CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc ISO 9001-2000 QUI ĐỊNH QUẢN LÝ CON DẤU CÔNG TY Mã tài liệu: HCQT-QĐ006 TP HCM: 01/03/2011 QUY ĐỊNH QUẢN LÝ CON DẤU Mã tài liệu: HCQT-QĐ006 Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 01/03/2011 Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu Ngày sửa đổi Vị trí Người biên soạn Nội dung sửa đổi Soát xét Lần sửa Ghi Giám đốc Họ tên Chữ ký Bản quyền tài liệu thuộc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ biên soạn kiểm soát Tài liệu không chép sửa chữa phần hay toàn mà phê chuẩn văn Giám đốc công ty Số trang / QUY ĐỊNH QUẢN LÝ CON DẤU CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHAN VŨ Mã tài liệu: HCQT-QĐ006 Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 01/03/2011 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TP HCM, ngày 01 tháng 03 năm 2011 QUY CHẾ VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CON DẤU (Ban hành theo Quyết định số … /QĐ-PV ngày … tháng … năm 2011 Tổng Giám Đốc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ) I/ MỤC ĐÍCH: - Đảm bảo việc sử dụng quy định, mục đích - Tránh việc đóng dấu sai mục đích II/ PHẠM VI: - Áp dụng cho toàn công ty III/ ĐỊNH NGHĨA: - Không có IV/ NỘI DUNG: Làm dấu: - Trường hợp công ty mở thêm pháp nhân mở thêm chi nhánh (và tổng giám đốc đồng ý), công ty tiến hành làm dấu cho đơn vị trực thuộc - Thực thủ tục làm dấu phòng HCQT đảm nhiệm tổng giám đốc uỷ quyền cho phận khác - Việc làm dấu tròn phải theo trình tự, thủ tục nhà nước quy định việc làm dấu - Các dấu vuông…do công ty tự làm để phục vụ hoạt động quản trị không thuộc phạm vi điều chỉnh quy định Quy trình đóng dấu: 2.1 Nhận thông tin đóng dấu: - Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm giữ dấu thực thủ tục đóng dấu - Khi phận có nhu cầu đóng dấu phải liên hệ với nhân viên văn thư để đóng dấu, thời gian đóng dấu thời gian hành theo quy định công ty Do phận có nhu cầu đóng dấu phải liên hệ đăng ký trước Bản quyền tài liệu thuộc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ biên soạn kiểm soát Tài liệu không chép sửa chữa phần hay toàn mà phê chuẩn văn Giám đốc công ty Số trang / QUY ĐỊNH QUẢN LÝ CON DẤU - Mã tài liệu: HCQT-QĐ006 Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 01/03/2011 Trường hợp nhân viên văn thư công tác vằng mặt phải bàn giao dấu cho Giám Đốc HCQT theo quy chế sau đây: + Con dấu phải để tủ riêng, chìa khoá tủ Giám Đốc HCQT Trợ lý giữ + Niêm phong tủ phải nhân viên văn thư Giám Đốc HCQT/hoặc Trợ lý ký tên vào niêm phong + Khi nhân viên văn thư mà khoá niêm phong không phải lập biên vụ việc có chữ ký quản lý + Trường hợp nhân viên văn thư vắng mà công ty có nhu cầu đóng dấu nhu cầu đóng dấu gấp Giám Đốc HCQT nhân viên HCQT khác mở niêm phong, sau đóng dấu theo số yêu cầu ghi đầy đủ thông tin vào sổ theo dõi đóng dấu, người đóng dấu, người đóng dấu Giám Đốc HCQT ký tên vào sổ + Sau đóng dấu xong, người đóng dấu cho sổ dấu vào tủ, khóa lại dán niêm phong có chữ ký người đóng dấu Giám Đốc HCQT phải chứng kiến việc dán niêm phong 2.2 Xác định thẩm quyền đóng dấu - Chỉ Chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc công ty quyền ký tên đóng dấu văn - Đối với chức danh khác phải uỷ quyền văn tổng giám đốc - Văn uỷ quyền phải chuyển cho người giữ dấu 01 photo có đóng dấu Trường hợp nhân viên văn thư giữ dấu không nhận văn có quyền yêu cầu người xin đóng dấu giải trình theo quy định 2.3 Tiến hành đóng dấu theo số yêu cầu: 2.4 Ghi hồ sơ theo dõi: - Sau đóng dấu xong, nhân viên văn thư phải ghi nội dung đóng dấu vào sổ theo dõi đóng dấu theo mẫu : HCQT-QĐ006-M01 Quản lý dấu - Nhân viên văn thư phải đảm bảo có hộp mực phòng ngừa tuần vào thứ hai phải kiểm tra hộp mực định kỳ Nếu hộp mực bị khô hay hết phải làm thủ tục mua Bản quyền tài liệu thuộc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ biên soạn kiểm soát Tài liệu không chép sửa chữa phần hay toàn mà phê chuẩn văn Giám đốc công ty Số trang / QUY ĐỊNH QUẢN LÝ CON DẤU - Mã tài liệu: HCQT-QĐ006 Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 01/03/2011 Con dấu luôn phải để tủ khóa lại thời gian không sử dụng, nhân viên văn thư không giao dấu cho người thẩm quyền V Bổ sung, sửa đổi Quy định Trong trình thực quy định này, có vấn đề phát sinh vướng mắc, đơn vị báo cáo, đề xuất phòng HCQT để tổng hợp trình ban giám đốc xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHAN VŨ TỔNG GIÀM ĐỐC Bản quyền tài liệu thuộc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ biên soạn kiểm soát Tài liệu không chép sửa chữa phần hay toàn mà phê chuẩn văn Giám đốc công ty Số trang / ... năm 2011 QUY CHẾ VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CON DẤU (Ban hành theo Quy t định số … /QĐ-PV ngày … tháng … năm 2011 Tổng Giám Đốc Công ty CP Đầu Tư Phan Vũ) I/ MỤC ĐÍCH: - Đảm bảo việc sử dụng quy định, ... trang / QUY ĐỊNH QUẢN LÝ CON DẤU - Mã tài liệu: HCQT-QĐ006 Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 01/03/2011 Con dấu luôn phải để tủ khóa lại thời gian không sử dụng, nhân viên văn thư không giao dấu. .. phong 2.2 Xác định thẩm quy n đóng dấu - Chỉ Chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc công ty quy n ký tên đóng dấu văn - Đối với chức danh khác phải uỷ quy n văn tổng giám đốc - Văn uỷ quy n phải