QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG XE Ô TÔ CÔNG VỤ Mã số: QĐ-QL XE 01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày ban hành: 30/10/2010 Trang: 1/7 PHÊ DUYỆT Người phê duyệt Người kiểm tra Người soạn thảo Họ và tên: Chức danh: Ngày Họ và tên: Chức danh: Ngày Họ và tên: Chức danh: Ngày 29/10/2010 PHÂN PHỐI Nơi nhận Nơi nhận Ban Giám đốc Phòng Tổ chức hành chính - Nhân sự Phòng Tài chính - Kế toán Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật & Vật tư thiết bị Dự án đầu tư Phòng Kinh doanh Các Phân xưởng sản xuất THEO DÕI SỬA ĐỔI Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Bắc Hà T r a n g | 1 QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG XE Ô TÔ CÔNG VỤ Mã số: QĐ-QL XE 01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày ban hành: 30/10/2010 Trang: 2/7 Lần sửa đổi Nội dung sửa đổi Trang sửa đổi Ngày hiệu lực Phê duyệt sửa đổi MỤC LỤC I. QUY ĐỊNH CHUNG 4 a. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG 4 b. MỤC ĐÍCH 4 c. PHẠM VI ÁP DỤNG 4 II. QUY ĐỊNH VỀ VIỆC QUẢN LÝ XE Ô TÔ CÔNG VỤ 4 1. PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ (TCHC-NS) 4 b. ĐIỀU XE5 c. LỊCH TRÌNH XE 5 d. GIÁM SÁT LỊCH TRÌNH XE 5 e. CHI PHÍ 6 Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Bắc Hà T r a n g | 2 QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG XE Ô TÔ CÔNG VỤ Mã số: QĐ-QL XE 01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày ban hành: 30/10/2010 Trang: 3/7 III. QUY ĐỊNH VỀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ CÔNG VỤ 6 1. YÊU CẦU XE 6 b. LỆNH ĐIỀU XE 6 c. QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI LÁI XE 7 Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Bắc Hà T r a n g | 3 QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG XE Ô TÔ CÔNG VỤ Mã số: QĐ-QL XE 01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày ban hành: 30/10/2010 Trang: 4/7 I. QUY ĐỊNH CHUNG a. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG Quy định về quản lý, sử dụng xe ô tô công vụ của Công ty Cổ phần Đầu tư và phát triển Bắc Hà được áp dụng trong toàn Công ty, Chi nhánh hoặc Ðơn vị phụ thuộc (nếu có). Tất cả cán bộ công nhân viên trong công ty có trách nhiệm quản lý, điều hành, lái xe và cán bộ công nhân viên đi trên xe ô tô công vụ đều có trách nhiệm thực hiện quy định này. b. MỤC ĐÍCH Việc quy định về quản lý, sử dụng xe ô tô công vụ nhằm mục đích sử dụng hiệu quả và đúng mục đích. Ngoài ra, xe công vụ là tài sản chung của công ty nên việc quy định về quản lý và sử dụng xe để mọi cá nhân cán bộ công nhân viên đều có nghĩa vụ và trách nhiệm bảo vệ tài sản chung. c. PHẠM VI ÁP DỤNG Những điều mà quy định này không đề cập cụ thể thì được hiểu là sẽ áp dụng theo các quy định của Pháp luật của Nhà nước, các văn bản quy định khác của công ty hoặc được điều hành chỉ đạo trực tiếp của Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc công ty. II.QUY ĐỊNH VỀ VIỆC QUẢN LÝ XE Ô TÔ CÔNG VỤ 1. PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ (TCHC-NS) 1.1. Phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự có trách nhiệm quản lý và điều hành sử dụng xe ô tô công vụ như những tài sản khác công ty. 1.2. Phòng TCHC-NS có trách nhiệm đưa ra quy định về quản lý, sử dụng xe ô tô công vụ và theo dõi giám sát thực hiện đối với các cá nhân liên quan. Đưa ra quy trình và hướng dẫn việc đăng ký sử dụng xe, điều hành xe và trách nhiệm của lái xe, cán bộ công nhân viên cùng tham gia hành trình. 1.3. Phòng TCHC-NS có trách nhiệm báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về tình hình quản lý, sử dụng xe cũng như hiện trạng hoạt động của xe và đưa ra những đề xuất thực hiện cho thời gian tiếp theo. Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Bắc Hà T r a n g | 4 QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG XE Ô TÔ CÔNG VỤ Mã số: QĐ-QL XE 01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày ban hành: 30/10/2010 Trang: 5/7 b. ĐIỀU XE Xe ô tô công vụ được điều động bởi lệnh điều xe. 2.1. Thành viên Hội đồng Quản trị và thành viên Ban giám đốc công ty có quyền trực tiếp phát lệnh điều xe. Khi xe đang thực hiện lệnh điều xe khác thì căn cứ vào điều kiện và hoàn cảnh thực tế, người điều xe sẽ quyết định việc tiếp tục lệnh điều xe nữa hay không. 2.2. Khi nhận được đăng ký lịch trình sử dụng xe, phòng TCHC-NS tiến hành sắp xếp lịch xe và Trưởng phòng TCHC-NS hoặc cán bộ điều hành xe được ủy quyền sẽ ký lệnh điều xe. Việc sắp xếp lịch xe và điều hành xe phải đảm bảo hiệu quả và đúng mục đích của việc sử dụng xe. c. LỊCH TRÌNH XE 3.1. Lịch trình xe được đăng ký với phòng TCHC-NS và được chấp thuận trước khi nhận được lệnh điều xe và sử dụng xe. Trường hợp được lệnh điều xe trực tiếp từ cán bộ lãnh đạo của công ty ngoài trừ ngày nghỉ thì người nhận lệnh sẽ phải thông báo phòng TCHC-NS lịch trình dự kiến để theo dõi lịch trình và sắp xếp lịch xe phù hợp. 3.2. Khi muốn thay đổi lịch trình khi đang trong quá trình thực hiện thì cán bộ công nhân viên có trách nhiệm trên xe phải thông báo và được sự chấp thuận của Phòng TCHC-NS trước khi thực hiện tiếp hành trình. Trường hợp bất khả kháng không báo được cho Phòng TCHC-NS thì người có trách nhiệm trên xe sẽ quyết định lịch trình tiếp theo và thông báo lại khi liên lạc được. 3.3. Lịch trình xe thực tế sẽ được ghi lại chi tiết theo biểu mẫu. Lịch trình sẽ được sẽ được sao lưu và là căn cứ để thanh toán xăng xe và các chi phí khác. d. GIÁM SÁT LỊCH TRÌNH XE 4.1. Cán bộ công nhân viên là người chịu trách nhiệm đi trên xe có quyền quyết định lịch trình xe trong phạm vi đã đăng ký, có quyền điều chỉnh lịch trình cho phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh thực tế nhưng phải thông báo trước với phòng TCHC-NS và được sự chấp thuận đối với lịch trình khác biệt. Nhưng lái xe có quyền từ chối thực hiện cho những hành trình không phải dành cho việc công mà không có ý kiến chỉ đạo từ cấp trên. 4.2. Người chịu trách nhiệm đi trên xe có quyền yêu cầu lái xe thực hiện theo đúng lịch trình đã đăng ký. Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Bắc Hà T r a n g | 5 QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG XE Ô TÔ CÔNG VỤ Mã số: QĐ-QL XE 01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày ban hành: 30/10/2010 Trang: 6/7 4.3. Khi không có lịch trình nào được thực hiện, xe sẽ được đỗ lại ở các nơi theo quy định. e. CHI PHÍ 5.1. Chi phí xăng, phí cầu đường và các chi phí khác: Chi phí xăng xe được thanh toán dựa trên số km đi được từ thời điểm mua xăng đến thời điểm mua xăng ngay trước đó, định mức tiêu hao nhiên liệu và giá xăng tại thời điểm mua. Phí cầu đường và các chi phí khác phát sinh theo như rửa xe, bơm xe, vá lốp hoặc những sửa chữa nhỏ khác được thanh toán theo điều kiện thực tế; 5.2. Chi phí bảo trì, bảo dưỡng hoặc sửa chữa. Cùng với lái xe, phòng TCHC-NS, xây dựng và theo dõi lịch bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa. Trong trường hợp phải sửa chữa đột xuất, lái xe phải thông báo và được sự chấp thuận của Phòng TCHC-NS trước khi tiến hành sửa chữa. Chi phí dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa được khảo sát và thông báo cho phòng TCHC-NS trước khi tiến hành sửa chữa. III. QUY ĐỊNH VỀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ CÔNG VỤ Xe ô tô công vụ là tài sản chung của Công ty nên mọi cán bộ công nhân viên đều có quyền sử dụng cho công việc chung của công ty. Việc sử dụng xe phải đảm bảo tính hiệu quả và đúng mục đích. 1. YÊU CẦU XE Tất cả CBCNV khi có nhu cầu sử dụng xe để giải quyết việc công thì làm phiếu yêu cầu xe, có xác nhận của cán bộ quản lý trực tiếp rồi nộp cho Phòng TCHC-NS. Đối với trường hợp có lệnh điều xe trực tiếp của lãnh đạo Công ty, lái xe có trách nhiệm báo cáo cho Phòng TCHC-NS lịch trình dự kiến. b. LỆNH ĐIỀU XE 2.1. Ngoài sự điều động trực tiếp của Lãnh đạo công ty, lái xe trước khi khởi hành phải có lệnh điều xe của Phòng TCHC-NS. 2.2. Trưởng phòng TCHC-NS hoặc cán bộ phụ trách điều hành được ủy quyền ký lệnh điều xe. Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Bắc Hà T r a n g | 6 QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG XE Ô TÔ CÔNG VỤ Mã số: QĐ-QL XE 01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày ban hành: 30/10/2010 Trang: 7/7 c. QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI LÁI XE 3.1. Chỉ được vận hành xe khi có lệnh điều xe trực tiếp của Lãnh đạo công ty hoặc lệnh điều xe của Phòng TCHC-NS. 3.2. Tự rửa xe, kiểm tra dầu mỡ, nhiên liệu và lập lịch bảo dưỡng xe. 3.3. Giữ gìn xe sạch sẽ, an toàn, sẵn sàng phục vụ. 3.4. Đảm bảo đưa đón đúng giờ, đúng địa điểm. 3.5. Phục vụ mọi đối tượng tận tình, chu đáo. 3.6. Ghi Lịch trình xe đầy đủ. 3.7. Không vi phạm luật lệ giao thông, tránh gây tai nạn làm thiệt hại phương tiện và con người. 3.8. Không dùng giấy tờ xe để thế chấp vào việc mua xăng, sửa chữa xe 3.9. Không tự tiện sử dụng xe vào việc riêng khi chưa được phép. Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Bắc Hà T r a n g | 7 . 2 QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG XE Ô TÔ CÔNG VỤ Mã số: QĐ-QL XE 01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày ban hành: 30/10/2010 Trang: 3/7 III. QUY ĐỊNH VỀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ CÔNG VỤ 6 1. YÊU CẦU XE. thông báo cho phòng TCHC-NS trước khi tiến hành sửa chữa. III. QUY ĐỊNH VỀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ CÔNG VỤ Xe ô tô công vụ là tài sản chung của Công ty nên mọi cán bộ công nhân viên đều có quy n sử. có trách nhiệm quản lý và điều hành sử dụng xe ô tô công vụ như những tài sản khác công ty. 1.2. Phòng TCHC-NS có trách nhiệm đưa ra quy định về quản lý, sử dụng xe ô tô công vụ và theo dõi