Quy trình quản lý văn thư

Đây là quy trình về việc quản lý văn thư, hành chính tại công ty cổ phần. Bao gồm: quy trình, quy định trong công ty,... nhằm đảm bảo: Quản lý tốt các loại công văn đi và đến và các giấy tờ giao dịch khác; Đảm bảo công văn, giấy tờ giao dịch được lưu chuyển đến đúng địa chỉ liên quan, phòng ngừa sự thất lạc; Đảm bảo sự tuân thủ thống nhất về mặt kỹ thuật soạn thảo văn bản; Quản lý sử dụng con dấu đúng mục đích và an toàn theo quy định của Nhà nước; Lưu trữ công văn, giấy tờ giao dịch phục vụ công tác tra cứu khi cần thiết. Qui định và hướng dẫn cụ thể về thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành tài liệu trong Công ty nhằm đảm bảo tính thống nhất, phù hợp với các qui định của Nhà nước và qui định của Công ty; Phân biệt và tránh sử dụng các tài liệu lỗi thời; Đảm bảo các tài liệu được người có thẩm quyền xem xét và phê duyệt trước khi ban hành; Các tài liệu hiện hành phải có sẵn ở những nơi đang tiến hành các công việc mấu chốt để hệ thống chất lượng luôn hoạt động có hiệu quả; Hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc tại các đơn vị và toàn Công ty, phục vụ cho lưu trữ; Quản lý thống nhất hồ sơ trong toàn Công ty, hình thành hệ thống làm cơ sở tổ chức tốt việc khai thác hồ sơ lưu trữ; Đảm bảo công tác bảo mật của Công ty.

CƠNG TY CỔ PHẦN GIATA ***** QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN THƯ Mã số : QT-GIATABan hành lần: 01 Ngày: ……………… 1/23 CƠNG TY CỔ PHẦN GIATA CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập-Tự do-Hạnh phúc QUY TRÌNH THỰC HIỆN CƠNG TÁC VĂN THƯ (Ban hành kèm theo Quyết định: /2012/QĐ-HCNS ngày _/ /2012 Giám đốc Công ty Cổ Phần Giata) Chương I: QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Mục đích - Quản lý tốt loại công văn đến giấy tờ giao dịch khác; Đảm bảo công văn, giấy tờ giao dịch lưu chuyển đến địa liên quan, phòng ngừa thất lạc; Đảm bảo tuân thủ thống mặt kỹ thuật soạn thảo văn bản; Quản lý sử dụng dấu mục đích an tồn theo quy định Nhà nước; Lưu trữ công văn, giấy tờ giao dịch phục vụ công tác tra cứu cần thiết Qui định hướng dẫn cụ thể thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành tài liệu Cơng ty nhằm đảm bảo tính thống nhất, phù hợp với qui định Nhà nước qui định Công ty; Phân biệt tránh sử dụng tài liệu lỗi thời; Đảm bảo tài liệu người có thẩm quyền xem xét phê duyệt trước ban hành; Các tài liệu hành phải có sẵn nơi tiến hành công việc mấu chốt để hệ thống chất lượng hoạt động có hiệu quả; Hướng dẫn cơng tác lập hồ sơ cơng việc đơn vị tồn Cơng ty, phục vụ cho lưu trữ; Quản lý thống hồ sơ tồn Cơng ty, hình thành hệ thống làm sở tổ chức tốt việc khai thác hồ sơ lưu trữ; Đảm bảo công tác bảo mật Công ty Điều 2: Đối tượng phạm vi áp dụng: 2.1 Quy trình quản lý công văn giấy tờ: Áp dụng cho tất văn dạng công văn đến văn luân chuyển nội Công ty (không bao gồm tài liệu); 2.2 Quy trình kiểm soát tài liệu: 2.2.1 Áp dụng cho tồn loại tài liệu lưu hành Cơng ty, bao gồm: - Các tài liệu thuộc hệ thống chất lượng Cơng ty (nếu có); - Các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngồi văn luật, luật, tiêu chuẩn 2.2.2 Áp dụng cho đơn vị liên quan đến hệ thống chất lượng Cơng ty 2.3 Quy trình kiểm sốt Hồ sơ 2/23 - Qui trình áp dụng cho cơng tác quản lý hồ sơ lữu trữ đơn vị Cơng ty Qui trình khơng áp dụng cho hồ sơ điện tử có liệu quản lý theo phần mềm chuyên nghiệp, bao gồm phần mềm quản lý liệu tập trung hay phân tán Điều 3.: Tài liệu tham chiếu - Luật ban hành văn quy phạm pháp luật hành; Nghị định Số 110/2004/NĐ-CP ban hành 08/04/2004 Chính phủ công tác văn thư; Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg ngày 10/6/2002 Thủ tướng Chính phủ việc thống dùng mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001; Thông tư 55/2005/TTLB-BNV-P.QTCP ngày 06/05/2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Các văn pháp quy hành Nhà nước quan chức Các qui chế hành Cơng ty; Điều 4: Thuật ngữ giải thích - - - - - - - Tên công ty: Công ty Cổ phần Giata Lĩnh vực hoạt động: Là công ty chuyên hoạt động lĩnh vực kinh doanh cung cấp thiết bị Phát thanh- Truyền hình- Truyền hình cáp quảng cáo truyền hình Đơn vị đầu mối soạn thảo: Là đơn vị người có thẩm quyền phân cơng chủ trì soạn thảo văn bản, tài liệu có trách nhiệm việc dự thảo, hồn chỉnh văn bản, tài liệu dự thảo trình người có thẩm quyền phê duyệt; Người PC: Người phân công Đơn vị phối hợp: Là đơn vị người có thẩm quyền phân cơng phối hợp góp ý với đơn vị đầu mối soạn thảo góp ý hồn chỉnh văn bản, tài liệu Công văn/giấy tờ giao dịch đi: Là văn người có thẩm quyền ban hành dùng để giải công việc nội Công ty, Công ty với tổ chức công dân; trình với cấp vấn đề cụ thể xin hướng dẫn giải quyết; hướng dẫn, giải đề nghị cấp mang tính chất vụ việc; để đôn đốc nhắc nhở cấp thực định cấp trên; Công văn/giấy tờ giao dịch đến: Là văn Công ty nhận từ nơi khác gửi đến đơn vị trực thuộc Cơng ty gửi cho nhau; Văn có tính chất sử dụng lâu dài: Là văn có tính chất qui định hướng dẫn sử dụng lâu dài qui chế, qui định, qui trình, hướng dẫn (kỹ thuật nghiệp vụ) Việc soạn thảo ban hành văn thực theo qui trình kiểm sốt tài liệu; Văn Qui phạm pháp luật (VBQPPL): Là tài liệu bên ngồi có mục đích sử dụng lâu dài luật, văn luật (Nghị định, thông tư hướng dẫn, qui định, qui chế quan chức năng, tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn ngành, văn Cơ quan chủ quản điều chỉnh hoạt động Công ty; Hồ sơ (HS): Là chứng thể kết công việc thực ghi giấy, phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình phương pháp ghi tin khác, 3/23 - - - - - - hình thành trình theo dõi giải công việc thuộc phạm vi, chức nhiệm vụ phòng tổ chức ngồi Công ty; Quản lý hồ sơ: Là hoạt động bao gồm công việc lập, nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, xác định thời hạn lưu trữ huỷ bỏ hồ sơ; TL/BM: Chữ viết tắt Tài liệu, biểu mẫu; Tài liệu: Là thông tin, thực công việc; Tài liệu nội bộ: Là tài liệu Công ty ban hành; Tài liệu bên ngồi: Là tài liệu khơng phải Cơng ty ban hành sử dụng Công ty VBQPPL, Quy chế quan chức năng; Các tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng Công ty: Là tài liệu sổ tay chất lượng, qui chế, qui định, qui trình hướng dẫn thiết lập theo yêu cầu theo yêu cầu quản lý khác Công ty, có mục đích sử dụng lâu dài có tính chất bắt buộc áp dụng; Qui chế: Là tài liệu mang tính khái quát, đưa yêu cầu cần đạt được, qui định khung mang tính nguyên tắc, thường đề cập đến vấn đề liên quan đến nhân sự, tài và/hoặc tổ chức; Qui định: Là Tài liệu đưa yêu cầu cần đạt được, qui định khung mang tính nguyên tắc Khác với Qui chế, tài liệu tập trung vào vấn đề không liên quan đến nhân sự, tài tổ chức; Qui trình: Là tài liệu đề cập đến trình tự bước thực công việc, nguồn lực sử dụng (nếu cần), trách nhiệm đơn vị trực thuộc việc phối hợp để quản lý thực hoạt động hay công việc cụ thể; Hướng dẫn: Là tài liệu cách thức cho nhiều đơn vị Công ty hay đơn vị trực thuộc để thực chung công việc cụ thể Nội dung phạm vi áp dụng hướng dẫn bị chi phối giới hạn qui chế, qui định hay qui trình có liên quan; VTĐV,VTCT: VTĐV chữ viết tắt Văn thư đơn vị, VTCT chữ viết tắt Văn thư Công ty; UQ: chữ viết tắt ủy quyền; TPHCNS: Là chữ viết tắt trưởng phòng Hành nhân (Tùy theo chức danh thực tế người đứng đầu phòng Hành nhân sự); HĐTH: Là chữ viêt tắt Hội đồng Tiêu Huỷ; Người có thẩm quyền/ lãnh đạo Cơng ty: Các thành viên Hội đồng quản trị (BGĐ), Giám đốc (GĐ) Công ty, Giám đốc Chi nhánh, Công ty trực thuộc người phân cấp uỷ quyền; HCNS, KTTC: Được hiểu chữ viết tắt phòng Hành nhân Cơng ty Phòng Kế Tài chính; LTHS, HSLT: Là chữ viết tắt lưu trữ hồ sơ; hồ sơ lưu trữ; LTCT, LTĐV: Là chữ viết tắt lưu trữ Công ty, lưu trữ đơn vị; CV: Chuyên viên Điều 5: Trách nhiệm quyền hạn BGĐ: - BGĐ ban hành văn hình thức: Nghị quyết, Chỉ thị, Công văn, Thông báo; Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật chức danh đứng đầu Công ty, Chi nhánh, Công ty trực thuộc theo quy định Điều lệ tổ 4/23   - chức hoạt động Công ty (trừ trường hợp pháp luật có qui định khác công ty trực thuộc chức danh khác theo qui định pháp luật); Các Qui chế, Qui định liên quan đến hoạt động BGĐ, Ban kiểm soát; Ban hành Qui chế liên quan đến nhân tài chính, ban hành Quy chế tổ chức hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện; Ban hành Quy định tổ chức hoạt động máy tham mưu giúp việc, kiểm tra, kiểm toán nội theo quy định pháp luật; Phê chuẩn sửa đổi văn bản, tài liệu Giám đốc: o o o - GĐ ban hành văn hình thức: Quyết định, Chỉ thị, Công văn, Thông báo Văn GĐ ban hành dùng để: Điều hành hoạt động kinh doanh phù hợp với Điều lệ Công ty phù hợp với văn BGĐ ban hành; Tổ chức thực phương án hoạt động kinh doanh, phương án sử dụng lợi nhuận sau thuế BGĐ phê duyệt; Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, tuyển dụng, sa thải… chức danh theo thẩm quyền qui định Điều lệ Công ty; Xem xét phê duyệt Chính sách chất lượng, Sổ tay chất lượng (nếu có), Quy định, Quy trình điều hành hoạt động kinh doanh phù hợp với Điều lệ Công ty tài liệu BGĐ ban hành, hướng dẫn cơng việc áp dụng tồn Cơng ty; Tổ chức thực phương án hoạt động kinh doanh, phương án sử dụng lợi nhuận sau thuế BGĐ phê duyệt; Phê chuẩn sửa đổi tài liệu, văn nêu Đơn vị trực thuộc - - Trưởng ĐV trực thuộc Cơng ty có quyền ban hành tài liệu như: Qui trình, hướng dẫn cơng việc để thực văn Công ty cấp ban hành (các tài liệu phải có phạm vi áp dụng giới hạn đơn vị không trái với qui định Công ty); Ban hành văn mang tính chất hướng dẫn, tổ chức thực văn cấp có liên quan đến hoạt động đơn vị (không bao gồm hướng dẫn có tính chất sử dụng lâu dài); Các văn trình bày vướng mắc, đề xuất vấn đề phát sinh hoạt động đơn vị; Các Văn phạm vi GĐ phân cấp uỷ quyền; Chịu trách nhiệm đạo thực công tác văn thư đơn vị; Đề xuất lãnh đạo nhu cầu sửa đổi, bổ sung TL Cơng ty ban hành Trưởng phòng HCNS - Chỉ đạo thực công tác Văn thư, lưu trữ tổng hợp tồn Cơng ty Chỉ đạo kiểm tra việc hướng dẫn lập HS quản lý HS Văn thư Công ty (VTCT) - Quản lý sử dụng dấu theo quy định nhà nước; 5/23 - - Quản lý công văn đi, công văn đến tồn Cơng ty (Thực hiện theo quy trình kiểm sốt cơng văn giấy tờ); Kiểm sốt việc ban hành, lưu trữ, sử dụng tài liệu ( Thực hiện theo quy trình kiểm sốt tài liệu); Tổng hợp danh mục HS Công ty, hướng dẫn đơn vị nghiệp vụ lưu trữ, đảm bảo việc lập, nhận biết, bảo quản, bảo vệ huỷ bỏ HS tồn Cơng ty thực theo qui trình phục vụ công tác tra cứu khai thác hồ sơ công việc; Giúp Lãnh đạo quản lý thống công tác lưu trữ tồn Cơng ty, tổ chức việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán làm công tác lưu trữ Văn thư đơn vị - - Quản lý văn đến đơn vị (thực hiện theo quy trình kiểm sốt cơng văn giấy tờ) Cập nhật, kiểm sốt tồn TL thuộc phạm vi đơn vị, xác định giá trị Tài liệu cấp phát đảm bảo TL lỗi thời thu hồi, hủy bỏ; Các TL hành ln có sẵn nơi thực cơng việc có liên quan để tiện cho việc sử dụng, tham chiếu tra cứu; Tiến hành rà soát sửa đổi bổ sung TL đơn vị; Xác định HSLT, lập danh mục loại HSLT phạm vi cơng việc mình; Tổng hợp danh mục HSLT chuyên viên, xác định thời hạn lưu trữ Phòng loại hồ sơ theo qui định hành Cơng ty; 6/23 Chương II: NỘI DUNG CHÍNH Phần I: QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠNG VĂN GIẤY TỜ Điều 6: Nhận, xử lý quản lý văn đến 6.1 Văn đến bao gồm: - Văn đến từ quan thuộc hệ thống quyền nhà nước; Văn đến từ quan, cá nhân nằm hệ thống; Các văn đến từ quan, cá nhân nằm hệ thống (bao gồm Văn Chi nhánh, Công ty trực thuộc) 6.2 Nguyên tắc: Tất văn đến không ghi đích danh người nhận phải giao cho VTCT xử lý đảm bảo tuân thủ nguyên tắc: đối tượng, nhanh chóng, chặt chẽ 6.3 Xử lý quản lý công văn đến o o o o Đối với văn khơng ghi đích danh người nhận chưa bóc bì: VTCT tiếp nhận văn đến, kiểm tra phân loại theo trường hợp sau: Công văn khơng đóng dấu mật gửi đến Cơng ty: Mở phong bì vào sổ theo dõi cơng văn đến ( BM-VT-02); Cơng văn có đóng dấu "Hoả tốc" "Khẩn": Văn thư xin ý kiến đạo trực tiếp Lãnh đạo phòng Lãnh đạo Cơng ty xử lý để đảm bảo mặt thời gian Trường hợp thời gian yêu cầu ghi công văn thư mời họp yêu cầu báo cáo nhanh Văn thư thông báo lại nơi chuyển văn đến biết để thực hiện; Các loại công văn đến khác, VTCT (thể qua lưu đồ kiểm sốt cơng văn giấy tờ); Tất văn đến sau có ý kiến xử lý lãnh đạo chuyển đến đơn vị thực theo hình thức scan gửi mail gửi trực tiếp cứng, lưu VTCT yêu cầu - Đối với văn ghi đích danh người nhận chưa bóc bì: o Người tiếp nhận văn đến chuyển đến đích danh người nhận để bóc bì Nếu văn có liên quan đến cơng việc Cơng ty đơn vị người nhận có trách nhiệm chuyển lại cho VTCT xử lý theo quy định Điều 7: Soạn thảo, ban hành, quản lý văn 7/23 7.1 Văn Công ty ban hành -Soạn thảo văn : Để đảm bảo Văn ban hành đạt yêu cầu chuyên viên phân công soạn thảo văn phải nắm nguyên tắc, trình tự bước soạn thảo, nội dung văn xác, rõ ràng, mạch lạc, đủ sở pháp lý để ban hành; tuân thủ thể thức chuẩn văn bản; - Xem duyệt thảo: Dự thảo văn lãnh đạo phòng người uỷ quyền thơng qua ký tắt (bao gồm phụ lục) chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Cơng ty, đảm bảo tính pháp lý nội dung Văn bản; - Trình ký văn bản: Dự thảo văn sau lãnh đạo đơn vị thông qua chuyển qua phận thư ký, trợ lý kiểm sốt lãnh đạo Phòng HCNS ký tắt kiểm sốt thể thức trình bày, thẩm quyền ban hành trước trình lãnh đạo phê duyệt văn bản; - Phát hành văn Tuyệt đối VTCT không cấp số trước chưa có gốc để lưu VTCT; VTCT ghi số, cập nhật vào sổ theo dõi cơng văn (BM-VT-01), lưu 01 gốc có ký tắt có trách nhiệm nhân số lượng để chuyển theo nơi nhận nơi gửi 7.2 Công văn Lãnh đạo đơn vị chuyên môn soạn thảo ký (công văn nội bộ) - - Lãnh đạo đơn vị chức ký văn mang tính chất thơng báo, trao đổi ý kiến, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đôn đốc chi nhánh, Công ty trực thuộc thực công việc liên quan tới lĩnh vực mà đơn vị phụ trách Các văn đóng dấu Pháp nhân trường hợp Lãnh đạo đơn vị phép ký thừa lệnh lĩnh vực Công ty quy định dấu treo; Người ký văn chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Công ty Pháp luật nội dung văn Điều 8: Quản lý sử dụng dấu Việc quản lý dấu Công ty thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu, luật văn luật hành quy định Công ty sau: - Bộ phận cơng tác văn thư có trách nhiệm quản lý dấu Công ty ; - VTCT giao trách nhiệm trực tiếp quản lý sử dụng dấu phải tuân thủ quy định : o Con dấu phải để trụ sở Công ty; o Hết làm việc dấu phải vệ sinh cất vào nơi quy định; o Con dấu đóng lên văn bản, giấy tờ sau văn bản, giấy tờ đảm bảo yêu cầu hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày có chữ ký người có thẩm quyền Trước đóng dấu phải kiểm tra kỹ văn để đảm bảo đóng dấu quy định, tên người ký, chức danh; o Văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn giấy tờ, không tuỳ tiện mang dấu khỏi nơi cất giữ cho người khác tuỳ tiện sử dụng (kể người quan); 8/23 o Nghiêm cấm không đóng dấu khống chỉ; o Đóng dấu văn phải ngắn rõ ràng, chiều dùng mực dấu quy định; Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng chùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái; o Trường hợp số loại văn có 02 tờ trở lên, ngồi việc đóng dấu lên chữ ký, phải đóng dấu giáp lai trang văn bản; Các văn muốn đóng dấu khẩn, thượng khẩn, mật, tối mật phải có ý kiến văn Lãnh đạo o Điều : Quy định việc ký thay, ký thừa ủy quyền, thừa lệnh, thay mặt 9.1 Ký thay mặt (TM.): Áp dụng Ban đoàn thể tập thể bầu lên, ký lấy danh nghĩa Ban chấp hành phải ghi TM 9.2 Ký thay (KT.) : - Phó GĐ Cơng ty phép ký thay (KT.) GĐ Công ty lĩnh vực phân công phụ trách; Phó trưởng ĐV phép ký thay (KT.) Trưởng ĐV lĩnh vực mà Trưởng ĐV uỷ quyền vấn đề cụ thể Trưởng ĐV thị văn 9.3 Ký thừa uỷ quyền (TUQ.): - Trong trường hợp đặc biệt, GĐ Công ty, Trưởng ĐV uỷ quyền cho cán phụ trách cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) số văn mà phải ký Việc giao ký thừa uỷ quyền phải quy định văn giới hạn thời gian định Người uỷ quyền không uỷ quyền lại cho người khác ký; - Người ký uỷ quyền thời gian GĐ Cơng ty, Trưởng ĐV uỷ quyền ký ghi rõ TUQ trước chức vụ người uỷ quyền 9.4 Ký thừa lệnh (TL.): - Thừa lệnh GĐ Công ty: o Lãnh đạo phòng HCNS phép ký TL.GĐ Công ty văn sau mà xin ý kiến uỷ quyền GĐ Công ty: + Giấy đường; + Giấy giới thiệu; + Thông báo giới thiệu chữ ký bổ nhiệm cán Công ty đơn vị cá nhân bên ngồi Cơng ty; + Văn liên quan đến xác nhận nhân tiền lương như: Xác nhận đăng ký kết hôn, xác nhận sơ yếu lý lịch cá nhân; xác nhận thu nhập người lao động o Lãnh đạo phòng Tài kế tốn phép ký TL GĐ Công ty văn liên quan tới xác nhận vấn đề tài (số dư, tài khoản) mà không cần xin ý kiến uỷ quyền GĐ Công ty o Thư ký/trợ lý Ban GĐ, BGĐ phép ký TL văn liên quan đến thông báo mời họp, thông báo KL họp, công văn mời họp o Các trường hợp ký TL khác thiết phải có thị GĐ Cơng ty (có văn 9/23 uỷ quyền bút tích GĐ Công ty.) o Khi ký TL ban hành văn phải gửi 01 báo cáo Điều 10: Hồ sơ lưu STT LOẠI HỒ SƠ TRÁCH NHIỆM THỜI HẠN LƯU Sổ theo dõi Công văn đến Sổ theo dõi công văn VTCT, VTĐV VTCT, VTĐV năm sau hết sổ năm sau hết sổ 10.1 Biểu mẫu STT TÊN BIỂU MÃU Sổ theo dõi Công văn Sổ theo dõi Công văn đến MÃ SỐ BM-VT-01 BM-VT-02 10/23 10.2 Lưu đồ kiểm sốt cơng văn đến TRÁCH CÁC BƯỚC THỰC HIỆN NHIỆM Bắt đầu Người nhận Tiếp nhận, phân loại Người nhận Người nhận THAM CHIẾU Người nhận Đúng VB ghi đích danh Khơng đạt VTCT, VTĐV VTCT, VTĐV VTCT Bóc, nghiên cứu nội dung VTCT Phân loại, vào sổ Cá nhân Thực QTKSTL BM-QTHCNS- -02 VBQPPL Không đạt VTCT, TK Đóng dấu đến chuyển LĐ VTCT, TK Vào sổ chuyển ĐV xử lý VTCT, VTĐV Vào sổ chuyển lãnh đạo ĐV xử lý VTĐV Phân công giải VTCT, VTĐV Lưu VB Lưu VB Kết thúc 11/23 BMQTHCNS- -02 10.3 Lưu đồ kiểm sốt cơng văn TRÁCH CÁC BƯỚC THỰC HIỆN NHIỆM THAM CHIẾU Bắt đầu Lãnh đạo ĐV, người PC Xác nhận nhu cầu, tiến hành soạn thảo Duyệt thảo Lãnh đạo ĐV Kết Lãnh đạo ĐV Không đạt Không đạt Phân loại, kiểm tra VTĐV VTĐV, VTCT Văn nội Văn VTĐV, VTCT, TK Cấp sổ vào sổ, gửi văn Ký tắt, trình LĐ phê duyệt Khơng đạt Lãnh đạo Công ty Kết Lãnh đạo Công ty Ký ban hành Cấp sổ, vào sổ, gửi văn VTCT VTCT, VT ĐV VTCT Lưu Văn Lưu Văn Kết thúc 12/23 BM-QTHCNS- -01 Phần II: QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Điều 11: Nội dung kiểm soát tài liệu 11.1 Dự thảo tài liệu o o o o o o Tùy theo loại TL, người có thẩm quyền phân công cho đơn vị đầu mối chịu trách nhiệm dự thảo TL phối hợp với đơn vị khác; Các đơn vị thuộc Công ty xây dựng TL sở chức nhiệm vụ mình, trình người có thẩm quyền định; Đơn vị đầu mối có trách nhiệm: Nghiên cứu qui định pháp luật; đường lối, chiến lược phát triển Công ty liên quan đến nội dung TL cần dự thảo; Xác định mục đích, đối tượng - phạm vi áp dụng nội dung cần qui định; Thu thập, nghiên cứu TL, thơng tin có liên quan Tổ chức khảo sát thực tế sau GĐ chấp thuận (nếu cần); Xác định tên, xây dựng đề cương, bố cục, tiến độ hoàn thành TL; Tiến hành dự thảo TL đảm bảo nội dung tiến độ thực hiện, kỹ thuật thể thức trình bày tài liệu thực theo hướng dẫn kỹ thuật thể thức trình bày văn (HD-HCNS- ); Chuẩn bị tờ trình tài liệu có liên quan 11.2 Tổ chức lấy tổng hợp ý kiến tham gia - Sau hoàn thành dự thảo tài liệu, đơn vị đầu mối có trách nhiệm gửi dự thảo TL, TL có liên quan đến đơn vị Công ty tổ chức hội thảo trực tiếp để lấy ý kiến đóng góp (tùy theo tính chất quan trọng TL); Các đơn vị, cá nhân có liên quan tham gia ý kiến phải gửi ý kiến tham gia cho đơn vị đầu mối Hết thời hạn tham gia lấy ý kiến mà đơn vị đề nghị tham giá góp ý khơng có ý kiến, nội dung TL coi chấp thuận; Trong q trình góp ý, đơn vị góp ý có quyền yêu cầu đơn vị đầu mối thuyết trình vấn đề thuộc nội dung dự thảo TL, cung cấp thông tin TL phục vụ cho việc góp ý hồn thiện dự thảo TL; Sau nhận ý kiến tham gia, đơn vị đầu mối có trách nhiệm tổng hợp nghiên cứu ý kiến hoàn chỉnh dự thảo Đối với nội dung chưa thống nhất, đơn vị đầu mối báo cáo người có thẩm quyền phê duyệt TL định 11.3 Trình ký ban hành tài liệu Sau hoàn chỉnh TL dự thảo, đơn vị đầu mối tiến hành trình người có thẩm quyền phê duyệt TL ký ban hành, hồ sơ trình ký bao gồm: - Tờ trình phê duyệt ban hành TL (Nếu ban hành TL); - Quyết định ban hành TL; - Bản dự thảo cuối có đầy đủ chữ ký tờ bìa đơn vị tham gia góp ý thẩm định; - Ý kiến tham gia (văn bản); 13/23 - Các tài liệu liên quan 11.4 Ghi ngày sửa đổi, đóng dấu, lấy số, gửi, lữu trữ tài liệu - Ngay sau dự thảo TL cấp có thẩm quyền ký ban hành, đơn vị đầu mối chuyển tài liệu cho phòng HCNS, VTCT có trách nhiệm ghi thời điểm ban hành/sửa đổi TL; lấy số định ban hành, lưu giữ gốc tài liệu chụp đóng dấu phân phối cho đơn vị đầu mối chịu trách nhiệm đăng lên mạng nội phổ biến cho đơn vị khác Công ty; 11.5 Sửa đổi bổ sung, thay bãi bỏ đình việc thi hành tài liệu - - o o o o - o o o o o TL người có thẩm quyền ban hành sửa đổi bổ sung, thay thế, bãi bỏ TL khác thẩm quyền với 1TL bị bãi bỏ TL có hiệu lực cao hay định đình việc thi hành quan nhà nước có thẩm quyền; TL sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ, đình việc thi hành TL cũ phải làm dự thảo mới, phải xác định rõ tên TL, điều khoản tài liệu bị sửa đổi, bổ sung thay bãi bỏ đình chỉ, tóm tắt nội dung sửa đổi vào bảng tóm tắt sửa đổi trang đầu TL Đơn vị đầu mối có trách nhiệm tóm tắt nội dung sửa đổi TL vào phụ lục đính kèm với TL (); Các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm đề xuất, kiến nghị người có thẩm quyền phê duyệt TL việc sửa đổi bổ sung, thay thế, bãi bỏ, đình việc thi hành TL Cơng ty TL: Có nội dung trái, mâu thuẫn với văn pháp luật Nhà nước văn có hiệu lực cao hơn; Nội dung tài liệu lạc hậu không đáp ứng nhu cầu phát triển Công ty; Ban hành không thẩm quyền; Có vi phạm thể thức trình bày; Các TL Công ty xem xét, cập nhật để đảm bảo ln phù hợp có thay đổi về: Thay đổi vản qui phạm pháp luật; Thay đổi cấu tổ chức, trách nhiệm quyền hạn; Thay đổi loại hình dịch vụ đặc tính dịch vụ/sản phẩm; Thay đổi công nghệ, kỹ thuật mới; Các yêu cầu cải tiến, khắc phục, phòng ngừa 11.6 Dấu hiệu TL kiểm sốt - - TL sửa đổi bổ sung trước ban hành, VTCT có trách nhiệm thơng báo thu hồi hủy TL lỗi thời đơn vị sử dụng; Các TL kiểm soát TL đóng dấu pháp nhân màu đỏ Cơng ty TL lưu VTCT, đợn vị Công ty cập nhật mạng nội mục Quy trình quy chế làm để thực cơng việc; Kiểm sốt mẫu biểu kèm TL vào số biểu mẫu lần sửa đổi biểu mẫu đó; Biểu mẫu đánh số thống theo Phụ lục - “Hệ thống mã số tài liệu” đính kèm theo 14/23 11.7 Dấu hiệu TL lỗi thời Các TL lỗi thời muốn lưu lại mục đích cần phải đóng dấu “Lỗi thời” màu đỏ để nhận biết TL lỗi thời Bộ phận CNTT Cơng ty có trách nhiệm xây dựng thư mục riêng mạng nội bộ(thư mục quy trình quy chế quy định), thường xuyên phối hợp với VTCT để cập nhật, phân loại TL lỗi thời (TL hết hiệu lực) hành 11.8 Cập nhật danh mục TL VTCT có trách nhiệm cập nhât danh mục tài liệu sử dụng công ty theo Danh mục tài liệu Cơng ty, danh mục tài liệu bên ngồi 11.9 Kiểm sốt tài liệu bên ngồi - - VTCT sau phân loại nhận biết VBQPPL có trách nhiệm đóng dấu TL bên ngồi màu đỏ chuyển phận Pháp chế; Bộ phận Pháp chế có trách nhiệm: Nghiên cứu khác biệt văn điều chỉnh nội dung có liên quan nhận trước so với văn nhận, sau tiến hành nhận biết nội dung lỗi thời theo phương pháp lập/cập nhật danh mục nội dung lỗi thời với dẫn chiếu số văn ứng với nội dung lỗi thời đính kèm (hoặc khơng đính kèm) VBQPPL lỗi thời, đồng thời phối hợp với VTCT thực thông báo mạng nội TL hành/TL lỗi thời để đảm bảo TL sử dụng TL nhất; VTCT có tách nhiệm cập nhật danh mục TL bên ngồi Điều 12: Hồ sơ lưu trữ 12.1 Tên Hồ sơ TT TRÁCH NHIỆM VTCT VTĐV,VTCT LOẠI HỒ SƠ Danh mục TL Cơng ty Bản TL lỗi thời THỜI HẠN LƯU Cập nhật, không huỷ Sau lần sửa đổi (nếu khơng có qui định khác quan chức năng) 12.2 Các biểu mẫu STT TÊN BIỂU MÃU Danh mục TL Cơng ty Danh mục TL bên ngồi Mục lục sửa đổi bổ sung TL 12.3 Hệ thống mã số Tài liệu 15/23 MÃ SỐ BM-QT-HCNS- -05 BM-QT-HCNS- - 06 BM-QT-HCNS- -07 12.3.1 Mã hiệu Quy trình, Quy định, Quy chế, hướng dẫn, tiêu chuẩn Mã tài liệu Qui chế, Qui định, Qui trình, hướng dẫn, tiêu chuẩn áp sau: AA- BB- NN, đó: AA: Là ký tự thể loại tài liệu, với qui ước sau: QĐ/QC/QT: Chữ viết tắt chữ “Quy định”, “Quy chế ”, “Quy trình” HD/TC: Chữ viết tắt chữ “Hướng dẫn”, “ Tiêu chuẩn ” BB: hiểu mã số Bộ phận NN: Số thứ tự TL lấy VTCT 12.3.2 Mã hiệu phận (trong Phụ lục II ban hành kèm theo HD-HCNS- ) 12.3.3 Số thứ tự mẫu biểu Số Mẫu biểu đánh số sau: BM-AA-BB-NN-##/nn đó: BM - Chữ viết tắt chữ “Biểu mẫu” ## - Số thứ tự biểu mẫu đính kèm tài liệu, bắt đầu 01 /nn: - lần sửa đổi biểu mẫu, 00 12.3.4 Lần sửa đổi (lần ban hành): Lần sửa đổi 00, 01, 02, 03, vv 00 hiểu lần sửa đổi Riêng biểu mẫu, số sửa đổi thể chuỗi ký tự mã số biểu mẫu ( ví dụ: nn 02 có nghĩa la lần sửa đổi thứ 2) 16/23 12.4 Quy trình kiểm soát tài liệu ban hành Công ty TRÁCH THAM CÁC BƯỚC THỰC HIỆN NHIỆM CHIẾU Bắt đầu Trưởng ĐV Xác định nhu cầu Người Soạn thảo PC Trưởng ĐV Xem xét Không đạt Trưởng đơn vị Lãnh đạo Công ty, VTCT VTCT Kết Lấy ý kiến Ký duyệt Đóng dấu, chụp VTCT, VTĐV Thu hồi, hủy TL lỗi thời VTCT Phân phối TL hành VTCT Cập nhật Danh mục TL VTCT, VTĐV VTCT Nhận TL Bên Phân loại, kiểm tra hiệu lực Lưu HS Kết thúc Phần III : QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ 17/23 BM-QTHCNS- -06 BM-QTHCNS- -04 Điều 13: Lập hồ sơ nhận biết bảo quản hồ sơ 13.1 Lập danh mục hồ sơ ( BM-QT-HCNS- -08) 13.2 Nhận biết, thu thập, xếp hồ sơ o o o o Các chun viên phân cơng có trách nhiệm: Sử dụng loại cặp/bìa hồ sơ/túi (file hồ sơ) thích hợp để lưu hồ sơ; Mỗi file hồ sơ phải ghi rõ gáy tên Hồ sơ; Lập mục lục hồ sơ, tờ mục lục để trang đầu hồ sơ; Sắp xếp hồ sơ hình thành trình theo dõi, giải cơng việc thuộc lĩnh vực phụ trách theo thời gian phát sinh, theo cơng việc kết hợp hai hình thức 13.3 Bảo quản hồ sơ đơn vị Hồ sơ cất vào tủ phải lưu giữ bảo quản đảm bảo an tồn, tránh yếu tố gây hư hỏng mối mọt, ẩm ướt hay ảnh hưởng hóa chất, có hộp, cặp dây cặp file đục lỗ xếp vào giá, tủ 13.4 Nộp hồ sơ vào lưu trữ Công ty - - Thời hạn nộp hồ sơ vào lưu trữ Công ty: Hồ sơ giải xong, sau kết thúc để lại đơn vị, phòng ban hay tổ cơng tác 01 năm để theo dõi nghiên cứu cần thiết để hồn chỉnh hồ sơ sau nộp lưu vào lưu trữ Công ty (BM-QTHCNS- -10) Vào quý I hàng năm phòng HCNS có trách nhiệm đơn đốc đơn vị nộp toàn hồ sơ đến hạn nộp lưu Trong trường hợp đơn vị cần giữ lại hồ sơ đến hạn nộp lưu phải báo cho phòng HCNS văn thời hạn giữ lại không 02 năm kể từ công việc kết thúc VTĐV có trách nhiệm tổng hợp, kiểm tra liệu đảm bảo đầy đủ cập nhật vào mục lục hồ sơ lưu xếp vào hộp có dãn nhãn nộp vào lưu trữ Công ty thời hạn quy định; VTCT vào nghiệp vụ kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh khâu kỹ thuật (nếu có) xem xét lại thời hạn bảo quản, thống kê, xếp Hồ sơ lên giá, làm công cụ tra tìm phục vụ cho nghiên cứu, khai thác Quá trình giao nộp hồ sơ VTCT VTĐV cụ thể hóa biên bàn giao hồ sơ Trường hợp đơn vị chuyên viên yêu cầu giữ lại hồ sơ đến hạn nộp lưu phải lập danh mục theo dõi nhắc nhở, thời hạn giữ lại không 02 năm Điều 14: Nghiệp vụ lưu trữ 14.1 Công tác xác định giá trị tiêu hủy Hồ sơ o o o Việc rà soát tiêu hủy Hồ sơ tiến hành định kỳ vào tháng 12 hàng năm; Lãnh đạo Công ty QĐ thành lập HĐTH gồm có: Phó GĐ - Chủ tịch Hội đồng; TPHCNS – Phó Chủ tịch Hội đồng; Trưởng đơn vị có hồ sơ tiêu hủy - Ủy viên; 18/23 o o Chuyên viên lưu trữ- Ủy viên kiêm thư ký; Đại diện quan Lưu trữ cấp (nếu có) - Thủ tục xét duyệt cho phép tiêu hủy Hồ sơ: Lưu trữ Công ty lập danh mục hồ sơ hủy trình lên HĐTH, hồ sơ gồm: Tờ trình xin tiêu hủy Hồ sơ kèm theo bảng kê hồ sơ loại bỏ; Bản thuyết minh khối lượng hồ sơ xin tiêu hủy; Biên họp HĐTH xác định giá trị hồ sơ; Quyết định tiêu hủy hồ sơ GĐ; Biên tiêu hủy hồ sơ (BM-QT- TCHC- 2010); HĐTH nghiên cứu hồ sơ kiểm tra thực tế, họp kết luận, ghi biên đề nghị GĐ QĐ cho phép tiêu hủy; Biên hủy phải bảo quản lưu trữ 05 năm kể từ ngày có QĐ cho phép tiêu hủy o o o o o - 14.2 Công tác tổ chức bảo quản, bảo mật - Công ty phải bố trí đủ kho tàng với diện tích kho, địa điểm, phòng cháy chữa cháy, điều hòa, máy hút ẩm, quạt thơng gió thích hợp; - Thực chế độ kiểm tra, vệ sinh kho để bảo vệ hồ sơ khỏi phá hủy môi trường người; - Thủ tục xin khai thác sử dụng HS: o Đối với cán Công ty: trực tiếp liên hệ với lưu trữ để khai thác HS có nhu cầu sử dụng HS, người có nhu cầu cần lập “phiếu yêu cầu sử dụng HS ”; o Đối với cán khơng thuộc Cơng ty phải có giấy giới thiệu quan xin khai thác Hồ sơ phải lãnh đạo Công ty phê duyệt cho khai thác hồ sơ - Lưu trữ Công ty lập sổ theo dõi – mượn trả hồ sơ Điều 15: Quản lý HS dạng liệu máy tính Khi có nhu cầu quản lý HS dạng mềm, đơn vị quản lý theo qui định sau: Lập thư mục cho loại HS cụ thể, xếp đảm bảo dễ tìm kiếm sử dụng; Phân cơng người quản lý cụ thể, liệu sử dụng chung cần bẩo vệ để có người quản lý có quyền thay đổi thư mục thích hợp; - Các hồ sơ mang tính bảo mật phải có mật (Password) người quản lý, người có trách nhiệm biết bàn giao công tác; - Hạn chế việc chép hồ sơ chưa đồng ý người quản lý người có thẩm quyền; - Tùy thuộc khả bảo quản mức độ quan trọng HS, phụ trách đơn vị định việc lưu (back-up) qui định định kỳ kiểm tra liệu lưu - Điều 16: Hồ sơ lưu 16.1 Hồ sơ lưu 19/23 STT LOẠI HỒ SƠ Danh mục hồ sơ (của Cơng ty, phòng ban) Mục lục hồ sơ nộp lưu Sổ theo dõi – mượn trả hồ sơ Mục lục Văn Bản cặp hồ sơ Bảng kê Hồ sơ loại bỏ Biên tiêu hủy hồ sơ lưu trữ Phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ TRÁCH NHIỆM THỜI HẠN LƯU VT ĐV,VTCT năm VT ĐV, VTCT VTLT CT VTĐV, VTCT VTCT VT CT VTCT năm năm năm năm năm năm 16.2 Các Biểu mẫu STT TÊN BIỂU MÃU Danh mục hồ sơ Phòng/Cơng ty) Biên tiêu hủy hồ sơ lưu trữ Mục lục hồ sơ nộp lưu Bản kê hồ sơ loại bỏ Mục lục Văn Bản cặp hồ sơ Phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ lưu trữ Sổ theo dõi – mượn trả hồ sơ 20/23 MÃ SỐ BM-QĐ-HCNSBM-QĐ-HCNSBM-QĐ-HCNSBM-QĐ-HCNSBM-QĐ-HCNSBM-QĐ-HCNSBM-QĐ-HCNS- -08 - 09 -10 -11 -12 -13 -14 17.3 Lưu đồ kiểm soát hồ sơ TRÁCH NHIỆM CÁC BƯỚC THỰC HIỆN THAM CHIẾU Bắt đầu VTĐV Xác định HSLT VTĐV Quy định luật VTĐV Lập danh mục HS phòng VTĐV, lãnh đạo phòng Xác đinh thời hạn lưu VTĐV Lãnh đạo phòng, VTCT LT theo luật BM-QT-HCNS-08 Thu thập HS BM-QT-HCNS-12 Không đạt Lưu trữ VTCT Phê duyệt Danh mục HS Công ty VTCT BM-QT-HCNS-08 Không đạt TP HCNS, VTCT, VTĐV VTCT, VTĐV Quản lý hồ sơ Phê duyệt Lưu trữ HS Không đạt VTĐV, VTCT Hết hạn Chuyển HS cho VTCT VTCT, người có nhu cầu Bắt đầu Lưu trữ HS VTCT, người có nhu cầu Không đạt Nhu cầu mượn HS Mượn,trả Hồ sơ 21/23 Hết hạn BM-QT-HCNS- 14 A VTCT, TP HCNS Tiêu hủy HS,lập biên hủy VTCT Lưu BB VTCT Kết thúc Chương III: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 17: Tổ chức thực Trưởng phòng Tổ chức Hành có trách nhiệm đạo tổ chức kiểm tra thực Quy định đơn vị trực thuộc Công ty cổ phần đầu tư tư vấn Tài dầu khí Việt Nam Trong q trình thực gặp vướng mắc, Phòng Tổ chức Hành đơn vị đầu mối tổng hợp kiến nghị sửa đổi, bổ sung báo cáo giám đốc GIÁM ĐỐC 22/23 23/23 ... I: QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠNG VĂN GIẤY TỜ Điều 6: Nhận, xử lý quản lý văn đến 6.1 Văn đến bao gồm: - Văn đến từ quan thuộc hệ thống quy n nhà nước; Văn đến từ quan, cá nhân nằm hệ thống; Các văn. .. Văn thư, lưu trữ tổng hợp tồn Cơng ty Chỉ đạo kiểm tra việc hướng dẫn lập HS quản lý HS Văn thư Công ty (VTCT) - Quản lý sử dụng dấu theo quy định nhà nước; 5/23 - - Quản lý cơng văn đi, cơng văn. .. 8: Quản lý sử dụng dấu Việc quản lý dấu Công ty thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu, luật văn luật hành quy định Công ty sau: - Bộ phận cơng tác văn thư có trách nhiệm quản lý dấu