Tài liệu hướng dẫn khai Hải quan điện tử (phiên bản 4) miễn phí VNACCS VCIS HuongDanSuDung

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ ECUS-EX4 Hà Nội 11 - 2012 NỘI DUNG 1.Giới thiệu: Yêu cầu để tham gia hệ thống khai báo Hải quan điện tử: Đăng ký sử dụng chương trình 4 Đăng nhập hệ thống Quy trình đăng ký danh mục nguyên phụ liệu nhập 5.1 Nhập danh mục nguyên phụ liệu vào chương trình: 5.2 Khai báo danh mục nguyên phụ liệu: 5.3 Sửa huỷ nguyên phụ liệu khai báo: 13 Quy trình đăng ký danh mục sản phẩm xuất 16 6.1 Nhập danh mục sản phẩm xuất khẩu: 16 6.2 Khai báo danh mục sản phẩm: 18 6.3 Sửa huỷ sản phẩm khai báo: 22 Quy trình đăng ký định mức sản phẩm xuất .25 7.1 Nhập định mức: 25 7.2 Khai báo định mức tới Hải quan: 29 7.3 Sửa huỷ định mức sản phẩm khai báo: 33 Quy trình nhập tờ khai 36 8.1 Đăng ký tờ khai nhập 36 8.2 Hủy tờ khai khai báo .77 8.3 Sửa tờ khai khai báo .78 8.4 Bổ sung chứng từ cho tờ khai khai báo 80 8.5 Tờ khai chuyển cửa khẩu: 95 8.6 Đăng ký tờ khai xuất khẩu: 100 Quản lý tờ khai 125 9.1 Tìm kiếm tờ khai: .126 9.2 Copy tờ khai: .128 10 Quản lý hệ thống: 128 10.1 Chọn đơn vị Hải quan : 129 10.2 Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu: 130 10.3 Thiết lập tham số ngầm định: 130 10.4Truy cập với tên khác: .131 10.5 Đổi mật truy cập: 132 10.7 Thiết lập thông số khai báo: 132 10.8 Thông tin doanh nghiệp: 133 10.9 Sao lưu liệu 133 10.10 Cập nhật phiên CSDL 135 10.11 INSTALL FONT 136 11 Danh mục 137 12 Biểu thuế: 139 1.Giới thiệu: Phần mềm khai Hải quan điện tử ECUS công cụ dùng để giúp doanh nghiệp thực quy trình thủ tục hải quan điện tử Thay doanh nghiệp phải đăng ký tờ khai giấy gửi đến Hải quan trước với phần mềm ECUS doanh nghiệp cần cài đặt lên máy tính sau khai thơng tin theo quy định hải quan tờ khai, tờ khai trị giá, chứng nhận xuất xứ, vận tải đơn, giấy phép Phần mềm ECUS gửi tồn thơng tin tờ khai điện tử chứng từ hải quan điện tử khác đến Chi cục Hải quan điện tử, hệ thống xử lý liệu điện tử hải quan tự động tiếp nhận gửi thông báo hướng dẫn thủ tục hải quan cho doanh nghiệp Doanh nghiệp sử dụng phần mềm ECUS để tiếp nhận thông tin trả lời từ quan hải quan như: tờ khai có chấp nhận hay khơng, số tờ khai, hình thức thơng quan, thông báo thuế, Sau nhận thông tin doanh nghiệp thực bước quy trình thủ tục hải quan Yêu cầu để tham gia hệ thống khai báo Hải quan điện tử: - Ngoài thủ tục tham gia khai báo Hải quan điện tử cục Hải quan điện tử doanh nghiệp cần có: - Máy tính kết nối internet: quay số 1269, 1280; ADSL, LEASED LINE,… - Cấu hình tối thiểu máy tính: o CPU : 500 MHz o RAM : 128 MB o HDD : 200 MB Free - Hệ điều hành máy tính: WINDOWS 2000 trở lên Đăng ký sử dụng chương trình Lần bạn chạy chương trình, chương trình hỏi thơng tin doanh nghiệp bạn, bạn nhập đầy đủ thơng tin sau chọn nút “Đồng ý” Bước bạn kiểm tra lại thông tin chọn tiếp nút “Đồng ý” Đăng nhập hệ thống Khi bắt đầu chạy chương trình bạn phải thực chức truy nhập Bạn nhập đầy đủ thông số: +Tên truy nhập: Root +Mã truy nhập: mật bạn để truy nhập chương trình (mặc định bỏ trống) Chọn dòng (Thiết lập thơng số kết nối CSDL) để kiểm tra: +Tên truy nhập: sa +Mã truy nhập: mật bạn để truy cập chương trình (mặc định bỏ trống) +Tên CSDL: ECUS_EX4 +Tên máy chủ: Tên máy chủ chứa sở liệu MS SQL Server thơng thường tên máy tính chạy chương trình Khi nhập đầy đủ thông tin bạn chọn nút “Truy nhập” Nếu không đăng nhập 5.1 Nhập danh mục nguyên phụ liệu vào chương trình: bạn kiểm tra lại tất thông số nhập đăng nhập lại Nếu lần bạn chạy chương trình, chương trình hỏi bạn chọn đơn vị Hải quan điện tử Nếu tờ khai bạn khai báo đến chi cục Hải quan điện tử Hải phòng bạn nhập “Mã đơn vị Hải quan” E03E, tờ khai bạn khai báo đến chi cục Hải quan điện tử TPHCM bạn nhập “Mã đơn vị Hải quan” E02E Quy trình đăng ký danh mục nguyên phụ liệu nhập Để đăng ký nguyên phụ liệu nhập với Hải quan bạn tiến hành theo bước sau:  Bước 1: Nhập danh mục nguyên phụ liệu  Bước 2: Khai báo danh mục nguyên phụ liệu lên Hải quan lấy phản hồi Hải quan chấp nhận Vào menu chương trình chọn chức “Khai báo/danh mục Nguyên Phụ Liệu” hình Khi hình nhập sau: Bạn nhập đầy đủ thông tin vào cột mã NPL , tên NPL, đơn vị tính, mã HS chọn nút “GhiNPL” để lưu lại Trong trường hợp bạn có sẵn danh mục nguyên phụ liệu có từ file excel bạn chọn nút “Nhập từ Excel” hình sau: 5.2 Khai báo danh mục nguyên phụ liệu: Sau nhập đầy đủ thông tin: tên sheet, hàng đầu, cột mã NPL, cột HS (mã hàng hoá), cột đơn vị tính màu xám có khơng, bạn bấm nút “Chọn file EXCEL” để trỏ đến đường dẫn chứa file excel cần import vào Nếu trường hợp file excel Bạn đánh theo unicode bạn chọn nút tích “Unicode” khơng phải unicode mà TCVN3 khơng chọn nút tích unicode Tiếp bạn bấm nút “Ghi” số liệu từ file excel đưa vào chương trình kết thúc việc chọn nút “Ghi NPL” để lưu danh mục vừa nhập Chú ý: Trường hợp bạn có file excel để nhập danh mục vào chương trình lưu ý font đánh chuẩn thống toàn sheet, unicode tất unicode, TCVN3 TCVN3, tên đơn vị tính theo chuẩn khơng dấu Sau nhập xong danh mục nguyên phụ liệu nhập bạn muốn khai báo danh mục tới quan hải quan bạn chọn tab “ Quá trình khai báo” hình đây: Bạn chọn nút “Khai báo mới” để khởi tạo lần khai báo danh mục nguyên phụ liệu (hoặc chọn “Xem chi tiết ” để mở trình khai báo có) Khi chọn “Khai báo mới” hình sau: 10 Chức cho phép bạn quản lý tờ khai theo trạng thái tờ khai: nhập mới, khai báo, phân luồng… Hãy chọn trạng thái tờ khai, bạn nhìn thấy tờ khai thỏa mãn trạng thái lên danh sách Để xem chi tiết tờ khai bạn click đúp chuột vào tờ khai - Nút “Lấy phản hồi từ HQ cho danh sách tờ khai” lấy phẩn hồi cho danh sách tờ khai hiển thị phía dưới, tờ khai có thơng tin từ Hải quan trả có cỡ chữ đậm Khi bạn xem chi tiết tờ khai để làm bước Trong lấy phản hồi từ Hải quan cho danh sách tờ khai, chương trình hỏi bạn có muốn dừng không trước lấy phản hồi cho tờ khai tiếp theo, bạn không muốn dừng bạn để chương trình lấy phản hồi từ Hải quan cho toàn danh sách tờ khai -Chức tự động lấy phản hồi từ Hải quan: chức cho phép bạn hẹn chương trình tự động lấy phản hồi từ Hải quan cho danh sách tờ khai sau khoảng thời gian bạn đặt Bạn chọn nút “Thiết lập lấy tự động” 100 9.1 Tìm kiếm tờ khai: Chức cho phép bạn đặt thời gian sau phút chương trình tự động lấy phản hồi từ Hải quan, có thơng tin từ Hải quan chương trình thơng báo cho bạn qua Email, qua điện thoại di động bạn muốn Sau thiết lập xong chọn nút “Ghi” -Nút “Lấy phản hồi HQ cho tờ khai” cho phép bạn lấy phản hồi từ Hải quan cho tờ khai, bạn chọn danh sách tờ khai (vị trí trỏ) Như với chức “Quản lý tờ khai” cho phép bạn đặt chương trình tự động lấy phản hồi từ Hải quan, sau bạn khóa chương trình cách chọn chức “Khóa chương trình” làm cơng việc khác Mỗi có phản hồi từ Hải quan chương trình tự động gửi thông tin nhận từ Hải quan qua Email, điện thoại di động cho bạn Lưu ý: Khi muốn chương trình tự động lấy phản hồi từ Hải quan thông báo kết cho bạn qua Email, điện thoại di động bạn phải bật chương trình chạy chức “Tự động lấy phản hồi từ HQ”, tắt chương trình đi, khơng chạy chức “Tự động lấy phản hồi từ HQ” chương trình tính - Để giúp bạn dễ quản lý tờ khai, chức tìm kiếm tờ khai cho phép bạn tìm kiếm tờ khai mà bạn nhập vào chương trình theo số tờ khai, loại hình, trạng thái,… 101 Khi hình tìm kiếm xuất hiện: - Hãy nhập thơng số tờ khai mà bạn muốn tìm kiếm, sau chọn nút “Tìm” Để liệt kê tất tờ khai bạn đánh dấu vào trường “Tất LH”, “Tất cả” Để xem chi tiết tờ khai hay theo dõi kết tờ khai bạn chọn tờ khai đó, sau chọn nút “Chọn” Khi chi tiết tờ khai Đến bạn sửa đổi thơng tin tờ khai, hay xóa tờ khai Lưu ý: tờ khai khai báo thành công hệ thống không cho phép bạn sửa tờ khai này, muốn sửa tờ khai khai báo bạn vào chức sửa tờ khai 102 9.2 Copy tờ khai: - Để nhập tờ khai tương tự tờ khai có sẵn hệ thống bạn vào chức tìm kiếm tờ khai, sau tìm tờ khai chọn chi tiết Tiếp theo bạn chọn TAB “Kết xử lý tờ khai”, chọn nút “Copy” để copy tờ khai tờ khai tương tự tờ khai cũ Sau bạn tiến hành sửa đổi tờ khai cho phù hợp 10 Quản lý hệ thống: - Để thực chức quản lý hệ thống chọn mục “Hệ thống” menu hình ảnh sau: 103 10.1 Chọn đơn vị Hải quan : Chức cho phép chọn đơn vị Hải quan điện tử mà doanh nghiệp tham gia khai báo hải quan điện tử 104 10.2 Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu: 10.3 Thiết lập tham số ngầm định: Chức cho phép chọn doanh nghiệp xuất nhập Nếu bạn dùng chương trình khai báo cho doanh nghiệp bạn bạn nhập thơng tin “Mã DN” mã doanh nghiệp bạn Trái lại bạn dùng phần mềm để khai báo cho doanh nghiệp khác bạn nhập mã doanh nghiệp vào (doanh nghiệp bạn đại lý khai báo Hải quan điện tử) Để thiết lập tham số ngầm định tạo tờ khai với thông số tờ khai bạn sử dụng thường xuyên bạn làm sau: vào menu "Hệ thống/Thiết lập tham số ngầm định" hình đặt tham số ngầm định ra.: 105 10.4Truy cập với tên khác: Hãy đặt tham số ngầm định mà bạn muốn Khi tạo tờ khai chương trình tự động lấy tham số ngầm định để giảm bớt thao tác nhập Muốn hủy bỏ việc thiết lập tham số ngầm định bạn chọn nút "Đặt lại" chương trình làm trắng hình thiết lập ngầm định, sau chọn nút "Ghi" Làm tương tự "Vận đơn", "tờ khai xuất" Thực chức muốn thay đổi người truy cập vào hệ thống thông qua Tên truy nhập mã truy nhập 106 10.7 Thiết lập thông số khai báo: 10.5 Đổi mật truy cập: -Cho phép đổi mật chương trình để người biết mật truy cập vào chương trình 107 10.8 Thông tin doanh nghiệp: 10.9 Sao lưu liệu Nhập chỉnh sửa thông tin doanh nghiệp bạn sau chọn nút “Đóng” Tại phải lưu CSDL ->Hàng ngày bạn phải nhập liệu tính tốn, thao tác chúng, ngày CSDL nhiều lên chứa tồn thơng tin quan trọng cơng việc bạn làm Bạn thử hình dung mơt ngày máy tính hay ổ cứng bạn bị hỏng tồn CSDL bạn thao tác hàng ngày khơng thao tác chí trường hợp máy tính hỏng ổ cứng tồn CSDL bạn khơng nữa: Khi hệ thống máy tính mà bạn thao tác hàng ngày đống sắt… bạn phải nhập lại liệu hay nhờ chuyên gia để khôi phục lại CSDL? tốn đơi 108 khơng thực nhiều ngun nhân Chính bạn phải chủ động lưu CSDL để phục hồi lại CSDL gặp cố cài lại hệ điều hành, hỏng máy tính hay chí hỏng Ổ CỨNG Theo chúng tơi bạn nên có kế hoạch lưu dự phòng CSDL thường xuyên, tùy theo mức độ quan trọng CSDL bạn để định việc lưu CSDL hàng ngày hay hàng tuần, hàng tháng Với CSDL thông thường bạn nên lưu tuần lần để tránh mát liệu tốt Chức cho phép bạn lưu CSDL chạy File để có trục trặc máy tính, thao tác liệu bị nhầm… bạn khơi phục lại liệu trạng cũ trước Để lưu liệu bạn lưu ý tạo thư mục có tên “C:\EcusBackup” máy cài đặt sở liệu MS SQL Server Nếu bạn không muốn tên file ngầm định theo ngày tháng sửa lại Khi tạo xong thư mục máy chủ bạn nhấn nút “Sao lưu” Ngầm định chương trình nhắc nhở bạn sau ngày lưu lần, để chế độ "Hiển thị nhắc nhở lưu" để chương trình nhắc nhở bạn lưu CSDL Nếu bạn không muốn nhắc nhở lưu CSDL bạn bỏ đánh dấu chọn "Hiện thị nhắc nhở lưu"Khi thực xong chức lưu bạn mở thư mục “c:\EcusBackup\” máy cài đặt sở liệu MS SQL Server để xem lại máy tính lưu CSDL bạn, đến bạn thực xong việc lưu CSDL , công việc cất File lưu nơi an tồn Cất file lưu sang nơi an toàn: * Cất file lưu sang máy tính khác * Ghi file lưu thiết bị lưu trữ ngoài: CD, USB, thiết bị lưu trữ chuyên dụng * Cất thiết bị lưu trữ lưu nơi an toàn 109 10.10 Cập nhật phiên CSDL Để khôi phục lại CSDL lưu bạn tham khảo chức “DatabaseManager” kèm chương trình (C:\Program Files\TSD\ECUS\DataBaseManager.exe) Chức kiểm tra xem phiên CSDL bạn chạy có phải phiên hay khơng bạn DOWNLOAD phiên cập nhật chương trình từ INTERNET cài đặt Để đảm bảo phiên chương trình chạy tương thích với phiên CSDL cũ, phiên tự động cập nhật phiên CSDL Để tránh bạn mát liệu bạn nâng cấp lên phiên mới, bạn Backup CSDL cũ trước thực thao tác Nếu phiên CSDL bạn cũ phiên chạy bạn nhìn thấy hình đây, bạn chạy chức “Cập nhật” cách nhấn nút “Cập nhật” Nếu hình xuất hiện, có nghĩa bạn chạy với phiên CSDL phù hợp với phiên chương trình chạy 110 10.11 INSTALL FONT Nếu máy tính bạn khơng hiển thị tiếng việt sử dụng phần mềm này, bạn chạy chức “INSTALL FONT” để thiết đặt font tiếng Việt cho máy tính bạn Khi thiết đặt xong bạn phải khởi động lại máy tính để tiếng việt hiển thị Chọn “Next” để tiếp tục 111 11 Danh mục - Chức Danh mục quản lý danh sách liệu chuẩn Hải quan quy định như: Danh sách Đơn vị tính, Danh sách Nguyên tệ … - Để vào chức chọn: Danh mục menu chương trình hình ảnh sau chọn danh sách mà bạn muốn xem - Các phần danh mục thao tác cập nhật, thêm, sửa, xóa giống VD bạn nhập thêm Đối tác bạn chọn “Danh mục đối tác” 112 - Toàn danh sách đơn vị Nếu bạn muốn thêm chọn nút “Thêm mới”, sau nhập nội dung đơn vị mới, xong bạn chọn nút “Ghi” - Trường hợp bạn muốn sửa danh mục đối tác: Chọn đến đối tác cần sửa sau nhập nội dung sửa đổi, sửa xong chọn nút “Ghi” Nếu bạn khơng muốn ghi bạn chọn nút “Đóng” sau chọn khơng ghi - Xóa danh mục đối tác: Chọn đến đối tác muốn xóa sau nhấn nút “Xóa” Sau xóa xong chọn nút “Ghi” bạn lại khơng muốn xóa bạn chọn nút “Đóng” sau khơng ghi -Lưu ý: Để việc chọn danh mục nước, Chi cục hải quan cửa khẩu,cửa khẩu, có danh sách nhằm chọn nhanh chóng dễ dàng, khơng phải tìm nhiều hàng trăm danh mục Một số danh mục như: “Các nước”, “Đơn vị Hải quan”, “Hải quan cửa khẩu” có thêm trường “Hiển thị danh sách chọn” danh mục bạn đánh dấu chọn, danh mục hiển thị lên danh sách chọn danh sách nhập tờ khai VD: Trường hợp nhập tờ khai bạn thấy không xuất danh mục nhập cho “Chi cục hải quan cửa khẩu”, bạn vào Menu “Danh mục/Đơn vị Hải quan”, sau đánh dấu vào danh mục Hải quan mà bạn muốn chọn Khi danh mục bạn chọn hiển thị hình nhập tờ khai 113 12 Biểu thuế: Danh mục mã HS: Chức để giúp bạn tra cứu biểu thuế, mã HS danh mục hàng xuất nhập khẩu: bạn tìm kiếm, duyệt theo chương, nhóm chi tiết… Thông tin trực tuyến: Nếu máy bạn kết nôi INTERNET chức kết nối trực tiếp đến trang website Tổng cục Hải quan, để giúp bạn tra cứu thơng tin hàng hóa, mã HS, biểu thuế xuất nhập trực tuyến 114 ... bạn chọn đơn vị Hải quan điện tử Nếu tờ khai bạn khai báo đến chi cục Hải quan điện tử Hải phòng bạn nhập “Mã đơn vị Hải quan E03E, tờ khai bạn khai báo đến chi cục Hải quan điện tử TPHCM bạn nhập... trình thủ tục hải quan Yêu cầu để tham gia hệ thống khai báo Hải quan điện tử: - Ngoài thủ tục tham gia khai báo Hải quan điện tử cục Hải quan điện tử doanh nghiệp cần có: - Máy tính kết nối internet:... 1.Giới thiệu: Phần mềm khai Hải quan điện tử ECUS công cụ dùng để giúp doanh nghiệp thực quy trình thủ tục hải quan điện tử Thay doanh nghiệp phải đăng ký tờ khai giấy gửi đến Hải quan trước với phần