Tài liệu hướng dẫn khai Hải quan điện tử (phiên bản 4) miễn phí VNACCS VCIS HuongDanSuDung

Tài liệu hướng dẫn khai Hải quan điện tử (phiên bản 4) miễn phí VNACCS VCIS HuongDanSuDung tài liệu, giáo án, bài giảng...

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ ECUS-EG4 Hà Nội 11-2012 1 Giới thiệu: Yêu cầu để tham gia hệ thống khai báo Hải quan điện tử: Đăng ký sử dụng chương trình: Đăng nhập hệ thống Quy trình đăng ký hợp đồng gia công: 5.1 Nhập thông tin chung hợp đồng gia công vào máy 5.2 Nhập danh mục nguyên phụ liệu cho hợp đồng gia công : 5.3 Nhập danh mục sản phẩm cho hợp đồng gia công: .12 5.4 Nhập danh mục thiết bị cho hợp đồng gia công: 12 5.5 Nhập danh mục hàng mẫu cho hợp đồng gia công: .13 5.6 Khai báo hợp đồng gia công: 14 Quy trình khai báo định mức cho hợp đồng gia cơng: 15 6.1 Nhập định mức vào máy 16 6.2 Khai báo định mức tới quan hải quan: 18 6.3 Sửa huỷ định mức sản phẩm khai báo 21 Quy trình khai báo phụ kiện bổ sung cho hợp đồng gia công: 23 7.1 Nhập thông tin chung cho phụ kiện: .24 7.2 Nhập nội dung phụ kiện: .25 7.3 Khai báo phụ kiện 27 Quy trình khai báo tờ khai nhập xuất cho hợp đồng gia công: 29 8.1 Đăng ký tờ khai nhập 29 8.2 Hủy tờ khai khai báo 71 8.3 Sửa tờ khai khai báo 72 8.4 Bổ sung chứng từ cho tờ khai khai báo 74 8.5 Tờ khai chuyển cửa .88 8.6 Đăng ký tờ khai xuất .92 Quy trình khai báo tờ khai chuyển tiếp cho hợp đồng gia công: 94 9.1 Tờ khai chuyển tiếp nhập 94 9.2 Tờ khai chuyển tiếp xuất .95 10 Quản lý tờ khai 97 10.1.Tìm kiếm tờ khai: 98 10.2.Copy tờ khai: 100 11.Quản lý hệ thống: 100 11.1.Chọn đơn vị Hải quan 101 11.2 Chọn doanh nghiệp khai báo: 102 11.3 Thiết lập tham số ngầm định: 102 11.4.Truy cập với tên khác: 103 11.5 Đổi mật truy nhập: 104 11.7 Thiết lập thông số khai báo: 105 11.8 Thông tin doanh nghiệp: 105 11.9 Sao lưu liệu 105 11.10 Cập nhật phiên CSDL 107 11.11 Cài đặt Font tiếng Việt 108 12 Danh mục: .109 12.1 Quản lý danh mục 109 12.2Biểu thuế 111 Giới thiệu: Phần mềm khai Hải quan điện tử ECUS công cụ dùng để giúp doanh nghiệp thực quy trình thủ tục hải quan điện tử Thay doanh nghiệp phải đăng ký tờ khai giấy gửi đến Hải quan trước với phần mềm ECUS doanh nghiệp cần cài đặt lên máy tính sau khai thông tin theo quy định hải quan tờ khai, tờ khai trị giá, chứng nhận xuất xứ, vận tải đơn, giấy phép Phần mềm ECUS gửi toàn thông tin tờ khai điện tử chứng từ hải quan điện tử khác đến Chi cục Hải quan điện tử, hệ thống xử lý liệu điện tử hải quan tự động tiếp nhận gửi thông báo hướng dẫn thủ tục hải quan cho doanh nghiệp Doanh nghiệp sử dụng phần mềm ECUS để tiếp nhận thông tin trả lời từ quan hải quan như: tờ khai có chấp nhận hay khơng, số tờ khai, hình thức thơng quan, thơng báo thuế, Sau nhận thông tin doanh nghiệp thực bước quy trình thủ tục hải quan Yêu cầu để tham gia hệ thống khai báo Hải quan điện tử: - Ngoài thủ tục tham gia khai báo Hải quan điện tử cục Hải quan điện tử doanh nghiệp cần có: - Máy tính kết nối internet: quay số 1269, 1280; ADSL, LEASED LINE,… - Cấu hình tối thiểu máy tính: o CPU : 500 MHz o RAM : 128 MB o HDD : 200 MB Free - Hệ điều hành máy tính: WINDOWS 2000 trở lên Đăng ký sử dụng chương trình: Lần bạn chạy chương trình, chương trình hỏi thơng tin doanh nghiệp bạn, bạn nhập đầy đủ thơng tin sau chọn nút “Đồng ý” Bước bạn kiểm tra lại thông tin chọn tiếp nút “Đồng ý” Đăng nhập hệ thống Khi bắt đầu chạy chương trình bạn phải thực chức truy nhập(LOGIN) Bạn nhập thông số truy cập đầy đủ: +Tên truy nhập: Root +Mã truy nhập: mật bạn để truy nhập chương trình (mặc định bỏ trống) Chọn dòng (Thiết lập thơng số kết nối CSDL) để kiểm tra: +Tên truy nhập: sa +Mã truy nhập: mật bạn để truy cập chương trình (mặc định bỏ trống) +Tên CSDL: ECUS_EG4 +Tên máy chủ: Tên máy chủ chứa sở liệu MS SQL Server thông thường tên máy tính chạy chương trình Khi nhập đầy đủ thông tin bạn chọn nút “Đăng nhập” Nếu không đăng nhập bạn kiểm tra lại tất thông số nhập đăng nhập lại Nếu lần bạn chạy chương trình, chương trình hỏi bạn chọn đơn vị Hải quan điện tử Nếu tờ khai bạn khai báo đến chi cục Hải quan điện tử Hải phòng bạn nhập “Mã đơn vị Hải quan” E03E, tờ khai bạn khai báo đến chi cục Hải quan điện tử TPHCM bạn nhập “Mã đơn vị Hải quan” E02E Quy trình đăng ký hợp đồng gia cơng: Để đăng ký hợp đồng gia công với Hải quan, thông thường bạn phải thực bước sau: • Bước 1: Nhập thông tin chung hợp đồng 5.1 Nhập thơng tin chung hợp đồng gia cơng vào máy • Bước 2: Nhập danh mục nguyên phụ liệu, sản phẩm, thiết bị, hàng mẫu • Bước 3: Tiến hành khai báo lấy phản hồi từ Hải quan hợp đồng chấp nhận Trong nhiều trường hợp khai báo hợp đồng, bạn có hồn tồn bỏ qua Bước sau bổ sung chức mở phụ kiện hợp đồng (Xem chi tiết mục 7.) Vào Menu chương trình chọn chức “Đăng ký hợp đồng gia cơng” hình Khi hình nhập sau: Bạn nhập đầy đủ thông tin hợp đồng gia công chọn nút “Ghi”để lưu lại 5.2 Nhập danh mục nguyên phụ liệu cho hợp đồng gia công : Tại hợp đồng gia công cần khai báo, chọn nút “Nguyên phụ liệu” để tiến hành nhập danh mục nguyên phụ liệu nhập Trong trường hợp bạn có sẵn danh mục NPL có từ file excel Bạn chọn nút “Nhập từ Excel” hình sau: 10 10.1.Tìm kiếm tờ khai: cỡ chữ đậm Khi bạn xem chi tiết tờ khai để làm bước Trong lấy phản hồi từ Hải quan cho danh sách tờ khai, chương trình hỏi bạn có muốn dừng không trước lấy phản hồi cho tờ khai tiếp theo, bạn không muốn dừng bạn để chương trình lấy phản hồi từ Hải quan cho tồn danh sách tờ khai -Chức tự động lấy phản hồi từ Hải quan: chức cho phép bạn hẹn chương trình tự động lấy phản hồi từ Hải quan cho danh sách tờ khai sau khoảng thời gian bạn đặt Bạn chọn nút “Thiết lập lấy tự động” Chức cho phép bạn đặt thời gian sau phút chương trình tự động lấy phản hồi từ Hải quan, có thơng tin từ Hải quan chương trình thơng báo cho bạn qua Email, qua điện thoại di động bạn muốn Sau thiết lập xong chọn nút “Ghi” -Nút “Lấy phản hồi HQ cho tờ khai” cho phép bạn lấy phản hồi từ Hải quan cho tờ khai, bạn chọn danh sách tờ khai (vị trí trỏ) Như với chức “Quản lý tờ khai” cho phép bạn đặt chương trình tự động lấy phản hồi từ Hải quan, sau bạn khóa chương trình cách chọn chức “Khóa chương trình” làm cơng việc khác Mỗi có phản hồi từ Hải quan chương trình tự động gửi thơng tin nhận từ Hải quan qua Email, điện thoại di động cho bạn Lưu ý: Khi muốn chương trình tự động lấy phản hồi từ Hải quan thông báo kết cho bạn qua Email, điện thoại di động bạn phải bật chương trình chạy chức “Tự động lấy phản hồi từ HQ”, tắt chương trình đi, khơng chạy chức “Tự động lấy phản hồi từ HQ” chương trình tính 98 - Để giúp bạn dễ quản lý tờ khai, chức tìm kiếm tờ khai cho phép bạn tìm kiếm tờ khai mà bạn nhập vào chương trình theo số tờ khai, loại hình, trạng thái,… Khi hình tìm kiếm xuất hiện: - Hãy nhập thơng số tờ khai mà bạn muốn tìm kiếm, sau chọn nút “Tìm” Để liệt kê tất tờ khai bạn đánh dấu vào trường “Tất LH”, “Tất cả” Để xem chi tiết tờ khai hay theo dõi kết tờ khai bạn chọn tờ khai đó, sau chọn nút “Chọn” Khi chi tiết tờ khai Đến bạn sửa đổi thơng tin tờ khai, hay xóa tờ khai Lưu ý: tờ khai khai báo thành công hệ thống không cho phép bạn sửa tờ khai này, muốn sửa tờ khai khai báo bạn vào chức sửa tờ khai 99 10.2.Copy tờ khai: - Để nhập tờ khai tương tự tờ khai có sẵn hệ thống bạn vào chức tìm kiếm tờ khai, sau tìm tờ khai chọn chi tiết Tiếp theo bạn chọn TAB “Kết xử lý tờ khai”, chọn nút “Copy” để copy tờ khai tờ khai tương tự tờ khai cũ Sau bạn tiến hành sửa đổi tờ khai cho phù hợp 11.Quản lý hệ thống: - Để thực chức quản lý hệ thống chọn mục “Hệ thống” menu hình ảnh sau: 100 11.1.Chọn đơn vị Hải quan Chức cho phép chọn đơn vị Hải quan điện tử mà doanh nghiệp tham gia khai báo hải quan điện tử 101 11.2 Chọn doanh nghiệp khai báo: 11.3 Thiết lập tham số ngầm định: Chức cho phép chọn doanh nghiệp khai báo loại hình gia cơng Nếu bạn dùng chương trình khai báo cho doanh nghiệp bạn bạn nhập thơng tin “Mã DN” mã doanh nghiệp bạn Trái lại bạn dùng phần mềm để khai báo cho doanh nghiệp khác bạn nhập mã doanh nghiệp vào (doanh nghiệp bạn đại lý khai báo Hải quan điện tử) Để thiết lập tham số ngầm định tạo tờ khai với thông số tờ khai bạn sử dụng thường xuyên bạn làm sau: vào menu "Hệ thống/Thiết lập tham số ngầm định" hình đặt tham số ngầm định ra: 102 11.4.Truy cập với tên khác: Hãy đặt tham số ngầm định mà bạn muốn Khi tạo tờ khai chương trình tự động lấy tham số ngầm định để giảm bớt thao tác nhập Muốn hủy bỏ việc thiết lập tham số ngầm định bạn chọn nút "Đặt lại" chương trình làm trắng hình thiết lập ngầm định, sau chọn nút "Ghi" Làm tương tự "Vận đơn", "Tờ khai xuất" Thực chức muốn thay đổi người truy cập vào hệ thống thông qua Tên truy nhập mã truy nhập 103 11.5 Đổi mật truy nhập: -Cho phép đổi mật chương trình để người biết mật truy cập vào chương trình 104 11.7 Thiết lập thơng số khai báo: 11.9 11.8 Thông Sao lưutin dữdoanh liệu nghiệp: Nhập chỉnh sửa thông tin doanh nghiệp bạn sau chọn nút “Đóng” Tại phải lưu CSDL ->Hàng ngày bạn phải nhập liệu tính tốn, thao tác chúng, ngày CSDL nhiều lên chứa tồn thơng tin quan trọng cơng việc bạn làm Bạn thử hình dung mơt ngày máy tính hay ổ cứng bạn bị hỏng tồn CSDL bạn thao tác hàng ngày khơng thao tác chí trường hợp máy tính hỏng ổ cứng tồn CSDL bạn khơng nữa: Khi hệ thống máy tính mà bạn thao tác hàng ngày đống sắt… bạn phải 105 nhập lại liệu hay nhờ chuyên gia để khôi phục lại CSDL? tốn đơi khơng thực nhiều ngun nhân Chính bạn phải chủ động lưu CSDL để phục hồi lại CSDL gặp cố cài lại hệ điều hành, hỏng máy tính hay chí hỏng Ổ CỨNG Theo chúng tơi bạn nên có kế hoạch lưu dự phòng CSDL thường xuyên, tùy theo mức độ quan trọng CSDL bạn để định việc lưu CSDL hàng ngày hay hàng tuần, hàng tháng Với CSDL thông thường bạn nên lưu tuần lần để tránh mát liệu tốt Chức cho phép bạn lưu CSDL chạy File để có trục trặc máy tính, thao tác liệu bị nhầm… bạn khơi phục lại liệu trạng cũ trước Thư mục có tên “D:\SQLDatas” mặc định tạo máy cài đặt sở liệu MS SQL Server cài đặt chương trình Nếu bạn không muốn tên file ngầm định theo ngày tháng sửa lại Khi tạo xong thư mục máy chủ bạn nhấn nút “Sao lưu” Ngầm định chương trình nhắc nhở bạn sau ngày lưu lần, để chế độ "Hiển thị nhắc nhở lưu" để chương trình nhắc nhở bạn lưu CSDL Nếu bạn không muốn nhắc nhở lưu CSDL bạn bỏ đánh dấu chọn "Hiện thị nhắc nhở lưu" Khi thực xong chức lưu bạn mở thư mục “D:\SQLDatas” máy cài đặt sở liệu MS SQL Server để xem lại máy tính lưu CSDL bạn, đến bạn thực xong việc lưu CSDL , công việc cất File lưu nơi an toàn Cất file lưu sang nơi an toàn: * Cất file lưu sang máy tính khác 106 11.10 Cập nhật phiên CSDL * Ghi file lưu thiết bị lưu trữ ngoài: CD, USB, thiết bị lưu trữ chuyên dụng * Cất thiết bị lưu trữ lưu nơi an tồn Để khơi phục lại CSDL lưu bạn tham khảo chức “DatabaseManager” kèm chương trình (C:\Program Files\TSD\ECUS_EG4\DataBaseManager.exe) Chức kiểm tra xem phiên CSDL bạn chạy có phải phiên hay không bạn DOWNLOAD phiên cập nhật chương trình từ INTERNET cài đặt Để đảm bảo phiên chương trình chạy tương thích với phiên CSDL cũ, phiên tự động cập nhật phiên CSDL Để tránh bạn mát liệu bạn nâng cấp lên phiên mới, bạn Backup CSDL cũ trước thực thao tác Nếu phiên CSDL bạn cũ phiên chạy bạn nhìn thấy hình đây, bạn chạy chức “Cập nhật” cách nhấn nút “Cập nhật” Nếu hình xuất hiện, có nghĩa bạn chạy với phiên CSDL phù hợp với phiên chương trình chạy 107 11.11 Cài đặt Font tiếng Việt Nếu máy tính bạn khơng hiển thị tiếng việt sử dụng phần mềm này, bạn chạy chức “Setup Font VN” để thiết đặt font tiếng Việt cho máy tính bạn Khi thiết đặt xong bạn phải khởi động lại máy tính để tiếng việt hiển thị Chọn “Next” để tiếp tục 108 12.1 Quản lý danh mục 12 Danh mục: - Chức Danh mục giúp doanh nghiệp quản lý danh sách liệu chuẩn Hải quan quy định như: Danh sách Đơn vị tính, Danh sách Nguyên tệ … - Để vào chức chọn: Danh mục menu chương trình hình ảnh sau chọn danh sách mà bạn muốn xem - Các phần danh mục thao tác cập nhật, thêm, sửa, xóa giống VD bạn nhập thêm Đối tác bạn chọn “Danh mục đối tác” 109 - Toàn danh sách đơn vị Nếu bạn muốn thêm chọn nút “Thêm mới”, sau nhập nội dung đơn vị mới, xong bạn chọn nút “Ghi” - Trường hợp bạn muốn sửa danh mục đối tác: Chọn đến đối tác cần sửa sau nhập nội dung sửa đổi, sửa xong chọn nút “Ghi” Nếu bạn không muốn ghi bạn chọn nút “Đóng” sau chọn khơng ghi - Xóa danh mục đối tác: Chọn đến đối tác muốn xóa sau nhấn nút “Xóa” Sau xóa xong chọn nút “Ghi” bạn lại khơng muốn xóa bạn chọn nút “Đóng” sau khơng ghi -Lưu ý: Để việc chọn danh mục nước, Chi cục hải quan cửa khẩu,cửa khẩu, có danh sách nhằm chọn nhanh chóng dễ dàng, khơng phải tìm nhiều hàng trăm danh mục Một số danh mục như: “Các nước”, “Đơn vị Hải quan”, “Hải quan cửa khẩu” có thêm trường “Hiển thị danh sách chọn” danh mục bạn đánh dấu chọn, danh mục hiển thị lên danh sách chọn danh sách nhập tờ khai VD: Trường hợp nhập tờ khai bạn thấy không xuất danh mục nhập cho “Chi cục hải quan cửa khẩu”, bạn vào Menu “Danh mục/Đơn vị Hải quan”, 110 12.2Biểu thuế sau đánh dấu vào danh mục Hải quan mà bạn muốn chọn Khi danh mục bạn chọn hiển thị hình nhập tờ khai Danh mục mã HS 2012: 111 Chức để giúp bạn tra cứu biểu thuế, mã HS danh mục hàng xuất nhập khẩu: bạn tìm kiếm, duyệt theo chương, nhóm chi tiết… - Thơng tin trực tuyến: Nếu máy bạn kết nối INTERNET chức kết nối trực tiếp đến trang website Tổng cục Hải quan, để giúp bạn tra cứu thông tin hàng hóa, mã HS, biểu thuế xuất nhập trực tuyến Hoặc bạn vào INTERNET Explorer theo địa chỉ: http://customs.gov.vn/Lists/HoTroTrucTuyen/Default.aspx 112 ... bạn chọn đơn vị Hải quan điện tử Nếu tờ khai bạn khai báo đến chi cục Hải quan điện tử Hải phòng bạn nhập “Mã đơn vị Hải quan E03E, tờ khai bạn khai báo đến chi cục Hải quan điện tử TPHCM bạn nhập... sang từ Hải quan điện tử trả − CCHQĐT (Chi cục Hải quan điện tử) : chi cục Hải quan mà bạn mở tờ khai, mặc định hiển thị chi cục Hải quan mà bạn chọn đăng nhập lần − CCHQCK (Chi cục Hải quan cửa... trình thủ tục hải quan Yêu cầu để tham gia hệ thống khai báo Hải quan điện tử: - Ngoài thủ tục tham gia khai báo Hải quan điện tử cục Hải quan điện tử doanh nghiệp cần có: - Máy tính kết nối internet: