Quy định về quản lý và sử dụng hội trường

DỰ THẢO ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VĂN PHÒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 2018 QUY ĐỊNH Quản lý, khai thác, sử dụng Hội trường quảng trường Nguyễn Văn Đạo (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-VP ngày / /2018 Văn phòng ĐHQGHN) CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Mục đích, yêu cầu Quy định ban hành nhằm tăng cường hiệu quản lý sở vật chất, khai thác, sử dụng đáp ứng yêu cầu khánh tiết, tổ chức kiện quan trọng của Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) của đơn vị thành viên, trực thuộc ĐHQGHN tại Hội trường quảng trường Nguyễn Văn Đạo, 144 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội Điều Nguyên tắc sử dụng Hội trường Quảng trường sử dụng cho hoạt động nhiệm vụ trị của ĐHQGHN Không sử dụng Hội trường, Quảng trường cho hoạt động kinh doanh, liên kết khai thác, dịch vụ Các hoạt động tổ chức tại Hội trường, Quảng trường phải Cơ quan ĐHQGHN đơn vị thành viên, trực thuộc ĐHQGHN đầu mối tổ chức Trong trường hợp có đơn vị ngồi ĐHQGHN đóng vai trò phới hợp đồng tổ chức, đơn vị đầu mới tổ chức phải có văn xin ý kiến phê duyệt của Giám đớc ĐHQGHN (qua Văn phòng ĐHQGHN) Hội trường Quảng trường sử dụng cho hoạt động có tổng sớ lượng đại biểu, khách mời tham dự tối thiểu 250 người, tối đa 600 người Các đơn vị sử dụng Hội trường Quảng trường để tổ chức kiện có liên quan đến yếu tớ nước ngồi phải đồng ý văn của ĐHQGHN (qua Ban Hợp tác Phát triển) Việc sử dụng Hội trường, Quảng trường đảm bảo phát huy tính liên thơng, liên kết, chia sẻ nguồn lực chung đơn vị toàn ĐHQGHN thực quy định của pháp luật quản lý, sử dụng tài sản của Nhà nước của ĐHQGHN CHƯƠNG II HỘI TRƯỜNG, QUẢNG TRƯỜNG Điều Đối tượng sử dụng Đối tượng sử dụng xếp theo thứ tự ưu tiên: Cơ quan ĐHQGHN; Các đơn vị thành viên; Các đơn vị trực thuộc Các đối tượng khác (Trường hợp Giám đốc ĐHQGHN phê duyệt) Điều Đơn vị quản lý Giám đốc ĐHQGHN giao Văn phòng ĐHQGHN làm đầu mới quản lý, sử dụng Hội trường, Quảng trường Phòng Hành - Văn phòng ĐHQGHN có chức tham mưu, giúp việc Chánh Văn phòng quản lý sử dụng sở vật chất, tài sản cố định của Hội trường, Quảng trường khu vực dùng chung Điều Những điều cấm Tổ chức kiện trước 6h00 sáng sau 22h30 hàng ngày Tổ chức dựng trại, căng bạt, dù, cờ phướn, kinh doanh, quảng cáo tại Quảng trường, khu vực dùng chung chưa đồng ý của Văn phòng ĐHQGHN Cho thuê chỗ dừng đỗ xe thuộc khu vực Quảng trường Đứng tên cho đơn vị ĐHQGHN sử dụng Hội trường Mang vào Hội trường, Quảng trường khu vực dùng chung chất gây nghiện, chất nổ, chất dễ cháy hàng hóa q́c cấm Hút th́c, ăn kẹo cao su, xả rác, viết, vẽ, khắc chữ bàn ghế, tường, cánh cửa khu vực Hội trường, Quảng trường Tự ý dịch chuyển vị trí, thay đổi cấu trúc nội thất, bàn ghế; lắp đặt thêm thiết bị điện, âm ánh sáng; treo bandroll, khung chữ, khung banner, tranh ảnh, dán giấy chưa đồng ý của Văn phòng ĐHQGHN Tự ý mang tài sản, trang thiết bị khỏi Hội trường Trực tiếp trả chi phí cho cán bộ, nhân viên phục vụ Hội trường Quảng trường mà biên nhận, phiếu thu Điều Quy trình, nội dung đăng ký xác nhận sử dụng Hội trường Quảng trường Quy trình đăng ký xác nhận sử dụng Hội trường, Quảng trường a) Đăng ký sử dụng - Đối với kiện của Cơ quan ĐHQGHN: Thông báo văn kế hoạch sử dụng Hội trường, Quảng trường cho Văn phòng ĐHQGHN trước ngày sử dụng 03 ngày làm việc - Đối với kiện của đơn vị thành viên, trực thuộc ĐHQGHN: Đăng ký văn kế hoạch sử dụng Hội trường, Quảng trường cho Văn phòng ĐHQGHN trước ngày sử dụng 05 ngày làm việc - Đối với kiện của đối tượng khác: Đăng ký văn trước ngày sử dụng bảy (07) ngày làm việc b) Đối chiếu duyệt kế hoạch sử dụng Chậm 01 ngày làm việc kể từ nhận văn đăng ký sử dụng của đơn vị, Phòng Hành - Văn phòng ĐHQGHN đới chiếu kế hoạch sử dụng trình Lãnh đạo Văn phòng phê duyệt kế hoạch sử dụng của đơn vị c) Xác nhận văn việc bớ trí sử dụng với đơn vị Căn kế hoạch phê duyệt, Văn phòng ĐHQGHN xác nhận văn việc (có hay khơng) bớ trí Hội trường, Quảng trường cho đơn vị chậm 02 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận văn đăng ký của đơn vị Nội dung đăng ký gồm thông tin sau: a) Mục đích sử dụng, nội dung chương trình, thời gian sử dụng, thành phần, số lượng người dự kiến tham gia kiện b) Các yêu cầu kỹ thuật: trang thiết bị cần sử dụng âm thanh, ánh sáng, chiếu, sớ lượng micro (gửi kèm chương trình) c) Các yêu cầu khánh tiết: backdrop, banner, bandroll, biển tên bàn VIP, biển bàn đón tiếp… d) Các yêu cầu lễ tân, phục vụ: nước ́ng đóng chai, nước ướng đóng bình, ly tách, khay trao q phát trưởng, kê bàn ghế đón tiếp, bàn ghế chủ tọa - giao lưu, khăn phủ bàn, lễ tân đón tiếp - phục vụ… e) Dự kiến số lượng phương tiện dừng đỗ tại Quảng trường f) Phương án chỗ ngồi, sơ đồ sử dụng Hội trường, Quảng trường Điều Trách nhiệm đơn vị sử dụng Hội trường Phới hợp Văn phòng ĐHQGHN để thớng kế hoạch tổ chức kiện, hoạt động đăng ký sử dụng theo quy định tại Điều Giữ vệ sinh chung, bỏ rác nơi quy định; thực hành tiết kiệm điện, nước trước, sau sử dụng Hội trường; Bàn giao trang thiết bị, máy móc, vật dụng của Hội trường trước sau sử dụng Hội trường Trong trường hợp làm hư hỏng, thất trang thiết bị, máy móc, vật dụng của Hội trường phải thơng báo cho Phòng Hành - Văn phòng ĐHQGHN phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại Các đơn vị có nhu cầu đưa thiết bị bên ngồi vào sử dụng bên Hội trường (ví dụ: loa đài, máy móc, hệ thớng âm thanh, ánh sáng…) phải đồng ý của Văn phòng ĐHQGHN đơn vị tự chịu trách nhiệm quản lý, vận hành Chi trả phí điện, nước, dịch vụ vệ sinh, phục vụ ngồi hành theo quy định Điều Trách nhiệm đơn vị quản lý Phòng Hành - Văn phòng ĐHQGHN giao đơn vị đầu mối quản lý việc sử dụng Hội trường, Quảng trường có trách nhiệm sau: Tiếp nhận xử lý đăng ký sử dụng Hội trường, Quảng trường theo quy định tại Điều Phới hợp với phòng/đội thuộc Văn phòng ĐHQGHN cơng tác tổ chức kiện như: vệ sinh, lễ tân; truyền thông, quản trị hình ảnh, thương hiệu; an ninh trật tự, quản lý xe ô tô công vụ, xe ô tô cá nhân Phối hợp với đơn vị đăng ký sử dụng Hội trường để thống công tác tổ chức, chuẩn bị khánh tiết (banner, bandroll, hoa tươi, nước uống, biển tên, sơ đồ bớ trí Hội trường; bàn phát tài liệu đón tiếp đại biểu, …); bớ trí chỗ dừng đỗ phương tiện tại Quảng trường Phương án triển khai thực yêu cầu phục vụ, dịch vụ khác (nếu có) Điều Quy định kinh phí Đới với kiện của Cơ quan ĐHQGHN Văn phòng ĐHQGHN chi trả từ nguồn kinh phí giao theo nhiệm vụ mức chi quy định tại Quy chế chi tiêu nội Cơ quan ĐHQGHN (Danh mục kiện ĐHQGHN đảm bảo kinh phí tổ chức Phụ lục kèm theo) Đối với kiện của đơn vị thành viên, trực thuộc a) Đơn vị miễn phí sử dụng Hội trường, kinh phí phục vụ hành theo quy định của Nhà nước (từ 8h00 đến 12h từ 13h00 đến 17h00); b) Chi trả tiền điện, nước, vệ sinh, chi phí phát sinh khác (nếu có) sau kết thúc kiện (mức thu theo Phụ lục 2) c) Văn phòng ĐHQGHN có văn yêu cầu chi trả, bồi thường thiệt hại đơn vị sử dụng gây nhắc nhở vấn đề đơn vị vi phạm quy định đến đơn vị đầu mới tổ chức kiện (nếu có) Trường hợp đơn vị có văn nhắc nhở vi phạm 02 lần, Văn phòng ĐHQGHN xem xét việc khơng chấp thuận bớ trí sử dụng Hội trường, Quảng trường cho kiện CHƯƠNG IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 15 Chánh Văn phòng ĐHQGHN Giám đốc ĐHQGHN ủy quyền phê duyệt hoạt động kiện danh sách tại Phụ lục Trường hợp đặc biệt khác đơn vị trình Giám đớc ĐHQGHN xem xét, định Điều 16 Trưởng đơn vị thuộc Văn phòng có trách nhiệm triển khai, đơn đớc việc thực Quy định chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng theo quy định Nhà nước của ĐHQGHN Điều 17 Quy định bao gồm chương, 17 điều, có hiệu lực kể từ ngày ký Trong q trình thực hiện, có nội dung chưa phù hợp, đề nghị đơn vị phản ánh kịp thời để Văn phòng ĐHQGHN xem xét bổ sung, sửa đổi./ CHÁNH VĂN PHÒNG Phụ lục DANH MỤC SỰ KIỆN ĐƯỢC CƠ QUAN ĐHQGHN ĐẢM BẢO CHI TRẢ TỒN BỘ KINH PHÍ THỰC HIỆN Stt Tên kiện Tiếp đón Ngun thủ Q́c gia, q́c tế, khách nước ngồi đến làm việc, giao lưu học thuật tại ĐHQGHN Tổ chức lễ khai giảng năm học, lễ trao tiến sỹ danh dự, lễ trao học bổng, lễ kỷ niệm ngày thành lập, ngày truyền thống cấp ĐHQGHN, đơn vị thành viên, trực thuộc Các hoạt động Cơng đồn, Đồn Thanh niên ĐHQGHN (hội thao, hội diễn văn nghệ) Tổ chức Lễ khai giảng, học trị, tuần sinh hoạt cơng dân đầu năm của đơn vị thành viên, trực thuộc Các hội nghị tổng kết, sơ kết, công bố định bổ nhiệm Lãnh đạo đơn vị thành viên, trực thuộc Các kiện khác theo đạo của Ban Giám đớc Ghi Tờ trình phê duyệt của Ban Giám đớc Ghi chú: Ngồi kiện trên, đơn vị đầu mối sử dụng Hội trường chi trả kinh phí điện, nước, dịch vụ vệ sinh, chi phục vụ ngồi hành chi phí phát sinh khác Phụ lục QUY ĐỊNH MỨC HỖ TRỢ KINH PHÍ VẬN HÀNH HỘI TRƯỜNG, QUẢNG TRƯỜNG NGUYỄN VĂN ĐẠO Stt Tên kiện Đơn vị Trong Ngày tính hành thường nghỉ Ngày Lễ I Khánh tiết hội trường Banner cửa hội trường (1x7m) 1m2 125.000 - - Backdrop hội trường, kích thước 1m2 125.000 - - - 3x5m - 4x6m - 6x10m Nước ́ng chung (bình nước chung tại cửa Hội trường) Bình 50.000 - - Nước ́ng VIP (chai nước lọc, ly, cốc) Người 30.000 - - Hoa bục phát biểu Lẵng 450.000 - - Hoa bàn VIP Bát 50.000 - - Kê đặt bàn sân Bộ bàn khấu, bàn phát tài liệu II Nhân phục vụ Kỹ 300.000 600.000 thuật Ghi Hóa đơn của đơn vị cung cấp 50.000 cơng âm Buổi 200.000 thanh, ánh sáng (2 người) (1/2 ngày) Bảo vệ, trông giữ phương tiện tại Quảng trường (2 người) Buổi (1/2 ngày) Lễ tân hội trường, lễ tân sân khấu (tùy theo yêu cầu) Buổi (1/2 ngày) (100.000/người (150.000/người/ (300.00/người/ trên/ buổi) buổi) buổi) 200.000 300.000 600.000 (100.000/người (150.000/người/ (300.00/người/ trên/ buổi) buổi) buổi) 200.000 300.000 600.000 (100.000/người (150.000/người/ (300.00/người/ trên/ buổi) buổi) buổi) III Chi điện nước, dịch vụ vệ sinh Điện Theo số công tơ Theo mức giá của nhà nước - - Nước Buổi 50.000 (khoán) - - Vệ sinh Buổi 500.000 1.000.000 1.500.000 ... mối quản lý, sử dụng Hội trường, Quảng trường Phòng Hành - Văn phòng ĐHQGHN có chức tham mưu, giúp việc Chánh Văn phòng quản lý sử dụng sở vật chất, tài sản cố định của Hội trường, Quảng trường. .. quy định Điều Trách nhiệm đơn vị quản lý Phòng Hành - Văn phòng ĐHQGHN giao đơn vị đầu mối quản lý việc sử dụng Hội trường, Quảng trường có trách nhiệm sau: Tiếp nhận xử lý đăng ký sử dụng Hội. .. Quảng trường Quy trình đăng ký xác nhận sử dụng Hội trường, Quảng trường a) Đăng ký sử dụng - Đối với kiện của Cơ quan ĐHQGHN: Thông báo văn kế hoạch sử dụng Hội trường, Quảng trường cho Văn