Kiểm tra Kho Xuất kho Khách hàng trả lại Kho/ Bộ phận Kinh doanh/ Bộ phận kiểm tra chất lượng PNK PKTCL + Kiểm tra _ Chỉnh sửa số liệu Kho, Kế toán Báo cáo Kho Phần mềm máy tính Lưu hồ sơ Lưu hồ sơ văn phòng Phần mềm máy tính Kho 4.2 QTQL chi tiết: 4.2.1 Quy trình nhập kho: (Xem sơ đồ - 01) Sơ đồ - 01 4 Bộ phận kinh doanh Nhà cung cấp Bộ phận kỹ thuật, quản lý chất lượng Phê duyệt BGĐ Đề nghị mua hàng Nhận lại hàng Giao hàng Đạt yêu cầu Kiểm tra chất lượng Không đạtý kiến Báo cáo Trảxin hàng thực từ BGĐ Đạt Bộ phận kho Kiểm tra số lượng Nhập kho Nhập kho toàn hay phần Không chấp nhận Chấp định nhận Quyết Chứng từ Phiếu xuất kho nhà cung cấp (nếu có); hóa đơn; CO, CQ (nếu có) 5 Phiếu kiểm tra hang hóa Phiếu đề nghị mua hàng Phiếu nhập kho Mô tả chi tiết: Bộ phận kế hoạch, phận kinh doanh có nhu cầu cần nhập HH để bán, sử dụng, bổ sung, thay trước hết phải xem xét tình hình tồn kho khả dụng Nếu HH đáp ứng yêu cầu BPK xuất kho theo mục 4.2.2 Ngược lại lập đề xuất mua HH (BMKHO-01) cho BGĐ xem xét, ký duyệt (trong nêu rõ thông tin nguồn cung cấp báo giá kèm theo) HH không sử dụng trực tiếp cần lưu kho tiến hành thủ tục nhập kho (BM-KHO-02) Bộ phận Kho có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu nhập kho tiến hành kiểm hàng: - Đối với HH từ Nguồn cung cấp: + Kiểm tra tài liệu, hồ sơ HH nhập: Hóa đơn mua hàng, chứng xác nhận chất lượng xuất xứ (nếu có), tài liệu hướng dẫn sử dụng, bảo quản + Ghi rõ thơng tin hàng hóa: Số lượng, model xuất xứ HH + Nếu HH thiết bị cần kiểm tra chất lượng chạy thử yêu cầu Bộ phận kỹ thuật kiểm tra, ghi rõ chất lượng HH phiếu kiểm tra hàng hóa (BM-KHO-05) + Trong trường hợp cần thiết đề xuất thuê đơn vị bên kiểm tra Sau kiểm tra HH đủ số lượng đáp ứng chất lượng, kỹ thuật tiến hành nhập kho Ngược lại phải báo cáo lên BGĐ xem xét, định - Đối với HH từ đơn vị nội tiến hành kiểm tra số lượng chất lượng cần sau lưu kho thủ tục Ghi rõ tình trạng thơng tin hàng hóa Sắp xếp hàng hóa lưu kho: - Hàng hoá, thiết bị kho phải để gọn gàng, nơi quy định, dễ nhận biết, bảo quản phù hợp với đặc tính loại - Bộ phận kho có trách nhiệm hướng dẫn xếp hàng hóa lưu kho, có Bộ phận kho có quyền di chuyển, thay đổi vị trí HH kho, trừ cá nhân ủy quyền Định kỳ kiểm tra hàng hóa: Hàng tháng Bộ phận kho có trách nhiệm kiểm tra lại tồn hàng hóa, thống kê, so sánh với số liệu lưu trữ Lập báo cáo tình hình nhập xuất trình lên BGĐ Cơng ty Trường hợp đột xuất BGĐ yêu cầu kiểm tra lại phần tồn HH 4.2.2 Quy trình xuất kho: (Xem sơ đồ - 02) Sơ đồ - 02 Bộ phận kinh doanh, Phòng kế hoạch BGĐ Bộ phận kho Đề nghị xuất hàng Phê duyệt Nhập sổ xuất hang, phần mềm máy tính Xuất kho Khách hàng sử dụng Chứng từ Phiếu đề nghị xuất kho Phiếu xuất kho Mơ tả chi tiết: Các Bộ phận có nhu cầu cần cung cấp HH lưu kho phải lập phiếu đề nghị xuất kho (BM–KHO-03) có chữ ký BGĐ Cơng ty Bộ phận kho có trách nhiệm: - Xuất HH theo thông tin phiếu đề nghị xuất kho - Kiểm tra chứng từ, tài liệu kèm theo HH: Phiếu bảo hành, chứng chất lượng xuất xứ, hướng dẫn sử dụng, bảo quản (nếu có) - Kiểm tra HH chủng loại, số lượng, chất lượng nhập hàng - Lập phiếu xuất kho có chữ ký cá nhân liên quan (BM-KHO-04) - Nhập liệu vào sổ theo dõi xuất nhập hàng, phần mềm máy tính (nếu có) Bộ phận kỹ thuật: Đối với HH cần kiểm tra kỹ thuật, chạy thử phải kiểm tra lại trước xuất bán, thay cho khách hàng (BM- KHO-05) Nếu trình xuất hàng Bộ phận kho phát sai sót, phải: - Chủ động giải sai sót sau báo cho BGĐ Bộ phận liên quan biết - Nếu sai sót lớn, quan trọng phải dừng hoạt động xuất kho chờ định cấp 4.2.3 Xử lý HH trả lại khách hàng: Bộ phận Kho có trách nhiệm lập phiếu nhập kho hàng trả về: Tên, xuất xứ, mã hàng, nguyên nhân tình trạng hư hỏng, phát sinh lỗi, …Chuyển phận kỹ thuật kiểm tra sau trình BGĐ xem xét, giải Hàng hóa sửa chữa, thay thế, bảo hành khơng sử dụng hết, báo Bộ phận kho để lập thủ tục nhập hàng lại Sau nhập lại HH, Bộ phận kho có trách nhiệm kiểm tra lại, cập nhật chỉnh sửa số liệu phần mềm máy tính hồ sơ lưu 4.2.4 Phần mềm quản lý Kho Lưu hồ sơ: (Nếu khơng có phần mềm quản lý kho thống kê, theo dõi excel) - Bộ phận Kho có trách nhiệm cập nhật vào phần mềm máy tính lưu giấy có đầy đủ chữ ký việc xuất, nhập hàng hóa kho V Các loại biểu mẫu : - Phiếu đề nghị mua hàng (BM–KHO-01) - Phiếu nhập kho (BM–KHO-02) - Phiếu đề nghị xuất kho (BM–KHO-03) - Phiếu xuất kho (BM–KHO-04) - Phiếu kiểm tra hàng hố (BM–KHO-05) VI Quy trình sửa đổi , bổ sung theo Quyết định Ban Giám Đốc Công ty nhằm đảm bảo phù hợp với tình hình thực tế Cơng ty Cổ Phần Gia Ta BM-KHO-01 Số: ….… … PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG CORPORATION Kính gửi: BGĐ Cơng ty Cổ Phần Gia Ta Người đề nghị mua hàng: Bộ phận: Mục đích sử dụng: Stt Tên hàng hóa ĐVT SL Ký hiệu, mã hàng Xuất xứ Đơn giá Thành tiền Giá chưa VAT Thuế giá trị gia tang (VAT) TỔNG TIỀN Ngày … tháng … năm 201… Bằng chữ:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… Ghi chú:…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… Người đề nghị PT Bộ phận PT Kế toán Phê duyệt BM-KHO-02 Số: ….… … PHIẾU NHẬP KHO CORPORATION Ngày … tháng….năm 201… Stt Tên hàng hóa PT Kế toán ĐV T SL Ký hiệu, mã hàng PT kiểm tra chất lượng 10 Xuất xứ PT kho Ghi BM-KHO-03 Số: ………… PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO CORPORATION Ngày … tháng….năm 201… Stt Tên hàng hóa Ban giám đốc ĐVT SL PT kho 11 Ký hiệu, mã hàng Xuất xứ Nơi nhận người nhận Người đề nghị BM-KHO-04 Số: ….…… PHIẾU XUẤT KHO CORPORATION Ngày … tháng….năm 201… Stt Tên hàng hóa Kế tốn kho ĐVT SL Ký hiệu, mã hàng BP kiểm tra chất lượng 12 Xuất xứ Nơi nhận người nhận Thủ kho BM-KHO-05 Số: ….…… PHIẾU KIỂM TRA HÀNG HÓA CORPORATION Ngày … tháng….năm 201… Stt Tên hàng hóa ĐVT SL Ký hiệu, mã hàng Xuất xứ Tình trạng BP kiểm tra chất lượng PHIẾU KIỂM TRA HÀNG HÓA CORPORATION Ngày … tháng….năm 201… Stt Tên hàng hóa ĐVT SL Ký hiệu, mã hàng Xuất xứ Tình trạng BP kiểm tra chất lượng 13 .. .QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO BAN HÀNH LẦN: 01 Hồ Chí Minh, Năm 2013 I - MỤC ĐÍCH: Quy trình quy định cách thức tiến hành quản lý kho để người liên quan thông hiểu thực 2 II III IV Thống cách bảo quản, ... Ta - QTQL: Quy trình quản lý - HH: Hàng hoá, thiết bị - BPK: Bộ phận Kho Công ty - KT: Bộ phận kỹ thuật Công ty - PNK: Phiếu nhập kho - PXK: Phiếu xuất kho - PĐNXK: Phiếu đề nghị xuất kho - PKTHH:... quản lý vật tư, hàng hoá thực tế lưu giữ kho, chống sai sót, thất q trình nhập - xuất kho PHẠM VI ÁP DỤNG: Các phận có thủ tục liên quan đến Kho Công ty ĐỊNH NGHĨA: - BGĐ: Ban giám đốc Công ty