Quy định công tác lễ tân văn phòng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VĂN PHÒNG _ LỊCH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN LỄ TÂN SẢNH TẦNG Thời gian 7h30 – 8h00 8h00 – 12h00 13h00 – 13h30 13h30 – 17h30 Nội dung - Có mặt vị trí làm việc - Bật thiết bị điện, kiểm tra công tác vệ sinh, nước uống khu vực tầng - Kiểm tra đăng lịch công tác Ban Giám đốc lên bảng điện tử - Thông máy bồ đàm với phận bảo vệ nhà điều hành 144 Xuân Thủy - Hỗ trợ, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác - Hỗ trợ việc theo dõi vào cán quan - Trực tổng đài điện thoại - Hỗ trợ công tác khác Tổ lễ tân Nghỉ trưa - Có mặt vị trí làm việc - Kiểm tra công tác vệ sinh, nước uống khu vực tầng - Hỗ trợ, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác - Hỗ trợ việc theo dõi vào cán quan - Trực tổng đài điện thoại - Hỗ trợ công tác khác Tổ lễ tân - Thông máy đàm với tổ bảo vệ nhà điều hành 144 Xuân Thủy để xác nhận trước ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Ghi Yêu cầu có mặt Thực tốt nhiệm vụ phân công Yêu cầu có mặt Thực tốt nhiệm vụ phân công VĂN PHÒNG _ LỊCH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN NHÀ BẾP Thời gian 8h00 – 8h10 Nội dung Nhận bàn giao thực phẩm Ghi Kiểm tra kỹ thực phẩm trước 8h10 – 10h00 10h00 – 11h00 Sơ chế, chuẩn bị thực phẩm để chế biến Chế biến thức ăn nhận Sạch an toàn Đảm bảo đủ số lượng, chất lượng bữa ăn 11h00 – 11h10 11h10 – 11h15 11h15 – 11h45 11h45 – 12h30 12h30 – 14h00 14h00 – 16h30 16h30 – 17h00 Vệ sinh cá nhân, thay đồng phục Mở điều hòa bật nhạc Chia suất ăn Phục vụ cán ăn trưa Ăn trưa, nghỉ, tắt nhạc, điều hòa Bỏ đồ ăn thừa, rửa bát vệ sinh nhà ăn Tắt thiết bị điện, khóa cửa, khóa ga… Đủ suất Nhanh, kịp thời Kiểm tra, đảm bảo an toàn trước ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VĂN PHÒNG _ LỊCH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN LỄ TÂN BAN GIÁM ĐỐC Thời gian 7h00 – 8h00 Nội dung Vệ sinh phòng làm việc (hút bụi; rửa ấm chén; thu dọn thùng rác – tài liệu thùng rác trước tiêu hủy cần xin ý kiến lãnh đạo; lau bàn, ghế, cửa kính – cần) Kiểm tra thiết bị (điện, ánh sáng, điều hòa) Chuẩn bị hậu cần nước uống Ghi Đảm bảo vệ sinh sẽ, ngăn nắp, gọn gàng Các thiết bị hoạt động tốt Đủ lượng nước cần dùng 8h00 – 12h00 ngày Lễ tân thường trực phòng chờ vào Trực điện thoại tiếp nước có khách, yêu bàn liên lạc điện thoại di cầu động cần 12h00 – 13h30 13h30 – 17h30 Đối với họp kín: Lễ tân chuẩn bị sẵn nước phòng làm việc Dọn dẹp, thay cốc chén mới, vệ sinh dùng (rửa, lau khô để sẵn) Nghỉ trưa Lễ tân thường trực phòng chờ vào tiếp nước có khách, yêu cầu; Đối với họp kín: Lễ tân chuẩn bị sẵn nước phòng làm việc Dọn dẹp, thay cốc chén mới, vệ sinh dùng (rửa, lau khô để sẵn) Vệ sinh ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VĂN PHÒNG _ LỊCH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN LỄ TÂN PHÒNG HỌP Thời gian 7h30 – 8h00 Trước họp 30 phút Ghi Nội dung Có mặt quan kiểm tra lịch họp ngày Rà soát lại công việc cần chuẩn bị Chuẩn bị phòng họp Kiểm tra bật thiết bị điện, ánh sáng, điều hòa, âm thanh, máy chiếu, banner (nếu có) trước vào họp 30 phút Bật điều hòa phòng họp trước 20 phút, bật Trong trường hợp trang thiết bị điện chiếu sáng trước 15 phút không hoạt động cần yêu cầu cán kỹ thuật xử lý Kiểm tra cốc chén, nước lọc thực Việc chuẩn bị hậu họp trước kết thúc (bày sẵn) cần, cốc chén, nước lọc thực họp trước kết thúc (bày sẵn) Theo sơ đồ, danh Kiểm tra lại toàn biển tên, sơ đồ ngồi sách duyệt Bánh kẹo, hoa theo yêu cầu Theo phiếu đăng ký phòng họp họp Kiểm tra lại yêu cầu dịch vụ khác Trong thời gian Phục vụ họp theo lựa chọn: nước Tiếp nước 02 lần, lần diễn lọc, trà, café vào đầu họp lần nghỉ giải lao yêu cầu Trực theo dõi để kịp thời xử lý vấn đề phát sinh - Trang thiết bị trục trặc Liên lạc kỹ thuật Thời gian Nội dung - Yêu cầu khác Chủ tọa, đơn vị tổ chức Kết thúc họp 17h00-17h15 Ghi chủ động xử lý Nghiên cứu phương án xử lý đề xuất lên Tổ trưởng Đối với họp kín: Lễ tân chuẩn bị sẵn nước phòng họp Kiểm tra lại toàn trang thiết bị, dọn dẹp Sắp xếp, bày lại lại phòng họp, tắt điện thiết bị không sử dụng, khóa cửa phòng Trực phòng Tổ lễ tân Kiểm tra lại phiếu yêu cầu phòng họp cho ngày hôm sau để phân công chuẩn bị ... họp kín: Lễ tân chuẩn bị sẵn nước phòng họp Kiểm tra lại toàn trang thiết bị, dọn dẹp Sắp xếp, bày lại lại phòng họp, tắt điện thiết bị không sử dụng, khóa cửa phòng Trực phòng Tổ lễ tân Kiểm... vệ sinh dùng (rửa, lau khô để sẵn) Nghỉ trưa Lễ tân thường trực phòng chờ vào tiếp nước có khách, yêu cầu; Đối với họp kín: Lễ tân chuẩn bị sẵn nước phòng làm việc Dọn dẹp, thay cốc chén mới, vệ... QUỐC GIA HÀ NỘI VĂN PHÒNG _ LỊCH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN LỄ TÂN PHÒNG HỌP Thời gian 7h30 – 8h00 Trước họp 30 phút Ghi Nội dung Có mặt quan kiểm tra lịch họp ngày Rà soát lại công việc cần