Tài liệu hướng dẫn khai Hải quan điện tử (phiên bản 4) miễn phí VNACCS VCIS HuongDanSuDung

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KHAI BÁO HẢI QUAN ECUS_K4 Hà Nội 11-2012 NỘI DUNG Giới thiệu: Yêu cầu để tham gia hệ thống khai báo liệu Hải quan điện tử: 3 Đăng ký sử dụng chương trình Quy trình nhập tờ khai 4.1 Đăng nhập hệ thống .4 4.2 Nhập tờ khai nhập mới: .5 4.3 Sửa tờ khai khai báo, có số tiếp nhận 38 4.4 Sửa tờ khai tờ khai cấp số 39 4.5 Bổ sung chứng từ sau tờ khai cấp số: 40 4.6 Hủy tờ khai cấp số 41 4.7 Nhập tờ khai xuất mới: 44 Quản lý tờ khai 45 5.1 Tìm kiếm tờ khai: 45 5.2 Copy tờ khai: 46 Quản lý hệ thống: 46 6.1 Chọn đơn vị Hải quan : .47 6.2 Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu: .47 6.3 Thông tin doanh nghiệp 48 6.4 Thiết lập tham số ngầm định: 49 6.5 Thiết lập tham số làm tròn số học : 50 6.6 Thiết lập tham số in tờ khai : 50 6.7 Quản lý người sử dụng: .51 6.8 Nhật ký người sử dụng: 53 6.9 Danh sách khách hàng(với đại lý): 53 6.10 Truy cập với tên khác: .54 6.11 Đổi mật truy cập: 55 6.12 Account kết nối đến Hải quan: 55 6.13 Đổi mật kết nối tới Hải quan 56 6.14 Thiết lập thông số khai báo: 56 6.15 Danh sách ký liệu 57 6.16 Sao lưu liệu 57 6.17 Cập nhật phiên CSDL 58 6.18 INSTALL FONT VIET NAM 59 Chữ ký số: 59 Danh mục liệu chuẩn: 64 10 Danh mục 67 4.Tra cứu hàng hóa xuất nhập : .69 12.Biểu thuế 70 Giới thiệu: Phần mềm khai Hải quan ECUS-K4 công cụ dùng để giúp doanh nghiệp thực quy trình thủ tục hải quan Doanh nghiệp nhập thông tin tờ khai, chứng từ liên quan hồ sơ giấy sau gửi đến Hải quan Hệ thống tiếp nhận Hải quan tiến hành cấp số phân luồng cho tờ khai, doanh nghiệp lấy phản hồi Hải quan, in tờ khai làm tiếp bước theo quy trình nghiệp vụ lơ hàng thơng quan Ngồi phần mềm ECUS-K4 quản lý tồn thơng tin tờ khai doanh nghiệp giúp doanh nghiệp theo dõi toàn số liệu xuất nhập khẩu, thơng kê, báo cáo với nhiều tiêu chí khác nhau: số lượng hàng, số tờ khai, theo khoảng thời gian, theo khách hàng… Yêu cầu để tham gia hệ thống khai báo liệu Hải quan điện tử: - Ngoài thủ tục tham gia khai báo liệu Hải quan điện tử cục Hải quan doanh nghiệp cần có: - Máy tính kết nối internet: quay số 1269, 1280; ADSL, LEASED LINE,… - Cấu hình tối thiểu máy tính: o CPU : 500 MHz o RAM : 128 MB o HDD : 200 MB Free - Hệ điều hành máy tính: WINDOWS 2000 trở lên Đăng ký sử dụng chương trình Lần bạn chạy chương trình, chương trình hỏi thơng tin doanh nghiệp bạn, bạn nhập đầy đủ thông tin sau chọn nút “Đồng ý” Bước bạn kiểm tra lại thông tin chọn tiếp nút “Đồng ý” Quy trình nhập tờ khai 4.1 Đăng nhập hệ thống Khi bắt đầu chạy chương trình bạn phải thực chức đăng nhập(LOGIN), nhập mật để truy nhập chương trình Nếu lần bạn chạy chương trình mật người dùng “root” rỗng Thiết lập thông số kết nối: Chức cho phép bạn thiết lập kết nối đến sở liệu MS SQLServer 4.2 Nhập tờ khai nhập mới: +Tên truy cập: sa +Mã truy cập: mật sở liệu +Tên CSDL: ECUS_K4 +Tên máy chủ: Tên máy chủ chứa sở liệu MS SQL Server thông thường tên máy tính chạy chương trình Nếu lần bạn chạy chương trình, chương trình hỏi bạn chọn đơn vị Hải quan, tùy theo tờ khai bạn khai báo đến chi cục Hải quan bạn chọn đơn vị hải quan đó: Để nhập tờ khai nhập bạn thực theo bước sau đây: - Bước1: Vào menu chương trình chọn chức năng: “Tờ khai xuất nhập khẩu/Đăng ký tờ khai nhập khẩu” hình ảnh sau - Khi hình xuất chức nhập tờ khai nhập sau: Lưu ý: Các có màu xám bạn nhập mà ô liệu lấy từ chứng từ khác sang từ Hải quan điện tử trả Mã HQ: Mã Chi cục HQ làm thủ tục Thường chi cục HQ KCX, KCN Tên HQ: Tên Chi cục HQ làm thủ tục tương ứng với mã HQ a) Tiếp bạn tiến hành nhập thơng tin từ mục đến mục 16 Người nhập khẩu: Mặc định hiển thị doanh nghiệp đăng ký sử dụng chương trình, doanh nghiệp nhập chọn danh sách khách hàng mơ hình đại lý.Người nhận: người đại diện cho doanh nghiệp làm thủ tục nhập Người xuất khẩu: bạn nhập tên, địa doanh nghiệp xuất Chọn nút “…” để lập danh sách đối tác thường xuyên Chọn nút “Thêm mới” để nhập thông tin doanh nghiệp bấm nút “Ghi” để lưu lại Muốn chọn doanh nghiệp bạn trỏ chuột vào dòng chứa thơng tin doanh nghiệp bấm nút “Chọn”, thơng tin doanh nghiệp xuất hiển thị tờ khai Người uỷ thác: thông tin doanh nghiệp uỷ thác gồm tên địa Bấm nút “…” để chọn doanh nghiệp có sẵn danh mục Thao tác tương tự mục Đại lý làm thủ tục hải quan: mặc định hiển thị thông tin doanh nghiệp làm đại lý khai cho doanh nghiệp nhập (chỉ có với mơ hình đại lý) Loại hình: bạn chọn loại hình cần khai báo Giấy phép (nếu có): điền không Hợp đồng: bạn nhập số hợp đồng tờ khai, ngày ký hợp đồng ngày hết hạn Hoá đơn thương mại: bạn điền số hoá đơn ngày hoá đơn Phương tiện vận tải: chọn loại phương tiện vận tại, ví dụ: đường biển, đuờng sắt, đường hàng không… 10 Vận đơn: bấm nút “” để nhập vận đơn cho tờ khai, trường hợp tờ khai khơng có vận đơn ( ví dụ hàng đường ) bạn đánh dấu tích vào lựa chọn “Khơng có đơn” để nhập trực tiếp thông tin mặt tờ khai Trường hợp muốn nhập danh sách container từ file EXCEL, bạn chọn nút “Nhập container từ EXCEL” Khi hình để bạn chọn file EXCEL thiết đặt cấu trúc file EXCEL + Tên sheet: tên sheet file EXCEL bạn + Hàng đầu: hàng chứa liệu danh sách container file EXCEL + Số hiệu container: cột số hiệu Container file EXCEL + Loại container: cột Loại Container file EXCEL + Seal no: cột Seal no file EXCEL + Trạng thái: cột Trạng thái file EXCEL Sau đặt xong cấu trúc file EXCEL, bạn chọn đến file EXCEL chọn nút “Ghi”, tồn danh sách container file EXCEL bạn chương trình tự động nhập vào danh sách container vận đơn.Tham khảo file EXCELmẫu: C:\ProgramFiles\TSD\ECUS_K4\Template\ImportContainerFromEXCEL.xls Nếu muốn xóa dòng danh sách container, bạn đánh dấu hàng sau nhấn phím F8 Điền đầy đủ thơng tin hình nhập vận đơn, nhập xong chọn nút “Ghi” sau quay trở lại phần nhập thông tin tờ khai 10 6.17 Cập nhật phiên CSDL Cất file lưu sang nơi an toàn: * Cất file lưu sang máy tính khác * Ghi file lưu thiết bị lưu trữ ngoài: CD, USB, thiết bị lưu trữ chuyên dụng * Cất thiết bị lưu trữ lưu nơi an tồn Để khơi phục lại CSDL lưu bạn tham khảo chức “DatabaseManager” kèm chương trình (C:\Program Files\TSD\ECUS_K4\DataBaseManager.exe) Chức kiểm tra xem phiên CSDL bạn chạy có phải phiên hay không bạn DOWNLOAD phiên cập nhật chương trình từ INTERNET cài đặt Để đảm bảo phiên chương trình chạy tương thích với phiên CSDL cũ, phiên tự động cập nhật phiên CSDL Để tránh mát liệu bạn nâng cấp lên phiên mới, bạn Backup CSDL cũ trước thực thao tác Nếu phiên CSDL bạn cũ phiên chạy, bạn nhìn thấy hình đây, bạn chạy chức “Cập nhật” cách nhấn nút “Cập nhật” Nếu hình xuất hiện, có nghĩa bạn chạy với phiên CSDL phù hợp với phiên chương trình chạy 61 6.18 INSTALL FONT VIET NAM Nếu máy tính bạn khơng hiển thị tiếng việt sử dụng phần mềm này, bạn chạy chức “INSTALL FONT VIET NAM” để thiết đặt font tiếng Việt cho máy tính bạn Khi thiết đặt xong bạn phải khởi động lại máy tính để tiếng việt hiển thị Chọn “Next” để tiếp tục Chữ ký số: 62 Để khai báo Hải quan điện tử áp dụng chữ ký số phần mềm ECUS bạn làm sau: Vào menu hệ thống chọn chức “14 Thiết lập chữ ký số” Tiếp theo bạn đánh dấu chọn “Áp dụng chữ ký số khai báo” chọn nhà cung cấp chữ ký số sau chọn nút “Ghi” 63 Sau thiết lập xong, có kết nối khai báo đến Hải quan khai tờ khai, lấy phản hồi… bạn cắm chữ ký số vào máy tính sau chọn chữ ký số thực khai báo, trình khai báo chương trình hỏi mật chữ ký số (mã PIN, cung cấp nhà cung cấp chữ ký số) Lưu ý: sử dụng chữ ký số khai báo Hải quan bạn không cần phải nhập account kết nối đến Hải quan mà quan Hải quan xác thực chữ ký số bạn Tính tự động lưu chữ ký lấy phản hồi Khi giao dịch với Hải quan áp dụng chữ ký số, tất giao dịch phải ký số Tuy nhiên có thao tác lặp lập lại lấy phản hồi kết từ Hải quan bạn cần ký số lần đầu Để sử dụng tính “năng tự động lưu chữ ký lấy phản hồi” bạn đánh dấu chọn hình Tính Cổng ký 64 Tính cổng ký giúp doanh nghiệp dùng chữ ký số khai báo hải quan cho nhiều máy tính Doanh nghiệp cần cắm chữ ký số vào máy chủ xử lý ký, máy khác mạng máy tính doanh nghiệp sử dụng chữ ký máy chủ xử lý ký để ký tờ khai, chứng từ sau tiến hành khai báo đến quan Hải quan - Thiết lập máy chủ xử lý ký (máy cắm chữ ký số token): Bạn vào menu “Chữ ký số/2.1 Thiết lập cổng ký” Sau đánh dấu chọn “Là máy chủ xử lý ký”, trường hợp máy chủ xử lý ký dùng để khai báo, ký số, bạn đánh dấu chọn thêm “là máy sử dụng cổng ký” Sau thiết lập xong bạn phải chọn nút “khởi động cổng ký” để khởi động cổng ký chọn nút “Ghi” 65 Khi khởi động cổng ký thành cơng bạn nhìn thấy biểu tưởng cổng ký hoat động menu có biểu tượng nhấp nháy: - Thiết lập máy sử dụng cổng ký: máy sử dụng cổng ký bạn vào menu “Chữ ký số/2.1 Thiết lập cổng ký” Sau đánh dấu chọn “là máy sử dụng cổng ký” chọn nút “Ghi” 66 Lưu ý: Để máy “sử dụng cổng ký” hoạt động máy “xử lý ký” phải ln ln hoạt động chữ ký số máy xử lý ký phải ln cắm vào máy xử lý ký q trình hoạt động Danh mục liệu chuẩn: - Dùng để tra cứu cần thiết - Để tra cứu chọn chức :Dữ liệu chuẩn menu chương trình Danh mục hàng nhập khẩu: danh mục hàng hóa mà doanh nghiệp thường xuyên nhập khẩu, bạn lưu trữ danh mục hàng thường xuyên nhập khẩu, để tạo tờ khai nhập bạn đánh lại danh sách hàng nhập nữa, bạn việc chọn từ danh mục 67 68 Bạn nhập danh mục hàng từ File EXCEL cách chọn nút “Nhập từ Excel” sau: Tên sheet: tên sheet bạn file EXCEL chứa dòng hàng (thơng thường sheet1) Bạn tự định nghĩa cột file EXCEL tương ứng với cột nhập hàng Tiếp theo bạn chọn file EXCEL cách chọn nút “…” để chọn file EXCEL chứa hàng bạn Lưu ý: Nếu file EXCEL bạn dùng FONT chữ unicode bạn phải chọn đánh dấu “Unicode” Khi định nghĩa xong tham số bạn chọn nút “Ghi”, chương trình đọc tồn danh sách hàng file EXCEL bạn để nhập vào danh mục hàng Tiếp theo bạn kiểm tra lại danh sách hàng danh mục để đảm bảo việc nhập danh sách hàng từ File EXCEL ý bạn Bạn tham khảo mẫu file EXCEL thư mục cài đặt: C:\Program Files\TSD\ECUS_K4\Template\ImportDanhMucHangFromEXCEL.xls 69 Danh mục hàng xuất tương tự danh mục hàng nhập dùng để lư trữ danh mục hàng xuất thường xuyên doanh nghiệp: 10 Danh mục - Chức Danh mục quản lý danh sách liệu chuẩn Hải quan quy định như: Danh sách Đơn vị tính, Danh sách Nguyên tệ … - Để vào chức chọn: Danh mục menu chương trình hình ảnh sau chọn danh sách mà bạn muốn xem 70 Trước tìm kiếm danh mục, bạn nên chọn chức “ Cập nhật tất từ internet” để bổ sung danh mục : Trường hợp sau cập nhật danh mục từ Internet mà không tìm thấy bạn cần, thao tác thủ cơng cập nhật, thêm, sửa, xóa - Tồn danh sách đơn vị Nếu bạn muốn thêm chọn nút “Thêm mới”, sau nhập nội dung đơn vị mới, xong bạn chọn nút “Ghi” 71 4.Tra cứu hàng hóa xuất nhập : - Trường hợp bạn muốn sửa danh mục đối tác: Chọn đến đối tác cần sửa sau nhập nội dung sửa đổi, sửa xong chọn nút “Ghi” Nếu bạn không muốn ghi bạn chọn nút “Đóng” sau chọn khơng ghi - Xóa danh mục đối tác: Chọn đến đối tác muốn xóa sau nhấn nút “Xóa” Sau xóa xong chọn nút “Ghi” Nếu bạn lại khơng muốn xóa bạn chọn nút “Đóng” sau khơng ghi -Lưu ý: Để việc chọn danh mục nước, Chi cục hải quan cửa khẩu,cửa khẩu, có danh sách nhằm chọn nhanh chóng dễ dàng, khơng phải tìm nhiều hàng trăm danh mục Một số danh mục như: “Các nước”, “Đơn vị Hải quan”, “Hải quan cửa khẩu” có thêm trường “Hiển thị danh sách chọn” danh mục bạn đánh dấu chọn, danh mục hiển thị lên danh sách chọn danh sách nhập tờ khai VD: Trường hợp nhập tờ khai bạn thấy không xuất danh mục nhập cho “Chi cục hải quan cửa khẩu”, bạn vào Menu “Danh mục/Đơn vị Hải quan”, sau đánh dấu vào danh mục Hải quan mà bạn muốn chọn Khi danh mục bạn chọn hiển thị hình nhập tờ khai 72 Chức giúp bạn tìm kiếm mặt hàng theo mã, theo tên khoảng thời gian cố định, để tra cứu vào menu “ Báo cáo / Tra cứu hàng hóa xuất nhập khẩu” : 12.Biểu thuế - Danh mục mã HS 2012: 73 Chức để giúp bạn tra cứu biểu thuế, mã HS danh mục hàng xuất nhập khẩu: bạn tìm kiếm, duyệt theo chương, nhóm chi tiết… - Thơng tin trực tuyến: Nếu máy bạn kết nối INTERNET chức kết nối trực tiếp đến trang website Tổng cục Hải quan, để giúp bạn tra cứu thơng tin hàng hóa, mã HS, biểu thuế xuất nhập trực tuyến 74 Hoặc bạn vào INTERNET Explorer theo địa chỉ: http://customs.gov.vn/Lists/HoTroTrucTuyen/Default.aspx 75 ... hàng, số tờ khai, theo khoảng thời gian, theo khách hàng… Yêu cầu để tham gia hệ thống khai báo liệu Hải quan điện tử: - Ngoài thủ tục tham gia khai báo liệu Hải quan điện tử cục Hải quan doanh... Lấy phản hồi từ Hải quan Sau đến hải quan làm thủ tục cho tờ khai tờ khai cấp số, bạn chọn tờ khai chọn nút “Lấy phản hồi từ HQ” để nhận thơng tin trả từ phía Hải quan: số tờ khai, ngày đăng... tờ khai: Hướng dẫn làm thủ tục hải quan, thông báo thuế, điều chỉnh thuế: Hình ảnh trả hướng dẫn thủ tục Hải quan (Phân luồng): Bạn chuyển sang bước  Bước 6: Khi có thơng tin kết trả từ phía Hải