QUY ĐỊNH về QUẢN lý CHẤM CÔNG, NGÀY GIỜ CÔNG

1. Quản lý thẻ chấm công: - Toàn bộ nhân viên được cấp thẻ chấm công và phải chấm công để xác định công của mình. - Thẻ chấm công là tài sản của công ty, nhân viên có trách nhiệm giữ gìn thẻ chấm công cẩn thận. Nếu thẻ chấm công bị mất, nhân viên đền theo trị giá làm thẻ chấm công mới. - Nhân viên không được nhờ người khác bấm thẻ chấm công hộ hoặc bấm thẻ cho người khác. - CBCNV nào cố tình không chấm công thì những ngày không chấm đó sẽ không được tính (kể cả các cán bộ quản lý). - Trong trường hợp mất thẻ chấm công, nhân viên phải báo cho phòng HCQT và phải lập bảng xác nhận công trong thời gian bị mất thẻ. Phòng HCQTcó trách nhiệm chuyển thẻ chấm công mới ngay sau khi nhận được giấy đề nghị. - Trường hợp một số vị trí công việc đặc thù không thể làm việc theo giờ quy định của Công ty thì làm giấy đề nghị GĐ bộ phận trình Phó Tổng GĐ xác nhận đồng ý cho chấm công theo giờ thuận tiện nhất cho công việc (không áp dụng cho lý do cá nhân).

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ISO 9001-2000 QUI ĐỊNH QUẢN LÝ NGÀY GIỜ CÔNG Mã tài liệu: HCQT-QĐ012 TP HCM: 01/03/2011 QUY ĐỊNH QUAN LÝ NGÀY GIỜ CÔNG Mã tài liệu: HCQT-QĐ011 Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 01/03/2011 Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu Ngày sửa đổi Vị trí Nội dung sửa đổi Lần sửa Ghi chú Người biên soạn Soát xét Tổng Giám đốc Họ và tên Chữ ký ________________________________________________________________________________________________ Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ ban hành và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty. Số trang 2 / 5 QUY ĐỊNH QUAN LÝ NGÀY GIỜ CÔNG Mã tài liệu: HCQT-QĐ011 Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 01/03/2011 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHAN VŨ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc TP HCM, ngày 01 tháng 03 năm 2011 QUY ĐỊNH QUẢN LÝ NGÀY GIỜ CÔNG (Ban hành theo Quyết định số … /QĐ-PV ngày … tháng … năm 2011 của Tổng Giám Đốc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ) I/ MỤC ĐÍCH: - Quản lý thẻ chấm công của nhân viên. - Quản lý giờ tăng ca. - Quản lý thời gian đi công tác. II/ PHẠM VI: - Áp dụng cho toàn bộ công ty. III/ ĐỊNH NGHĨA: - Không có IV/ NỘI DUNG: 1. Quản lý thẻ chấm công: - Toàn bộ nhân viên được cấp thẻ chấm công và phải chấm công để xác định công của mình. - Thẻ chấm công là tài sản của công ty, nhân viên có trách nhiệm giữ gìn thẻ chấm công cẩn thận. Nếu thẻ chấm công bị mất, nhân viên đền theo trị giá làm thẻ chấm công mới. - Nhân viên không được nhờ người khác bấm thẻ chấm công hộ hoặc bấm thẻ cho người khác. - CBCNV nào cố tình không chấm công thì những ngày không chấm đó sẽ không được tính (kể cả các cán bộ quản lý). - Trong trường hợp mất thẻ chấm công, nhân viên phải báo cho phòng HCQT và phải lập bảng xác nhận công trong thời gian bị mất thẻ. Phòng HCQTcó trách nhiệm chuyển thẻ chấm công mới ngay sau khi nhận được giấy đề nghị. - Trường hợp một số vị trí công việc đặc thù không thể làm việc theo giờ quy định của Công ty thì làm giấy đề nghị GĐ bộ phận trình Phó Tổng GĐ xác nhận đồng ý cho chấm công theo giờ thuận tiện nhất cho công việc (không áp dụng cho lý do cá nhân). 2. Đi công tác: - Nhân viên đi công tác bên ngoài phải làm giấy đề nghị đi công tác, có chữ ký của quản lý trực tiếp và xác nhận của người có thẩm quyền cho đi công tác (trừ trường hợp có quyết định cho đi công tác của giám đốc công ty). ________________________________________________________________________________________________ Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ ban hành và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty. Số trang 3 / 5 QUY ĐỊNH QUAN LÝ NGÀY GIỜ CÔNG Mã tài liệu: HCQT-QĐ011 Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 01/03/2011 - Sau khi đi công tác về, nhân viên phải làm giấy xác nhận thời gian làm việc có chữ ký của người quản lý trực tiếp của người đi công tác, sau đó chuyển sang phòng HCQT làm căn cứ tính lương. - Mức lương trong thời gian đi công tác được quy định chi tiết trong quy chế đi công tác - Đối với nhân viên đi công tác nhưng đi trong giờ làm việc (vẫn bấm được giờ vào và giờ ra) thì không phải chuyển giấy công tác cho phòng HCQTvà vẫn được hưởng nguyên lương. 3. Đi trễ về sớm: - Đi trễ về sớm từ 05 phút trở lên thì cứ mỗi lần đi trễ, về sớm sẽ bị trừ 5% số điểm KPI của tháng đó. 4. Tăng ca: - Với trường hợp nhân viên làm tăng ca thì phải có giấy đề nghị tăng ca và phải được quản lý có thẩm quyền phê duyệt theo mẫu: HCQT-QĐ012-M01. - Sau khi tăng ca xong, thì giấy đề nghị tăng ca phải được xác nhận bởi người có thẩm quyền là công việc đó đã được thực hiện. - Đối với trường hợp khối lượng công việc phát sinh cần phải giai quyết tăng ca dài ngày thì giám đốc bộ phận phải làm phương án đề nghị tăng ca từ đầu tháng chuyển cho phòng HCQTvà giám đốc điều hành phê duyệt. - Giấy đề nghị tăng ca phải được chuyển cho phòng HCQTchậm nhất 2 ngày kể từ ngày tăng ca. - Cuối mỗi tháng phòng HCQT tập hợp số lượng giấy đề nghị tăng ca, kiểm tra với phương án đề nghị tăng ca (nếu có) để đối chiếu với tính chính xác. Nếu như vượt chỉ tiêu về mặt thời gian như trên mà không có phương án được duyệt thì công ty sẽ trừ vào tiền trách nhiệm của giám đốc bộ phận đó. 5. Nghỉ phép, nghỉ việc riêng. - Nghỉ từ 02 ngày trở xuống phải viết đơn xin phép có xác nhận của trưởng bộ phận gởi về phòng HCQT. nếu nghỉ phép từ 3 ngày trở lên phải viết đơn trước 5 ngày. - Nếu nghỉ không lý do trừ 20% điểm KPI cho mỗi lần nghỉ không phép. - Thẩm quyền ký duyệt nghỉ phép: + Đối với Nhân viên, chuyên viên, phó phòng thì Trưởng Phòng ký duyệt đơn nghỉ phép. + Đồi với trưởng phòng thì Giám Đốc bộ phận ký duyệt đơn nghỉ phép. + Đồi với Giám đốc bộ phận thì phó tổng Giám Đốc ký duyệt đơn nghỉ phép. - Trong một số trường hợp người nghỉ vì lý do nào đó không viết đơn xin nghỉ phép được thì phải gọi điện cho cấp quản lý trức tiếp của mình trước giờ làm việc ít nhất 30 phút. Sau khi đi lam trở lại phải bổ xung giấy xin phép và giải trình dõ lý do nghỉ. 6. Bảng chấm công ________________________________________________________________________________________________ Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ ban hành và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty. Số trang 4 / 5 QUY ĐỊNH QUAN LÝ NGÀY GIỜ CÔNG Mã tài liệu: HCQT-QĐ011 Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 01/03/2011 - Đối với các chi nhánh, dự án không sử dụng máy chấm công thì quản lý chi nhánh hoặc quản lý dự án có trách nhiệm lập bảng chấm công theo mẫu: HCQT-QĐ012-M02. - Việc chấm công phải được thực hiện hàng ngày. - Chậm nhất vào ngày 2 thì quản lý phải gửi cho phòng HCQT bảng chấm công (đã được ghi chép đầy đủ và ký tên). 7. Xác nhận thời gian làm việc - Đối với các trường hợp nhân viên đi công tác, mất thẻ chấm công, hoặc không bấm được thẻ thì nhân viên phải viết giấy đề nghị xác nhận thời gian làm việc theo mẫu: HCQT-QĐ012-M03 - Đối với các trường hợp nhân viên làm việc từ xa, nhân viên làm việc ảo không áp dụng chấm công hàng tháng. Việc trả lương cho nhân viên ảo sẽ được áp dụng theo hiệu quả công việc. - Giấy xác nhận phải có chữ ký của quản lý, của bộ phận quản lý công việc trong thời gian đó, của người làm chứng (nếu cần thiết). - Giấy xác nhận phải chuyển cho phòng HCQTsau ít nhất 2 ngày kể từ ngày trở lại làm việc bình thường và không quá ngày 2 của tháng sau. 8. Bổ sung, sửa đổi Quy định - Trong quá trình thực hiện quy định này, nếu có vấn đề phát sinh hoặc vướng mắc, các đơn vị báo cáo, đề xuất về phòng HCQT để tổng hợp trình ban giám đốc xem xét và sửa đổi, bổ sung cho phù hợp. CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHAN VŨ TỔNG GIÀM ĐỐC ________________________________________________________________________________________________ Bản quyền tài liệu này thuộc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ ban hành và kiểm soát. Tài liệu này không được sao chép hoặc sửa chữa một phần hay toàn bộ mà không có sự phê chuẩn bằng văn bản của Giám đốc công ty. Số trang 5 / 5 . QUI ĐỊNH QUẢN LÝ NGÀY GIỜ CÔNG Mã tài liệu: HCQT-QĐ012 TP HCM: 01/03/2011 QUY ĐỊNH QUAN LÝ NGÀY GIỜ CÔNG Mã tài liệu: HCQT-QĐ011 Phiên bản: Ver 1.0 Ngày. DUNG: 1. Quản lý thẻ chấm công: - Toàn bộ nhân viên được cấp thẻ chấm công và phải chấm công để xác định công của mình. - Thẻ chấm công là tài sản của công